Inner Wheel Lelystad. Handboek. Jaargang 2012/2013. Datum laatst gewijzigd: 1 juni 2013

Transcriptie

1 Handboek Inner Wheel Lelystad Jaargang 2012/2013 Datum laatst gewijzigd: 1 juni 2013 Aan de inhoud van het handboek kunnen geen rechten worden ontleend.

2 Inhoud/Index Pagina Algemene ledenvergadering/jaarvergadering 6 Bestuur 3 Bloemen, Bijzondere gebeurtenissen 6 Bijeenkomsten 4 Bijzondere berichten doorgeven 8 Buitenlandse gasten 7 Commissies bijlage Contributie 5 Insignes 7 Ledenlijst 7 Lidmaatschapsbedrag/contributie 5 Overlijden 8 Projecten 6 Smoelenboek 7 Subclubs bijlage Taakomschrijving bestuursleden 3 Vaantjes en Vlag 7 Vergoedingen 7 Verslag bijeenkomsten 4 Werving nieuwe leden 5 In-en uitschrijving Kamer van Koophandel 8 Overdracht Penningmeesterschap bij de bank 8 Telefooncirkel 9 Bijlagen Overzicht commissies, Subclubs en 10 overige functies Handboek Inner Wheel Lelystad 1 juni /10

3 Bestuur Het bestuur is samengesteld uit: Duur Zittingsperiode Inkomend president 1 jaar President 1 jaar 3 jaar Past president 1 jaar Penningmeester 1 e secretaris 2 e secretaris (= inkomend 1 e secretaris) 1 jaar 1 jaar 3 jaar 2 jaar Kandidaatstelling nieuwe bestuursleden: de namen moeten voor 1 maart aan de secretaris van het districtsbestuur opgegeven worden. Bestuursvergaderingen worden gehouden uiterlijk 14 dagen voor de geplande bijeenkomsten. In juni maakt de nieuwe president het programma kenbaar voor het nieuwe seizoen. Van de bestuursvergadering wordt een verslag gemaakt door de 1 e secretaris en z.s.m. aan de bestuursleden g d. Taakomschrijving bestuursleden President: - voorbereiden en voorzitten van bestuursvergaderingen en bijeenkomsten - bezoeken landelijke en districtsvergaderingen - installeert nieuwe leden - is ex officio lid van elke commissie Inkomend president: - vervangen president bij afwezigheid - bezoeken landelijke en districtsvergaderingen - samenstellen programma nieuwe seizoen - ontvangst president district Past president/vaste Afgevaardigde: - vervangen president bij afwezigheid - bijwonen vaste afgevaardigdenvergaderingen en de Algemene Ledenvergadering Penningmeester: - innen contributie en reserveringen - betalen afdracht district voor 15 september van elk jaar - betalen afdrachten voor bijwonen vergaderingen - aanmelden bij de bank - maken financieel jaarverslag en begroting vóór 1 september - jaarlijkse kas controle laten verrichten door twee clubleden Handboek Inner Wheel Lelystad 1 juni /10

4 - het financiële jaar loopt van 1 juli tot 30 juni Eerste secretaris: - in- en uitgaande correspondentie - doorgeven van bijzondere berichten aan de leden - wijzigingen n.a.v. gegevens leden doorgeven per mutatieformulier aan ledenadministratie I.W. Nederland ( zie blauwe boekje blz. 8) en aan de districtsecretaris. - bij afwezigheid taken van tweede secretaris overnemen - agenda voor de bijeenkomsten versturen - bijhouden van jubilea en festiviteiten van clubs in ons district (dit staat per district vermeld in de Kroniek) - maken van het jaarverslag - bestellen insignes en deze bewaren - notuleren, uitwerken en versturen notulen bestuursvergadering - bestuurswijzigingen doorgeven aan KvK. en districtsecretariaat - wijzigingen doorgeven bij bank - archiveren van het lopende jaar Tweede secretaris: - notuleren tijdens clubbijeenkomsten - up to date houden ledenlijst - vervangen 1 e secretaris indien nodig - jaarlijks herzien van het handboek i.o.m. het bestuur - notulen ledenvergadering mailen/sturen naar de clubleden. De vastgestelde notulen versturen naar de district secretaris en de redacteur van de Kroniek. Archivaris: - Bewaren en archiveren notulen - Bewaren vaantjes. Bijeenkomsten De clubbijeenkomsten vinden plaats op de 1 e dinsdag van de maanden: * september * oktober * november * december * januari * februari * maart * april * mei * juni Ongeveer een week voor de bijeenkomst krijgen de leden een agenda verstrekt. De avonden worden verzorgd door de leden zelf of door een gastspreker. Presentjes worden in overleg met de voorzitter door de penningmeester aangeschaft. De kosten/presentjes voor de gastspreker zijn voor rekening van de club. Verslag bijeenkomsten Van de bijeenkomsten wordt een verslag gemaakt door de 2e secretaris en z.s.m. doch binnen 14 dagen na de bijeenkomst aan de leden g d via dan wel per post. Handboek Inner Wheel Lelystad 1 juni /10

5 Goedkeuring van het verslag staat op de agenda van de daarop volgende vergadering. Eventuele op- of aanmerkingen kunnen dan naar voren worden gebracht. Contributie/lidmaatschapsbedrag Het lidmaatschapsbedrag wordt in juni van elk jaar vastgesteld en is opgebouwd uit een districtsafdracht en een clubafdracht. De districtsafdracht bestaat voor een deel uit de bijdrage aan het district en voor een deel uit de bijdrage aan het landelijk project. Nieuwe leden, na 31 december ingetreden, betalen 50% van het jaarbedrag. Het bedrag moet in augustus van ieder jaar worden overgemaakt. Werving van nieuwe leden In principe kunnen alle partners van Rotarians lid worden. Daarnaast (sinds de Conventie in Istanbul in april 2012) zijn Inner Wheel clubs vrij om personen, die geen binding hebben met Rotary of Inner Wheel (leden categorie C) uit te nodigen om lid te worden onder de voorwaarde dat alle leden van de club met de voordracht instemmen en zonder dat er sprake is van een beperking in het aantal van die leden. Vanaf het begin van hun lidmaatschap hebben leden van beide categorieën dezelfde rechten. Er wordt van een nieuwe lid verwacht dat hij/zij zich conformeert aan de doelstellingen van Inner Wheel en actief aan de bezigheden van de club zal deelnemen. Je treedt vrijwillig in, je treedt vrijwillig uit, daartussen liggen allerlei verplichtingen. Voor het aannemen van nieuwe leden wordt de volgende procedure gehanteerd. 1) Een clublid draagt een potentieel lid voor aan het bestuur d.m.v. een schriftelijke, vertrouwelijke persoonsbeschrijving. 2) De persoon in kwestie is dan zelf niet op de hoogte van zijn/haar voordracht. 3) Het bestuur beslist vervolgens of hij/zij in aanmerking komt voor een voordracht in de club. 4) Wanneer het bestuur positief beslist, draagt het bestuur de naam van het potentiële lid, in de eerstvolgende clubvergadering, voor aan de leden. Het bestuur geeft hierbij kort informatie over deze persoon. De leden van de club gaan hier prudent mee om en onthouden zich van informatie verstrekking naar het potentiële lid. Omwille van vertrouwelijkheid wordt de naam van de kandidaat niet opgenomen in de notulen. 5) Eventueel bezwaar tegen het potentiële lid dient binnen 2 weken na de voordracht via kenbaar gemaakt te worden bij de voorzitter. 6) Pas wanneer er geen bezwaar is, wordt de desbetreffende kandidaat benaderd en uitgenodigd voor een bezoek aan de club, waarmee de gebruikelijke procedure van twee bezoeken start. Vervolgens komt er uitsluitsel van het bestuur naar de leden over het wel of niet aanvaarden van het lidmaatschap door het kandidaat-lid, waarna installatie kan volgen. Handboek Inner Wheel Lelystad 1 juni /10

6 Algemene ledenvergadering/jaarvergadering De ALV wordt ieder jaar in de maand september gehouden inclusief jaarverslag, begroting etc., dit wordt gecombineerd met de clubvergadering. Commissies Voor de organisatie van diverse activiteiten zijn er verschillende commissies. Aan het begin van ieder jaar wordt hiervan een overzicht opgesteld, met daarbij wie de leden zijn van de commissies. (zie bijlage bij het handboek). De leden van de commissies wisselen met minimaal één lid per jaar. De voorzitter is in principe lid van elke commissie. Projecten Ieder lid kan een voorstel voor een sponsorproject indienen bij het bestuur. De perioden voor het insturen van voorstellen is januari tot en met april. Vervolgens wordt er op de clubvergadering in mei door de leden schriftelijk gestemd over de definitieve keuze van het project. Het project loopt het gehele clubjaar. De cheque zal worden uitgereikt op een zo veel mogelijk voor het project passend moment en door een bij het project passend persoon. Dit kan de projectindiener zijn, of de projecttrekker of de voorzitter van de club. Een en ander in overleg te regelen. Lokale projecten en buitenlandse projecten worden jaarlijks afgewisseld. De opbrengst van iedere sponsoractiviteit wordt vermeld op het Controleformulier en ondertekend door de financieel verantwoordelijke en een tweede lid van de club. Het resterend bedrag na verrekening van gemaakte kosten wordt overgemaakt naar de speciale projectenrekening tnv Inner Wheel Lelystad. De penningmeester ontvangt het Controleformulier als onderlegger voor de administratie. Bijzondere gebeurtenissen binnen de club Er worden door de Lief en Leed Commissie namens de club bloemen gezonden bij ziekenhuisopname of langdurige ziekte van een lid. Indien er bij iemand bekend is dat er een lid ziek is, of in het ziekenhuis is opgenomen o.i.d. dan graag even een naar de 1e secretaris, die vervolgens de leden zal informeren. Zodat ieder op zijn/haar eigen manier richting betrokkene kan reageren. Verder worden bloemen gegeven bij: Installatie nieuw lid - 1 rode of gele roos Aftredende president - 1 rode of gele roos Uittredende bestuursleden - 1 rode of gele roos De rozen worden verzorgd en aangeboden door de president. Bij overlijden van een lid of de partner van een lid zal voor een passend bloemstuk/boeket worden gezorgd. Bijzondere gebeurtenissen buiten de club Bij de Charter van een nieuwe club wordt het volgende aangeboden: - vaantje van IW Lelystad Handboek Inner Wheel Lelystad 1 juni /10

7 - een enveloppe met 100,- - een cadeau. Vergoedingen functionarissen De kosten voor de bezoeken aan bijeenkomsten en vergaderingen zoals bijvoorbeeld de ALV, VVAV en de NVAV worden door de club vergoed voor maximaal 2 leden die uit hoofde van hun functie aanwezig zijn. In de volgende gevallen worden de reiskosten door het District vergoed:...? Hiervoor staat een vast bedrag van 27,50. Buitenlandse gasten Buitenlandse gasten zijn gasten van de club en niet alleen van de gastvrouw. De programma commissie organiseert het bezoek, in overleg met de gastvrouw(en) en bestuur. Zoveel mogelijk leden inschakelen. Kosten worden gedragen door de club. Tijdens het bezoek één keer een bijeenkomst houden met de hele club, eventueel met partners. Gastvrouw neemt contact op met haar gast, geeft en vraagt informatie over leeftijd, gezinssamenstelling, hobby's enz. adres en telefoonnummer moeten in de club bekend zijn. Maak een aparte reserve voor het ontvangen van buitenlandse gasten. Een clublid dat een buitenlandse club bezoekt, moet er zeker van zijn, dat haar/zijn club een tegenbezoek wil ontvangen. Vaantjes en Vlag Vaantjes worden uitgereikt bij bezoeken aan andere clubs e.d. De vlag en ook van andere clubs ontvangen vaantjes liggen ter bewaring bij een door de club aangewezen persoon (zie bijlage bij het Handboek). Insignes Nieuwe leden krijgen bij installatie een insigne en het blauwe Inner Wheel boekje verstrekt. Deze zijn in bewaring bij de 1 e secretaris. Smoelenboek Er is van de leden een overzicht van foto's en namen samengesteld. Het smoelenboek wordt bijgehouden door een door de club aangewezen persoon (zie bijlage bij het Handboek). Ledenlijst Ieder lid is in het bezit van een uitgebreide ledenlijst met adres, telefoonnummer, adres, geboortedatum. Ieder wordt verzocht evt. wijzigingen aan de 2 e secretaris door te geven, die dit zal aanpassen in de ledenlijst en communiceren binnen de club. Handboek Inner Wheel Lelystad 1 juni /10

8 Overlijden van een lid Bij overlijden van een Inner Wheel lid zal i.o.m. de familie een in memoriam gesproken worden. Wie dit op zich neemt wordt binnen/via het bestuur geregeld. De 1 e secretaris geeft het overlijdensbericht door aan de redactie van de Kroniek. Ook zal voor een passend bloemstuk/boeket worden gezorgd. In-en uitschrijving Kamer van Koophandel Dit betreft de volgende bestuursleden: President, 1 e Secretaris en Penningmeester Voor inschrijving de formulieren nummer 22 en nummer 16 downloaden van de website van de KvK Inschrijving Functionaris voor een stichting of vereniging zonder onderneming - 16 Wijziging Functionarisgegevens Meesturen: - Kopie paspoorten President, 1 e Secretaris en Penningmeester en van degene die het formulier wijziging ondertekent. Overdracht penningmeesterschap bij de bank. Afspraak maken door de nieuwe penningmeester bij de bank. Meenemen naar de ABN AMRO: - goedgekeurde notulen clubvergadering waarin de bestuurswisseling gemeld wordt, ondertekend door de penningmeester, voorzitter en 1 e secretaris van het afgelopen clubjaar - uittreksel Kamer van Koophandel - legitimatie van de nieuwe voorzitter, penningmeester en 1 e secretaris Bij de overdracht moeten minimaal 2 van bovengenoemde nieuwe bestuursleden aanwezig zijn. Blauwe boekje meenemen ivm de statuten. Handig is om oud en nieuw boekje mee te nemen. Doorgeven bijzondere berichten De 1e secretaris is belast met het doorgeven van bijzondere berichten aan de leden. De communicatie vindt primair plaats per bericht. De leden die niet over beschikken, worden telefonisch op de hoogte gebracht. Handboek Inner Wheel Lelystad 1 juni /10

9 Bijlage overzicht Commissies, Subclubs en overige functies Commissies IW Lelystad kent de volgende commissies. Jubileum commissie Wordt in nader overleg met de club ingesteld. Bridgedrive Commissie De commissie bestaat uit Rigt Nammensma, Froukje Witte en Anouck Lansink Kerstmarkt Commissie De commissie bestaat uit Loekie Wielinga,... Uitwisseling Commissie De commissie bestaat uit Bart Fokkens, Jeanette van Alst en Ina Arendshorst. Dagje Uit Commissie De commissie bestaat uit Klarie van de Weetering, Carla Loos en Oscar Rosier. Nieuwe Leden Commissie De commissie bestaat uit Gezien Leentvaar, Klara Eling, Bart Fokkens en Boukje Timmers. Poldertuin en Open Dag CBL Commissie De commissie bestaat uit Bart Fokkens. Website Commissie De commissie bestaat uit Joost Moonen en Oscar Rosier. Culturele Commissie De commissie bestaat uit Ina Arendshorst en Aly Grootjen. Wijnactie Commissie De commissie bestaat uit Oscar Rosier en Annemarie Voogd. Subclubs Binnen IW Lelystad bestaan de volgende subclubs. Eetclub: Klara Eling, Froukje Witte, Alke Bakker,... Eetclub:... Eetclub:... Wandelclub: Gezien Leentvaar,... Leesclub:... Bridgeclub:... Handboek Inner Wheel Lelystad 1 juni /10

10 Overige functies Het kleed met vaantjes Dit wordt bewaard door Gezien Leentvaar. Vaantjes IW Lelystad De voorraad van de vaantjes om weg te geven wordt beheerd door Boukje Timmers. Smoelenboek Het smoelenboek wordt beheerd door Bart Fokkens. Archief Het archief wordt beheerd door Boukje Timmers. Handboek Inner Wheel Lelystad 1 juni /10