Compenda Business Software

Transcriptie

1 Handleiding verlofconversie Compenda Business Software

2 Compenda verlofconversie Hoofdstuk 1. Uitgangspunt en benodigdheden... 3 Hoofdstuk 2. Controle rapportages conversie... 4 Hoofdstuk 3. Bron toewijzing... 6 Hoofdstuk 3. Verlofconversie Hebt u nog vragen? Wij helpen u graag verder Pagina 2

3 Hoofdstuk 1. Uitgangspunt en benodigdheden Met build 48 zal er een grote verandering plaatsvinden bij de verlofopbouw en -aanvragen binnen Compenda. Voordat de klant gebruik kan gaan maken van dit nieuwe verbeterde systeem zal er eerst een conversie moeten plaatsvinden op de huidige verlofopbouw en -aanvragen. Alle veranderingen m.b.t. tot verlof, kort samengevat: Bij opbouw van verlof wordt nu altijd goed vastgelegd wanneer deze is gecreëerd en wanneer dit potje komt te vervallen. De bron van een opbouw wordt nu vastgelegd (opbouw, aankoop, correctie, doorboeking, doorboeking correctie, toekenning en uitbetaling) De verlof mutaties zijn nu gecategoriseerd in opbouw, uitbetaling, verplaatsing en correctie. Verlof aanvraag kan nu uit meerder potjes worden gehaald en het is duidelijk aangegeven welke potjes aanwezig zijn. De vakantiekaart is uitgebreid met een kleurencodering voor het vervallen van verlofpotjes en de mutaties zijn zoals eerder aangegeven ook verder gecategoriseerd. Maak altijd eerst een back-up van de Compenda database(s) voordat je een update uitvoert! Benodigdheden: Office + Excel Adobe Acrobat Reader Compenda build 46 patch 12 Compenda build 48 *Compenda build 50 Pagina 3

4 Hoofdstuk 2. Controle rapportages conversie Voordat je aan de verlofconversie begint, zorg ervoor dat Compenda geüpdatet is naar de meest recente build 46 versie. We maken gebruik van twee rapportages om te controleren of de conversie goed is gegaan. Dit zijn de HRMrapportages Beschikbaar verlof op medewerker en de vakantiekaarten van medewerkers. 1. Ga naar Rapportages > HRM > Beschikbaar verlof op medewerker. 2. Selecteer het jaar Sla de Excel rapportage op als Verlof origineel. 4. Ga naar het Medewerker tabblad en selecteer alle medewerkers [Ctrl A]. Pagina 4

5 5. Rechtermuisknop op een medewerker en kies Vakantiekaart. 6. Selecteer het jaar Sla het rapport op als een PDF-bestand met de omschrijving Vakantiekaart origineel. 8. Wanneer de klant akkoord is met de rapportages beschikbaar verlof op medewerker en de medewerker vakantiekaarten, ga dan naar Hoofdstuk 3 Bron toewijzen van de conversie. Pagina 5

6 Hoofdstuk 3. Bron toewijzing De eerste stap in het conversieproces is om aan alle verlofopbouw in Compenda een bron toe te wijzen. Dit wordt gedaan met build 48 van Compenda. 9. Update Compenda naar versie (build 48). Met deze update zal er al een database wijziging plaatsvinden zodat de bron van een verlofopbouw kan worden toegevoegd. 10. Wanneer de update is gelukt zal de onderstaande melding gegeven worden. 11. Login in Compenda. 12. Maak eerst een uitdraai van alle vakantiekaarten, zodat na de conversie gecontroleerd kan worden of deze nog kloppen. Pagina 6

7 13. Draai een rapportage uit van de opbouw voordat de bron in toegekend aan de opbouw. Ga naar HRM > Overzicht verlof conversie 14. Er zal een Excel rapportage worden gemaakt met de verlofopbouw en de bron. a. In de rapportage zie je de volgende zaken: i. Medewerker naam ii. Omschrijving van de opbouw iii. Aantal van de opbouw iv. Datum van opbouw v. Jaar van verlof opbouw vi. Verloftype van opbouw vii. BronOnbekend viii. Bron b. Voor de opbouw van 2015 en ouder zal de bron bij de update al zijn ingevuld. c. Bij opbouw van 2016 zal er bij BronOnbekend een 1 staan. Dit houdt in dat er nog geen bron is toegewezen aan de opbouw. Pagina 7

8 15. Ga terug naar Compenda en ga naar HRM > Voorvullen verlofopbouw 2016 bronnen 16. Compenda zal nu automatisch gaan bepalen welke bron de opbouw van 2016 naar alle waarschijnlijkheid heeft gehad. De onderstaande melding geeft aan dat het gelukt is. 17. Herhaal stap 13, voor het uitdraaien van de controle rapportage Pagina 8

9 18. Controleer in het Excel bestand of dat alle bronnen zijn gevuld. Onder de kolom BronOnbekend mag niks meer staan. 19. Controleer of alle de bronnen bij verlofopbouw uit 2016 correct zijn bepaald. Let in het bijzonder op de kolom bron dit is namelijk de toekenning. 20. Wanneer de bron verkeerd is bepaald door Compenda, ga dan naar het verloftabblad van de medewerker om dit aan te passen. Medewerker > Open medewerker kaart > Verloftabblad Pagina 9

10 21. Open de opbouwregel die je wilt wijzigen, het volgende scherm zal verschijnen. 22. Wijzig de bron van de verlofopbouw naar de gewenste bron. Maak hiervoor een keuze uit de lijst. Als de juiste bron niet in de keuze lijst aanwezig is, selecteer je toekenning. 23. Herhaal stap 13, in het geval van handmatige wijzigingen aan de bronnen van de opbouw potjes. Controleer nogmaals de rapportage Overzicht verlof conversie om te controleren of alle bronnen goed zijn toegewezen. Stem dit ook goed af met de klant. 24. Wanneer de klant akkoord is met toewijzing van de bronnen aan de opbouw, ga dan naar stap 3 van de conversie. Pagina 10

11 Hoofdstuk 3. Verlofconversie In dit hoofdstuk wordt daadwerkelijk de database geconverteerd naar het nieuwe systeem hiervoor heb je build 50 van Compenda nodig. 1. Update Compenda naar versie (build 50). Met deze update zal de database conversie plaatsvinden naar het nieuwe verlof systeem. 2. Wanneer de update naar versie Build 50 is gelukt zal de onderstaande melding gegeven worden. De conversie van Compenda is nu gelukt. Het is nu belangrijk om te controleren of alles goed is overgezet. 3. Login in Compenda 4. Herhaal de stappen 1 en 5 van hoofdstuk 2, om de rapportages te generen voor de controle van de conversie. Sla de Excel rapportage op als verlof na conversie en de vakantiekaarten op als vakantiekaarten na conversie. Pagina 11

12 5. Vergelijk de Excel rapportages verlof origineel en verlof na conversie met elkaar. De rapportage van na de conversie is uitgebreid ten opzichte van voor de conversie. De volgende velden zijn toegevoegd aan de nieuwe rapportage a. Uren plus/min is komen te vervallen. De waarde is te berekenen met de volgende formule ( Uren plus + Uren min Te verdwijnen tijd voor tijd ). b. Aankoop, Uitbetaling en Correctie zijn toegevoegd als uitbreiding op Opbouw. De formule voor de berekening is (Opbouw + Aankoop Uitbetaling Correctie) c. Aangevraagd is een specificatie op vrij. Aangevraagd is nog mee meegeteld bij vrij. d. Overige opname en Vervallen moeten in de nieuwe rapportage van het Saldo uren afgetrokken worden. e. Vervalt later dit jaar is een nieuw veld welke aangeeft hoeveel verlof in de toekomst komt te vervallen. Dit geldt alleen voor het verlof binnen 2016 (t/m 31-12). Pagina 12

13 f. Opbouw van alle verloftypes m.u.v. Wettelijk verlof in de rapportage zijn uitgebreid met Aankoop uren *verloftype*, Correctie uren *verloftype*, Uitbetaling uren *verloftype*, Aangevraagde uren *verloftype*. Wettelijk verlof heeft Correctie uren en Aangevraagde uren erbij gekregen. g. Om Opbouw te bereken in de nieuwe rapportage, gebruik de volgende formule (Opbouw uren + Aankoop uren Correctie uren Uitbetaling uren). h. Er bestaat een mogelijkheid dat in oude rapportage een verlofaanvraag dubbel wordt gerekend in Opname *verloftype*. In dit geval zal de verlofaanvraag gedaan zijn op de eerste dag van een HRM-periode. 6. Als de resultaten in rapportages overeenkomen of de verschillen te verklaren zijn, is de eerste controle van de conversie afgerond. 7. Open de vakantiekaarten origineel en vakantiekaarten na conversie en vergelijk de totaal tellingen van alle kolom met het origineel. Pagina 13

14 8. De vakantiekaart is uitgebreid in de nieuwe versie van Compenda. De volgende velden zijn toegevoegd: a. Het veld Verval is toegevoegd aan het totaaloverzicht. b. Opbouw in uren is uitgebreid met een kleuren codering welke aangeeft op een potje vervalt is vervallen. i. Oranje = Gaat vervallen ii. Rood = Is vervallen c. Het veld Restant is toegevoegd aan de opbouw. In dit veld kan je zien of het specifieke potje al volledig is uitgeput. d. Bij Saldo in uren is Plus/min verwijderd en Correctie en Vervallen zijn toegevoegd. e. Tevens zijn er extra kolommen toegevoegd voor Uitbetaling, Correctie en Verschuiving. Pagina 14

15 9. Controleer bij een afwijking de oorzaak waaruit het is ontstaan. 10. Wanneer beide versies van de vakantiekaarten overeenkomen of de verschillen zij te verklaren. Dan is de conversie succesvol afgerond. Gefeliciteerd met het succesvol converteren van Compenda naar het nieuwe verlofsysteem! Pagina 15

16 Hebt u nog vragen? Wij helpen u graag verder U kunt ons altijd bellen of mailen. Wij staan u graag te woord en helpen waar nodig. Hebt u behoefte aan een training? Maak dan een afspraak en wij zullen u alles uitleggen omtrent de installatie van uw Compenda server en de configuratie van uw app. U kunt ons bereiken via [email protected] Telefoon: Adres: Lauwers 18A 9405 BL Assen Met vriendelijke groet, Compenda Business software Pagina 16