Gedragscode. Korte versie. The global leader in door opening solutions

Transcriptie

1 Gedragscode Korte versie The global leader in door opening solutions

2

3 Gedragscode DEZE VERSIE VAN de Gedragscode bevat een samenvatting van de volledige versie van de Gedragscode. Deze wordt aan alle medewerkers verstrekt. De volledige versie van de Gedragscode, die verstrekt wordt aan alle managers en werknemers van Purchasing, Sales, HR, Finance/Accounting, vakbondsvertegenwoordigers en andere categorieën indien besloten door de resp. divisie, is ook voor alle medewerkers beschikbaar en kan geraadpleegd worden indien opheldering vereist wordt. Zowel de korte als de volledige versie van de Gedragscode zijn in verschillende talen beschikbaar op het ASSA ABLOY intranet, onder HR. ASSA ABLOY HECHT grote waarde aan verantwoordelijk sociaal en ethisch gedrag en heeft een verantwoordelijkheid tegenover de mensen die de onderneming wereldwijd van dienst zijn. Verder hebben ASSA ABLOY en zijn medewerkers een verplichting ten opzichte van alle betrokkenen om zich te houden aan hoge normen van integriteit en eerlijk handelen. Dit is de reden dat ASSA ABLOY de Gedragscode heeft gecreëerd. Alle werknemers worden daarom geacht zich aan onze Gedragscode te houden. 3

4 Op wie is de Gedragscode van toepassing? De Gedragscode geldt voor al onze medewerkers. ASSA ABLOY heeft ook een Gedragscode voor zakelijke partners die van toepassing is op al onze zakenpartners die producten of diensten leveren aan ASSA ABLOY, of ingezet of ingeschakeld worden voor of namens ASSA ABLOY, bijv. leveranciers (en onderaannemers die worden gebruikt bij de samenwerking met ASSA ABLOY), consultants, distributeurs, agenten en andere vertegenwoordigers. Voor zakenpartners wordt dit bovendien via contractuele voorzieningen geregeld. Naleven van de wet ASSA ABLOY houdt zich aan de wet- en regelgeving met betrekking tot bedrijfsethiek van de landen waarin het bedrijf opereert. De Gedragscode vervangt geen wetgeving, en als enig deel van de Gedragscode in conflict daarmee is, is de wetgeving bepalend. Als de Gedragscode hogere eisen stelt dan de bestaande wetgeving, is het omgekeerde van toepassing. De Gedragscode is geldig in de Engelse taal. Als dit document in andere talen beschikbaar is, worden deze versies uitsluitend als een vertaling beschouwd. Zorgen uiten Als een werknemer zich ergens zorgen over maakt, een klacht wil indienen of een schending van de Gedragscode wil rapporteren, moet de lijnmanager, een vertegenwoor- 4

5 diger van het plaatselijk management of de plaatselijke persoon die verantwoordelijk is voor zaken betreffende de Gedragscode geïnformeerd worden. Als een medewerker het moeilijk vindt om een probleem plaatselijk aan te kaarten, moet contact worden opgenomen met het hoofdkantoor van ASSA ABLOY via het webformulier dat te vinden is op Hiervoor kan ook het formulier in Bijlage I gebruikt worden. De informatie van een medewerker wordt vertrouwelijk behandeld, en geen enkele medewerker zal benadeeld worden voor het te goeder trouw rapporteren van schendingen van de Gedragscode. Toepassen en controleren ASSA ABLOY controleert de toepassing van de Gedragscode. Elke schending ervan zal direct worden aangepakt. Stockholm, 5 februari 2016 Johan Molin, President en CEO Contactgegevens ASSA ABLOY Hoofdkantoor code@assaabloy.com Of Code of Conduct function ASSA ABLOY AB Box SE Stockholm Zweden 5

6 1. Bedrijfsethiek 1.1 Algemeen ASSA ABLOY houdt zich aan de wet- en regelgeving met betrekking tot bedrijfsethiek van de landen waarin het bedrijf opereert, en verlangt van zijn medewerkers dat zij dat ook doen. ASSA ABLOY accepteert geen corruptie met inbegrip van, maar niet beperkt tot omkoping, belangenverstrengeling, fraude, afpersing, verduistering en smeergeld. 1.2 Concurrentie- en antitrustwetgeving ASSA ABLOY houdt zich niet bezig met concurrentievermijdende afspraken of praktijken. De antitrust- en concurrentiewetgeving verschilt per land, maar de basisprincipes zijn gelijk. De Gedragscode stelt deze vast en het ASSA ABLOY Competition and Antitrust Compliance Program op het ASSA ABLOY intranet bevat aanvullende richtlijnen en informatie. Werknemers moeten iedere vorm van concurrentieverstorende maatregel, onderling afgestemd gedrag, overeenkomst of anderszins met (potentiële) concurrenten van ASSA ABLOY vermijden. De uitwisseling van concurrentiegevoelige informatie met (potentiële) concurrenten is in de meeste rechtsgebieden onwettig. Er moet met name voorzichtigheid worden betracht bij vergaderingen van beroepsverenigingen. Werknemers mogen geen prijsafspraken maken met wederverkopers of wederverkopers minimumverkoopprijzen voorschrijven voor ASSA ABLOY-producten. Maximum- of adviesprijzen zijn toegestaan (mits er geen druk wordt uitgeoefend om deze aanbevelingen op te volgen). Het ASSA ABLOY 6

7 Competition and Antitrust Compliance Program geeft informatie over andere soorten van gedrag jegens klanten en zakelijke partners die als onwettig kunnen worden beschouwd. In geval van een on-site onderzoek door een mededingingsautoriteit worden werknemers geacht hun volledige medewerking te verlenen en de ASSA ABLOY Dawn Raid Guidelines te volgen. 1.3 Anti-omkoping ASSA ABLOY accepteert geen omkoping. Dit houdt in dat ASSA ABLOY het zijn werknemers verbiedt een aanbod of belofte te doen of te accepteren en geld, geschenken of iets van waarde aan iemand aan te bieden of van iemand aan te nemen, met de intentie het besluit van iemand op ongepaste wijze te beïnvloeden. Daarom mogen ASSA ABLOYmedewerkers geen zaken van waarde aannemen als deze de besluitvorming zouden kunnen beïnvloeden. De kernboodschappen uit de ASSA ABLOY Anti-Bribery Policy zijn onder meer: Ontspanning en giften Ontspanning en giften aangeboden of ontvangen mogen slechts een beperkte waarde hebben en moeten zakelijk relevant, goed gedocumenteerd en redelijk zijn. Inkoop- en verkoopactiviteiten moeten met de grootste integriteit worden behandeld. Kleine geschenken, bezoek aan horecagelegenheden en vergoedingen van kleine waarde mogen weloverwogen geaccepteerd worden, behalve als deze een negatieve impact 7

8 op de zakelijke transactie zouden kunnen hebben. Vermijd activiteiten die ook maar de schijn van laakbaar gedrag zouden kunnen wekken. Vergoedingen waarbij overheidsfunctionarissen, overheidsambtenaren of -medewerkers, politici of andere openbare personen of instanties zijn betrokken, moeten nauwlettend in de gaten worden gehouden. In veel landen is het aanbieden van ontspanning, giften en vergoedingen aan overheidsambtenaren en publieke personen wettelijk niet toegestaan. Zakelijke vertegenwoordigers ASSA ABLOY kan aansprakelijk worden gesteld voor wanpraktijken van de zakelijke partners die ingezet of ingeschakeld worden voor of namens ASSA ABLOY. Daarom moeten deze nauwkeurig worden nagetrokken en alleen worden ingezet voor legitieme zakelijke doeleinden onder marktconforme commercieel verantwoorde voorwaarden. Diegenen die worden ingezet om voor of namens ASSA ABLOY op te treden worden geacht zich aan de ASSA ABLOY Gedragscode voor zakelijke partners te houden. Kortingen, rabatten, commissies en bonussen Buitenproportionele prijsconcessies en compensaties kunnen worden ingezet om omkoping in de hand te werken. De voorwaarden van deze afspraken moeten schriftelijk worden vastgelegd en commercieel verantwoord zijn. 8

9 Steekpenningen ASSA ABLOY betaalt geen zogenaamde steekpenningen of smeergeld. Politieke bijdragen ASSA ABLOY verleent geen politieke steun. Voor individuele politieke deelname, inclusief donaties, mag geen gebruik gemaakt worden van ASSA ABLOY s geld, tijd, apparatuur, middelen, kantoren, merk of naam. Goede doelen en sponsoring ASSA ABLOY ondersteunt goede doelen voor legitieme doeleinden. Donaties moeten de samenleving als geheel ten goede komen en moeten een weerspiegeling zijn van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Bij geen enkele donatie mag er sprake zijn van een uitdrukkelijke of impliciete vereiste voor het gebruiken of kopen van een ASSA ABLOY-product. Daarnaast past ASSA ABLOY geen sponsoring toe als vorm van omkoping. Zie voor verdere informatie de ASSA ABLOY Anti- Bribery Policy en gerelateerde procedures op ASSA ABLOY intranet. 9

10 1.4 Fraude ASSA ABLOY accepteert geen fraude, in welke vorm dan ook. 1.5 Documenten en rapporten De integriteit van de documenten en rapporten van ASSA ABLOY is van het grootste belang. Medewerkers moeten er speciaal zorg voor dragen dat documenten nauwkeurig en volledig worden voorbereid en nagekeken, ongeacht of ze voor intern of extern gebruik bedoeld zijn. 1.6 Overheidsonderzoek ASSA ABLOY verleent zijn medewerking aan ieder geëigend overheidsonderzoek. 1.7 Belangenverstrengeling Belangenverstrengelingen tussen medewerker en bedrijf moeten vermeden worden. Mocht een dergelijke situatie zich voordoen, en er een vermoeden tot escalatie bestaan, moet de medewerker het bedrijf hiervan schriftelijk op de hoogte stellen en hierover in gesprek gaan met zijn direct leidinggevende. Belangenverstrengeling heeft betrekking op de volgende gebieden: Zakelijke nevenactiviteiten Persoonlijke financiële belangen Inside informatie Indienstneming van familieleden of bekenden, kopen van of verkopen aan familieleden en bekenden Vertrouwelijke informatie Patenten, handelsmerken en auteursrecht Computersoftware 10

11 2. Communicatie 2.1 Algemeen Alle communicatie namens ASSA ABLOY, ongeacht het communicatiekanaal, moet conform de kernwaarden en het beleid van ASSA ABLOY zijn. Alle medewerkers van ASSA ABLOY moeten professioneel, eerlijk en accuraat zijn en altijd vertrouwelijkheid betrachten in hun communicatie. Gevoelige of vertrouwelijke bedrijfsinformatie wordt niet besproken of gepubliceerd. Zie voor verdere informatie de ASSA ABLOY External Disclosure Policy, de Internal Communication Policy en de Global Social Media Policy op ASSA ABLOY intranet verkeer en internetgebruik De communicatie in s moet op dezelfde manier worden behandeld als andere schriftelijke zakelijke communicatie ten aanzien van de inhoud, het formele taalgebruik en de behandeling van documenten. Het gebruik van en internet op het werk is uitsluitend bedoeld voor bedrijfsdoeleinden en daarom is al het internetverkeer eigendom van het bedrijf. In veel landen is ASSA ABLOY wettelijk verplicht om zichzelf en zijn medewerkers te beschermen tegen ongepast gebruik van deze hulpmiddelen. Daarom behoudt ASSA ABLOY zich het recht voor om het gebruik van en internet te controleren. 11

12 2.3 Telefoongesprekken ASSA ABLOY controleert geen telefoongesprekken, tenzij voor specifieke doeleinden, zoals voor een training. Elk geval van controleren van een telefoongesprek moet van te voren worden overeengekomen tussen de medewerker en het bedrijf. Een derde partij zal ook van te voren hiervan op de hoogte worden gesteld. 2.4 Social media Alle postings over ASSA ABLOY in social media, waaronder blogs, community s, internetfora en sociale netwerken moeten voldoen aan de auteursrechtwetgeving. Er moet extra zorgvuldigheid worden betracht bij de communicatie over ASSA ABLOY of het gebruik van het ASSA ABLOY-logo. Optreden namens ASSA ABLOY op social media is voorbehouden aan specifieke personen. Het gebruik van social media mag de reputatie van ASSA ABLOY geen schade toebrengen. Misleidende of oneerlijke content over ASSA ABLOY, collega s, concurrenten of andere belanghebbenden mag nooit gepost worden. 12

13 3. Mensenrechten en arbeidsvoorwaarden 3.1 Kinderarbeid ASSA ABLOY accepteert geen kinderarbeid. ASSA ABLOY erkent het recht van elk kind om beschermd te worden tegen economische exploitatie en tegen het verrichten van werk dat waarschijnlijk nadelig is voor de fysieke of geestelijke gezondheid, schadelijk is voor de morele of sociale ontwikkeling of ten koste gaat van de opleiding van het kind. In deze context verstaan we onder een kind een persoon jonger dan 15 jaar of 14 jaar overeenkomstig de uitzonderingen voor ontwikkelingslanden zoals vastgelegd in Artikel 2.4 van het ILO-verdrag nr. 138 inzake de minimumleeftijd. Als relevante nationale wetgeving een hogere leeftijd heeft ingesteld, is deze leeftijd van toepassing. In sommige landen wordt een definitie van jonge werknemers gehanteerd voor personen boven de minimumleeftijd, wat inhoudt dat er wettelijke beperkingen kunnen bestaan met betrekking tot het soort werk dat ze mogen uitvoeren. 3.2 Dwangarbeid ASSA ABLOY maakt geen gebruik van enige vorm van dwangarbeid, van gevangenen of van illegale werknemers. Alle medewerkers hebben het recht hun werkplek en woonaccommodatie (indien aangeboden) buiten werktijd vrijelijk te verlaten. 3.3 Vrijheid van vereniging en collectief onderhandelen Medewerkers van ASSA ABLOY mogen naar vrije keuze lid worden van een vereniging of een vereniging oprichten, om zich te organiseren en collectief en individueel te onderhandelen conform lokale wet- en regelgeving. Het is niet toegestaan 13

14 maatregelen tegen een medewerker te nemen of deze te intimideren omdat hij of zij van dit recht gebruik maakt. 3.4 Werknemerscontracten, werktijden en compensatie ASSA ABLOY houdt zich aan de plaatselijke wet- en regelgeving met betrekking tot werknemerscontracten, werktijden, inclusief overwerk en compensatie voor overwerk. Salarissen moeten op geregelde tijden worden betaald, in overeenstemming met de daarop van toepassing zijnde plaatselijke wetgeving en de plaatselijke marktsituatie. Medewerkers hebben het recht op ten minste één vrije dag op de zeven dagen en op vrije dagen tijdens nationale en plaatselijke feestdagen. Medewerkers hebben recht op het in de arbeidsvoorwaarden vermelde vakantieverlof, ziekteverlof en zwangerschaps/ ouderschapsverlof, zonder hiervan negatieve gevolgen te ondervinden. 3.5 Discriminatie, intimidatie en diversiteit ASSA ABLOY hecht waarde aan diversiteit en een evenwichtige verdeling tussen mannen en vrouwen en promoot deze. ASSA ABLOY biedt een werkomgeving waarin iedereen waardig en met respect behandeld moet worden en eerlijke en gelijke mogelijkheden voor ontwikkeling krijgt. Daarom tolereert ASSA ABLOY op de werkplek geen enkele vorm van discriminatie of intimidatie wegens ras, etnische oorsprong, seksuele geaardheid, geslacht, godsdienst, leeftijd, handicaps, politieke opvatting, nationaliteit of enig andere mogelijke discriminerende factor. 3.6 Personeels- en medische gegevens Personeels- en medische gegevens worden vertrouwelijk 14

15 behandeld en worden alleen vrijgegeven bij legitieme redenen of met de schriftelijke goedkeuring van de desbetreffende medewerker. De medische gegevens van medewerkers worden apart van alle andere gegevens van de medewerkers in een afgesloten kast of op een daarmee gelijkwaardige plaats bewaard. 3.7 Alcohol- en/of drugsmisbruik ASSA ABLOY werkt proactief aan het wegnemen van risico s op de werkplek. Werknemers dienen zich niet op het bedrijfsterrein of de werkplek op te houden als zij onder invloed zijn of nadelige effecten ondervinden van alcohol wanneer dit van negatieve invloed is op hun vermogen zijn of haar activiteiten naar behoren uit te voeren. ASSA ABLOY hanteert een zero tolerance-beleid ten aanzien van drugs en laat medewerkers die onder invloed zijn van drugs niet toe op het bedrijfsterrein of de werkplek. 3.8 Consumentenbelangen ASSA ABLOY waarborgt dat zijn producten en diensten voldoen aan de geldende gezondheids- en veiligheidseisen en dat de noodzakelijke en relevante informatie over de producten en diensten via de daarvoor aangewezen kanalen wordt gepubliceerd. 3.9 Maatschappelijke betrokkenheid ASSA ABLOY handelt als een maatschappelijk betrokken bedrijf op de plaatsen waar het activiteiten ontplooit, en het ondersteunt op passende wijze plaatselijke, regionale of wereldwijde gemeenschappen. 15

16 4. Milieu 4.1 Milieu en duurzaamheid ASSA ABLOY zal altijd voldoen aan de wettelijke milieueisen en verwacht dat alle productie-eenheden beschikken over de voor hun activiteiten noodzakelijke milieuvergunningen en licenties. Van alle medewerkers wordt verwacht dat ze het milieubeleid van ASSA ABLOY ondersteunen en daar verantwoordelijkheid voor nemen. ASSA ABLOY moedigt de ontwikkeling en verspreiding van milieuvriendelijke technieken aan. ASSA ABLOY eist dat alle productie-eenheden van ASSA ABLOY die een belangrijk effect op het milieu hebben certificeerbare milieumanagementsystemen toepassen. ASSA ABLOY zoekt voortdurend naar manieren om het verbruik van grondstoffen waaronder energie, afval en water te verminderen, vervuiling te voorkomen, te beschikken over aanvaardbare geluidsniveaus en het totale effect op het milieu van zijn activiteiten en producten over de hele waardeketen te verbeteren. Chemische en gevaarlijke stoffen moeten correct worden gelabeld, veilig worden opgeborgen en correct worden gerecycled, hergebruikt en weggegooid. Raadpleeg voor meer informatie over het gebruik van gevaarlijke stoffen het ASSA ABLOY intranet. 16

17 5. Gezondheid en veiligheid 5.1 Werkomgeving ASSA ABLOY houdt zich voortdurend bezig met gezondheid en veiligheid en wil een veilige werkomgeving bieden. Risico s op ongelukken of aantasting van de gezondheid en het welzijn van zijn medewerkers moeten worden verminderd. Daarom moeten risico s inzake veiligheid en gezondheid op de werkplek in kaart worden gebracht en worden geëvalueerd en beheerd via een geprioriteerd proces van risicopreventie, technische veiligheidsmaatregelen en/of administratieve veiligheidsmaatregelen. Een veilige werkplek houdt in dat werkruimten schoon en vrij van vervuiling worden gehouden, de machines voor de productie veilig zijn en de gezondheid van de werknemers niet in gevaar brengen, en dat instructies voor het gebruik van persoonlijke bescherming en van apparatuur worden opgevolgd. Daarnaast moet de werkomgeving goed verlicht zijn en over aanvaardbare temperatuur- en geluidsniveaus beschikken. Als het lawaai het aanvaardbare geluidsniveau overstijgt, moet er gehoorbescherming worden gebruikt. Productie-eenheden moeten zorgen voor geschikte en schone kleedkamers, wasruimten en toiletten, voor mannen en vrouwen apart. Bezoekers van ASSA ABLOY moeten bij een bezoek aan onze vestigingen informatie krijgen over ons gezondheids- en veiligheidsbeleid. Onderaannemers van ASSA ABLOY zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen veiligheid. ASSA ABLOY vereist echter wel dat onderaannemers de veiligheidsprocedures van ASSA ABLOY opvolgen en voorbereid zijn op uiteenlopende risicoscenario s. Onderaannemers die stuiten op 17

18 gezondheids- en veiligheidspraktijken die niet overeenstemmen met de uitgangspunten van ASSA ABLOY voor een veilige werkomgeving, worden aangemoedigd hun zorg te uiten. ASSA ABLOY zet zich in voor eerlijke werkomstandigheden die alle werknemers motiveren optimale prestaties te leveren. 5.2 Veiligheid in gebouwen en brandveiligheid Gevaarlijke materialen en apparaten moeten volgens de toepasbare regels en beleid worden opgeslagen. Er moeten duidelijk aangegeven nooduitgangen zijn. Uitgangen mogen niet geblokkeerd zijn en dienen goed verlicht te zijn. Alle medewerkers moeten informatie krijgen over de veiligheidsvoorzieningen zoals nooduitgangen, brandblussers, eerste-hulpmiddelen etc. Op elke verdieping moet een evacuatieplan zichtbaar zijn. Het brandalarm moet getest worden en er moeten geregeld evacuatieoefeningen worden gehouden. 5.3 Eerste hulp en medische zorg Middelen voor eerste hulp moeten op geschikte plaatsen aanwezig zijn, en ten minste één persoon op elke locatie moet een opleiding in basale eerste hulpverlening hebben. Indien nodig moet bij een ongeluk op de werkplek een arts of verpleegkundige worden geraadpleegd. Het bedrijf moet de kosten op zich nemen van medische zorg voor verwondingen die op de werkplek zijn opgelopen indien deze niet gedekt worden door een verzekering, mits de veiligheidsregels niet zijn overtreden. 18

19 Bijlage I: Rapport van een schending van de gedragscode Ik ben op de hoogte van een situatie waarbij eventueel sprake is van een schending van de ASSA ABLOY Gedragscode. Beschrijving van het potentiële of daadwerkelijke conflict met de Gedragscode: Naam en contactgegevens (niet verplicht): Stuur dit rapport naar: Of indien dit niet mogelijk is naar: Code of Conduct function ASSA ABLOY AB Box SE Stockholm, Zweden 20

20 ASSA ABLOY is de wereldleider op het gebied van deursluitsystemen, die ernaar streeft te voorzien in de behoeften aan beveiliging, veiligheid en comfort bij de eindgebruiker. ASSA ABLOY AB (Publ.) Postadres: P.O. Box SE Stockholm, Zweden Bezoekadres: Klarabergsviadukten 90 Telefoon: +46(0) Fax: +46(0) Registratienr.: SE Geregistreerd kantoor: Stockholm, Zweden DUTCH/NEDERLANDS 20