Business case VSS. Een kwantitatieve beschrijving van de kosten en baten van het Volg- en Stuursysteem. Eindrapportage d.d. 7 mei 2012.

Transcriptie

1 Business case VSS Een kwantitatieve beschrijving van de kosten en baten van het Volg- en Stuursysteem Eindrapportage d.d. 7 mei 2012 Opdrachtnemer: Opdrachtgever: Ambient STOWA 1

2 1 Inleiding 1.1 Achtergrond De Stichting Toegepast Onderzoek Waterbeheer (STOWA) ontwikkelt op dit moment in nauwe samenwerking met drie waterschappen (Hoogheemraadschap Amstel, Gooi en Vecht/Waternet, Hoogheemraadschap van Rijnland en het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier) het Volgen StuurSysteem (VSS). Dit is een ICT-systeem dat waterbeheerders ondersteunt bij de analyse van het watersysteem (het volgen) en de keuze voor en het volgen van maatregelen op basis van kennis van het watersysteem en door ontsluiting van gebiedsinformatie, waarnemingen, metingen en modelresultaten. Tevens zorgt dit kennis- en informatiesysteem voor een betere communicatie en samenwerking binnen en (daar waar aan de orde) tussen de waterbeheerders (waterschappen en Rijkswaterstaat). 1.2 Aanleiding Dit voorjaar komt release 1.0 van het VSS beschikbaar. Het is de ambitie van de STOWA dat alle waterbeheerders dit systeem gaan gebruiken. Hiervoor is draagvlak, enthousiasme en in het verlengde daarvan, bereidheid om te participeren, essentieel. Dit draagvlak dient breed (bestuurlijk, managerial, beleidsmatig, uitvoerend) georganiseerd te worden. Tegen deze achtergrond is het belangrijk om de kosten en baten van het VSS (kwantitatief) inzichtelijk te maken voor de (individuele) waterbeheerders. Om dit in kaart te brengen heeft de STOWA Ambient gevraagd een business case voor het VSS op te stellen. 1.3 Doelstelling en resultaat De doelstelling van de business case is een bijdrage te leveren aan een beter inzicht in de kosten en baten van het VSS. De business case helpt, onder andere met een kostenmodel, de toekomstige aanbieders/partners een gedegen en reële afweging te maken of het wel of niet zinvol is het VSS aan te schaffen, te implementeren en mede verder te ontwikkelen. Met andere woorden: Waterbeheerders c.q. waterschappen zullen voor zichzelf (mede op basis van de business case) moeten bepalen of zij aansluiten bij de toepassing en eventueel doorontwikkeling van het VSS. De business case is geen formule voor het exact bepalen van toekomstige kosten en baten maar helpt bij het maken van een beargumenteerde afweging. Op basis hiervan is het volgende resultaat gedefinieerd voor de business case: het resultaat van de business case is een zo kwantitatief mogelijke analyse van de kosten en baten van (het aansluiten op) het VSS op basis waarvan de waterbeheerders een reële afweging kunnen maken of het wel of niet zinvol is deel te nemen aan het VSS. 1.4 Werkwijze Om de business case op te stellen, is de volgende werkwijze gehanteerd: Het in kaart brengen van de kosten en bedreigingen alsmede de baten en kansen van het VSS en het formuleren van de te beschrijven varianten (waaronder de nulvariant). Een overzicht van de resultaten van de inventarisatie, vertaald naar vragen voor de sessies en de interviews, is weergegeven in bijlage 1: Het uitvoeren van werksessies met medewerkers van de deelnemende waterschappen (3 sessies, te weten met Hollands Noorderkwartier, Rijnland en Waternet) op managerial, beleidsmatig en inhoudelijk niveau. De deelnemers aan de sessies staan weergegeven in bijlage 2: 2

3 Het uitvoeren van interviews (3 interviews met de bouwers en 1 interview met de ICTer van Rijnland). De namen van de geïnterviewden staan eveneens weergegeven in bijlage 2: Het rapporteren van de bevindingen en het toetsen van deze bevindingen bij de opdrachtgever en de stakeholders: Het opstellen van de (definitieve) business case. Het is de bedoeling dat de resultaten van de business case gepresenteerd worden op de landelijke bijeenkomst Volg- en Stuursysteem die op 24 april 2012 door de STOWA georganiseerd wordt. 1.5 Leeswijzer Hoofdstuk 2 beschrijft de scope en doelstellingen van het VSS. In hoofdstuk 3 worden de verschillende varianten dan wel alternatieven beschreven die getoetst zullen worden. Hoofdstuk 4 gaat in op de kosten (per alternatief) waarna hoofdstuk 5 ingaat op de baten van de alternatieven. Hoofdstuk 6 beschrijft (in kwalitatieve zin) de kansen en bedreigingen van implementatie van het VSS. Tot slot bevat hoofdstuk 7 de conclusies en doet suggesties voor een aantal vervolgstappen. 3

4 2 Scope en doelstelling VSS 2.1 Algemeen STOWA ontwikkelt, vergaart en verspreidt kennis die nodig is om de doelmatigheid van het waterbeheer te vergroten. Hiervoor vindt onderzoek plaats op o.a. het gebied van de waterveiligheid, de waterketen, de waterbeheersing en de waterkwaliteit. Binnen het kennisprogramma Watermozaïek onderzoekt STOWA in het kader van de Kaderrichtlijn Water (KRW) de haalbaarheid, betaalbaarheid en de effectiviteit van diverse bestaande, maar ook innovatieve ecologische herstel- en verbetermaatregelen. Hieronder valt bijvoorbeeld onderzoek naar het hermeanderen van beken, het aanleggen van natuurvriendelijke oevers, het bouwen van voorzieningen die de vismigratie bevorderen, het instellen van flexibele peilen en baggeren. 2.2 Scope en doelstelling VSS Binnen bovenstaand onderzoeksprogramma (en concreet binnen het Project KRW-maatregelen op de voet gevolgd ) vindt de ontwikkeling plaats van het Volg- en Stuursysteem, afgekort tot VSS. De ontwikkeling van dit (ICT-)instrument helpt bij het zicht krijgen op het ecologisch functioneren van watersystemen, een belangrijk onderdeel van de KRW. Ook al gaat veel geld zitten in het bouwen van het instrument, het wezen van het VSS is het bevorderen van een andere aanpak in het waterkwaliteitsbeheer. Op dit moment richt de ontwikkeling zich vooral op stilstaande wateren. De filosofie achter het VSS maakt het instrument (door enkele aanpassingen te maken) ook geschikt voor toepassing op stromende wateren. De drie hoofdlijnen van het VSS zijn gegevensontsluiting, systeemanalyse en het verbinden van in de organisatie van het waterbeheer gescheiden groepen van medewerkers (inclusief bestuurders). Hieronder wordt op deze hoofdlijnen nader ingegaan. Gegevensontsluiting Voor een goed begrip van het watersysteem is het noodzakelijk de vele data over het watersysteem te ontsluiten en met elkaar te combineren. Het VSS assisteert bij het ontsluiten van alle gewenste databronnen, ook als dit gegevens zijn ten behoeve van een andere taak van de waterbeheerder. Zo kunnen bijvoorbeeld data worden aangeboord over debieten van gemalen, geografische informatie, neerslag, grondsoort, klachten, biologische waarnemingen, emissies, diepten, oppervlakken, en lichtklimaat. Deze meetgegevens kunnen worden aangevuld met model resultaten, bijvoorbeeld die over de hydrologie. Het ontsluiten en verbinden van alle data leidt tot informatie en het verkrijgen van beter begrip van het functioneren van de watersystemen. Systeemanalyse Zowel voor het benoemen van doelen, als voor het identificeren van de daarbij passende maatregelen, is het belangrijk dat inzicht bestaat in het functioneren en het gedrag van het watersysteem. Daartoe is de complexiteit van de ecologie vereenvoudigd tot negen ecologische sleutelfactoren. Voor deze sleutelfactoren, zoals de belasting met voedingsstoffen, het lichtklimaat, de habitatgeschiktheid en de toxiciteit, wordt op gestructureerde wijze en met gebruikmaking van de meest recente kennis, bepaald of de desbetreffende ecosysteemcomponent op orde is. Dit wordt uitgedrukt met behulp van ecologische sleutelfactoren. Bij de invulling van de sleutelfactoren is de relatie tussen het functioneren van het watersysteem en het werkingsmechanisme van het type maatregelen expliciet gemaakt. Het aldus verkregen inzicht helpt bij het definiëren van de juiste maatregelen. 4

5 Verbinden van in de organisatie van het waterbeheer Het derde aspect van het VSS is het overbruggen van verschillen. Bijvoorbeeld de kloof tussen veld en kantoor, tussen beleid en onderzoek, maar ook tussen de verschillende disciplines, zoals hydrologie, emissiebeheer, monitoring, waterzuivering, ecologie en calamiteitenbestrijding. Essentieel daarbij is dat mensen elkaar begrijpen. Een gezamenlijk beeld met gegevens op maat bevordert dat wederzijdse begrip. De doelen moeten gedeeld en onderschreven worden en het handelen moet daarbij passen. Dit draagt bij aan het kostenefficiënt behalen van de gestelde doelen. Gewerkt wordt aan het ontwikkelen van verschillende schillen en programma s/applicaties voor de verschillende gebruikersgroepen. Iedere groep moet in de eigen taal van informatie worden voorzien. Bestuurders willen andere informatie dan beleidmakers, of mensen in de buitendienst. 5

6 3 De alternatieven 3.1 Algemeen Het VSS is een systeem waarbij de gebruiker bepaalt in hoeverre hij gebruik wenst te maken van de mogelijkheden die het VSS biedt. Vanuit die optiek is het lastig om een beperkt aantal alternatieven te beschrijven; er is een scala aan alternatieven en iedere waterbeheerder zal naar alle waarschijnlijkheid uiteindelijk een specifiek alternatief willen implementeren (maatwerk). Toch kunnen er op hoofdlijn een drietal standaard alternatieven geformuleerd worden, te weten: Het nul alternatief (geen VSS): Het basis alternatief (alleen volgen; de waterbeheerder gebruikt het VSS primair voor dataontsluiting en koppeling): Het volledige alternatief (volgen en sturen; de waterbeheerder gebruikt alle functionaliteiten, naast dataontsluiting en koppeling gaat het om diverse tools voor watersysteemanalyse en - sturing). Met de drie alternatieven wordt beoogd de volledige range van mogelijke alternatieven te dekken. Hieronder worden de drie alternatieven nader beschreven. Vervolgens zullen in de hoofdstukken 4 en 5 de kosten en baten per alternatief weergegeven worden. 3.2 Het nul alternatief Bij het nul alternatief sluit een waterbeheerder niet aan op het VSS. Dit betekent dat er geen kosten gemaakt zullen worden om aan te haken op het VSS en dat de mogelijke risico s van deelname ook niet aan de orde zullen zijn. Daar tegenover staat dat er ook geen baten ingeboekt kunnen worden (nu en in de toekomst) die het werken met het VSS oplevert en dat de kansen niet benut kunnen worden. 3.3 Het basis alternatief Bij het basis alternatief wordt het VSS geïmplementeerd en toegepast waarbij de toepassing zich beperkt tot het ontsluiten van de informatie. Deze variant gaat vooral in op het ontsluiten van beschikbare gegevens, het combineren van gegevens (combinatie van modelgegevens en gemeten gegevens, combinatie van diverse thematisch-inhoudelijke gegevens, etc.) en standaard bewerkingen met de gegevens uit te voeren (grafieken, kaarten, tabellen, etc.) waardoor het begrip van het watersysteem vergroot wordt en waarmee werkprocessen voor de betrokken partijen logischer, efficiënter en effectiever ingericht kunnen worden. 3.4 Het volledige alternatief Bij het volledige alternatief wordt het VSS geïmplementeerd en toegepast waarbij de toepassing zowel betrekking heeft op het ontsluiten van informatie als op het analyseren van de informatie. Naast het ontsluiten en combineren van gegevens kunnen ook systeemkeuzes gemaakt worden en kan inzicht gegeven worden in de te nemen maatregelen en de gevolgen van deze maatregelen in termen van effecten en resultaten. Niet alleen wordt het begrip van het watersysteem vergroot en kunnen werkprocessen slimmer ingericht worden, ook is het mogelijk om de juiste keuzes in termen van investeringen te maken (op basis van de resultaten die behaald dienen te worden in een watersysteem). 6

7 4 De kosten van het VSS 4.1 Algemeen Bij de beschrijving van de kosten (en in het verlengde daarvan de bedreigingen) van het VSS maken we primair een onderscheid in (1) de kosten van het beheer, onderhoud en doorontwikkeling van het centrale systeem en (2) de kosten voor implementatie, onderhoud en beheer bij het individuele waterschap. In de navolgende paragrafen houden we deze onderverdeling aan. We beginnen met de kosten voor de individuele waterschappen. Daarna zoomen we in op de kosten van het centrale systeem. We hebben in deze business case bewust ervoor gekozen de kosten maximaal weer te geven om zodoende geen discussie te voeren over het realiteitsgehalte van de kosten. 4.2 kosten van implementatie en beheer van het individuele waterschap Bij het formuleren van de kosten en risico s voor het individuele waterschap zijn we van een aantal aannames en randvoorwaarden uitgegaan: De kosten van het op orde maken en houden van de datasets vallen niet onder de kosten van het VSS omdat waterbeheerders dat in grote lijn sowieso moeten doen in verband met wet- en regelgeving zoals Europese richtlijnen, de Waterwet, de Waterschapswet en het bestuursakkoord water. De kosten van het vertalen van deze datasets naar het VSS worden wel meegenomen in deze analyse: Ieder waterschap heeft een ander niveau van dataontsluiting, ieder watersysteem heeft eigen ICT systemen, ieder waterschap heeft eigen werkwijzen en procedures en ieder waterschap heeft een eigen specifieke organisatie. In het verlengde hiervan kan opgemerkt worden dat de kosten afhangen van de situatie en het ontwikkelingsniveau bij een waterschap op het gebied van dataontsluiting en ICT. Dit niveau kan een grote impact hebben op de kosten: waterschappen die hun data op orde hebben en met hun ICT gemakkelijk aan kunnen sluiten bij het VSS kunnen met geringe inspanning aansluiten bij het VSS, terwijl het bij waterschappen die minder ver zijn op dit terrein een grotere initiële investering vraagt (voor deze waterschappen zijn de baten overigens ook groter). Bij deze business case gaan we ervan uit dat er een grote inspanning geleverd dient te worden: De kosten zijn met name gelegen in de inzet van personen (fte). Een fte kan hierbij verdeeld zijn tussen diverse medewerkers van een participerende waterbeheerder. Voor de eenduidigheid zijn deze omgerekend naar euro s: Bij de bepaling van de kosten voor implementatie is uitgegaan van een kostenpost over één jaar. Naar alle waarschijnlijkheid is de doorlooptijd van implementatie lager (en de inspanningen over die periode hoger). Voor de vergelijkbaarheid is er voor gekozen om alles terug te voeren naar een tijdslijn van één jaar: Zodra de drempel van aansluiting is genomen, nemen de kosten en de benodigde inspanning om mee te blijven doen, sterk af voor een waterschap. Kosten van implementatie van het waterschap zijn ook afhankelijk van de wensen die de waterbeheerder heeft voor het VSS (zie hoofdstuk 3). Op basis van bovenstaande randvoorwaarden en aannames kan het volgende plaatje gegeven worden zoals in de volgende tabellen staat weergegeven: 7

8 Tabel 1: Initiële kosten van implementatie van het individuele waterschap (jaar 1) Kosten Type kosten Kosten (eenmalig) Basis alternatief ICT kosten (maken koppelingen) Max 0,25 fte ( ,=) ICT kosten (installatie VSS) Max 0,25 fte ( ,=) Aanschaf apparatuur ,= Vullen systeem Max 0,25 fte ( ,=) Opleiding en training ,= Draagvlak, organisatie en samenwerking Max 0,25 fte ( ,=) Volledige alternatief ICT kosten (maken koppelingen) Max 0,25 fte ( ,=) ICT kosten (installatie VSS) Max 0,25 fte ( ,=) Aanschaf apparatuur ,= Vullen systeem Max 0,5 fte ( ,=) Opleiding en training ,= Draagvlak, organisatie en samenwerking Max 0,5 fte ( ,=) Tabel 2: Kosten beheer en onderhoud (jaar 2 en verder) Kosten Type kosten Kosten (jaarlijks) Basis alternatief functioneel beheer Max 0,1 fte ( ,=) applicatiebeheer Max 0,1 fte ( ,=) Aanvullen en up to date houden data Max 0,2 fte ( ,=) Implementatie nieuwe release Max 0,1 fte ( ,=) Opleiding en training ,= Volledige alternatief functioneel beheer Max 0,2 fte ( ,=) applicatiebeheer Max 0,1 fte ( ,=) Aanvullen en up to date houden data Max 0,4 fte ( ,=) Implementatie nieuwe release Max 0,1 fte ( ,=) Opleiding en training ,= Samengevat geeft dit voor de implementatie bij een individueel waterschap het volgende beeld: Tabel 3: Totale kosten implementatie per waterschap Kosten Initiële kosten (eenmalige kosten jaar 1) Kosten beheer en onderhoud (jaarlijkse kosten vanaf jaar 2) Basis alternatief Maximaal ,= Maximaal ,= Volledige alternatief Maximaal ,= Maximaal ,= 8

9 Concrete voorbeelden van de kosten voor implementatie Bij de kosten voor implementatie kunnen de volgende concrete voorbeelden gegevens worden: ICT kosten: Het gereed maken van programma s om aan te sluiten op het VSS en het daadwerkelijk aansluiten van het VSS inclusief het testen van het systeem op het eigen netwerk: Aanschaf apparatuur: Het creëren van aanvullende server(ruimte) en het indien wenselijk aanschaffen van veldcomputers om ook in het veld te kunnen werken met het VSS: Vullen systeem: De reguliere data verzamelen, op orde maken (maalstaten, basiskaarten, basis monitoring, etc.) en voorzien van metadata en het daadwerkelijk vullen van het systeem met data en metadata (en eventuele overige informatie): Opleiding en training: Het scholen van mensen ten aanzien van het gebruik van het VSS, het onderhoud van het VSS, het gebruik aanvullende systemen ten behoeve van VSS (bijvoorbeeld veldcomputers), etc. 4.3 kosten beheer, onderhoud en doorontwikkeling centrale systeem Bij het formuleren van de kosten en risico s voor beheer, onderhoud en de doorontwikkeling (centraal) zijn we eveneens van een aantal aannames en randvoorwaarden uitgegaan: Er wordt gewerkt met een centraal systeem dat ergens in onderhoud is. Er wordt niet gewerkt met een aantal stand-alone systemen (bijvoorbeeld per waterschap): De kosten van ontwikkeling van release 1.0 worden niet meegenomen in deze business case, de waterbeheerder krijgt deze versie dus cadeau : Er wordt jaarlijks één nieuwe release opgeleverd. Hierbij dient opgemerkt te worden dat het bijzonder lastig is de kosten van een nieuwe release te bepalen omdat e.e.a. afhankelijk is van de wensen en eisen van de deelnemende waterschappen. Wel is het de verwachting dat bij de eerste nieuwe releases (jaren 1 en 2) de kosten (beperkt) hoger zullen zijn dan bij de releases die daarna gerealiseerd worden): Vanuit de centrale organisatie is een implementatieteam dat hulp verleent bij het implementeren in algemene zin alsmede bij de implementatie van nieuwe releases. Dit implementatieteam bestaat naar verwachting uit externen op basis waarvan de kosten per medewerker (fte) geraamd zijn op ,=: Vanuit de centrale organisatie wordt het draagvlak van het VSS bij waterbeheerders op bestuurlijk, managerial, beleidsmatig, inhoudelijk en ICT niveau georganiseerd: Ieder waterschap heeft zijn eigen wensen mbt participatie bij het VSS. De mate van investeren hangt ook samen met de wensen die het waterschap heeft. Op basis van deze randvoorwaarden en aannames kan het volgende plaatje gegeven worden (waarbij onderscheid gemaakt wordt tussen de jaren 1 en 2 als het VSS bij de waterschappen geïmplementeerd wordt en de jaren daarna als de implementatie zich vooral richt op nieuwe releases). Tevens kan opgemerkt worden dat de kosten voor doorontwikkeling niet verschillend zijn tussen het basis- en het volledige alternatief. 9

10 Tabel 4: initiële kosten beheer, onderhoud en doorontwikkeling centrale systeem Kosten Type kosten Kosten per jaar (jaren 1 en 2) VSS (basis alt. en Functioneel beheer ,= volledig alt.) Technisch beheer ,= Applicatiebeheer ,= Bouwen nieuwe release ,= Kosten implementatie (door externen) Max 3 fte ( ,=) Kosten onvoorzien ,= Tabel 5: doorlopende kosten beheer, onderhoud en doorontwikkeling centrale systeem Kosten Type kosten Kosten per jaar (vanaf jaar 3) VSS (basis alt. En Functioneel beheer ,= volledig alt.) Technisch beheer ,= Applicatiebeheer ,= Bouwen nieuwe release ,= Kosten implementatie Max 1 fte ( ,=) Samengevat geeft dit voor het beheer, onderhoud en doorontwikkeling van het centrale systeem het volgende beeld: Tabel 6: totale kosten beheer, onderhoud en doorontwikkeling centrale systeem Kosten Jaarlijkse kosten (jaren 1 en 2) Jaarlijkse kosten (jaren 3 en verder) VSS Maximaal ,= Maximaal ,= De kosten zoals weergegeven in tabel 6 zijn de totale kosten voor het beheer, onderhoud en doorontwikkeling van het centrale systeem waarbij de totale kosten in de eerste 2 jaren hoger ligt omdat er centraal effort gestoken wordt aan de implementatie (de waterbeheerders moeten immers ondersteund worden bij de implementatie van het VSS) en er meer op de rol gezet is voor de doorontwikkeling (in vergelijking met de jaren daarop volgend). Ervan uitgaande dat deze kosten voor het beheer, onderhoud en doorontwikkeling (van het centrale systeem) naar de deelnemende waterschappen vertaald zullen worden, is het uiteraard van belang in te schatten hoeveel waterschappen uiteindelijk deelnemen aan het VSS: Indien alle waterschappen deelnemen dan bedragen de centrale kosten per waterschap in de jaren 1 en 2 circa ,= ( ,= gedeeld door 25 waterschappen) en circa ,= ( ,= gedeeld door 25 waterschappen) in de jaren daaropvolgend: Indien 10 waterschappen deelnemen, dan bedragen de centrale kosten per waterschap in de jaren 1 en 2 circa ,= ( ,= gedeeld door 10 waterschappen) en circa ,= ( ,= gedeeld door 10 waterschappen) in de jaren daaropvolgend. 10

11 5 Baten van het VSS 5.1 Algemeen Bij de beschrijving van de baten (en in het verlengde daarvan de kansen) van het VSS kunnen we een onderscheid maken tussen de baten die betrekking hebben op (1) het ontsluiten en combineren van data (en in het verlengde daarvan betrekking hebben op het efficiënter en effectiever laten functioneren van de eigen organisatie) en (2) het beter onderbouwd kunnen nemen van beslissingen inzake beleidskeuzes en maatregelen voor gebiedsgericht waterbeheer (het voorkomen van desinvesteringen). 5.2 Baten ontsluiten en combineren van data en baten beslissingen Bij het formuleren van de baten zijn we uitgegaan van een aantal aannames en randvoorwaarden: De baten zijn voor ieder individueel waterschap verschillend, afhankelijk van de organisatie, werkwijze en ambitie van het betreffend waterschap. Bij het bepalen van de baten is (op basis van de interviews en de werksessies) uitgegaan van het gemiddelde van de resultaten. Ook dit is een bewust gekozen voorzichtige benadering, net als de keuze om uit te gaan van de maximale kosten: De baten zijn deels in fte uit te drukken en deels in euro. Voor de vergelijkbaarheid hebben we alle baten naar euro s vertaald: De baten ten aanzien van het onderbouwd kunnen nemen van beslissingen inzake beleidskeuzes en maatregelen voor gebiedsgericht waterbeheer zijn met name te relateren aan het nemen van de juiste beslissingen en aan het voorkomen van desinvesteringen. Hier is de kwantitatieve analyse dan ook op gericht: De baten zijn in principe jaarlijks terugkerende baten in het licht van de huidige doelen en geplande maatregelen van de KRW. De baten voor het ontsluiten en combineren van data worden, op basis van bovenstaande randvoorwaarden en aannames, in onderstaande tabel nader uitgewerkt. Tabel 7: Baten ontsluiten en combineren van data Baten Type baten Baten Basis alternatief Beschikbaarheid volledige actuele data 0,5 fte ( ,=) Optimalisatie rapportages 0,5 fte ( ,=) Optimalisatie werkprocessen monitoring 2,0 fte ( ,=) Afstemming met andere waterschappen ,= Optimalisatie beheer systemen ,= Volledige alternatief Beschikbaarheid volledige actuele data 0,5 fte ( ,=) Data voor rapportages 0,5 fte ( ,=) Optimalisatie werkprocessen monitoring 2,0 fte ( ,=) Afstemming met andere waterschappen ,= Optimalisatie beheer systemen ,= De baten het beter onderbouwd kunnen nemen van beslissingen inzake beleidskeuzes en maatregelen voor gebiedsgericht waterbeheer staan in tabel 8 nader uitgewerkt. 11

12 Tabel 8: Baten analyse en keuzen beslissingen Baten Type baten Baten alternatief Basis alternatief Niet van toepassing Niet van toepassing Volledige alternatief Optimalisatie werkprocessen analyse 2,0 fte ( ,=) Voorkomen desinvesteringen ,= Samengevat laat dit in termen van baten het volgende beeld zien Tabel 9: Totale som baten Baten Baten ontsluiten en combineren data Baten analyse en beslissingen (jaarlijkse baten) (jaarlijkse baten) Basis alternatief ,= Niet van toepassing Volledige alternatief ,= ,= De jaarlijkse baten bedragen circa ,= bij alleen het gebruiken van het VSS als systeem voor het ontsluiten en combineren van data. Indien ervoor gekozen wordt om met behulp van het VSS de analyses uit te voeren en op basis daarvan beslissingen te nemen over de uitvoering van activiteiten om de doelstellingen voor het gebiedsgerichte waterbeheer te halen dan zijn de baten circa ,= op het gebied van organisatiewinst (het efficiënter uit kunnen voeren van de analyses) maar naar alle waarschijnlijkheid zullen de baten echter een veelvoud hiervan zijn omdat er veel minder sprake zal zijn van het nemen van niet juiste maatregelen waarmee de desinvesteringskosten aanzienlijk terug gebracht zullen worden (orde van grootte van 1 mln. per jaar). rekenvoorbeeld: voorkomen desinvesteringen Tot 2027 wordt er in totaal 4,2 miljard euro geïnvesteerd in (gebiedsgericht) waterbeheer. De inschatting van de geïnterviewden en de deelnemers aan de werksessies is dat van dit bedrag circa 15% uitgegeven wordt aan desinvesteringen. Met behulp van het VSS kunnen deze desinvesteringen significant teruggebracht worden (tot maximaal 5%). Dit betekent een winst van minimaal 420 mln. in totaal en een winst op jaarbasis van 28 mln. Dit is gemiddeld genomen per waterschap een winst van 1 mln. op jaarbasis. Hierbij dient opgemerkt te worden dat deze winst geen besparing is maar dat dit bedrag aanvullend geïnvesteerd kan worden aan gebiedsgericht waterbeheer. 12

13 6 Risico s en kansen 6.1 Algemeen Naast de kwantitatieve kosten en baten kunnen ook risico s en kansen benoemd worden waarbij opgemerkt dient te worden dat deze kwalitatief van aard zijn. 6.2 Risico s Op basis van de resultaten van de sessies en de interviews kunnen op hoofdlijn de volgende (kwalitatieve) risico s geformuleerd worden: Niet alleen de inhoudelijke en de beleidsmedewerkers (waterkwaliteit, ecologie) dienen enthousiast te zijn. Ook moet er bestuurlijk en managerial draagvlak zijn voor de implementatie van het VSS bij een waterbeheerder. Dat is vaker lastig te organiseren: De kosten van implementatie vallen vaker bij andere organisatieonderdelen dan waar de baten vallen hetgeen draagvlak voor implementatie niet altijd gemakkelijk maakt: Het systeem moet aan de ene kant generiek zijn (te gebruiken voor alle waterbeheerders) en aan de andere kant dusdanig specifiek dat het voldoet aan de wensen en eisen van de individuele waterbeheerder. Dit vergt balanceren waarbij het risico aanwezig is dat het systeem niet beantwoordt aan de behoeften en verwachtingen van individuele gebruikers met alle gevolgen van dien: Het gebruik van het VSS is dusdanig ingewikkeld dat het gebruik zich beperkt tot een kleine groep enthousiastelingen maar dat het niet standaard gebruikt wordt op de werkvloer: De data dienen op orde te zijn. Is dat niet het geval, dan wordt er geen goed beeld verkregen met alle negatieve gevolgen van dien. ( trash in is trash out ): Ecologie en waterbeheer zijn complexe zaken die zich niet één op één laten vangen in modellen. Dit is een risico voor de werkbaarheid van het VSS en op dit moment is nog niet voldoende duidelijk of het VSS ook daadwerkelijk die meerwaarde kan genereren waar vanuit gegaan wordt. 6.3 Kansen Er is, mede op basis van de resultaten van de sessies en de interviews, een aantal (maatschappelijke) kansen weer te geven: Het gebruik van het VSS leidt tot transparantie en tot optimalisatie van informatie richting bestuurders, burgers en bedrijven. Tevens zullen vragen en klachten van deze partijen eenvoudiger en beter afgehandeld kunnen worden: Door gebruik van het VSS zal samenwerking zowel binnen het waterschap als tussen waterschappen meer gezien gaan worden als logisch en nuttig en kan er veel afstemmings- en efficiencywinst geboekt worden: Het waterschap kan zich maatschappelijk beter positioneren en kan op voorhand sturen op de juiste acties: De waterschappen c.q. waterbeheerders kunnen zich manifesteren als kennisdragers hetgeen de positie van Nederland Waterland internationaal weer ten goede komt. 13

14 7 Conclusies en suggesties 7.1 Conclusies De baten van deelname aan het VSS wegen ruimschoots op tegen de kosten van deelname. Het nul alternatief (niet deelnemen) is dan ook het minst aantrekkelijke alternatief. Het volledige alternatief is verreweg het meest aantrekkelijk omdat de baten daar significant hoger liggen dan de kosten. In onderstaande rekenvoorbeelden staat e.e.a. uitgewerkt waarbij onderscheid gemaakt is tussen: Deelname aan het basis alternatief en deelname aan het volledige alternatief: Deelname van 10 waterschappen (laag deelnemersaantal) en deelname van 25 waterschappen (hoog deelnemersaantal) aan het VSS. rekenvoorbeeld: het basis alternatief met deelname van 10 waterschappen Indien men kiest voor het basis alternatief bedragen de kosten het eerste jaar (uitgaande van participatie van 10 waterschappen) in totaal (implementatie bij het waterschap en beheer, onderhoud en doorontwikkeling centrale systeem) circa ,= per waterschap. De daaropvolgende jaren bedragen de totale kosten per jaar circa ,= per waterschap. De baten bedragen ,= op jaarbasis per waterschap. rekenvoorbeeld: het basis alternatief met deelname van 25 waterschappen Indien men kiest voor het basis alternatief bedragen de kosten het eerste jaar (uitgaande van participatie van 25 waterschappen) in totaal (implementatie bij het waterschap en beheer, onderhoud en doorontwikkeling centrale systeem) circa ,= per waterschap. De daaropvolgende jaren bedragen de totale kosten per jaar circa ,= per waterschap. De baten bedragen ,= op jaarbasis per waterschap. Rekenvoorbeeld het volledige alternatief met deelname van 10 waterschappen Indien men kiest voor het volledige alternatief bedragen de kosten het eerste jaar (uitgaande van participatie van 10 waterschappen) in totaal (implementatie bij het waterschap en beheer, onderhoud en doorontwikkeling centrale systeem) circa ,= per waterschap. De daaropvolgende jaren bedragen de totale kosten per jaar circa ,= per waterschap. De baten bedragen ,= op jaarbasis per waterschap. Dit bedrag bestaat uit ,= aan harde baten en ,= aan het voorkomen van desinvesteringen. Rekenvoorbeeld het volledige alternatief met deelname van 25 waterschappen Indien men kiest voor het volledige alternatief bedragen de kosten het eerste jaar (uitgaande van participatie van 25 waterschappen) in totaal (implementatie bij het waterschap en beheer, onderhoud en doorontwikkeling centrale systeem) circa ,= per waterschap. De daaropvolgende jaren bedragen de totale kosten per jaar circa ,= per waterschap. De baten bedragen ,= op jaarbasis per waterschap. Dit bedrag bestaat uit ,= aan harde baten en ,= aan het voorkomen van desinvesteringen. Hierbij kan aanvullend opgemerkt worden (zoals ook reeds eerder aangegeven) dat bij het optuigen van deze businesscase de kosten zijn gemaximaliseerd daar waar de baten zijn gemiddeld. Daarnaast is het de verwachting dat de baten jaarlijks toenemen daar waar de kosten jaarlijks af zullen nemen. Tot slot kan geconcludeerd worden dat er veel zachte kansen en baten zijn (maatschappelijk, bestuurlijk, communicatief) die ook van belang zijn en die aanvullend bijdragen aan een sluitende businesscase voor het VSS. 7.2 Aandachtpunten en suggesties Er is een aantal aandachtspunten te benoemen waar nadrukkelijk aandacht aan besteed dient te worden bij de implementatie van het VSS bij waterbeheerders. 14

15 1. De kosten zijn beter kwantitatief te maken dan de baten (de kosten zijn op onderdelen harder dan de baten). Daarnaast worden de kosten voor een groot deel in het hier en het nu genomen daar waar de baten vaker in de toekomst genomen worden. Ook vallen de kosten regelmatig bij een ander organisatieonderdeel dan de baten. Dat maakt het niet altijd eenvoudig om op basis van een kosten baten analyse snel en efficiënt door te pakken. De aanbeveling is dan ook om het VSS niet alleen bottom up te positioneren maar ook top down. 2. In het verlengde van 1 kan opgemerkt worden dat het van belang is dat alle geledingen binnen de organisatie enthousiast dienen te zijn over deelname aan het VSS en ermee aan de slag willen, niet alleen op beleidsmatig en inhoudelijk niveau maar ook op bestuurlijk en managerial niveau. Indien dat draagvlak in de geledingen van de waterbeheerder aanwezig is heeft het VSS zonder meer veel kans van slagen (en zijn de problemen zoals besproken in vorige alinea goed te tackelen). 3. Iedere waterbeheerder heeft specifieke wensen en eisen ten aanzien van het gebruik van het VSS (what s in it for me). Het is van belang dat deze wensen en eisen in kaart worden gebracht en dat een tweede release van het VSS daar (op onderdelen) invulling aan geeft. Hiermee wordt duidelijk gemaakt dat het ook bij het VSS primair gaat om de eindgebruiker en voorkom je dat het VSS een feest van incrowd wordt (die er al langere tijd bij betrokken zijn). 15