Beste SIMintra gebruiker,

Transcriptie

1 SIMintra Handleiding Leeswijzer Beste SIMintra gebruiker, U kent SIM. U bent gebruiker van SIMsite. SIMsite is uw Content Management Systeem waarmee u de publieke website(s) van uw gemeente beheerd. Met hetzelfde CMS kunt u ook uw interne website beheren, uw intranet. Zo wordt in SIMsite altijd gevraagd op welk medium of welke media informatie geplaatst moet worden. Eén van de media is het Intranet. SIMintra is een extra toolkit, bij SIMsite, met specifiek gereedschap om uw intranet te managen en door te ontwikkelen tot een professioneel medium voor effectieve interne communicatie. Leeswijzer Deze SIMintra handleiding is als volgt opgezet A Standaard functionaliteiten Geeft informatie over het toepassen van specifieke SIMintra functies die in heel SIMintra op dezelfde manier gebruikt worden B Tabblad Beheer Geeft uitleg over de beheersaspecten rondom SIMintra. Met name over de extra lijsten die u binnen SIMintra tot uw beschikking heeft. C Dit hoofdstuk behandelt de publicatiewijzen van SIMintra aan de hand van voorbeelden. 1

2 SIMintra Handleiding Inhoudsopgave Inhoudsopgave A RONDLEIDING...3 STANDAARD FUNCTIONALITEITEN...4 A.1 Publiceren...4 A.1.1 Medium...4 B TABBLAD BEHEER...5 B.1 Lijsten...5 B.1.1 Afgeschermde groepen...5 B.1.2 Faciliteiten...6 B.1.3 Voorzieningen...6 C PUBLICATIEWIJZEN...7 C.1 Introductie...7 C.2 Publicatie-instellingen...7 C.3 Lijst afgeschermd...7 C.4 Prikbord...9 C.5 Personengids...10 C.6 Jarige...12 C.7 Vakantierooster...14 C.8 Reserveringen...15 C.9 Interne productencatalogus...19 C.10 Menu van de dag...22 C.11 Telefoonlijst

3 SIMintra Handleiding Standaard functionaliteiten Rondleiding Voordat we naar de feitelijke handleiding gaan is het goed om eerst een totaalbeeld te krijgen van het intranet. Een rondleiding door SIMintra. We beginnen op de welkom-pagina. De welkom-pagina van SIMsite is voorzien van enkele tabbladen. Op het moment dat SIMintra door de gemeente is aangeschaft, dan ziet u een extra tabblad genaamd Intranet. Het beheer van dit tabblad en SIMsite in het algemeen wordt uitgelegd in de handleiding SIMsite. Dan de tabbladen Beheer en Intranet. Waar kom je terecht als je erop klikt? Heel in het kort komt het hier op neer: Intranet linkt naar de omgeving waar de dynamische inhoud van het intranet wordt beheerd Beheer linkt naar een omgeving waar alle min of meer statische basisinformatie wordt beheerd, voor meer uitleg zie de handleiding SIMsite. Intranet Het tabblad Intranet. Zoals gezegd, dit is de omgeving waar de dynamische inhoud van de website wordt beheerd. Je zou kunnen zeggen dat het de omgeving is waar het intranet wordt geproduceerd. Hier wordt gewerkt, de website die de medewerker ziet is het resultaat. Figuur -1 Welkom-pagina SIMintra De rubrieken, en de bijhorende onderindelingen, corresponderen met de website. Door te klikken wordt het betreffende werkveld geactiveerd en kunt u aan de slag. 3

4 Standaard functionaliteiten Publiceren Ieder onderdeel van een website-pagina bestaat uit verschillende items. Per item kunt u een aantal instellingen meegeven waarmee u bepaald wanneer het item op de website verschijnt en/of het nog gecontroleerd dient te worden. Figuur -2 Publiceren Medium Het is mogelijk om een item aan te maken dat gepubliceerd mag worden voor zowel het internet als het intranet. Rechtsboven vindt u een selectiebox met daarin de mogelijke media. U kunt meerdere media selecteren door de ctrl-toets ingedrukt te houden en met uw muis meerdere media te selecteren. Bij het aanmaken van de pagina bepaalt u aan welke media een item kan worden gekoppeld. Meer informatie over het koppelen van items kunt u vinden in het handleiding SIMsite in hoofdstuk B.6 Publiceren. 4

5 Tabblad Beheer In dit hoofdstuk worden de beheeronderdelen van SIMintra beschreven. In concreto gaat het om het bijhouden van de gegevens van lijsten die specifiek voor SIMintra gelden. U vindt deze lijsten onder het Tabblad Beheer in het hoofdmenu van SIMsite. Figuur -3 Tabblad Beheer Lijsten In dit onderdeel kunnen lijsten aangemaakt worden die door SIMintra gebruikt kunnen worden. Deze gegevens worden centraal bijgehouden, zodat ze op meerdere plaatsen gebruikt kunnen worden. Er kunnen lijsten gemaakt worden van: Afgeschermde groepen Faciliteiten Voorzieningen Afgeschermde groepen De lijst afgeschermde groepen wordt gebruikt voor de publicatiewijze Lijst-afgeschermd. Met deze publicatiewijze kunt u een pagina maken waarin voor een specifieke groep informatie beschikbaar is. Om de informatie te bekijken moet eerst ingelogd worden. In deze lijst kunt u de groepen voor deze publicatiewijze aanmaken. U kunt de volgende gegevens invoeren: - Naam van de groep - Wachtwoord voor de toegang tot de pagina - Introductietekst. Deze tekst komt na het inloggen bovenaan de pagina van de groep. 5

6 Faciliteiten De lijst Faciliteiten wordt gebruikt voor de publicatiewijze Reserveringen. Met deze publicatiewijze kunt u via het intranet reserveringen maken voor een vergaderruimte of bijvoorbeeld een dienstauto. In deze lijst kunt u de mogelijke faciliteiten (vergaderruimte, auto s, enz) vastleggen. U kunt de volgende gegevens invoeren: - Naam van de faciliteit - Beschrijving van de faciliteit - Het maximaal aantal personen dat de faciliteit kan hebben (bijvoorbeeld het maximaal aantal deelnemers aan een vergadering) - Welke voorzieningen beschikbaar zijn bij deze faciliteit (zie voor meer informatie C.1.3. Voorzieningen) - Geblokkeerde dagen. Het is mogelijk om bepaalde dagen te blokkeren, zodat deze faciliteit niet op deze dagen gereserveerd kan worden. Zo kunt u standaard de zaterdagen, zondagen, nieuwjaardag, Koninginnedag en de kerstdagen blokkeren. Andere dagen kunt u ook blokkeren door deze zelf toe te voegen, dit kunt u bij voor elke faciliteit opgeven. Voorzieningen De lijst Voorzieningen wordt gebruikt voor de publicatiewijze Reserveringen. Met deze publicatiewijze kunt u via het intranet reserveringen maken voor een vergaderruimte of bijvoorbeeld een dienstauto. In deze lijst kunt u de mogelijke voorzieningen van een faciliteit vastleggen. U kunt de volgende gegevens invoeren: - Naam van de voorziening - Omschrijving van de voorziening - De maximale hoeveelheid die beschikbaar is voor de voorziening (bijvoorbeeld 1 beamer). Op deze maximale hoeveelheid zal gecontroleerd worden bij het reserveren van een faciliteit. Is de beamer al gereserveerd, dan kan hij niet nogmaals worden gereserveerd. De lijst met voorzieningen komt ook terug bij de lijst Faciliteiten. Een voorziening kan worden gekoppeld aan een faciliteit. Alleen de voorzieningen die zijn gekoppeld aan de faciliteit zullen beschikbaar zijn om te reserveren. 6

7 Publicatiewijzen Introductie In dit onderdeel worden de verschillende publicatiewijzen beschreven. Een publicatiewijze bepaalt hoe de informatie op de webpagina wordt getoond en regelt de manier waarop u deze kunt invoeren binnen SIMintra. Een publicatiewijze wordt gekoppeld aan een pagina. Meer informatie over het koppelen van publicatiewijzen aan een pagina vindt u in de handleiding SIMsite hoofdstuk D.2 Pagina s beheren. Publicatie-instellingen Bij elke publicatiewijze kunt u diverse opties instellen, zoals de sorteervolgorde, het gebruik van diverse knoppen, de link naar de detailpagina, enz. Elke publicatiewijze heeft zijn eigen set aan publicatie-instellingen. De meest voorkomende instellingen worden opgesomd in de handleiding SIMsite hoofdstuk E.2 Publicatieinstellingen. Wanneer er bij een publicatiewijze een extra publicatieinstelling is toegevoegd, wordt dit beschreven bij de publicatiewijze. Lijst afgeschermd De publicatiewijze lijst afgeschermd wordt gebruikt wanneer men informatie voor een beperkte doelgroep wil ontsluiten. Op de pagina wordt het mogelijk om specifieke groepen te autoriseren voor bepaalde informatie. Deze autorisatie geldt ook voor het onderhouden van de informatie in het CMS In het CMS kan onder beheer - lijsten - afgeschermde groepen een reeks groepen worden aangemaakt, met hun wachtwoord. Op basis van deze inloggegevens kan de groep inloggen op de site, maar ook de tekst aanpassen in het CMS. De publicatiewijze kan net als andere publicatiewijzen gekoppeld worden aan een pagina en heeft dezelfde mogelijkheden als lijst m.u.v. de mogelijkheid extra menu. Op de website krijgt u eerst een inlogscherm te zien, pas wanneer de juiste groepsnaam en wachtwoord zijn ingevoerd worden de items zichtbaar. 7

8 Figuur -4 Lijst Afgeschermd Publicatie-instellingen De publicatie-instellingen van de publicatiewijze Lijst Afgeschermd staan hieronder beschreven. Sorteer op Sorteervolgorde Type link naar detailpagina Toon archiefknop (ja/nee) Gebruik bullets op de pagina Intro op de eerste pagina? Plaatje op de eerste pagina? Datum op eerste pagina Rubrieken o Rubriek indeling o Rubriek tonen als o Toon rubriekintro op eerste pagina o Aantal rubriekniveaus Dialoogvenster bij gekoppeld document 8

9 Prikbord Met de publicatiewijze Prikbord kunt u een prikbord ontsluiten op uw intranet. U kunt diverse prikborden weergeven waarop uw medewerkers berichten kunnen achterlaten. Tevens kunnen medewerkers reageren op een bericht. Figuur -5 Prikbord Prikbord aanmaken In het CMS kunt u prikborden aanmaken op dezelfde manier zoals u rubrieken kunt aanmaken. Berichten plaatsen U kunt in het prikbord het linkje Plaats een nieuw bericht aanklikken, waarna u de volgende velden dient in te vullen: Titel, naam, adres en opmerking. Berichten bewerken/ verwijderen U kunt in het CMS de berichten van de medewerkers bewerken of verwijderen. In het CMS vindt u de volgende velden terug om te kunnen bewerken: Titel, naam, adres en opmerking. 9

10 Publicatie-instellingen De publicatie-instellingen van de publicatiewijze Prikbord staan hieronder omschreven. Sorteer op Sorteervolgorde Gebruik bullets op de pagina Datum bij item tonen Rubrieken o Rubriek indeling o Rubriek tonen als o Toon rubriekintro op eerste pagina o Aantal rubriekniveaus Aantal dagen online: (0 is onbeperkt) Hier bepaalt u hoeveel dagen een bericht op het prikbord mag blijven staan. Verstuur met persoonlijke inlog voor wijzigen content Personengids Met de publicatiewijze Personengids kunt u een smoelenboek genereren op uw intranet. In de Personengids wordt standaard gezocht worden op naam, afdeling of trefwoord. Er kan ook gezocht worden op functie, dienst, onderafdeling, kamer en telefoon. Het zoekresultaat toont standaard de volgende gegevens van de gevonden personen: Volledige naam (met voorletters) Voornaam Afdeling Lokatie Kamer Telefoon Na het aanklikken van de naam verschijnt een vervolgpagina met alle gegevens van de betreffende persoon. Bij de publicatie-instellingen van de pagina kan worden aangegeven welke velden getoond moeten worden bij de zoekresultaten en op de vervolgpagina met persoonsinformatie. 10

11 Figuur -6 Personengids zoekscherm Figuur -7: Zoekresultaten De gegevens in de Personengids kunt u in het CMS invullen via het tabblad Beheer, Personen. Publicatie-instellingen De publicatie-instellingen van de publicatiewijze Personengids staan hieronder omschreven. Afdelingsweergave (op resultatenpagina) Toon de volledige naam van de afdeling of alleen de afkorting bij de zoekresultaten. Sorteer op Sorteervolgorde Toon personen die niet meer in dienst zijn (ja/nee) Toon link wijzigingen doorgeven op detailpagina Hier kunt u er voor kiezen een link naar een adres op de detailpagina te tonen waar de wijzigingen naartoe worden gestuurd. o Verstuur wijzigingen naar dit adres Toon website in nieuw venster (ja/nee) Toon zoekformulier (ja/nee) Indien hier voor ja wordt gekozen opent de personengids met een zoekscherm. Als hier nee wordt geselecteerd wordt direct de 'zoekresultaten' getoond. 11

12 o Toon de volgende velden in het zoekformulier (volgorde niet van invloed op de website) Gebruik alleen de volgende persoonsgroen Standaard worden alle persoongroepen getoond, het is mogelijk om alleen een of meerder persoonsgroepen op een pagina personengids te tonen. Dit komt van pas om bijvoorbeeld op een subsite/extranet een smoelenboek voor alleen de brandweer of de gemeentereining te plaatsen. De persoonsgroepen worden beheerd onder het tabblad Beheer -> Lijsten -> Persoonsgroepen. Selecteer geen voor alle groepen Toon de volgende velden op de resultatenpagina Door de veldnamen tussen de twee selectielijsten te verplaatsen kan worden bepaald welke velden worden getoond op de resultatenpagina. Volgorde is niet van invloed op de website. Toon de volgende velden op de detailpagina Standaard worden alle beschikbare velden behalve de afdelingscode getoond op de detailpagina. Door de veldnamen tussen de twee selectielijsten te verplaatsen kan worden bepaald welke velden worden getoond. Volgorde is niet van invloed op de website. Jarige De publicatiewijze jarige toont alle jarige medewerkers van vandaag en deze week op uw intranet. Met deze publicatiewijze is het mogelijk om op 1 pagina alle verjaardagen van de verschillende personen te laten zien. De publicatiewijze berekend vanaf maandag tot maandag, dus ook de medewerkers die in het komende weekend jarig zijn worden getoond. Als u op de naam van de medewerker klikt, dan komt u automatisch bij de gegevens van de personengids van deze persoon. Figuur -8 Jarige De geboortedata van de medewerkers kunt u invullen onder het tabblad beheer bij personen. Als u geen geboortedatum invult zal de medewerker ook niet getoond worden. 12

13 Figuur 9: publicatie-instellingen Jarig Publicatie-instellingen De publicatie-instellingen van de publicatiewijze Jarig Toon het geboortejaar (ja/nee) Toon datum format als Sorteervolgorde Toon de volgende periode(s) Hier bepaalt u of de jarigen van vandaag, deze week of deze maand op de pagina getoond worden. Jaaroverzicht tonen (ja/nee) Aantal dagen zichtbaar na verjaardag Jaaroverzicht tonen Gebruik alleen de persoonsgroepen Heet is mogelijk om alleen een of meerder persoonsgroepen op een pagina personengids te tonen. Dit komt van pas om bijvoorbeeld op een subsite/extranet een smoelenboek voor alleen de brandweer of de gemeentereining te plaatsen. De persoonsgroepen worden beheerd onder het tabblad Beheer -> Lijsten -> Persoonsgroepen. Selecteer geen voor alle groepen. Toon de volgende velden op de detailpagina Standaard worden alle beschikbare velden behalve de afdelingscode getoond op de detailpagina. Door de veldnamen tussen de twee selectielijsten te verplaatsen kan worden bepaald welke velden worden getoond. Volgorde is niet van invloed op de website. 13

14 Vakantierooster Met de publicatiewijze Vakantierooster kunt u een overzicht tonen van de vakantieperiodes van uw medewerkers. Figuur -10 Vakantierooster Vakantierooster raadplegen Op de pagina met het vakantierooster kunt u het volgende zien: De introductietekst. De link Plaats uw vakantie, welke leidt naar een invulformulier. Het overzicht met alle opgegeven vakanties weergegeven met gekleurde balkjes, gesorteerd op naam en periode. Wanneer u met uw muis op de periode staat verschijnt een alt-tekst met de precieze vakantieperiode. Als u een overzicht wilt van de vakanties van een specifieke dienst(afdeling) binnen de gemeente, dan selecteert u in de selectiebox de gewenste dienst en worden de vakanties van de medewerkers van die ene dienst getoond. De invulvelden om uw vakantie te kunnen plaatsen op het intranet, te weten: o Uw naam o Dienst (optioneel) o Afdeling (optioneel) o Startdatum (dd-mm-jjjj) o Einddatum (dd-mm-jjjj) o Vakantieomschrijving 14

15 Wanneer u de gegevens opslaat worden deze direct op de pagina weergegeven. Wanneer u de namen aanklikt verschijnt de tekst die u bij Omschrijving heeft ingevuld. Vakantierooster aanmaken In het CMS kunt u via het tabblad Intranet, Beheer intranet, Pagina s de pagina met het vakantierooster aanmaken. Vakantierooster bewerken In het CMS kunt u via het tabblad Intranet, menu item Vakantierooster de vakantieperiodes van uw medewerkers op naam terugvinden. U kunt de naam, omschrijving of vakantieperiode bewerken. Publicatie-instellingen De publicatie-instellingen van de publicatiewijze Vakantierooster staan hieronder omschreven. Sorteer op Sorteervolgorde Aantal dagen online: (0 is onbeperkt) Toon diensten Toon afdelingen Toon namenlijst Nee ; dat betekent dat het personeel hun namen handmatig moeten invoeren. Ja, voornaam ; het personeel kan hun namen (voor en achternaam) selecteren uit een lijst die gegenereerd wordt vanuit personendatabase (tabblad beheer, personen). Ja, voorletters ; het personeel kan hun namen (voorletters en achternaam) selecteren uit een lijst die gegenereerd wordt vanuit personendatabase (tabblad beheer, personen). Reserveringen Gemeenten hebben vaak een aantal zalen waarin vergaderd wordt of andere faciliteiten die besproken dienen te worden, zoals dienstauto s. Via een reserveersysteem kunnen deze faciliteiten besproken worden en kunnen gebruikers zien wanneer welke faciliteiten worden gebruikt of ingepland staan. Deze publicatiewijze kan gebruikt worden als een agenda waarin de reserveringen worden bijgehouden. Iedereen die toegang heeft tot de reserveringspagina s kan faciliteiten reserveren via 15

16 het web door middel van de juiste dag te selecteren en een boeking te doen. De bode van de gemeente heeft de mogelijkheid om deze reserveringen te annuleren of goed te keuren. Het is ook mogelijk om de bodetussenkomst uit te schakelen zodat de reserveringen meteen goedgekeurd zijn. Faciliteiten en voorzieningen invoeren Om de reserverings-publicatiewijze goed te laten werken dienen eerst de faciliteiten en voorzieningen ingevoerd te worden. Binnen SIMsite kunt u dit doen onder het tabblad beheer onder lijsten -> faciliteiten. Hier kunt u de faciliteiten aanmaken en voorzieningen koppelen. Iedere faciliteit kent een maximaal aantal personen dat ingevoerd dient te worden. Gebruikers kunnen daardoor zien welke faciliteit zij het beste kunnen kiezen. Tevens kunt u hier dagen opgeven waarvoor geen reserveringen gedaan kunnen worden. Zo kunt u standaard de zaterdagen, zondagen, nieuwjaardag, Koninginnedag en de kerstdagen blokkeren. Andere dagen kunt u ook blokkeren door deze zelf toe te voegen, dit kunt u bij voor elke faciliteit opgeven. Onder lijsten kunt u ook de voorzieningen invoeren. U moet hierbij denken aan voorzieningen als tv, beamer, overheadprojector, maar ook de mogelijkheid om koffie en thee of een lunch te bestellen. Voor de voorzieningen zijn er twee mogelijkheden: - Onbeperkt aantal (er kan zo vaak koffie en thee besteld worden als men wil) - Beperkt aantal (er zijn slechts 3 beamers beschikbaar binnen de gemeente) De voorzieningen kunt u vervolgens koppelen aan de faciliteiten, zodat een gebruiker straks een dergelijke voorziening kan bestellen bij deze faciliteit. Reserveringspagina maken Binnen SIMsite kunt u een pagina aanmaken waarop u de intranet publicatiewijze reservering selecteert. Bij de publicatie-instellingen kunt u vervolgens selecteren welke faciliteiten u op deze pagina wilt tonen. U kunt dus bijvoorbeeld een pagina maken voor alle grote zalen en een pagina met alle kleine zalen. Meer instellingen van deze pagina ziet u onder publicatie-instellingen. 16

17 Figuur -11 Reserveringsagenda Houdt u de muisklik langer vast op een van de volgende knoppen <<, <, > of > in de kalender, dan kunt u sneller de juiste maand en jaar selecteren. Controle van gegevens De reserveringen die gemaakt zijn, worden gecontroleerd op volledigheid en beschikbaarheid. Een dubbele reservering wordt door het systeem afgevangen, ook wordt gecontroleerd of de voorzieningen op dat moment beschikbaar zijn. Een reservering kan wel geplaatst worden als een andere overlappende reservering nog niet is goedgekeurd door de bode. Goedkeuren van reserveringen Een bode kan reserveringen beoordelen. (afhankelijk van de publicatie instellingen) Op de reserveringspagina kan de bode inloggen met zijn/haar wachtwoord. Op het scherm is vervolgens zichtbaar hoeveel reserveringen nog beoordeeld moeten worden. Wanneer je op de link klikt wordt een lijst getoond van alle reserveringen die nog beoordeeld moeten worden. De bode kan nu de reserveringen bekijken en goedkeuren door op het vinkje te klikken en afkeuren door op het kruisje te klikken. Wanneer een reservering wordt goedgekeurd krijgt de bode de mogelijkheid om 17

18 een mail te sturen naar diegene die de reservering heeft aangemeld ter bevestiging. Het is ook mogelijk gemaakt voor de bode om wijzigingen aan te brengen in de reservering. Bij de lijst ter beoordeling kan de bode rechts van de reservering klikken op het icoontje met het potlood. De bode heeft de optie om alles te wijzigen, inclusief de dag waarop de reservering is aangevraagd. Mocht de bode wijzigingen aanbrengen, dan krijgt de aanvrager automatisch een bericht. Op het moment dat er meerdere reserveringen ter beoordeling staan, is het mogelijk dat de bode meerdere reserveringen tegelijkertijd accordeert of annuleert. Door de reserveringen aan te vinken die goedgekeurd zijn en dan op de button accepteren te klikken, worden meerdere reserveringen tegelijkertijd goedgekeurd. Ditzelfde geldt voor het verwijderen van reserveringen echter dient u dan op de button verwijderen te klikken. Als een of meerdere reserveringingen afgekeurd worden, krijgt de bode de mogelijkheid om een reden van het niet toe wijzen te vermelden, zodat de persoon die de reservering heeft geplaatst een mail krijgt met de afwijzing. Figuur -12 Reserveringenoverzicht Dagoverzichten Een bode kan, wanneer hij is ingelogd, van de geselecteerde dag een overzicht maken met alle goedgekeurde reserveringen. Dit kan hij doen door te klikken het reserveringsoverzicht van deze dag. Er wordt dan van de geselecteerde dag een lijst getoond op volgorde van tijd in plaats van per faciliteit. Publicatie-instellingen De publicatie-instellingen van de publicatiewijze Reserveringen staan hieronder omschreven. Tijdslimiet in uren Bode dient reserveringen te beoordelen (ja/nee) Wanneer u wilt dat elke nieuwe reservering wordt g d naar 18

19 de bode dan dient u de optie ja te kiezen. Op de reserveringspagina staat een link naar het bode-overzicht. Bode dient op de hoogte gebracht te worden van nieuwe reserveringen Op de reserveringspagina staat een link naar het bode-overzicht. Contactpersoon dient op de hoogte gebracht te worden bij wijzigingen Toon bodeoverzicht op pagina U kunt één of meerdere bodes aanstellen die de reserveringen mogen goedkeuren. Toon mogelijkheid tot reserveren op pagina Hier bepaalt u of de link Reserveren getoond wordt op de reserveringspagina (ja) of niet, dan wordt deze pas getoond als de bode is ingelogd. Toon begin- en eindtijden per: (kwartier/half uur) Personen gemachtigd om reserveringen te autoriseren (bodes) U kunt één of meerdere bodes aanstellen die de reserveringen mogen goedkeuren. Let erop dat u bij deze personen altijd een gebruikersnaam, wachtwoord en adres heeft ingevuld. Personen met de rol 'admin' kunnen altijd inloggen, zij krijgen echter geen mail van de nieuwe reserveringen. Selecteer de te tonen faciliteiten Verstuur met persoonlijke inlog voor wijzigen content Interne productencatalogus Waar moet u terecht voor materialen als potloden, pennen en gummen? Hoe kan ik een declaratie regelen en hoe zit het met het aanvragen van vakantiedagen? Dit zijn allerlei diensten die voor een medewerker van belang zijn om te kunnen raadplegen. Het is een soort van OPUS (producten en diensten catalogus van de gemeente voor de burger), maar dan voor de medewerkers van de gemeente. Er zijn twee manieren om de producten van de interne catalogus te ontsluiten: 1. Zoekmachine; voor een zoekwoord of trefwoord in en vervolgens zal er een resultatenlijst getoond worden met beschikbare producten. 19

20 2. Vraagpatroon; kies een cluster waar het product onder valt. De volgende stap is het zogenoemde vraagpatroon: wat zoekt u binnen dit cluster. Als resultaten worden de producten getoond die onder het specifieke vraagpatroon vallen. Figuur -13 Interne productencatalogus intranet U kunt in het CMS een product aanmaken op dezelfde manier zoals u een item aanmaakt. Hierbij moet wel aandacht besteedt worden aan de extra instellingen. Als eerste zullen de clusters gedefinieerd moeten worden. Vervolgens kunnen er vraagpatronen aangemaakt worden die gekoppeld worden aan een cluster. Figuur -14 Interne productencatalogus CMS Cluster/Vraagpatroon 20

21 Als de clusters met bijbehorende vraagpatronen aangemaakt zijn, kunnen de producten zelf ingevoerd worden. Door bij het invoeren een product te koppelen aan een vraagpatroon, kan het product volgens het vraagpatroon-principe ontsloten worden op het intranet. Figuur -15 Interne productencatalogus CMS Item Ieder product heeft een aantal velden die ingevuld kunnen worden, zodat de productinformatie zo compleet mogelijk aangeboden kan worden aan de medewerkers. De velden hebben een titelbalk en de vervolgtekst, zoals Algemene beschrijving, adres, Wanneer van toepassing, Hoe kan het aangevraagd worden, Welke informatie is nodig voor de aanvraag, link naar een applicatie op het netwerk en extra opmerkingenveld. Figuur -16 Interne productencatalogus CMS Velden Publicatie-instellingen De publicatie-instellingen van de publicatiewijze Internet productencatalogus. Sorteer op Sorteervolgorde Type link naar detailpagina Toon archiefknop (ja/nee) Gebruik bullets op de pagina Intro op de eerste pagina? Datum op eerste pagina Rubrieken o Toon rubriekintro op eerste pagina o Aantal rubriekniveaus Dialoogvenster bij gekoppeld document 21

22 Menu van de dag Met de publicatiewijze Menu van de dag kunt u een selectiebox tonen met een aantal data. Wanneer u een datum aanklikt, verschijnt het menu van de gewenste dag. U kunt in het CMS een menu aanmaken op dezelfde manier zoals u een item aanmaakt. Het enige verschil is dat u een extra datum kunt invoegen waarop het menu dient te verschijnen. Figuur -17 Menu van de dag Publicatie-instellingen De publicatiewijze Menu van de dag heeft geen publicatie-instellingen. 22

23 Telefoonlijst Wanneer een gemeente geen gebruik wenst te maken van de collegawijzer of een telefoonlijst wil maken van de ruimtes en gebouwen die een gemeente heeft kan gebruik gemaakt worden van de publicatiewijze telefoongids. Hier kunnen alleen telefoonnummers ingevoerd worden. De CMS kant van de telefoongids is vergelijkbaar met de publicatiewijze lijst. De titel wordt de naam van de persoon of de ruimte en de omschrijving is het telefoonnummer. Op de site worden eerst de rubrieken getoond, afhankelijk van de publicatie-instelling. Daarna word in een lijstje de telefoonnummers getoond. Publicatie-instellingen De publicatie-instellingen van de publicatiewijze Telefoonlijst staan hieronder beschreven. Sorteer op Sorteervolgorde Gebruik bullets op de pagina Rubrieken o Toon rubriekintro op eerste pagina 23