VERENIGING INNER WHEEL NEDERLAND District 58 lid IIW

Transcriptie

1 VERENIGING INNER WHEEL NEDERLAND District 58 lid IIW Oud geleerd is jong gedaan Judith van Essen-van Olst President D Concept notulen District Leden Vergadering woensdag 28 oktober 2015 Zalencentrum De leuke Hanzestad, IJsseldijk 12, 8261 LK Kampen Tel De leden van het DB zijn voltallig aanwezig. Judith van Essen-van Olst president, Immy Moes-de Vries past president, Christiane Uijlenbroek inkomend president, Ellianne Meijer-Hofmann 1 e secretaris, Alma Winkel-Schuring 2 e secretaris, Eugénie Geerts-van Osch penningmeester. 1. Welkom en opening door de District president Judith van Essen-van Olst Judith opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. Alle clubs zijn vertegenwoordigd. Later blijkt dat de afvaardiging van IW Hoogezand-Sappemeer door de dichte mist helaas niet aanwezig is. Een hartelijk welkom voor erelid Ida Dubbeldam. Evenals aan Nina Kalt landelijk president, de leden van IW Kennemerland, onze jongste club, alle nieuwe leden die dit jaar geïnstalleerd zijn, Annie Bos, redacteur van de Kroniek en Inge van Es van de Giftshop. Vervolgens stelt Judith de leden van het DB voor. 2. Roll-call aanwezige clubs en vaste afgevaardigden door Ellianne 3. Herdenking overleden leden Judith steekt een kaars aan voor de overleden leden van het afgelopen jaar en noemt hun namen. Zij draagt het gedicht Met Je Hart van Hans Bouma voor waarna wij een moment stil zijn met elkaar. Je zou willen aanraken Willen strelen Maar hoeveel afstand Schiep je dan Zoek je nabijheid Raak dan aan Met je ogen Streel dan Met je hart 4. Vaststellen agenda Auk Nijhof (IW Zuid-Oost Drenthe) vraagt of de bijdrage aan de JHS aan de agenda toegevoegd kan worden. Dit thema komt aan de orde onder punt 9 e. De agenda wordt onveranderd vastgesteld. 5. Goedkeuring notulen DLV d.d. 28 oktober 2014 te Kampen. Aukje Balm (IW Drachten) blz. 2 bij punt 4 staat ledengroei 820 leden dit moet zijn totaal aantal leden. 1

2 Nina Kalt (LB) blz. 3 punt 8d. de PR cie.dit moet zijn Extension commissie. Auk Nijhof (IW Zuid-Oost Drenthe) vraagt n.a.v. punt 8f. blz. 4 bovenaan hoeveel contributie Members at Large betalen. Dit wordt uitgezocht en zal via aan de secretarissen van de clubs bekend worden gemaakt. Met deze aanpassingen worden de notulen goedgekeurd en vastgesteld onder dankzegging aan de notulist Ellianne Meijer. 6. Jaarverslag van District 58, Financieel jaarverslag en begroting Judith heeft de Conventie in Kopenhagen niet bezocht. Klara Eling (IW Lelystad) merkt op dat Tineke Bakker IW Lelystad ook heeft bezocht. Er zijn verder geen vragen of aanvullingen. Met dank aan de 1 e secretaris Marianne Saakes voor het maken van het verslag wordt dit vastgesteld. Eugénie licht het financieel jaarverslag toe. De bijdrage aan het district blijft hetzelfde. Er zijn geen vragen binnengekomen over het jaarverslag. De balans ziet er goed uit, het blijft een momentopname maar we hebben een goed resultaat behaald en er is zelfs een reserve. De kilometervergoeding is verlaagd naar 0,20 per kilometer, de clubs wordt gevraagd dit voorbeeld te volgen. De begroting voor het jaar wordt goedgekeurd. 7. Verslag kascommissie en decharge van het bestuur De kascommissie bestaat uit Liesbeth Bisschop Boele (IW Bergum) en Berry Schreurs (IW Pekela). De laatste kon wegens familieomstandigheden de kas niet controleren en is vervangen door reservelid Petra Zeelenberg (IW Den Helder). Liesbeth en Petra zijn bij Eugénie geweest voor de kascontrole. De vele vragen van de kascommissie werden door Eugénie correct beantwoord en de boekhouding werd in orde bevonden. Liesbeth Bisschop Boele stelt namens de kascommissie voor het bestuur decharge te verlenen, met speciale dank aan de penningmeester voor het gevoerde financiële beleid. De vergadering stemt in met applaus. 8. Benoeming nieuw reserve lid kascommissie Liesbeth verlaat de kascommissie en wordt door Eugénie bedankt met een roos van Vriendschap voor het vele werk door haar verricht. Volgend jaar bestaat de kascommissie uit Berry Schreurs en Petra Zeelenberg. Marianne Saakes (IW Haarlem) heeft zich aangemeld als reservelid. 09. Mededelingen door: a. Districtspresident Judith van Essen-van Olst De presidenten dag is op 19 september helaas niet doorgegaan door de ziekte van Judith s echtgenoot. Gelukkig is het allemaal goed afgelopen en Judith bedankt voor de vele reacties die zij mocht ontvangen. Op 14 november wordt de presidenten dag alsnog gehouden. Als de president van de club verhinderd is graag een vervanger sturen. Judith kon helaas niet aanwezig zijn bij de Inter City Meeting van de clubs in Noord-Holland. De VSD Groningen, georganiseerd door IW Groningen was een groot succes, het komt niet vaak voor dat de zaal al voor de lunch staat te swingen. Er werd ruim 7000,- opgehaald voor het goede doel. IW Groningen ontvangt hiervoor de pluim dit jaar. Van 9-11 september 2016 wordt in Gent de Rallye Charlemagne georganiseerd. Judith heeft bij een busonderneming een offerte aangevraagd. Met 2 opstapplaatsen, bijv. Zwolle en Amsterdam, en bij een volle bus zou dit op een bedrag van 50,- p.p. uitkomen. De Vaste Afgevaardigden van de clubs worden door Judith bedankt met een roos van Vriendschap. 2

3 b. 1 e Secretaris Ellianne Meijer-Hofmann Er is dit jaar veel briefwisseling geweest i.v.m. met de Charter van IW Kennemerland. De opheffing van IW Enkhuizen bracht ook de nodige correspondentie met zich mee. Voor iedere club ligt er een Glossy klaar van de Conventie in Kopenhagen. De projecten gaan niet meer via district maar worden door de clubs zelf ingevuld. Op uitnodiging van Anneke Kluijver, secretaris LB, zijn de secretarissen van de districten in Utrecht bij elkaar gekomen om van gedachten te wisselen, een overleg dat voor herhaling vatbaar is. Ellianne roept de secretarissen van de clubs op om gebruik te maken van het iiw adres. Dit waarborgt de continuïteit bij een bestuurswisseling. De afgelopen periode is gebleken dat e- mails vanuit het district niet aankomen omdat secretarissen hun privéadres gebruiken. c. Vice-President Christiane Uijlenbroek Christiane stelt zich in het kort voor. Zij is Duitse van geboorte en woont al 22 jaar in Nederland. Zij werkt als jurist en is lid van IW Dedemsvaart. Het is haar taak de uitwisseling met Engeland van donderdag 21 tot zondag 24 april te organiseren. Van 9 clubs heeft zij nog geen reactie ontvangen. Deze clubs worden verzocht zo spoedig mogelijk te reageren. De gasten komen op donderdag aan, vrijdag maken de clubs zelf een programma en zaterdag kunnen de Engelse gasten mee naar de VSD, georganiseerd door IW Epe. Eugénie voegt hier aan toe dat er geen district dag georganiseerd wordt. De vrijgekomen middelen, ongeveer 40,- per gast, worden aan de gastclubs gedoneerd als tegemoetkoming in de kosten. Christiane verheugt zich op de clubbezoeken. d. Past-President Immy Moes-de Vries Immy heeft het eerste contact gelegd met de Engelse clubs, het bleek nogal lastig te zijn om een datum voor het bezoek vast te stellen. Zij heeft zich niet gerealiseerd dat juist in dit weekend ook de VSD plaats vindt. De Engelse dames zullen het echter vast wel leuk vinden om een Nederlandse VSD mee te maken. Als past president heeft Immy zitting in de Extension commissie. Deze commissie houdt zich bezig met de toekomst van IW Nederland en onderzoekt o.a. de mogelijkheden om nieuwe clubs op te richten. Het aantrekken van jongere leden heeft volop de aandacht. Immy vraagt de clubs hier aandacht aan te besteden in hun clubbijeenkomsten. Tijdens haar clubbezoeken zal ze hier op terug komen. Immy heeft wegens omstandigheden in de privésfeer nog geen planning voor de clubbezoeken, zij neemt hierover nog contact op met de clubs. e. Penningmeester Eugénie Geerts-van Osch Eugénie brengt de afdracht aan de Johanna Hamburger Stichting ter sprake. Deze stichting is een parel aan de kroon van IW. De JHS helpt IW leden in financiële nood en dat is een groot goed. Het bestuur van de JHS is goed bezig hoewel zij van mening is dat het bestuur wel wat ruimhartiger mag zijn. Zij is ook van mening dat de hulp bestemd moet zijn voor de eigen leden. Enige jaren geleden zijn de Statuten van de JHS gewijzigd om ook in het buitenland hulp te kunnen bieden. Zij stelt dat de bijdrage aan de JHS geoormerkt zou kunnen worden voor steun aan de eigen IW leden en vraagt wat de clubs er van vinden. Na een levendige discussie blijkt dat IW Pekela, IW Bolsward IW Staphorst/Reestlanden, IW Purmerend en IW Drachten de bijdrage niet wensen te oormerken, de overige clubs zijn voor. Eugénie zal hierover contact opnemen met het bestuur van de JHS. f. Nationaal Vertegenwoordiger/LB President Nina Kalt-Leenslag 3

4 Nina woont in Kampen en is op de fiets naar de vergadering gekomen, wat een thuiswedstrijd! Zij heeft de presidentendagen van D56 en D60 bezocht, een presidentendag is gezellig en schept een onderlinge band. Nina vraagt de clubs het landelijke logo en het logo van de IIW president te gebruiken bij briefen wisseling, zo treden we met dezelfde uitstraling naar buiten en maken wij duidelijk dat wij deel uitmaken van een wereldorganisatie en daar ons steentje aan bijdragen. Nieuwe leden werven is belangrijk voor de clubs, het zou goed zijn als iedere club een pr commissie instelt die zich hiermee bezig houdt. Heeft de club ideeën over hoe leden te werven laat het dan weten aan het LB. De VSD wordt georganiseerd door IW Epe op zaterdag 23 april 2016 in Wezep. Op 22 april wordt er door de PR commissie een Meet&Greet georganiseerd. Het Prinses Máxima Centrum was het Conventiejaar project, op basis van vrijwilligheid kunnen de clubs het Centrum blijven steunen. Op zaterdag 20 juni 2015 vond de Charteruitreiking van IW Kennemerland plaats, zij versterken met 13 nieuwe leden de IW gelederen. De Rallye Charlemagne vindt plaats van 9-11 september 2016 in Gent. In 2019 is Nederland aan de beurt, de organisatie hiervan is in handen van D60. Op de EM heeft Nina een geel (gevaren) hesje gekregen met het internationale IW logo op voor en achterzijde, t.z.t. komt dit te koop in de giftshop. Met dit internationale IW logo zijn we bij pech in binnen- en buitenland als IW lid herkenbaar. Het hesje wordt goed ontvangen. Tot slot roept Nina allen op om vooral de ALV op 31 oktober 2015 in Nijkerk bij te wonen. g. Redacteur IW Kroniek Annie Bos-Oldenhuis Annie vertelt met enthousiasme over ons lijfblad de Kroniek. De redactie streeft er naar een interessant blad te maken dat uitnodigt om te lezen. Het zou jammer zijn als na het vele werk dat de redactie in het blad steekt de Kroniek ongelezen in het plastic blijft zitten. Sinds een jaar wordt gebruik gemaakt van Dropbox om artikelen te redigeren en ook voor het contact met de drukker. Fotoredacteur Marlies Bosch bewerkt zo nodig de aangeleverde foto s wat de kwaliteit ten goede komt. De redactie verzoekt om geen collages op te sturen. De drukker kan hier niets mee. Op verzoek kan de fotoredacteur wel een collage maken. Graag de originele foto via We Transfer opsturen. Hiervoor stuurt de redactie een handleiding naar de clubsecretarissen. 10. Verkiezing/oproep inkomend president en herverkiezing 1 e secretaris en penningmeester. Er hebben zich geen kandidaten gemeld bij het bestuur. Judith vraagt of er onder de aanwezigen belangstelling is voor een functie in het DB. Er komt geen reactie. Dit betekent dat Eugénie voor drie jaar herbenoemd wordt als penningmeester en Ellianne nog een jaar als 1 e secretaris in functie blijft. Het DB gaat op zoek naar kandidaten voor de functie van vice president. 11. Mededelingen of beantwoording vragen Vaste Afgevaardigden Er zijn geen vragen binnengekomen. Met overgrote meerderheid wordt besloten om in de toekomst 1 i.p.v. 2 DLV s te organiseren. De DLV zal in oktober plaatsvinden. Wel wordt verzocht om de DLV niet in dezelfde week als de ALV te plannen. 12. Rondvraag Joke Emmelkamp (IW Groningen) PR commissie lid en webmaster, vertelt dat de nieuwe IW Nederland website op de ALV wordt gelanceerd. Er is hard gewerkt en de PR cie. is trots op het 4

5 resultaat. Zij vraagt of de PR cie en de webmaster ook spreektijd kunnen krijgen op de DLV net als de redacteur van de Kroniek. Zij verzoekt de clubs die nog geen informatie voor de website aangeleverd hebben dit alsnog te doen. Liesbeth Bisschop Boele (IW Bergum) vraagt n.a.v. de busreis naar Gent of het ook mogelijk is een compleet arrangement samen te stellen. Judith gaat onderzoeken of dit haalbaar is. Manny Hagting (IW Dronten) brengt de kosten, 7600,-,van het Ledenboekje ter sprake. Het ledenboekje staat op de nieuwe website en het is de bedoeling dat er in het vervolg in een Conventiejaar (1x per drie jaar) een nieuw ledenboekje uitgegeven wordt. Ageeth Roo (IW Staphorst/Reestland) nodigt alle IW leden uit voor de Nieuwjaars lunch op 9 januari 2016 bij de Havixhorst. Zwaan Bos (IW Kampen) meldt dat het inloggen op de website van IW moeizaam gaat. Joke Emmelkamp vertelt dat iedereen dezelfde inlogcode krijgt voor de nieuwe website en dat daarmee de problemen hopelijk opgelost zijn. Wil Velzeboer (IW Almere- t Gooi) vraagt of we de rozen voor de VA af kunnen schaffen i.v.m. de kosten? Deze discussie hebben we al gevoerd, geniet van de roos! Eugénie Geerts verzorgt als penningmeester van het district de bestellingen van insignes. Nu er echter maar 1 DLV georganiseerd wordt verzoekt zij de secretarissen en penningmeester van de clubs zelf rechtstreeks hun bestelling te plaatsen. Eugénie stuurt de desbetreffende informatie door. 12. Sluiting Judith sluit de vergadering en bedankt iedereen voor de inbreng, ook Inge van Es van de giftshop. Ze wenst iedereen een smakelijke lunch. Na de lunch volgt de lezing Ja ik wil door Eugénie Geerts. Op humoristische wijze vertelt zij over een aantal bruiloften die zij bijwoonde gedurende haar verblijf in China. Judith van Essen-van Olst President D58 Alma Winkel-Schuring 2 e secretaris D58 Unique & United Charlotte de Vos President IIW Secretariaat: Ellianne Meijer, Roozendaal 10c, 1141 VX Monnickendam, iiw.nl.distr.58@gmail.com 5