Gebruikershandleiding WebEx-integratie met Lotus Notes voor Windows (WBS31)

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding WebEx-integratie met Lotus Notes voor Windows (WBS31) Eerste publicatie: 23 maart 2016 Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA USA Tel: NETS (6387) Fax:

2 THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS, INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS. THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY, CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY. The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright 1981, Regents of the University of California. NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED AS IS" WITH ALL FAULTS. CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE. IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional and coincidental. Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership relationship between Cisco and any other company. (1110R) 2016 Cisco Systems, Inc. All rights reserved.

3 INHOUD Aan de slag 1 Overzicht 1 WebEx-productiviteitstools installeren en instellen 3 Overzicht van WebEx-productiviteitstools installeren en instellen 3 WebEx-productiviteitstools installeren 4 WebEx-productiviteitstools installeren 5 Het dialoogvenster WebEx-instellingen openen 5 Opties voor WebEx-productiviteitstools instellen 6 Over het tabblad Accounts 6 Over het tabblad Instellingen voor Nu vergaderen 7 Over het tabblad Voorkeuren 8 Over het tabblad Hulpprogramma's 9 Versie van Productiviteitstools controleren 9 Controleren op updates 10 WebEx-productiviteitstools verwijderen 10 WebEx-productiviteitstools verwijderen via opdrachten in het menu Start 10 WebEx-productiviteitstools verwijderen via het Configuratiescherm 11 Een vergadering plannen 13 Overzicht van een vergadering plannen 13 Een vergadering instellen met Lotus Notes 13 Deelnemers uitnodigen 15 Een terugkeerpatroon voor een vergadering instellen 16 Ondersteuning voor terugkeerpatroon in WebEx-integratie met Lotus Notes 16 Vergaderingssjablonen gebruiken 19 Plannen namens een andere host 21 Overzicht van een vergadering voor een andere host plannen 21 Configuraties voordat u voor een andere host plant 21 Een vergadering plannen namens een andere host 21 Een vergadering beheren 25 iii

4 Inhoud Overzicht van een vergadering beheren 25 Een geplande vergadering bewerken 25 Een geplande vergadering bewerken 26 Een vergadering starten als vergaderhost 26 Een vergadering annuleren 27 Deelnemen aan een vergadering 27 iv

5 HOOFDSTUK 1 Aan de slag Overzicht, pagina 1 Overzicht WebEx-integratie met Lotus Notes biedt een handige manier om online vergaderingen snel vanuit Lotus Notes te starten, toe te voegen of eraan deel te nemen zonder dat u uw WebEx-site hoeft te gebruiken (de site waarop u normaal gesproken uw online vergaderingen plant en eraan deelneemt). WebEx-productiviteitstools wordt automatisch op uw computer geïnstalleerd wanneer u zich aanmeldt bij uw WebEx-site. Als er nieuwe versies beschikbaar zijn, beheert uw sitebeheerder met systeembeheerdersrechten of uw Productiviteitstools automatisch bijgewerkt kan worden naar de nieuwe versies. U kunt Productiviteitstools ook handmatig installeren. Zie WebEx-productiviteitstools installeren voor meer informatie. Als WebEx-productiviteitstools is geïnstalleerd, worden WebEx-opties voor het starten en toevoegen van vergaderingen weergegeven in Lotus Notes. WebEx-integratie met Lotus Notes biedt tevens het volgende in Lotus Notes: Snelle toegang tot Mijn WebEx op uw WebEx-site, die onder andere uw persoonlijke lijst met vergaderingen, uw gebruikersprofiel en andere accountopties bevat. De opdracht Nu vergaderen voor het starten van een directe vergadering (alleen voor Meeting Center en Training Center). Sjablonen voor uitnodigingen voor een vergadering. Ter beveiliging van uw vergaderingen gebruikt WebEx-integratie met Lotus Notes 128-bits SSL-codering (Secure Sockets Layer) voor alle gegevens die worden verzonden en ontvangen via uw WebEx-site. Opmerking Lotus Notes wordt momenteel niet ondersteund in de Mac-versie van WebEx-productiviteitstools. Zorg er voordat u de WebEx-integratie met Lotus Notes gebruikt voor dat u bekend bent met Lotus Notes, een gebruikersaccount hebt op uw WebEx-site en dat de WebEx-integratie met Lotus Notes wordt ondersteund voor uw WebEx-site. 1

6 Overzicht Aan de slag 2

7 HOOFDSTUK 2 WebEx-productiviteitstools installeren en instellen Overzicht van WebEx-productiviteitstools installeren en instellen, pagina 3 WebEx-productiviteitstools installeren, pagina 4 WebEx-productiviteitstools installeren, pagina 5 Het dialoogvenster WebEx-instellingen openen, pagina 5 Opties voor WebEx-productiviteitstools instellen, pagina 6 Over het tabblad Accounts, pagina 6 Over het tabblad Instellingen voor Nu vergaderen, pagina 7 Over het tabblad Voorkeuren, pagina 8 Over het tabblad Hulpprogramma's, pagina 9 Versie van Productiviteitstools controleren, pagina 9 Controleren op updates, pagina 10 WebEx-productiviteitstools verwijderen, pagina 10 Overzicht van WebEx-productiviteitstools installeren en instellen U kunt WebEx-productiviteitstools installeren om direct een vergadering te starten of eraan deel te nemen vanuit het deelvenster WebEx-productiviteitstools, Microsoft Office, webbrowsers, Microsoft Outlook en IBM Lotus Notes. U kunt ook een vergadering plannen met behulp van Microsoft Outlook of IBM Lotus Notes zonder naar de WebEx-servicesite te gaan. Nadat u WebEx-productiviteitstools hebt geïnstalleerd, kunt u zich aanmelden en opties instellen voor uw WebEx-account en voor directe vergaderingen en geplande vergaderingen, voorkeuren instellen voor het deelvenster WebEx-productiviteitstools en bepalen welke Productiviteitstools u met WebEx wilt gebruiken. Het dialoogvenster bevat deze tabbladen: 3

8 WebEx-productiviteitstools installeren WebEx-productiviteitstools installeren en instellen Account Instellingen Nu vergaderen Geplande vergaderingen Voorkeuren Tools WebEx-productiviteitstools installeren Als uw sitebeheerder de opties voor WebEx-productiviteitstools voor de WebEx-servicesite heeft ingeschakeld, worden alle WebEx-productiviteitstools automatisch op uw site geïnstalleerd. Zodra er nieuwere versies beschikbaar zijn, worden WebEx-productiviteitstools bovendien automatisch bijgewerkt. Tijdens het installatieproces worden alle beschikbare WebEx-productiviteitstools geïnstalleerd. U kunt echter op elk gewenst moment uw voorkeuren wijzigen voor de toepassingen die u in combinatie met WebEx-productiviteitstools wilt gebruiken. Daarnaast kunt u andere WebEx-account- en vergaderingvoorkeuren wijzigen door de opties in het dialoogvenster WebEx-instellingen in te stellen. Zie Opties voor WebEx-productiviteitstools instellen, op pagina 6 voor meer informatie. Indien nodig kunt u WebEx-productiviteitstools ook handmatig downloaden en installeren. Controleer voordat u WebEx-productiviteitstools installeert of uw computer voldoet aan de volgende minimale systeemvereisten: U moet beschikken over beheerdersrechten voor uw computer. Raadpleeg de release-opmerkingen voor de verschillende WebEx-platformen voor de ondersteunde besturingssystemen, browsers en de minimale systeemvereisten. Intel x86 (Pentium 400 MHZ +) of compatibele processor JavaScript en cookies ingeschakeld in de browser Opmerking Als u een eerdere versie van Productiviteitstools hebt, moet u die versie verwijderen voordat u de nieuwe versie installeert. U moet mogelijk ook toepassingen zoals Microsoft Outlook en alle browsers sluiten voordat u de nieuwe versie van Productiviteitstools installeert. Deze toepassingen moeten opnieuw worden opgestart en u moet zich mogelijk aanmelden voordat u de nieuwe interface kunt zien. De WebEx-integratie met IBM Lotus Notes wordt alleen bij de installatie of download van WebEx-productiviteitstools geleverd als uw sitebeheerder de Lotus Notes-optie voor de site heeft ingeschakeld. Systeembeheerders kunnen Productiviteitstools ook tegelijkertijd op alle computers installeren. Zie de Handleiding voor IT-beheerders voor massa-implementatie van WebEx-productiviteitstools op voor meer informatie. 4

9 WebEx-productiviteitstools installeren en instellen WebEx-productiviteitstools installeren WebEx-productiviteitstools installeren Procedure Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 Meld u aan op uw WebEx-site. Selecteer het tabblad Meeting Center. Klik in de navigatiebalk aan de linkerkant onder Ondersteuning op Downloads. Klik op de pagina Downloads onder de kop WebEx-productiviteitstools op Downloaden. Het dialoogvenster Bestand downloaden wordt weergegeven. Sla het installatieprogramma op uw computer op. De naam van het installatiebestand heeft de extensie.msi. Voer het installatiebestand uit en volg de instructies. Het dialoogvenster WebEx-productiviteitstools wordt weergegeven. Voer de URL van uw WebEx-site, uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Volgende stappen Nadat u de installatie hebt voltooid en bent aangemeld bij uw WebEx-account, kunt u uw instellingen controleren in het dialoogvenster WebEx-instellingen. Zie Opties voor WebEx-productiviteitstools instellen, op pagina 6 voor meer informatie. Het dialoogvenster WebEx-instellingen openen Gebruik een van de volgende opties om het dialoogvenster WebEx-instellingen te openen: Klik vanuit het dialoogvenster WebEx-instellingen in het menu Start op Start > Programma's > WebEx > Productiviteitstools > WebEx-instellingen. Vanuit het dialoogvenster WebEx-instellingen openen via het deelvenster WebEx-productiviteitstools: Als het deelvenster WebEx-productiviteitstools nog niet is geopend, voert u een van de volgende handelingen uit: Dubbelklik op het pictogram WebEx-productiviteitstools op uw bureaublad. Ga naar Start > Programma's > WebEx > Productiviteitstools > WebEx-productiviteitstools. Klik in het deelvenster WebEx-productiviteitstools op WebEx-instellingen bewerken. Klik vanuit het dialoogvenster WebEx-instellingen in Microsoft Outlook of IBM Lotus Notes op Accountinstellingen in het WebEx-menu. Selecteer in het dialoogvenster WebEx-instellingen van Microsoft Office in Microsoft Word, Microsoft Excel of Microsoft PowerPoint WebEx-instellingen. 5

10 Opties voor WebEx-productiviteitstools instellen WebEx-productiviteitstools installeren en instellen Opties voor WebEx-productiviteitstools instellen Procedure Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 Stap 8 Stap 9 Open het dialoogvenster WebEx-instellingen. Meld u op het tabblad Account aan door de URL voor de WebEx-site en uw gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. Zie Over het tabblad Accounts, op pagina 6 voor meer informatie. Klik op Vernieuwen. Klik op het tabblad Instellingen voor 'Nu vergaderen'. Geef opties op voor vergaderingen die direct vanaf het deelvenster WebEx-productiviteitstools of vanuit Microsoft Office, browsers, chattoepassingen, snelmenu's, Microsoft Outlook of IBM Lotus Notes worden gestart. Zie Over het tabblad Instellingen voor Nu vergaderen, op pagina 7 voor meer informatie. Klik op het tabblad Voorkeuren. Geef opties op voor het deelvenster WebEx-productiviteitstools. Zie Over het tabblad Voorkeuren, op pagina 8 voor meer informatie. Klik op het tabblad Tools. Selecteer de toepassingen die u met WebEx-integraties wilt gebruiken. Zie Over het tabblad Hulpprogramma's, op pagina 9 voor meer informatie. Over het tabblad Accounts Via accountopties kunt u zich bij uw WebEx-site aanmelden. Site-URL: voer de URL naar een WebEx Meeting Center-site in waarbij u zich wilt aanmelden. Voorbeeld van een URL-indeling: bedrijf.webex.com Opmerking Als u de URL invoert voor een site die geen TelePresence-integratie ondersteunt, kunt u met een dergelijke site alleen WebEx-vergaderingen plannen en de betreffende documentatie raadplegen. Gebruikersnaam: geef de gebruikersnaam voor het hostaccount op de WebEx-site op. Wachtwoord: geef het wachtwoord voor het hostaccount op uw WebEx-site op. Mijn wachtwoord onthouden: sla de gebruikersnaam en het wachtwoord dat u hebt opgegeven op, zodat u uw gebruikersnaam en de URL voor de site voortaan niet opnieuw hoeft op te geven wanneer u zich aanmeldt. Wachtwoord vergeten?: open de pagina 'Wachtwoord vergeten?' op uw WebEx-site. Hier kunt u een verzoek sturen om een nieuw wachtwoord te maken. Wachtwoord wijzigen: open een dialoogvenster waarin u een nieuw wachtwoord kunt opgeven. Taal: controleer de taal die momenteel is geselecteerd voor uw WebEx-site. 6

11 WebEx-productiviteitstools installeren en instellen Over het tabblad Instellingen voor Nu vergaderen Landinstelling: controleer het land dat of de landinstelling die momenteel is geselecteerd voor de WebEx-site. Tijdzone: controleer de tijdzone die momenteel is geselecteerd voor uw WebEx-site. De instellingen voor de website van de WebEx-service wijzigen: Open de pagina Mijn WebEx > Mijn profiel op uw WebEx-site en breng wijzigingen aan in uw profiel. Vernieuwen: vernieuw het dialoogvenster WebEx-instellingen met de meest recente instellingen van uw WebEx-site. Over het tabblad Instellingen voor Nu vergaderen De opties voor directe vergaderingen zijn van invloed op vergaderingen die direct vanaf het deelvenster WebEx-productiviteitstools of vanuit Microsoft Office, browsers, chattoepassingen, snelmenu's, Microsoft Outlook of IBM Lotus Notes worden gestart. Vergaderingssjabloon: selecteer het sjabloon dat u voor de vergadering wilt gebruiken. Vergaderingstype: Selecteer het type WebEx-vergadering dat u wilt gebruiken voor directe vergaderingen. Deze optie geeft alleen een overzicht van de vergaderingtypen die beschikbaar zijn voor uw site en uw gebruikersaccount. Mijn persoonlijke ruimte gebruiken voor directe vergaderingen: selecteer dit om standaard uw Persoonlijke ruimte te gebruiken voor directe vergaderingen. Vergaderonderwerp: voer het onderwerp of een naam voor de vergadering in. Vergaderwachtwoord: Deelnemers vragen het door u ingestelde wachtwoord in te voeren om aan uw vergadering deel te nemen. Uw site kan vereisen dat alle wachtwoorden voldoen aan veiligheidscriteria, zoals een minimumlengte en een minimumaantal letters, cijfers of speciale tekens. Weergeven in openbare agenda: deze vergaderingen weergeven in de vergaderingagenda op de WebEx-servicesite. Alleen beschikbaar voor vergaderingen, salesvergaderingen en trainingssessies. Mijn goedkeuring vragen als iemand deelneemt: geef aan dat het dialoogvenster Verzoek tot deelname op uw scherm moet worden weergegeven wanneer iemand aan uw vergadering wil deelnemen. Alleen beschikbaar voor ondersteuningssessies. Audioverbinding: selecteer het type audioverbinding dat u wilt gebruiken: Geen: geeft aan dat de vergadering geen audioverbinding omvat, of dat de vergadering een audioverbinding omvat waarvoor u op een andere manier gegevens aan deelnemers verstrekt dan via uw vergaderservice. WebEx-audio: geeft aan dat de vergadering een WebEx-audioconferentie bevat, zodat u zowel uw telefoon als uw computer als audioapparaat voor deelname aan de vergadering kunt gebruiken. Als u deze optie selecteert, moet u een van de volgende opties voor WebEx-audio selecteren: Internationale inbelnummers weergeven voor deelnemers: geef aan of u een lijst met nummers wilt aanbieden, zoals gratis nummers of lokale nummers, die de deelnemers in andere landen kunnen bellen om deel te nemen aan de audioconferentie. Gratis nummer weergeven: geef aan of uw site een gratis nummer biedt en of u dit wilt weergeven zodat deelnemers het kunnen bellen om verbinding te maken met audio. 7

12 Over het tabblad Voorkeuren WebEx-productiviteitstools installeren en instellen Opmerking Nadat u de vergadering hebt gestart, kunnen deelnemers ervoor kiezen om hun computer of hun telefoon als hun audioapparaat te gebruiken. Andere teleconferentie: geeft aan dat de vergadering bestaat uit een teleconferentie die door een andere service wordt geleverd. De instructies die u in het tekstvak typt, worden automatisch weergegeven op het scherm van de deelnemers zodra ze aan de vergadering deelnemen. Tip Een deelnemer moet een rechtstreekse telefoonverbinding hebben om een gesprek van de teleconferentieservice te kunnen ontvangen. Een deelnemer zonder een rechtstreekse telefoonlijn kan echter aan een teleconferentie deelnemen door het draaien van een inbelnummer dat altijd beschikbaar is in het vergaderingvenster. Toon voor aanmelden en afsluiten: selecteer de toon die wordt afgespeeld als een deelnemer aan de audioverbinding deelneemt of deze verlaat. Over het tabblad Voorkeuren De voorkeuren bepalen enkele functies van het deelvenster WebEx-productiviteitstools. Altijd op de voorgrond van het bureaublad weergeven: hiermee wordt het deelvenster WebEx-productiviteitstools altijd weergegeven vóór elke toepassing die of elk programma dat op uw computer is geopend. Het deelvenster WebEx-productiviteitstools weergeven wanneer Windows wordt gestart Het pictogram Productiviteitstools weergeven op de werkbalk De planfunctie in het deelvenster Productiviteitstools weergeven: geeft de koppelingen Geplande vergadering starten en Vergadering plannen weer in het deelvenster. Door op een van de koppelingen te klikken, schakelt u over naar de betreffende pagina's op de WebEx-servicesite. Standaardadresboek: selecteer een - en planningsprogramma voor een standaard adresboek. WebEx-productiviteitstools wordt geïntegreerd met het programma dat u selecteert, zodat u eenvoudig de adressen van uw contactpersonen kunt ophalen. Wanneer u op het deelvenster WebEx-productiviteitstools klikt, wordt het adresboek geopend van het programma dat u hier hebt geselecteerd. Opties voor Vergadering starten Toestaan dat ik het vergaderthema wijzig wanneer de vergadering begint Toestaan dat ik het vergaderingwachtwoord wijzig wanneer de vergadering begint 8

13 WebEx-productiviteitstools installeren en instellen Over het tabblad Hulpprogramma's Over het tabblad Hulpprogramma's Met de opties voor de tools bepaalt u aan welke programma's de WebEx-integraties en snelkoppelingen worden toegevoegd. en planning: de WebEx-productiviteitswerkbalk en opdrachten weergeven voor het plannen van vergaderingen of het starten van directe vergaderingen via WebEx-productiviteitstools met Microsoft Outlook of met IBM Lotus Notes waarbij de contactpersonen en agenda van Microsoft Outlook of IBM Lotus worden gebruikt. Microsoft WebEx gebruiken met Microsoft Office: de WebEx-knoppen weergeven voor het starten van een directe vergadering via WebEx-productiviteitstools en automatisch een geselecteerd bestand of document delen vanuit de volgende Microsoft Office-toepassingen: Excel PowerPoint Word Werkbalk weergeven in Internet Explorer: de WebEx-productiviteitswerkbalk weergeven waarmee u directe vergaderingen kunt starten vanuit de werkbalk van Microsoft Internet Explorer. Weergeven in snelmenu's in Windows (opnieuw opstarten vereist): geef een WebEx-opdracht weer waarmee u een directe vergadering kunt starten en automatisch een geselecteerd bestand of document kunt delen via de snelmenuvensters die beschikbaar zijn in Windows Explorer. Mozilla Firefox Werkbalk weergeven in Firefox: de WebEx-productiviteitswerkbalk weergeven, waarmee u directe vergaderingen kunt starten vanuit de Firefox-werkbalk. Versie van Productiviteitstools controleren Procedure Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Klik in de Windows-taakbalk met de rechtermuisknop op het pictogram Productiviteitstools. Selecteer in het menu Productiviteitstools Over WebEx-productiviteitstools om te zien welke versie momenteel is geïnstalleerd. Ga naar uw WebEx-site. Selecteer Ondersteuning > Downloads. Controleer onder 'Over Meeting Center' het versienummer voor Productiviteitstools. Als uw geïnstalleerde versie niet de nieuwste versie is die op uw site staat, selecteert u Downloaden onder 'Productiviteitstools' op de pagina Downloads om de nieuwste versie te downloaden. 9

14 Controleren op updates WebEx-productiviteitstools installeren en instellen Controleren op updates Als u updates voor WebEx-productiviteitstools ontvangt, kunt u controleren of er een update beschikbaar is. Procedure Stap 1 Stap 2 Klik in de Windows-taakbalk met de rechtermuisknop op het pictogram Productiviteitstools. Selecteer Controleren op updates. Het systeem controleert of er een nieuwe update beschikbaar is. Als er geen update beschikbaar is, wordt een bericht weergegeven dat de nieuwste versie is geïnstalleerd. Als er een update beschikbaar is, kunt u deze direct installeren. Opmerking U kunt ook de opdracht Controleren op updates selecteren in het WebEx-menu Vergadering plannen in Microsoft Outlook. WebEx-productiviteitstools verwijderen U kunt WebEx-productiviteitstools verwijderen via opdrachten in het menu Start of via het Configuratiescherm. Als u Productiviteitstools verwijdert, worden alle Productiviteitstools en snelkoppelingen van uw computer verwijderd. Als u een aantal Productiviteitstools wilt blijven gebruiken en de rest wilt uitschakelen, kunt u de opties in het dialoogvenster WebEx-instellingen bewerken. Zie Opties voor WebEx-productiviteitstools instellen, op pagina 6 voor meer informatie. WebEx-productiviteitstools verwijderen via opdrachten in het menu Start Procedure Stap 1 Stap 2 Selecteer Start > Programma's > WebEx > Productiviteitstools > Verwijderen. Klik op Ja om te bevestigen dat u WebEx-productiviteitstools wilt verwijderen. 10

15 WebEx-productiviteitstools installeren en instellen WebEx-productiviteitstools verwijderen via het Configuratiescherm WebEx-productiviteitstools verwijderen via het Configuratiescherm Procedure Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Klik op Start > Instellingen > Configuratiescherm. Dubbelklik op Programma's toevoegen/verwijderen. Klik op WebEx-productiviteitstools. Selecteer Verwijderen. Klik op Ja om te bevestigen dat u WebEx-productiviteitstools wilt verwijderen. 11

16 WebEx-productiviteitstools verwijderen via het Configuratiescherm WebEx-productiviteitstools installeren en instellen 12

17 HOOFDSTUK 3 Een vergadering plannen Overzicht van een vergadering plannen, pagina 13 Een vergadering instellen met Lotus Notes, pagina 13 Ondersteuning voor terugkeerpatroon in WebEx-integratie met Lotus Notes, pagina 16 Vergaderingssjablonen gebruiken, pagina 19 Overzicht van een vergadering plannen Houd rekening met het volgende voordat u een online vergadering plant met WebEx-integratie met Lotus Notes: WebEx-integratie met Lotus Notes biedt basisopties voor het plannen van een vergadering. Een aantal opties die op uw WebEx-site worden weergegeven, zijn dus niet beschikbaar in WebEx-integratie met Lotus Notes. Voor deze aanvullende opties gebruikt WebEx-integratie met Lotus Notes instellingen voor de sjabloon die u voor de vergadering selecteert. WebEx-integratie met Lotus Notes ondersteunt niet alle opties voor terugkerende vergaderingen die beschikbaar zijn in Lotus Notes. In alle uitnodigingen voor vergaderingen die u vanuit Lotus Notes verzendt, wordt de starttijd afgebeeld in de tijdzone zoals die is ingesteld op uw computer en niet volgens de sitevoorkeuren van uw service. Op uw WebEx-site worden alle vergaderingtijden weergegeven in de tijdzone die u hebt ingesteld in uw sitevoorkeuren, ongeacht de tijdzone die u hebt ingesteld op uw computer. Raadpleeg de documentatie voor uw WebEx-site voor meer informatie over het instellen van uw sitevoorkeuren. Een vergadering instellen met Lotus Notes Met WebEx-productiviteitstools kunt u vergaderingen plannen binnen Lotus Notes zonder naar uw WebEx-site te gaan. Als u een online vergadering instelt met behulp van WebEx-integratie met Lotus Notes, opent u een nieuw vergaderverzoek en voert u de vereiste informatie en instellingen voor de vergadering in. 13

18 Een vergadering instellen met Lotus Notes Een vergadering plannen Procedure Stap 1 Selecteer Een vergadering plannen in uw Lotus Notes-agenda en voeg de gegevens over de vergadering toe. Het tabblad Nieuw agenda-item wordt weergegeven met een knop WebEx-vergadering toevoegen. Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Geef algemene vergaderingsgegevens op, zoals het onderwerp, de tijd, de locatie, de genodigden en de terugkeer van de vergadering. Selecteer WebEx-vergadering toevoegen. Het dialoogvenster WebEx-instellingen wordt weergegeven. Geef de instellingen voor de WebEx-vergadering op en selecteer OK. Als u de vergadering voor een andere host plant, wordt het bericht 'U plant voor [naam van host]' in het dialoogvenster WebEx-instellingen weergegeven. Voer een van de volgende handelingen uit: Selecteer Uitnodigingen opslaan en verzenden om de uitnodigingen naar de deelnemers te verzenden. Voor meer informatie over het uitnodigen van deelnemers raadpleegt u Deelnemers uitnodigen. Selecteer Opslaan als concept en nodig later de deelnemers uit voor de geplande vergadering. Opmerking U kunt de instellingen van uw vergadering wijzigen nadat u deze hebt gepland. 14

19 Een vergadering plannen Deelnemers uitnodigen WebEx-productiviteitstools voegt de geplande vergadering toe aan uw Lotus Notes-agenda en de openbare agenda op uw WebEx-site. Deelnemers uitnodigen Als u WebEx-integratie met Lotus Notes gebruikt om een vergadering te plannen, kunt u deelnemers uitnodigen door ze in uw Lotus Notes-adresboeken te selecteren. U kunt ook deelnemers uitnodigen die niet in de lijst met contactpersonen van Lotus Notes voorkomen door hun adres op te geven. Zodra u een deelnemer hebt uitgenodigd voor een geplande vergadering, ontvangt hij of zij een uitnodigingsmail. De uitnodiging bevat informatie over de vergadering (inclusief het wachtwoord) en een koppeling waar de deelnemer op kan klikken om deel te nemen aan de vergadering. Procedure Stap 1 Stap 2 Als u met behulp van WebEx-integratie met Lotus Notes een vergadering hebt gepland, kunt u de vergadering openen in uw Lotus Notes-agenda. Selecteer een adresboekpictogram en selecteer in het deelvenster Genodigden de namen van genodigden of voer de namen handmatig in. Opmerking Deelnemers die u met WebEx-integratie met Lotus Notes uitnodigt, worden niet weergegeven in de deelnemerslijst voor de vergadering op uw WebEx-site. Raadpleeg de Lotus Notes Help voor meer informatie over het uitnodigen van deelnemers in Lotus Notes. 15

20 Een terugkeerpatroon voor een vergadering instellen Een vergadering plannen Een terugkeerpatroon voor een vergadering instellen Met de herhalingsopties van Lotus Notes kunt u een herhalend patroon voor uw vergadering opgeven. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat een vergadering tot een bepaalde datum elke woensdag om 14:00 uur terugkeert. De WebEx-integratie met Lotus Notes plant de vergadering op elke dag die u opgeeft in het herhalingspatroon. Afhankelijk van uw service worden enkele herhalingsopties van Lotus Notes echter niet ondersteund. Procedure Stap 1 Als u met behulp van WebEx-integratie met Lotus Notes een vergadering hebt gepland, kunt u de vergadering openen in uw Lotus Notes-agenda. Stap 2 Het dialoogvenster Herhalingsopties wordt weergegeven. Geef in het dialoogvenster de gewenste opties op en klik vervolgens op OK. Ondersteuning voor terugkeerpatroon in WebEx-integratie met Lotus Notes De volgende tabel geeft aan hoe terugkeerpatronen van Lotus Notes in WebEx worden verwerkt voor WebEx-vergaderingen en voor persoonlijke WebEx-conferenties: 16

21 Een vergadering plannen Ondersteuning voor terugkeerpatroon in WebEx-integratie met Lotus Notes Tabel 1: WebEx-vergaderingen Type Dagelijks Optie voor Lotus Notes Elke 1e-31e dag Geconverteerd naar de optie WebEx-vergadering Elke 1e-31e dag Wekelijks Elke 1e-8e week op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag] Voor Meeting Centers: Elke 1e-8e week op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag] Voor gebeurtenissen van Event Center en trainingssessies van Training Center: Elke week op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag] Als u een vergadering plant die om de X weken terugkeert, waarbij X staat voor meer dan 1, wordt de vergadering in Lotus Notes gepland zoals u hebt opgegeven, maar zal deze op uw WebEx-site als een wekelijkse vergadering worden weergegeven. Maandelijks Elke 1e-12e maand op de 1e-31e Tellen vanaf het einde van de maand Elke 1e-12e maand op de 1e-31e dag Niet ondersteund. Elke 1e-12e maand op de [1e, 2e, elke 1e-12e maand op de [1e, 2e, 3e, 4e, laatste] Elke 1e-12e maand op de [1e, 2e, elke 1e-12e maand op de [1e, 2e, 3e, 4e, laatste] Jaarlijks Aangepast Einddatum Uitzonderingen opgeven Elk 1e-10e jaar Aangepaste instellingen Begindatum tot datum Begindatum X keer doorgaan Niet verplaatsen Verplaatsen naar vrijdag Verplaatsen naar maandag Verplaatsen naar eerstvolgende werkdag Verwijderen Elk jaar. Als u een vergadering plant die om de X jaar terugkeert, waarbij X staat voor meer dan 1, wordt de vergadering in Lotus Notes gepland zoals u hebt opgegeven, maar zal deze op uw WebEx-site als een jaarlijkse vergadering worden weergegeven. Niet ondersteund. Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar. Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar. Niet ondersteund. Niet ondersteund. Niet ondersteund. Niet ondersteund. Niet ondersteund. 17

22 Ondersteuning voor terugkeerpatroon in WebEx-integratie met Lotus Notes Een vergadering plannen Tabel 2: Persoonlijke WebEx-conferenties Type Dagelijks Optie voor Lotus Notes Elke 1e-31e dag Geconverteerd naar de optie Persoonlijke WebEx-conferentie Elke dag Wekelijks Elke 1e-8e week op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag] Elke 1e-8e week op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag] Maandelijks Jaarlijks Aangepast Einddatum Uitzonderingen opgeven Elke 1e-12e maand op de 1e-31e Tellen vanaf het einde van de maand Elke 1e-12e maand op de [1e, 2e, 3e, 4e, laatste] [zo, ma, di, woe, do, vrij, za] Elk 1e-10e jaar Aangepaste instellingen Begindatum tot datum Begindatum X keer doorgaan Niet verplaatsen Verplaatsen naar vrijdag Verplaatsen naar maandag Verplaatsen naar eerstvolgende werkdag Verwijderen Elke maand op de [1e, 2e, 3e, 4e, laatste dag] [zo, ma, di, woe, do, vrij, za] Niet ondersteund Elke week op [zo, ma, di, woe, do, vrij, za] Niet ondersteund Niet ondersteund Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar. Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar. Niet ondersteund. Niet ondersteund. Niet ondersteund. Niet ondersteund. Niet ondersteund. Opmerking Let bij het aanpassen of verwijderen van een herhalende vergadering in Lotus Notes op het volgende: Als u een herhalende vergadering aanpast (zoals het wijzigen van de datum of de vergaderopties), moeten de wijzigingen die u aan een enkel exemplaar van de vergadering aanbrengt, voor alle exemplaren worden aangepast. Dan pas worden de wijzigingen doorgevoerd op uw WebEx-site. Als u de wijzigingen alleen bij een enkel exemplaar aanbrengt, wordt de vergadering bijgewerkt in Lotus Notes, maar wordt de agenda op uw site niet bijgewerkt. Als u een enkel exemplaar van een herhalende vergadering annuleert, wordt het exemplaar verwijderd in Lotus Notes, maar blijft de vergadering wel in uw agenda staan. U moet alle exemplaren van een herhalende vergadering in Lotus Notes verwijderen om deze uit uw agenda te verwijderen. 18

23 Een vergadering plannen Vergaderingssjablonen gebruiken Vergaderingssjablonen gebruiken In een vergaderingssjabloon zijn al uw voorkeursinstellingen opgeslagen, zodat u een online vergadering snel kunt plannen of starten door de sjabloon te kiezen in plaats van dezelfde instellingen te selecteren voor elke vergadering die u plant. In een sjabloon worden echter niet de instellingen van een onderwerp, wachtwoord en datum en tijd opgeslagen. Als u nog nooit een standaard vergaderingssjabloon hebt opgegeven in Productiviteitstools voor uw lokale computer, worden de standaardwaarden gebaseerd op de instellingen voor uw WebEx-site. Nadat u een standaard vergaderingssjabloon hebt opgegeven in Productiviteitstools op uw lokale computer, worden de standaardwaarden gebaseerd op uw lokale instellingen. Als u een vergadering plant met WebEx-integratie met Lotus Notes, kunt u de vergaderingssjablonen selecteren die u op uw WebEx-site hebt opgeslagen. Opmerking Hoewel WebEx-integratie met Lotus Notes slechts een subset van alle opties biedt die u voor een online vergadering kunt gebruiken, zijn alle opties vooraf ingesteld in een sjabloon, ongeacht of ze in WebEx-integratie met Lotus Notes worden weergegeven. Als u bijvoorbeeld bepaalde deelnemersrechten in een sjabloon instelt, worden die rechten voor de vergadering ingesteld. Instellingen voor deelnemersrechten zijn niet beschikbaar in WebEx-integratie met Lotus Notes. Nadat u een vergadering hebt gepland, kunt u de sjabloon voor deze vergadering niet meer wijzigen. Procedure Stap 1 Als u de gegevens van een sjabloon wilt bekijken, selecteert u de knop Configuratie op de Lotus Notes-werkbalk en kiest u Vergaderingssjablonen. Uw lijst met opgeslagen vergaderingssjablonen op uw WebEx-site wordt weergegeven. Stap 2 Selecteer een sjabloon en selecteer vervolgens Weergeven. 19

24 Vergaderingssjablonen gebruiken Een vergadering plannen 20

25 HOOFDSTUK 4 Plannen namens een andere host Overzicht van een vergadering voor een andere host plannen, pagina 21 Configuraties voordat u voor een andere host plant, pagina 21 Overzicht van een vergadering voor een andere host plannen U kunt een WebEx-vergadering namens een andere host plannen als de host u de benodigde toestemming geeft. Als u bijvoorbeeld de assistent bent van een manager die regelmatig WebEx-vergaderingen voorzit, kan deze manager u toestemming geven namens hem of haar vergaderingen te plannen. U kunt vergaderingen voor die host plannen, bewerken en annuleren. Configuraties voordat u voor een andere host plant Voordat u een WebEx-vergadering voor een andere host kunt plannen, moet u ervoor zorgen dat zowel u als de host over een WebEx-hostaccount beschikt en dat u allebei dezelfde versie van WebEx-productiviteitstools op uw computer hebt geïnstalleerd. De actuele host doet het volgende: Geeft toestemming aan de host die de WebEx-vergaderingen gaat plannen op de WebEx-site. Als u de actuele host bent, gaat u naar Mijn WebEx > Voorkeuren > Planningsopties. Voer in het vak Planningsrechten het adres van de host in die u toestemming wilt geven om namens u vergaderingen te plannen. Geeft toestemming aan de actuele host die in de Lotus Notes-agenda WebEx-vergaderingen gaat plannen. De host doet dit door in Lotus Notes iemand anders als gedelegeerde te selecteren. Een vergadering plannen namens een andere host Als de host u de benodigde toestemming heeft gegeven, kunt u een WebEx-vergadering namens die host plannen. 21

26 Een vergadering plannen namens een andere host Plannen namens een andere host Als u de vergadering voor een andere host plant, wordt dit in het dialoogvenster WebEx-instellingen met een bericht aangegeven. Procedure Stap 1 In het menu Agenda selecteert u Actie > Meer > Agenda van persoon openen. Stap 2 Stap 3 Stap 4 Het dialoogvenster Agenda wordt weergegeven. Selecteer Anders en vervolgens de naam van de host. Tip De volgende keer dat u een vergadering voor deze host plant en uw toestemming nog geldig is, kunt u de naam van de host direct selecteren in het menu Agenda. De agenda van de host wordt als tabblad weergegeven in uw agenda. Selecteer een datum en tijd in de agenda van de host. Het dialoogvenster Agenda-item wordt weergegeven. Selecteer WebEx-vergadering toevoegen linksboven in het dialoogvenster Agenda-item. Plan de vergadering. Het dialoogvenster WebEx-instellingen wordt weergegeven. 22

27 Plannen namens een andere host Een vergadering plannen namens een andere host Als u de vergadering voor een andere host plant, wordt dit in het dialoogvenster WebEx-instellingen met een bericht aangegeven. Stap 5 Plan de vergadering. 23

28 Een vergadering plannen namens een andere host Plannen namens een andere host 24

29 HOOFDSTUK 5 Een vergadering beheren Overzicht van een vergadering beheren, pagina 25 Een geplande vergadering bewerken, pagina 25 Een vergadering starten als vergaderhost, pagina 26 Een vergadering annuleren, pagina 27 Deelnemen aan een vergadering, pagina 27 Overzicht van een vergadering beheren Nadat u een vergadering hebt gepland met WebEx-integratie met Lotus Notes, kunt u de vergadering onder andere op de volgende manieren beheren: De vergadering wijzigen. De wijzigingen die u aanbrengt in de vergadering in Lotus Notes worden automatisch bijgewerkt op uw WebEx-site. De vergadering starten als u de vergaderhost bent De vergadering annuleren in Lotus Notes. Deze wordt dan ook van uw servicesite verwijderd. Deelnemen aan de vergadering als deelnemer. Een geplande vergadering bewerken Zodra u een vergadering hebt gepland met WebEx-integratie met Lotus Notes, kunt u de vergadering op elk gewenst moment via Lotus Notes bewerken. U kunt bijvoorbeeld de starttijd wijzigen, een nieuw wachtwoord opgeven, een andere teleconferentieoptie kiezen, enzovoort. Nadat u een geplande vergadering hebt bewerkt, verzendt WebEx-integratie met Lotus Notes een bijgewerkte uitnodiging voor de vergadering naar de deelnemers die u hebt uitgenodigd. Daarnaast wordt de informatie over de vergadering op uw WebEx-site bijgewerkt. 25

30 Een geplande vergadering bewerken Een vergadering beheren Belangrijk Als u een vergadering bewerkt op uw WebEx-site in plaats van met WebEx-integratie met Lotus Notes, worden uw wijzigingen niet weergegeven in Lotus Notes. Als u bijvoorbeeld via uw site de starttijd van de vergadering wijzigt, wordt de starttijd niet gewijzigd in uw Lotus Notes-agenda. Daarom wordt het aanbevolen om alleen Lotus Notes te gebruiken om vergaderingen te bewerken. Als u Lotus Notes gebruikt om een herhalende vergadering aan te passen, moeten de wijzigingen die u in een enkel exemplaar van de vergadering aanbrengt, voor alle exemplaren worden aangepast. Dan pas worden de wijzigingen doorgevoerd op uw WebEx-site. Als u de wijzigingen alleen bij een enkel exemplaar aanbrengt, wordt de vergadering bijgewerkt in Lotus Notes, maar wordt de agenda niet bijgewerkt. Opmerking U kunt de sjabloon voor een geplande vergadering niet wijzigen. Een geplande vergadering bewerken Procedure Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Zoek in uw Lotus Notes-agenda de vergadering die u wilt bewerken en open het tabblad Agenda-item. Bewerk de informatie of wijzig opties in het scherm Vergadering. Selecteer WebEx-vergadering bewerken om specifieke WebEx-opties in het dialoogvenster Vergaderinstellingen te bewerken. Selecteer Uitnodigingen opslaan en verzenden. Uw vergadering wordt bijgewerkt op uw WebEx-site. Een vergadering starten als vergaderhost Nadat u een vergadering hebt gepland met WebEx-integratie met Lotus Notes, kunt u de vergadering op de volgende manieren starten: Open in uw Lotus Notes-agenda het vergaderitem en selecteer de knop Start of kopieer en plak de koppeling om de vergadering te starten in uw webbrowser. Opmerking De koppeling die in uw agenda-item wordt weergegeven, is alleen voor de host van een vergadering. De koppeling die in de uitnodigingen voor deelnemers wordt weergegeven, is een andere koppeling waarmee de deelnemers aan een vergadering kunnen deelnemen. Meld u aan bij uw WebEx-site en start de vergadering op uw pagina Mijn vergaderingen. 26

31 Een vergadering beheren Een vergadering annuleren Raadpleeg de documentatie op de site voor meer informatie over het starten van een geplande vergadering op uw WebEx-site. Een vergadering annuleren Als u een online vergadering wilt annuleren die u in Lotus Notes hebt gepland, gebruikt u de annuleringsopties die beschikbaar zijn in Lotus Notes. Alle genodigden ontvangen automatisch een annuleringsmelding. De vergadering wordt ook geannuleerd op uw WebEx-site. Belangrijk Als u een WebEx-vergadering plant in Lotus Notes, moet u deze ook in Lotus Notes annuleren. Als u de vergadering probeert te annuleren vanaf uw WebEx-site, wordt deze niet geannuleerd in Lotus Notes. Als u een enkel exemplaar van een herhalende vergadering annuleert, wordt het exemplaar verwijderd in Lotus Notes, maar blijft de vergadering wel in uw agenda staan. U moet alle exemplaren van een herhalende vergadering in Lotus Notes verwijderen om deze uit uw agenda te verwijderen. Raadpleeg de Lotus Notes Help voor meer informatie over het annuleren van een vergadering in Lotus Notes. Deelnemen aan een vergadering Als een vergaderhost WebEx-integratie met Lotus Notes gebruikt om u uit te nodigen voor een vergadering, ontvangt u een uitnodigingsbericht met een koppeling waarop u kunt klikken om deel te nemen aan de vergadering. U kunt ook rechtstreeks vanaf uw WebEx-site deelnemen aan een vergadering. Deelnemen aan een vergadering via een uitnodigingsbericht Als u een uitnodigingsbericht voor een vergadering ontvangt, kunt u op de volgende manieren deelnemen aan deze vergadering: U kunt de koppeling in het uitnodigingsbericht selecteren om deel te nemen aan de vergadering. Als u de koppeling in de uitnodiging op een computer selecteert, neemt u op uw computer deel aan de vergadering. Als u de koppeling in de uitnodiging op uw mobiele apparaat selecteert en u hebt de mobiele Cisco WebEx Meetings-app geïnstalleerd, wordt u omgeleid naar de mobiele app om deel te nemen aan de vergadering. Als u niet online deelneemt aan de vergadering en wilt deelnemen via uw telefoon, kunt u het nummer in de uitnodiging bellen om in te bellen bij de vergadering. De uitnodiging bevat andere informatie die u mogelijk nodig hebt om deel te nemen aan de vergadering, zoals het vergaderingnummer of de toegangscode, het wachtwoord voor de vergadering en het numerieke wachtwoord voor de vergadering als u deelneemt met een videosysteem of een telefoon. Als u de host bent en u hebt de hostsleutel en hosttoegangscode nodig, selecteert u de weergegeven koppeling onder aan het uitnodigingsbericht. Deelnemen aan een vergadering vanaf de WebEx-site In plaats van deel te nemen aan de vergadering via de koppeling in uw Lotus Notes-agenda, kunt u ook rechtstreeks via de WebEx-site deelnemen op een van de volgende manieren: Voer op de pagina Welkom het vergaderingnummer in. 27

32 Deelnemen aan een vergadering Een vergadering beheren Meld u aan op uw WebEx-site en ga naar de pagina Meeting Center > Mijn vergaderingen of de pagina Mijn WebEx > Mijn vergaderingen, selecteer De vergaderingen waarvoor u bent uitgenodigd in de lijst en selecteer de vergaderingnaam om deel te nemen. In plaats van een programma te gebruiken om deel te nemen aan een vergadering, kunt u naar uw WebEx-site gaan. Als de vergadering in de lijst staat, zoekt u de invoer voor de vergadering op de site aan de hand van de vergaderingsagenda of een andere lijst met sessies. Als de vergadering niet in de lijst staat, voert u het vergaderingnummer in op de site. U kunt het vergaderingnummer uit uw uitnodigingsbericht halen of rechtstreeks bij de vergaderhost opvragen. Raadpleeg de documentatie op de site voor meer informatie over het deelnemen aan een vergadering op uw WebEx-site. 28