Retell 957 Adv software. Handleiding. Importeur Retell Call Recorders RecallCalls. Telefoon Fax

Transcriptie

1 Retell 957 Adv software Importeur Retell Call Recorders RecallCalls Telefoon Fax Postadres W.M. Dudokweg 4, 1703 DB Heerhugowaard Webadres E mail Algemene informatie: info@retell.nl Licentie Aanvraag licentiecode: Handleiding

2 Inhoudsopgave Installatie... 2 Systeemvereisten... 2 Inhoud van de verpakking... 2 Installatie van de hardware... 2 Installatie van de software... 2 Configureren van de software... 3 Configureren van de geluidskaart... 4 Opnemen van gesprekken... 5 Beluisteren van gesprekken... 6 Een referentie en notitie maken bij een opgenomen gesprek... 6 Verwijderen van opnamen... 6 Zoeken naar een opname... 6 Een opname opslaan in WAV formaat... 6 Uitgebreide instellingen... 7 Scherm opties... 7 CODEC s... 7 File Management... 8 Maken van een nieuwe lokatie om opnamen op te slaan... 8 Een directory selecteren om opnamen op te slaan... 8 Verplaatsen van opnamen... 8 Verwijderen van mappen... 8 Automatisch verwijderen... 8 Netwerkmogelijkheden... 9 Instellen van de lokatie om gesprekken centraal op te nemen... 9 Instellingen voor gebruikers... 9 CODEC s en opnamesnelheid... 9 Licentie...10 Licentie verlening Copyright Duur van het gebruiksrecht Garantieperiode Licentiecode Aandachtspunten Licentie Lees onderstaande licentievoorwaarden goed door voordat u de software installeert. Door het installeren van de volledige versie van de software, gaat u automatisch akkoord met deze licentievoorwaarden. Indien de gebruiker niet akkoord gaat met de licentievoorwaarden mag de software niet geïnstalleerd of gebruikt worden. In dit geval dient de gehele verpakking retour gestuurd te worden aan de leverancier. De software is niet verkocht aan de gebruiker maar de gebruiker heeft hiermee alleen het recht gekregen de software te gebruiken. De gebruiker wordt eigenaar van de diskette of cd en instructies evenals enige andere meegeleverde geschreven documentatie door de fabrikant of importeur. Licentie verlening Deze licentie verleent de gebruiker toestemming een kopie van de software te gebruiken op een computer met dien verstande dat de software op slechts één computer gebruikt wordt. De software mag alleen gebruik worden door deze op slaan op een computer in een tijdelijk geheugen (RAM) of in een vast geheugen (harddrive of cd-rom). Indien de gebruiker meerdere licenties afgenomen heeft, mag de gebruiker niet meer kopieën gebruiken dan het overeengekomen aantal licenties. De gebruiker mag een kopie van de software maken voor back-up. Copyright De software is middels Copyright beschermd door de rechtmatige copyright-eigenaars. De software bevat copyright beveiligd materiaal evenals confidentiële informatie welke door de gebruiker beschermd dienen te worden. Het is verboden de software of andere aanverwante onderdelen te decompilen, te compilen of te reassemblen of te wijzigen in welke leesbare vorm ook en verder is het verboden om software of onderdelen hiervan te wijzigen, modificeren, vertalen, verhuren, in lease onder te brengen, uit te lenen, verkopen of te produceren. Het copyright heeft ook vooral betrekking op de programmacodes, documentatie, uiterlijk, structuur en organisatie en op programma data/informatie, namen en logo s en iedere andere vorm van presentatie met betrekking tot de software. Het is niet toegestaan de software of de inhoud hiervan te reproduceren, gebruiken, uit te lenen of te veranderen zonder expliciete schriftelijke toestemming van Retell. Duur van het gebruiksrecht Het gebruik van de licentie is afgegeven zonder tijdslimiet, behalve in geval van demonstratie versies. Voor demonstratie versies geldt dat de software na een bepaalde periode niet meer werkt. De licentie verliest haar geldigheid automatisch en zonder enige expliciete melding wanneer een van de genoemde voorwaarden niet nagekomen wordt. In dit geval is de gebruiker verplicht alle in zijn/haar bezit zijnde originelen en kopieën van de software te vernietigen. De gebruiker kan de licentie overeenkomst ontbinden door alle in het bezit zijnde originelen en kopieën van de software te vernietigen. Garantieperiode De leverancier garandeert voor een periode van 12 maanden, ingaande op de datum van ontvangst, dat de software functioneert op de wijze zoals omschreven in de handleiding. De leverancier geeft niet de garantie dat de software geschikt is voor de doeleinden van de gebruiker of dat de software werkt met de bestaande software en hardware van de gebruiker. De leverancier kan geen verantwoording nemen voor welke schade dan ook of het verloren gaan van informatie. Bij schade zal de leverancier eventueel slechts de aankoopsom van de software vergoeden. Er wordt geen aansprakelijkheid geaccepteerd voor welke gevolgen dan ook van enige niet naar tevredenheid gemaakte back-up of ontoereikende beveiliging van informatie. Licentiecode Bij de Retell 957 software set is slechts 1 diskette geleverd. Deze diskette bevat de demoversie en de volledige versie met licentie. Als u de 30-dagen testversie al eens geïnstalleerd heeft, kan daarna alleen nog de volledige versie met licentie geïnstalleerd worden. Hiervoor dient de aktivatie aanvraagcode telefonisch of per aan Retell gestuurd te worden om een licentiecode te ontvangen waarmee de software vrijgegeven wordt voor gebruik. Zodra Retell een aktivatiecode heeft omgezet in een licentiecode en aan u toegestuurd heeft, zijn de licentievoorwaarden door u geaccepteerd en zal ieder verzoek om terugbetaling van de aankoopsom afgewezen worden. Aandachtspunten Aandachtspunten voor het opnemen en registreren/archiveren en meeluisteren van telefoongesprekken: - Indien u telefoongesprekken gaat opnemen, is het goed een aantal gedragsregels in acht te nemen. Het volledige artikel van de registratiekamer treft u aan op Onder support, veel gestelde vragen treft u het artikel algemeen met een verwijzing naar wetgeving. -10-

3 Netwerkmogelijkheden De software kan gesprekken opslaan op een server om alle opnamen centraal te bewaren of, bijvoorbeeld binnen een call center, om door een supervisor van diverse medewerkers gesprekken te beluisteren. Instellen van de lokatie om gesprekken centraal op te nemen Voordat de opnamen opgeslagen worden, wordt de periode bepaald dat gesprekken in een map opgeslagen worden, bijvoorbeeld een week of maand etc. Op de server waarop alle gesprekken opgeslagen dienen te worden, moet een map gemaakt worden voor de huidige periode, bijvoorbeeld recente gesprekken. Aan het einde van de vastgestelde periode kan deze map een nieuwe naam gegeven worden, bijvoorbeeld januari De gesprekken in map januari 2006 kunnen bewaard worden op de harde schijf of elders opgeslagen worden, bijvoorbeeld gebrand op een cd. Een nieuwe map met de naam Recente gesprekken kan hierna nieuw aangemaakt worden om de volgende periode gesprekken op te nemen. Instellingen voor gebruikers Voor iedere gebruiker waarvan de gesprekken centraal opgeslagen worden moet de map Standaard opnamen onder Opties ingesteld worden om de gesprekken in de recente gesprekken map op te slaan. Installatie Systeemvereisten - Minimaal Pentium 120MHz - Minimaal 32MB of RAM - Minimaal 500MB vrij op de harde schijf (afhankelijk van het aantal gesprekken dat opgenomen wordt) - Sound Blaster 16 compatible geluidskaart - Windows 95, 98, ME, NT, 2000 of XP - Speakers Inhoud van de verpakking - Cd met software en licentie - Retell connector Handleiding De exacte lokatie moet hier opgegeven worden om de gesprekken in de juiste map op te slaan (om door de gebruiker zijn/haar meest recente gesprekken te kunnen zien, moet de map Standaard geselecteerd zijn onder het tabblad Afspelen). Iedere gebruiker dient een eigen identificatie in te voeren om gesprekken per gebruiker terug te kunnen vinden. CODEC s en opnamefrequentie Om door de Supervisor gesprekken te kunnen beluisteren, moet iedere gebruiker dezelfde CODEC en opnamefrequentie gebruiken. De meest gebruikelijke instelling is 16kBit/s Hz Mono. De CODEC kan geselecteerd worden onder het tabblad CODEC s en de opnamefrequentie onder het tabblad Hardware. Het is belangrijk dat de gekozen opnamefrequentie onder beide tabbladen hetzelfde is. -9- Installatie van de hardware Installatie volgens de handleiding van de Retell 650 connector Intelligent Recording Interface. Let op: de USB kabel dient alleen als voeding die door de PC geboden wordt. Als alternatief kan de 220V adapter dienst doen als voeding voor de 650 adapter. NB de USB-kabel en 220V adapter NOOIT samen gebruiken op de 650-connector!! Installatie van de software - Sluit alle applicaties - Maak in Verkenner een map aan waarin de opnamen opgeslagen worden, bijvoorbeeld c:\mijn documenten\opnamen - Plaats de cd met software - Via de startknop kiest u voor Uitvoeren en typ G:\Setup.exe (G staat voor cd-drive, dit kan voor een iedere gebruiker verschillen) - Het installatieprogramma vraagt u aan te geven of u kiest voor de demoversie of de volledige versie met licentie. Zodra u kiest voor de volledige versie met licentie vervalt een eventuele mogelijkheid om de software te retourneren en u accepteert hiermee de licentie voorwaarden van Retell. - Volg hierna de installatie instructies op uw scherm - Zodra de installatie voltooid is wordt het volgende verzocht: Launch the program file. Controleert u de lokatie en klik op Finish. - Selecteer de map waarin u de opnamen wilt opslaan (dit is de map welke u zelf heeft aangemaakt). - Als u aangegeven heeft de volledige versie met licentie te installeren, wordt u verzocht de licentiecode te activeren. De software maakt een aktivatiecode aan ( request code ) welke u per aan info@retell.nl kunt sturen om een definitieve code terug te ontvangen. Telefonisch is ook mogelijk: belt u met voor de code. Met deze definitieve licentiecode wordt het programma vrijgegeven voor gebruik. -2-

4 Configureren van de software Voordat u het programma voor het eerst gebruik, kunt u de configuratie van de software eenvoudig instellen. - dubbel-klik op het Retell icoontje in de statusbalk om instellingen te kunnen zien en te wijzigen - Kies het tabblad Hardware en controleer de instellingen als volgt: File Management Het is aan te raden dat u enige kennis heeft van File Management binnen Windows voordat u onderstaande functies instelt. Maken van een nieuwe lokatie om opnamen op te slaan De software heeft de mogelijkheid gesprekken op iedere gewenste lokatie op de computer op te slaan. Het maken van een nieuwe directory en mappen voor opnamen gebeurt in Windows Verkenner. Noteer de exacte benaming van de directory en map en ga in de software naar het tabblad Opties. Hier typt u de exacte lokatie zoals u zojuist in Verkenner heeft aangemaakt. Alle opnamen zullen hier opgeslagen worden. Er kan een directory aangemaakt worden met een map voor opnamen voor iedere maand van het jaar of er kan bijvoorbeeld op een server een directory Opnamen aangemaakt worden met daarin mappen voor iedere gebruiker. Een directory selecteren om opnamen op te slaan In Verkenner heeft u in een directory de gewenste mappen aangemaakt. In de software onder het tabblad Playback dient u dezelfde mappen nogmaals aan te maken om opnamen hierin op te slaan. Onderstaand scherm komt nu tevoorschijn. Bij Naam vult u de naam in zoals u deze in de linker kolom wilt zien. Bij Pad vult u de exacte lokatie in zoals deze is aangemaakt in Verkenner. Meetfrequentie. Dit is de frequentie in Hz van de geluidskaart om het signaal te digitaliseren Hz is cd-kwaliteit. Voor het opnemen van telefoongesprekken is 8000Hz voldoende. Verhoging van deze instelling betekent dat per opname meer ruimte op de harde schijf gebruikt wordt en heeft gevolgen voor prestaties van het systeem afhankelijk van de gebruikte CODEC (zie verderop in deze handleiding).!! Let op dat op tabblad Codec s dezelfde Hz frequentie is opgegeven. Invoerapparaat. Selecteer de geluidskaart welke u wilt gebruiken, ook als er maar 1 aanwezig is. Indien uw computer beschikt over een voicemodem kunnen meerdere varianten hier vermeld staan. Lijn. Dit geeft het volume aan dat op het tabblad Record is ingesteld. Als hier niets ingevuld is, kan het volume in Windows aangepast worden. Start opname. Hier kunt u aangeven of u handmatig gesprekken op wilt nemen of opname via line level, alle gesprekken worden dan automatisch opgenomen. Intelligent Recording Interface. Indien u de connector heeft aangesloten op de Line ingang van de geluidskaart, moet deze instelling op actief staan. Verplaatsen van opnamen Na het maken van mappen onder het tabblad Afspelen kunnen bestaande opnamen naar deze mappen verplaatst worden. Selecteer de opname welke u wilt verplaatsen en sleep deze naar de gewenste map. Om opnamen te kopiëren naar een map houdt u de CTRL toets ingedrukt en sleept u deze naar de betreffende map. Verwijderen van mappen U kunt mappen uit de lijst verwijderen door de betreffende map te selecteren en op de knop voor het verwijderen van mappen te klikken. Hiermee verwijdert u de map en de inhoud niet definitief, de map is alleen niet meer zichtbaar. Om de map weer te zien en de opnamen weer te kunnen beluisteren, maakt u de map opnieuw aan door middel van Add Folder. Automatisch verwijderen De software kan oudere opnamen automatisch verwijderen om opslagcapaciteit te besparen. Deze functie kan geactiveerd worden onder het tabblad Opties. Alleen opnamen uit de map Standaard zullen na de ingestelde periode verwijderd worden. Per minuut kan 1 gesprek verwijderd worden. De gebruiker kan zelf aangeven hoelang de opnamen bewaard moeten blijven. Indien u niets invult is de functie niet geactiveerd. Let op: verplaatsen of verwijderen van opnamen kan niet via Verkenner

5 Uitgebreide instellingen Scherm opties Onder het tabblad Opties kunnen diverse instellingen gewijzigd worden. - Standaard directorie voor opnamen: hier staat de lokatie vermeld welke u eerder heeft aangemaakt voor het opslaan van gesprekken. De lokatie kunt u hier ten allen tijde aanpassen - ID werkstation: hier kunt u een identificatie opgeven van de gebruiker, bijvoorbeeld de initialen. Dit veld kan bij zoekacties, als eerder omschreven, gebruikt worden. - Wachtwoord: hier kan een wachtwoord ingevuld worden. Bij het afluisteren van ieder gesprek zal dit wachtwoord gevraagd worden. Let op: indien u het wachtwoord niet meer weet kunnen de gesprekken niet meer beluisterd worden. - Master password: hiermee wordt dat de applicatie niet door derden geopend kan worden / wijzigingen in de instellingen van de ReTell software gemaakt kunnen worden terwijl het programma in de achtergrond actief is - Encryptie niveau: indien u uw opnamen sterk wilt versleutelen om wijzigingen en afspelen met andere software onmogelijk te maken kunt u een hoger encryptie niveau inschakelen. Een hoog cijfer voor encryptie vergt meer rekenkracht van de PC, met name bij het afspelen. Gevoeligheid: wordt ingesteld om de automatische opname meer of minder gevoelig te maken, standaard is 5. Als de automatische opname niet start, kan geprobeerd worden deze instelling te verlagen naar 3 of 4 om toch zachte spraak op te nemen. - Signaalduur voordat gestart wordt: geeft aan na hoeveel seconden geluid de automatische opname start - Geen signaal voordat gestopt wordt: geeft aan na hoeveel seconden stilte de automatische opname gestopt wordt. - Pop-up scherm bij lijnsignaal: kan aangevinkt worden indien een pop-up scherm gewenst is zodra de software opneemt. - Negeer opnamen korter dan: geeft aan dat opnamen korter dan het ingevuld aantal seconden niet opgeslagen worden. CODEC s CODEC worden ingesteld om opnamen te comprimeren (vermindering benodigde harde schijfruimte). Voor een goede geluidskwaliteit bevelen wij de MPEG Layer-3 Codec aan op 16kBit/s bij Hz Mono opname-frequentie. Indien deze CODEC niet zichtbaar is onder Save with CODEC is deze compressiesoftware niet op uw PC geïnstalleerd. Microsoft Media Player 7.1 bijvoorbeeld biedt deze CODEC standaard. Windows Media Player 7.1 kan gratis gedownload worden bij Microsoft: Configureren van de geluidskaart De geluidskaart dient als volgt ingesteld worden: - klik op Start en selecteer vervolgens Programma s, Bureau-accessoires, Entertainment en volumeregeling - Het volgende scherm zal verschijnen. Selecteer Eigenschappen onder Opties - De keuze opnemen dient geselecteerd te zijn en volume microphone moet aangevinkt zijn. Klik dan op de toets OK Het volgende scherm verschijnt. De keuze Selecteren dient aangevinkt te zijn en het volume moet tussen ¾ en maximum staan. Het beste opnamevolume kunt u voor uzelf testen. Als u het volume niet hard genoeg vindt, kan een 20Db extra volume gekozen worden indien de geluidskaart beschikt over geavanceerde instellingen voor microphone. Kiest u hiervoor de knop Geavanceerd of onder Opties Geavanceerde volumeregeling, een nieuw scherm wordt nu getoond. - Indien u de keuze +20Db selecteert zal het volume harder weergegeven worden. Kies op deze webpagina vervolgens voor UPDATES VOOR PRODUCTEN en u ziet een lijst van mogelijke downloads. Selecteer Windows Media Player 7.1 en daarna download. Na installatie van de compressie software en eventuele herstart van de PC kunt u de CODEC Mpeg selecteren binnen de software van de Retell 957. Belangrijk: de frequentie waarop de CODEC wordt ingesteld moet gelijk zijn aan de meetfrequentie op het hardware tabblad

6 Opnemen van gesprekken Als het programma geopend wordt en u heeft gekozen voor automatische opname van telefoongesprekken, wordt het volgende scherm geopend indien bij Opties is ingesteld op Pop-up scherm bij lijnsignaal. - Referentie om een referentie (bijvoorbeeld naam gesprekspartner) in te vullen en Notitie om een notitie van het gesprek te maken. - Met niveau instelling kan het volume handmatig aangepast worden. Indien deze functie niet reageert kan het volume slechts gewijzigd worden bij de instellingen van de geluidskaart. - Deactiveren, hiermee wordt het programma geheel afgesloten. Indien de computer opnieuw wordt opgestart wordt tevens het programma opnieuw gestart, handmatig kan dit tevens weer opgestart worden via Start, Programma s, Retell software. - Vorige opname laat de laatste opname horen om meteen het gesprek nogmaals te beluisteren. - Informatie: hiermee kunt u versie-informatie van de software opvragen - Annuleer opnemen tijdens een gesprek stopt de opname en slaat hiervan niets op. - Stop automatisch opnemen tijdens een gesprek stopt de opname en slaat het opgenomen deel van het gesprek op. Zodra u weer gesprekken automatisch op wilt nemen, dient deze button opnieuw geactiveerd te worden. Beluisteren van gesprekken Onder het tabblad Afspelen staan de opgeslagen gesprekken in de geselecteerde map. Een referentie en notitie maken bij een opgenomen gesprek Tijdens het beluisteren van een opname kan een referentie of notitie bij het gesprek gemaakt worden. Klik tijdens het beluisteren op de notitiebutton en het notitiescherm wordt geopend. Na het invullen van een referentie en/of een notitie kiest u OK. U komt weer in het overzichtscherm en de referentie en notitie zijn toegevoegd. Indien u wederom deze opname beluistert, staat uw notitie onderin het scherm. Alle opnamen staan vermeld met datum, tijd, duur van het gesprek en eventueel door u aangevulde gegevens als referentie en notitie. Een opname beluisteren kan door middel van dubbel-klik op de gewenste opname of na het selecteren van een gesprek door de knop play ( ) in te drukken. Tijdens het beluisteren kunnen de recorder-functies op het tabblad gebruikt worden (pauze, doorspoelen per 10 sec of per 60 seconden). Verwijderen van opnamen Om een opname te verwijderen, selecteert u de opname door deze 1x aan te klikken. Kies nu de prullenbakknop. Het programma vraagt of u zeker weet of de opname verwijderd moet worden. Indien u OK kiest is de opname verwijderd. Zoeken naar een opname Met de zoekknop zijn er 5 verschillende mogelijkheden om te zoeken naar een opname: op identificatie, Referentie, Notitie, Datum van de opname en Duur van het gesprek. Met Manual Recording wordt de opname gestart indien niet gekozen is voor automatisch opnemen. Binnen het zoekscherm kunt u de resultaten van uw zoekactie beperken door zoveel mogelijk velden in te vullen. Naast het zoekscherm verschijnt een scherm met de resultaten van uw zoekactie. Om terug te gaan naar het overzichtsscherm van alle opnamen kiest u Sluit zoekscherm. Een opname opslaan in WAV formaat Een opname wordt in WAV formaat opgeslagen om per te kunnen versturen. U selecteert de betreffende opname door 1x hierop te klikken en kiest de functietoets met de diskette. Het Windows scherm Opslaan als verschijnt nu en u kunt zelf de directory aangeven waar u de opname op wilt slaan. Het programma geeft automatisch aan dat het een WAV bestand moet worden