HANDLEIDING NEXT MAIL

Transcriptie

1 HANDLEIDING NEXT MAIL Versie /2016

2 Inhoudstabel Voorwoord... 2 Gebruikershandeling next Mail Configuratie Outlook Verdere configuratie van Outlook Configuratie ios (iphone /ipad): configuratie Kalender configuratie Contacten configuratie WebMail Inloggen in WebMail Via uw brower gaat u naar het volgende adres: Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in Kies Aanmelden beheer Contactpersonen Agenda Taken Statistieken Opties Algemeen Agenda Geavanceerd p. 1

3 VOORWOORD Deze handleiding helpt u op weg met alle facetten van next Mail. next Mail maakt deel uit van het next Webhosting pakket. Na het aanmaken en configureren van de mailboxen in het next Control Panel ( zie handleiding next Control Panel) kunt u mails versturen en ontvangen via diverse programma s op verschillende platformen. Hieronder bespreken we enkele mogelijkheden. Belangrijk: het consulteren en versturen van mails dient over een beveiligde lijn (https) te lopen. Deze is beschikbaar via onderstaande basisinstellingen: Inkomende mailserver (POP3 / IMAP): mail.nextservice.be Uitgaande mailserver (SMTP): mail.nextservice.be Poort voor inkomend mailverkeer: 995 (POP3) / 993 (IMAP) Poort voor uitgaand mailverkeer: 465 Heeft u na het lezen van deze handleiding bijkomende vragen, dan kunt u als klant contact opnemen met de Support Area op p. 2

4 GEBRUIKERSHANDELING NEXT MAIL 1. Configuratie Outlook Open Microsoft Office Outlook Ga naar Bestand > Info > Accountinstellingen; Kies Nieuw 3. Selecteer de checkbox Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren. Kies Volgende. 4. Kies Internet en kies Volgende p. 3

5 5. Voer het volgende in: o Uw volledige naam o Uw adres o Account type. Wenst u uw berichten op de server te bewaren (bv: wanneer u meer dan 1 toestel gebruikt), kies dan de IMAP optie; in het andere geval behoudt u de optie POP3. o Server voor inkomende mail. Voer in: mail.nextservice.be o Server voor uitgaande mail (SMTP). Voer in: mail.nextservice.be o Gebruikersnaam. Voer de volledige mailboxnaam in o Paswoord. Het paswoord van uw mailbox. o Beveiligd-wachtwoordverificatie (SPA) is verplicht. Niet aanvinken. p. 4

6 6. Kies Meer instellingen, open de Server voor uitgaande tab en kies Voor de server voor uitgaande (SMTP) is verificatie vereist Vink dan Dezelfde instellingen gebruiken als voor p. 5

7 inkomende aan. 7. Ga naar Geavanceerd. Poortnummers van de server: Voor POP3: Inkomende (POP3): 995 Vink aan: Voor deze server is een versleutelde verbinding vereist (SSL) Uitgaande (SMTP): 465 Gebruik het volgende type versleutelde verbinding: SSL p. 6

8 8. Kies OK. In geval van IMAP: Inkomende (IMAP): 993 Gebruik het volgende type versleutelde verbinding: SSL p. 7

9 Opgelet: dit omvat enkel . Ga hieronder verder met hoofdstuk Verdere configuratie van Outlook Om uw kalender, notities en contacten te synchroniseren gebruikt u best de Outlook connector die beschikbaar is voor Outlook U kunt deze downloaden via volgende link: Via deze connector is uw Outlook volledig geïntegreerd met de WebMail server. U kunt deze vergelijken met de optionele Exchange ActiveSync licenties voor mobiele toestellen. Opgelet: deze connector kan enkel gebruikt worden in combinatie met Outlook 32bit versies (!). Installatie van de Outlook connector. Bewaar het gedownloade bestand op uw toestel. Dubbelklik het bestand en start de installatie. Na installatie dient u Outlook te herstarten. Een menu Invoegtoepassingen zal nu zichtbaar zijn bovenaan Outlook. Klik op het pijltje naast Mailenable. Kies nu Configure. p. 8

10 Het volgende scherm verschijnt: Wat vult u hier in? Server Name: mail.nextservice.be Username: uw mailadres Password: uw paswoord Store: kies het gegevensbestand waarin de data moet geplaatst worden. In de meeste gevallen is dit de Default Message Store Synchronization: Standaard worden de Contacten, de Kalenderitems en de Taken gesynchroniseerd. Indien gewenst kunt u deze desactiveren. Vink Synchronize when Outlook start up en Synchronize when Outlook closes om de data te synchroniseren met uw webmail. Sluit af met OK. Tijdens het synchroniseren worden nieuwe items overgemaakt naar de server en aangepaste items bijgewerkt op de server. Wat kunt u nog doen met de Outlook connector? Wanneer u op het pijltje naast Mailenable klikt kunt u verder kiezen uit: Synchronize: manueel synchroniseren Change Password: het paswoord van uw mailbox wijzigen Set Auto Response: uw automatisch antwoord (des)activeren en aanpassen (out-of-office) p. 9

11 3. Configuratie ios (iphone /ipad): 3.1 configuratie Kies Instellingen Kies , contacten, agenda s Kies Nieuwe account Kies Anders Kies Voeg mailaccount toe p. 10

12 Voer uw naam, adres, wachtwoord en beschrijving in Selecteer steeds IMAP voor smartphones of tablets (bovenaan in blauw). Voer de server inkomende post en uitgaande post als volgt in: Hostnaam: mail.nextservice.be Gebuikersnaam: de mailboxnaam bv: Wachtwoord: wachtwoord mailbox Controleren duurt eventjes (kan tot 5 minuten duren). Bovenaan het volgende scherm kiest u Bewaar. p. 11

13 Uw account is beschikbaar. Klik nu op de nieuw gecreëerde account Klik nu op het adres (na Account) Ga nu onderaan het scherm naar Server uitgaande post en klik op mail.nextservice.be p. 12

14 Klik nu op mail.nextservice.be Stel nu de gegevens in als in bovenstaande screenshot (vul uw eigen mailadres en wachtwoord in). Vergeet niet Gebruik SSL te activeren. Kies Gereed (rechtsboven) Keer terug naar dit scherm: En kies Geavanceerd onderaan p. 13

15 Ga nu naar Inkomend-instellingen onderaan en pas deze aan zoals hierboven aangegeven. Nu is uw mailbox correct aangemaakt en maakt u gebruik van een beveiligde connectie. Opgelet: dit omvat enkel , uw contacten en kalender dient u extra in te stellen (niet nodig wanneer u de optionele Exchange ActiveSync gebruikt). 3.2 Kalender configuratie Kies Instellingen Kies , contacten, agenda s Kies Nieuwe account p. 14

16 Kies Anders Kies AGENDA - Voeg CalDAV-account toe Vul onderstaande gegevens aan, vervang de Gebruikersnaam door uw mailboxnaam. Kies Volgende p. 15

17 Bij het onderstaande scherm kies u: Ga door In het geval u onderstaand scherm krijgt, en Agenda is niet actief (groen), activeer Agenda dan en kies Bewaar op iphone/ipad De kalender kunt u nu consulteren bij Agenda 3.3 Contacten configuratie Volg dezelfde stappen voor de contacten, doch kies CONTACTEN - Voeg CardDAV-account toe p. 16

18 De contacten verschijnen nu onder Alle contacten bij Telefoon. 4. WebMail 4.1 Inloggen in WebMail Via uw brower gaat u naar het volgende adres: p. 17

19 4.1.2 Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in Kies Aanmelden Schermopbouw Het startscherm geeft een overzicht van uw Postbus, Account gebruik, afspraken en taken. Dit wordt de Account samenvatting genoemd. Menu boven Deze knop geeft u toegang tot uw beheer Deze knop geeft u toegang tot het beheer van de Contactpersonen p. 18

20 Deze knop geeft u toegang tot uw kalender Deze knop geeft u toegang tot uw taken Deze knop geeft u een beeld van de mailstatistieken Deze knop geeft u toegang tot het Optiemenu 4.2 beheer Klik op de Account samenvatting op het pijltje naast Postbus-info. Zo krijgt u de mappenstructuur te zien. Klikt u op Nieuw links boven, dan kunt u rechtstreeks een nieuw bericht, contactpersoon, afspraak, taak of notitie (aantekening) invoeren. Nieuwe mappen aanmaken doet u door met de rechtermuisknop te klikken op Postbus-info. Kies dan Map aanmaken. Een gedeelde map is een map die met andere gebruikers gedeeld kan worden. Wanneer u op Postvak In staat, dan verschijnt volgend scherm aan de rechter zijde: p. 19

21 Klikt u op Opstellen en stel een nieuwe op. Via Mijn Bestanden (onderaan) kunt u eigen bestanden opladen in uw WebMail applicatie. WebMail bevat een eigen viewer om de inhoud van de opgeladen bestanden weer te geven. 4.3 Contactpersonen Via Contacten kunt u contactpersonen toevoegen (Nieuw) en beheren. U kunt deze ook importeren en exporteren (zie rechtsonder). p. 20

22 4.4 Agenda In deze sectie kunt uw agenda beheren en contactpersonen uitnodigen. Klik op nieuwe afspraak toevoegen linksboven of selecteer met de muis de periode in de kalender. De kalender heeft verschillende weergaves (dag, week, ). 4.5 Taken Hier kunt u taken aanmaken en de status ervan up to date houden. Klik op Nieuwe task linksboven (potloodje) om te starten. p. 21

23 4.6 Statistieken Hier kunt u de statistieken van uw mailbox opvolgen. 4.7 Opties In deze sectie kunt u diverse instellingen beheren. Opgelet! Klik steeds op Opslaan onderaan de pagina om uw wijzigingen te bewaren. p. 22

24 4.7.1 Algemeen Accountinstellingen Vul hier uw weergavenaam in. Deze naam verschijnt als afzender bij het versturen van via WebMail. Starten met: welk startscherm wenst u voor uw WebMail (standaard = Account samenvatting) Verplaats verwijderde berichten naar de map Verwijderde Items : vink aan indien u dit wenst Ruim verwijderde items op bij het afmelden: opgelet, indien aangevinkt worden deze onherroepelijk verwijderd Berichten samenstellen en bekijken in een nieuw venster: het opmaak scherm verschijnt apart en niet meer binnen het WebMail scherm. Plaats automatisch verzoeken voor bijeenkomsten in mijn agenda: ook al heeft u een uitnodiging niet geaccepteerd, deze wordt reeds in uw agenda geplaatst Regionale instellingen Hier kunt u de Tijdzone specifiëren. p. 23

25 Contactpersoon details Hier kunt u uw gegevens aanvullen (facultatief). Personaliseren Hier kunt u de layout van uw WebMail aanpassen. p. 24

26 Aanmelden In deze sectie kunt u het wachtwoord van uw mailbox aanpassen Opstellen De mooiste mails kunt u opmaken wanneer HTML geselecteerd is. Wanneer u Voeg nieuwe contacten toe bij verzenden aanvinkt, dan worden uw nieuwe contacten automatisch opgeslagen zodat u deze achteraf kunt hergebruiken. Automatisch antwoord Vink Auto Response activeren aan wanneer u uw respondenten een automatisch bericht wenst te sturen bij ontvangst van hun mail in uw mailbox. Uitschakelen doet u door het vakje uit te vinken. Ideaal voor out of office berichten. p. 25

27 Vergeet uw instellingen niet op te slaan onderaan de pagina! Postbus doorsturen Wanneer u de optie Stuur post door naar aanvinkt, en vervolgens een adres invoert, dan worden uw mails naar dat adres doorgestuurd. Wanneer u Bewaar een kopie in de brievenbus aanvinkt, dan blijft de ontvangen mail ook in uw mailbox aanwezig. Identiteiten Identiteiten worden gebruikt tijdens het opstellen van s. Het geeft de afzender de kans bepaalde eigenschappen aan de toe te voegen. Een identiteit bevat het adres, reply-to adres en de handtekening. U kunt meerdere identiteiten aanmaken. p. 26

28 handtekening Hier kunt u een handtekening toevoegen aan uw s. Klik op Wijzigen bij DEFAULT of ontwerp een nieuwe handtekening (via + Nieuwe handtekening). Afbeeldingen kunt u ook toevoegen door op het 2de icoontje te klikken. Witte lijst Dit overzicht geeft de adressen weer waarvan de altijd zal worden geaccepteerd. Binnenkomende berichten van afzenders waarvan het volledige adres (bijvoorbeeld [email protected]) op deze lijst staat zullen nooit als ongewenste post worden uitgefilterd. U kunt ook een domein (bijvoorbeeld example.com) opgeven om alle afzenders van dat domein uit te sluiten van de ongewenste postfilters. p. 27

29 Blacklist Dit overzicht geeft een beeld van alle afzenderadressen die worden geblokkeerd. Binnenkomende berichten van deze afzenders worden afgewezen. Naast adressen kunt u ook een domeinnaam ingeven om alle mail van dat domein te weigeren (bijvoorbeeld example.com). Gezien spam mails verzonden worden via fictieve mailadressen heeft het helaas niet veel zin deze Blacklist aan te vullen. p. 28

30 4.7.3 Agenda Gedeelde agenda s (Geavanceerd) U kunt uw agenda publiek beschikbaar stellen in de vorm van een icalendar formaat. Meer info kunt u terugvinden op onderstaande url: p. 29

31 Gedeeld Hier kunt u uw gedeelde mappen beheren. Maak een gedeelde map aan door op + Nieuwe Gedeelde map te klikken. Kies dan de folder die u wenst te delen (bv: INBOX). Vul de eigenschappen aan. p. 30

32 Wanneer u Iedereen kiest, dan kan iedereen die een heeft deze publieke folder bekijken (Alleen lezen toegang). Het toevoegen van een gedeelde map gaat als volgt: Opties Gedeeld Open Gedeelde map Klik op /Inbox en kies Verbinden. Ga vervolgens naar . U zal zien dat eronderaan de mappen een nieuwe Inbox toegevoegd is. p. 31

33 4.7.4 Geavanceerd Regels ongewenste post De mailserver houdt dagelijks een groot gedeelte van de spam mails tegen. U hoeft hier niets voor aan te passen. Potentiële spam mails bekomen de melding [SPAM-LOW] voor het onderwerp van de mail. Uw inkomende mails worden ook gescand op virussen. Helaas is dit systeem niet volledig waterdicht en lopen we steeds achter op de ontwikkeling van nieuwe virussen. Voorzie best ook een degelijke en up to date virusscanner op uw computersysteem. Postbus filteren Via deze tool kunt u specifieke berichten bv. automatisch in een bepaalde folder laten toekomen. Bekijk gerust de vele mogelijkheden. POP ophalen U kunt de mail van andere POP3 mailboxen in WebMail binnenhalen. Start door op + Account toevoegen te klikken en voer de gegevens van uw externe mailbox in. SyncML-apparaten (Geavanceerd) SyncML is een synchronisatie tool. Gelieve bij voorkeur de Outlook connector, CardDAV en CalDAV of de Exchange ActiveSync optie te gebruiken voor het synchroniseren van informatie. EASdevices Dit scherm geeft een overzicht van de gekoppelde Exchange ActiveSync clients. Exchange ActiveSync is een betalende optie waarmee externe toestellen (zoals smartphones) diverse zaken kunnen synchroniseren, net als bij een Exchange server (zie voor meer info). p. 32

34 Heeft u bijkomende vragen, aarzel niet ons te contacteren via de Support Area p. 33