INFOBROCHURE. Departementshoofd Infrastructuur (A5a-A5b)

Transcriptie

1 INFOBROCHURE Departementshoofd Infrastructuur (A5a-A5b) Contractuele voltijdse functie in te vullen bij mandaat (7 jaar en onbeperkt verlengbaar) Niveau A5a-A5b Selectieprocedure met het oog op een onmiddellijke aanwerving en met aanleg van een werfreserve van 2 jaar Masterdiploma vereist + minstens 4 jaar relevante beroepservaring in een leidinggevende functie Solliciteren uiterlijk op 17 september 2017

2 A. Wie zijn we? Bij stad en OCMW Lier zetten meer dan 600 enthousiaste medewerkers zich elke dag in voor een klantvriendelijke dienstverlening. Lier staat bekend als een gezellige, bruisende stad waar het voor elke inwoner en werknemer goed is om te leven, wonen en werken. Wat dacht je van een terrasje op het Zimmerplein, joggen langs de Kleine Nete of shoppen in de historische straten? Als regionale, centraal gelegen stad, bereik je Lier vlot met fiets, bus, en trein. Een fietsvergoeding en de volledige terugbetaling van openbaar vervoer maken duurzame verplaatsingen extra aantrekkelijk voor werknemers. Een job bij stad en OCMW Lier bied je stabiliteit en een goede balans tussen werk en privé. Zo hebben de meeste diensten glijdende werktijden en geniet je van een aantrekkelijke verlofregeling. Binnen de organisatie kan je regelmatig deelnemen aan ontspannende activiteiten met collega s. Bij stad en OCMW Lier kom je steeds terecht in een afwisselende, uitdagende job met verantwoordelijkheid. Je staat elke dag in contact met mensen in een maatschappelijk waardevolle functie. We staan beslist open voor een grote verscheidenheid en selecteren enkel aan de hand van kwaliteiten. Er wordt geen onderscheid gemaakt op basis van leeftijd, geslacht, afkomst, cultuur, seksuele geaardheid of geloof. Het stadsbestuur en het OCMW van Lier werken al een tijdje samen onder een gemeenschappelijke secretaris. Verschillende teams smolten samen in een nieuwe structuur. Geleidelijk worden ook alle processen gestroomlijnd zodat we evolueren naar één organisatie. Meer informatie over stad en OCMW Lier vind je op en

3 Organigram stad en OCMW Lier

4 B. Functie De job in het kort Als departementshoofd Infrastructuur geef je mee richting aan de openbare ruimte van stad Lier. Dankzij de visie die je ontwikkelt rond het gebouwenpatrimonium en openbaar domein, maak je Lier tot een aangename, veilige en duurzame stad. Samen met je team optimaliseer je het beheer van gebouwen en openbaar domein en ontwikkel je processen en werkprocedures. Die evalueer je en stuur je bij waar nodig. Als leidinggevende hecht je veel belang aan het motiveren en coachen van je medewerkers. Je zorgt voor een goede werkverdeling en samenwerking. Daarnaast bewaak je de kwalitatieve uitvoering van projecten en bewaar je daarin het overzicht. Op die manier zorg je voor de realisatie en bijsturing van het meerjarenplan. Naast het voorbereiden en implementeren van het beleid, stuur je 3 teams aan: Technisch bureau gebouwen, Technisch bureau openbaar domein en Technisch uitvoerende diensten, elk met een eigen teamcoördinator. Het hele departement bestaat uit een 140-tal medewerkers. Als departementshoofd maak je deel uit van het managementteam en werk je nauw samen met de secretaris, waaraan je ook rapporteert. Je onderhoudt goede interne en externe contacten en vertegenwoordigt stad en OCMW Lier binnen het domein van infrastructuur. Plaats in de organisatie Departement: Infrastructuur Het departement bevat 3 teams : Technisch bureau Gebouwen Technisch bureau Openbaar domein Technisch uitvoerende diensten Je rapporteert aan: secretaris Je geeft rechtstreeks leiding aan: teamcoördinatoren van het departement infrastructuur 1 e evaluator: secretaris Takenpakket RESULTAATGEBIED 1: BELEID VAN HET DEPARTEMENT Doel: Voorbereiden, implementeren, coördineren en evalueren van de verschillende beleidsdomeinen van dit departement samen met de secretaris en het M-team en hiervoor samenwerken en communiceren met de verschillende actoren. De beleidsdomeinen van het departement zijn ondergebracht in drie teams: Technisch bureau Gebouwen : Visie vormen rond het gebouwenpatrimonium stad en OCMW Optimaal beheer van het gebouwenpatrimonium stad en OCMW Dienstverlening naar interne klanten: werking opvolgen, bijsturen en evalueren. Dit houdt o.a. in: inhoudelijke werkprocessen en werkprocedures per team uittekenen, continu opbouwen van expertise binnen elk van de domeinen, personeel opleiden in de benodigde werkprocessen en werkprocedures

5 Technisch bureau Openbaar domein: Visie vormen rond openbaar domein organisatie Optimaal beheer van het openbaar domein organisatie Dienstverlening naar interne klanten: werking opvolgen, bijsturen en evalueren. Dit houdt in o.a.: inhoudelijke werkprocessen en werkprocedures per team uittekenen, continu opbouwen van expertise binnen elk van de domeinen, personeel opleiden in de benodigde werkprocessen en werkprocedures Technisch uitvoerende diensten: Visie vormen rond beheer en invulling verantwoordelijkheden TUD Dienstverlening naar klanten: werking opvolgen, bijsturen en evalueren. Dit houdt in: inhoudelijke werkprocessen en werkprocedures per team uittekenen, continu opbouwen van expertise binnen elk van de domeinen, personeel opleiden in de benodigde werkprocessen en werkprocedures Voor de verschillende beleidsdomeinen omvat dit onder meer volgende taken : Voorbereiden van het beleid en hierin korte, middellange en lange termijndoelstellingen formuleren Voorbereiden, uitvoeren, coördineren van strategische processen en actieplannen opmaken Het financieel vertalen van de verschillende doelstellingen in de BBC Realiseren en evalueren van het afgesproken beleid zoals omschreven in de BBC Het nodige overleg met alle actoren organiseren, verzamelen en analyseren van input en adviezen van de betrokken partners binnen de eigen beleidsdomeinen Ondersteunen van de teamcoördinatoren in het vertalen van de wettelijke bepalingen naar toepasselijke handleidingen Goede contacten opbouwen, onderhouden en verzekeren met andere Lierse gemeentelijke organisaties (o.a. politie, brandweer, vzw s ): afstemming, informatie-uitwisseling, advies verlenen en verkrijgen Professionele externe contacten/netwerken uitbouwen en onderhouden met relevante personen (o.a. collega s van andere steden en gemeenten), organisaties (o.a. VVSG) of instanties, die bij de werking van de organisatie betrokken zijn en kunnen bijdragen tot een goede werking ervan Goede contacten opbouwen, onderhouden en verzekeren met de toezichthoudende overheid (specifieker: afstemming, informatie-uitwisseling en advies verkrijgen) Bewaken van de correcte toepassing van reglementen, procedures en normen Budgethouder zijn binnen de eigen beleidsdomeinen Monitoren en rapporteren van beleid, en voorstellen doen tot bijsturing van beleid Opvolgen van nieuwe tendensen, nieuwe inzichten teneinde het gevoerde beleid steeds te kunnen bijsturen in overleg met de secretaris De organisatie vertegenwoordigen in diverse organisaties, evenementen, fora, conform interne afspraken RESULTAATGEBIED 2: COÖRDINATIE VAN HET DEPARTEMENT Doel: Coördineren van de te bereiken doelstellingen van het departement en zorgen voor goede afstemming binnen het departement en binnen de organisatie; de werkzaamheden binnen het departement opvolgen en ervoor zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures; hierover rapporteren aan secretaris en M- team. Voor de verschillende beleidsdomeinen houdt dit de verantwoordelijkheid in voor de efficiënte en effectieve uitvoering van de projecten volgens de afgesproken kwaliteitsnormen en volgens de dienstverleningsnormen. Technisch bureau Gebouwen: dit betreft de projecten met betrekking tot het beheer van het patrimonium Technisch bureau Openbaar domein: dit betreft de projecten met betrekking tot het beheer van het openbaar domein

6 Technisch uitvoerende diensten dit betreft de projecten en het onderhoud van patrimonium en openbaar domein Dit omvat onder meer volgende taken: Voor het hele departement bepalen welke processen, mensen en middelen nodig zijn (budgetopmaak, personeelsplanning, ) Coördineren van de verschillende dossiers (planning, fasering, prioriteiten,...) Opdrachten en projecten toewijzen aan teamcoördinatoren, rekening houdende met competenties van medewerkers Zorgen voor een goede werkverdeling en samenwerking binnen het departement Uitvoeren en bijsturen van de algemene kwaliteitscontrole en -bewaking van dossiers (inhoud, uniformiteit, regel- en wetgeving, budgettering) Bepalen en prioritiseren van de verbeteringsprojecten binnen het departement Een hoog niveau van klanttevredenheid verzekeren Eventueel zelf opvolgen van specifieke belangrijke dossiers Rapporteren over stand van zaken en inhoud van dossiers aan de secretaris Voorbereiden, uitvoeren, coördineren en evalueren van de wisselwerking tussen de verschillende teams Herdefiniëren, delegeren en aligneren, opvolgen, (her)evalueren en bijsturen van de rollen en verantwoordelijkheden van de teams en van de teamcoördinatoren Bemiddelen en beslissen bij bevoegdheidsconflicten en conflicten op niveau van rollen en verantwoordelijkheden tussen verschillende teams (op niveau van de teamcoördinatoren) Organiseren van bereikbaarheid van het departement, desgevallend ook buiten het uurrooster RESULTAATGEBIED 3 : LEIDINGGEVEN Doel : Aansturen en motiveren van medewerkers van het departement om hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling; sensibiliseren en opvolgen van waarden en gedragsnormen Dit omvat onder meer volgende taken: Zorgen voor opvang en inwerking van nieuwe medewerkers Aansturen, begeleiden en coachen van medewerkers om hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling Voeren van plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken. Sensibiliseren van waarden en gedragsnormen en hierin een voorbeeldfunctie vervullen Toewijzen, evalueren en bijsturen van taken rekening houdend met de competenties en ontwikkelingsnoden van de medewerkers Openstaan voor de individuele problemen van de medewerkers en bijstand verlenen Organiseren van werkoverleg met teamcoördinatoren van het eigen departement Handelen volgens de gedragscode en deze doen naleven Aansturen op een integere en motiverende manier De teams, elk met hun eigen specialisatie, constructief en permanent te laten samenwerken aan de verschillende dossiers, projecten en opdrachten RESULTAATGEBIED 4: ADVISEREN BIJ EN ONDERSTEUNEN VAN ORGANISATIEDOELSTELLINGEN Doel : Adviseren en ondersteunen van de secretaris om bij te dragen aan de organisatiedoelstellingen Dit omvat onder meer volgende taken: Actief deelnemen aan het M-team Constructief samenwerken met andere teams en departementen Adviseren van andere teams en departementen Kritisch evalueren van eigen realisaties in functie van toekomstige verbeteringen

7 Verbeteringsvoorstellen formuleren Uittekenen en optimaliseren van processen Uitvoeren van dossiers volgens afgesproken procedure Verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening Op peil houden van kennis en wetgeving Deelnemen aan werkgroepen en overlegmomenten Organiseren van transparantie en toegankelijkheid van beschikbare gegevens Instaan voor optimale en regelmatige informatiedoorstroming naar de secretaris Medeverantwoordelijkheid dragen voor de organisatie, de coördinatie, de planning en de voortgang van de werkzaamheden en de resultaten van het departement Complexe dossiers en informatie bespreken alvorens een definitief advies te formuleren Adviseren in functie van het budgetbeheer binnen het departement Nodige informatie intern communiceren RESULTAATGEBIED 5: COORDINEREN VAN PROJECTEN Doel : Coördineren van toegewezen organisatiebrede projecten Dit omvat onder meer volgende taken: Voorbereiden, uitvoeren, coördineren en evalueren van toegewezen projecten als projectcoördinator volgens de aangereikte managementmethodieken en binnen de beschikbare ruimte Opstellen en beheren van de timing en de implementatie Periodiek rapporteren van de stand van zaken en belangrijke wijzigingen aan de secretaris en het departement Strategie Samenwerken op een gestructureerde manier met de verschillende betrokken teams en de medewerkers aan het project op de uitvoering en timing van hun deel wijzen Onmiddellijk melden van problemen die de uitvoering of de timing van het project in het gedrang brengen bij het departement Strategie Evalueren, samen met het departement Strategie, na voltooiing van het project de samenwerking, de implementatie en de timing van het project, zodat hierover een verbeteringsrapport kan worden opgesteld Competenties Gedragscompetenties Kerncompetenties Gradatie Collegialiteit en samenwerking 3 Flexibiliteit 3 Kwaliteit en nauwgezetheid 3 Klantgerichtheid 3 Integriteit 3 Loyauteit (organisatieverbondenheid) 3 Extra competenties Gradatie Empathie 3 Delegeren 3 Leiding geven 3 Coaching 3 Analytisch denken 3

8 Overtuigingskracht 3 Resultaatsgerichtheid 3 Mondelinge communicatie 3 Gradaties: 1. Basisgedrag vertonen binnen een afgebakende context als de situatie of omgeving daartoe directe aanleiding geeft. 2. Zelfstandig en op eigen initiatief het effectieve gedrag vertonen zowel in eenvoudige als eerder complexe situaties. 3. Anderen binnen de eigen werkomgeving en de gehele organisatie tot effectief gedrag stimuleren of inspireren door het scheppen van randvoorwaarden en het vertonen van voorbeeldgedrag. Technische competenties Competentie Gradatie PC-vaardigheden: Algemene PC-vaardigheden 2 Tekstverwerking (Word) 2 Rekenbladen (Excel) 2 PIM (Personal Information Manager)(Outlook) 2 Software eigen aan de functie 3 Wetgeving en regelgeving: M.b.t. de organisatie 2 M.b.t. de functie 3 Werking en werkmiddelen: Werking van de organisatie 2 Werkmiddelen en werkmethodieken 2 Procedures en procesbeheer 2 Projectmatig werken 2 Management Strategisch beleid 2 HR-beheer en beleid 1 Financieel beheer en beleid 1 Communicatiebeheer 1 Gradaties: 1. Elementaire kennis: het personeelslid kent de basisprincipes en kan ze toepassen (basiskennis). 2. Voldoende kennis: meer gedetailleerde kennis van principes in het specifieke domein, waardoor het personeelslid deze maximaal kan toepassen (professionele kennis). 3. Grondige kennis: het personeelslid is thuis in het vakdomein, op een hoog niveau, zodanig dat hij volledig zelfstandig kan functioneren en collega s kan ondersteunen in deze materie. Deze functiebeschrijving is niet beperkend en kan mogelijks worden aangepast aan nieuwe evoluties binnen de stad en het OCMW.

9 C. Formele vereisten Je bent in het bezit van een masterdiploma. Je hebt minstens 4 jaar relevante beroepservaring in een leidinggevende functie. D. Aanbod Weddeschaal A5a-A5b Basiswedde in trap 0: 3.960,38 euro bruto/maand Basiswedde in de 10 de weddetrap: 4.929,56 bruto/maand Bovenop deze wedde krijg je nog een mandaattoelage die 5% bedraagt van je geïndexeerde brutowedde. Omdat het om een knelpuntberoep gaat, wordt alle relevante beroepservaring zowel bij de overheid als in de privé-sector integraal meegerekend voor de bepaling van de anciënniteit. Het salaris wordt aangevuld met heel wat interessante voordelen: Maaltijdcheques van 6 euro Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer Fietsvergoeding Hospitalisatieverzekering Glijdende werktijden 35 dagen vakantie Laptop GSM met abonnement; een maandelijks forfaitbedrag wordt toegekend dat je professionele verbruik dekt Opleidingen en bijscholingen E. Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit 3 delen. Om geslaagd te zijn moet de kandidaat 50% van de punten behalen op schriftelijk, 50 % op het mondeling selectiegedeelte en 60% op het geheel van deze 2 delen van de selectie. De kandidaat neemt deel aan een assessment. Het advies van het assessment is geschikt of niet geschikt. Het advies bij assessment is beslissend. De persoon die eerst gerangschikt is, nadat hij geslaagd is in het schriftelijk en het mondeling gedeelte en geschikt na assessment, wordt aangesteld. Er kan een preselectieproef plaatsvinden vanaf het moment dat er meer dan 50 kandidaten zijn. Deel 1: Schriftelijk gedeelte (30/60 te behalen) De kandidaat wordt geconfronteerd met de beschrijving van één of meer situaties en/of praktijkonderwerpen die verband houden met de functie en waarbij een aantal competenties worden getoetst. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t. de functie kan hierin worden verwerkt. De kandidaat werkt een oplossing uit, om deze aan de hand van een verslag/nota weer te geven. Deel 2: Mondeling gedeelte (20/40 te behalen) Er vindt een gesprek plaats met de selectiecommissie, bestaande uit meerdere juryleden. In het gesprek wordt het profiel van de kandidaat getoetst met de specifieke vereisten van de functie. De motivatie, persoonlijkheid, werkervaring, vakkennis en de interesse voor het werkterrein worden besproken. Ook de competenties worden in het gesprek grondig bevraagd. Deel 3: Assessment (geschikt zijn) Het assessment center is een geïntegreerde set van verschillende psychotechnische technieken, een capacitair onderzoek op niveau van de functie dat de evaluatie van de voor de functie vereiste vaardigheden en attitudes beoogt. Je dient te slagen voor het assessment.

10 F. Hoe solliciteren? Interesse? Bezorg dan je motivatiebrief, CV en een kopie van je diploma uiterlijk op 17 september 2017 via Voor meer informatie kan je terecht bij Ute Engelen, departement personeel, tel of via