Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg

Transcriptie

1 Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg Gemeente Amersfoort Nederlands Adviesbureau Risicomanagement Enschede, maart 2013 NAR Advies BV T: Postbus 769 KvK E: 7500 AT Enschede I:

2 2013 Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement bv. Dit rapport is uitsluitend bestemd voor de opdrachtgever. De inhoud van dit rapport is gebaseerd op omstandigheden bij en informatie ter beschikking gesteld door de opdrachtgever. Op geen enkele wijze kan worden gegarandeerd dat beschreven omstandigheden volledig in overeenstemming zijn met van toepassing zijnde wet- en regelgeving, noch mag worden aangenomen dat de inhoud van dit rapport volledig is ten aanzien van de onderzochte risico s. Derden die van dit rapport kennisnemen kunnen aan dit rapport geen rechten ontlenen. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze rapportage mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement bv. Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding Proces Leeswijzer Structuur risicoanalyse Risico s en beheersmaatregelen Top 10 risico s Politieke risico s Zorginhoudelijke risico s Financiële risico s Juridische risico s Partners Jeugdzorg Personele risico s Informatiseringsrisico s Aanbevelingen Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

4 1 Inleiding Deze rapportage bevat de risico s, onzekerheden en mogelijke beheersmaatregelen rondom de decentralisatie jeugdzorg, zoals deze op dit moment binnen de gemeente Amersfoort geanalyseerd zijn. Juist in de huidige voorbereidingsfase zijn er nog veel mogelijkheden om beheersmaatregelen te treffen dan wel bij te sturen. Dit is echter niet eenvoudig omdat nog veel risico s onbekend zijn of de (financiële) impact nog niet in te schatten is. De risico s en beheersmaatregelen kunnen bij de besluitvorming, plannen en beleidsstukken worden meegenomen. Deze risicoanalyse is uitgevoerd door het Nederlands Adviesbureau Risicomanagement en gebaseerd op de kennis die binnen de gemeente Amersfoort en ook bij andere gemeenten over dit onderwerp aanwezig is. 1.1 Aanleiding Vanaf 1 januari 2015 worden gemeenten integraal verantwoordelijk voor de gehele jeugdzorgketen in Nederland. Deze verantwoordelijkheid ligt nu nog versnipperd bij Provincies, Rijk en zorgverzekeraars die verschillende aanbieders inschakelen voor de uitvoering van taken op dit gebied. De verwachting is dat deze decentralisatie zorgt voor betere jeugdzorg tegen lagere kosten. Bij overdracht van de taken naar gemeenten vindt een korting plaats van in totaal 450 mln. (op een totaalbedrag van 3 mld.). Gemeenten staan hiermee voor een grote uitdaging: met minder middelen dan de huidige uitgaven een nieuwe taak uitvoeren. De gemeente Amersfoort ziet kansen in het organiseren van betere en betaalbare jeugdzorg maar realiseert zich terdege dat deze decentralisatie ook grote risico s op verschillende gebieden (o.a. zorginhoudelijk, financieel, imago) met zich mee brengt. In recente uitingen van de VNG blijkt dat zij zich ook zorgen maakt betreffende de vele onzekerheden met mogelijke financiële consequenties ten aanzien van de drie decentralisaties. Zij pleit voor een onderzoek door de Algemene Rekenkamer om de financiële consequenties door te rekenen. In tegenstelling tot vele andere gemeenten, heeft de gemeente Amersfoort besloten niet af te wachten en in een zeer vroeg stadium te starten met de implementatie van risicomanagement. Doelstelling is om de risico s te managen welke een goede uitvoering van de taken rondom Jeugdzorg welke de gemeente per overgedragen krijgt. Tijdens de jaarlijkse gemeentebrede inventarisatie van risico s in het kader van de paragraaf weerstandsvermogen is proactief besloten om een verdiepingsslag naar de risico s rondom de drie transities uit te voeren. Doelstelling was om de medewerkers risicobewust te maken, dezelfde risico- taal te spreken en de kennis rondom risicomanagement te vergroten. Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

5 1.2 Proces Bij het uitvoeren van de risicoanalyse voor de transitie jeugdzorg is gebruik gemaakt van het proces zoals beschreven in de ISO handreiking over risicomanagement. Deze in 2009 gepubliceerde handreiking biedt een eenduidig begrippenkader en houvast bij het uitvoeren van integrale risicoanalyses. De context Gestart is met de kennis rondom risicomanagement van de betrokken adviseurs en afdelingshoofden te vergroten door middel van het organiseren van een 3-tal workshops. Tijdens deze workshops is per transitie uitvoerig gesproken over doelstellingen, fasering, betrokken partijen en onzekerheden rondom deze transities. Risico-identificatie en risicoanalyse Na de eerste workshops is een risicoanalyse uitgevoerd. Ter voorbereiding zijn uit deze workshops en diverse beleidsstukken risico s gedestilleerd en is een structuur opgesteld die gedurende de verschillende projectfases gebruikt wordt om op te sturen. Deze structuur bestaat enerzijds uit de vraagstukken die tot op heden benoemd zijn in het projectplan en anderzijds uit verschillende soorten risico s. Dit maakt het totale risicoprofiel meer inzichtelijk en zorgt voor een brede blik bij het uitvoeren van risicoanalyses. Door deze risico s in een vroegtijdig stadium inzichtelijk te maken wordt het mogelijk al in de huidige (voorbereidende) fase maatregelen in bijvoorbeeld beleid in te bouwen die risico s in de uitvoering al voorafgaand aan de daadwerkelijke overdracht beperken. Tijdens de risicoanalyse hebben afdelingshoofden en medewerkers de verschillende risico s voor Amersfoort geconcretiseerd en indien mogelijk gekwantificeerd. Het laatste bleek in dit stadium nog moeilijk. Reden hiervoor is dat de gemeentelijke organisatie zeer afhankelijk is van externe informatievoorziening en de uitwerking van het regeerakkoord. Kwantificering zal plaatsvinden zodra de daarvoor benodigde informatie beschikbaar is. Na de risicoanalyse zijn aan de verschillende risico s de reeds ingezette of nog in te zetten beheersmaatregelen toegevoegd. Risico-evaluatie Na de workshops zijn de risico s met enkele gemeentelijke experts nog verder uitgewerkt en geconcretiseerd. De risico s zijn waar relevant samengevoegd of juist in meerdere risico s verdeeld. Daarnaast zijn de verschillende beheersmaatregelen verder uitgewerkt op basis van de plannen zoals deze op dit moment beschikbaar zijn. Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

6 Risicobehandeling Nu de beheersmaatregelen initieel zijn benoemd zullen deze ook in de praktijk worden uitgevoerd. Vervolgstappen zijn het actualiseren, opnemen en/of verder uitwerken van beheersmaatregelen in de verschillende (deel)plannen, zorgen dat de benoemde beheersmaatregelen ook daadwerkelijk tot uitvoering komen, kwantificering van risico s en continue alertheid op nieuwe en veranderende risico s om tijdig bij te kunnen sturen. 1.3 Leeswijzer Hoofdstuk 2 schetst de context van de uitgevoerde risicoanalyse. Hoofdstuk 3 geeft de structuur van de analyse en hoofdstuk 4 geeft de resultaten van de risicobeoordeling weer en gaat al in op de risicobehandeling (beheersing). Hierbij is een top 10 van alle risico s opgenomen en vervolgens zijn alle risico s weergegeven op basis van de verschillende soorten risico s die onderkend zijn. Hoofdstuk 5 bevat aanbevelingen die voornamelijk gericht zijn op risicobeheersing, monitoring en beoordeling van het proces van risicomanagement en communicatie en overleg over de risico s en beheersmaatregelen. Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

7 01 Politiek 02 Zorginhoudelijk 03 Financiën 04 Wet- en regelgeving / juridisch 05 Partners Jeugdzorg 06 Personeel 07 Informatisering Totaal 2 Structuur risicoanalyse Om de risico s op een gestructureerde wijze te inventariseren is zo veel mogelijk aangesloten bij de thema s (daadwerkelijke activiteiten) die landelijk in gebruik zijn bij de VNG/G32 werkgroepen. Om een integraal beeld (en niet enkel zorginhoudelijk) te verkrijgen zijn er vanuit verschillende invalshoeken (brillen) risico s geïnventariseerd en geanalyseerd. In onderstaande matrix zijn de beide indelingen aan elkaar gekoppeld. De getallen geven weer hoeveel risico s benoemd zijn op het betreffende kruispunt van thema en soort risico. Uit de analyse blijkt dat de meeste risico s financieel zorginhoudelijk zijn. Maar ook de risico s rondom de samenwerking met de partners zijn aanmerkelijk. Algemeen 1 1 Transformatie Cultuuromslag Opvoedkundig klimaat Innovatie Organisatievraagstuk Transitie Positie ouders en jeugdigen Aanbod jeugdigen & onderwijs Gedwongen kader Crisissituaties 1 1 Sturing en financiering Regiovorming 1 1 Informatie en monitoring 2 2 Kwaliteit toezicht Toegang en indicatie 1 1 Beleidsplan en verordening 1 1 Proces van overdracht Totaal Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

8 3 Risico s en beheersmaatregelen Tijdens de risicoanalyse zijn in totaal 60 risico s geïdentificeerd. Aangezien een aantal risico s een duidelijke correlatie vertoonden zijn risico s waar mogelijk geclusterd waardoor het aantal teruggebracht is naar 29. Omdat het niet mogelijk is de beheersing van alle risico s evenveel aandacht te geven is een prioritering aangebracht. Deze prioritering is gemaakt door het Nederlands Adviesbureau Risicomanagement in samenspraak met de gemeente Amersfoort op basis van een inschatting van de kans op optreden van het betreffende risico en de mogelijke impact (inschatting voor beheersmaatregelen). Zowel kans als impact zijn voor alle risico s gescoord op een vijfpuntsschaal zoals in de tabel hieronder is weergegeven. Vervolgens is door het vermenigvuldigen van kans en gevolg voor ieder risico een risicoscore berekend. Deze risicoscore is minimaal 1 (kans 1 en impact 1) en maximaal 25 (kans 5 en impact 5). De combinatie van kans en impact levert een prioritering van de risico s op, zodat de focus snel op de grootste risico s gelegd wordt. Op de volgende pagina zijn de geïdentificeerde risico s in sterk verkorte vorm weergegeven in een risicokaart. K la sse K a ns/impa c t 1 Zeer klein 2 K lein 3 Matig 4 G root 5 Zeer groot Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

9 Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

10 3.1 Top 10 risico s Hieronder volgt een top 10 aan risico s op basis van de kans en impact score. Een risico s met een kleine kans, maar enorme impact is het politieke risico van een heftige reactie op incidenten na 1 januari Dit risico wordt door veel gemeenten als meest ongewenste topgebeurtenis bestempeld, en staat om die reden op de eerste plaats. Risico omschrijving Categorie Kans Impact Maatregelen Heftige reactie op incidenten na 1 januari - Bewustwording en protocollen hoe om te gaan met een dergelijke 2015 situaties inclusief communicatie Proactief benaderen van de media Gemeente is niet in staat inkoop/aanbesteding voldoende te realiseren Onvoldoende budget om benodigde zorgaanbod te realiseren Niet tijdig beschikken over juiste informatie ten behoeve van beleidsontwikkeling en begroting 05 Partners Jeugdzorg 03 Financiën 07 Informatisering Vooraf afspraken maken met Raad / B&W - Deskundigheid inhuren - Overnemen bestaande partijen - Gedeeltelijk bestaande contracten overnemen - Gedeeld belang zoeken samen met mogelijke aanbieders - Aanbieders niet alleen verantwoordelijk maken voor door de gemeente gevraagde diensten/producten maar ook voor de totstandkoming daarvan (gedeelde verantwoordelijkheid voor opgaven gemeente creëren) - bijstellen eigen beleid - Lobby door VNG. Overleg met en lobby door G32 - Anders te gaan werken door de zorg anders te organiseren o.a. door: o Door de 0- en 1 ste lijn te versterken, een betere mix van aanbod en betere coördinatie o Inkoop: sterk kostenbewustzijn laag in de organisatie te creëren o Bij inkoop zorgaanbieders naast de kwaliteit ook de prijs, als selectiecriterium mee te laten wegen - Initiatief om datavoorziening te verbeteren - Concrete en eenduidige uitvraag van gegevens bij verschillende partijen - Provincie stelt transitieagenda op - Conservatieve inschatting van het budget - In contracten en aanpak zorgen voor voldoende flexibiliteit om bij te sturen Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

11 Risico omschrijving Categorie Kans Impact Maatregelen Mislukken of vertragen noodzakelijke 01 Politiek - Intensivering bestaande samenwerkingsverband Eemland samenwerkingsverbanden Provinciaal en bovenregionaal is vraagstuk geadresseerd om inkoop specialistische jeugdzorg te realiseren Discontinuïteit van huidige en gewenste zorgaanbod door overdracht naar gemeente Grotere zorgvraag dan waarmee rekening is gehouden Kosten overdracht lopende trajecten na 2015 Client gegevens komen bij onbevoegde personen terecht 02 Zorginhoudelijk 03 Financiën 03 Financiën 04 Wet- en regelgeving / juridisch Partners tijdig betrekken en zo spoedig mogelijk informeren wat inrichting nieuwe stelsel voor gevolgen heeft voor hun organisatie - Pilot structuur - Inventarisatie van lopende trajecten en afspraken qua aantallen en type zorg in samenwerking met de provincie - In alle afspraken rekening houden met lopende zorgtrajecten en afspraken over continuïteit vastleggen en bestaande trajecten waar mogelijk af te ronden - Vangnet inregelen voor schrijnende gevallen - Ook kan besloten worden de door de Provincie gemaakt afspraken 1 op 1 over te nemen en pas in 2016 nieuwe afspraken te maken - Budgetbewaking - Afspraken met huisartsen - Verminderen doorstroom naar 2e lijn door investeren in 0 en 1e lijn. (innovatie hierop in proeftuin Soesterkwartier) - Budget voor preventie niet afhankelijk maken van eventueel overschot op andere taken - Beleid aanpassen - Financiële reserves opbouwen en budgetten ontschotten - Inzicht in aantallen lopende trajecten - Afspraken over indicatie stellingen vanaf heden - Afspraken maken en helder protocol - Audit Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

12 Risico omschrijving Categorie Kans Impact Maatregelen ICT-infrastructuur is niet tijdig gereed om 07 Informatisering - Aansluiting met landelijke ICT initiatieven o.a. de kosten te beheersen van de op de - Beginnen met basale toepassingen ICT bewezen technologie vraag gebaseerde zorgconsumptie Niet te hoge verantwoordingseisen opleggen Onvoldoende specialistische hulp beschikbaar 02 Zorginhoudelijk (Boven)regionale samenwerking realiseren - Op basis van huidige gegevens zwaardere zorg inkopen (niet te optimistisch over verschuiving op korte termijn van zwaar naar lichtere vorm van zorg) Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

13 1.1 Politieke risico s Categorie Risico omschrijving Oorzaken Kans Impact Maatregelen 01 Politiek Mislukken of vertragen noodzakelijke samenwerkingsverbanden Verschillende regionale verbanden (decentralisatie, passend onderwijs, arbeidsmarktregio s) 01 Politiek Discontinuïteit in beleid - Verkiezingen maart Schuivende panelen/ waan van de dag Politiek Heftige reactie op incidenten na 1 januari Politiek Onvoldoende rolvastheid B&W, Gemeenteraad - Incidenten zijn niet te voorkomen - Ontkenning van de mogelijkheid op incidenten en hier onvoldoende op zijn voorbereid - Onvoldoende vertrouwen van Raad in College, organisatie en betrokken partijen in het veld - Onbekendheid met de materie Intensivering bestaande samenwerkingsverband Eemland - Provinciaal en bovenregionaal is vraagstuk geadresseerd om inkoop specialistische jeugdzorg te realiseren - In gesprek blijven over lange termijn doelen - Vastleggen gemaakte afspraken en beleidskeuzes - Beleidskader en verordening - Politiek helpen bij focus lange termijn doelen - Bewustwording en protocollen hoe om te gaan met een dergelijke situaties inclusief communicatie - Proactief benaderen van de media - Vooraf afspraken maken met Raad / B&W - Rollen en verantwoordelijkheden helder omschrijven - Regelmatigbetrekken van de Raad - Indien dit risico zich voor doet zal extra capaciteit nodig zijn Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

14 1.2 Zorginhoudelijke risico s Categorie Risico omschrijving Oorzaken Kans Impact Maatregelen 02 Zorg inhoudelijk- 02 Zorg inhoudelijk Discontinuïteit van huidige en gewenste zorgaanbod door overdracht naar gemeente Stapeling van kwalitatieve effecten LVB-jeugd (transitie begeleiding naar WMO, passend onderwijs, beleidswijzigingen Werk & Inkomen) waardoor kwetsbare jongeren niet op tijd voldoende ondersteuning krijgen - Afhaken huidige aanbieders - Onvoldoende nieuwe aanbieders/werkwijze - Door overdracht onvoldoende aansluiting (overdracht lopende trajecten) - Onvoldoende deskundigheid op lokaal niveau om LVBproblematiek op te pakken - Ontbreken van passende zorg Partners tijdig betrekken en zo spoedig mogelijk informeren wat inrichting nieuwe stelsel voor gevolgen heeft voor hun organisatie - Pilot structuur - Inventarisatie van lopende trajecten en afspraken qua aantallen en type zorg in samenwerking met de provincie - In alle afspraken rekening houden met lopende zorgtrajecten en afspraken over continuïteit vastleggen en bestaande trajecten waar mogelijk af te ronden - Vangnet inregelen voor schrijnende gevallen - Ook kan besloten worden de door de Provincie gemaakt afspraken 1 op 1 over te nemen en pas in 2016 nieuwe afspraken te maken - Effecten in kaart brengen - Zo mogelijk en wenselijk compenserende maatregelen treffen - Analyse meest kwetsbare jongeren - Proactieve communicatie naar professionals Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

15 Categorie Risico omschrijving Oorzaken Kans Impact Maatregelen 02 Zorg Onvoldoende specialistische inhoudelijk hulp beschikbaar 02 Zorg inhoudelijk 02 Zorg inhoudelijk Onvoldoende aandacht voor collectieve basiszorg Onvoldoende waarborg van veiligheid kind/jongere - Specialistische hulp is onvoldoende ingekocht - Te sterke focus op lichte zorg, waardoor onvoldoende zwaardere vormen beschikbaar zijn - Onduidelijkheid over verdeling zorg lokaal, regionaal en bovenregionaal - Door focus op individuele casuïstiek hoge kosten - Te veel medicalisering - Onvoldoende vaardigheden van professionals - Professionals weten niet waar zij terecht kunnen voor aanmelden en signaleren risicogezinnen (Boven)regionale samenwerking realiseren. - Op basis van huidige gegevens zwaardere zorg inkopen (niet te optimistisch over verschuiving op korte termijn van zwaar naar lichtere vorm van zorg) - Verbinding leggen tussen sociale wijkagenda s en teams waarin casussen worden besproken - Stimuleren van eigen kracht - Prioriteit in communicatie naar het veld rondom nieuwe procedures - Onderwerp collectief maken - Naleving VIR (Verwijsindex Risicojongeren) Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

16 1.3 Financiële risico s Categorie Risico omschrijving Oorzaken Kans Impact Maatregelen 03 Financiën Onvoldoende budget om benodigde zorgaanbod te realiseren 03 Financiën Grotere zorgvraag dan waarmee rekening is gehouden - Bezuiniging van het rijk op huidig uitvoeringsbudget - Aanvullende bezuinigingen vanuit het rijk - Vergoeding voor invoeringskosten is niet toereikend - Verdeelmodel pakt ongunstig uit voor gemeente - Afschaffing van aanvullend op het rijksbudget uitgekeerde subsidies door provincies - Ambitieniveau sluit niet aan bij financiële mogelijkheden - Gemeenteraad kent onvoldoende budget toe - Verruiming wettelijke aanspraken zonder aanvullend budget. Hogere instroom dan verwacht - Wettelijk recht van huisarts/kinderrechter op doorverwijzing naar jeugdzorg. Niet realiseren van de verwachte beperking instroom door preventie - Niet tijdig beschikken over juiste informatie ten behoeve van opstellen begroting Lobby door VNG. Overleg met en lobby door G32. - Anders te gaan werken door de zorg anders te organiseren o.a. door: Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart o o o Door de 0-lijn te versterken, een betere mix van aanbod en betere coördinatie Inkoop: sterk kostenbewustzijn laag in de organisatie te creëren. Bij inkoop zorgaanbieders naast de kwaliteit op de prijs, als selectiecriterium mee te laten wegen. - Budgetbewaking - Afspraken met huisartsen - Verminderen doorstroom naar 2 e lijn door investeren in 0 en 1 e lijn. (innovatie hierop in proeftuin Soesterkwartier) - Budget voor preventie niet afhankelijk maken van eventueel overschot op andere taken - Beleid aanpassen - Financiële reserves opbouwen en budgetten ontschotten

17 Categorie Risico omschrijving Oorzaken Kans Impact Maatregelen 03 Financiën Afbouwkosten huidige situatie voor rekening van de gemeente 03 Financiën Hoge overheadkosten voor klein aantal jeugdigen (onrendabele top) 03 Financiën Extra kosten transformatie hoger dan beschikbare budget 03 Financiën Kosten overdracht lopende trajecten na Niet tijdig opzeggen langdurige contracten/subsidierelaties - Afbouwkosten voor gemeente bij stopzetten subsidierelaties na overdracht - Afwenteling frictiekosten (van Provincie of instellingen) door de Provincie op de gemeente - Afwenteling frictiekosten (van instellingen) door financiers op de gemeente Minimale afname bepaalde specialistische dure zorg Kosten experimenten - Kosten investeringen 1 e lijn lopen vooruit op terugverdieneffect 2 e lijn - Wettelijke plicht Gemeente heeft haar subsidierelaties al een vooraankondiging gedaan betreffende stopzetten subsidie - Provincie heeft haar subsidie en/of inkoop relaties al een vooraankondiging gedaan betreffende stopzetten subsidie - Risico s spreiden door realiseren bovenregionale inkoop ( plus regio s) - Continu monitoring van kosten zodat op den duur de kosten ten gevolge van andere werkwijze afnemen - Provinciale gelden vrij spelen - Inzicht in aantallen lopende trajecten - Afspraken over indicatie stellingen vanaf heden Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

18 1.4 Juridische risico s Categorie Risico omschrijving Oorzaken Kans Impact Maatregelen 04 Wet- en Wijzigingen wet-regelgeving - Wet -en regelgeving - Keuzes afdwingen betreffende de financiële regelgeving / waardoor budgetten prioritering van de verschillende doelgroepen 5 1 juridisch afnemen/anders ingezet welke minimaal bediend moeten worden 04 Wet- en regelgeving / juridisch 04 Wet- en regelgeving / juridisch 04 Wet- en regelgeving / juridisch moeten worden Vertraging invoering Jeugdwet - Maatschappelijke discussie - Onderzoeksrapporten VNG/rekenkamer - Onvoldoende kwaliteit van de wet- en regelgeving Onvoldoende kwaliteit /vertraging gemeentelijke verordening Client gegevens komen bij onbevoegde personen terecht - Vertraging rijk - Vertraging conceptmodel VNG - Langdurige regionale afstemming met cliënten aanbieders en regio - Onvoldoende afspraken betreffende informatiebeveiliging - Onvoldoende naleving afspraken informatiebeveiliging Monitoring van actuele onderzoeken - Lobby - Tijdig beginnen op basis van concepten - Afspraken maken en helder protocol - Audit Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

19 1.5 Partners Jeugdzorg Categorie Risico omschrijving Oorzaken Kans Impact Maatregelen Te laat en onvoldoende - Onvoldoende urgentiebesef 05 Partners invloed van de cliënt op positie cliënten en hun 3 2 Jeugdzorg inrichting jeugdstelsel vertegenwoordigers 05 Partners Jeugdzorg 05 Partners Jeugdzorg Door prijsconcurrentie zijn toeleveranciers niet in staat de gevraagde kwaliteit te leveren Door prijsconcurrentie komen aanbieders in de financiële problemen - Aanbieders concurreren te sterk op prijs/onder kostprijs aanbieden - Gemeente is te veel gefocust op kostenkant Aanbieders concurreren te sterk op prijs/onder kostprijs aanbieden - Gemeente is te veel gefocust op kostenkant Vraagstuk benoemen en adresseren (lokaal en (boven)regionaal - Concreet uitwerken in (vernieuwde) werkwijze - Kwaliteitscriteria opstellen en meenemen in selectie - Besturings- en bekostigingsmodel maken wat ertoe leid dat zorg wordt geboden tegen laagst mogelijke kosten zonder dat bedrijven omvallen met ruimte voor innovatie - Scherpe juridische voorbereiding om dit financiële risico te beperken - Monitoring financiële gezondheid meest cruciale aanbieders - Besturings- en bekostigingsmodel maken wat ertoe leid dat zorg wordt geboden tegen laagst mogelijke kosten zonder dat bedrijven omvallen met ruimte voor innovatie - Scherpe juridische voorbereiding om dit financiële risico te beperken 05 Partners Jeugdzorg Gemeente is niet in staat inkoop/aanbesteding voldoende te realiseren - Kennisachterstand van gemeente ten opzichte van instellingen - Onvoldoende ervaring met inkoop jeugdzorg om realistisch en hanteerbaar aanbod te realiseren - Onvoldoende concurrentie tussen aanbieders om goede prijs/kwaliteitverhouding te Deskundigheid inhuren - Overnemen bestaande partijen - Gedeeltelijk bestaande contracten overnemen - Gedeeld belang zoeken samen met mogelijke aanbieders - Aanbieders niet alleen verantwoordelijk maken voor door de gemeente gevraagde diensten/producten maar ook voor de totstandkoming daarvan (gedeelde Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

20 Categorie Risico omschrijving Oorzaken Kans Impact Maatregelen realiseren verantwoordelijkheid voor opgaven gemeente - Belangentegenstelling tussen gemeente en zorgaanbieders creëren) - Aanbieders concurreren te sterk op prijs/onder kostprijs aanbieden 05 Partners Jeugdzorg Innovatie en samenwerking komen niet in gewenste mate tot stand - Organisatiebelang wordt boven het belang van het kind gesteld. - Bestaande institutionele belangen van aanbieders waardoor onvoldoende ruimte voor nieuwe aanbieder(s) - Sterke focus op continuïteit Belang van het kind voorop blijven stellen bij onderhandelingen met aanbieders - Bestaande en nieuwe instellingen betrekken bij innovatie - Innovatie opnemen in subsidie c.q. inkoopcriteria Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

21 1.6 Personele risico s Categorie Risico omschrijving Oorzaken Kans Impact Maatregelen 06 Personeel Zorgorganisatie beschikt niet over voldoende medewerkers - Transformatie/cultuuromslag kost veel tijd - Op tijd functieomschrijving en benodigde competenties met de gewenste capaciteiten - Onvoldoende sturing en opleiding Scholingsplan (onvoldoende generalisten) vanuit regionale partijen zelf - Tijd en middelen beschikbaar stellen 06 Personeel Expertiseverlies doordat personeel bij zorgverleners door onzekerheid vertrekt 06 Personeel Gemeente heeft onvoldoende expertise en/of capaciteit - Onzekerheid over positie en continuïteit van de organisatie Nieuw veld - Complexe opdracht - Beperkte tijd en budget Inzicht geven in het te doorlopen proces - Aangeven wanneer duidelijk is met welke organisatie zorg wordt ingekocht - Partners tijdig betrekken en zo spoedig mogelijk wordt wat inrichting nieuwe stelsel voor gevolgen heeft voor hun organisatie - Inhuren specifieke deskundigheid - Kennisdeling - Scholing interne medewerkers - Vergroten kennis en kunde LVB en GGZ vraagstukken en hoe deze te herkennen Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

22 1.7 Informatiseringsrisico s Categorie Risico omschrijving Oorzaken Kans Impact Maatregelen 07 Informatisering 07 Informatisering Niet tijdig beschikken over juiste informatie ten behoeve van beleidsontwikkeling en begroting ICT-infrastructuur is niet tijdig gereed om o.a. de kosten te beheersen van de op de vraag gebaseerde zorgconsumptie - Onvoldoende gedetailleerd inzicht in huidige zorgvraag en - gebruik - Onvoldoende data/kennis beschikbaar om goede startfoto te kunnen maken - Onvoldoende betrouwbaarheid cijfers over het huidig zorggebruik - Verborgen gebreken in overgedragen systemen - Kinderziektes, maatwerk en/of koppelingen bij invoeren nieuw systeem - Te hoge ambities of veronderstelde afhankelijkheid van ICT Initiatief om datavoorziening te verbeteren Concrete en eenduidige uitvraag van gegevens bij verschillende partijen Provincie stelt transitieagenda op - Conservatieve inschatting van het budget - In contracten en aanpak zorgen voor voldoende flexibiliteit om bij te sturen - Aansluiting met landelijke ICT initiatieven - Beginnen met basale toepassingen ICT bewezen technologie - Niet te hoge verantwoordingseisen opleggen Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

23 2 Aanbevelingen Uit deze analyse blijkt dat de decentralisatie van Jeugdzorg gepaard gaat met veel verschillende soorten risico s en daarmee een behoorlijke opgave is voor de gemeentelijke organisatie. Ook is gebleken dat de gemeentelijke organisatie risicobewust is door in een zeer vroeg stadium deze analyse uit te voeren en actief met risicobeheersing aan de slag te gaan. Om de risicoanalyse compleet te maken en risicomanagement te borgen in de organisatie zijn onderstaand een aantal aanbevelingen opgenomen ten aanzien van risicobehandeling, communicatie en overleg en monitoring. Aanbevelingen ten aanzien van communicatie en overleg Voor management en bestuur is het van belang goed inzicht te hebben in de aard, de omvang en de ontwikkeling van de risico s en de effectiviteit van de beheersmaatregelen. Onze aanbeveling is om de huidige risico s te verwerken en te onderhouden in het gemeentebrede risicomanagement informatiesysteem NARIS. Vanuit het systeem kunnen rapportages gemaakt worden welke kunnen dienen als leidraad bij voortgang gesprekken met het management. De gemeenteraad dient middels de reguliere P&C cyclus op de hoogte gehouden te worden over de ontwikkelingen ten aanzien van de top 10 risico s en de risicobeheersing. Voorkomen dient te worden dat de organisatie meer bezig is met risicoverantwoording dan met het daadwerkelijk risico s managen. Hierbij zijn flexibiliteit, voldoende handelingsvrijheid en vertrouwen kernwoorden. Om draagvlak en veranderingsbereidheid bij betrokken partijen te vergroten, stellen wij voor actief de regie te voeren ten aanzien van risicomanagement en de communicatie over risico s en bijbehorende beheersing. Aanbevelingen Risicobehandeling Om de proportionaliteit tussen risico en beheersing te behouden dienen de risico s gekwantificeerd te worden om twee redenen; Enerzijds om hiermee de noodzakelijke risicobuffer in de kostenramingen op te nemen. Anderzijds om hiermee een efficiënte afweging tussen de risico s en kosten van beheersing te kunnen maken. Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart

24 Er zijn meerdere beheerstrategieën: vermijden, de kans of impact verkleinen, accepteren of overdragen. Van belang is om bij overdracht van risico s door bijv. de inkoop van diensten heldere contractuele afspraken met betrokken partijen te maken. In het inkoopproces adviseren wij om de inschrijvers op de aanbestedingen zelf een risicoanalyse te laten opstellen en de kwaliteit van de analyses mee te laten wegen als selectiecriterium. Wij adviseren de risico s te koppelen aan de fasering in de tijd zodat het dagelijks management op de acties en bijbehorende risico s kan sturen. Aanbevelingen Monitoring en beoordeling Risicomanagement is een continu proces. Daarom stellen wij voor het management expliciet verantwoordelijk te maken voor het continu actualiseren van de risico s en monitoren van beheersmaatregelen. Wel dienen zij hierbij qua project- en risicosturing ondersteund te worden. Om het risicomanagementproces te borgen stellen wij voor om een risicomanager voor de drie transities gezamenlijk te benoemen. Deze risicomanager is als procesbegeleider verantwoordelijk voor de volgende taken: - Risico s regelmatig op de agenda van het diverse overleggen te zetten dan wel zelf risicoanalyse bijeenkomsten te initiëren; - De kwaliteit, uniformiteit van de risicoanalyses te bewaken; - Middels het risicomanagement informatiesysteem risico s te actualiseren; - De integraliteit van het risicoprofiel tussen de drie transities bewaken - Het management ondersteunen in het signaleren van nieuwe risico s en beheersing te monitoren; - Indien noodzakelijk initiëren verdieping risicoanalyses; - Conform de reguliere P&C rapportages voor te bereiden en afstemmen met het management. Gemeente Amersfoort, Risicomanagement decentralisatie jeugdzorg, maart