Gelet op de aanvraag van de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke integratie ontvangen op 15/07/2010;

Transcriptie

1 1/18 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 38/2010 van 6 oktober 2010 Betreft: aanvraag om de OCMW s en de POD Maatschappelijke Integratie te machtigen toegang te hebben tot bepaalde gegevens uit de bevolkingsregisters (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke integratie ontvangen op 15/07/2010; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 20/09/2010; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 6 oktober 2010, na beraadslaging, als volgt:

2 Beraadslaging RR 38 /2010-2/18 I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. De voorzitter van de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke integratie (PODmi), hierna de aanvrager genoemd, heeft bij het Comité een aanvraag ingediend om de OCMW s en de PODmi te machtigen toegang te hebben tot diverse gegevens van de bevolkingsregisters betreffende bijstandverzoekers en hun onderhoudsplichtigen. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 2. Het Comité verleent machtiging om toegang te hebben tot de informatie, bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid van de WRR aan de Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie en ook aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité (artikel 5, 1 ste lid, 1 en 2 van de WRR). 3. Het Comité kan eveneens de gemeenten verplichten om aan de voormelde instellingen, die erom verzoeken krachtens een wet, decreet of ordonnantie, andere informatie dan deze bedoeld onder artikel 3 van de WRR te verstrekken, en dit via de diensten van het Rijksregister zonder dat deze gegevens evenwel in het Rijksregister bewaard worden (artikel 16, 1 ste lid, 12 van de WRR). 4. Die voorwaarden zijn in onderhavig geval vervuld aangezien: i. de gevraagde gegevens bewaard worden in de bevolkingsregisters die de gemeenten bijhouden; ii. De OCMW s en de PODmi openbare instellingen zijn waaraan de wetgever opdrachten van algemeen belang heeft toevertrouwd; de OCMW s werden opgericht bij organieke wet betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 8 juli 1976 en hebben de hoedanigheid van openbare instelling met rechtspersoonlijkheid (artikel 2 van de wet van 8/07/1976). Hun opdrachten worden

3 Beraadslaging RR 38 /2010-3/18 iii. opgesomd onder de artikelen 57 en volgende van deze wet en in de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie en in de wet van 2 april 1965 betreffende het ten laste nemen van de steun verleend door de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De POD Maatschappelijke integratie werd opgericht bij KB van 12 december 2002 houdende oprichting van de POD sociale Maatschappelijke integratie, Armoedebestrijding en Sociale economie. Een van de opdrachten van de PODmi bestaat er onder meer in om de subsidieaanvragen voor armoedebestrijding te onderzoeken, de uitbetaling van de toelagen aan de OCMW s en het gebruik van die toelagen te controleren in het kader van de sociale integratie. Krachtens artikel 5 van het KB van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, zijn de diensten die behoren tot de OCMW s gemachtigd om de bevolkingsregisters te raadplegen voor doeleinden van intern beheer. 5. Uit wat voorafging blijkt dat de onderhavige machtigingsaanvraag ontvankelijk is. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 6. De gevraagde informatiegegevens zijn persoonsgegevens. Iedere verantwoordelijke voor de verwerking is krachtens artikel 4, 1, 2 van de WVP mag uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en rechtmatige doeleinden persoonsgegevens in te winnen. B. DOELEINDE 7. Uit de informatie die de aanvrager verstrekte, blijkt dat de OCMW s de gevraagde gegevens zullen verwerken om de hiernavolgende doeleinden te verwezenlijken: i. Verplichte of facultatieve sociale onderzoeken ter beoordeling van de administratieve, juridische, familiale en financiële toestand van de bijstandsverzoeker om te kunnen bepalen of hij in de voorwaarden is voor hulpverlening en om de meest gepaste hulpverlening te kunnen bepalen (financiële, medische, psychologische, herintegratie in het beroepsleven, begeleiding, ) en ook om uitspraak te kunnen doen over de herziening, schorsing of intrekking van hulpverlening (sociale hulpverlening of leefloon).

4 Beraadslaging RR 38 /2010-4/18 ii. iii. iv. Opsporen van de onderhoudsplichtigen van de bijstandsverzoeker om hem desgevallend te verplichten zijn rechten op onderhoud te doen gelden of om het OCMW toe te laten op te treden in de plaats van de onderhoudsgerechtigde. Sociaal onderzoek naar de onderhoudsplichtige(n) om te kunnen beoordelen of de onderhoudsplichtige niet in armoede zou verzeilen indien het OCMW de alimentatie bij hem zou opeisen. Iedere bijstandsverzoeker informeren over de rechten en inkomsten waarop hij wettelijk aanspraak kan maken (sociale begeleiding). 8. De PODmi vraagt voor zichzelf een toegang tot de gegevens voor de volgende doeleinden: i. Onderzoek door de dienst Leefloon en Wet van 1965 van de aanvragen van het OCMW voor terugbetaling (er wordt nagegaan of het verslag van het OCMW dat ingevolge het sociaal onderzoek werd opgemaakt wel degelijk aantoont dat de voorwaarden voor toekenning van hulpverlening vervuld zijn) en ii. Controle door de inspectiedienst van de aanwending van de subsidies die aan het OCMW werden toegekend. 9. Vooraleer een beslissing wordt genomen over de toekenning, intrekking, schorsing of herziening van het leefloon, moeten de OCMW s een sociaal onderzoek voeren zodat zij de financiële behoeften van de bijstandszoeker in kaart kunnen brengen (artikel 19 van de wet van 26 mei 2002). Het OCMW kan vooraleer het sociale hulp verleent (artikel 60 van de voormelde wet van 1976) ook een sociaal onderzoek doen naar de behoeften van de bijstandsverzoeker. 10. Gelet op de residuele aard van de sociale hulpverlening, moeten de OCMW s de mogelijkheid onderzoeken of de aanvrager van een leefloon kan worden verwezen naar zijn onderhoudsplichtigen. Het OCMW kan van rechtswege in naam en ten voordele van de bijstandsverzoeker optreden om zijn recht op onderhoudsgeld te doen gelden (artikel 4 van de wet van 26 mei 2002). 11. Het sociaal onderzoek dat gevoerd wordt in het kader van een mogelijke verwijzing van de bijstandzoeker naar zijn onderhoudsplichtigen en het optreden van het OCMW in de plaats van de bijstandszoeker zodat hij zijn rechten op onderhoudsgeld kan doen gelden, is niet expliciet voorzien in de wet maar wordt evenwel opgelegd door de jurisprudentie. Volgens de jurisprudentie kunnen de OCMW s geen sociale hulp of het recht op maatschappelijke integratie weigeren of intrekken als er personen bestaan die onderhoudsplichtig zijn tenzij zij

5 Beraadslaging RR 38 /2010-5/18 daartoe een sociaal onderzoek hebben gevoerd met als doel de effectieve financiële toestand van de aanvrager en zijn onderhoudsplichtigen na te gaan evenals de familiale gevolgen bij een verwijzing naar de onderhoudsplichtigen Het OCMW heeft ook een opdracht van sociale begeleiding. Artikel 60, 2 van de wet van 8 juli 1976 bepaalt dat: Het centrum verstrekt alle nuttige raadgevingen en inlichtingen en doet de stappen om aan de betrokkenen alle rechten en voordelen te verlenen waarop zij krachtens de Belgische of de buitenlandse wetten aanspraak kunnen maken. 13. Een van de opdrachten van de PODmi, is met name de subsidieaanvragen onderzoeken en het gebruik van de toelagen controleren 2. De dienst Leefloon en Wet van 1965 moet onderzoeken of de verzoeken van de OCMW s voor terugbetalingen wettelijk zijn. De dienst moet verifiëren of de informatie die het OCMW verstrekte ter rechtvaardiging van zijn recht op terugbetaling, wel correct is. Om te kunnen genieten van de staatssubsidies moeten de OCMW s zich onderwerpen aan een controle door de minister die bevoegd is voor de maatschappelijke integratie 3. Artikel 45 van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie, verleent aan de minister die bevoegd is voor de maatschappelijke integratie het recht om de toegekende subsidie aan een OCMW niet uit te keren of om de subsidie te verlagen indien het OCMW in het verslag, dat naar aanleiding van het sociaal onderzoek werd opgemaakt, niet vermeldt of de verschillende voorwaarden voor de toekenning van een leefloon of de verwezenlijking van een tewerkstelling niet vervuld zijn of indien het OCMW de bepalingen van deze wet inzake de terugvordering van het leefloon niet heeft nageleefd. 14. Uit wat voorafgaat blijkt dat de nagestreefde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn zoals bedoeld in artikel 4, 1, 2 van de WVP en artikel 5, 2 de lid van de WRR. 1 Arbeidsrechtbank Vervier, 1 ste kamer, 28 februari 2006, X/CPAS Verviers, RG 0166/2006; Arbeidsrechtbank Brussel, 15 de kamer, 8 juni 2006, X/CPAS Schaarbeek, RG 897/06; Arbeidsrechtbank Brussel, 15 de kamer, 17 januari 2006, X/CPAS Molenbeek Saint -Jean, RG /05, Arbeidsrechtbank Charleroi, 5 de kamer, 17 januari 2006, X/CPAS Charleroi et Fleurus, RG /R eb /R, Arbeidsrechtbank Brussel, 15 kamer, 24 maart 2006, X/CPAS Bruxelles, RG /05; Arbeidsrechtbank Nivelles, 2 de kamer, 4 juli 2006, X/CPAS Nivelles RG507/N/ Artikel 2, 1 en 4 van het KB van 12/12/2002 houdende oprichting van een Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie. 3 Artikel 55 en 56 van het KB van 11 juli 2002 houdende het algemeen reglement betreffende het recht op maatschappelijke integratie.

6 Beraadslaging RR 38 /2010-6/18 C. PROPORTIONALITEIT 15. Artikel 4, 1, 3 van de WVP bepaalt dat de verzamelde persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig dienen te zijn uitgaande van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. C.1. Aangaande de gegevens 16. De aanvrager wenst dat de OCMW s gemachtigd worden om toegang te hebben tot de informatie betreffende de bijstandszoeker bedoeld onder artikel 1, 9, 10, 15, 16, 17, 18, 21, 22, 23, 24 en onder artikel 2, 3, 4, 5 en 8 van het KB van 16 juli 1992 dat de informatie vaststelt die wordt opgenomen in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister en in artikel 16, 2 van het KB van 16 juli 1992 betreffende het bevolkingsregister en het vreemdelingenregister, nl.: Hun land en plaats van herkomst in het buitenland (art. 2, 3 ) De informatie dat het verblijf in België beperkt is (het verblijf waarvan de duur beperkt is tot die van de schoolopleiding en verblijf dat beperkt is wegens bijzondere omstandigheden of wegens de aard of de duur van de prestaties)(artikel 2, 4 en 5 ); de datum van vertrek naar het buitenland en de datum van terugkeer naar België in geval van tijdelijke afwezigheid met recht op terugkeer (art. 2, 8 ); de informatie dat de verblijfplaats voorlopig is omwille van de veiligheid, de gezondheid, het urbanisme of de ruimtelijke ordening (art.16); het/de pensioenbrevet(ten) (art. 1, 21 ); identificatie van de hun kinderen en de afstammingsvorm (art. 1, 19 ); de akten en beslissingen betreffende hun bekwaamheid (art. 1, 15 ); de burgerlijke staat, en in voorkomend geval, de verklaring van het bestaan van een huwelijkscontract of van een overeenkomst tot stand gekomen na een verklaring van wettelijke samenwoning (art. 1, 10 ); de vermelding van de verklaringen betreffende de begraafplaatsen en de lijkbezorging (art. 1, 16 ); de erkenning van titels ten gevolge van oorlogsfeiten (art. 1, 23 ); de categorie en het nummer van het rijbewijs (art; 1, 17 ); de verklaring met betrekking tot de transplantatie van organen en weefsels na het overlijden (art. 1, 22 ); de geldigheidsduur van de kaart van reizend handelaar (art. 1, 24 ); de aard en het nummer van het Belgisch paspoort en de geldigheidsduur (art. 1, 18 ).

7 Beraadslaging RR 38 /2010-7/ Er wordt ook gevraagd de PODmi toegang te verlenen tot diezelfde gegevens betreffende de bijstandzoeker met uitzondering van de hiernavolgende gegevens: de informatie dat de verblijfplaats voorlopig is omwille van de veiligheid, de gezondheid, het urbanisme of de ruimtelijke ordening; de vermelding van de verklaringen betreffende de begraafplaatsen en de lijkbezorging; de erkenning van titels ten gevolge van oorlogsfeiten; de verklaring met betrekking tot de transplantatie van organen en weefsels na het overlijden. 18. En tot slot wordt ook gevraagd dat de OCMW s en de PODmi toegang krijgen tot de hiernavolgende gegevens betreffende de onderhoudsplichtige(n) van de bijstandzoeker: De informatie dat het verblijf in België beperkt is (het verblijf waarvan de duur beperkt is tot die van de schoolopleiding en verblijf dat beperkt is wegens bijzondere omstandigheden of wegens de aard of de duur van de prestaties)(ri 007 tijdelijke aanwezigheid); de datum van vertrek naar het buitenland en de datum van terugkeer naar België in geval van tijdelijke afwezigheid met recht op terugkeer (TI 008 recht op terugkeer); de informatie dat de verblijfplaats voorlopig is omwille van de veiligheid, de gezondheid, het urbanisme of de ruimtelijke ordening (TI 028); de akten en beslissingen betreffende hun bekwaamheid (TI 111 en 113); de burgerlijke staat, en in voorkomend geval, de verklaring van het bestaan van een huwelijkscontract of van een overeenkomst tot stand gekomen na een verklaring van wettelijke samenwoning. 19. Het gegeven land en plaats van herkomst in het buitenland van de bijstandzoeker is relevant aangezien het OCMW aan de hand van die informatie kan nagaan of de bijstandzoeker eigenaar is van een onroerend goed in het land van herkomst. Alle inkomsten van de bijstandzoeker moeten in aanmerking worden genomen bij de inkomstenberekening. Het artikel 25, 3 van het KB van 11 juli 2002 houdende algemeen reglement inzake het recht op maatschappelijke integratie bepaalt hierover dat de in het buitenland gelegen onroerende goederen in aanmerking worden genomen overeenkomstig de bepalingen die toepasselijk zijn op de in België gelegen onroerende goederen. Aangezien deze informatie moet onderzocht worden om de hulpbehoefte van de bijstandzoeker te kunnen beoordelen tijdens het sociaal onderzoek, moeten de bevoegde diensten van de PODmi voor de verwezenlijking van de doeleinden vermeld onder punt 8 die informatie kunnen verifiëren.

8 Beraadslaging RR 38 /2010-8/ De aanvrager wenst toegang te krijgen tot de informatie verblijf waarvan de duur beperkt is tot die van de schoolopleiding en verblijf dat beperkt is wegens bijzondere omstandigheden of wegens de aard of de duur van de prestaties van zowel de bijstandzoeker als van zijn onderhoudsplichtigen. Hij rechtvaardigt zijn vraag door te stellen dat hij hierdoor de administratieve toestand en het verblijf van de bijstandzoeker beter kan inschatten omdat dit immers elementen zijn die een rol spelen bij een eventuele toekenning van het recht op sociale bijstand en op bij het soort bijstand dat kan worden toegekend. Bovendien kan hij met die informatie nagaan of de onderhoudsplichtige van de bijstandszoeker zich wel degelijk op het Belgische grondgebied bevindt zodat het onderhoudsgeld bij hem kan worden opgevorderd. Er werd verduidelijkt dat die informatie ook noodzakelijk is voor de bijstandzoekers die in België studeren aangezien hun recht op verblijf beperkt is tot de duur van hun studies. Het Comité vestigt de aandacht erop dat de OCMW s en de PODmi krachtens de beraadslaging 25/2008 nu al toegang hebben tot de informatie vermeld onder artikel 3, 1 ste lid, 14 van de WRR, hetzij de verblijfstoestand van de vreemdelingen (TI 195, 197, 198, 202). Het informatietype 195 bevat voor alle identiteitsbewijzen de vervaldatum, de eventuele verlenging(en) en ook de geldigheidsduur van het bewijs, uitgedrukt in maanden. Bijgevolg is de vraag om toegang te krijgen tot de informatie verblijf waarvan de duur beperkt is tot die van de schoolopleiding en verblijf dat beperkt is wegens bijzondere omstandigheden of wegens de aard of de duur van de prestaties overbodig en niet relevant. 21. Met de informatie de datum van vertrek naar het buitenland en de datum van terugkeer naar België in geval van tijdelijke afwezigheid met recht op terugkeer betreffende de bijstandzoeker en zijn onderhoudsplichtige(n), kan het OCMW zijn opdracht van sociale begeleiding uitvoeren en de betrokken persoon ervan verwittigen dat hij bij zijn terugkeer zijn statuut van vluchteling zou kunnen verliezen als hij zonder voorafgaande toelating België zou verlaten. Met die informatie kan het OCMW eveneens de eventuele periodes van afwezigheid kennen van de onderhoudsplichtigen. Die kennis is noodzakelijk wanneer moet worden onderzocht of het opportuun is de bijstandzoeker te verwijzen naar zijn onderhoudsplichtige. De PODmi rechtvaardigt de noodzaak om tot die informatie over de bijstandzoeker toegang te hebben met het feit dat hij indien die laatste naar België terugkeert, de dienst moet nagaan of de betrokken persoon de voorwaarden vervult voor een nieuw verblijfsrecht. Omdat die verificatie voor de PODmi niet noodzakelijk is voor de uitvoering van zijn opdracht van openbare dienstverlening en omdat dit gegeven niet noodzakelijk is voor de

9 Beraadslaging RR 38 /2010-9/18 verwezenlijking van de doeleinden die de PODmi nastreeft, weigert het Comité hem de toegang tot dit gegeven wegens onvoldoende rechtvaardiging. Er wordt aan de PODmi toegang verleend tot de informatie betreffende de onderhoudsplichtige indien dit hem zou in staat zou stellen de verklaringen te beoordelen van een OCMW die zich op die informatie heeft gebaseerd bij een beslissing waarbij de bijstandzoeker naar zijn onderhoudsplichtige wordt verwezen. 22. Het gegeven pensioenbrevetten waarop de bijstandzoeker recht heeft, is voor het OCMW noodzakelijk om de inkomsten waarover de bijstandzoeker beschikt te kunnen onderzoeken. Die informatie moet door de bevoegde diensten van de PODmi worden geverifieerd om de doeleinden vermeld onder punt 8 te kunnen verwezenlijken. 23. Ook de toegang tot het gegeven afstamming is ter zake dienend aangezien het OCMW de opportuniteit van een eventuele doorverwijzing van de bijstandzoeker naar zijn onderhoudsplichtigen moet kunnen beoordelen. Ook de PODmi moet die informatie onderzoeken in het kader van de uitkering van subsidies aan het OCMW (art. 45 van de voormelde wet van 26/05/2002). 24. De informatie akten en beslissingen inzake bekwaamheid (TI 111 en 113) verhindert dat het OCMW rechtstreeks financiële hulp zou verlenen aan een persoon die daarvoor niet de vereiste bekwaamheid bezit. Om het gebruik van de toelagen te kunnen controleren is die informatie eveneens relevant voor de PODmi. Er wordt aan de OCMW s en de PODmi ook toegang verleend tot de informatie betreffende de onderhoudsplichtigen van de bijstandzoeker aangezien het OCMW op die manier kan bepalen of een onderhoudsplichtige al dan niet handelsonbekwaam is en om zich desgevallend te richtten tot zijn vertegenwoordiger. 25. De informatie de burgerlijke staat, en in voorkomend geval, de verklaring van het bestaan van een huwelijkscontract of van een overeenkomst tot stand gekomen na een verklaring van wettelijke samenwoningen waarbij de samenwonenden de modaliteiten ervan regelen, of van een vermogensrechtelijk contract gesloten met één of meer personen die niet onderworpen zijn aan het huwelijksvermogenstelsel en de aanduiding van de notaris bij wiens minuten het contract, of in voorkomend geval de overeenkomst, werd opgemaakt lijkt relevant te zijn voor het sociaal onderzoek dat moet worden gevoerd naar zowel de bijstandzoeker als naar zijn onderhoudsplichtigen. Het OCMW wordt hiermee ingelicht over de eventuele geldelijke voordelen die zij uit dit soort overeenkomsten kunnen halen en kan ze in

10 Beraadslaging RR 38 / /18 aanmerking nemen bij de inkomstenberekening van de bijstandzoeker en bij de beoordeling van de staat van behoeftigheid van de onderhoudsplichtigen. Ook de PODmi krijgt toegang tot deze informatie betreffende de bijstandzoeker en zijn onderhoudsplichtigen omdat hij met deze informatie kan nagaan of het OCMW onderzoeken heeft uitgevoerd nadat het dit gegeven heeft geraadpleegd. 26. De informatie vermelding van de verklaringen betreffende de begraafplaatsen en de lijkbezorging is dan weer uitsluitend nuttig voor het OCMW in het geval dat het OCMW door de gemeente belast werd met de begrafenis van een persoon waarvoor de gemeente de verplichting heeft de begrafenis te verzorgen. Die informatie die als gevoelig kan worden beschouwd, zoals bedoeld in artikel 6 van de WVP, is van geen enkel nut in het kader van een sociaal onderzoek. Dit gegeven kan dus niet voor een sociaal onderzoek geraadpleegd worden maar uitsluitend wanneer het OCMW belast wordt met de begrafenis van een persoon. 27. Het gegeven de erkenning van titels ten gevolge van oorlogsfeiten 4 die aan de bijstandzoeker werden toegekend, lijkt relevant te zijn aangezien daaruit kan worden afgeleid welke titels hem voordelen verlenen die een impact hebben op zijn financiële toestand. Het stelt het OCMW in staat om bij de bijstandzoeker of de FOD Sociale zekerheid (DG oorlogsslachtoffers) na te gaan welke voordelen de betrokkenen ontvangen hebben dankzij dit statuut of ze desgevallend in de plaats van de bijstandzoeker op te eisen (artikel 4 van voormelde wet van 26 mei 2002). Die informatie moet kunnen geverifieerd worden door de bevoegde diensten van de PODmi voor de verwezenlijking van de onder punt 8 vermelde doeleinden. 28. De informatie categorie en nummer van het rijbewijs wordt gevraagd zodat het OCMW de relevantie zou kunnen onderzoeken van een verzoek om financiële hulp voor het behalen van een rijbewijs aangezien uit de informatie die de aanvrager verstrekte, blijkt dat de OCMW s hulpverzoeken krijgen voor het dekken van de examenkosten van een rijbewijs van personen die reeds in het bezit zijn van een rijbewijs. Die informatie is ook relevant voor de OCMW s bij het zoeken naar een job voor de bijstandverzoekers. Daarnaast is diezelfde informatie voor de PODmi eveneens relevant wanneer zij het gebruik van de toelagen controleren. 4 De informatie de erkenning van titels ten gevolge van oorlogsfeiten bevat per bevoegde overheid of instelling,.de datum van de erkenning van de titel.

11 Beraadslaging RR 38 / / De informatie verklaring met betrekking tot de transplantatie van organen en weefsels na het overlijden is relevant in het geval dat het OCMW geconfronteerd wordt met het overlijden van een persoon die in een door hem beheerde instelling is geplaatst en voor wie hij optreedt als wettelijke vertegenwoordiger en dit uitsluitend wanneer de vraag naar een transplantatie zich stelt. Dit gegeven kan dus enkel in voormeld geval geraadpleegd worden. 30. De informatie betreffende de geldigheidsduur van de kaart van reizend handelaar blijkt ook nuttig te zijn voor het sociaal onderzoek aangezien dit een aanwijzing kan geven over de eventuele uitoefening van winstgevende activiteit waarvan de inkomsten in aanmerking moeten worden genomen. Die informatie moet voor de verwezenlijking van de doeleinden, vermeld onder punt 8, ook worden geverifieerd door de bevoegde diensten van de PODmi. 31. Voor de toegang tot de informatie over de aard en het nummer van het Belgisch paspoort en de geldigheidsduur van de bijstandzoeker, rechtvaardigt de aanvrager de noodzakelijkheid dit gegeven met te stellen zodat hij aan de bijstandzoeker een kopie kan vragen van zijn paspoort aangezien bij herhaalde en langdurige afwezigheden van het Belgisch grondgebied gevolgen kan hebben voor de toekenning van bijstand. Die afwezigheden kunnen ertoe leiden dat het OCMW twijfelt aan de echtheid van een daadwerkelijk verblijf in België, over de behoeftigheidsgraad en over de beschikbaarheid om een job uit oefenen. Die informatie moet voor de verwezenlijking van de in onder punt 8 omschreven doeleinden, eveneens door de bevoegde diensten van de PODmi geverifieerd worden. 32. Ook de informatie dat de verblijfplaats voorlopig is omwille van de veiligheid, de gezondheid, het urbanisme of de ruimtelijke ordening is in het kader van het sociaal onderzoek door het OCMW ter zake dienend. Die informatie moet voor de verwezenlijking van de in punt 8 omschreven doeleinden, eveneens door de bevoegde diensten van de PODmi geverifieerd worden. 33. De aanvrager wenst voor onbepaalde duur toegang te krijgen tot alle wijzigingen aan gevraagde gegevens omdat het onderzoek naar de behoeftigheidsgraad van de bijstandzoeker inhoudt dat de oorzaken van de huidige toestand in kaart worden gebracht, om te kunnen bepalen welke maatregelen moeten worden genomen om de bijstandzoeker te oriënteren.

12 Beraadslaging RR 38 / /18 De historiek van de wijzigingen aan de gegevens vermeld onder artikel 1, 16 (verklaring inzake begrafenis), 18 (aard een nummer van het paspoort met vermelding van plats en datum van afgifte en geldigheidsduur), 22 (verklaring inzake orgaandonatie) van het KB van 16 juli 1992, blijkt in niets relevant te zijn voor de oriëntatie van de bijstandzoeker. Er wordt toegang verleend aan de historiek van de andere gegevens indien die gegevens aan wijzigingen onderhevig kunnen zijn. 34. Samenvattend beslist het Comité: De toegang voor het OCMW tot de hiernavolgende gegevens betreffende de bijstandzoekers zijn toereikend en ter zake dienend voor de verwezenlijking van de onder punt 7 omschreven doeleinden : de gegevens bedoeld in artikel 1, 9 (afstamming), 10 (burgerlijke staat huwelijkscontract), 15 (handelingsbekwaamheid), 17 (rijbewijs), 18 (paspoort), 21 (pensioenbrevetten), 23 (oorlogsfeiten), 24 (handelsreiziger) en in artikel 2, 3 (land en plaats van herkomst in het buitenland) en 8 (recht op terugkeer) van het KB van 16 juli 1992 tot vaststelling van de informatie die opgenomen wordt in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister en in artikel 16, 2 van het KB van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, betreffende de bijstandzoekers (voorlopige inschrijving). De toegang voor het OCMW tot de gegevens bepaald in artikel 1, 16 (begrafenis) en 22 (orgaantransplantatie) van het voormeld KB van 16 juli 1992 betreffende de bijstandzoekers zijn toereikend en ter zake dienend onder de strikte voorwaarderen zoals hierboven omschreven. De toegang voor de PODmi tot de hiernavolgende gegevens betreffende de bijstandzoekers zijn toereikend en ter zake dienend voor de verwezenlijking van de doeleinden omschreven onder punt 8: gegevens bedoeld in artikel 1, 9 (afstamming), 10 (burgerlijke staat huwelijkscontract), 15 (handelingsbekwaamheid), 17 (rijbewijs), 18 (paspoort), 21 (pensioenbrevetten), 24 (handelsreiziger) en in artikel 2, 3 (land en plaats van herkomst in het buitenland) van het KB van 16 juli 1992 tot vaststelling van de informatie die opgenomen wordt in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister. De toegang voor het OCMW en de PODmi tot de hiernavolgende gegevens betreffende de onderhoudsplichtigen is toereikend en ter zake dienend voor de verwezenlijking van hun respectieve doeleinden omschreven onder punten 7 en 8: gegevens bedoeld in artikel 1, 10 (burgerlijke staat huwelijkscontract), 15 (handelingsbekwaamheid), en 8 (recht op terugkeer) van het KB van 16 juli 1992 tot vaststelling van de informatie die opgenomen wordt in de bevolkingsregisters en

13 Beraadslaging RR 38 / /18 in het vreemdelingenregister en in artikel 16, 2 van het KB van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister. Een toegang tot de historiek van de wijzigingen aan de gegevens is toegestaan met uitzondering van de volgende gegevens : de gegevens bedoeld in artikel 1, 16 (verklaring inzake begrafenis), 18 (aard en nummer van het paspoort met vermelding van plaats en datum van afgifte en de geldigheidsduur), 22 (verklaring voor orgaandonatie) van het KB van 16 juli De toegang tot de andere gegevens wordt geweigerd. C.2. Aangaande de frequentie en duur van de raadpleging 35. De aanvrager wenst permanent en voor onbepaalde duur toegang te krijgen tot de gevraagde gegevens. 36. Het Comité stelt vast dat het voor de verwezenlijking van de omschreven doeleinden niet mogelijk is om a priori de frequentie van de toegang te bepalen. Immers, telkens er over een bijstandzoeker een dossier wordt geopend, wordt zijn situatie geverifieerd tijdens het sociaal onderzoek en datzalfde gebeurt ook in het kader van de toekenning van een leefloon, of bij de herziening, intrekking of schorsing van de uitkeringen door het OCMW. Artikel 22 van de voormelde wet van 26 mei 2002 bepaalt eveneens dat het OCMW regelmatig en ten minste eenmaal per jaar onderzoekt of de voorwaarden voor de toekenning vervuld zijn. Een permanente toegang tot de gegevens is dus gepast. 37. Het Comité vestigt er de aandacht op dat de gegevens vermelding van de verklaringen inzake begrafenis en verklaring inzake organentransplantatie slechts geraadpleegd kunnen worden na het overlijden of bij een nakend overlijden van de betrokken persoon aangezien zij slechts op dit ogenblik noodzakelijk zijn. Het Comité neemt nota van de hiernavolgende specifieke procedure die zal worden ingevoerd : de raadpleging van die gegevens is alleen mogelijk als het OCMW een specifieke variante gebruikt dat de dienst duidelijk kan identificeren. Ieder verzoek wordt gelogd in de KBSZ en ook binnen het OCMW; Binnen het OCMW kan die specifieke variante slechts gegenereerd worden door één of twee duidelijk geïdentificeerde personen. De OCMW s en de KBSZ zullen statistieken van deze verzoeken opstellen. Er wordt voorzien in een strikte en systematische opvolging; Indien nodig, zal de inspectiedienst van de POD ter plaatse en per geval controles uitvoeren om de gegrondheid van de verzoeken na te gaan.

14 Beraadslaging RR 38 / / Het is ook noodzakelijk dat een machtiging wordt verleend voor onbepaalde duur omdat de opdrachten waarmee de OCMW s en de PODmi belast zijn door hun aard niet in de tijd beperkt zijn. C.4. De bewaartermijn 39. Het Comité herinnert eraan dat de gegevens niet langer bewaard mogen worden dan de tijd die nodig is om de doeleinden te verwezenlijken waarvoor die gegevens werden ingezameld (artikel 4, 1, 5 van de WVP). 40. Uit de informatie die de POD Maatschappelijke integratie hierover verstrekte, blijkt dat de gegevens gedurende 10 jaar zullen worden bewaard te rekenen vanaf de definitieve afsluiting en archivering van het dossier. 41. De POD Maatschappelijke integratie baseert zich voor die termijn van 10 jaar op de wettelijke verjaringstermijnen die naargelang het geval 5 of 10 jaar bedragen Het Comité neemt hiervan akte en merkt op dat er in de praktijk een onderscheid kan worden gemaakt tussen de verschillende bewaarwijzen. Zolang het dossier in behandeling is moeten de gegevens zodanig bewaard worden dat ze beschikbaar en toegankelijk blijven voor de ambtenaren die met het beheer van het dossier werden belast. Zodra een dossier kan worden geklasseerd, moet de bewaarwijze zo worden geregeld dat de gegevens slechts beperkt beschikbaar en toegankelijk zijn. Zodra de bewaring niet langer nodig is, in dit geval blijkbaar na 10 jaar, moeten de gegevens vernietigd worden. 43. Het Comité neemt hiervan akte en stelt vast dat deze bewaartermijn van de gegevens overeenkomstig lijkt te zijn met artikel 4, 1, 5 van de WVP. C.5. intern gebruik en/of mededeling aan derden 44. De OCMW s maken intern gebruik van deze gegevens in het kader van de sociale onderzoeken of om hun opdracht van sociale begeleiding uit te voeren. 5 Aangaande de terugbetalingen verwijst de POD Maatschappelijke integratie naar de artikelen 29 2 van de wet van 26 mei 2002 en aan artikel 102 van de wet van 8 juli 1976 dat in een verjaringstermijn voorziet van 5 jaar. Voor de dossiers die verband houden met staatssubsidies, geldt de verjaringstermijn die van toepassing is op de Rijksschuld, zoals geregeld in artikel 100 van de gecoördineerde wetten op de Rijkscomptabiliteit van 17 juli 1991 en de artikelen 113, 133 en 134 van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale staat die een verjaringstermijn van 10 jaar bepalen.

15 Beraadslaging RR 38 / / De OCMW s moeten de gegevens die zij in het kader van hun sociaal onderzoek hebben verzameld, verstrekken aan de personeelsleden van de inspectiedienst van de aanvrager. Krachtens het KB van 12 december , heeft de POD Maatschappelijke integratie immers als opdracht de aanvragen voor subsidies in het kader van de armoedebestrijding en de betalingen van toelagen aan de OCMW s te onderzoeken en het gebruik van de toelagen controleren in het kader van de maatschappelijke integratie. Aangezien de OCMW s om te kunnen genieten van de staatssubsidies, gecontroleerd moeten worden door de Inspectiedienst van de PODmi, moeten zijn die dienst toegang verschaffen tot de gegevens die zij verzamelden in het kader van het sociaal onderzoek. Gelet op artikel 4 van de WVP is een dergelijke gegevensmededeling toegelaten. 46. Bij geschillen worden de gegevens desgevallend verstrekt aan de advocaten die de belangen van de OCMW s en/of de PODmi verdedigen. Omdat het doeleinde van geschillenbeheer betreffende de dossiers van bijstandzoekers samenhangt met het doeleinde van het beheer van diezelfde dossiers, is een dergelijke gegevensmededeling eveneens gepast. C.6. Netwerkverbindingen 47. Uit de informatie die de aanvrager verstrekte, blijkt dat er tot nu toe aan derden nog geen informatie werd uitgewisseld op basis van het identificatienummer van het Rijksregister als primaire sleutel en dat er bijgevolg geen sprake is van netwerkverbindingen. 48. Het Comité neemt hiervan akte. Om volledig te zijn, benadrukt het Comité dat: indien er later andere netwerkverbindingen tot stand komen, de aanvrager het Comité hiervan voorafgaandelijk moet inlichten; het identificatienummer van het Rijksregister uitsluitend in relatie met derden kan gebruikt worden als dit in de lijn ligt van de doeleinden waarvoor die derden eveneens gemachtigd werden dit nummer te gebruiken. 6 KB van 12 december 2002 houdende oprichting van een Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie.

16 Beraadslaging RR 38 / /18 D. VEILIGHEID D.1. Consulent inzake informatieveiligheid en informatieveiligheidsbeleid 49. De OCMW s en de PODmi maken deel uit van het Sociale zekerheidsnetwerk 7 en zijn dus onderworpen aan het KB van 12 augustus 1993 houdende de organisatie van de informatieveiligheid binnen de instellingen van sociale zekerheid. Dit betekent dat zij beschikken: over een consulent inzake informatieveiligheid en dat zijn benoeming werd voorgelegd aan het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid; over een veiligheidsplan met vermelding van alle noodzakelijke middelen om het te kunnen uitvoeren. 50. De getroffen veiligheidsmaatregelen zijn bijgevolg toereikend. D.2. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen 51. Uit de informatie die de PODmi verstrekte, blijkt dat alleen de personeelsleden van de dienst Leefloon en Wet van 1965, die belast zijn met de verificatie van de wettelijkheid van de terugbetalingen aan de OCMW s, rechtstreeks toegang hebben tot het Rijksregister. 52. Bij de OCMW s hebben alleen de sociale werkers, zoals bedoeld in artikel 19, 1, 2 de lid van de voormelde wet van 26 mei 2002 recht op toegang tot de voormelde gegevens aangezien alleen deze personeelsleden gemachtigd zijn om sociale onderzoeken te voeren. 53. De aanvrager moet zoals voorgeschreven in artikel 12 WRR, een lijst opstellen met de personen die toegang hebben tot het Rijksregister en het identificatienummer gebruiken. Die lijst wordt voortdurend geactualiseerd en ter beschikking gehouden van het Comité. De verantwoordelijken voor de verwerking moeten de personen op die lijst bovendien een verklaring laten ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter te bewaren van de informatiegegevens waar zij toegang tot hebben. 7 Zie ook het KB van 4 maar 2005 tot uitbreiding van het netwerk van de sociale zekerheid tot de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, voor wat betreft hun opdrachten inzake het recht op maatschappelijke dienstverlening, met toepassing van artikel 18 van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid.

17 Beraadslaging RR 38 / /18 E. VERWERKING 54. Uit de verkregen informatie blijkt dat er diverse verwerkers tussenkomen in de gegevensverwerkingen die de OCMW s en de PODmi verrichten. 55. Het Comité herinnert eraan dat iedere verantwoordelijke voor de verwerking de verwerkingsopdracht moet omkaderen in een overeenkomst die beantwoordt aan de vereisten van artikel 16 van de WVP. Artikel 5, 1 ste lid, 3 van de WRR verplicht de verwerkers om aan de personen voor wie zij optreden als verwerker, verslag uit te brengen over de noodzakelijke, getroffen maatregelen om in overeenstemming te zijn met de bepalingen van de WVP. OM DIE REDENEN, Het Comité 1 machtigt voor onbepaalde duur de OCMW s voor de verwezenlijking van het doeleinde omschreven onder punt 7 en onder de voorwaarden uiteengezet in deze beraadslaging, om Permanent toegang te hebben tot de persoonsgegevens betreffende de bijstandzoekers, bedoeld in 1, 9 (afstamming), 10 (burgerlijke staat huwelijkscontract), 15 (handelingsbekwaamheid), 17 (rijbewijs), 18 (paspoort), 21 (pensioenbrevetten), 23 (oorlogsfeiten), 24 (handelsreiziger) en in artikel 2, 3 (land en plaats van herkomst in het buitenland) en 8 (recht op terugkeer) van het KB van 16 juli 1992 tot vaststelling van de informatie die opgenomen wordt in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister en in artikel 16, 2 van het KB van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, betreffende de bijstandzoekers (voorlopige inschrijving). De toegang voor het OCMW tot de gegevens bepaald in artikel 1, 16 (begrafenis) en 22 (orgaantransplantatie) van het voormeld KB van 16 juli 1992, met inbegrip van de historiek van de wijzigingen aan deze gegevens met uitzondering van de wijzigingen aan de gegevens bedoeld in artikel 1, 16, 18 en 22 van het KB van 16/07/1992. Permanent toegang te hebben tot de persoonsgegevens betreffende de onderhoudsplichtigen van de bijstandzoekers, bedoeld in artikel 1, 10 (burgerlijke staat huwelijkscontract), 15 (handelingsbekwaamheid), en 8 (recht op terugkeer) van het KB van 16 juli 1992 tot vaststelling van de informatie die opgenomen wordt in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister en in artikel 16, 2 van het KB van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister.

18 Beraadslaging RR 38 / /18 2 machtigt voor onbepaalde duur, de PODmi, voor de verwezenlijking van het doeleinde vermeld onder punt 8 en onder de voorwaarden uiteengezet in deze beraadslaging om Permanent toegang te hebben tot de persoonsgegevens betreffende de bijstandzoekers, bedoeld in artikel 1, 9 (afstamming), 10 (burgerlijke staat huwelijkscontract), 15 (handelingsbekwaamheid), 17 (rijbewijs), 18 (paspoort), 21 (pensioenbrevetten), 24 (handelsreiziger) en in artikel 2, 3 (land en plaats van herkomst in het buitenland) van het KB van 16 juli 1992 tot vaststelling van de informatie die opgenomen wordt in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister; met inbegrip van de historiek van de wijzigingen aan deze gegevens uitgezonderd de wijzigingen aan het gegeven bedoeld in artikel 1, 18 van het KB van 16/07/1992. Permanent toegang te hebben tot de persoonsgegevens van de onderhoudsplichtigen van de bijstandzoekers, bedoeld in artikel 1, 10 (burgerlijke staat huwelijkscontract), 15 (handelingsbekwaamheid), en 8 (recht op terugkeer) van het KB van 16 juli 1992 tot vaststelling van de informatie die opgenomen wordt in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister en in artikel 16, 2 van het KB van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister. 3 weigert wat verder werd gevraagd. Voor de Administrateur m.v., De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon