CASE: DIMENCE GROEP. Think.Pink

Transcriptie

1 CASE: DIMENCE GROEP Samen met Pink Elephant hebben we in deze dynamische tijden een aantal uiterst slimme automatiseringsoplossingen neergezet. Think.Pink

2 DIMENCE GROEP De Dimence Groep is een zorginstantie met circa medewerkers, die vanuit 60 locaties in Oost-Nederland geestelijke gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening en welzijn levert. Samen met Pink Elephant deed de Dimence Groep projecten om het proces van subsidies aanvragen te automatiseren en om de webshop voor medewerkers met de Exactomgeving te integreren. Met deze slimme automatiseringsoplossingen realiseerde de Dimence Groep een aanzienlijk efficiëntere administratie. Feiten in het kort Bedrijf Branche Werknemers Activiteiten Operationeel sinds Geleverde oplossing: Dimence Groep Zorg Welzijnswerk, maatschappelijke dienstverlening, praktijkondersteuning aan huisartsen (poh ggz), basis ggz en specialistische ggz en hulp bij werkgerelateerde psychische klachten. Januari 2014 ERP website

3 We moesten op zoek naar slimme automatiseringsoplossingen om efficiënter te gaan werken Bas van Riet Paap, Hoofd financiën & control Dimence Groep

4 De Dimence Groep bestaat uit een aantal zelfstandige stichtingen met elk eigen specialistische kennis. De Dimence Groep heeft alles in huis om mensen van alle leeftijden te behandelen, begeleiden en adviseren. Welzijnswerk, maatschappelijke dienstverlening, praktijkondersteuning aan huisartsen (poh ggz), basis ggz en specialistische ggz (voor Bas van Riet Paap werkt sinds vijf jaar bij de Dimence Groep, waar hij afdelingshoofd financiën en control is. In de zorg moeten we constant bezuinigen, zegt Van Riet Paap. We leven in dynamische tijden en moeten steeds efficiënter werken. Binnen de zorg heb je weinig IT-budget voor zaken als financiën. Dit is immers niet onze core business. zowel jeugd als volwassenen) en hulp bij werkgerelateerde psychische klachten, maken onderdeel uit van de uitgebreide zorgmogelijkheden.

5 Meer doen met Exact Bij de Dimence Groep wordt sinds circa vijf jaar Exact gebruikt voor de boekhouding. Van Riet Paap ontdekte al kort na zijn aanstelling dat Exact Globe veel breder ingezet kan worden. Wij gebruikten Exact eigenlijk alleen voor de boekhouding. Daardoor ontstond de behoefte naar een externe consultant Exact Globe te verbreden. Van Riet Paap: We zijn toen met Pink Elephant gaan praten over ons procurementprobleem en wat zij hierbij konden betekenen. Daardoor groeide de relatie met Pink Elephant en werd de samenwerking steeds intensiever. om eens te kijken of we Exact Globe wel goed gebruikten. Na een kort marktonderzoek koos Van Riet Paap voor een consultant van Pink Elephant. Wij kozen voor Pink Elephant omdat ze de juiste expertise in huis hebben en de grootste reseller van Exact in Nederland zijn. Daarnaast was er een duidelijke klik met de mensen aan tafel. Pink Elephant leek ons een betrouwbare partner om ons te ondersteunen bij onze dagelijkse problemen met Exact Globe. De samenwerking begon met een korte kennismakingsperiode, zonder vast contract of SLA s, waarbij beide partijen elkaar beter leerden kennen. Al snel begon de Dimence Groep te ontdekken dat er veel mogelijkheden waren om het gebruik

6 Webshop Het eerste project om de mogelijkheden van Exact beter te benutten, was de vervanging van Planon. Dit softwarepakket werd binnen de organisatie gebruikt voor het bestellen van producten en de klachtafhandeling via een interne webshop. Deze bedrijfsportal wordt dagelijks door de medewerkers van de Dimence Groep gebruikt om allerlei bestellingen voor cliënten te doen. In de webshop zijn zo n producten te vinden, van potten pindakaas tot incontinentiemateriaal en medische hulpmiddelen. Van Riet Paap: We zijn toen met Pink Elephant een project gestart om Planon te vervangen door Exact Globe. Bij de bestelfunctie komt een stuk logistiek om de hoek kijken, maar ook allerlei boekhoudkundige aspecten en het afhandelen van facturen. Alle bestellingen moeten in de centrale inkoop en in het logistieke proces meegenomen worden. Ook moeten ze als boekingen op de balans verschijnen en verdeeld worden over al onze verschillende afdelingen. In het verleden werden veel van deze boekingen handmatig gedaan en geaccordeerd, maar nu gaat dit grotendeels geautomatiseerd. Om alles werkend te krijgen bleek een iets grotere uitdaging dan Van Riet Paap had gehoopt. Mede door een organisatorische verandering binnen de Dimence Groep duurde het project daardoor iets langer dan verwacht, maar in april 2014 ging de nieuwe webshop succesvol live.

7 Subsidieaanvragen Een groot deel van het budget van de Dimence Groep komt voort uit subsidies van de gemeentelijke en landelijke overheden. Veel activiteiten worden bijvoorbeeld gefinancierd vanuit de AWBZ (Algemene Wet Bijzonderde Ziektekosten) en de WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning). Dit resulteert in ingewikkelde en steeds terugkerende processen van subsidieaanvragen, waar jaarlijks verantwoordingen voor ingediend moeten worden. te digitaliseren. Dit project werd in slechts drie maanden opgeleverd. Vastgoed- en contractbeheer Na de twee succesvol afgeronde projecten was het volgende stuk administratie dat Van Riet Paap wilde digitaliseren de papieren kaartenbak van het vastgoedbeheer. De Dimence Groep is één van de grootste ggz-instellingen van Nederland. Onder de 60 zorglocaties vallen vaak meerdere panden, die Dit bedrijfsproces wilde Van Riet Paap als volgende met Pink Elephant aanpakken. Met de toename van het aantal subsidies zijn ook de aanvraagprocedures enorm gehuurd worden of eigendom zijn van de Dimence Groep. Alleen al op ons terrein in Deventer staan 26 panden. Ik schat dat we in totaal zo n 120 panden in gebruik hebben. toegenomen, soms zelfs voor 24 verschillende gemeentes. We werkten voorheen met een overvloed aan Excel-tabellen. Die geven mij alleen geen trigger en we waren bang dat het een keer mis zou gaan. We wilden daarom een module maken in Exact Synergy om dit te automatiseren. Het is per slot van rekening een workflow-managementsysteem. Daarnaast zou documentbeheer in het kader van subsidies Van Riet Paap wilde alle administratie rond deze panden digitaliseren. Het doel is om alle gegevens, waaronder de bouwdatum, boekwaarde en de huidige huurders digitaal toegankelijk te maken. Maar ook wilden we de verlenging van bijvoorbeeld contracten onderdeel laten uitmaken van een gestandaardiseerde workflow. toegevoegd worden om de volledige correspondentie

8 Service-level agreement Na deze succesvol afgeronde projecten bleek dat de Dimence Groep genoodzaakt was om ook tot een anderevorm van beheer te komen. Per juli 2014 hebben we voor drie jaar een SLA afgesloten met Pink Elephant voor de totale beheeromgeving, zegt Van Riet Paap. We gaan hun helpdesk voor Exact Globe en Synergy gebruiken, maar ook dragen processen op Exact draaien, willen we garanties hebben dat de systemen altijd beschikbaar zijn. Om het zwart-wit te stellen: als de webshop er een dag niet is, dan krijgen onze cliënten geen eten. Door deze meerjarige verbintenis aan te gaan hebben we echt een wederzijds vertrouwen in elkaar uitgesproken. we een stuk releasemanagement over. Het beheer willen we grotendeels zelf blijven doen, maar nu zoveel bedrijfskritische

9 Slimme oplossingen Het verdergaande gebruik van Exact Globe en Synergy bevalt volgens Van Riet Paap uiterst goed. Onze lopende subsidieaanvragen zijn nu met een druk op de knop inzichtelijk te maken. De administratie van onze webshop is sterk verbeterd en we zijn goed op weg om ons vastgoed- en contractbeheer te digitaliseren. Samen met Pink Elephant hebben we in deze dynamische tijden een aantal uiterst slimme automatiseringsoplossingen neergezet. + VOORDELEN Automatisering van delen van de inkoop en logistiek Automatisering van de processen rond het aanvragen van subsidies Digitalisering van het vastgoed- en contractbeheer Verminderde beheerlast en verbeterde ondersteuning

10 bullseye Oplossingen Bekijk onze oplossingen avatar Referenties Bekijk onze andere referenties News Mis ons nieuws niet Meld u nu aan voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze events, nieuws en tips. document Relevante documenten > 4 veelvoorkomende fouten bij ERP implementaties > De voordelen van een geïntegreerd ERP voor IT bedrijven usergrou Dat Maak kennis met onze experts! levert u altijd wat op! Afspraak maken Of bel ons op