Handleiding SIMfaq versie 1.0

Transcriptie

1 Handleiding versie 1.0 SIMfaq

2 Beste SIMsite gebruiker, Allereerst willen wij u melden dat wij er trots op zijn dat u gekozen heeft voor SIM als partner voor uw gemeentelijke front office. U bevindt zich in het goede gezelschap van vele collega-gemeenten. SIM is immers marktleider op het gebied van gemeentelijke front offices. Wij zijn zo vrij te denken dat wij deze positie verworven hebben op basis van ons omvangrijke en uitgebalanceerde productenpallet. De kwaliteit van onze webdiensten en van onze ondersteunende dienstverlening. Deze handleiding hoort daarbij. SIMsite is een zeer gebruiksvriendelijk Content Management Systeem. De handleiding kan u helpen om nog meer vertrouwd te raken met SIMsite en zo optimaal te profiteren van de slimheid en efficiëntie van het systeem. Dat neemt natuurlijk niet weg dat u ten alle tijde ook terecht kan bij onze supportafdeling. Te bereiken via of via op support@simgroep.nl Pagina 2 van 21

3 1. INLEIDING OPENEN SIMFAQ HOOFDMENU STANDAARD WERKBALK OVERZICHTSPAGINA WERKING FILTER AANMAKEN/BEWERKEN VEELGESTELDE VRAAG PUBLICEREN TITEL KORT ANTWOORD ANTWOORD KOPPELSTUKKEN TIO THEMA S GERELATEERDE VAC GERELATEERDE OVERIGE INFO DOCUMENTEN INTERN TREFWOORDEN BRON PAGINA MET SIMFAQ GEPUBLICEERD PAGINA AANMAKEN PUBLICATIE-INSTELLINGEN KOPPELBOXEN Pagina 3 van 21

4 1. Inleiding Frequently Asked Questions (FAQ) is een lijst met veelgestelde vragen over een bepaald onderwerp waarop een antwoord wordt gegeven. Een FAQ wordt vaak gebruikt op een website om vragen te beantwoorden die anders door middel van een contactformulier zouden zijn gesteld. Deze veelgestelde vragen kunnen via SIMfaq worden bijgehouden en gepubliceerd op de gemeentelijke website of bijvoorbeeld op het KCC portaal. Via thema indelingen en zoekfuncties kan de gebruiker het antwoord vinden op zijn of haar vraag. Om te voorzien in de vraag naar een FAQ applicatie is de publicatiewijze SIMfaq ontwikkeld. Deze publicatiewijze maakt het mogelijk om veelgestelde vragen op te slaan volgens het model van ICTU (Overheid heeft Antwoord). De content in SIMfaq kan worden ingevoerd door de gemeente zelf, maar er zijn ook twee standaardsets beschikbaar. De set van ICTU en een set van Kluwer. Deze data (als de gemeente ze heeft afgenomen) wordt periodiek ingelezen en op een vergelijkbare wijze als de producten uit SIMloket onderhouden. Antwoord Contentcollectie (ACC) Met de ACC kunnen gemeenten gebruiken van de landelijke wet- en regelgeving. Dit zijn de vragen van het UWV, Postbus 51, belastingdienst en DUO (voorheen: informatie beheer groep). De ACC is opgedeeld in een aantal deelcollecties. Deelcollecties zijn gebundelde VAC s voor eenzelfde toepassing. Zo bestaat er een deelcollectie landelijke vragen, gemeentelijke vragen en vragen voor het werkplein. De ACC wordt aangeboden als geheel of per deelcollectie. Collectie Kluwer De kluwer collectie bestaat uit een set vragen aangeleverd door Kluwer, waarbij ook de vraag en het antwoord wordt bijgehouden door Kluwer. Thema indeling overheid (TIO) De veelgestelde vragen worden ingedeeld op basis van de TIO. De TIO is een thematische indeling om overheidsinformatie te ordenen. Alle Antwoord en Kluwervragen worden aan deze TIO gekoppeld. Veelgestelde vragen die door de gemeente zelf worden ingevoerd moeten ook aan de TIO worden gekoppeld. Pagina 4 van 21

5 2. Openen SIMfaq Inloggen Om toegang te krijgen tot het CMS heeft u een gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Op basis van deze gebruikersnaam wordt het CMS geopend met de applicaties en media waarvoor u geautoriseerd bent. Als u geautoriseerd bent voor SIMfaq zult u deze applicatie terug vinden in het CMS. Het CMS is te openen door een internet browser te openen en de volgende URL te openen: Afbeelding: inlogscherm Pagina 5 van 21

6 2.1. Hoofdmenu Na het inloggen wordt de startpagina getoond. Op deze startpagina wordt bovenin het hoofdmenu getoond. Het hoofdmenu is ingedeeld in 3 onderdelen. Afbeelding: hoofdmenu - Applicaties: Toont alle beschikbare applicaties waar u voor bent geautoriseerd zoals SIMfaq, SIMloket, SIMbri en SIMeForm. - Media: Toont de media waar u voor bent geautoriseerd zoals internet, intranet en eventueel subsites. - Beheer: Toont diverse lijsten en andere onderdelen voor het Beheer van de website. Hier wordt voornamelijk basisinformatie toegevoegd zoals personen, groepen en diverse lijsten zoals bestuursorganen en type bekendmakingen. Om SIMfaq te openen selecteert u vanuit het hoofdmenu SIMfaq. Pagina 6 van 21

7 2.2. Standaard werkbalk In het CMS vindt u een aantal standaardfunctionaliteiten terug. Deze functionaliteiten worden hier nader toegelicht. Op elke pagina in het CMS vindt u rechtsboven onderstaande afbeeldingen terug. Startpagina (opent de startpagina) Help (opent de helpfunctie) Uitloggen (afmelden, terugkeren naar het inlog venster) Bij het bewerken van een pagina verschijnen de volgende standaard functionaliteiten. Nieuw Verwijderen Opslaan Kopie aanmaken Preview Lock item Kruimelpad Het aanmaken van een nieuw item of pagina Het verwijderen van een item of pagina Opslaan van een pagina of item Een kopie maken van een item Voorbeeld van een item of pagina Hiermee kan een item beveiligd worden tegen aanpassingen. Door het item te locken kan deze niet worden aangepast door een andere redacteur dan degene die het item heeft gelockt. Het kruimelpad toont het medium, pagina en item waarin u aan het werk bent. Het kruimelpad wordt getoond vanaf de startpagina. Door te klikken in het kruimelpad kunt u de startpagina, medium, pagina of item openen. Pagina 7 van 21

8 3. Overzichtspagina Wanneer u SIMfaq heeft geopend komt u terecht op de overzichtspagina. In dit overzicht ziet een overzicht van de recent bewerkte veelgestelde vragen. U kunt de veelgestelde vragen openen of bewerken door deze aan te klikken. De veelgestelde vragen zijn gesorteerd op de kolom laatst gewijzigd U kunt ook sorteren op andere kolommen door de titel van de kolom aan te klikken waarop u wilt sorteren. Afbeelding: Tabbladen 3.1. Werking filter Binnen het overzicht met veelgestelde vragen kunt u filteren op een aantal criteria. Het filter wordt boven het overzicht getoond. Door op het pijltje te klikken voor het filter te klikken kunt u extra criteria instellen waarop u wilt filteren. In het tekstveld kunt u filteren op een zoekterm. De zoekterm moet in het titel van het item voorkomen. Daarnaast kunt u aangeven of in de actieve, gearchiveerde of binnen alle items wilt zoeken. Pagina 8 van 21

9 Afbeelding: filter op overzichtspagina Naast het filteren op een zoekterm kunt u ook filteren op de volgende criteria: - actief: toont alle actieve items waarvan de publicatiedatum in het verleden ligt en de vervaldatum nog niet is bereikt. Dit zijn de items die direct op de pagina staan gepubliceerd. - archief: toont de items die in het archief staan. Dit zijn de items waar de vervaldatum van is bereikt. - embargo: toont de items waar de publicatiedatum in de toekomst ligt. - alle: toont alle items die op de pagina zijn aangemaakt. - toon items beginnend met: items beginnend met een letter. - auteur: selecteer een auteur die het item heeft aangemaakt. - rubriek: toon alle items van een rubriek. - status: toon alle items met een status. - publicatiedatum vanaf: toon alle items met een publicatiedatum vanaf. - publicatiedatum tot en met: toon alle items met een publicatie datum vanaf. - Selecteer een contributor: toon de items van de overheid heeft antwoord collectie of de kluwer collectie. (afhankelijk welke import is afgenomen. - Selecteer een thema: de items worden ingedeeld in thema s. U kunt hier items tonen die gekoppeld zijn aan een thema. Door op de knop filter te drukken worden de items getoond die voldoen aan de ingestelde criteria. U kunt de filter criteria verwijderen door op de knop legen te klikken. Klikt u hierna op filter krijgt u alle SIMloket producten weer te zien. Acties Wanneer u een aantal producten heeft geselecteerd kunt u via het acties menu meerdere producten van status veranderen of verwijderen. Pagina 9 van 21

10 Afbeelding: Acties op overzichtspagina Pagina 10 van 21

11 4. Aanmaken/bewerken veelgestelde vraag Om een veelgestelde vraag aan te maken gebruikt u de knop nieuw in de standaard werkbalk. U kunt ook een veelgestelde vraag selecteren uit de overzichtspagina om deze te wijzigen. Wanneer u op de knop nieuw klikt of een bestaand item opent komt u op de pagina terecht om een veelgestelde vraag aan te maken of aan te passen. Bovenin het scherm wordt het publiceren van een item getoond Publiceren Per veelgestelde vraag kunt u een aantal instellingen meegeven waarmee u bepaalt wanneer het item op de website verschijnt en/of het nog gecontroleerd dient te worden. Afbeelding: publiceren Publicatie datum Met de publicatiedatum geeft u aan vanaf welke datum het item op de website getoond mag worden. Deze datum kan in de toekomst liggen. Daarnaast kunt u items hierop laten sorteren. De schrijfwijze van deze datum is altijd : dd-mm-jjjj. Let hierop wanneer u de publicatiedatum handmatig invult. Vervaldatum De vervaldatum bepaalt wanneer een item wordt verplaatst naar het archief. Het item zal niet meer getoond worden in de lijst op de betreffende pagina. Het item is niet verwijderd en nog wel raadpleegbaar via de zoekmachine of de archiefknop. De schrijfwijze van deze datum is altijd : dd-mm-jjjj. Let hierop wanneer u de vervaldatumdatum handmatig invult. Status Er zijn 4 verschillende soorten statussen, te weten: In bewerking Ter Controle Klaar voor publicatie Vrijgeven voor publicatie Wanneer u de status In bewerking selecteert, wordt het item niet op de website getoond maar is het alleen in het CMS in te zien. Via deze status kan de redacteur aangeven dat het item nog in bewerking is. Pagina 11 van 21

12 De status ter controle kan worden gebruikt als er een controle moet plaats vinden op het item dat is aangemaakt. De hoofdredacteur kan alle items met deze status tonen in op de overzichtspagina met items en vanuit dit overzicht de items openen en controleren. Na de controle kan het item direct worden vrijgegeven voor publicatie of klaar voor publicatie worden gezet. Wanneer u Klaar voor publicatie aanvinkt, is het item in principe gereed voor publicatie maar het dient het nog vrijgegeven te worden door bijvoorbeeld een hoofdredacteur. Een geautoriseerde persoon, bijvoorbeeld een hoofdredacteur, kan hier items vrijgeven. De status Vrijgeven voor publicatie wil zeggen dat een item op het betreffende medium verschijnt, bijvoorbeeld op de website. Dit is wel afhankelijk van de publicatie datum. Toon in recent geplaatst Wanneer dit selectievakje is aangevinkt, wordt het item in de lijst Recent geplaatst opgenomen die u op uw site kunt tonen. Deze lijst wordt automatisch gegenereerd bij de publicatiewijze Recent geplaatst Titel Hier wordt de titel ingevuld voor de veelgestelde vraag. Bij een vraag die zelf wordt toegevoegd is de titel een vrij veld en kunt u de titel invoeren. Deze titel wordt ook getoond bij het publiceren. Wanneer een veelgestelde vraag opent vanuit een collectie (ACC en Kluwer) kunt u de titel niet aanpassen Kort antwoord Hier wordt een kort antwoord gegeven op de veelgestelde vraag. Dit kan een korte samenvatting zijn. Het korte antwoord is een optioneel veld. Dit antwoord wordt getoond wanneer de gebruiker van SIMfaq op de website de vraag opent. Bij het maken van een eigen veelgestelde vraag kunt u hier direct het antwoord invoeren. Gebruik hier voor het bovenste tekstveld. Wanneer u gebruik maakt van een collectie (ACC of Kluwer) is dit korte antwoord voor u al ingevuld. U ziet hier een optie staan gebruik centrale tekst, door deze optie te selecteren maakt u gebruik van de centrale tekst. Deze centrale tekst wordt periodiek bijgehouden door Kluwer of ACC. U kunt er ook voor kiezen om of een toevoeging te maken op het korte antwoord. Bij een update van de centrale tekst zal u toevoeging behouden blijven. Pagina 12 van 21

13 Afbeelding: overzicht SIMfaq 4.4. Antwoord Het antwoord veld is het complete antwoord. Dit antwoord is uitgebreider dan het korte antwoord en wordt ook getoond bij het openen van een vraag op de website. U kunt hier op dezelfde manier mee omgaan als het korte antwoord Koppelstukken Via het onderdeel koppelstukken is het mogelijk om verwante informatie te koppelen aan een veelgestelde vraag. U kunt dit doen door gebruik te maken van de koppelbox. Wilt u meer weten over hoe de koppelbox werkt, gebruik dan de handleiding voor SIMsite3. Het is mogelijk om bijvoorbeeld productomschrijvingen vanuit SIMloket te koppelen aan een veelgestelde vraag. Op dit moment is dit nog een handmatige actie. Met de ontwikkelingen die nog openstaan voor SIMfaq wordt het koppelen van SIMloket producten aan veelgestelde vragen nog geautomatiseerd door ACC en Kluwer Tio thema s De veelgestelde vragen worden ingedeeld op basis van de TiO. De TiO is een thematische indeling om overheidsinformatie te ordenen. Alle ACC en Kluwervragen worden aan deze TiO gekoppeld. Dit onderdeel is ook centraal bepaald en zorgt voor een indeling van de vragen op de website. De gebruiker van SIMfaq kan dan via een thema keuze zijn of haar vraag vinden met daarbij het antwoord. Veelgestelde vragen die door de gemeente zelf worden ingevoerd kunnen ook aan de TIO worden gekoppeld. Dit koppelen kunt u doen door een thema te verplaatsen met de pijltjes naar de rechterkant. Aan de linkerkant worden de hoofdthema s getoond, door te dubbelklikken op een hoofdthema verschijnen de subthema s. Aan deze subthema s kunt u uw eigen veelgestelde vraag koppelen om deze op te nemen in de thema-indeling. Pagina 13 van 21

14 4.7. Gerelateerde vac Het is mogelijk om bij een vraag meerdere antwoorden te geven. Via het onderdeel gerelateerde vac (Vraag-antwoordcombinatie, een vraag met één of meerdere antwoorden) worden hier gerelateerde veelgestelde vragen gekoppeld. Dit is een centrale tekst en niet aan te passen. De gerelateerde vac s worden getoond op de detailpagina van de veelgestelde vraag. Bij een veelgestelde vraag die door de gemeente zelf wordt ingevoegd is het niet mogelijke om gerelateerde vac s te koppelen Gerelateerde overige info Verwijzing naar gerelateerde informatie anders dan andere VAC's, product of contactinformatie. Dit productonderdeel wordt landelijk aangeleverd, maar is ook uit te breiden door zelf verwijzingen toe te voegen via de tekst-editor Documenten U kunt hier bijlage(n) toevoegen aan de veelgestelde vraag. Dit zijn bij voorkeur PDF documenten Intern Voor intern gebruik kunt u een toevoeging maken op de veelgestelde vraag. Deze interne toevoeging kunt u bijvoorbeeld gebruiken op het KCC portaal Trefwoorden Wanneer een zoekopdracht wordt gegeven door de gebruiker van de website wordt er gezocht binnen de items. Het is mogelijk om trefwoorden toe te voegen om de vindbaarheid van het item te vergroten. De trefwoorden kunnen woorden ingevoerd onder het onderdeel metadata Trefwoorden kunnen worden ingevoerd gescheiden door spaties Bron De bron geeft aan vanuit welke collectie de veelgestelde vraag komt. Zie hieronder een voorbeeld. Producent : Postbus 51 Eigenaar : Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie Afkomstig van : Overheid heeft Antwoord Pagina 14 van 21

15 5. Pagina met SIMfaq gepubliceerd Het bijhouden van de veelgestelde vragen gebeurt in de applicatie SIMfaq. De veelgestelde vragen zijn vanuit SIMfaq beschikbaar om op één of meerdere pagina s te publiceren op elk gewenst medium. Zo kunt u dus veelgestelde vragen publiceren op de website maar ook bijvoorbeeld op een KCC-portaal. Bij het publiceren van een pagina met de publicatiewijze SIMfaq kunt u aangeven welke deelcollecties u wilt tonen, welke TIO s worden gekoppeld aan de pagina en welke content u wilt laten zien van de veelgestelde vragen. Afbeelding: pagina met SIMfaq De veelgestelde vragen worden getoond als items ingedeeld in thema s. De thema s worden in een lijst getoond aan de linkerkant. U kunt ook kiezen voor een selectielijst waarin het thema kan worden geselecteerd. Een veelgestelde vraag kan worden gevonden via de themalijst of via de zoekfunctie. Wanneer u de veelgestelde vraag opent krijgt u de informatie te zien die beschikbaar is. Pagina 15 van 21

16 5.1. Pagina aanmaken Om SIMfaq te publiceren selecteert u vanuit het hoofdmenu het gewenste medium. Aan de linkerkant verschijnt het beheer menu van het geselecteerde medium. U kunt hier een pagina aanmaken met de publicatiewijze SIMfaq. Meer informatie over het maken van een pagina kunt u vinden in de handleiding SIMsite3. Afbeelding: pagina met publicatiewijze SIMfaq Wanneer u de pagina heeft aangemaakt kunt u via het medium menu de pagina selecteren. Door de pagina te selecteren kunt u een pagina intro toevoegen op het tabblad pagina. Pagina 16 van 21

17 5.2. Publicatie-instellingen Via de publicatie-instellingen kunt u bepalen hoe u SIMfaq wilt tonen. Open de publicatieinstellingen door de pagina te openen via het medium menu en het tabblad instellingen te selecteren. U kunt de volgende publicatie-instellingen instellen: Sorteer op (alfabet, publicatiedatum, handmatig, datum gewijzigd) Hier bepaalt u op welke wijze de items gesorteerd moeten worden op de website Type link naar detailpagina (geen, meer info, afbeelding, titel) Hier bepaalt u hoe de link naar de detailpagina eruit komt te zien. Wanneer u kiest voor Geen wordt er geen link getoond naar de detailpagina, 'Meer info' is een standaardtekst, deze kan op uw verzoek gewijzigd worden in de vormgeving. Afbeelding toont een afbeelding, dit is vastgelegd in uw vormgevingstraject en titel geeft alleen de titel als link naar de detailpagina. Bij meer info en bij afbeelding is ook de titel een link naar de detailpagina. Gebruik bullets op de pagina (ja/nee) Pagina 17 van 21

18 Hier bepaalt u of u voor de titel van een item een bullet wilt tonen. Deze bullet is in het vormgevingstraject vastgelegd. Kort antwoord op de eerste pagina (ja/nee) Hier bepaalt u of u het korte antwoord van een item ook op de eerste pagina wilt tonen. Datum op eerste pagina (ja/nee) Hier bepaalt u of u de publicatiedatum ook op de eerste pagina wilt tonen. Dialoogvenster bij gekoppeld document (ja/nee) Hier bepaalt u of bij het openen van een gekoppeld document op de website er een dialoogvenster getoond moet worden met de knoppen open, opslaan, annuleren, of dat het document direct moet worden geopend. Toon vragen op hoofdthemapagina (ja/nee) Met deze optie kunt aangeven of er op de FAQ startpagina de vragen moeten worden getoond. Toon extra tekst bij titel op hoofdthemapagina (geen/voor de titel/achter de titel) Met deze optie kunt u aangeven of een extra tekst wilt toevoegen aan de titel op de hoofdthemapagina. U kunt aangeven of de tekst voor of achter de titel op de hoofdthemapagina wilt hebben. Wanneer u voor of achter aanklikt verschijnt er een extra tekstveld waar u de gewenste tekst kan in vullen. Toon hoofdthematitel op hoofdthemapagina (ja/nee) Met deze optie kunt aangeven op u de hoofdthematitel wilt tonen op de hoofdthemapagina. Toon hoofdthema s op sub-themapagina (ja/nee) Met deze optie kunt aangeven op u de hoofdthematitel wilt tonen op de sub-themapagina Toon kopjes bij onderdelen op detailpagina (ja/nee) Met deze optie kunt aangeven op u de kopjes bij de onderdelen wilt tonen op de detailpagina Toon hoofdthema s op detailpagina (ja/nee) Met deze optie kunt aangeven op u de hoofdthema s wilt tonen op de detailpagina Pagina 18 van 21

19 Toon koppelingen op detailpagina (ja/nee) Met deze optie kunt aangeven op u de koppelingen, die u kunt aanmaken via de koppelbox, wilt tonen op de detailpagina Standaard selectie zoeken in (vraag en antwoord/vraag) Met deze instelling geeft u aan of er gezocht moet worden binnen de vraag of binnen de vraag en het antwoord. Weergave voor thema s (lijst/selectiemogelijkheid) Hiermee geeft u aan of de thema s opgesomd in een lijst moet komen of dat deze geselecteerd kunnen vanuit een selectielijst(dropdown) Koppelboxen Pagina 19 van 21

20 1e koppelbox = beschikbare/gekoppelde kanalen Bij elke vraag antwoord combinatie kan er worden aangegeven voor welk kanaal de vraag antwoord combinatie is bedoeld. Via deze koppelbox kan worden aangegeven welke kanalen getoond moeten worden op deze pagina. 2e koppelbox = beschikbare deelcollecties / gekoppelde deelcollecties Pagina 20 van 21

21 Wanneer u deelcollecties heeft afgenomen kunt u deze koppelen aan de pagina. Door dit te doen worden de vragen van een deelcollectie gepubliceerd op deze pagina. 3e koppelbox = beschikbare thema s / gekoppelde thema s Koppel hier de thema s aan de pagina. De veelgestelde vragen zijn gekoppeld aan een thema, door een thema te koppelen worden de gekoppelde vragen gepubliceerde op deze pagina. Let erop dat u alleen subthema s kunt koppelen. Door te dubbelklikken op een hoofdthema verschijnen de subthema s, deze subthema s kunt u koppelen aan de pagina door de pijltjes knoppen te gebruiken. 4e koppelbox = volgorde en gebruik van onderdelen op eerste pagina Hier kan worden ingesteld in welke volgorde en welke onderdelen er moeten worden getoond op de website. Er kan worden gekozen uit een zoekvenster, thema s en content en een kruimelspoor. 5e koppelbox = gebruik de volgende onderdelen op de product detailpagina Wanneer een veelgestelde vraag wordt geopend wordt de detailpagina getoond. Via deze instellingen kan worden ingesteld welke onderdelen er worden getoond en in welke volgorde. Pagina 21 van 21