INFOBROCHURE. Teamcoördinator Archief - Archivaris

Transcriptie

1 INFOBROCHURE Teamcoördinator Archief - Archivaris Contractuele, voltijdse functie Niveau A1a-A2a Selectieprocedure met het oog op een onmiddellijke aanstelling en met aanleg van een werfreserve van 2 jaar Masterdiploma, de richting archiefwetenschappen, geschiedenis of rechten wordt aanbevolen Afsluiting sollicitatietermijn: 4 september 2016 Datum selectieproeven: najaar 2016

2

3 A. Korte voorstelling Het pittoreske Lier is gelegen aan de samenvloeiing van de Grote en de Kleine Nete, op een boogscheut van Antwerpen en Brussel. De stad telt iets meer dan inwoners. Bezienswaardigheden die je niet mag missen, zijn de Sint-Gummaruskerk, het Begijnhof en de Zimmertoren. Ook het indrukwekkende stadhuis, met belfort, in het midden van de vernieuwde Grote Markt is een ommetje waard. Het stadsbestuur van Lier en het OCMW van Lier werken al een tijdje samen, onder een gemeenschappelijke secretaris. Geleidelijk aan worden alle processen gestroomlijnd zodat we naar één organisatie evolueren. De missie van stad Lier: De stad Lier is een historische, kleinschalige (in de zin van gezellig ) en bruisende stad met regionale uitstraling. Het stadsbestuur zorgt voor een kwaliteitsvolle dienstverlening aan iedere inwoner, werknemer, ondernemer en bezoeker opdat het goed is om er te leven, te wonen, te werken en te vertoeven. De missie van OCMW Lier: Het OCMW Lier beoogt op lokaal niveau duurzaam en in partnerschap met andere actoren op het terrein de sociale grondrechten van de burgers te realiseren en dit in een voortdurend veranderend sociaal landschap. Het OCMW werkt hierbij niet enkel curatief, maar ook preventief en opteert resoluut voor een integrale aanpak van het lokaal sociaal beleid; prioritaire aandacht gaat naar kansarmen en zorgbehoevende ouderen. Bij stad en OCMW Lier zorgen meer dan 600 medewerkers voor een klantvriendelijke dienstverlening aan inwoners en het realiseren van de beleidsbeslissingen. Daarvoor hebben we medewerkers met verschillende kwaliteiten nodig. We staan beslist open voor een grote verscheidenheid in de organisatie. Daarom moedigen we ook personen uit minderheidsgroepen aan om te solliciteren. We selecteren kandidaten op basis van hun competenties en maken geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, afkomst, cultuur, seksuele geaardheid of geloof. Meer informatie over stad en OCMW Lier vind je op en

4 B. Functie Je bent verantwoordelijk voor het archief van stad en OCMW. Je beschikt dan ook over digitale en organisatorische skills. Het is dan ook belangrijk is dat je goed kan - plannen en organiseren / coördineren - mondeling en schriftelijk communiceren - problemen oplossen PLAATS IN DE ORGANISATIE Departement: Algemene Zaken Team: Archief Rapporteert aan: Departementshoofd Algemene Zaken Geeft leiding aan: team archief Evaluatoren 1 e evaluator : departementshoofd Algemene Zaken 2 e evaluator : secretaris DOEL VAN DE FUNCTIE De teamleider Archief-Archivaris is verantwoordelijk voor het archiefbeleid en archiefbeheer RESULTAATGEBIEDEN RESULTAATGEBIED 1: ARCHIEFBELEID Doel: Voorbereiden, implementeren, coördineren en evalueren van het archiefbeleid samen met de secretaris(sen) en hiervoor samenwerken en communiceren met interne partners Voorbereiden van de strategie van het archiefbeleid en hierin voorstellen formuleren, actieplannen opmaken teneinde het archiefbeleid te realiseren in overleg met de secretaris en samen met het OCMW voorbereiden, uitvoeren, coördineren van de strategische archiefprocessen en onder andere met als belangrijkste taak, de reconversie van oude toegangen organiseren en in een nieuw datasysteem inputten Vertalen van de wettelijke bepalingen naar toe te passen richtlijnen voor archiefbeheer Opstellen van archiveringsstrategieën en van een calamiteitenplan Begeleiden van de departementen bij de implementatie van het archiefbeleid in de organisatie opvolgen van nieuwe tendensen, nieuwe inzichten teneinde het gevoerde beleid steeds te kunnen bijsturen in overleg met de secretaris bewaken van de correcte toepassing van reglementen, procedures en normen bv huisstijl Monitoring en beleidsrapportering

5 RESULTAATGEBIED 2: ARCHIEFBEHEER Doel : Voorbereiden, implementeren, begeleiden, coördineren en evalueren van het archiefbeheer binnen de organisatie Archiefbeheer : -- ondersteunen van de organisatie in het realiseren van het archiefbeheer - geven van adviezen, richtlijnen, begeleiding en opleiding bij de opmaak en uitvoering van archiefbeheersplannen en archiefbeheersovereenkomsten - het goed bewaren van het papieren en digitale archief - uitvoeren van verwerving, selectie, ordening en ontsluiting van het archief Archiefvorming : - organiseren en uitvoeren van een kwaliteitscontrole op de archiefvorming volgens de afgesproken kwaliteitsnormen en methodieken - toezien op documentbeheer bij archiefvormers - bijsturen van de kwaliteitsnormen en methodieken na evaluatie Archiveren: - verwerven van archieven - vastleggen van de contextgegevens - inventariseren en beschrijven van archieven - bewaren van archieven Ter beschikking stellen van het archief: - verstrekken van inlichtingen - ter beschikking stellen van archieven in de archiefleeszaal en op de website - instaan voor dienstverlening - beheren van archiefleeszaal - digitaliseren van archieven en collecties - in bruikleen geven van archieven ten behoeve van interne of externe partners (tentoonstellingen, ) RESULTAATGEBIED 3: COÖRDINATIE VAN HET TEAM Doel: Coördineren van de te bereiken doelstellingen van dit team en zorgen voor goede afstemming binnen dit team en binnen de organisatie; de werkzaamheden binnen het team opvolgen en ervoor zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteitsen veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures; plannen, organiseren en coördineren en hierover rapporteren aan het departementshoofd Coördineren van de verschillende dossiers (planning, fasering, prioriteiten,...) Uitvoeren en bijsturen van de algemene kwaliteitscontrole en -bewaking van dossiers (inhoud, uniformiteit, regel- en wetgeving, budgettering) Toewijzing van taken en dossiers binnen het team, rekening houdende met competenties van medewerkers Rapportering m.b.t. stand van zaken en inhoud van de dossiers aan het departementshoofd Voorbereiden, uitvoeren, coördineren en evalueren van de wisselwerking tussen front- en backoffice Organiseren van bereikbaarheid van het team, desgevallend ook buiten het uurrooster RESULTAATGEBIED 4 : LEIDINGGEVEN Doel : Leiding geven: aansturen en motiveren van medewerkers van het team om hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling; sensibiliseren en opvolgen van waarden en gedragsnormen Zorgen voor opvang en inwerking van nieuwe medewerkers

6 Aansturen, begeleiden en coachen van medewerkers om hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling Voeren van plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken. Sensibiliseren van waarden en gedragsnormen en hierin een voorbeeldfunctie vervullen Toewijzen, evalueren en bijsturen van taken rekeninghoudend met de competenties en ontwikkelingsnoden van de medewerkers Openstaan voor de individuele problemen van de medewerkers en bijstand verlenen Bemiddelen bij conflicten tussen medewerkers Organiseren van werkoverleg met alle medewerkers van het eigen team en de administratief ondersteuners van het team backoffice gelet op wisselwerking front en back Handelen volgens de gedragscode en deze doen naleven door de medewerkers Aansturen van het personeel op een integere en motiverende manier RESULTAATGEBIED 5: ADVISEREN BIJ EN ONDERSTEUNEN VAN ORGANISATIEDOELSTELLINGEN Doel : Adviseren en ondersteunen van het departementshoofd en de secretaris om bij te dragen aan de organisatiedoelstellingen Actieve deelname aan het departementsoverleg Goede samenwerking met andere teams en departementen Adviseren van andere teams zoals erfgoedteam Kritische evalueren van eigen realisatie in functie van toekomstige verbeteringen Doen van verbeteringsvoorstellen Uittekenen en optimaliseren van processen Uitvoeren van dossiers volgens afgesproken procedure Verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening Op peil houden van kennis en wetgeving Deelnemen aan werkgroepen en overlegmomenten Adviseren van andere teams/departementen Organiseren van transparantie en toegankelijkheid van beschikbare gegevens Instaan voor optimale en regelmatige informatiedoorstroming naar de secretaris Medeverantwoordelijkheid dragen voor de organisatie, de coördinatie, de planning en de voortgang van de werkzaamheden en de resultaten van het departement Complexe dossiers en informatie bespreken alvorens een definitief advies te formuleren Adviseren in functie van het budgetbeheer binnen het departement Intern communiceren RESULTAATGEBIED 6: COORDINEREN VAN PROJECTEN Doel : Coördineren van toegewezen organisatiebrede projecten Voorbereiden, uitvoeren, coördineren en evalueren van toegewezen projecten als projectcoördinator volgens de aangereikte managementmethodieken en binnen de beschikbare ruimte Opstellen en beheren van de timing en de implementatie Periodiek rapporteren van de stand van zaken en belangrijke wijzigingen aan het eigen departementshoofd en het departement managementondersteuning Samenwerken op een gestructureerde manier met de verschillende betrokken teams en de medewerkers aan het project op de uitvoering en timing van hun deel wijzen Onmiddellijk melden van problemen die de uitvoering of de timing van het project in het gedrang brengen bij het departement managementondersteuning Evalueren na voltooiing van het project de samenwerking, de implementatie en de timing van het project samen met het departement managementondersteuning en zodat hierover een verbeteringsrapport kan worden opgesteld

7 COMPETENTIES Gedragscompetenties Kerncompetenties Gradatie Collegialiteit en samenwerking 3 Flexibiliteit 3 Kwaliteit en nauwgezetheid 3 Klantgerichtheid 3 Integriteit 3 Loyauteit (organisatieverbondenheid) 3 Extra competenties Gradatie Empathie 3 Delegeren 3 Leiding geven 3 Coaching 3 Analytisch denken 3 Overtuigingskracht 3 Resultaatsgerichtheid 3 Mondelinge communicatie 3 Gradaties: 1. Basisgedrag vertonen binnen een afgebakende context als de situatie of omgeving daartoe directe aanleiding geeft. 2. Zelfstandig en op eigen initiatief het effectieve gedrag vertonen zowel in eenvoudige als eerder complexe situaties. 3. Anderen binnen de eigen werkomgeving en de gehele organisatie tot effectief gedrag stimuleren of inspireren door het scheppen van randvoorwaarden en het vertonen van voorbeeldgedrag. Technische competenties Competentie Gradatie PC-vaardigheden: Algemene PC-vaardigheden 2 Tekstverwerking (Word) 2 Rekenbladen (Excel) 2 PIM (Personal Information Manager)(Outlook) 2 Software eigen aan de functie 3 Wetgeving en regelgeving: M.b.t. de organisatie 2 M.b.t. de functie 3 Werking en werkmiddelen:

8 Werking van de organisatie 2 Werkmiddelen en werkmethodieken 2 Procedures en procesbeheer 2 Projectmatig werken 2 Management Strategisch beleid 1 HR-beheer en beleid Financieel beheer en beleid 1 Communicatiebeheer 1 Gradaties: 1. Elementaire kennis: het personeelslid kent de basisprincipes en kan ze toepassen (basiskennis). 2. Voldoende kennis: meer gedetailleerde kennis van principes in het specifieke domein, waardoor het personeelslid deze maximaal kan toepassen (professionele kennis). 3. Grondige kennis: het personeelslid is thuis in het vakdomein, op een hoog niveau, zodanig dat hij volledig zelfstandig kan functioneren en collega s kan ondersteunen in deze materie. Deze functiebeschrijving is niet beperkend en kan mogelijks worden aangepast aan nieuwe evoluties binnen de stad en het OCMW.

9 C. Formele vereisten Houder zijn van een masterdiploma of een diploma van het universitair onderwijs OF een diploma van hoger onderwijs van 2 cycli dat gelijkgesteld werd met universitair onderwijs. Volgende diploma s strekken tot aanbeveling: diploma van master in de geschiedenis of master in de rechten diploma van master in de archiefwetenschappen en/ of gelijkwaardige ervaring D. Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit 3 delen. Om geslaagd te zijn moet de kandidaat 50% van de punten behalen op schriftelijk, 50 % op het mondeling selectiegedeelte en 60% op het geheel van deze 2 delen van de selectie. De kandidaat neemt deel aan een assessment. Het advies van het assessment is geschikt of niet geschikt. Het advies bij assessment is beslissend. De persoon die eerst gerangschikt is, nadat hij geslaagd is in het schriftelijk en het mondeling gedeelte en geschikt na assessment, wordt aangesteld. Er kan een preselectieproef plaatsvinden vanaf het moment dat er meer dan 50 kandidaten zijn. Deel 1: Schriftelijk gedeelte (30/60 te behalen) De kandidaat wordt geconfronteerd met de beschrijving van één of meer situaties en/of praktijkonderwerpen die verband houden met de functie en waarbij een aantal competenties worden getoetst. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t. de functie kan hierin worden verwerkt. De kandidaat werkt een oplossing uit, om deze aan de hand van een verslag/nota weer te geven. Deel 2: Mondeling gedeelte (20/40 te behalen) Er vindt een gesprek plaats met de selectiecommissie, bestaande uit meerdere juryleden. In het gesprek wordt het profiel van de kandidaat getoetst met de specifieke vereisten van de functie. De motivatie, persoonlijkheid, werkervaring, vakkennis en de interesse voor het werkterrein worden besproken. Ook de competenties worden in het gesprek grondig bevraagd. Deel 3: Assessment (geschikt zijn) Het assessment center is een geïntegreerde set van verschillende psychotechnische technieken, een capacitair onderzoek op niveau van de functie dat de evaluatie van de voor de functie vereiste vaardigheden en attitudes beoogt. E. Aanbod Weddeschaal A1a Basiswedde in trap 0: 2.987,26 euro bruto/maand. Basiswedde in de 10 de weddetrap: 3.698,19 euro bruto/maand. Werkervaring bij de overheid wordt integraal meegerekend voor de bepaling van de anciënniteit; relevante beroepservaring in de privésector voor maximum 10 jaar. Het salaris wordt aangevuld met heel wat interessante voordelen: Maaltijdcheques van 7 euro Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer Fietsvergoeding Hospitalisatieverzekering Glijdende werktijden 35 dagen vakantie

10 F. Hoe solliciteren? Heb je interesse voor deze functie? Bezorg dan je cv, motivatiebrief en een kopie van je diploma uiterlijk 4 september 2016 via [email protected]. Voor meer informatie kan je terecht bij Carine Van der Auwera, team personeel en interne communicatie, tel of via [email protected]. G. Timing De selectieproeven zullen in het najaar 2016 plaatsvinden.