Message Server 12.3 Handleiding voor content beheerders V1.2

Transcriptie

1 1

2 Message Server 12.3 Handleiding voor content beheerders INHOUDSOPGAVE Introductie 3 Vier eenvoudige stappen 4 1 Log in Nieuw bericht maken Voorbeeldbericht bekijken & opslaan Publiceren Mogelijke onderwerpen 14 Redactievoorschriften 15 Voorbeeld Voorbeeld

3 INTRODUCTIE Digital Signage Content Manager voor TV en PC beeldschermen Of het nu gaat om een belangrijke mededeling van de directie of gewoon om het laatste nieuws, de Netpresenter Message Server zorgt ervoor dat uw ingevoerde berichten onmiddellijk zichtbaar zijn op ieder scherm, van kantoor-pc tot groot TV-scherm. Kenmerken Ontwerp, plan en beheer berichten via de internetbrowser. Slechts één keer invoeren voor zowel interactieve screensaver en pop-upbericht op PC s, beeldkrant, bericht op Twitter en Facebook, SMS en . Plan in hoe laat en op welke dagen het bericht te zien moet zijn. Bepaal zelf op welke schermen het bericht verschijnt. Meerdere lay-outs mogelijk. Planning van publicatie op tijd, datum en/of dag(deel). Bekijk de berichten alvorens ze te publiceren (previewfunctie). Pop-up alarmeringsfunctie voor urgente berichten. Let op: De afbeeldingen die in dit document worden gebruikt laten de volledige functionaliteit zien. Sommige opties zijn wellicht niet zichtbaar. Neem contact op met uw systeem administrator indien u over deze opties wilt beschikken. 3

4 VIER EENVOUDIGE STAPPEN Log in Nieuw bericht maken Voorbeeldbericht bekijken & opslaan Bericht publiceren 4

5 1 Log in Open via internetbrowser U kunt de Netpresenter Message Server bereiken via uw browser. Vraag uw IT-afdeling om de locatie. Log in Indien de Netpresenter Message Server is geïnstalleerd op een server binnen uw bedrijf: vraag uw gebruikersnaam en het wachtwoord op bij uw IT-afdeling. Wanneer Netpresenter de host is, ontvangt u van ons een persoonlijke login. Toegangsniveaus De Netpresenter Message Server heeft drie toegangsniveaus. In deze handleiding gaan we ervan uit dat u Content Publisher rechten heeft. Dit houdt in dat u berichten mag invoeren en publiceren. Indien u een Content Editor bent, mag u enkel berichten invoeren. Publiceren is niet toegestaan. Indien u een Content Publisher bent mag u berichten invoeren en publiceren. Bent u een Content Beheerder dan mag u berichten invoeren en publiceren, kanalen beheren en gebruikers toevoegen. Dit niveau is bedoeld voor IT systeembeheerders. Plaats een snelkoppeling op uw bureaublad Zo kunt u de Message Server makkelijk en snel bereiken. 5

6 2 Nieuw bericht maken 2.1 Change template Kies hier de gewenste achtergrond voor uw bericht. 2.2 Titel van uw bericht Voer vervolgens een titel voor het bericht in, ook als u een full-screen afbeelding of video wilt vertonen. Deze titel wordt weergegeven in het berichtenoverzicht. 2.3 Typ uw bericht Kies verder de gewenste layout voor de tekst. Deze gekozen layout wordt toegepast per veld. 2.4 Social media Voeg een afbeelding of een ander media-object toe door een vinkje te plaatsen bij Publish Mediaobject en vervolgens het nummer van het toe te voegen object te kiezen and SMS text message Verstuur uw bericht ook als een of als SMS. 6

7 2.6 Voeg media toe Voeg een afbeelding (ook als achtergrond), (YouTube-)video of Flash toe. Indien de template het toestaat, kunnen er 5 (verschillende) mediaobjecten op 1 slide. Tevens is er een optie om de locatie van de afbeelding op het scherm te wijzigen en de afbeelding te voorzien van een kader. 2.7 Kies aantal seconden zichtbaar Kies hoeveel seconden het bericht zichtbaar is. De standaard gegeven 20 seconden zijn bij een normaal bericht voldoende om het rustig te lezen. Bij een heel kort bericht of een full-screen afbeelding, kunt u deze tijd verkorten. Indien u een video kiest, zal deze automatisch tot aan het einde worden afgespeeld. U kunt de standaard 20 seconden laten staan. 2.8 Selecteer transitie Selecteer hier de overgang tussen de berichten. 2.9 Plan bericht in (programmering) Stel de datum en tijd in waarop uw bericht zichtbaar moet zijn. Stelt u geen datum en tijd in, dan is uw bericht zichtbaar vanaf het moment van publiceren, totdat u het bericht uitzet of handmatig verwijdert. 7

8 2.10 Voeg hyperlink toe Laat uw intranetbezoek structureel stijgen door een hyperlink naar de betreffende bron zoals intranetpagina, website of document, enz. op te nemen in het bericht. Hiermee kunnen bezoekers met één klik door-surfen voor meer informatie Voeg tickertape toe Voeg hier de URL van een RSSfeed in. Indien u een template gebruikt dat hier geschikt voor is, en de Player een actieve internetverbinding heeft zal deze in de presentatie als scrollbar (ofwel tickertape) verschijnen. De locatie van de tickertape wordt aangegeven in de template Intranet Alleen van toepassing indien uw intranet door Netpresenter gevoed wordt Preview uw bericht & save 2.14 Voeg inhoud aan de app toe Voeg hetzelfde bericht in als een app bericht of maak een aangepast bericht. U kunt ervoor kiezen om reacties of het delen van het bericht toe te staan. Dit weergeeft een deel of reageer knop bij het bericht in de app. 8

9 Hoe voeg ik een afbeelding toe? Een afbeelding kunt u gemakkelijk uploaden via uw PC. Bij het maken van een nieuw bericht klikt u bovenin op [Image], vervolgens zoekt u de gewenste afbeelding op uw PC en selecteert u deze. Kies vervolgens [Upload afbeelding]. Hoe voeg ik een video toe? Een video kunt u gemakkelijk uploaden via uw PC. Bij het maken van een nieuw bericht klikt u bovenin op [Video], vervolgens zoekt u de gewenste video op uw PC en selecteert u deze. Kies vervolgens [Upload video]. Het is ook mogelijk om een video die via een URL te bereiken is rechtstreeks op te nemen; daarvoor kiest u het tweede tabblad Select Video from Internet. TIP: Om reacties te kunnen krijgen op een bericht, voert u bij de hyperlink een adres in: mailto:mijn @mail.com. Met één klik wordt dan automatisch een mailformulier met het ingevulde adres geopend. TIP: In grotere organisaties wordt vaak een hiërarchie in de berichtgeving toegepast om een overload aan berichten te voorkomen. Zo kan een bedrijf bijvoorbeeld de volgende hiërarchie toepassen: Bedrijfsnieuws Berichten voor iedereen binnen de organisatie Locatienieuws Berichten voor iedereen binnen een bepaalde locatie Afdelingsnieuws Berichten voor iedereen binnen een bepaalde afdeling Bij dit bedrijf zal een marketing assistent, werkzaam in het kantoor te Amsterdam, de volgende berichten ontvangen: Bedrijfsbreed + Locatie Amsterdam + Afdeling marketing. Deze werknemer zal berichten van de kantoren in andere steden en de berichten voor andere afdelingen echter niet te zien krijgen. TIP: Als u een ander type overgang wilt toevoegen limiteer dit dan tot één type overgang voor de hele presentatie, om de kans op een rommelige presentatie te verkleinen. TIP: Neemt u ook eens een kijkje in de Advanced mode van de berichtprogrammering. Hiermee kunt u eenvoudig berichten inplannen: een afwisselende presentatie zonder al te veel werk voor u. Zo kunt u bijvoorbeeld een bericht alleen op bepaalde dagdelen laten zien. Ideaal voor berichten die gedragsverandering vereisen, voor veiligheidsvoorschriften, of als herinnering aan periodieke taken, evenementen of verjaardagen. Eenmalig instellen en de Message Server neemt het werk over. 9

10 3 Voorbeeldbericht bekijken & opslaan TIP: Druk op de knop [Voorbeeld] (in het vorige venster) en bekijk uw bericht zoals het eruit komt te zien voor iedere output. Eventueel kunt u het bericht nog aanpassen. Daarna slaat u met de [Opslaan]-knop het bericht op. Het bericht verschijnt nu in de berichtenlijst. 10

11 4 Publiceren 4.1 Nieuw bericht Via deze knop kunt u een nieuw bericht aanmaken. Deze knop brengt u naar het venster Nieuw bericht. 4.2 Publiceren van berichten Wanneer u één of meerdere nieuwe berichten aangemaakt hebt, moeten deze gepubliceerd worden. Dat kunt u doen door de status van het bericht aan te passen en op de knop [Publiceren] te klikken. Zo verschijnen de berichten op uw schermen. 4.3 Status van het bericht De status van de slide bepaalt of uw bericht zichtbaar is op de Player of niet. De status van een bericht kan aan, uit of on hold zijn. 4.4 Titel van de slide Dit is de titel die bovenaan het bericht verschijnt. U kunt de opmaak aanbrengen op deze titel in het Nieuw bericht - venster. 4.5 Voorbeeld Hier kunt u zien welke template u geselecteerd heeft voor dit bericht. Wanneer u met uw muis over de afbeelding beweegt, ziet u een vergrote versie van deze template. Tevens ziet u de gebruikte media. Door op de titel te klikken kunt u het bericht en dus de template en media wijzigen. 11

12 4.6 Acties subbericht 1 Gebruik deze knop om uw subbericht te wijzigen, verwijderen of te kopiëren naar andere sites. 4.7 Output Klik hier op een van de iconen om uw Twitter- of Facebookberichten te zien, en om uw verzonden e- mails en SMS-berichten in te zien. U kunt hier ook alle reacties op Facebook en Twitter inzien en zelf een reactie plaatsen. 1 Over subberichten (submessages) Met zogenaamde subberichten kunt u sneller vergelijkbare berichten beheren. Zo kunt u bijvoorbeeld een groep berichten die u op dezelfde dag en tijd wilt inplannen, gemakkelijk in één keer instellen. Ook kunt u makkelijk berichten in één keer publiceren of deactiveren. Het kan zijn dat deze optie niet beschikbaar is in uw organisatie; neem contact op met uw systeembeheerder voor meer informatie. Subberichten creëren Een subbericht maakt u door simpelweg een bestaand bericht te slepen naar een ander bestaand bericht. Het gesleepte bericht wordt nu automatisch een subbericht, afhankelijk van de instellingen van het hoofdbericht. U kunt deze stap voor elk nieuw subbericht herhalen. Subberichten beheren Subberichten horen altijd bij een hoofdbericht. Als u de instellingen van het hoofdbericht verandert, dan veranderen de instellingen van de subberichten automatisch mee. Als u bijvoorbeeld de planning van uw hoofdbericht aanpast, zullen alle subberichten dit overnemen. Als u een hoofdbericht publiceert, publiceert u ook direct alle subberichten. Let op: als u een hoofdbericht verwijderd, dan worden automatisch alle subberichten van dat bericht ook verwijderd. Om specifieke subberichten te verwijderen, gebruik u het Delete -icoon aan de rechterkant van het subbericht. 12

13 4.8 Message scheduling U kunt zelf bepalen wanneer uw bericht zichtbaar is. Standaard staat deze functie ingesteld op Altijd zichtbaar. U kunt zelf intervallen aangeven in het Nieuw bericht -venster (bijvoorbeeld elke maandag van 11:30 tot 18:00). 4.9 Acties berichten Gebruik deze knop om één of meerdere berichten te wijzigen, verwijderen of te kopiëren naar andere sites. Ook kunt u vanaf hier nieuwe subberichten aanmaken. Het verwijderen is pas definitief nadat u op Publish heeft geklikt Verplaatsen van berichten U kunt een bericht naar boven of beneden verplaatsen, wat inhoudt dat het bericht eerder of later in de berichtenlijst op het scherm verschijnt Beheer instellingen Het kan zijn dat deze functie niet zichtbaar is bij u. Uw systeembeheerder kan hier nieuwe kanalen aanmaken, templates & nieuwe gebruikers toevoegen (let op het aantal licenties dat uw organisatie heeft). Zie de Message Server technical manual voor meer informatie over deze beheersfunctie Verander site Klik hier om van uitvoerkanaal (een groep schermen/pc s waar uw bericht voor bedoeld is) te wisselen. Heeft uw bedrijf op elk scherm dezelfde informatie, dan is deze functie niet zichtbaar voor u. 13

14 MOGELIJKE ONDERWERPEN Simply create, manage and preview messages in an easy-to-use Web interface. Simply create, manage and preview messages in an easy-to-use Web interface. Just enter your message once for instant publication as interactive PC screensaver or pop-up message, on TV screens, digital displays, on Facebook or Twitter, as an SMS text message or , on smartphones and tablets via the app. You decide who gets to see what by selecting the desired output, channel and layout. Plan publication time and date. 14

15 REDACTIEVOORSCHRIFTEN In een organisatie met meer dan 1 content-beheerder is het van belang in een redactie voorschrift vast te leggen hoe aanlevering plaatsvindt, welke berichten toegestaan zijn en hoe goedkeuring is geregeld. Een voorbeeld van een redactie voorschrift: Voorbeeld 1 Voor het aanleveren van berichten gelden onderstaande richtlijnen Onze screensaver zal maximaal tien berichten bevatten. Berichten blijven in principe niet langer dan drie dagen staan, al zijn uitzonderingen mogelijk. Een bericht kan maximaal 300 tekens bevatten, inclusief spaties; de kop kan uit niet meer dan dertig tekens bestaan, inclusief spaties. Berichten moeten centraal bij de eindredactie worden aangeleverd via het volgen de centrale adres: xxx@xx.com. De eindredactie zorgt voor een eenduidig taalgebruik, overeenkomstig de regels van de schrijfwijzer. Het aanleveren van de berichten loopt via de verschillende communicatiemanagers en moet voor 11:00 uur, wil een bericht nog dezelfde dag op het scherm verschijnen. Waar de aard van een bericht dit toelaat, hanteert de eindredactie een enigszins lossere toon. Zodra een bericht op het net wordt gezet, wordt dit automatisch ook opgenomen op intranet. Berichten krijgen geen afzender; wel is het mogelijk af te sluiten met de zin voor meer informatie: (naam + contactgegevens). In sommige gevallen is het mogelijk ook een foto op te nemen. Receptie: kort en zakelijk aankondigen. Vacatures: noemen van enkele functies/afdelingen plus doorklik mogelijkheid. Overlijdensberichten: zorgen voor een soort personalia-archief, waarin correspondentieadres wordt opgenomen, met doorklikmogelijkheid. Er is altijd één bericht met de colofon Berichten worden niet automatisch doorgeplaatst op de bedrijfspagina op Twitter of Facebook. Als een bericht extern geplaatst dient te worden, dus op Facebook- of Twitterpagina en op de website, dan dient dit verzoek per gedaan te worden aan xxx@xx.com. Voorbeeld 2 Via de screensaver worden alle medewerkers iedere dag up-to-date gehouden met de laatste nieuwsberichten. Redactie hoofdkantoor: voor corporate berichten en berichten xxx Redactie: xxx Voor het aanleveren van berichten gelden onderstaande richtlijnen De redactie zal alleen Nederlandse teksten accepteren in verband met de brede doelgroep binnen het bedrijf. 15

16 De redactie behoudt het recht berichten te weigeren. De redactie behoudt het recht berichten terug te sturen voor herziening door de afzender, indien het bericht niet voldoet aan het redactiestatuut. De persoon die het bericht verstuurt dient aan te geven hoe lang een bericht moeten blijven staan (maximum drie dagen). Indien een bericht te lang is, behoudt de redactie het recht om een bericht terug te sturen om in te korten (maximaal tussen 15 en 20 zinnen). De titel kan uit niet meer dan vijftig tekens bestaan, inclusief spaties. De volgende lezersdoelgroepen/kanalen kunnen worden uitgekozen Bedrijf corporate = iedereen. Kantoor IJmuiden. Kantoor Amsterdam. Grote schermen hoofdkantoor. Scherm kantine. Toegezonden voor u = plaatsing dezelfde dag voor u. Indien het maximum aantal berichten/slides is behaald, kan het zijn dat de plaatsing van een bericht wordt uitgesteld totdat er weer plaats is. Waar de aard van een bericht dit toelaat kan de schrijver/afzender een enigszins lossere toon aanhouden. Berichten krijgen geen afzender, wel is het mogelijk af te sluiten met: voor meer informatie: (naam + contactdetails). Het wordt aanbevolen om een foto bij de aankondiging te plaatsen die in relatie tot het bericht staat. Voor het aanleveren van een bericht dient de afzender het document Layout bericht Netpresenter te gebruiken. De redactie behoudt het recht om berichten die op andere wijze worden aangeleverd terug te sturen naar de afzender. 16