Bijlage 8 - Concept Verzuimbeleid Subwerkgroep HRM-beleid

Transcriptie

1 Bijlage 8 - Concept Verzuimbeleid Subwerkgroep HRM-beleid Brenda Slingerland, Marcella Schut, Mark Kranendonk 8 september 2013

2 Inhoud 1. Inleiding 3 2. Visie op verzuim 4 3. Uitwerkingen van de visie op verzuim Beïnvloeden van verzuim Sturingsmogelijkheid 1: aangrijpen van de klacht Sturingsmogelijkheid 2: maatregelen van invloed op gedrag Sturingsmogelijkheid 3: personeelsbeleid gericht op herstel balans 7 4. Hulpmiddelen bij uitvoering van het verzuimbeleid Managementinformatie Bedrijfsarts Bedrijfszorgpakket Collectieve zorgverzekering Arbeidsomstandigheden en vitaliteit Re-integratie Training voor leidinggevenden Taken en verantwoordelijkheden Verzuimprotocol Privacy Communicatie van het verzuimbeleid Financiële paragraaf 14 Bijlagen Bijlage 1 Verzuimprotocol Gemeente Alphen aan den Rijn 2

3 1. Inleiding Onderdeel van het gezondheidsbeleid van de nieuwe Gemeente Alphen aan den Rijn is (naast het arbobeleid en vitaliteitbeleid) het verzuimbeleid. Dit beleid maakt duidelijk hoe we in onze organisatie omgaan met verzuim. Figuur 1: Schematische weergave van het HRM-beleid van Gemeente Alphen aan den Rijn Dit stuk geeft in hoofdstuk 2 onze visie op verzuim en de daaraan gekoppelde uitgangspunten weer. Het beschrijft hoe verzuim te beïnvloeden is en welke hulpmiddelen ingezet worden in de hoofdstukken 3 en 4. Het is een uitwerking van de visie en hoofdlijnen van het verzuimbeleid zoals reeds genoemd in de Contourennota HRM Gemeente ABR. In hoofdstuk 5 worden de taken en verantwoordelijkheden van de diverse spelers in de verzuimbegeleiding geschetst. Deze sluit aan op de uitgangspunten van Het Nieuwe Werken binnen de nieuwe Gemeente Alphen aan den Rijn. Het verzuimprotocol is onderdeel van het verzuimbeleid en terug te vinden als bijlage van dit document. Hierin wordt omschreven hoe wordt omgegaan met ziekmeldingen, registratie, verzuimgesprekken en verzuimbegeleiding. Het besteedt ook aandacht aan re-integratie bij langdurig verzuim. Onlosmakelijk verbonden met het verzuimbeleid en het verzuimprotocol zijn de Ziektewet (ZW), Wet verbetering poortwachter (WVP), Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA), Wet verlenging loondoorbetalingsverplichting bij ziekte (VLZ), Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en goed werkgeverschap. 3

4 2. Visie op verzuim Voor het benaderen van verzuim hanteert de nieuwe Gemeente Alphen aan den Rijn het gedragsmodel. Dit gaat uit van een keuzeproces voor verzuim; ziekte overkomt je, verzuim is een keuze. Een medewerker (met een ziekte of een klacht) maakt de keuze om al dan niet te verzuimen. Cijfers maken dit meteen duidelijk: gemiddeld 70% van de Nederlanders heeft 1 of meerdere klachten, terwijl het verzuim gemiddeld slechts rond de 4 à 5 procent is. De afweging om al dan niet te verzuimen blijkt, naast de aard van de klacht, in belangrijke mate bepaald te worden door andere factoren, zoals de sociale omgeving, de arbeidswaardering en aanwezigheidsmotivatie van de medewerker. Dit verklaart waarom bij dezelfde klacht de ene persoon niet of nauwelijks verzuimt, terwijl de ander er langdurig mee uitvalt. Aansluitend op deze visie zijn er drie aangrijpingspunten om het verzuim aan te pakken, namelijk sturen op de klacht, het verhogen van de inzetmotivatie en het verhogen van de arbeidswaardering. Volgens het gedragsmodel gaat het bij het beheersen van verzuim vooral om het beïnvloeden van de verzuimkeuze en daarmee van het verzuimgedrag. Dat begint dus al ver voor de feitelijke klachten. Inzicht in de wijze waarop de keuze om al dan niet te verzuimen tot stand komt is noodzakelijk om het verzuim te kunnen beïnvloeden. Een ander belangrijk aspect in de visie van de nieuwe Gemeente Alphen aan den Rijn is het uitgaan van de mogelijkheden van medewerkers (in plaats van te richten op de klacht en de onmogelijkheden). De leidinggevende kan vanuit zijn/haar functie de meeste invloed uitoefenen op het (verzuim)gedrag in de organisatie. De leidinggevende is daarom de casemanager bij verzuimmanagement. Daarnaast is er bij deze visie een duidelijke eigen verantwoordelijkheid voor de medewerkers. Zij dienen hun leidinggevende actief te informeren en actief aan hun herstel te werken. Leidinggevende en medewerker zijn dus de spil in de aanpak van verzuim. De rol van de bedrijfsarts is die van adviseur (met medische deskundigheid). De bedrijfsarts kan bij een concrete vraag van een leidinggevende of een medewerker om advies gevraagd worden over de mogelijkheden en beperkingen van de betreffende medewerker. Samenvattend spelen we in op gedrag, bewustwording, een duidelijke rolverdeling en een actieve rol van alle betrokkenen om grip te krijgen en te houden op verzuim. We noemen alvast enkele voorbeelden van cultuuraspecten waarin je gedrag, inzetbaarheid en productiviteit kan beïnvloeden zijn: aanspreken op gedrag/keuzes (in plaats van spreken over ziektes), proactief handelen, denken in mogelijkheden, veeleisend helpen (in plaats van helpen en 4

5 meehuilen), regie bij de direct-leidinggevende en de bedrijfsarts inzetten als adviseur (in plaats van als beslisser). 3. Uitwerkingen van de visie op verzuim 3.1. Beïnvloeden van verzuim Om verzuim aan te pakken zijn er verschillende mogelijkheden die aansluiten bij het gedragsmodel. Uitgangspunt van de aanpak is dat de balans tussen werk en persoon bepalend is voor de arbeidswaardering (zie figuur2). De medewerker waarbij de balans goed is, zal een hogere arbeidswaardering hebben dan de medewerker waarbij die balans niet op orde is. De arbeidswaardering heeft weer in belangrijke mate invloed op de aanwezigheidsmotivatie. De aanwezigheidsmotivatie wordt ook door andere factoren beïnvloed. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld bij langdurig verzuim volgens CAR-UWO minder salaris ontvangt, gaat hij of zij ondanks een negatieve arbeidswaardering toch een positieve aanwezigheidsmotivatie ontwikkelen. Een lage aanwezigheidsmotivatie leidt in combinatie met een klacht eerder tot een keuze voor verzuim dan een hoge aanwezigheidsmotivatie. Dit biedt 3 aanknopingspunten / sturingsmogelijkheden die we hieronder bespreken en in figuur 2 weergeven. Figuur 2: Balansmodel Falke en Verbaan 5

6 Sturingsmogelijkheid 1: aangrijpen van de klacht Het voorkomen van klachten is goed werkgeverschap, maar het is nu eenmaal zo dat 70% van de mensen klachten hebben. Sturen op de klacht heeft dan ook niet veel invloed op het algemene klachtenniveau in de organisatie. Het heeft wel invloed op de werkgerelateerde klachten en daarmee op de waardering van de werkgever. Daarmee kan de leidinggevende indirect sturen op de arbeidswaardering en op het keuzeproces van wel of niet verzuimen. Voorkomen van werkgerelateerde klachten maakt onderdeel uit van het gezondheidsbeleid en is verankert in het arbobeleid van de Gemeente Alphen aan den Rijn. Ziek zijn staat niet gelijk aan arbeidsongeschiktheid. Actief aan de slag met verzuim draagt (zo blijkt uit onderzoek) bij aan een sneller herstel van functioneren en kan langdurige uitval voorkomen. Dit betekent dat de leidinggevende ook bij verzuim waarbij sprake is van serieuze klachten de mogelijkheden voor werkhervatting met de medewerker bespreekt. Soms is een medewerker (tijdelijk) niet in staat om zijn eigen werk te doen, maar wel ander werk. Binnen de nieuwe Gemeente Alphen aan den Rijn verwachten we dat medewerkers tijdens hun herstel ook zelf actief meewerken bij het zoeken naar aangepast of vervangend werk. Om werkhervatting mogelijk te maken, probeert de nieuwe Gemeente Alphen aan den Rijn ook het herstel te bevorderen. De bedrijfsarts speelt hierin een belangrijke adviserende rol. We bieden als werkgever echter ook zaken als wachtlijstbemiddeling en psychosociale zorg aan (zie paragraaf 4.3. over het bedrijfszorgpakket) of denken mee om met hulpmiddelen toch naar het werk te kunnen komen. Het is belangrijk om behandeling van de klacht en werkhervatting goed op elkaar af te stemmen. Hierbij geldt dat (aangepast) werken vrijwel altijd beter is voor het genezingsproces dan niet werken Sturingsmogelijkheid 2: maatregelen van invloed op gedrag Wanneer er bij een afdeling een cultuur is ontstaan waarin verzuimen bij lichte gezondheidsklachten of problemen in de privé-sfeer een vanzelfsprekende keuze is geworden, is er sprake van een verzuimcultuur. De sturingsmogelijkheid die zich als aanpak met name richt op (individuele) preventie is dan niet voldoende. In die situatie worden maatregelen getroffen met een direct effect op de aanwezigheidsmotivatie. Welke maatregelen het beste genomen kunnen worden, is problematiekafhankelijk. Voorbeelden van maatregelen zijn: het aanspreken van medewerkers op verzuimgedrag; verzuimgesprekken kunnen voor het verzuim (deze is het belangrijkst), tijdens een disbalans, tijdens het verzuim en na het verzuim plaatsvinden. Wil de leidinggevende het gedrag van de medewerker beïnvloeden, dan zal hij of zij deze gesprekken zelf voeren en niet overlaten aan de bedrijfsarts of andere deskundigen. Naast het voeren van verzuimgesprekken maakt een leidinggevende in het werkoverleg heldere afspraken over het gewenste gedrag van medewerkers (en leidinggevende) bij verzuim. het toepassen van verzuimprikkels; het geven van een positieve prikkel (waardering) bij geen verzuim of een negatieve prikkel (sanctie) bij verzuim. Denk aan medewerkers in het 6

7 zonnetje zetten als ze niet verzuimd hebben of het toepassen van de in de arbeidsvoorwaarden geregelde korting op salaris bij langdurig verzuim. het inzetten van controlemiddelen; dit kan op verschillende manieren. Denk aan het meteen contact opnemen met de leidinggevende, maar ook een oproep bij de bedrijfsarts of een bezoek aan huis door de leidinggevende. Binnen onze organisatie zetten we controlemiddelen alleen in als er twijfels zijn over de rechtmatigheid van het verzuim. Over het algemeen geldt dat bij frequent verzuim het voeren van een verzuimgesprek het meeste effect heeft Sturingsmogelijkheid 3: personeelsbeleid gericht op herstel balans Een aanpak die ervoor zorgt dat medewerkers het op het werk goed naar hun zin hebben, heeft op termijn het meeste succes. Verzuim is in enkele gevallen heel duidelijk een gevolg van een medische klacht (bijvoorbeeld opname in een ziekenhuis), maar verzuim is veel vaker een signaal dat de balans tussen werk en persoon verstoord is. Leidinggevenden en medewerkers moeten proberen om dit evenwicht in stand te houden. Medewerkers geven vaak vroegtijdig, dat wil zeggen nog voordat ze gaan verzuimen, al signalen af die duiden op een verstoring van de balans. Door problemen tijdig te bespreken kan verzuim worden voorkomen. In het beleidstuk De dialoog en personeelsgesprekken wordt de ruimte hiervoor extra benadrukt. Afhankelijk van het probleem kunnen verschillende P&O-instrumenten ingezet worden. Voorbeelden hiervan zijn: het oplossen van knelpunten in de afstemming werk-privé, verlenen van calamiteiten- of zorgverlof, herstructureren van taken en meer sociale steun bieden. Door Het Nieuwe Werken heeft de medewerker meer mogelijkheden om zelf balans tussen werk en privé te vinden. Indien geen signalen afgegeven (of opgepikt) zijn en een verstoorde balans leidt tot verzuim, moet een leidinggevende aan de slag om langdurige uitval te voorkomen. Bepaalde werkaspecten kunnen de medewerker motiveren. Deze motivatoren zijn arbeidszingeving, arbeidsinhoud, arbeidsverhoudingen, arbeidsperspectief, arbeidsomstandigheden en arbeidsvoorwaarden. Een goed personeelsbeleid draagt hier aan bij en is verankerd in de Contourennota HRM Gemeente ABR. 4. Hulpmiddelen bij uitvoering van het verzuimbeleid 4.1. Managementinformatie Een voorwaarde om verzuim aan te pakken is een goede verzuimadministratie en goede managementinformatie. De leidinggevenden kunnen zelf voor hun eigen afdeling en medewerkers informatie uit YouPP genereren. De afdeling P&O haalt organisatiebrede informatie over verzuim uit YouPP op. We kennen informatie op individueel niveau en statistische informatie. Bij die laatste gaat het om verzuim binnen de gehele gemeente, verzuim binnen een afdeling en verzuim van personele groepen (bijvoorbeeld naar geslacht, leeftijd en/of dienstverband). Het registreren van de verzuimoorzaak (ingedeeld in groepen en niet te herleiden tot medische informatie), geeft niet alleen inzicht in het verzuim van de individuele medewerker, maar maakt ook het analyseren van verzuimoorzaken per gemeente of per afdeling mogelijk om gerichte preventieve maatregelen te kunnen nemen. 7

8 Directie en management beschikken over de juiste informatie om te kunnen sturen op verzuim. Wij gaan in de nieuwe Gemeente Alphen aan den Rijn ook werken met een jaarlijks vast te stellen norm. Vergelijking binnen de branche en met name binnen gemeenten met dezelfde omvang, geeft extra inzicht in het verzuim binnen de eigen organisatie. Voor de interpretatie en analyse van verzuimcijfers is een aantal medewerkers op P&O beschikbaar en kan men ook terecht bij de bedrijfsarts Bedrijfsarts Maatwerkregeling Sinds 1 juli 2005 heeft een organisatie de keuze in hoe ze zich deskundig laat begeleiden bij het opstellen en uitvoeren van het arbo- en verzuimbeleid. Er zijn twee regelingen: de vangnetregeling en de maatwerkregeling. Bij de vangnetregeling besteed je als organisatie alles uit aan een arbodienst en bij een maatwerkregeling koop je als organisatie alleen deskundigheid in, die je zelf niet in huis hebt. De nieuwe Gemeente Alphen aan den Rijn heeft gekozen voor de maatwerkregeling en schakelt een gecertificeerde bedrijfsarts in voor de medische deskundigheid in de verzuimbegeleiding. Hierbij wordt de verzuimadministratie binnen de afdeling P&O belegd. Met de maatwerkregeling houdt Gemeente Alphen aan den Rijn eigen regie op verzuim. We zijn hiermee als organisatie zelf verantwoordelijk voor de manier waarop we met elkaar de arbeidscultuur vormgeven. In het gedragsmodel zijn de leidinggevende en de medewerker de spil in de aanpak van verzuim. De rol van de bedrijfsarts is die van adviseur (met medische deskundigheid). De bedrijfsarts kan bij een concrete vraag van een leidinggevende of een medewerker om advies gevraagd worden over de mogelijkheden en beperkingen van de betreffende medewerker. Dat is ook wat we met de maatwerkregeling willen ondersteunen. De leidinggevende en/of medewerker (in geval van een preventief spreekuur) bepalen wanneer de bedrijfsarts wordt ingezet en wanneer we andere deskundigheid van buiten halen, zoals bedrijfsmaatschappelijk werk of een psycholoog. Met de zelfstandige bedrijfsarts zijn de lijnen kort en met het zelf uitvoeren van de verzuimadministratie kunnen we snel anticiperen op verzuimvraagstukken. De bedrijfsarts dient aangesloten te zijn bij een netwerk, waardoor de continuïteit van de dienstverlening gewaarborgd blijft Op locatie De bedrijfsarts komt voor het spreekuur op locatie van Gemeente Alphen aan den Rijn. Hiervoor wordt in het stadhuis of op een van de buitenlocaties een spreekkamer ingericht. Medewerkers die verzuimen houden ook op deze manier contact met hun werkgever. Zeker bij langdurig verzuim is dit een groot voordeel. Medewerkers die niet verzuimen, maar wel voor advies op het spreekuur komen, hebben minder reistijd. Ook voor leidinggevenden en bedrijfsarts is het werken op locatie gemakkelijk bij het doorspreken van vraagstellingen en het geven van terugkoppeling Voorbereiding Voor het bezoek van de bedrijfsarts wordt door P&O voorafgaand aan het spreekuur een agenda opgemaakt. De leidinggevenden leveren hun informatie en vraagstelling vooraf bij de bedrijfsarts 8

9 aan. Hiervoor is voorafgaand aan het spreekuur ruimte op de agenda. Eventueel vindt aanlevering van informatie en vragen per plaats Verslaglegging De bedrijfsarts verzorgt duidelijke verslaglegging en bespreekt het advies met de medewerker. Hierna wordt het advies doorgestuurd naar de leidinggevende (tenzij het een spreekuur op verzoek van de medewerker betreft). De voor de Wet verbetering poortwachter verplichte formulieren, zoals de probleemanalyse, worden indien van toepassing door de bedrijfsarts opgemaakt. Hierbij wordt het format van de formulieren van het UWV gebruikt SMT De bedrijfsarts, leidinggevende(n)/directie en P&O-adviseur(s) vormen het Sociaal Medisch Team (SMT). Dit SMT komt minimaal 2 keer per jaar bij elkaar. Het SMT is vooral bedoeld voor evaluatie van het verzuimbeleid, de analyse van verzuimcijfers, het bespreken van landelijke trends en organisatiebrede signalen, het delen van nieuwe ontwikkelingen en het maken van strategische keuzes ten aanzien van verzuim. Hiermee heeft het SMT vooral een signalerende en analyserende functie ter voorkoming van verzuim Bedrijfszorgpakket Een ander hulpmiddel bij uitvoering van het verzuimbeleid is gebruik maken van een bedrijfzorgpakket van een zorgverzekeraar. Gemeente Alphen aan den Rijn koopt producten en vooral diensten in voor een doelgerichte aanpak ter bevordering van een snel herstel. Het bedrijfszorgpakket biedt oplossingen voor de meest voorkomende arbeidsgerelateerde klachten op psychosociaal en fysiek gebied. Als voorbeeld noemen we interventies zoals de inzet van een maatschappelijk werker, psycholoog, fysiotherapeut, wachtlijstbemiddeling of mediationtraject. Natuurlijk kiest een medewerker altijd zelf of hij gebruik wil maken voor een behandeling via bedrijfszorg. P&O en de bedrijfsarts kunnen de medewerker hierover informeren. Doordat deze zorg via de werkgever ingekocht wordt, is geen sprake van wachtlijsten en kan de medewerker snel voor zorg terecht. Bovendien kan de zorgverlener rechtstreeks advies geven aan bedrijfsarts, medewerker en/of leidinggevende, bijvoorbeeld als het gaat om de re-integratie Collectieve zorgverzekering Gemeente Alphen aan den Rijn biedt medewerkers een collectieve zorgverzekering. Deze is aanbesteed via de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en medewerkers kunnen de verzekering kiezen die bij hen past. De korting geldt zowel voor de basisverzekering als voor de aanvullende verzekeringen voor gezondheidszorg. Deze collectieve zorgverzekering is overigens niet verplicht. De medewerker mag ook kiezen voor een andere zorgverzekeraar Arbeidsomstandigheden en vitaliteit Het verzuimbeleid vormt samen met het arbobeleid en vitaliteitbeleid het gezondheidsbeleid van de nieuwe Gemeente Alphen aan den Rijn. In paragraaf hebben we al kort de link gelegd met het arbobeleid en vitaliteit. Goede arbeidsomstandigheden en vitaliteit dragen bij aan goed en veilig je 9

10 werk kunnen doen en aan je goed voelen. Ze dragen bij aan goede arbeidswaardering en preventie van werkgerelateerde klachten. Waarom we de link tussen arbobeleid en vitaliteitbeleid aan de ene kant en verzuimbeleid aan de andere kant slechts kort benoemen, is dat ons verzuimbeleid draait om beïnvloeden van gedrag. Daar liggen de meeste kansen op sturing op reductie van verzuim. Dit neemt niet weg dat met name de arbeidsomstandigheden goed geregeld moeten zijn. Indien die basis in het werk niet goed is, ontstaan ongelukken en blessures en is er wel een hele duidelijke relatie met verzuim Re-integratie Een goede re-integratie is belangrijk bij een succesvolle terugkeer naar het werk. Wanneer een medewerker nog niet (volledig) zijn eigen functie kan doen, spant Gemeente Alphen aan den Rijn zich in passende arbeid te zoeken in de eigen of andere organisatie. Denk bij re-integratie in de eigen functie aan aanpassing van de werkplek, aanpassing van de functie, gedeeltelijk hervatten, werken op andere werktijden of thuiswerken. Bij re-integratie in een andere functie kan een medewerker ook werken op een andere afdeling of bij een andere organisatie. Dit is altijd voor tijdelijke duur. Als blijkt dat een medewerker door blijvende (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid het eigen werk niet meer kan uitvoeren, gaat Gemeente Alphen aan den Rijn, volgens richtlijnen van de Wet verbetering poortwachter eerst binnen de eigen gemeente onderzoeken of er mogelijkheden zijn voor structureel ander passend werk. Dit zogenaamde re-integratie 1 e spoor -traject moet leiden naar aangepast eigen werk of ander passend werk binnen de eigen organisatie. Wanneer een medewerker niet meer terug kan keren in zijn eigen functie of als er binnen Gemeente Alphen aan den Rijn geen passende functie is, wordt met hulp van een arbeidsdeskundige en eventueel een re-integratiebureau gezocht naar een permanent passende functie bij een andere organisatie. Dit is de zogenaamde re-integratie 2 e spoor Training voor leidinggevenden Gemeente Alphen aan den Rijn verzorgt een training voor leidinggevenden op aspecten van de verzuimbegeleiding. Dit is standaard opgenomen in de leergang leidinggevenden. Directie en P&O nemen aan dezelfde training deel. Onderdeel van de training is onder meer een toelichting op de visie van het verzuim, de rolverdeling en de wetgeving. Zo nodig wordt getraind op vaardigheden in de verschillende verzuimgesprekken zoals de telefonische ziekmelding, opvallend verzuim en reintegratie. Het is belangrijk om onderdelen uit deze training regelmatig te herhalen of een vervolg te geven in individuele gesprekken, overleg van het management, een herhalingstraining en/of een vervolgtraining. 5. Taken en verantwoordelijkheden Bij verzuimmanagement zijn altijd verschillende mensen vanuit verschillende functies betrokken. Voor een effectieve en efficiënte aanpak van het verzuim is het belangrijk dat helder is wat ieders rol is en hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld. 10

11 De medewerker heeft de verantwoordelijkheid in overleg met de organisatie oplossingen te vinden om verzuim zoveel mogelijk te voorkomen of verkorten. De leidinggevende is casemanager en is verantwoordelijk voor de verzuimbegeleiding en houdt de regie over alle acties. De directie en het management zijn verantwoordelijk voor het op orde zijn van de randvoorwaarden (zoals managementinformatie, organisatiebeleid, verzuimprotocol en contract met dienstverleners). De bedrijfsarts en P&O zijn op verschillende terreinen adviseur van leidinggevenden, directie en medewerkers en zijn verantwoordelijk voor kwalitatief goede adviezen en ondersteuning. Hieronder wordt de rol- en taakverdeling meer op detailniveau uitgewerkt Rol van de directie Draagt zorg voor een eenduidig uitgedragen verzuimbeleid binnen Gemeente Alphen aan den Rijn; Stelt verzuimtargets vast en spreekt leidinggevenden hierop aan; Draagt zorg voor het op orde zijn van de noodzakelijke randvoorwaarden, zoals beleid, verzuimprotocol, managementinformatie, toerusting leidinggevenden en contract met bedrijfsarts Rol van de medewerker Spant zich in om zijn overeengekomen arbeid daadwerkelijk te verrichten. Hij/zij treedt in overleg met de leidinggevende wanneer dit door ziekte of beperkingen niet zonder meer mogelijk is; Neemt initiatieven om verzuim te voorkomen of te beperken; Gebruikt de beschikbaar gestelde middelen in het kader van preventie; Verricht zo mogelijk aangepast of alternatief werk, wanneer er beperkingen zijn waardoor het uitvoeren van de normale werkzaamheden niet mogelijk is. Werkt actief aan een spoedig herstel; Houdt tijdens verzuim frequent persoonlijk contact met de leidinggevende; Vraagt zo nodig advies aan de bedrijfsarts en/of P&O; Volgt de voorschriften, zoals beschreven in het verzuimprotocol en de Wet verbetering poortwachter Rol van de leidinggevende Bespreekt het verzuimbeleid met zijn/haar medewerkers; Is de casemanager binnen de verzuimbegeleiding, tenzij het verzuim raakvlak heeft met de relatie medewerker-leidinggevende. Bewaakt en bespreekt het functioneren van zijn/haar medewerkers. Hij/zij is attent op signalen van disbalans en speelt hierop in; 11

12 Neemt initiatieven om verzuim te voorkomen of te beperken; Zoekt in geval van beperking bij een medewerker, in overleg, naar oplossingen; Bespreekt (afwijkend) verzuimgedrag met medewerkers; Houdt tijdens verzuim frequent persoonlijk contact met de medewerker, want een medewerker met rust laten kan desinteresse suggereren; Houdt tijdens verzuim de regie en neemt de beslissingen over te nemen maatregelen en acties; Vraagt zo nodig advies aan de bedrijfsarts en/of P&O; Volgt de voorschriften, zoals beschreven in het verzuimprotocol en de Wet verbetering poortwachter en maakt hierbij gebruik van het verzuimregistratiesysteem en de ondersteuning van de P&O-medewerkers; Draagt zorg voor goede dossiervorming; Is vrij om de medewerker een bloemetje of andere attentie te sturen De bedrijfsarts Werkt volgens de afspraken die met Gemeente Alphen aan den Rijn gemaakt zijn; Adviseert de organisatie over mogelijkheden verzuim te voorkomen en verkorten (verzuimmanagement, organisatieproblematiek); Adviseert de leidinggevende en medewerker bij individuele verzuimproblematiek over beperkingen en mogelijkheden, prognose, inzet van interventies e.d.; Maakt bij dreigend langdurig verzuim een probleemanalyse en adviseert over het plan van aanpak voor re-integratie; Overlegt eventueel met de huisarts of andere behandelaars van de medewerkers De P&O-adviseur Houdt zich op de hoogte van externe ontwikkelingen (onder andere op gebied van wet- en regelgeving) en informeert de organisatie hierover; Zorgt voor organisatiebrede managementinformatie met betrekking tot verzuim en bewaakt de wettelijke termijnen van de Wet verbetering poortwachter; Geeft gevraagd en ongevraagd advies over verzuimmanagement en de beheersing van het verzuim; Ontwikkelt in overleg met het management het verzuimbeleid en bewaakt mede de uitvoering; 12

13 Adviseert en ondersteunt leidinggevenden bij de uitvoering van het verzuimbeleid en met betrekking tot individuele verzuimsituaties; Verzorgt het relatiebeheer met bedrijfsarts, UWV en anderen; Wordt bij bovenstaande uitvoerende taken (zoals het agendabeheer van het spreekuur van de bedrijfsarts) ondersteunt door de andere medewerkers op de afdeling P&O De Ondernemingsraad Heeft instemmingsrecht voor regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden, waaronder het verzuimbeleid en verzuimprotocol; Overlegt minimaal eens per jaar met de bedrijfsarts over verzuimaspecten binnen Gemeente Alphen aan den Rijn; Praat mee over de ontwikkeling van verzuimbeleid en bevordert draagvlak in de organisatie. 6. Verzuimprotocol Hoewel dit verzuimbeleid voldoende uitgangspunten geeft om invulling te geven aan de aanpak en het gesprek over verzuim, kan een verzuimprotocol niet ontbreken. Als bijlage is opgenomen het verzuimprotocol voor de nieuwe Gemeente Alphen aan den Rijn. Hierin staat een aantal duidelijke en praktische regels over de verzuimmelding, registratie, verzuimgesprekken en verzuimbegeleiding. Het besteedt ook aandacht aan re-integratie bij langdurig verzuim. 7. Privacy De bedrijfsarts adviseert de medewerker en de leidinggevende over de (on)mogelijkheden van de medewerker tot het verrichten van werk en over eventuele maatregelen die de medewerker en/of de leidinggevende kan nemen om verzuim te beperken of te voorkomen. Het medisch beroepsgeheim wordt te allen tijde gerespecteerd. De medische gegevens blijven, ook nu P&O de administratieve ondersteuning doet, volledig bij de bedrijfsarts. De medewerkers van de afdeling P&O hebben hier op geen enkele manier inzage in. P&O legt in het personeelsdossier alleen die gegevens vast die thuishoren in het personeelsdossier. Deze worden 7 jaar bewaard. Eventuele door de medewerker verstrekte andere gegevens over het verzuim worden na een herstelmelding vernietigd. Gemeente Alphen aan den Rijn verplicht zich ertoe om de personeelsgegevens goed te beschermen. Gemeente Alphen aan den Rijn legt alleen zaken vast als daar een goede reden voor is. Zo kan bijvoorbeeld bij het vastleggen van de reden van het verzuim niet alleen inzicht gegeven worden in het verzuim van de individuele medewerker, maar ook een analyse gemaakt worden van verzuimoorzaken per gemeente of per afdeling. Hierdoor kunnen gerichte preventieve maatregelen genomen worden. 13

14 8. Communicatie van het verzuimbeleid Op intranet wordt een beknopte toelichting op de visie en het verzuimbeleid gepresenteerd. Dat is als het ware een samenvatting van dit beleidstuk. Het verzuimprotocol komt eenvoudig vindbaar op intranet. De leidinggevenden worden tevens binnen de training voor leidinggevenden geïnformeerd over het verzuimbeleid van Gemeente Alphen aan den Rijn. 9. Financiële paragraaf Eén van de uitgangspunten bij het opstellen van het HRM-beleid is budgetneutrale harmonisering. Voor het ontwikkelen en uitvoeren van het verzuimbeleid gaan wij daarom uit van de optelsom van de huidige budgetten van de drie gemeenten. Dit is voldoende om het verzuimbeleid van de nieuwe Gemeente Alphen aan den Rijn goed uit te voeren. De maatwerkregeling, het zelf voeren van de verzuimadministratie en de overige uitwerkingen in dit beleidstuk kunnen binnen het bestaande budget van de Gemeente Alphen aan den Rijn gerealiseerd worden. Extra budget voor ontwikkeling en uitvoering van het verzuimbeleid is daardoor niet nodig. Wel dient binnen de nieuwe afdeling P&O capaciteit vrijgemaakt te worden om de verzuimadministratie uit te voeren. Dit is binnen de totale formatie te realiseren. De meer gedetailleerde uitwerking van het budget voor verzuimbeleid volgt later in 2013 in een apart overzicht voor alle P&O-budgetten. We evalueren na 1 jaar om te zien of bovenstaande verwachtingen juist zijn gebleken. 14

15 Bijlage 1. Verzuimprotocol Gemeente Alphen aan den Rijn 1. Verzuimmelding Je meldt verzuim persoonlijk telefonisch bij je leidinggevende of diens plaatsvervanger. Doorgaans is dit bij roosterfuncties minimaal een uur voor aanvang van je werktijd. Als je zelf niet in staat bent je ziek te melden, dan kan je dit door iemand anders laten doen. Word je tijdens werktijd ziek, dan meld jij je persoonlijk af bij je direct leidinggevende of diens plaatsvervanger. Bij de ziekmelding geef je aan: wat de aard van de klachten is (je bent niet verplicht om dit te melden) en of deze verband houden met je werk; wat de vermoedelijke duur van het verzuim is; wat je zelf doet om zo snel mogelijk weer aan het werk te gaan en wat je werkgever kan doen om te helpen; op welk (verpleeg)adres en telefoonnummer je bereikbaar bent; welke werkzaamheden je nog wel uit kan voeren, rekening houdend met je klachten; of er sprake is van arbeidsongeschiktheid als gevolg van een ongeluk waarvoor een derde aansprakelijk is. Deze informatie wordt vervolgens door je leidinggevende in YouPP geregistreerd. 2. Bereikbaarheid Als je verzuimt, dien je bereikbaar te zijn op het opgegeven adres en telefoonnummer. Verblijf je op een ander adres, dan geef je dit aan je leidinggevende door. Indien je tijdelijk niet bereikbaar bent, dien je dit door te geven aan je leidinggevende. Bij langdurig verzuim worden passende afspraken gemaakt over de bereikbaarheid. 3. Contact met de leidinggevende Naar aanleiding van de verzuimmelding hebben jij en je leidinggevende frequent contact met elkaar. Jullie informeren elkaar, bespreken de voortgang van eventuele maatregelen tot herstel en kunnen afspraken maken over werkhervatting. Het initiatief voor het contact ligt niet alleen bij je leidinggevende, maar ook bij jou. 4. Contact met de bedrijfsarts Je bent verplicht gehoor te geven aan oproepen voor bezoek aan of telefonisch contact met de bedrijfsarts. Wanneer de bedrijfsarts je vraagt om meer (medische) informatie over de reden van het verzuim, ben je verplicht hieraan mee te werken. Ben je daar niet toe in staat, bijvoorbeeld door opname in een ziekenhuis, dan zal iemand anders de informatie moeten verstrekken. Deze informatie is uitsluitend bestemd voor de bedrijfsarts. Op de gegevens die de bedrijfsarts verzamelt zijn regels van toepassing zoals het beroepsgeheim en de Wet bescherming persoonsgegevens. 5. Spreekuur Indien nodig ontvang je een oproep voor het spreekuur van de bedrijfsarts. Bij verhindering licht je je leidinggevende zo spoedig mogelijk telefonisch in. Afspraken kunnen alleen afgezegd of verzet worden met toestemming van je leidinggevende (met uitzondering van het spreekuur op verzoek van de medewerker). Ook bij volledige werkhervatting gaat de afspraak met de bedrijfsarts zonder tegenbericht door. Jij en je leidinggevende ontvangen dezelfde schriftelijke terugkoppeling en advies van de bedrijfsarts. 15

16 6. Medisch onderzoek Als een medisch onderzoek noodzakelijk is om de arbeids(on)geschiktheid te beoordelen, ben je verplicht mee te werken. Het medisch onderzoek wordt gedaan door of in opdracht van de bedrijfsarts. 7. Probleemanalyse en advies Binnen zes weken na de verzuimmelding maakt de bedrijfsarts op basis van alle beschikbare informatie een probleemanalyse en geeft een advies aan jou en Gemeente Alphen aan den Rijn over het werkhervattingtraject. 8. Plan van aanpak Op basis van de probleemanalyse en het bijbehorende advies, stellen je leidinggevende en jij samen een plan van aanpak voor re-integratie op. De bedrijfsarts ontvangt hier een afschrift van. 9. Re-integratiedossier en WIA-aanvraag De Wet verbetering poortwachter verplicht werknemers, werkgevers en de bedrijfsarts om alle inspanningen die zijn ondernomen om te komen tot een succesvolle werkhervatting, in het reintegratiedossier vast te leggen. Dit kunnen gespreksverslagen zijn, maar ook terugkoppelingen van (evaluatie)spreekuren en bijstellingen van het vastgestelde plan van aanpak, evenals van de eerstejaarsevaluatie. In een zeer klein percentage van alle verzuimgevallen is terugkeer naar het werk binnen 2 jaar niet mogelijk. In dat geval krijgen jij, Gemeente Alphen aan den Rijn en de bedrijfsarts te maken met een WIA-aanvraag. De bedrijfsarts gebruikt de gegevens uit het re-integratiedossier om het reintegratieverslag samen te stellen, dat nodig is bij het aanvraag van de WIA die jij als medewerker moet doen. 10. Medewerking aan activiteiten gericht op werkhervatting Jij en je leidinggevende zijn samen verantwoordelijk voor het herstel en een zo spoedig mogelijke verantwoorde terugkeer naar het werk. Jullie werken samen aan de begeleiding en activiteiten die hierop gericht zijn, bijvoorbeeld training, scholing, gedeeltelijke werkhervatting en werkaanpassing. Je stelt je actief op in dit proces. 11. Genezing niet belemmeren Tijdens de periode van arbeidsongeschiktheid werk je optimaal mee aan je herstel en houd je aan de gemaakte afspraken met de bedrijfsarts en leidinggevende. Je onderneemt geen activiteiten die de genezing belemmeren. 12. Herstel Zodra je weer in staat bent om te werken, meld jij je beter bij je leidinggevende. De hersteldmelding of gedeeltelijke hersteldmelding wordt door je leidinggevende in YouPP geregistreerd. 13. Open spreekuur Je kan op eigen initiatief contact opnemen met de bedrijfsarts met vragen over je gezondheid en het werk. Dit kan ook als er geen sprake is van verzuim. Via P&O kan een afspraak met de bedrijfsarts gemaakt worden. Je hebt hiervoor geen toestemming van je leidinggevende nodig. Je leidinggevende ontvangt geen terugkoppeling van dit spreekuur, tenzij je hier zelf toestemming voor geeft aan de bedrijfsarts. 14. Vakantie Wanneer je op vakantie wilt tijdens arbeidsongeschiktheid, heb je hiervoor toestemming nodig van je van je leidinggevende. Deze kan zich baseren op het advies van de bedrijfsarts. 16

17 15. Ziekte tijdens vakantie en/of in het buitenland Indien je ziek wordt tijdens vakantie en/of in het buitenland, dien je dit te melden bij je leidinggevende. In alle gevallen dien je een medische verklaring van de behandelend arts op het verblijfadres (eventueel vakantieadres) in het buitenland te overleggen om voor restitutie van vakantiedagen in aanmerking te komen. Deze medische verklaring moet de volgende gegevens bevatten: vanaf welke datum je ziek bent (geweest), dan wel letsel is ontstaan; de eventuele hersteldatum; de aard van de ziekte of het letsel; een verklaring van medische ongeschiktheid tot reizen (indien van toepassing). Na terugkomst moet je deze medische gegevens overhandigen aan de bedrijfsarts. De leidinggevende beslist over restitutie van vakantiedagen op basis van het advies van de bedrijfsarts. 16. Bezwaren en klachten Er bestaat geen recht op verzuim. Een verzuimmelding is een redelijk en beargumenteerd verzoek waarover je leidinggevende beslist. Als je het niet eens bent met adviezen van de bedrijfsarts of met voorstellen of activiteiten van Gemeente Alphen aan den Rijn, kan je een deskundigenoordeel (second opinion) aanvragen bij het Uitvoeringsinstituut Werknemers Verzekeringen (UWV). De kosten van een deskundigenoordeel zijn voor de aanvrager en op te vragen bij het UWV. 17. Sancties Houd jij je niet aan de afspraken uit het verzuimprotocol of werk je niet voldoende mee aan je herstel, dan kan dit leiden tot een waarschuwing. Als er geen verbetering optreedt, heeft Gemeente Alphen aan den Rijn het recht om de loondoorbetaling op te schorten of zelfs stop te zetten. In het uiterste geval kan het niet houden aan afspraken en niet meewerken aan re-integratie leiden tot ontslag. 18. Privacy De bedrijfsarts ziet erop toe dat privacygevoelige gegevens optimaal worden beschermd tegen onbevoegden. Medische informatie is uitsluitend toegankelijk voor de bedrijfsarts die gehouden is aan het beroepsgeheim. In bepaalde situaties kan de bedrijfsarts het wenselijk achten bepaalde informatie wel aan de werkgever te verstrekken, bijvoorbeeld om beperkingen aan te geven ten behoeve van werkaanpassing. In een dergelijk geval wordt jou altijd eerst om toestemming gevraagd. 17