Retell 957 Pro software. Handleiding

Transcriptie

1 Retell 957 Pro software Handleiding

2 Inhoudsopgave Installatie... 2 Systeemvereisten... 2 Inhoud van de verpakking... 2 Installatie van de hardware... 2 Installatie van de software... 2 Tabblad Opnemen... 3 Tabblad Afspelen... 4 Een directory selecteren om opnamen op te slaan... 4 Verwijderen van mappen... 4 Opnamen archiveren op externe bron... 4 Verplaatsen van opnamen... 4 Een referentie en notitie maken bij een opgenomen gesprek... 5 Verwijderen van opnamen... 5 Zoeken naar een opname... 5 Een opname opslaan in WAV formaat... 5 Tabblad Hardware... 6 Configuratie van de hardware... 6 Tabblad CODEC s... 7 CODEC s en opnamefrequentie... 7 Tabblad Opties... 8 Scherm opties... 8 Instellen van de lokatie om gesprekken centraal op te nemen... 9 Instellingen voor gebruikers... 9 Configureren van de geluidskaart...10 Licentie...11 Licentie verlening Copyright Duur van het gebruiksrecht Garantieperiode Licentiecode Aandachtspunten Verhelpen van problemen...12 Veel gestelde vragen...13 Adresgegevens...14

3 Installatie Systeemvereisten - Minimaal Pentium 500MHz - Minimaal 128MB of RAM - Minimaal 1GB vrij op de harde schijf (afhankelijk van het aantal gesprekken dat opgenomen wordt) - Geluidskaart - Windows 95, 98, ME, NT, 2000 of XP - Speakers Inhoud van de verpakking - CD met software en licentie - Retell connector Handleiding Installatie van de hardware - Neem het krulsnoer van uw telefoonhoorn los onder het toestel of van de headset - Sluit de Retell 157 connector aan onder het toestel - Sluit het krulsnoer aan op de Retell 157 connector - Sluit de 3,5 mm plug aan op de Microfoonaansluiting op de geluidskaart van de PC Installatie van de software - Sluit alle applicaties - Maak in Verkenner een map aan waarin de opnamen opgeslagen worden, bijvoorbeeld c:\mijn documenten\opnamen - Plaats de cd met software - Via de startknop kiest u voor Uitvoeren en typ bijv. D:\Setup.exe - Het installatieprogramma vraagt u aan te geven of u kiest voor de demoversie of de volledige versie met licentie. Zodra u kiest voor de volledige versie met licentie vervalt een eventuele mogelijkheid om de software te retourneren en u accepteert hiermee de licentie voorwaarden van Retell. - Volg hierna de installatie instructies op uw scherm - Zodra de installatie voltooid is wordt het volgende verzocht: Launch the program file. Controleert u de lokatie en klik op Finish. - Selecteer de map waarin u de opnamen wilt opslaan (dit is de map welke u zelf heeft aangemaakt). - Als u aangegeven heeft de volledige versie met licentie te installeren, wordt u verzocht de licentiecode te activeren. De software maakt een aktivatiecode aan ( request code ) welke u per aan info@retell.nl kunt sturen om een definitieve code terug te ontvangen. Telefonisch is ook mogelijk: belt u met voor de code. Met deze definitieve licentiecode wordt het programma vrijgegeven voor gebruik. -2-

4 Tabblad Opnemen - Tijdens een gesprek kunt u een referentie en of notitie maken: om een referentie (bijvoorbeeld naam gesprekspartner en onderwerp). Een referentie of notitie invullen na een gesprek kan via het tabblad Afspelen. - Met niveau instelling kan het volume handmatig aangepast worden. Indien deze functie niet reageert kan het volume slechts gewijzigd worden bij de instellingen van de geluidskaart. - Deactiveren, hiermee wordt het programma geheel afgesloten. Indien de computer opnieuw wordt opgestart wordt tevens het programma opnieuw gestart, handmatig kan dit tevens weer opgestart worden via Start, Programma s, Retell software. - Vorige opname laat de laatste opname horen om meteen het gesprek nogmaals te beluisteren. - Informatie: hiermee kunt u versie-informatie van de software opvragen en updaten - Annuleer opnemen tijdens een gesprek stopt de opname en slaat hiervan niets op. - Stop automatisch opnemen tijdens een gesprek stopt de opname en slaat het opgenomen deel van het gesprek op. Zodra u weer gesprekken automatisch op wilt nemen, moet de button Start automatisch opnemen opnieuw geactiveerd te worden. Indien op tabblad Hardware start opname handmatig is opgegeven, kan met de button Handmatig opnemen de opname gestart en gestopt worden. -3-

5 Tabblad Afspelen Onder het tabblad Afspelen staan de opgeslagen gesprekken in de geselecteerde map. Alle opnamen staan vermeld met datum, tijd, duur van het gesprek en eventueel door u aangevulde gegevens als referentie en notitie. Een opname beluisteren kan door middel van dubbelklik op de gewenste opname of na het selecteren van een gesprek door de knop play ( ) in te drukken. Tijdens het beluisteren kunnen de recorderfuncties op het tabblad gebruikt worden (pauze, doorspoelen per 10 sec of per 60 seconden). Een directory selecteren om opnamen op te slaan Met deze button kunnen de in de Verkenner aangemaakte directories toegevoegd worden in de software. Bij Naam vult u de naam in zoals u deze in de linker kolom wilt zien. Bij Pad vult u de exacte lokatie in zoals deze is aangemaakt in Verkenner. Verwijderen van mappen U kunt mappen uit de lijst verwijderen door de betreffende map te selecteren en op de knop voor het verwijderen van mappen te klikken. Hiermee verwijdert u de map en de inhoud niet definitief, de map is alleen niet meer zichtbaar. Om de map weer te zien en de opnamen weer te kunnen beluisteren, maakt u de map opnieuw aan door middel van Add Folder. Let op: verplaatsen of verwijderen van opnamen kan niet via Verkenner. Opnamen archiveren op externe bron U kunt alle opnamen of geselecteerde opnamen opslaan op CD of DVD. Na het brandingsproces kunt u aangeven of de gearchiveerde opnamen verwijderd moeten worden van de harde schijf of dat deze ook in de huidige directory bewaard moeten blijven. Verplaatsen van opnamen Na het maken van mappen onder het tabblad Afspelen kunnen bestaande opnamen naar deze mappen verplaatst worden. Selecteer de opname welke u wilt verplaatsen en sleep deze naar de gewenste map. Om opnamen te kopiëren naar een map houdt u de CTRL toets ingedrukt en sleept u deze naar de betreffende map. Niet mogelijk in Verkenner!!!!! -4-

6 Een referentie en notitie maken bij een opgenomen gesprek Tijdens het beluisteren van een opname kan een referentie of notitie bij het gesprek gemaakt worden. Klik tijdens het beluisteren op de notitiebutton en het notitiescherm wordt geopend. Na het invullen van een referentie en/of een notitie kiest u OK. U komt weer in het overzichtscherm en de referentie en notitie zijn toegevoegd. Indien u wederom deze opname beluistert, staat uw notitie onderin het scherm. Verwijderen van opnamen Om een opname te verwijderen, selecteert u de opname door deze 1x aan te klikken. Kies nu de prullenbakknop. Het programma vraagt of u zeker weet of de opname verwijderd moet worden. Indien u OK kiest is de opname definitief verwijderd. Zoeken naar een opname Met de zoekknop zijn er 5 verschillende mogelijkheden om te zoeken naar een opname: op identificatie, Referentie, Notitie, Datum van de opname en Duur van het gesprek. Binnen het zoekscherm kunt u de resultaten van uw zoekactie beperken door zoveel mogelijk velden in te vullen. Naast het zoekscherm verschijnt een scherm met de resultaten van uw zoekactie. Om terug te gaan naar het overzichtsscherm van alle opnamen kiest u Sluit zoekscherm. Een opname opslaan in WAV formaat Een opname wordt in WAV formaat opgeslagen om per te kunnen versturen. U selecteert de betreffende opname door 1x hierop te klikken en kiest de functietoets met de diskette. Het Windows scherm Opslaan als verschijnt nu en u kunt zelf de directory aangeven waar u de opname op wilt slaan. Het programma geeft automatisch aan dat het een WAV bestand moet worden. -5-

7 Tabblad Hardware Configureren van de hardware Meetfrequentie. Dit is de frequentie in Hz van de geluidskaart om het signaal te digitaliseren Hz is cd-kwaliteit. Voor het opnemen van telefoongesprekken is 8000Hz voldoende. Verhoging van deze instelling betekent dat per opname meer ruimte op de harde schijf gebruikt wordt en heeft gevolgen voor prestaties van het systeem afhankelijk van de gebruikte CODEC (zie verderop in deze handleiding).!! Let op dat op tabblad Codec s dezelfde Hz frequentie is opgegeven. Invoerapparaat. Selecteer de geluidskaart welke u wilt gebruiken, ook als er maar 1 aanwezig is. Indien uw computer beschikt over een voicemodem kunnen meerdere varianten hier vermeld staan. Lijn. Voor de 957Pro versie moet hier Microfoonvolume ingesteld worden. Start opname. Hier kunt u aangeven of u handmatig gesprekken op wilt nemen of opname op lijnsignaal, alle gesprekken worden dan automatisch opgenomen. Intelligent Recording Interface. Deze connector wordt bij de Retell 957Adv set geleverd.!! Let op!! Voor de 957Pro versie moet hier niet actief ingesteld worden. -6-

8 Tabblad CODEC s CODEC s worden ingesteld om opnamen te comprimeren (vermindering benodigde harde schijfruimte). Voor een goede geluidskwaliteit bevelen wij de MPEG Layer-3 Codec aan op 16kBit/s bij Hz Mono. Indien deze CODEC niet zichtbaar is, is deze compressie-software niet op uw PC geïnstalleerd. Microsoft Media Player 7.1 bijvoorbeeld biedt deze CODEC standaard. Windows Media Player 7.1 kan gratis gedownload worden bij Microsoft: Kies op deze webpagina vervolgens voor UPDATES VOOR PRODUCTEN en u ziet een lijst van mogelijke downloads. Selecteer Windows Media Player 7.1 en daarna download. Na installatie van de compressie software en eventuele herstart van de PC kunt u de CODEC Mpeg selecteren binnen de software van de Retell 957. CODEC s en opnamefrequentie Om door de Supervisor gesprekken te kunnen beluisteren, moet iedere gebruiker dezelfde CODEC en opnamefrequentie gebruiken. De meest gebruikelijke instelling is 16kBit/s Hz Mono. De CODEC kan geselecteerd worden onder het tabblad CODEC s en de opnamefrequentie onder het tabblad Hardware. Het is belangrijk dat de gekozen opnamefrequentie onder beide tabbladen hetzelfde is. -7-

9 Tabblad Opties Scherm opties Onder het tabblad Opties kunnen diverse instellingen gewijzigd worden. De software heeft de mogelijkheid gesprekken op iedere gewenste lokatie op de computer op te slaan. Het maken van een nieuwe directory en mappen voor opnamen gebeurt in Windows Verkenner. Noteer de exacte benaming van de directory type de exacte lokatie zoals u zojuist in Verkenner heeft aangemaakt. Alle opnamen zullen hier opgeslagen worden. Er kan een directory aangemaakt worden met een map voor opnamen voor iedere maand van het jaar of er kan bijvoorbeeld op een server een directory Opnamen aangemaakt worden met daarin mappen voor iedere gebruiker. - Standaard directory voor opnamen: hier staat de lokatie vermeld welke u eerder heeft aangemaakt voor het opslaan van gesprekken. De lokatie kunt u hier ten allen tijde aanpassen - De software kan oudere opnamen automatisch verwijderen om opslagcapaciteit te besparen. Deze functie kan geactiveerd worden onder het tabblad Opties. Alleen opnamen uit de map Standaard zullen na de ingestelde periode verwijderd worden. Per minuut kan 1 gesprek verwijderd worden. Let op: verwijderde opnames kunnen niet meer teruggehaald worden!!! De gebruiker kan zelf aangeven hoelang de opnamen bewaard moeten blijven. Indien u niets invult is de functie niet geactiveerd. - ID werkstation: hier kunt u een identificatie opgeven van de gebruiker, bijvoorbeeld de initialen. Dit veld kan bij zoekacties, als eerder omschreven, gebruikt worden. - Wachtwoord: hier kan een wachtwoord ingevuld worden. Bij het afluisteren van ieder gesprek zal dit wachtwoord gevraagd worden. Let op: indien u het wachtwoord niet meer weet kunnen de gesprekken niet meer beluisterd worden. - Master password: hiermee kan de applicatie niet door derden geopend worden/kunnen wijzigingen in de instellingen van de ReTell software gemaakt worden terwijl het programma in de achtergrond actief is - Encryptie niveau: indien u uw opnamen sterk wilt versleutelen om wijzigingen en afspelen met andere software onmogelijk te maken kunt u een hoger encryptie niveau inschakelen. Een hoog cijfer vergt meer rekenkracht van de PC, met name bij het afspelen. Indien u hier 0 ingeeft, worden alle opnamen automatisch in.wav opgeslagen. - Gevoeligheid: wordt ingesteld om de automatische opname meer of minder gevoelig te maken, standaard is 5%. Als de automatische opname niet start, kan geprobeerd worden deze instelling te verlagen naar 3% of 4% om toch zachte spraak op te nemen. - Signaalduur voordat gestart wordt: geeft aan na hoeveel seconden geluid de automatische opname start - Geen signaal voordat gestopt wordt: geeft aan na hoeveel seconden stilte de automatische opname gestopt wordt. - Negeer opnamen korter dan: geeft aan dat opnamen korter dan het ingevuld aantal seconden niet opgeslagen worden. -8-

10 Instellen van de lokatie om gesprekken centraal op te nemen Voordat de opnamen opgeslagen worden, wordt de periode bepaald dat gesprekken in een map opgeslagen worden, bijvoorbeeld een week of maand etc. Op de server waarop alle gesprekken opgeslagen dienen te worden, moet een map gemaakt worden voor de huidige periode, bijvoorbeeld recente gesprekken. Aan het einde van de vastgestelde periode kan deze map een nieuwe naam gegeven worden, bijvoorbeeld januari De gesprekken in map januari 2007 kunnen bewaard worden op de harde schijf of elders opgeslagen worden, bijvoorbeeld gebrand op een cd. Een nieuwe map met de naam Recente gesprekken kan hierna nieuw aangemaakt worden om de volgende periode gesprekken op te nemen. Instellingen voor gebruikers Voor iedere gebruiker waarvan de gesprekken centraal opgeslagen worden moet de map Standaard directory voor opnamen onder Opties ingesteld worden om de gesprekken in de recente-gesprekken-map op te slaan. De exacte lokatie moet hier opgegeven worden om de gesprekken in de juiste map op te slaan (om door de gebruiker zijn/haar meest recente gesprekken te kunnen zien, moet de map Standaard geselecteerd zijn onder het tabblad Afspelen). Iedere gebruiker dient een eigen identificatie in te voeren om gesprekken per gebruiker terug te kunnen vinden. -9-

11 Configureren van de geluidskaart De geluidskaart dient als volgt ingesteld worden: - klik op Start en selecteer vervolgens Programma s, Bureau-accessoires, Entertainment en volumeregeling - Het volgende scherm zal verschijnen. - De keuze Dempen bij microfoonvolume dient aangevinkt te zijn - Selecteer nu onder opties: Eigenschappen - De keuze opnemen dient geselecteerd te zijn en volume microphone moet aangevinkt zijn. Klik dan op de toets OK. De keuze Selecteren dient aangevinkt te zijn en het volume moet tussen ¾ en maximum staan. Het beste opnamevolume kunt u voor uzelf testen. Als u het volume niet hard genoeg vindt, kan een 20Db extra volume gekozen worden indien de geluidskaart beschikt over geavanceerde instellingen voor microphone. Kiest u hiervoor de knop Geavanceerd of onder Opties Geavanceerde volumeregeling, een nieuw scherm wordt nu getoond. Indien u de keuze +20Db selecteert zal het volume harder weergegeven worden. -10-

12 Licentie Lees onderstaande licentievoorwaarden goed door voordat u de software installeert. Door het installeren van de volledige versie van de software, gaat u automatisch akkoord met deze licentievoorwaarden. Indien de gebruiker niet akkoord gaat met de licentievoorwaarden mag de software niet geïnstalleerd of gebruikt worden. In dit geval dient de gehele verpakking retour gestuurd te worden aan de leverancier. De software is niet verkocht aan de gebruiker maar de gebruiker heeft hiermee alleen het recht gekregen de software te gebruiken. De gebruiker wordt eigenaar van de diskette of cd en instructies evenals enige andere meegeleverde geschreven documentatie door de fabrikant of importeur. Licentie verlening Deze licentie verleent de gebruiker toestemming een kopie van de software te gebruiken op een computer met dien verstande dat de software op slechts één computer gebruikt wordt. De software mag alleen gebruik worden door deze op slaan op een computer in een tijdelijk geheugen (RAM) of in een vast geheugen (hard-drive of cdrom). Indien de gebruiker meerdere licenties afgenomen heeft, mag de gebruiker niet meer kopieën gebruiken dan het overeengekomen aantal licenties. De gebruiker mag een kopie van de software maken voor back-up. Copyright De software is middels Copyright beschermd door de rechtmatige copyright-eigenaars. De software bevat copyright beveiligd materiaal evenals confidentiële informatie welke door de gebruiker beschermd dienen te worden. Het is verboden de software of andere aanverwante onderdelen te decompilen, te compilen of te reassemblen of te wijzigen in welke leesbare vorm ook en verder is het verboden om software of onderdelen hiervan te wijzigen, modificeren, vertalen, verhuren, in lease onder te brengen, uit te lenen, verkopen of te produceren. Het copyright heeft ook vooral betrekking op de programmacodes, documentatie, uiterlijk, structuur en organisatie en op programma data/informatie, namen en logo s en iedere andere vorm van presentatie met betrekking tot de software. Het is niet toegestaan de software of de inhoud hiervan te reproduceren, gebruiken, uit te lenen of te veranderen zonder expliciete schriftelijke toestemming van Retell. Duur van het gebruiksrecht Het gebruik van de licentie is afgegeven zonder tijdslimiet, behalve in geval van demonstratie versies. Voor demonstratie versies geldt dat de software na een bepaalde periode niet meer werkt. De licentie verliest haar geldigheid automatisch en zonder enige expliciete melding wanneer een van de genoemde voorwaarden niet nagekomen wordt. In dit geval is de gebruiker verplicht alle in zijn/haar bezit zijnde originelen en kopieën van de software te vernietigen. De gebruiker kan de licentie overeenkomst ontbinden door alle in het bezit zijnde originelen en kopieën van de software te vernietigen. Garantieperiode De leverancier garandeert voor een periode van 12 maanden, ingaande op de datum van ontvangst, dat de software functioneert op de wijze zoals omschreven in de handleiding. De leverancier geeft niet de garantie dat de software geschikt is voor de doeleinden van de gebruiker of dat de software werkt met de bestaande software en hardware van de gebruiker. De leverancier kan geen verantwoording nemen voor welke schade dan ook of het verloren gaan van informatie. Bij schade zal de leverancier eventueel slechts de aankoopsom van de software vergoeden. Er wordt geen aansprakelijkheid geaccepteerd voor welke gevolgen dan ook van enige niet naar tevredenheid gemaakte back-up of ontoereikende beveiliging van informatie. Licentiecode Bij de Retell 957 software set is slechts 1 diskette geleverd. Deze diskette bevat de demoversie en de volledige versie met licentie. Als u de 30-dagen testversie al eens geïnstalleerd heeft, kan daarna alleen nog de volledige versie met licentie geïnstalleerd worden. Hiervoor dient de aktivatie aanvraagcode per aan Retell gestuurd te worden om een licentiecode te ontvangen waarmee de software vrijgegeven wordt voor gebruik. Zodra Retell een aktivatiecode heeft omgezet in een licentiecode en aan u toegestuurd heeft, zijn de licentievoorwaarden door u geaccepteerd en zal ieder verzoek om terugbetaling van de aankoopsom afgewezen worden. Aandachtspunten Aandachtspunten voor het opnemen en registreren/archiveren en meeluisteren van telefoongesprekken: - Indien u telefoongesprekken gaat opnemen, is het goed een aantal gedragsregels in acht te nemen. Het volledige artikel van de registratiekamer treft u aan op Onder support, veel gestelde vragen treft u het artikel algemeen met een verwijzing naar wetgeving. -11-

13 Verhelpen van problemen Probleem Mogelijke oorzaak Oplossing Een pop-up vraagt om een response code De software neemt niet op of het opname niveau op tabblad Opnemen slaat niet uit De software neemt niet automatisch op Ik wil mijn database koppelen met de software (bijvoorbeeld om automatisch nummer-informatie op te slaan) Gesprekken worden eenzijdig opgenomen, alleen mijn stem is hoorbaar In welke aansluiting op de pc komt de plug van de 157 connector Ik hoor het telefoongesprek tijdens opname via de speakers Ik heb een nieuwe pc, kan ik de licentiecode opnieuw gebruiken De testperiode is voorbij of u heeft aangegeven de software te willen licenseren De geluidskaart is niet goed ingesteld. Het automatisch opnemen is niet geactiveerd De handset heeft een afwijkend aderpaar gebruik De geluidskaart is niet goed ingesteld Als u de licentie wilt activeren, mailt of belt u met Retell voor een licentiecode Zie handleiding onder configureren van de geluidskaart Zorg dat op de Hardware tab bij Start opname op lijnsignaal is geselecteerd en op het tabblad Opnemen de button rechtsonder aangeeft Stop automatisch opnemen Als u gebruik maakt van de Pro of Adv software, kunt u hiervoor de Retell 957Linc bestellen. Probeer de schakelaar van de 157 connector op play te zetten (bekend voor handsets van onder andere KPN Telecom en Ascotel) In de microfoonaansluiting van de geluidskaart Zie handleiding onder configureren van de geluidskaart : de keuze dempen bij microfoonvolume dient aangevinkt te zijn Nee, bij installatie van de software verschijnt een request/activatiecode waarmee u per mail of telefoon een nieuwe licentiecode kunt aanvragen -12-

14 Veel gestelde vragen Moet ik de software installeren onder Administrator-omgeving? Er wordt aangeraden de Administrator account te gebruiken omdat deze volledige toegang heeft tot alle bestanden en mappen Ik wil de test-versie installeren, hoe voorkom ik dat ik een licentiecode moet invoeren? Er is een button op het installatiescherm dat de optie geeft om de 65 dagen demoversie te installeren. Klik op deze button voor de demoversie. Waar vind ik de code om de software mee te installeren? De code staat op de cd met software. Neemt u deze code exact over inclusief streepjes. De applicatie maakt nu een activatiecode aan waarmee u per mail of telefonisch een licentiecode kunt aanvragen. Hoe voorkom ik de File open foutmeldingen? Om deze foutmeldingen te verhelpen, ga naar tabblad Opties en controleer of de Standaard directory voor opnamen correct is. Controleer tevens de rechten voor de gebruiker. Tijdens het afspelen van een opname is een hoog piepgeluid hoorbaar. Dit kan veroorzaakt worden door een instelling van de geluidskaart. Zorg ervoor dat bij Line in en Microfoonvolume dempen aangevinkt is. Ik krijg de melding dat de opname software is verlopen. Als u de demoversie gebruikt, dan zijn de 65 dagen test voorbij. Als u de licentie-versie gebruikt kan u proberen de software opnieuw te installeren. In de blauwe balk van ieder scherm in de software kunt u zien of u een demoversie draait. Bij het afluisteren van gesprekken speelt de opname heel snel of juist heel langzaam. Dit kan verschillende oorzaken hebben: - probleem met CODEC. Zorg ervoor dat de Microsoft IMAADPCM codec niet wordt gebruikt, deze codec werkt niet met de Retell software. - probleem met geluidskaart. Sommige geluidskaarten nemen alleen goed op met Hz of hoger. Probeer deze instelling in de software. -13-

15 Importeur Retell Call Recorders Recall Calls Telefoon Fax Postadres W.M. Dudokweg 4, 1703 DB Heerhugowaard Webadres E mail Algemene informatie: info@retell.nl Licentie Aanvraag licentiecode: