raadsmededellng samenwerking belastingen.doc gemeente TEYLINGEN RAADSMEDEDELING Cvan het college aan de gemeenteraad) de wethouder Financiën

Transcriptie

1 raadsmededellng samenwerking belastingen.doc RAADSMEDEDELING Cvan het college aan de gemeenteraad) gemeente TEYLINGEN Raadsmededellng nr.: Van Aan 2013/DDDDD de wethouder Financiën De raad Onderwerp: Samenwerl<ing belastingen Datum besluit van college Ontvangen griffie d.d. Behandeling commissie BFT/Ruimte/Welzijn d.d. (via lijst ingekomen stu kken ) Behandeling raad d.d. (via lijst ingekomen stukken ) Inhoud mededeling Ingegeven door landelijke en regionale ontwikkelingen op het gebied van belastingsamenwerking hebben we in 2012 onderzocht of samenwerking meerwaarde kan hebben voor de uitvoering van de belastingtaak van Teylingen. Op basis van het rapport 'Samen of toch apart' hebben wij besloten om te onderzoeken of er draagvlak is bij de gemeenten in de Bollenstreek voor een onderzoek naar de haalbaarheid van een gezamenlijke belastingdienst. Doelstelling van een gezamenlijke belastingdienst zou moeten zijn: het verbeteren van de kwaliteit van de belastingadministratie (door verbeteren/stroomlijnen van productieprocessen) en verminderen van de kwetsbaarheid. Na afzonderlijke gesprekken met de portefeuillehouders van de omliggende gemeenten is gebleken dat de gemeenten Noordwijk, Noordwijkerhout en Lisse positief staan tegen samenwerking op het gebied van belastingen. De gemeenten Noordwijk en Lisse werken sinds medio 2011 al samen en gemeente Noordwijkerhout neemt naar verwachting in mei het definitieve besluit om zich hierbij aan te sluiten per 1 januari De gemeenten Hillegom en Katwijk hebben de belastingtaak reeds overgedragen aan een ander samenwerkingsverband. Op 14 mei 2013 hebben wij ingestemd met een onderzoek naar mogelijke samenwerking op het gebied van belastingen tussen het samenwerkingsverband gemeente Noordwijk/Lisse en de gemeente Teylingen. Wij hebben hiervoor onderstaande bestuursopdracht vastgesteld. Bestuursopdracht: Realiseer, liefst op 1 juli 2014 doch uiterlijk 1 januari 2015, één gemeenschappelijke organisatievorm waarin op basis van een overeenkomst het samenwerkingsverband van de gemeenten Lisse, Noordwijk (Noordwijkerhout) en de gemeente Teylingen vanuit een gezamenlijk te ontwikkelen visie op de meest efficiënte en klantgerichte wijze de uitvoering van de Wet WOZ verzorgt als ook het opleggen van de aanslagen gemeentelijke belastingen (inclusief heffen en Innen). Over de ontwikkeling van het onderzoek naar samenwerking zullen wij u lopende het project nader informeren. Voorstel 08/05/ :48 p 4 van 6

2 Bijlagen: rapport'samen of toch apart' Voorstel 08/05/ :48 p 5 van 6

3 Onderzoek uitbesteding belastingtaak "Sannen of toch apart" Gemeente Teylingen Adviesgroep Nederlandse Gemeenten, Montfoort, 30 november 2012 Kenmerk: ANG MV J ''r J h^^.. Adviesgroep RpTPfl ^rliot '{ Nederlandse Gemeenten U t J. t L

4 De gemeente Teylingen is zich aan het oriënteren of samenwerking c.q. uitbesteding van de belastingtaak meerwaarde heeft. Dit wordt mede ingegeven door ontwikkelingen in de regio, bijvoorbeeld dat Katwijk haar belastingtaak uitbesteedt aan BSGR. Daarnaast dient het huidige belastingpakket te worden vervangen. Om onafhankelijk inzicht te krijgen of samenwerking meerwaarde heeft voor de gemeente Teylingen is ANG/Berenschot gevraagd om een verkenningsonderzoek uit te voeren naar de mogelijkheden voor de toekomstige positionering van de belastingtaak. Van de geselecteerde mogelijkheden moet vervolgens nader onderzocht worden of zij voldoen c.q. kunnen voldoen aan de kwaliteits- en dienstverleningseisen van de gemeente Teylingen. Dit rapport is de uitwerking van dit verkenningsonderzoek. De volgende vijf mogelijkheden (opties/ alternatieven) zijn nader onderzocht: 1. Zelfstandig blijven uitvoeren, waarbij uitvoering van de belastingtaak wel wordt geoptimaliseerd. 2. Horizontale samenwerking bestaand (bestaande samenwerking tussen gemeenten). 3. Horizontale samenwerking nieuw (nieuw op te richten samenwerkingsorganisatie tussen gemeenten in de Bollenstreek). 4. Verticale samenwerking (samenwerking tussen gemeenten en waterschap). 5. Uitbesteding aan een private partij. In samenspraak met de gemeente Teylingen is eerst een scoringsmatrix met toetsingscriteria opgesteld; vervolgens zijn de wegingsfactoren van de toetsingscriteria bepaald. Met de vijf mogelijkheden c.q. mogelijke partners (inclusief de gemeente zelf) zijn gesprekken gevoerd. Op basis van de ingevulde scoringsmatrix komt de verticale samenwerking (mogelijkheid 4) als beste mogelijkheid naar voren, gevolgd door een nieuw op te richten horizontale samenwerking in de Bollenstreek (mogelijkheid 3). Om zowel de samenwerking in de Bollenstreek te stimuleren als BSGR als mogelijkheid voor uitbesteding van de belastingtaak niet uit het oog te vediezen, adviseren wij de gemeente Teylingen om op korte termijn te verkennen in hoeverre er op bestuudijk niveau draagvlak is bij de andere gemeenten in de Bollenstreek voor het uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek. In dit haalbaarheidsonderzoek worden de volgende twee mogelijkheden voor de toekomst van de belastingtaak onderzocht: 1. Het opzetten van een nieuw belastingkantoor voor de Bollenstreek gemeenten. 2. Het -als collectief van de Bollenstreek gemeenten- overdragen van de belastingtaak naar BSGR. Deze twee mogelijkheden worden in het haalbaarheidsonderzoek afgezet tegen de nuloptie, namelijk voortzetting van de huidige situatie (deze huidige situatie is per Bollenstreek gemeente overigens verschillend). 2

5 Mocht blijken dat er bij de andere Bollenstreek gemeenten niet voldoende draagvlak is voor het uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek naar de toekomst van de belastingtaak, dan is voor de gemeente Teylingen de weg vrij om op individuele basis een haalbaarheidsonderzoek uit te voeren naar overdracht van de WOZ en de belastingtaak naar BSGR. 3

6 TEYUNGEN Inleiding. Aanpak van het onderzoek Participatief onderzoek Fases in het onderzoek Startgesprek Verzamelen gegevens Eerste workshop Ontwikkelingen na de workshop 7 De meetlat/ scoringsmatrix Matrix en wegingsfactoren Toelichting op de toetsingscriteria Kwaliteit dienstvedening/klanttevredenheid Kwaliteit Processen Toekomstbestendigheid Kosten Gevolgen voor personeel Kwetsbaarheid Bestuudijk-Juridisch/ uitvoeringsbeleid 11 Ingevulde scoringsmatrix Ingevulde matrix Voor- en nadelen van elke mogelijkheid 13 Advies 14 4

7 In de afgelopen jaren zien we binnen NedeHand steeds meerde volgende ontwikkeling ten aanzien van de uitvoering van de belastingtaak door lokale overheden. Daar waar veel gemeenten de belasting- en invorderingstaak (inclusief wet WOZ) -in dit rapport verder belastingtaak genoemd- eerst geheel of gedeeltelijk zelfstandig uitvoerden, wordt er nu nadrukkelijk gekeken naar samenwerking met andere partijen. In het vededen was een beperkt aantal samenwerkingsverbanden beschikbaar om deze gemeentelijke belastingtaak over te nemen. In de afgelopen drie jaar zijn de mogelijkheden om te komen tot samenwerking echter excessief gestegen. Gemeenten hebben nu volop keus om samen te werken op horizontaal niveau (gemeenten met andere gemeenten), verticaal niveau (gemeenten met het waterschap) en met private partijen. Bij private partijen gaat het om voormalig taxatie/adviesbureaus die de belastingtaak overnemen, al dan niet met andere marktpartijen voor deeluitvoering. Dat neemt niet weg dat gemeenten soms besluiten de belastingtaak toch zelfstandig te blijven uitvoeren, aangezien er-bijvoorbeeld dooreen haalbaarheidsonderzoek uitte voeren- onvoldoende meerwaarde bleekte zijn om samen te werken c.q. om de belastingtaak uitte besteden. Ook de gemeente Teylingen is zich nu aan het oriënteren of een samenwerking een meerwaarde heeft voor de uitvoering van haar belastingtaak. Dit wordt mede ingegeven door ontwikkelingen in de regio, bijvoorbeeld dat Katwijk haar belastingtaak uitbesteedt aan BSGR. Daarnaast dient het huidige belastingpakket te worden vervangen. Om onafhankelijk inzicht te krijgen of samenwerking meerwaarde heeft voor de gemeente Teylingen is ANG/Berenschot gevraagd om een verkenningsonderzoek uit te voeren naar de mogelijkheden voor de toekomstige positionenng van de belastingtaak. Van de geselecteerde mogelijkheden moet vervolgens nader onderzocht worden of zij voldoen c.q. kunnen voldoen aan de kwaliteits- en dienstvedeningseisen van de gemeente Teylingen. Dit rapport is de uitwerking van dit verkenningsonderzoek. De volgende vijf mogelijkheden (opties/ alternatieven) zijn nader onderzocht: 1. Zelfstandig blijven uitvoeren, waarbij uitvoering van de belastingtaak wel wordt geoptimaliseerd. 2. Horizontale samenwerking bestaand (bestaande samenwerking tussen gemeenten). 3. Horizontale samenwerking nieuw (nieuw op te richten samenwerking tussen gemeenten in de Bollenstreek). 4. Verticale samenwerking (samenwerking tussen gemeenten en waterschap). 5. Uitbesteding aan een private partij. 5

8 lc aii het.1 Participatief onderzoek Het onderzoek heeft als uitgangspunt het participatief samenwerken tussen de onderzoekers van ANG/Berenschot en de medewerkers, het management en het bestuur van de gemeente Teylingen. Door deze aanpak is de gemeente actief betrokl<en geweest bij zwel de totstandkoming als de invulling van de sconngsmatrix. De gemeente Teylingen heeft hierdoor (meer) invloed kunnen uitoefenen op het eindresultaat en was meer in detail op de hoogte welke overwegingen hebben geleid tot het uiteindelijke advies (oordeel). De implementatie van de te verkiezen oplossing zal naar verwachting makkelijker zijn, omdat u meer in detail bij het onderzoeksproces betrokken bent geweest. 2.2 Fases in het onderzoek Om het onderzoek participatief te kunnen uitvoeren is er een aanpak opgesteld bestaande uit een aantal fases. In samenwerking met de gemeente is uitvoering gegeven aan deze verschillende fases; deze fases lichten we nu nader toe Startgesprek In de eerste week na gunning van het onderzoek is er een startgesprek georganiseerd met de ambtelijke opdrachtgever en de medewerker die actief participeert in het onderzoek. Beide zijn lid van de gemeentelijke projectgroep. In dit startgesprek zijn werkafspraken en een eerste planning gemaakt. Tot slot hebben we gezamenlijk (inhoudelijk) de huidige situatie van de gemeente Teylingen in kaart gebracht Verzamelen gegevens In afwijking van de offerte is na het startgesprek begonnen met het verzamelen van gegevens. Deze gegevensverzameling bestond in de eerste plaats uit het in kaart brengen van de ISTsituatie (huidige situatie) van de gemeente Teylingen op zowel financieel, uitvoerings- als personeelsgebied. Daarnaast hebben er gesprekken plaatsgevonden met de heer Nagtzaam van de belastingsamenwerking Noordwijk-Lisse, mevrouw van Kesteren en de heer van Lent van het BSGR en de heer Libregt van Buytenshuis. Doel van deze gegevensverzameling was het verkrijgen van de noodzakelijke informatie om de vijf mogelijkheden tegen elkaar af te gaan wegen; deze afweging doen we met behulp van de in het volgende hoofdstuk te bespreken toetsings-/beoordelingscriteria. 6

9 Omde vijf mogelijkheden vergelijkbaar te houden was vooraf een vragenlijst opgesteld met daarin de gewenste informatie op het gebied van: a. Kwaliteit dienstverlening. b. Kwaliteit processen. c. Toekomstbestendigheid. d. Kosten. e. Gevolgen voor personeel. f. Kwetsbaarheid. g. Bestuurlijk-juridisch/uitvoeringsbeleid. Deze vragenlijst is ter hand gesteld aan alle benaderde partijen Eerste workshop Vanuit het belang van een participatieve samenwerking tussen ANG/Berenschot en de gemeente Teylingen is er een workshop gehouden met de diverse disciplines die betrokken zijn bij het onderzoek en de uitvoering van de belastingtaak. Dit met als doel het vaststellen van alle gewenste inhoudelijke en bestuudijke toetsingscritena c.q. beoordelingscriteria ("de meetlat") en het creëren van een zo breed mogelijk draagvlak voor deze criteria. Het resultaat van deze workshop was een kerntabel met toetsingscritena die in het onderzoek als meetlat gebruikt is voor de afweging welke mogelijkheid de voorkeur verdient voor de gemeente Teylingen. Aan de voorzet voor de toetsingscriteria die door de onderzoekers was gemaakt is tijdens de workshop het criterium "Toekomstbestendigheid" toegevoegd. Vervolgens zijn in deze workshop gezamenlijk de wegingsfactoren vastgesteld van de diverse onderdelen van de meetlat/scoringsmatrix. In het volgende hoofdstuk gaan we hier nader op in Ontwikkelingen na de workshop Gelijktijdig met het onderhavige onderzoek is er een afzondedijk bestuurlijk rapport opgeleverd over de mogelijke samenwerking van de gemeenten binnen de Bollenstreek. Deze ontwikkeling zorgde ervoor dat belastingsamenwerking met de andere Bollenstreek gemeenten nadrukkelijk(er) als optie naar voren kwam. Een andere ontwikkeling was dat een van de benaderde partijen (BSGR) in het kader van dit onderzoek geen inhoudelijke informatie wilde verstrekken. De opgestelde vragenlijst werd door hen geïnterpreteerd als een vorm van (informele) aanbesteding. Zij wilden hieraan niet meewerken, omdat hun voorkeur uitging naar een quick scan, oftewel een kort gezamenlijk onderzoek waarbij wederzijds informatie wordt uitgevraagd teneinde een win-win situatie voor beide partijen te creëren. Deze ontwikkelingen hebben geleid tot een wijziging in het eindresultaat. In ovedeg met de stuurgroep is besloten om het onderzoek uit te breiden met een mogelijk nieuw op te richten belastingsamenwerking in de Bollenstreek. Tevens is de scoringsmatrix nu op een hoger abstractieniveau ingevuld dan bij de aanvang van de opdracht de bedoeling was. Hierbij is er gebruik gemaakt van kengetallen en ervaringen die ANG/Berenschot vanuit eerdere onderzoeken tot haar beschikking heeft. Op basis van de voorgaande fases is een concept rapportage opgesteld door de onderzoekers. Deze concept rapportage is besproken in de stuurgroep. Op basis van deze bespreking is de rapportage definitief gemaakt. 7

10 3.1 Matrix en wegingsfactoren Om een juist advies te geven op basis van de bescliil<baar gestelde informatie is een matrix opgesteld met aan horizontaal de vijf mogelijkheden en verticaal de toetsingscritena c.q. beoordelingscriteria ("de meetlat") aan de hand waarvan wij de mogelijkheden met elkaar vergelijken. Eik toetsingscriterium, zoals bijvoorbeeld kwaliteit van dienstvedening/ klanttevredenheid, bestond uit meerdere onderdelen. In de volgende paragraaf lichten wij per criterium deze onderdelen nader toe. ^ In de eerste workshop hebben we aan elk toetsingscriterium een weging toegekend; anders gezegd hebben de sleutelspelers van de gemeente Teylingen aangegeven hoe belangrijk ze elk criterium vinden. Onderstaande tabel laat de scoringsmatrix zien, inclusief de weging c.q. prioritering van elk toetsingscriterium. Toetsingscriterium/ beoordelingscriterium Weging Teylingen Horizontaal bestaand Horizontaal nieuw Verticaal Private partij Kwaliteit dienstvedening/ klanttevredenheid 20% Kwaliteit Processen 18% Toekomstbestendigheid 17% Kosten 14% Gevolgen voor personeel 11% Kwetsbaarheid 11% Bestuurlijk-Juridisch/ uitvoeringsbeleid 9% ' Op de diverse onderdelen binnen één toetsingscriterium kan verschillend worden gepresteerd (door elke mogelijkheid). Door inhoudelijk de subonderdelen binnen een criterium te wegen is hiermee rekening gehouden, waardoor het eindresultaat een eenduidige afweging is van de diverse mogelijkheden. 8

11 Per criterium l<on een score tussen de len de 9 worden beliaaid; de nu volgende tabel laat de betekenis hiervan zien. Puntentoekenning Score 1: Geen of slechte score Score 3: Beperkte of matige score Score 5: Gemiddelde score Score 7: Boven gemiddelde score Score 9: Uitstekende score 3,2 Toelichting op de toetsingscriteria We geven nu per criterium aan uit welke (sub)onderdelen dit bestaat. Deze subonderdelen bepalen hoe een bepaalde mogelijkheid scoort op een critenum Kwaliteit dienstverlening/klanttevredenheid De kwaliteit van de dienstvedening en de daarbij behorende klanttevredenheid is voor de gemeente Teylingen een belangrijk criterium. In 2011, na wisseling van het taxatiebureau, is er onder de burgers onrust ontstaan omtrent de waardering van het onroerend goed in het kader van de wet WOZ. Dit heeft in 2011 geleid tot een stijging van de hoeveelheid bezwaren. Om de burgers meer te informeren over de werkwijze en het resultaat alsmede om de regeldruk te verminderen voor de burgers zijn er een aantal initiatieven ondernomen die zowel de politiek, de ambtelijke organisatie als de burgers goed is bevallen. Voorbeelden zijn het geven van voorlichtingsavonden en de introductie van bedenkingen (uitleg, zonder dat de burger formeel een bezwaarschrift in hoeft te dienen). Daarnaast heeft de gemeente Teylingen in de afgelopen periode veel tijd, geld en energie gestopt in het verbeteren van de kwaliteit van haar gegevens en daardoor ook van haar dienstvedening. Deze activiteiten dienen -zeker bij het zelfstandig blijven uitvoeren- een permanent karakter te krijgen. Wegingen die binnen dit onderdeel ook zijn meegenomen zijn: tijdigheid, volledigheid, gemak voor de burger (o.a. 24/7) en sturing en rapportage hierover , Kwaliteit Processen De kwaliteit van de processen heeft een nadrukkelijke relatie met de kwaliteit van de uitvoering. Deze kwaliteit wordt periodiek door een onafhankelijke, landelijke toezichthouder (namelijk de Waarderingskamer) getoetst. Dit heeft echter enkel betrekking op de uitvoering van de wet WOZ. De gemeentelijke belastingtaak bestaat naast de uitvoering van de wet WOZ ook uit het heffen en invorderen van gemeentelijke belastingen en het afhandelen van bezwaarschriften. Kwaliteit is ook af te meten aan het aantal toegekende bezwaarschriften danwel beroepszaken. Deze kengetallen zijn wenselijk als sturingsmiddel op de kwaliteit van de processen rondom het heffen en invorderen van gemeentelijke belastingen. 9

12 Daarnaast is de gemeente ten alle tijde juridisch verantwoordelijk voor gemeentelijke basisgegevens die zijn vastgelegd in een basisregistratie. Voor een gemeente gaat het dan om de basisregistraties Personen (GBA), Adressen & Gebouwen (BAG) en WOZ. Deze basisregistraties maken onderdeel uit van een groot landelijk stelsel van basisregistraties (RSGB). Al deze gegevens dienen te worden afgestemd en deze afstemming dient te worden geborgd binnen de bestaande processen. Landelijk is namelijk afgesproken dat de bronhouders verantwoordelijk zijn voor de gegevens binnen haar basisregistratie. De niet bronhouders moeten gebruik maken van gegevens van deze bron en eventuele hiaten terugmelden aan de bronhouder ter correctie. Hierdoor is er (in de toekomst) sprake van een breed zelfcorngerend stelsel waardoor de gegevens waarmee gewerlct wordt betrouwbaar en actueel zijn. Dit draagt in zeer belangrijke mate bij aan de kwaliteit van de processen Toekomstbestendigheid De keuze van een partner heeft uiteraard te maken met een toekomst(visie), niet alleen van de gemeente Teylingen maar zeker ook die van de eventuele partner. Wat is het ambitieniveau van de partner? Wil deze blijven groeien, bijvoorbeeld qua omvang en innovatie en wat houdt dit dan in? Naast de eventuele aanwezige groeiplannen is het verder van belang om te weten welke financiële, juridische en bestuurlijke nsico's de gemeente Teylingen in de toekomst loopt. In de huidige en toekomstige inrichting van de gegevenshuishouding van de overheid (Basisregistraties, RSGB, RUD etc.) is het van belang er achter te komen hoe het gesteld is met de achterblijvende gemeentelijke organisatie als de belastingtaak wordt uitbesteed aan een partner. De borging hiervan voor de organisatie Teylingen scharen wij ook onder het criterium toekomstbestendigheid. Een ander aspect is de vraag: wat is het bestaansrecht van een samenwerkingspartner, welke toekomstige veranderingen kunnen wij nu reeds voorzien die de toekomstbestendigheid beïnvloeden? Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het voornemen van het nieuwe kabinet om te streven naar alleen maar gemeenten. Maar ook: wat is de toekomst van private partijen in de markten wat is hun bestaansrecht in de huidige en toekomstige marktsituatie? Denk hierbij aan verandering van strategie, faillissementen, juridische procedures, etc Kosten De kosten van de uitvoering van de belastingtaak is één van de typische critena die een belangrijke rol spelen bij de keuze over uitbesteden of zelf blijven doen van deze taak. In de weging van de criteria zoals deze is bepaald in samenspraak met de gemeente heeft dit critenum echter niet de grootste invloed. Een vedaging of een beperkte stijging van de kosten t.o.v. de huidige kosten zal uiteraard wel een positieve bijdrage leveren aan de keuze voor een mogelijkheid en moet onderzocht worden. Niet alleen personeelskosten en huisvestingskosten zijn van belang; zo kunnen er extra kosten ontstaan of in rekening worden gebracht doordat er in een nieuwe situatie wijzigingen optreden in het te voeren beleid. 10

13 :l.2ji. Gevolgen voor personeel Een eventuele uitbesteding van de belastingtaak heeft gevolgen voor het personeel. Het gaat dan in de eerste plaats om de vraag in hoeverre het huidige personeel over kan naar de samenw/erkingspartner. Voor personeel dat overgaat kunnen er mogelijk w/ijzigingen optreden in rechtspositie en arbeidsvoorwaarden. Tevens speelt de vraag in hoeverre medewerkers hun huidige taak kunnen blijven uitvoeren. Tot slot kan uitbesteding betekenen dat de reistijd voor medewerkers toeneemt Kwetsbaarheid Om te kunnen zorgen voor een juiste, tijdige en kwalitatief hoogwaardige uitvoering van de gemeentelijke belastingtaak, is kwetsbaarheid (lees: de beperking van kwetsbaarheid) een noodzakelijke voorwaarde. Het proces dient efficiënt te zijn ingericht en er dient voldoende (generiek inzetbaar) personeel beschikbaar te zijn om de dagelijkse uitvoering te verzorgen en om pieken en incidenten (ziekte etc.) te kunnen opvangen. Dit kan op diverse zaken worden geborgd, namelijk binnen de eigen formatie, binnen de uitvoering van de processen, werkprocesbeschrijvingen, sturingselementen door middel van rapportages, opleidingen, e.d Bestuurlijk-Juridisch/ uitvoeringsbeleid De mate van bestuurlijk-jundische invloed of juist geen invloed op de belastingtaak kan verschillen per gekozen mogelijkheid. Met andere woorden: wat is de mate van beleidsvrijheid van de gemeente Teylingen bij het uitbesteden van de belastingtaak? Met name in de situatie van een gecombineerd aanslagbiljet met waterschapsbelastingen is het randvoorwaardelijk dat beleidsregels en aspecten van uitvoeringsbeleid worden geharmoniseerd; het gaat dan bijvoorbeeld om het harmoniseren van de betaaltermijnen. Het bepalen van de belastingsoorten en de belastingtarieven en het vaststellen van de verordening zijn overigens bevoegdheden die te allen tijde bij de gemeenteraad belegd zullen blijven. Het proces van informatievoorziening, regie voeren, raadplegen van de financiële situatie zijn zaken die ook in het afwegingskader worden meegenomen. Daarnaast is het voor de gemeente van belang te weten welke mate van invloed uit te oefenen is op een reeds bestaande Gemeenschappelijke regeling en in welke mate er stemrecht is binnen een nieuwe of reeds bestaande samenwerking. Hierbij geldt tot slot dat het initiatief van een nieuw op te zetten regionaal samenwerkingsverband in de Bollenstreek een bestuudijke prioriteit is. 11

14 Toetsingscriterium/ beoordelingscriterium 4.1 Ingevulde matrix In de nu volgende tabel laten we de ingevulde scoringsmatrix zien voor de eerder genoemde vijf mogelijkheden. Weging Teylingen Horizontaal bestaand Horizontaal nieuw Verticaal Kwaliteit dienstvedening/ klanttevredenheid 20% Kwaliteit Processen 18% Toekomstbestendigheid/ nsico's 17% Kosten 14% Gevolgen voor personeel 11% Kwetsbaarheid 11% Bestuurlijk-Juridisch/ uitvoeringsbeleid Private partij 9% Rekening houdend met de wegingsfactoren, ziet de (totaal)score van elke mogelijkheid er als volgt uit. Toetsingscriterium/ beoordelingscriterium Weging Teylingen Horizontaal bestaand Horizontaal nieuw Verticaal Private partij Kwaliteit dienstvedening/ klanttevredenheid 20% 1,0 0,6 1,4 1,4 0,6 Kwaliteit Processen 18% 0,9 0,5 1,1 1,3 0,5 Toekomstbestendigheid/ risico's 17% 0,3 0,6 0,7 0,8 0,6 Kosten 14% 0,7 0,7 0,8 1,0 1,0 Gevolgen voor personeel 11% 0,5 0,5 0,6 0,5 0,3 Kwetsbaarheid 11% 0,8 0,8 0,8 0,6 0,6 Bestuurlijk-Juridisch/ uitvoenngsbeleid 9% 0,5 0,9 0,9 1,2 0,5 Totaal 4,7 4,5 6,2 6,6 4,0 Op basis van de ingevulde scoringsmatrix komt de verticale samenwerking (mogelijkheid 4) als beste mogelijkheid naar voren, gevolgd door een nieuw op te richten honzontale samenwerking in de Bollenstreek (mogelijkheid 3). 12

15 4.2 Voor- en nadelen van elke mogelijkheid In de nu volgende tabel lichten we toe wat de belangrijkste voor- en nadelen zijn van elke mogelijkheid. Mogelijkheid Voordelen Nadelen Teylingen Horizontaal bestaand Horizontaal nieuw Verticaal Private partij Continue aandacht voor verbetering dienstverlening/ klantcontact, bijvoorbeeld door het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken; Interne beheersing afstemming basisregistraties (Wabo)-BAG-WOZ-GBA relatief eenvoudig te realiseren Relatief veel beleidsvrijheid voor de gemeente Baanzekerheid voor het huidige personeel Stimuleert samenwerking in de Bollenstreek Naar verwachting baanzekerheid voor het huidige personeel Stimuleert samenwerking in de Bollenstreek Naar verwachting baanzekerheid voor het huidige personeel Door grotere schaal meer mogelijkheden voor stroomlijnen productieproces en ambitieuze toekomstplannen Door grotere schaal minder kwetsbaar Door de grote schaal meer mogelijkheden voor stroomlijnen productieproces en ambitieuze toekomstplannen; Door grotere schaal minder kwetsbaar Relatief lage kosten, doordat organisatie al enige jaren bestaat (en kinderziektes geëlimineerd zijn) en gecombineerd aanslagbiljet met waterschap Mede door het grote aantal deelnemers is dit de meest toekomstbestendige optie Relatief lage kosten Relatief veel beleidsvrijheid voor de gemeente (Ambitieuze) toekomstplannen Relatief hoge kosten voor optimaliseren uitvoering van de belastingtaak Gezien de schaal minder mogelijkheden voor stroomlijnen productieproces en ambitieuze toekomstplannen (focus is beheerorganisatie) Door kleine schaal relatief kwetsbaar Geen stimulering van de samenwerking in de Bollenstreek Visie op dienstverlening legt minder de focus op klanttevredenheid (als de gemeente Teylingen) Gezien de schaal minder mogelijkheden voor stroomlijnen productieproces en ambitieuze toekomstplannen (focus is beheerorganisatie) Relatief hoge investering om samenwerking tot stand te brengen; dit zorgt naar verwachting voor een relatief lange terugverdientijd (van de investering) Het kost meer (doorloop)tijd om de organisatie op te zetten; dit heeft onder meer tot gevolg dat medewerkers langer in onzekerheid zijn over de toekomst van het team WOZ & belastingen Zorgt relatief weinig voor stimulering van de samenwerking in de Bollenstreek Risico dat deel van de huidige formatie boventallig wordt Focus zal naar verwachting liggen op lage kosten en niet op kwaliteit van dienstverlening en kwaliteit van processen Geen stimulering van de samenwerking in de Bollenstreek Risico dat deel van de huidige formatie boventallig wordt Relatief weinig zeggenschap/ invloed van de gemeente Teylingen op de koers (van de private partij) Relatief veel nsico's op financieel, juridisch en bestuudijk gebied; bijvoorbeeld risico op opheffing bedrijfsactiviteiten of faillissement 13

16 Input voor ons advies is in de eerste plaats de ingevulde scoringsmatrix uit het vorige hoofdstuk. Daarnaast speelt de actualiteit over samenwerking of samenvoeging van de gemeenten in de Bollenstreek een rol. In het Berenschot rapport over de strategische opgaven van de regio Duin- en Bollenstreek en - in het vedengde daarvan - naar de mogelijke bestuudijke inrichtingsvarianten van de gemeenten in de Bollenstreek is het belang van nauwe samenwerking of zelf samenvoeging van de gemeenten naar voren gekomen. De Bollenstreek gemeenten gaan daarom de komende periode met elkaar verkennen hoe zij hier nader invulling aan willen geven. Deze ontwikkeling past in het streven van het kabinet naar opschaling van gemeenten met als eindbeeld een minimum van loo.ooo inwoners in Het zou niet in deze ontwikkeling passen als de gemeente Teylingen zelfstandig, dus zonder de andere Bollenstreek gemeenten daarbij te betrekken, een haalbaarheidsonderzoek zou uitvoeren naar de overdracht van de belastingtaak naar BSGR. Daarbij hebben wij in andere regio's, bijvoorbeeld de regio Twente, gezien dat samenwerking op het gebied van belastingen een katalysator kan zijn voor samenwerking op andere gebieden. Op basis hiervan concluderen wij dat de mogelijkheid om overdracht van de belastingtaak naar BSGR nader te onderzoeken (in eerste instantie) afvalt. Aan de andere kant geldt dat overdracht van de belastingtaak naar BSGR wel aantrekkelijk kan zijn voor Teylingen. Dit belastingkantoor is immers reeds enige jaren actief, waardoor de "kinderziektes" eruit gehaald zijn. Doordat het waterschap deelneemt aan BSGR bestaat bovendien de mogelijkheid om te werken met gecombineerde aanslagbiljetten, wat het huidige dubbele werk van gemeente en waterschap ten aanzien van het belastingproces elimineert. Deze twee voordelen heeft een nieuw belastingkantoor van c.q. in de Bollenstreek niet. Daarbij is Teylingen voor BSGR een relatief kleine speler. Als (een groot deel van) de Bollenstreek gemeenten als collectief zouden toetreden tot BSGR kan een betere onderhandelingspositie ontstaan; het gaat dan bijvoorbeeld om de vraag in welke mate het huidige personeel over kan naar BSGR. 14

17 Op basis van het voorgaande l<omen wij tot het volgende advies. Om zowel de samenwerking in de Bollenstreek te stimuleren als BSGR als mogelijkheid voor uitbesteding van de belastingtaak niet uit het oog te vediezen, adviseren wij de gemeente Teylingen om op korte termijn te verkennen in hoeverre er op bestuudijk niveau draagvlak is bij de andere gemeenten in de Bollenstreek voor het uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek. In dit haalbaarheidsonderzoek worden de volgende twee mogelijkheden voor de toekomst van de belastingtaak onderzocht: 1. Het opzetten van een nieuw belastingkantoor voor de Bollenstreek gemeenten. 2. Het -als collectief van de Bollenstreek gemeenten- overdragen van de belastingtaak naar BSGR. Deze twee mogelijkheden worden in het haalbaarheidsonderzoek afgezet tegen de nuloptie, namelijk voortzetting van de huidige situatie (deze huidige situatie is per Bollenstreek gemeente overigens verschillend). Mocht blijken dat er bij de andere Bollenstreek gemeenten niet voldoende draagvlak is voor het uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek naar de toekomst van de belastingtaak, dan is voor de gemeente Teylingen de weg vrij om op individuele basis een haalbaarheidsonderzoek uit te voeren naar overdracht van de WOZ en de belastingtaak naar BSGR. 15