opdrachten leerlingen

Transcriptie

1 HAVO - VWO opdrachten leerlingen lespakket voor een culturele maatschappelijke stage / CKV

2 Het was leuk dat wij zoveel dingen mochten doen en echt zelf verantwoordelijkheid hadden. De openingsavond kwam helemaal op ons aan! Toen het publiek begon te komen hadden we ineens het gevoel van: nu moeten we ons netjes gedragen, vriendelijk zijn. We zijn toch een soort organisator! 2

3 Organiseer een filmfestival voor jongeren uit jouw buurt! Inleiding Je gaat samen met een groep medeleerlingen een filmfestival organiseren voor leerlingen van jullie school en voor andere jongeren in je regio. Een filmfestival is een evenement van meestal een paar dagen en/of avonden waar meerdere films vertoond worden. Naast de filmvertoningen is er vaak ook ruimte voor extra activiteiten, zoals een workshop, een vraag - en antwoordgesprek met een regisseur of een feestelijke openingsavond. Centraal tijdens een filmfestival staan natuurlijk de films. Jullie zullen tijdens het project My Stage! Filmfestival zelf beslissen over de films die er tijdens jullie festival gedraaid gaan worden. Daarom gaan jullie films kijken en met elkaar in gesprek over film. Jullie zullen kennismaken met professionals die werken met film en in gesprek met hen kunnen jullie je kennis en je begrip van films verdiepen. Een filmfestival is ook een evenement voor publiek. Tijdens My Stage! Filmfestival maken jullie kennis met culturele instellingen uit de omgeving, ontwikkelen jullie je organisatietalent en werken jullie samen om het filmfestival tot een succes te maken. Onder begeleiding van docenten en gastdocenten gaan jullie tijdens maatschappelijke stage-uren of in de ckv-lessen aan de slag om het filmfestival te organiseren. Vraag je docent hoeveel tijd er voor de organisatie staat ingepland. Het filmfestival zelf wordt gepland op een later tijdstip, zodat er genoeg tijd is om een mooi programma samen te stellen en het publiek te werven. Jullie gaan tijdens de bijeenkomsten in groepjes aan de slag met opdrachten zoals een filmprogramma samenstellen, een poster ontwerpen, de festivallocatie aankleden en inrichten en een knallende openingsavond organiseren. Alle aspecten van planning, werving, organisatie, productie en publiciteit van een filmfestival komen aan de orde. Verder gaan jullie op werkbezoek, volgen jullie workshops en presentaties van gastdocenten en werken jullie met checklists. Zo krijgen jullie inzicht in wat er allemaal komt kijken bij de organisatie van een dergelijk evenement. Natuurlijk worden jullie geholpen door je eigen docenten en de gastdocenten. Maar uiteindelijk is het jullie project en dat zal tijdens het filmfestival ook duidelijk worden. Tip 1. Start iedere opdracht met een korte brainstorm; hoe pakken jullie de opdracht aan? 2. Maak aantekeningen. 3. Maak aan het eind van iedere les een lijst met actiepunten en een taakverdeling. 4. Heb je vragen over de opdrachten, vraag het aan de docent. 5. Gebruik de checklists achterin deze handleiding. 6. Zoek een rustige ruimte om met elkaar te overleggen en te werken. 7. Gebruik een computer. 3

4 1. introductie 1. introductie My Stage! Filmfestival Dit is de kick-off van jullie filmfestival! Deze introductie kan plaatsvinden op school of in een filmtheater bij jullie in de buurt. Iedereen kijkt naar films en gaat wel eens naar de bioscoop, maar wat weten jullie van filmfestivals? De komende weken gaan jullie met elkaar een eigen filmfestival organiseren. Centraal tijdens een filmfestival staan natuurlijk de films. Jullie zullen tijdens het project My Stage! Filmfestival zelf beslissen over de films die er tijdens jullie festival gedraaid gaan worden. En daarom gaan jullie eerst met elkaar in gesprek over films: waarom kunnen films zo bijzonder zijn, zo aangrijpend, inspirerend, geëngageerd? Maar ook spannend, eng, geflopt, slecht, saai, onbegrijpelijk of juist heel voorspelbaar, mooi, ontroerend? Jullie zullen kennismaken met professionals die werken met films en in gesprek met hen kunnen jullie je kennis en je begrip van films verdiepen. Opdracht 1: Introductie. Opdracht 2: Mini-filmfestival. Opdracht 3: Wat houdt een filmfestival in? 4

5 1. introductie Opdracht 4: Brainstorm over de identiteit van het eigen My Stage! Filmfestival. Voor jullie My Stage! Filmfestival zal jullie docent vooraf misschien een aantal kaders vastleggen. Dit kunnen bijvoorbeeld de festivallocatie zijn, de samenwerking met een filmtheater, een thema dat al vast ligt of het aantal dagen dat het filmfestival zal gaan duren. Maar binnen die kaders zijn er genoeg zaken die nog helemaal niet zijn ingevuld. Bijvoorbeeld op het gebied van productie, publiciteit, het samenstellen van een (deel van) het filmprogramma, sponsors en publiek werven, een planning en een programmaboekje maken, aankleding van de locatie, enzovoorts. Deze dingen gaan jullie de komende weken samen bedenken en uitvoeren. In deze open brainstorm bespreken jullie eerst de kaders van het project, waarbinnen jullie je eigen filmfestival vorm gaan geven. Daarna kunnen jullie alles wat je in dit stadium kunt bedenken met elkaar delen. Niets is te gek! Opdracht 5: Rondleiding Filmtheater. Opdracht 6: Filmvertoning en gastles filmanalyse. 5

6 2. projectplan 2. Projectplan De komende weken beginnen jullie je filmfestival vorm te geven. Jullie starten met een aantal basisvragen zoals: waar wordt het filmfestival gehouden? En wanneer? Wie zijn mogelijke samenwerkingspartners? En wat voor soort filmfestival wordt het eigenlijk? Jullie gaan onderzoeken of deze plannen mogelijk zijn en gaandeweg worden er steeds meer details duidelijk. Een aantal leerlingen gaat alles wat jullie met elkaar bedenken opdelen in acties en die in een tijdsplanning zetten. Dit wordt de projectplanning van jullie filmfestival: een document waarmee jullie de planning kunnen bijhouden. Jullie zullen breed beginnen met plannen en in de komende weken, waarin steeds meer details duidelijk worden, steeds specifieker gaan werken. Een filmfestival bedenken en plannen is een proces! De documenten waarmee jullie werken, zoals de projectplanning, zijn dus nooit af maar steeds in ontwikkeling. Tijdens dit projectonderdeel gaan jullie onder andere nadenken over het thema/de focus van jullie filmfestival, de locatie waar het filmfestival plaats gaat vinden, de planning en invulling van het project en mogelijke samenwerkingspartners. De groep wordt verdeeld in vier werkgroepen: Focus/Thema Filmfestival Basisopzet en Festivallocatie Samenwerkingspartners Projectplanning Iedere werkgroep krijgt een opdracht. Lees de opdracht goed door en brainstorm de eerste tien minuten met elkaar over de aanpak. Verdeel daarna de taken en jullie kunnen aan de slag. Als er vragen zijn, kan je die stellen aan de docent. Aan het einde van het projectonderdeel kom je weer met de hele groep bij elkaar om alles door te spreken. 6

7 2. projectplan Tijdens het werken in je werkgroep dringt niet echt goed tot je door wat er gaat gebeuren. Tot het ineens de openingsavond is, en dan denk je: whoaaa!! We werden in het diepe gegooid. 7

8 2. projectplan 1 Werkgroep Focus/Thema Filmfestival Opdracht: Bedenk welke focus of welk thema jullie willen voor je eigen filmfestival. Een filmfestival is een verzameling van films. Meestal is er een focus of thema gekozen waar alle films onder vallen. Hierbij kun je denken aan een focus op animatiefilms, studentenfilms, documentairefilms, films over jongeren, films over mensenrechten, films van een bepaald genre, films uit een bepaald land of bepaalde periode, enzovoorts. Op deze manier is er een samenhang tussen de films en duik je zo een bepaald onderwerp in. De films worden zo nog relevanter. Laat iedereen in de werkgroep kort vertellen wat hem/haar een interessant thema of goede focus lijkt voor het filmfestival en vooral waarom. Werk de ideeën uit de klassikale brainstorm van de vorige les verder uit. Wat voor soort filmfestival wil je? Wat willen jullie bereiken of uitdragen? Ligt de focus op het medium film, op een onderwerp zoals jongeren, op een genre of op een maatschappelijk thema dat jullie via film onder de aandacht willen brengen? Probeer aan elkaar duidelijk te maken waarom jullie denken dat deze focus mooie, interessante films oplevert die jullie graag zouden willen zien en vertonen op jullie filmfestival. Schrijf vragen op die je interessant vindt aan het thema/de focus en waar je met behulp van de films meer inzicht in zou kunnen krijgen. Zorg dat je straks aan de rest van de groep helder kunt uitleggen wat het thema of de gekozen focus is en waarom dit leuk, belangrijk of interessant is. opdracht afgerond 8

9 2. projectplan 2 Werkgroep Basisopzet, Festivallocatie en Vertoningschema Opdracht a: Werk alle ideeën uit in een basisopzet en regel (een bezichtiging van) de festivallocatie. Jullie hebben vast veel ideeën over hoe een filmfestival eruit kan zien. Houd om te beginnen hierover met elkaar een brainstorm van ongeveer tien minuten. Nu moeten jullie kiezen: welke ideeën uit de brainstorm ga je gebruiken en welke niet. Achterin deze handleiding vind je checklist no. 2 voor het beschrijven van jullie basisopzet. Een basisopzet is een beschrijving van jullie activiteit, in dit geval een filmfestival. In de basisopzet geven jullie aan dat het filmfestival in een bepaalde tijd voor een bepaalde doelgroep en met een vastgesteld budget wordt georganiseerd. Werk jullie bruikbare ideeën punt voor punt uit volgens de checklist. Denk aan de volgende dingen: Is de festivallocatie al bekend, of moeten jullie die zelf regelen? Zaken die zo snel mogelijk duidelijk moeten worden, zijn de locatie, de datum of data, en de aanvangstijden van jullie filmfestival. Bespreek met je docent wat er al bekend is en wat jullie zelf moeten regelen. Bedenk hoe jullie contact gaan opnemen met de beheerder(s) van één of meerdere bioscopen in de buurt en voer dit uit. Overleg met je docent of jullie voor de hele groep een bezichtiging mogen regelen en wat een goed moment hiervoor is. Hoeveel zalen zijn er beschikbaar op de festivallocatie? Wat zijn de kosten van de huur van één zaal? Ga de kosten na zodat je deze later in de begroting kunt zetten. Het aantal zalen en het aantal filmvertoningen hangen samen met jullie budget en de kosten van de festivallocatie. Overleg met je docent over het beschikbare budget. opdracht loopt door 9

10 2. projectplan Opdracht b: Maak vervolgens een allereerste versie van het vertoningschema. Een vertoningschema is een schema waarin staat in welke zaal welke films worden vertoond en op welke tijden. Veel van deze informatie is in dit stadium van het project nog niet bekend. Maar omdat het vertoningschema een soort kapstok is waar jullie steeds meer praktische informatie aan kunnen hangen, beginnen jullie nu met de eerste versie: het raamwerk van het vertoningschema. Hoeveel dagen/avonden gaat jullie filmfestival duren? Hoeveel filmzalen zijn er beschikbaar tijdens het festival? Dus: hoeveel films kunnen jullie eigenlijk vertonen tijdens jullie filmfestival? Kijk voor een voorbeeld van een vertoningschema naar checklist no. 3 achterin deze handleiding. Op de website van Kunstgebouw vindt je een pagina van My Stage! Filmfestival met hierop een format van een vertoningschema: In de komende lessen zal dit schema steeds verder worden ingevuld met bijvoorbeeld de namen van de films, de exacte tijden en de extra activiteiten. Overleg met je docent hoe je dit vertoningschema het beste bij kunt houden. Je kunt bijvoorbeeld met Google Docs werken. Op deze manier kunnen jullie samen het vertoningschema online invullen en bijhouden en is de meest recente versie voor iedereen beschikbaar. Je docent heeft informatie over het gebruik van Google Docs. Van je docent krijgen jullie te horen hoeveel films jullie in totaal mogen vertonen. Als je vragen hebt, overleg dan even met je docent of met de andere werkgroepen. opdracht afgerond 10

11 2. projectplan 3 Werkgroep Samenwerkingspartners Opdracht: Maak een lijst met mogelijke samenwerkingspartners en bedenk wat de rol van deze instellingen is voor My Stage! Filmfestival. Onderzoek welke instellingen bij jullie in de buurt actief zijn met jongeren, film, theater, publiciteit en reclame, enzovoorts. Stel een lijst samen van deze instellingen, de contactpersonen en hun contactgegevens en vermeld wat elke instelling doet. Brainstorm daarna met elkaar over wat deze instellingen voor jullie zouden kunnen betekenen. Beschrijf per instelling de mogelijke toegevoegde waarde voor jullie project. Bespreek met welke instellingen jullie nu al contact zouden willen zoeken voor informatie en ondersteuning. En welke instellingen juist wat later in het project belangrijk worden. Maak een planning wanneer en hoe jullie de instellingen gaan benaderen. Zie voor een voorbeeld van een algemene projectplanning checklist no 4 achterin deze handleiding. Op de website van Kunstgebouw vindt je een pagina van My Stage! Filmfestival met hierop een format van een vertoningschema: Geef jullie planning ook door aan de werkgroep Projectplanning, en zorg dat zij jullie deadlines in hun planningsdocument voor het hele project zetten. Beslis wie van jullie verantwoordelijk blijft voor het contact met de instellingen waar jullie mee willen gaan werken, ook na afloop van dit projectonderdeel. Als je vragen hebt, overleg dan even met je docent of met de andere werkgroepen. opdracht loopt door 11

12 2. projectplan 4 Werkgroep Projectplanning Opdracht: Maak een planning van alle werkzaamheden die bij het project komen kijken. In een projectplanning beschrijf je welke werkzaamheden en taken moeten worden uitgevoerd, door wie en wanneer. Dit is een erg nauwkeurige taak en misschien wel niet voor iedereen weggelegd. Maar let op, dit is wel een essentieel onderdeel van het organiseren van een filmfestival! Het is voor jullie medeleerlingen ontzettend handig dat er een overzicht is waar ze kunnen checken wat ze moeten doen en wanneer. Ook je docent en de externe samenwerkingspartners kunnen hierop zien wat er op welk moment moet gebeuren. Deze planning zal tot en met het einde van het filmfestival gebruikt worden en zal dus ook bijgehouden moeten worden. Lees checklist no 1 achterin deze handleiding door. Hierin wordt het verschil uitgelegd tussen diverse manieren om een project te plannen, zoals projectplanning, taken(lijst), to-do-lijst, draaiboek, enzovoorts. Maak een duidelijke en overzichtelijke planning van alle taken en werkzaamheden, van het begin (projectonderdeel 2, Projectplan) tot en met de uitvoering (projectonderdeel 8, Het Filmfestival). Houd er ook rekening mee dat een bepaalde werkzaamheid vaak uit verschillende acties bestaat en dat bijvoorbeeld in de week daarna een vervolgactie nodig is. Probeer dit te specificeren. Beslis waar mogelijk wie van jullie medeleerlingen verantwoordelijk is voor een actie of voeg dit toe wanneer dit in een later stadium bekend wordt. Vergeet niet zaken als het zoeken van samenwerkingspartners, het maken van publiciteitsmateriaal en later het maken van een taakverdeling en een draaiboek ook in de planning op te nemen. Al deze werkzaamheden en taken worden genoemd in dit werkboek. Neem dit goed met elkaar door. Het is goed om te bedenken dat jullie de planning misschien in de toekomst nog aan zullen passen, bijvoorbeeld omdat er nieuwe taken bijkomen of omdat de oude planning verandert. Spreek met elkaar af wie van jullie de planning bij zullen houden. Achterin deze handleiding vind je een voorbeeld van een projectplanning bij checklist no 4. Op de website van Kunstgebouw vindt je een pagina van My Stage! Filmfestival met hierop een format van een projectplanning: Deze kunnen jullie downloaden en als basis gebruiken voor jullie eigen document. 12

13 2. projectplan Overleg met je docent over hoe je jullie eigen projectplanning het beste bij kunt houden. Je kunt bijvoorbeeld met Google Docs werken. Op deze manier kunnen jullie samen online het planningsoverzicht invullen en bijhouden. Je docent heeft informatie over het gebruik van Google Docs. Als alle groepen klaar zijn met hun taken voor het projectonderdeel Projectplan, spreken jullie de planning door met de gehele groep. Als je vragen hebt, overleg dan even met je docent of met de andere werkgroepen. opdracht loopt door 13

14 2. projectplan Afsluiting van Projectonderdeel Projectplan Opdracht: Bedenk een naam voor het filmfestival. De naam van een filmfestival is eigenlijk het eerste wat je ziet of hoort. Het is dan ook een belangrijk onderdeel van de publiciteit van een filmfestival. Hoe klinkt een naam? Is hij makkelijk uit te spreken, of juist niet? Waar doet een bepaalde naam je aan denken? Is er een naam die je vindt passen bij jullie filmfestival? Bij de focus/ het thema van jullie filmfestival? En bij de films die er misschien worden vertoond? Wat wil je dat een naam vertelt over jullie filmfestival? Houd een open brainstorm en stem met elkaar voor de beste naam! opdracht afgerond 14

15 2. projectplan Het was goed dat de regisseur er was. Daarom konden we hem vragen stellen. Het was mooi om te horen dat hij dit verhaal zelf heeft meegemaakt. 15

16 Leuk om een kijkje achter de schermen te nemen. 3. programmering 3. Programmering Het belangrijkste onderdeel van een filmfestival zijn natuurlijk de films! Het overzicht van alle films die je vertoont op een filmfestival heet de filmprogrammering. In de komende bijeenkomsten gaan jullie veel films kijken om met elkaar de filmprogrammering voor jullie filmfestival samen te stellen. Jullie mogen om te beginnen nog een aantal films voorstellen voor de longlist van films voor jullie filmfestival. Deze longlist is de uitgebreide lijst van films waaruit jullie tijdens dit projectonderdeel Programmering met elkaar de films voor jullie filmfestival zullen selecteren. De uiteindelijke lijst met jullie meest favoriete films wordt de shortlist : de definitieve filmprogrammering van jullie My Stage! Filmfestival. 1 Opdracht: Inventariseer je filmkennis. Welke van de onderstaande begrippen ken je al? Kun je de andere misschien raden? Welke begrippen ken je echt niet? scène shot montage leader mockumentary science fiction documentaire plot filmprogrammeur timeslot opdracht afgerond 16

17 3. programmering 2 Opdracht: Zelf films voorstellen voor jullie filmfestival. Jullie gaan in de komende weken films voor jullie filmfestival selecteren uit een longlist van films. Jullie docent heeft al een aantal films op deze longlist gezet. Nu is het aan jullie om de vrije ruimte van deze longlist verder in te vullen met films die jullie mooi, bijzonder, heftig of interessant vinden. Denk ook na of jullie deze films bij het thema of de focus van jullie filmfestival vinden passen. Heb jij onlangs nog goede films gezien? Zou je deze films geschikt vinden voor jullie filmfestival? En waarom? Denk bij je keuze goed na over: Waarom je een film goed vindt Of deze past binnen het gekozen thema/ de focus van jullie filmfestival Iedereen heeft nu een lijstje met een aantal films waarvan jullie vinden dat ze in jullie eigen filmfestival niet mogen ontbreken. Kies hieruit één favoriete film en probeer je docent en medeleerlingen te overtuigen dat deze film op jullie filmfestival vertoond moet worden. Dit doe je door middel van een pitch. Een pitch is een korte, wervende presentatie van zo n 3 minuten waarin je zo goed mogelijk aan je medeleerlingen uitlegt waarom jouw film zo fantastisch is. Na afloop van de pitches zal er worden besloten welke van deze films op de longlist komen. Jullie horen van je docent of jullie hier in de groep over gaan stemmen of dat de docent na afloop van jullie pitches zelf de keuze maakt. opdracht afgerond 17

18 3. programmering 3 Opdracht: Films viewen en analyseren. De longlist met films voor jullie festival is nu bepaald. Maar op jullie filmfestival kunnen jullie maar een deel van deze films vertonen. Nu is het tijd om een definitieve selectie van films te gaan maken voor jullie festival. Dat betekent dat ieder van jullie een flink aantal films uit de longlist zal gaan bekijken om hieruit samen de allerbeste films te kunnen kiezen voor de shortlist : jullie definitieve filmprogrammering. Voor deze opdracht wordt de groep verdeeld in een aantal gelijke werkgroepen. Iedere werkgroep bekijkt een paar films van de longlist en vult per film een filmanalyse-schema in. Dit filmanalyse-schema kun je vinden bij checklist no. 5. Iedere werkgroep krijgt een lijstje met films van jullie docent. Tijdens de volgende bijeenkomst gaan jullie aan de hand van de filmanalyse-schema s jullie favoriete films weer aan elkaar pitchen. Jullie beslissen dan met elkaar welke films het meest geschikt zijn voor jullie filmfestival. Lees alvast opdracht 4 en bereid je hierop voor in je werkgroep. Denk bij het analyseren van de films en het invullen van het filmanalyse-schema aan de volgende dingen: Spreekt een film je inhoudelijk aan? Spreekt een film je aan vanwege prachtig acteerwerk, bijzondere filmische keuzes of vernieuwende vorm of techniek? Past deze film binnen het gekozen thema/ de focus van jullie filmfestival? opdracht afgerond 18

19 3. programmering 4 Opdracht: Films pitchen en de definitieve filmprogrammering samenstellen. Nu je een aantal films met je eigen werkgroep hebt bekeken en geanalyseerd, weet je welke film(s) jullie het beste vinden en welke je graag op de shortlist, de definitieve filmprogrammering, van jullie filmfestival zou willen hebben. Maar hoe zit het met de andere werkgroepen? Welke films hebben zij bekeken? En wat zijn hun favorieten? Beslis welke leerlingen uit jullie werkgroep jullie favoriete film(s) gaan pitchen aan de rest van de groep. Nadat alle werkgroepen hun favoriete film(s) hebben gepitcht, is het tijd om te stemmen! Welke film of films krijgen jouw stem? opdracht afgerond 19

20 3. programmering 5 Opdracht: Invullen vertoningschema deel 2. Jullie hebben inhoudelijk goed over de films nagedacht. Maar bij een filmfestival spelen ook hele praktische overwegingen een rol, zoals: Wat is de lengte van de films? Zou je twee kortere films samen in één timeslot kunnen zetten? Wil je graag dezelfde soort films (bijvoorbeeld documentaires) op één avond zetten? Of wil je juist wat meer afwisseling? Als er films in meer dan één zaal tegelijk draaien, hoe verdeel je de films dan het beste over de zalen? Nu de filmprogrammering voor jullie My Stage! Filmfestival rond is, is het tijd om het tweede deel van het vertoningschema in te vullen, met daarin de filmtitels die jullie gekozen hebben: waar (in welke bioscoop of filmtheater en in welke zaal?) worden de films vertoond? wanneer (op welke dag en hoe laat?) worden de films vertoond? Zie checklist no 3 achterin deze handleiding voor een voorbeeld van een vertoningschema. opdracht afgerond 20

21 3. programmering Thuisopdracht: Schrijven van de introducties voor alle films van de uiteindelijke filmprogrammering. Tijdens het filmfestival worden alle films geïntroduceerd door een inleider. Er wordt wat verteld over de film: wie de regisseur is, of de film nog prijzen heeft gewonnen, een paar woorden over waar de film over gaat (zonder het verhaal weg te geven!), enzovoorts. Als er na de filmvertoning nog een nagesprek of discussie is, wordt dit ook in deze inleiding vermeld, evenals een eventuele gast. Jullie gaan deze introductieteksten niet alleen schrijven, maar zijn ook zelf de inleiders tijdens jullie filmfestival. Voor iedere film schrijft iemand een korte introductie. Verdeel de films onder elkaar. Tijdens het filmfestival zal iedere film ook door één van jullie geïntroduceerd worden. Probeer zoveel mogelijk leerlingen een introductie te laten verzorgen. Ook de eventuele gasten zullen met een korte introductie aan de zaal worden voorgesteld. Wanneer in een later stadium van de organisatie van het filmfestival hier meer over bekend is, worden ook hiervoor teksten geschreven. opdracht afgerond Toen ik de film ging introduceren was echt iedereen stil. Ik was gewoon aan het vertellen en maakte af en toe een grapje. Ik weet nu dat ik voor een zaal kan staan. 21

22 4. productie: planningsfase 4. Productie: Planningsfase Productie is het voorbereiden van een project. Denk aan allerlei organisatorische zaken die nodig zijn om het filmfestival helemaal tot in de puntjes uit te voeren. Als het goed is, is in dit stadium van het project de festivallocatie al bekend. Maar de praktische invulling van het festival moet nog helemaal geregeld worden. Denk aan het invullen van de openingsavond en de festivaldagen, het beheren van de financiën, het zoeken naar een presentator voor de opening, gastsprekers, misschien zelfs regisseurs of acteurs en het maken van afspraken met deze partijen. De groep wordt verdeeld in vier werkgroepen: Planning Openingsavond Planning Festivaldagen Financiën Beheer Gegevens Elke werkgroep krijgt een opdracht. Lees de opdracht goed en brainstorm eerst met elkaar over de aanpak. Verdeel daarna de taken en jullie kunnen aan de slag. Als er vragen zijn, kan je die stellen aan de docent. Aan het einde van de bijeenkomsten kom je weer met de hele groep bij elkaar om alles door te spreken. De planning op de festivaldag voor leerlingen van onze school was erg krap. Dit maakte voor ons wel duidelijk dat je voorbereiding heel belangrijk is. 22

23 4. productie: planningsfase 1 Werkgroep Planning Openingsavond Opdracht: Brainstorm over wat er allemaal komt kijken bij de feestelijk openingsavond van jullie My Stage! Filmfestival. Jullie filmfestival begint met een feestelijk openingsavond. Maar wat komt hier allemaal bij kijken? Bespreek met elkaar de openingsfilm. Is deze al bekend, of mogen jullie hier een voorstel voor doen? Denk na over een openingsact of een andere officiële openingceremonie. Denk na over wie een geschikte presentator van de openingsavond zou kunnen zijn. Iemand met een passie voor film en natuurlijk een goede podiumuitstraling. Bedenk wat je precies van deze presentator zou willen. Hoeveel tijd staat er geprogrammeerd voor het openingspraatje of act? Is er budget voor een vergoeding of cadeautje, of hopen jullie op een vriendendienst? Maak een afspraak met je potentiële presentator om de openingsavond met hem of haar door te spreken. Hiervoor heb je ook nog tijd tijdens het volgende projectonderdeel Productie: Uitvoeringsfase. Wat voor extra aankleding of activiteit zou bij deze film passen? Wat gebeurt er na afloop van de film? Kan de regisseur of een acteur aanwezig zijn? Of iemand die iets interessants over de inhoud van de film kan vertellen? Hebben jullie nog budget over voor een feestelijk einde van de openingsavond? Komen er hapjes en drankjes na afloop van de filmvertoning? Bedenk of jullie bepaalde VIP-gasten willen uitnodigen. Maak met elkaar een grove tijdsplanning voor alle onderdelen die jullie tijdens de openingsavond willen inplannen. Bepaal de start- en eindtijd en check met je docent en de festivallocatie of deze tijden mogelijk zijn. Zet alles wat jullie bedenken in een planning voor de openingsavond. Hiervoor kan je het format voor een projectplanning gebruiken die je kunt vinden op de pagina van My Stage! Filmfestival op de website van Kunstgebouw, Bekijk desgewenst ook het voorbeeld van een projectplanning in checklist no 4. Communiceer deze planning aan degene die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de projectplanning van jullie filmfestival. Extra activiteiten kosten geld. Overleg daarom goed met de leerlingen van de werkgroep Financiën en met de docent: zij weten precies hoeveel geld er beschikbaar is voor de openingsavond. Denk goed na wat je budget is en welke ideeën je daadwerkelijk kunt uitvoeren. Bedenk ook welke onderdelen van de openingsavond een hoge(re) prioriteit hebben. Wees creatief met het zoeken naar andere manieren om een onderdeel of idee gefinancierd te krijgen, zoals bijvoorbeeld sponsoring. Sponsoring hoeft niet alleen om geld te gaan: je kan ook denken aan het sponsoren van diensten of goederen. opdracht loopt door 23

24 4. productie: planningsfase 2 Werkgroep Planning Festivaldagen Oopdracht: Brainstorm over wat er voor activiteiten er gaan plaatsvinden tijdens de festivaldagen. Een filmfestival bestaat niet alleen uit filmvertoningen. Je kunt denken aan bijvoorbeeld de inleidingen voorafgaand aan de filmvertoningen of een vraag - en antwoordgesprek met een regisseur na de vertoning van zijn/haar film (ook wel Q&A genoemd). Denk ook aan extra activiteiten zoals een fototentoonstelling naar aanleiding van jullie gekozen thema of focus, een jonge filmmaker uit de buurt die een korte filmworkshop komt geven, een slotfeest of lekkere hapjes tussen de films in. Brainstorm onderling over ideeën voor extra activiteiten tijdens het filmfestival. Welke extra aankleding of activiteit zou er bij het thema/de focus van het filmfestival passen en/of bij de afzonderlijke films? Wat gebeurt er na afloop van de filmvertoningen? Kan de regisseur of een acteur aanwezig zijn? Of iemand die iets interessants over de inhoud van de film kan vertellen? Denk na over hoe je deze extra activiteiten zou kunnen inplannen in de voorlopige versie van het vertoningschema dat al is gemaakt. Is er door jullie plannen meer tijd nodig rondom bepaalde voorstellingen? Kan alles opschuiven? Of zou er misschien een film tussenuit moeten om ruimte te maken voor een workshop of een aantal gesprekken met regisseurs of andere gastsprekers? Doe hier een voorstel voor. Communiceer deze planning aan degene die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de projectplanning van jullie filmfestival. Extra activiteiten kosten geld. Overleg daarom goed met de leerlingen van de werkgroep Financiën en met de docent: zij weten precies hoeveel geld er beschikbaar is voor de festivaldagen. Denk goed na wat je budget is en welke ideeën je daadwerkelijk kunt uitvoeren. Bedenk ook welke onderdelen van de festivaldagen een hoge(re) prioriteit hebben. Wees creatief met het zoeken naar andere manieren om een onderdeel of idee gefinancierd te krijgen, zoals bijvoorbeeld sponsoring. Sponsoring hoeft niet alleen om geld te gaan: je kan ook denken aan het sponsoren van diensten of goederen. opdracht loopt door 24

25 4. productie: planningsfase 3 Werkgroep Financiën Opdracht: Stel een algemene begroting op voor My Stage! Filmfestival en beheer de deelbegrotingen. Een begroting is een overzicht van wat je project nu eigenlijk kost. Om handig met een begroting te kunnen werken is het belangrijk dat je het project in stukjes opdeelt en van ieder stukje opschrijft hoeveel het kost. Denk bijvoorbeeld aan de filmrechten, een presentje voor de presentator van de openingsavond of het printen van de flyers en de posters. Bespreek met jullie docent wat het totale budget is en welke financiële zaken al door hem of haar zijn vastgesteld. Zoek uit of er een (klein) gedeelte van het budget is dat jullie zelf mogen beheren om een onderdeel van het filmfestival te organiseren en bekostigen. Waarschijnlijk hebben jullie en je collega s van de andere werkgroepen veel meer goede ideeën dan dat er budget beschikbaar is. Wees creatief en zoek naar sponsoring. Maak een begroting van alle te verwachten kosten voor het filmfestival. Achterin bij checklist no 6 vind je een voorbeeld voor het maken van een begroting. Op de pagina van My Stage! Filmfestival op de website van Kunstgebouw, vind je een format van een projectbegroting. Maak eerst een totale begroting. Denk bij het maken van de begroting bijvoorbeeld aan huur van de locatie, kosten van de films, publiciteit en catering. De grote bedragen komen natuurlijk voor de rekening van de school. Vraag je docent om de kosten waar jullie geen inzicht in hebben. Maak een deelbegroting voor de onderdelen waarvoor jullie je eigen budget beheren. Denk na over de prijs van het entreekaartje. Hoeveel kost een bioscoopkaartje in een bioscoop ongeveer? Jullie filmfestival-gasten kunnen per film betalen, of per dag. Een andere optie is een strippenkaart verkopen voor een x-aantal films. Bedenk hoe jullie de kaartverkoop willen regelen, maar zorg ervoor dat je de kaartjes niet te duur maakt. Verdeel de begroting in kleinere deelbegrotingen. De werkgroepen die plannen maken voor de openingsavond en de festivaldagen moeten weten hoeveel geld er beschikbaar is voor de activiteiten van hun specifieke werkgroep. Entree my Stage 25

26 4. productie: planningsfase Zoek ook naar andere extra inkomsten, zoals bijvoorbeeld sponsorgelden. Het is leuk om via een sponsor wat extra financiële ruimte te krijgen om dingen te kunnen doen of regelen. Werk hierin nauw samen met de andere werkgroepen. Sponsoring hoeft niet alleen om geld te gaan: je kan ook denken aan het sponsoren van diensten of goederen. Bedenk wat jullie de sponsors te bieden hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: Een VIP-lijst Vrijkaartjes Logo opnemen in jullie publiciteitsmateriaal Manieren om sponsors bekend te maken bij het publiek Op een andere manier reclame maken voor dit bedrijf. Bedenk een originele manier hiervoor. Overleg met je docent hoe je de projectbegroting het beste bij kunt houden zodat de meest recente versie voor iedereen beschikbaar is. Je kunt bijvoorbeeld met Google Docs werken. Je docent heeft hier meer informatie over. opdracht loopt door 4 Werkgroep Beheer Gegevens Opdracht: Beheer de gegevens van alle betrokkenen bij jullie My Stage! Filmfestival. Tijdens het organiseren en het uitvoeren van een filmfestival werk je met veel mensen samen. Naast de leerlingen van het festivalteam heb je misschien contact met docenten, filmprofessionals, de locatie van het festival, een cateringbedrijf, sponsors enzovoorts. Verzamel alle contacten die jullie zelf kunnen bedenken, binnen en buiten de school. Verzamel bij alle werkgroepen informatie over hun contacten. Maak een lijst van al deze mensen en organisaties en hun contactgegevens. Ga hiermee aan de slag. Zorg dat iemand uit de groep verantwoordelijk blijft voor het beheer van de gegevens, ook ná dit projectonderdeel. opdracht loopt door 26

27 4. productie: planningsfase Je straalt uit dat men bij je terecht kan, die verantwoordelijkheid vind ik erg leuk. Toen het publiek binnen druppelde voelde het pas echt aan. 27

28 5. prductie: uitvoeringsfase 5. Productie: Uitvoeringsfase De groep wordt verdeeld in drie werkgroepen: Productie Openingsavond Productie Festivaldagen Financiën 1 Werkgroep Productie Openingsavond Opdracht: Ga aan de slag met het uitvoeren van jullie plannen voor de feestelijk openingsavond van jullie My Stage! Filmfestival. Maak samen een plan hoe je de ideeën uit de planningfase gaat uitvoeren. Stel een to-do lijst samen (een lijst met acties die moeten gebeuren) en verdeel de taken onderling. Een geheugensteuntje voor de verschillende manieren waarop je je werk kunt organiseren vind je bij checklist no. 1. opdracht loopt door 28

29 5. prductie: uitvoeringsfase 2 Werkgroep Productie Festivaldagen Oopdracht: Ga aan de slag met het uitvoeren van jullie plannen voor de activiteiten die gaan plaatsvinden tijdens de festivaldagen. Maak samen een plan hoe je de ideeën uit de planningfase gaat uitvoeren. Stel een to-do lijst samen (een lijst met acties die moeten gebeuren) en verdeel de taken onderling. Een geheugensteuntje voor de verschillende manieren waarop je je werk kunt organiseren vind je bij checklist no. 1. opdracht loopt door 3 Werkgroep Financiën Opdracht: Ga verder met het opstellen van een begroting voor My Stage! Filmfestival en het regelen van extra sponsoring. Maak samen een plan hoe je de ideeën uit de planningfase gaat uitvoeren. Stel een to-do lijst samen (een lijst met acties die moeten gebeuren) en verdeel de taken onderling. Zorg dat iemand uit de groep verantwoordelijk blijft voor de financiën van jullie filmfestival, ook ná dit projectonderdeel. Houd hierover contact met de leerlingen van de werkgroepen Productie Openingsavond en Productie Festivaldagen. Zij moeten weten hoeveel geld er beschikbaar is voor hun plannen. opdracht loopt door 29

30 6. publiciteit 6. Publiciteit Publiciteit is het maken van reclame. Denk aan een pagina op Facebook, flyers voor een feest, een poster voor een optreden of een festival, een banner op een website. Bekendheid geven aan het filmfestival is belangrijk: het is natuurlijk de bedoeling dat er publiek aanwezig is! Maak persberichten, uitnodigingen, een website, festivalpagina s op Facebook of Hyves en een flyer of poster en zorg ervoor dat iedereen weet dat het My Stage! Filmfestival er is en wanneer het begint. De groep wordt verdeeld in vier werkgroepen: Publiciteitsplan PR-materiaal Website en Sociale Media Persberichten Elke werkgroep krijgt een opdracht. Lees de opdracht goed door en brainstorm de eerste tien minuten met elkaar over de aanpak. Verdeel daarna de taken en jullie kunnen aan de slag. Als er vragen zijn, kan je die stellen aan de docent. Aan het einde van de bijeenkomsten kom je weer met de hele groep bij elkaar en presenteren jullie je werk aan elkaar. Introductie-opdracht: Vergelijk twee filmposters. Om een idee te krijgen wat publiciteit voor een film of een filmfestival nu inhoudt, gaan jullie eerst met elkaar twee filmposters vergelijken. Hoe verschillen filmposters van elkaar? En op wat voor manier heeft dit te maken met de boodschap die men wil uitdragen in de publiciteit voor een film? Er bestaan onnoemelijk veel verschillende filmposters: iedere film krijgt z n eigen poster en soms wel meerdere per film. Hoe verschillen filmposters van elkaar? En op wat voor manier heeft dit te maken met de boodschap die men wil uitdragen in de publiciteit voor een film? 30

31 6. publiciteit 1 Werkgroep Publiciteitsplan Opdracht a: Maak een publiciteitsplan. Een publiciteitsplan is een plan waarin staat wat je gaat doen aan reclame voor je filmfestival en wie je daarmee wilt bereiken. Bedenk goed wie je doelgroep is, wat je boodschap is en hoe je die boodschap gaat verkondigen. Achterin vind je checklist no. 7 voor het opzetten van een publiciteitsplan. Werk dit punt voor punt uit. Je hebt nu een aantal weken om dit publiciteitsplan daadwerkelijk uit te gaan voeren. Het is daarom van belang dat je alle acties in een tijdsplanning zet. Op de pagina van My Stage! Filmfestival op de website van Kunstgebouw, vind je een format van een projectplanning. Een geheugensteuntje voor de verschillende manieren waarop je je werk kunt organiseren vind je bij checklist no. 1. Als je vragen hebt, overleg dan even met je docent of met de andere werkgroepen. Opdracht b: Maak een uitnodiging voor de VIPS die voor het filmfestival moeten worden uitgenodigd Maak een lijst van gasten die een belangrijke functie hebben op school, in de gemeente, bij culturele instellingen en instellingen die zich richten op jongeren. Ook kun je denken aan bekende Nederlanders bij je in de buurt. Maak een mooie brief waarin je de VIPS informeert over het project en uitnodigt voor jullie My Stage! Filmfestival. Leg, voor je de brieven verstuurt, de tekst voor aan je docent en eventueel de directeur van je school. opdracht afgerond 31

32 6. publiciteit 2 Werkgroep PR-materiaal Opdracht: Ontwerp een poster en/of flyer voor My Stage! Filmfestival. Om publiek te werven voor het filmfestival moet er een poster en/of flyer worden gemaakt. Het is de bedoeling dat deze posters en/of flyers aantrekkelijk zijn voor het specifieke publiek dat je aan wilt trekken. Denk hieraan tijdens het ontwerpen van je PR-materiaal. Overleg ook met de werkgroep Publiciteitsplan om duidelijk te krijgen wie jullie doelgroep(en) is/zijn. Bedenk met elkaar welke informatie op de poster en/of flyer komt te staan. Denk hierbij aan datum, tijd, plaats en naam van het filmfestival. Is er een website of een pagina in de sociale media waar alle informatie te vinden is? Vermeld dit ook op het materiaal. Denk na over de stijl en de vormgeving van je poster en/of flyer. Is er een budget voor het drukwerk? Vraag dit vooraf aan je docent en bespreek de mogelijkheden. Zorg dat je genoeg tijd inplant om de posters en/of flyers ook daadwerkelijk te printen of te drukken. Denk alvast na over een planning om de poster en/of flyers te verspreiden zodat er genoeg tijd zit tussen het verspreiden ervan en het filmfestival zelf. Projectonderdeel 7, Werving, gaat hierover. opdracht afgerond 32

33 6. publiciteit 3 Werkgroep Website en Sociale Media Opdracht: Maak een eenvoudige website voor My Stage! Filmfestival en/of een festivalpagina op één van de sociale media. Iedere school, project of festival heeft een website. Ook voor My Stage! Filmfestival kan er een website worden gemaakt. Op de website komt informatie te staan over het festival. Toekomstige bezoekers van jullie festival kunnen hier belangrijke informatie vinden over zaken als de filmprogrammering, de aanvangstijden van de films, de locatie van het festival, enzovoorts. Informeer vooraf bij de docent of er iemand op school is die samen met jullie de website zal maken. Overleg ook of jullie site een onderdeel wordt van de schoolsite of dat het een nieuwe website wordt. Sociale media spelen zich ook op het internet af en zijn een goede manier om veel mensen te bereiken. Denk hierbij aan een fanpagina voor jullie festival op Facebook, een groep op Hyves, Twitteren over je filmfestival, enzovoorts. Ook via deze sociale media kunnen jullie dezelfde belangrijke informatie over jullie festival verspreiden. Brainstorm eerst met elkaar over de opzet van de website en/of jullie festivalpagina op Facebook of Hyves. Overleg ook met de werkgroep PR-materiaal. Zij hebben misschien al beeldmateriaal verzameld en denken na over een visuele stijl. Het is mooi wanneer poster, flyer en digitale media op elkaar zijn afgestemd. Welke informatie moet er op jullie website en/of festivalpagina staan? Verdeel de werkgroep in drieën: een aantal van jullie gaat de website en/of festivalpagina maken, een aantal zorgt voor het beeldmateriaal en een aantal schrijft de teksten. Informeer of er op de website van de school een link kan komen naar jullie festival-website en/of festivalpagina. Hetzelfde geldt voor de website van de instelling waar jullie filmfestival zal plaatsvinden. opdracht afgerond 33

34 6. publiciteit 4 Werkgroep Persberichten Opdracht a: Schrijf een persbericht dat gericht is op media voor jongeren. Opdracht b: Maak een persbericht voor de lokale media (radio, televisie, kranten, internet). Maak om te beginnen een lijst van jongerenmedia die je wilt benaderen. Bedenk ook welke jongerenmedia een groot bereik hebben. Maak ook een lijst van de lokale en regionale media die je wilt benaderen. Schrijf daarna verschillende versies van jullie persbericht. Besteed hierbij aandacht aan de stijl en woordkeuze. Zorg dat je stijl aansluit bij de verschillende media die je benadert! Achterin vind je checklist no. 8 met daarin een aantal richtlijnen voor het schrijven van een persbericht. Vraag aan de directie van de school goedkeuring voor het versturen van het persbericht. Neem, nadat je het bericht hebt verstuurd, nog even contact op met de ontvanger om te vragen of het bericht goed is aangekomen en of ze nog meer informatie nodig hebben. Probeer ervoor te zorgen dat het bericht wordt geplaatst en/of journalisten er verder mee aan de slag gaan. Opdracht c: Maak een (voor)aankondiging voor My Stage! Filmfestival voor de scholen en jongerencentra in de regio en verspreid deze aankondiging. Denk aan een tekst die wordt getoond op de monitoren waar ook de roosterwijzigingen worden doorgegeven of aan een boodschap via de omroepinstallatie. Hou het kort en krachtig! Stel een lijst samen van scholen en jongerencentra die je wilt benaderen. Zoek uit wie, binnen deze scholen en centra, verantwoordelijk is voor het doorgeven van dit soort externe berichten en richt je verzoek tot deze persoon. Informeer bij je docent of hij of zij een goed idee heeft voor het benaderen van bijvoorbeeld ckvdocenten van een andere school. Misschien heeft je docent of iemand anders van jullie school wel goede contacten met een school in de buurt. Schrijf de aankondiging. Neem, nadat je de aankondiging hebt verstuurd, nog even contact op met de ontvanger om te vragen of het bericht goed is aangekomen en of ze nog meer informatie nodig hebben. Probeer ervoor te zorgen dat het bericht wordt geplaatst op de scholen en instellingen. 34 opdracht afgerond

35 6. publiciteit Het was goed dat de regisseur er was. Daarom konden we hem vragen stellen. Het was mooi om te horen dat hij dit verhaal zelf heeft meegemaakt. 35

36 7. werving 7. Werving Het werven van publiek is het overhalen van je doelgroep om te komen kijken naar één en liefst meerdere films op je filmfestival. Er is een website, een festivalpagina op Facebook en een flyer of poster gemaakt. Persberichten en uitnodigingen zijn verstuurd. Jullie zijn al een flink eind op weg met het bereiken van je publiek. Maar het is natuurlijk leuk als alle zalen bomvol zitten. Achterin vind je checklist no. 9 met daarin handige punten voor het opstellen van een wervingsplan. Hebben jullie de posters en flyers al verspreid? Zo niet, maak dan nu een schema voor het flyeren en het ophangen van posters. Op welke locaties moeten de posters hangen? Wie gaat de flyers uitdelen? Denk ook aan extra acties in de sociale media, zoals Hyves, Facebook en Twitter of een filmpje op YouTube. Brainstorm in kleine groepjes en bedenk gekke, unieke acties die de aandacht trekken van je doelgroep/publiek. Hoe ga je je publiek informeren over de avond? Blijf vooral niet stil zitten maar ga op pad! Aan het einde van de bijeenkomsten kom je met de groep bij elkaar om de ideeën en de resultaten te bespreken. 36

37 7. werving Ik had helemaal niet verwacht dat er zoveel mensen zouden komen. Ik dacht aan dertig, veertig mensen. En toen waren het er bijna 200! 37

38 8. het filmfestival 8. Het Filmfestival Jullie zijn al een flink eind op weg met de organisatie van jullie filmfestival. De films zijn uitgekozen en geprogrammeerd, jullie hebben extra activiteiten bedacht, posters en flyers ontworpen en laten drukken, online zijn jullie bezig met PR en nog veel meer. Kortom, jullie zijn al heel ver met het organiseren van jullie filmfestival! Deze laatste weken komt alles wat jullie hebben voorbereid bij elkaar. Om een fantastisch filmfestival neer te zetten, moeten jullie er nu nog voor zorgen dat tijdens het festival zelf alles goed loopt. Jullie gaan nadenken over alle taken die horen bij de festivaldagen zelf, een draaiboek maken en de techniek en de aankleding van de locatie regelen. Nu wordt het menens! De groep wordt verdeeld in vier werkgroepen: Programma / Programmaboekje Draaiboek Technische Lijst Aankleding Festivallocatie De openingsavond was gewoon top. De film was ontroerend. De regisseur had er echt zijn gevoel ingelegd. 38

39 8. het filmfestival 39

40 8. het filmfestival Introductie-opdracht (klassikaal): Maak een taakverdeling voor het filmfestival. Tijdens het organiseren van een filmfestival moeten er veel dingen geregeld worden. Denk aan vanzelfsprekende dingen als zorgen dat de films op tijd en in de juiste zaal worden gestart, dat de programmaboekjes verspreid worden en dat alle films worden ingeleid. Maar ook achter de schermen moet er veel gebeuren. Zo moet(en) de gastspreker(s) worden opgehaald of ontvangen op de festivallocatie en moet de zaal worden opgeruimd tussen de vertoningen door. Hou een klassikale brainstorm en bedenk zo veel mogelijk van de taken voor op jullie takenlijst. Na de klassikale brainstorm gaan jullie de taken verder uitwerken. Denk ook aan de volgende dingen: Tijdens het projectonderdeel Productie: Uitvoeringsfase hebben de werkgroepen Productie Openingsavond en Productie Festivaldagen al nagedacht over veel verschillende acties die tijdens het filmfestival uitgevoerd moeten worden. Hebben ze ook al nagedacht over wie welke taak op zich zou kunnen nemen? Zo niet, maak daar dan nu met elkaar afspraken over. Neem deze acties en taken samen door en bedenk of er nog wat mist. Vergeet de opbouwfase niet. Verdeel de takenlijst in voor het filmfestival en tijdens het filmfestival. Geef alle klasgenoten een duidelijke taak en maak per taak een heldere instructie. Bij checklist no 1 kun je nog eens nalezen wat precies het verschil is tussen een taakverdeling, een planning, een draaiboek en andere manieren waarop je grip kunt krijgen op al het werk dat gedaan moet worden voor de organisatie van jullie filmfestival. Geef dit takenoverzicht aan de werkgroep Draaiboek. Zij zullen dit tijdens de volgende bijeenkomsten verder uitwerken en in een tijdschema, oftewel draaiboek, plaatsten. 40

41 8. het filmfestival 1 Werkgroep Programma / Programmaboekje Opdracht 1: Vul het vertoningschema deel 3 in. Aan het eind van projectonderdeel Programmering hebben jullie met elkaar de films voor jullie festival gekozen en deze filmtitels in een tweede versie van het vertoningschema gezet. Inmiddels zijn er tijdens de projectonderdelen Productie: Planningsfase en Productie: Uitvoeringsfase allerlei extra activiteiten rondom het filmprogramma bedacht. Deze extra activiteiten, de inleidingen van de films, en de nagesprekken, zouden nu bekend moeten zijn. Het is tijd om de laatste, volledige versie van het vertoningschema in te vullen. Dit vertoningschema vormt de basis voor het maken van het programmaboekje. Opdracht 2: Stel het programmaboekje samen. Het hele programma, inclusief extra activiteiten en sprekers, is rond. De poster en/of flyers zijn gedrukt en de website en teksten zijn af. Nu kan alles samengevoegd worden in het programmaboekje voor het filmfestival. Het programmaboekje wordt een aantal dagen voor het filmfestival verspreid op allerlei strategische plekken. In het programmaboekje staat belangrijke en ook handige informatie over het filmfestival. Maar wat precies? Bekijk eerst samen enkele programmaboekjes van een aantal filmfestivals. Maak een lijstje met informatie die (bijna) in alle programmaboekjes voorkomt. Bedenk ook of je nog informatie mist die je belangrijk vindt voor in jullie eigen programmaboekje. Zorg dat het vertoningschema een plekje krijgt in het programmaboekje. Zo heeft het publiek in één oogopslag een helder overzicht van de filmvertoningen en extra activiteiten. Bedenk, in overleg met je docent of iemand van de werkgroep Financiën, hoeveel programmaboekjes jullie gaan laten drukken. Of mogen jullie ze printen op school? Zorg dat de programmaboekjes een aantal dagen voor het filmfestival klaar zijn en verspreid kunnen worden. opdracht afgerond 41

42 8. het filmfestival 2 Werkgroep Draaiboek Opdracht: Werk het verloop van het hele filmfestival uit in een uitgebreid draaiboek. Een draaiboek is een gedetailleerd plan voor de uitvoering van een evenement. Alle taken en werkzaamheden worden in volgorde en een tijdspad van minuut tot minuut gepland en opgeschreven. In het geval van jullie filmfestival gaat het om een draaiboek voor de openingsavond en voor de festivaldagen. Iedereen die bij de organisatie betrokken is, krijgt een draaiboek. Op deze manier weet iedereen van elkaar wat hij/zij moet doen. Voor het maken van een draaiboek moet je goed weten welke taken er allemaal worden uitgevoerd. Deze hebben jullie aan het begin van dit projectonderdeel klassikaal besproken. Nu zetten jullie deze taken in een schema met een tijdsplanning voor de dag of de avond. Vergeet ook de opbouw, aankleding en andere voorbereidingen niet. Een voorbeeld van een draaiboek vind je bij checklist no. 10. Op de pagina van My Stage! Filmfestival op de website van Kunstgebouw, kan je een format van een draaiboek vinden. Beschrijf per minuut de taken en zet daarbij wie verantwoordelijk is voor deze taak. Deel het draaiboek met de rest van de groep en zorg dat relevante samenwerkingspartners ook op de hoogte zijn van dit draaiboek. opdracht afgerond 42

43 8. het filmfestival 3 Werkgroep Technische Lijst Opdracht: Maak een rider (technische lijst) voor tijdens het filmfestival. Er komt nogal wat techniek kijken bij een filmfestival: De films moeten op tijd in de projectiekabine worden ingestart; de microfoons voor de inleiders voor de film en de sprekers na afloop van de film moeten klaarstaan; het volume van de film moet gecheckt worden en eventueel aangepast, enzovoorts. Daarnaast zijn er misschien nog andere attributen nodig voor bijvoorbeeld de inleidingen en de nagesprekken. Ook hiervoor zijn jullie verantwoordelijk. Maak, eventueel in overleg met de technische professional van de festivallocatie, een technische lijst oftewel rider en een gedetailleerd draaiboek voor de techniek. Spreek zowel de technische lijst als het draaiboek door met de technische professional en spreek af wat jullie rol kan zijn tijdens het festival. Een voorbeeld van een draaiboek vind je bij checklist no. 10. Op de pagina van My Stage! Filmfestival op de website van Kunstgebouw, kan je een format van een draaiboek vinden. Denk bijvoorbeeld aan: Het aantal microfoons dat nodig is voor de inleidingen en nagesprekken. Belichting tijdens de openingsceremonie, de filmintroducties en de nagesprekken. Andere benodigdheden, bijvoorbeeld: een projectie van het logo van de school of jullie eigen festivallogo op het bioscoopdoek voor de vertoningen of op de muur van de festivallounge een katheder voor een spreker barkrukken voor tijdens een nagesprek alles wat je verder kunt bedenken opdracht afgerond 43

44 8. het filmfestival 4 Werkgroep Aankleding Festivallocatie Opdracht: Maak een plan voor de inrichting en de aankleding van de festivallocatie. Jullie filmfestival vindt niet alleen plaats in het donker in de bioscoopzaal, maar juist ook in de rest van de festivallocatie. Daarom is een goede inrichting van de ruimtes (filmzalen, bar of café, inloop, garderobe, enzovoorts) van belang. De aankleding van de gehele festivallocatie is belangrijk voor de sfeer van het filmfestival. Bezoek de festivallocatie en kijk goed hoe het gebouw is ingedeeld. Overleg met de beheerder welke zalen en ruimtes jullie zouden willen gebruiken tijdens jullie filmfestival en overleg wat de mogelijkheden zijn. Probeer een rondleiding te krijgen van een medewerker van de festivallocatie. Aan hem/haar kun je vragen stellen over de mogelijkheden en de beperkingen van de ruimte. Is er een bar, een ruimte om te zitten, een festivallounge? Denk ook aan praktische zaken zoals een garderobe, goed bereikbare toiletten, een plek voor het ontvangen van gasten, een ruimte waar jullie, de presentator en anderen zich kunnen omkleden en voorbereiden. Geef op de plattegrond van de festivallocatie aan op welke manier je de ruimtes wilt inrichten en aankleden. Probeer decorstukken te lenen van bijvoorbeeld culturele instellingen in de buurt. Of misschien hebben ze op de festivallocatie nog leuke attributen liggen. Let op! De ideeën die jullie verzinnen, wil je natuurlijk ook uitvoeren. Plan dit goed, zet het in de projectplanning en verdeel de verantwoordelijkheden onderling. opdracht afgerond 44

45 Checklists My Stage! Filmfestival 1. Manieren om je werk te organiseren Er zijn verschillende manieren om je werk te organiseren. Hieronder vind je een overzicht: To-do-lijst: Een ongestructureerd maar super gedetailleerd overzicht van alle acties die je kunt bedenken rondom iets dat georganiseerd moet worden. Bijvoorbeeld: Ballonnen kopen voor de openingsavond Een ballonenpompje regelen Tape en punaises regelen om de ballonnen op de muur te bevestigen Alle spullen uiterlijk woensdag naar Jeroen zodat ze meekunnen naar de locatie Presentator uitnodigen om voor de opening mee te eten Bloemen regelen voor presentator en regisseur Op basis van al deze acties zou je een takenlijst of taakverdeling kunnen samenstellen. Verzamel alle acties die vallen onder dezelfde taak, bijvoorbeeld: Spullen aankleding regelen en Contact en begeleiding presentator. Wanneer jullie al een taakverdeling hebben gemaakt, verdeel je de acties op de to-do-lijst onder de leerlingen op basis van de taakverdeling: je besluit bij welke taak iedere actie hoort. Taakverdeling: De organisatie van een (onderdeel) van een evenement valt uiteen in verschillende taken. Bepaal welke taken er allemaal horen bij bijvoorbeeld het zoeken van sponsors voor jullie evenement. Je kunt denken aan: Sponsoring regelen voor T-shirts en printen van T-shirts Contact zoeken met lokale banken voor sponsoring Contact zoeken met winkeliersvereniging voor sponsoring Bij elke taak bepaal je wie voor deze taak verantwoordelijk is. Elke taak kun je vervolgens opdelen in specifieke acties: dan krijg je een to-do-lijst, zie boven. I

46 Checklists My Stage! Filmfestival Planning / Projectplanning: Een planning is overzicht van alle onderdelen waaruit de organisatie van je evenement bestaat. Dit overzicht zet je vervolgens in een tijdschema. Je kan beginnen met een hele grove planning, bijvoorbeeld: projectonderdeel Publiciteit 3 t/m 31 maart, projectonderdeel Werving 10 t/m 20 april. Maar je kan een planning zo gedetailleerd maken als je wil. In de loop van de organisatie van een evenement wordt een (project)planning vaak ook steeds verder uitgebreid. Je zet erin uit welke onderdelen het projectonderdeel Publiciteit bestaat en hoeveel tijd er per onderdeel beschikbaar is (Poster ontwerpen: week 8 en week 9, Poster printen: week 10, Poster beschikbaar voor werving: week 11). Je kan in de (project)planning vermelden wie per onderdeel voor welke taken en acties verantwoordelijk is, en wanneer die moeten zijn uitgevoerd. Bijvoorbeeld: Poster ontwerpen Mehmet, Arianne en Robin week 8/9. Of zelfs: Poster ontwerpen Mehmet: grafisch ontwerp, Arianne: iconen en afbeeldingen verzamelen, Robin: fotografie week 8/9. Bij checklist 4 vind je een voorbeeld van een projectplanning. Draaiboek: Een draaiboek specificeert, net als een planning, WAT er WANNEER, op WELKE PLAATS en DOOR WIE moet gebeuren. Maar dan supergedetailleerd: Een draaiboek is een planning van minuut tot minuut van de allerlaatste voorbereidingen voor je evenement en van het evenement zelf. Bijvoorbeeld: 17.00: samen eten cafe allen; 17.45: cafe opruimen cafe Tanja, Naima, Faroek, Justin en Babette; 17.50: plaatsnemen achter kassa en gastenlijst entree Lesley en Pim; 18.00: deur open entree Mirthe en Farshad. Bij checklist 10 vind je een voorbeeld van een draaiboek. II

47 Checklists My Stage! Filmfestival 2. Basisopzet Wat ga je organiseren? Beschrijf in max. vijf zinnen wat je wilt bereiken en welke activiteiten daarbij horen. Voor wie ga je iets organiseren? Waar ga je het project uitvoeren? Beschrijf waar de locatie aan moet voldoen. Waarom organiseer je dit project? Beschrijf in max. vijf zinnen wat het doel van het project is. Wanneer vindt het filmfestival plaats? Datum, tijdstip, enz. Dit moet je natuurlijk gaan overleggen met je docent en de beheerder van de aula of van een andere (filmtheater)locatie in de buurt. Met wie ga je samenwerken? Welke culturele instellingen of instellingen voor jongeren zou je graag bij het project willen betrekken? Noem de instellingen waarvan je graag zou willen dat ze meedoen en beschrijf wat hun rol zou kunnen zijn. Overleg dit aan het einde van de bijeenkomst(en) met de werkgroep Samenwerkingspartners III

48 Checklists My Stage! Filmfestival 3. Vertoningschema voorbeeld Datum/tijd Zaal 1 (grote zaal) Zaal 2 (kleine zaal) Festivallounge Donderdag 20:00 22:00 Openingsfilm Ajami Q&A met de regisseur 22:00 00:00 Feestelijke afsluiting met DJ Vrijdag 14:00 15:30 Fictiefilm Jellyfish Workshop filmmontage Doorlopende kunsttentoonstelling: foto s gemaakt op de filmsets 16:00 17:30 Documentaire The Judge Aansluitend: gesprek tussen een rechter en een rechtenstudent 17:45 19:15 Programma met korte animatiefilms 20:00 22:00 Fictiefilm Zonderland Documentaire Q&A met één van Achter de schermen de hoofdrolspelers 22:00 00:00 Live muziek optreden en hapjes IV

49 Checklists My Stage! Filmfestival 4. Projectplanning voorbeeld WEEK Werkgroep Werkgroep Werkgroep Website Werkgroep Publiciteitsplan PR materiaal en sociale media Persberichten week 2 / Doelgroep omschrijven Informatie verzamelen Brainstormen opzet van Lijst maken te 9-15 jan en boodschap bedenken voor op de flyer en de website benaderen poster - Kim, Pedro jongerenmedia Moodboard maken: Lijst maken te voorstel voor kleuren benaderen lokale en sfeer poster - Tirza, en regionale media Joris week 3 / Bepalen welke media Beeldmateriaal zoeken Beeldmateriaal doornemen Schrijven jan ingezet worden voor op flyer en met werkgroep PR materiaal verschillende poster - Tirza, Pedro versies persbericht Infoteksten bedenken voor flyer en poster - Joris, Kim Offertes aanvragen drukkerijen - Kim week 4 / Planning maken van Ontwerpen flyer en Inhoud van de website Na goedkeuring jan verspreiden posters en poster - versie Pedro, bedenken van de school verflyers Kim sturen persbericht Ontwerpen flyer en poster - versie Joris, Tirza Drukkerij kiezen - allen week 5 / Schrijven publiciteitsplan Definitieve ontwerp Verdeling groep website, Contact opnemen 30 jan - 5 feb kiezen - allen beeld en tekst ontvangers persbericht Poster en flyer presenteren aan groep - allen week 6 / Presentatie Ontwerp indienen bij Presentatie inhoud website 6-12 feb publiciteitsplan drukkerij - Kim week 7 / Poster klaar! - Website lanceren feb verspreiden - hele groep V

50 Checklists My Stage! Filmfestival 5. Filmanalyse-schema Film 1 Film 2 Film 3 Titel Regisseur Korte synopsis (max. 5-7 zinnen) Genre(s) Lengte in minuten De belangrijkste acteurs (hoofdrolspelers) Land waar de film gemaakt is Doelgroep van de film Prijzen die de film heeft gewonnen Productiejaar Wel/niet geschikt voor dit filmfestival Waarom? VI

51 Checklists My Stage! Filmfestival 6. Begroting voorbeeld Posten begroting Kosten Kosten voorbereiding Bezoek Int Film Festival Rotterdam schoolvoorstelling 25 x 3,50 = 87,50 87,5 Bedankjes gastdocenten 100 TOTAAL ALGEMENE KOSTEN 187,5 Publiciteit Posters drukken 350 Flyers drukken 250 Programmaboekje printen sponsoring door school 0 Fotograaf tijdens openingsavond vriendenprijs 250 TOTAAL PUBLICITEIT 850 Kosten openingsavond Zaalhuur sponsoring 0 Huur apparatuur sponsoring 0 Kosten operateur sponsoring werkelijke kosten: 5 uur a E 40 ex 0 Catering - drankjes 300 Catering - hapjes 240 Aankleding opening 150 T-shirts leerlingen sponsoring 0 Eten vooraf projectteam en leerlingen door ouders 0 Reiskosten regisseur 35 Presentator openingsavond vriendenprijs 100 Band afterparty promotie voor band 0 Bedankjes presenator, band, regisseur etc 150 TOTAAL OPENINGSAVOND 975 Kosten festivaldagen Zaalhuur sponsoring 0 Huur apparatuur sponsoring 0 Kosten operateur sponsoring 0 Aankleding festivallocatie 150 Workshop videoclip opnemen vriendenprijs 200 Foto s leerlingen tentoonstellen, grote prints 150 Acteur aanwezig vriendenprijs 150 Reiskosten filmprofessional voor nagesprek 20 Bedankjes gespreksleiders 200 Drankjes en broodjes gasten 200 TOTAAL FESTIVALDAGEN Filmhuur Filmrechten 900 DVD-huur 200 TOTAAL FILMHUUR 1100 TOTAAL FILMFESTIVAL VII

52 Checklists My Stage! Filmfestival 7. Publiciteitsplan Beschrijf de doelgroep die je wilt bereiken. Of hebben jullie verschillende doelgroepen op het oog? Denk aan leeftijd, interesses, uit welke omgeving. Waar kun je een specifieke doelgroep goed bereiken? Waar wonen ze, waar zitten ze eventueel op school, wat doen zij in hun vrije tijd? Wat willen jullie hen vertellen? Waarom moeten zij naar het filmfestival komen? Welke communicatiemiddelen gaan jullie inzetten om je doelgroep te bereiken? Denk aan: persberichten, uitnodigingen, posters, flyers, website, Facebook, Hyves en YouTube, enz. Hoe gaan jullie deze communicatiemiddelen gebruiken? Maak een planning voor het verspreiden van de posters en/of flyers. Wanneer willen jullie het publiek gaan werven? Bepaal wanneer, waar en door wie de posters en/of flyers verspreid zullen worden. Welke acties gaan jullie verder ondernemen om je doelgroep te bereiken? Hoe ga je dit organiseren? Wie werken er mee aan dit plan? Wat heb je daarvoor nodig? Wat kost het om dit plan uit te voeren? Of maak je alleen gebruik van free publicity? Maak een overzicht van de uitgaven. Denk na over mogelijke sponsoring door lokale of regionale instellingen en bedrijven. VIII

53 Checklists My Stage! Filmfestival 8. Richtlijnen persbericht Maak een planning wanneer het persbericht bij de verschillende (jongeren)media moet zijn. Huis-aan-huis bladen: twee weken voor de verspreiding van het blad aanleveren. Dagbladen: twee dagen voor de gewenste dag van plaatsing aanleveren. Radio/TV: dat verschilt per radio en TV-station: je kan het beste even van tevoren bellen. Je tekst: Titel, ondertitel en inleiding: Wat is het nieuwsfeit? Waarom is jullie filmfestival bijzonder? Waarom doen je school en andere instellingen mee? Zijn er al bekende personen die meedoen? Begin met een korte inleiding: Wie, wat, waar, waarom, wanneer en hoe (maximaal 50 woorden). Rest van het persbericht: Schrijf leesbaar, duidelijk, geen poespas of reclametaal. Maak de kopjes concreet en aantrekkelijk zodat de informatie bij slordig lezen ook overkomt en nieuwsgierig maakt om verder te lezen. Niet langer dan één A4 in totaal. Schrijf het belangrijkste eerst, want de journalist neemt meestal niet alle tekst over. Foto s, logo s of ander beeldmateriaal? Het is altijd goed om beeldmateriaal mee te sturen. Wie is de afzender? Wie doen er mee? Vermeld duidelijk wie de afzender is en wie de journalisten kunnen benaderen voor extra informatie of voor het maken van een afspraak (naam, telefoonnummer er adres). Vermeld de partners en financiers van het project, liefst met een link naar de website. Wanneer de tekst af is, controleer de tekst dan op taal- en schrijffouten. IX

54 Checklists My Stage! Filmfestival 9. Wervingsplan Welke doelgroepen hebben jullie vastgesteld voor jullie posters en/of flyers? Bedenk of jullie verschillende doelgroepen op verschillende momenten willen bereiken, of dat jullie iedereen tegelijkertijd gaan werven. Maak een planning waarbij je kijkt naar de datum van jullie filmfestival. Bepaal met elkaar vanaf welke week jullie de doelgroep(en) willen benaderen. Laat een aantal leerlingen een verspreidingsschema maken voor de hele groep: wie gaat waar en wanneer poster en/of flyers ophangen en neerleggen? Waar denk je de doelgroep te bereiken? Brainstorm met elkaar over goede locaties om de posters en flyers te verspreiden. Vraag jezelf af waar jullie doelgroepen zich bevinden. Denk hierbij zowel aan jullie eigen en andere scholen in de buurt, jongerencentra, maar ook bijvoorbeeld sportclubs, winkels en openbaar vervoer. Misschien kunnen jullie zelfs hele originele plekken bedenken waar jullie je posters zouden kunnen ophangen. Benader de mensen die hiervoor toestemming moeten geven en vraag of zij jullie op deze manier willen sponsoren. Bedenk andere originele wervingsacties om aandacht te vragen voor jullie filmfestival. Dit kan zijn: flyeren op de wekelijkse markt, maar ook een korte presentatie ergens, een straatact, een karaoke-act, enzovoorts. Kunnen jullie ook anderen inzetten voor deze publiciteitsacties? Bijvoorbeeld een groepje oudere leerlingen, een populaire docent of een lokale bekendheid? Brainstorm met elkaar over wie jullie zouden kunnen benaderen en stel hier een plan voor op. X

55 Checklists My Stage! Filmfestival 10. Draaiboek voorbeeld Tijd Waar Wie Wat uur Station, hotel Arjan en Desi Gasten van station naar hotel brengen uur Festivallocatie Iedereen (inclusief Karel Naima neemt met allen het draaiboek van de dag door Doorenbos (ckv-coördinator) Evelien Goedhart (productieteam Filmtheater), Steven Tjon-A-Hie (techniek Filmtheater) uur Festivallocatie Verantwoordelijke groep Posters ophangen Verantwoordelijke groep Artikelen en informatie over ons festival uitknippen en op karton plakken: ophangen Verantwoordelijke groep Locatie aankleden en inrichten (rode loper, entree, garderobe, festivallounge, toiletten, zaal) Verantwoordelijke groep Tafel mooi opmaken en klaarzetten voor flyers van sponsors Faroek, Justin en Ellis Techniek en attributen filmzaal klaarzetten/voorbereiden uur Festivallounge Iedereen Lunch, verzorgd door Karel Doorenbos uur Festivallocatie Iedereen Vervolg voorbereiding uur Festivallocatie Mimoun Avondeten voor de groep bestellen Festivallocatie Katja en Steven Oefenen openingsspeech met techniek uur Kantoor van Kevin Uitprinten meest up-to-date gastenlijst festivallocatie Festivallocatie Tara Ontvangen James Schiffer openingsact (hij eet mee) uur Festivallounge Iedereen Avondeten uur Festivallounge Iedereen Avondeten rommel opruimen uur Iedereen Omkleden en make-up uur Festivallocatie Iedereen Alles en iedereen klaar voor de start. High five moment! uur Kassa Ashley Openen kassa Ontvangsttafel Eva, Boy en Mirthe Check namen + afstrepen, gasten krijgen kaartjes en programmaboekje Garderobe Mimoun en Desi Openen garderobe Bij de drankjes Arjan en Kevin Geven iedere gast een drankje bij binnenkomst ná de ontvangsttafel uur Entree Deur openen voor gasten uur Festivallounge Mehmet Aankondigen opening zaal Zaaldeur Robin en Babette Waarderingsformulier voor publieksprijs geven aan de gasten uur Zaal Publiek Binnenkomst uur Podium Katja en Steven Opening avond uur Podium James Schiffer Stand-up act uur Film DE DROOMFABRIEK regie Jos Annet (Digibeta. 83 min) uur Mensen van de catering Eten brengen en schalen mooi opmaken en Karin en Joost uur Festivallounge Maartje Dj s helpen met installeren van hun spullen uur Festivallounge Iedereen Borrelen en feest in de festivallounge uur Festivallounge Iedereen Opruimen XI

56 Als het volgend jaar opnieuw zou plaatsvinden zou ik weer mee doen