Regionale samenwerking

Transcriptie

1 Regionale samenwerking Rekenkameronderzoek naar de effectiviteit en meerwaarde van regionale samenwerkingen in de gemeenten Scherpenzeel, Bunnik, Leusden, Woudenberg en Zeewolde Rapportage Scherpenzeel Rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand Mei 2013

2 Colofon De rekenkamercommissie De rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand is een gemeenschappelijke onafhankelijke rekenkamercommissie van de gemeenten Barneveld, Bunnik, Leusden, Nijkerk, Renswoude, Scherpenzeel, Woudenberg en Zeewolde. De externe commissie bestaat uit een voorzitter en vier leden: de heer J.P.P. van Dort (voorzitter), mevrouw F.T. van de Vlierd (lid), de heer R. Kamphues (lid), de heer J.G.W. Scheltinga (lid) en de heer D.J. Jans (lid). De commissie heeft twee ambtelijke onderzoekers / secretarissen: mevrouw B. Meijboom en mevrouw I. Spoor. 2

3 Inhoudsopgave Voorwoord... 5 Bestuurlijke samenvatting... 7 Hoofdstuk 1 Inleiding Afbakening onderzoek Doelstelling onderzoek en onderzoeksvragen Onderzoeksaanpak Normenkader Leeswijzer Hoofdstuk 2 Gemeentelijk beleid ten aanzien van regionale samenwerkingen Algemeen beleid en visie Criteria voor samenwerken Sturing door raad en college Samenvatting bevindingen Hoofdstuk 3 Inkoop Bureau Midden Nederland Algemeen Uitvoering van het Inkoopbureau binnen de gemeente Scherpenzeel Resultaten en verantwoording Inkoop Bureau Midden Nederland Sturing door college en raad Inkoop Bureau Midden Nederland Samenvatting bevindingen Inkoop Bureau Midden Nederland Hoofdstuk 4 Veiligheid- en gezondheidsregio Gelderland Midden Algemeen Uitvoering van de Veiligheid- en Gezondheidsregio Gelderland Midden binnen de gemeente Scherpenzeel? Resultaten en verantwoording Veiligheid- en Gezondheidsregio Gelderland Midden Sturing door college en raad Veiligheid- en gezondheidsregio Gelderland Midden Samenvatting bevindingen VGGM

4 Hoofdstuk 5 Permar Algemeen Uitvoering van de Permar binnen de gemeente Scherpenzeel Resultaten en verantwoording Permar Sturing door college en raad Permar Samenvatting bevindingen Permar Hoofdstuk 6 Conclusies en aanbevelingen Conclusies Aanbevelingen Bestuurlijke reactie van het college Nawoord van de rekenkamercommissie Bijlage 1 Literatuur en documenten Bijlage 2 Respondenten Bijlage 3 Overzicht verbonden partijen gemeente Scherpenzeel Bijlage 4 Sturingsmogelijkheden en sturingsprincipes

5 Voorwoord Voor u ligt het rapport van het onderzoek naar regionale samenwerking in de gemeente Scherpenzeel. Dit onderzoek is uitgevoerd in de periode september 2012 t/m januari 2013 door de heer R. Kamphues (onderzoekscoördinator en lid van de rekenkamercommissie), de heer J.P.P. van Dort (voorzitter rekenkamercommissie) en mevrouw I.M.T. Spoor (secretaris/onderzoeker). De overige leden van de rekenkamercommissie hebben het onderzoek begeleid. Het onderzoek is uitgevoerd conform het onderzoeksvoorstel dat vooraf afgestemd is met de gemeente Scherpenzeel. Het onderzoek is ook uitgevoerd in de gemeenten Bunnik, Woudenberg en Zeewolde en wordt momenteel uitgevoerd in de gemeente Leusden. De resultaten van het onderzoek in Zeewolde en Woudenberg staan reeds op de website van de rekenkamercommissie De resultaten van de overige onderzoeken worden binnenkort op de website gepubliceerd. Wij willen de ambtelijke organisatie van de gemeente Scherpenzeel hartelijk danken voor hun medewerking aan het onderzoek. Drs. J.P.P. van Dort Voorzitter rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand 5

6 6

7 Bestuurlijke samenvatting Inleiding en vraagstelling onderzoek Gemeenten hebben verschillende taken op diverse werkterreinen, bijvoorbeeld op het gebied van gezondheidszorg, onderwijs, wonen, milieu, verkeer, welzijn en cultuur. Op al deze terreinen werken gemeenten vaak samen met andere gemeenten in de regio, maar ook met bedrijven. Er zijn verplichte en vrijwillig gekozen vormen van samenwerken. Raadsleden vragen zich vaak af of de samenwerkingen wel de gewenste effecten opleveren en of de gemeente voldoende sturing kan geven. Deze vragen waren aanleiding voor de rekenkamercommissie om de effectiviteit van regionale samenwerkingen te onderzoeken in vijf gemeenten. Naast Scherpenzeel is ook onderzoek gedaan in de gemeenten Zeewolde, Woudenberg, Bunnik en Leusden. In alle gemeenten is in eerste instantie gekeken naar het algemene beleid t.a.v. samenwerking en het sturen op samenwerkingsverbanden. Vervolgens zijn in iedere gemeente drie samenwerkingsverbanden nader onderzocht. In de gemeente Scherpenzeel is gekeken naar het Inkoop Bureau Midden Nederland, de VGGM (JGZ) en de Permar. Algemeen gemeentelijk beleid De gemeente Scherpenzeel is een kleine gemeente, die samenwerken noodzakelijk acht om de taken op voldoende kwaliteitsniveau uit te kunnen voeren tegen een reëel kostenniveau. Zowel de organisatie als de raad beseft dat afspraken en kaders vooraf belangrijk zijn voor een succesvolle samenwerking. Daarom is de organisatie bezig met het ontwikkelen van een visie. Hierbij is de raad (nog) niet betrokken. De gemeente Scherpenzeel wil zich voor toekomstige samenwerkingen richten op de regio Food Valley. De onderzochte samenwerkingen: Inkoopbureau Midden Nederland, VGGM (JGZ) en Permar IBMN is een een ambtelijke samenwerking, die sinds 2009 bestaat. Deze samenwerking maakt onderdeel uit van de bedrijfsvoering en behoort tot de verantwoordelijkheid van het college. De samenwerkingen met de VGGM (Veiligheid- en gezondheidsregio Gelderland Midden en de Permar (sociale werkvoorziening) bestaan al tientallen jaren en deze voeren (deels) wettelijk verplichte taken uit. Zowel de VGGM als de Permar zijn gemeenschappelijke regelingen. Binnen de VGGM wordt samengewerkt met 17 gemeenten, binnen de Permar met 5 gemeenten. Resultaten en conclusies Bij alledrie samenwerkingen zijn de afspraken tussen de gemeente en de samenwerking, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk vastgelegd. Bij de VGGM en de Permar ligt dit vast in de gemeenschappelijke regeling, bij het inkoopbureau Midden Nederland ligt dit vast in een samenwerkingsovereenkomst. Verder komt uit het onderzoek naar voren dat de gemeente Scherpenzeel geen vastgestelde visie heeft ten aanzien van samenwerkingsverbanden waarin criteria, kwaliteitseisen en risicobeheersing zijn beschreven. De rekenkamercommissie concludeert dat de effectiviteit van de onderzochte samenwerkingen niet eenvoudig is vast te stellen, omdat de gemeentelijke doelstellingen niet concreet zijn en omdat er 7

8 nauwelijks informatie beschikbaar is over kosten, resultaten en effecten van de samenwerkingen in relatie tot die doelstellingen. Door het ontbreken van een vastgestelde visie, gespecificeerde doelen en sturingsinformatie zijn de sturingsmogelijkheden van de raad op de samenwerkingen beperkt. Evaluaties, waaruit de eventuele effectiviteit en meerwaarde van regionale samenwerkingen zou kunnen blijken, zijn niet aangetroffen door de rekenkamercommissie. Hoewel de effectiviteit en meerwaarde niet daadwerkelijk gemeten zijn, ervaart de gemeente Scherpenzeel in de praktijk wel een meerwaarde. De meerwaarde zit naar zeggen in betere kwaliteit, het gebruik kunnen maken van aanwezige deskundigheid bij de samenwerking en schaalvoordelen. In de tabel op de volgende bladzijde worden de bevindingen en de conclusies samengevat en wordt aan de hand van de kleuren rood (-), oranje (+/-), groen (+) een oordeel gegeven over de aangetroffen situatie in de gemeente Scherpenzeel. Aanbevelingen Op grond van de bevindingen en conclusies formuleert de rekenkamercommissie een aantal aanbevelingen. De rekenkamercommissie adviseert onder andere om de algemene visie op samenwerken verder uit te werken en deze te laten vaststellen door de raad. Verder adviseert de rekenkamercommissie om per samenwerking doelstellingen vast te stellen en samenwerkingen te evalueren aan de hand van vooraf vastgestelde criteria en kwaliteitseisen. Ook adviseert de rekenkamercommissie om te zorgen voor kennisuitwisseling met omliggende gemeenten. 8

9 Algemeen Inkoopsamenwerking Midden Nederland VGGM Permar 1. Waarom wordt er regionaal samengewerkt, welke beleidsvisie en criteria heeft de gemeente Scherpenzeel t.a.v. samenwerken? Scherpenzeel is bezig met het ontwikkelen van een visie. Specifieke kwaliteitseisen en bedrijfsvoeringseisen zijn (nog) niet beschreven. (+/-) 2. Wat is de aanleiding geweest om samen te werken en wat zijn de doelstellingen? Samenwerking ligt vast in gemeentelijk inkoop en aanbestedingsbeleid. Doelstelingen voor totale samenwerking zijn niet SMART. Individuele inkoopprojecten hebben wel concrete doelstellingen. (+) Samenwerking met VGGM ligt vast in gezondheidsbeleid van de gemeente Scherpenzeel. Gemeente heeft geen SMART doelstellingen geformuleerd. (+/-) Er is geen specifiek beleid met doelstellingen. (-) 3. Hoe wordt vorm gegeven aan de samenwerking, hoe zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden verdeeld? Het IBMN is een stichting. Samenwerking is vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst waarin taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn opgenomen. (+) In de gemeenschappelijke regeling, die door de raad is vastgesteld, zijn afspraken, vorm, taakverdeling, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd.(+) In de gemeenschappelijke regeling, die door de raad is vastgesteld, zijn afspraken, vorm, taakverdeling, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd. (+) 4. Wordt de doelstelling van de samenwerking bereikt? Wordt de raad geïnformeerd over de resultaten en effecten van de samenwerking? * Via halfjaarlijkse rapportages wordt de gemeente geïnformeerd over de realisatie van inkoopprojecten. Raad ontvangt deze info ter kennisname omdat het bedrijfsvoering betreft. 5. Hoe oefent de gemeente(raad) invloed uit op de samenwerking? De raad is in beperkte mate betrokken bij de visie op samenwerking. Raad is afwachtend. Sturing geschiedt met name door beïnvloeding in het bestuur van de samenwerking. Sturing a.d.h.v. verantwoordingsinformatie is beperkt. (+/-) * Sturing vindt plaats door deelname in secretarissen-overleg. Raad stuurt niet, omdat inkoop bedrijfsvoering is. Uit de voor de raad beschikbare informatie is niet af te leiden wat de resultaten, kosten en effecten zijn voor Scherpenzeel in relatie tot de doelstellingen. Er wordt gerapporteed over activiteiten op totaal niveau en niet specifiek voor Scherpenzeel. (-) De raad beschikt niet over stuurinformatie om de resultaten te beïnvloeden. Beperkte beïnvloeding vindt plaats d.m.v. deelname in bestuur van VGGM. (-) Er zijn geen doelstellingen geformuleerd aan de hand waarvan de resultaten gemonitord kunnen worden. Uit de voor de raad beschikbare inromatie is niet af te leiden wat resultaten, kosten en effecten zijn in relatie tot de doelstellingen. (-) De raad heeft op grond van de beschikbare informatie geen goed beeld van de Permar om resultaten te beïnvloeden. Beperkte beïnvloeding vindt plaats d.m.v. deelname in bestuur van Permar. (-) * Ten aanzien van vraag 4 en5 heeft de rekenkamercommissie bij de inkoopsamenwerking het oordeel achterwege gelaten (kolom is grijs gearceerd), omdat de inkoop bedrijfsvoering betreft en dat daardoor de betrokkenheid en sturing van de raad minder aan de orde is. 9

10 10

11 Hoofdstuk 1 Inleiding Gemeenten hebben verschillende taken op diverse werkterreinen, bijvoorbeeld op het gebied van gezondheidszorg, onderwijs, wonen, milieu, verkeer, welzijn en cultuur. Al geruime tijd hevelt de rijksoverheid taken over naar de lokale overheid. De gemeentelijke taken worden uitgebreider en complexer en er worden hogere kwaliteitseisen gesteld aan gemeenten. Voor burgers is het van belang dat de kwaliteit en continuïteit gewaarborgd is. Daarnaast hebben de gemeenten te maken met bezuinigingstaakstellingen. Samenwerken met anderen biedt de mogelijkheid om de kwaliteit en continuïteit van de uitvoering van betreffende taken te waarborgen en om deze taken zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Gemeenten werken vaak samen met andere gemeenten in de regio, maar ook met bedrijven. Er zijn verplichte en vrijwillig gekozen vormen van samenwerken. Vragen die met name bij raadsleden leven ten aanzien van samenwerkingen zijn: Levert de samenwerking de gewenste effecten op? Kunnen gemeenten voldoende sturing geven aan de samenwerking? Wat zijn de mogelijkheden en vormen om sturing te geven? Bij samenwerking kunnen gemeenten kiezen voor een publiekrechtelijke vorm of een privaatrechtelijke vorm. Een publiekrechtelijke samenwerking vindt plaats binnen een zogeheten gemeenschappelijke regeling. Het juridisch kader voor deze vorm van samenwerking is vastgelegd in de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr). Een privaatrechtelijke samenwerking vindt plaats op grond van (samenwerkings-)overeenkomsten of door middel van contracten tussen gemeenten onderling of tussen gemeenten en private rechtspersonen (vennootschappen, stichtingen, verenigingen). Gemeenten noemen samenwerkingsverbanden ook wel verbonden partijen. Volgens de definitie is een verbonden partij een privaatrechterlijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft 1. Financieel belang Er is sprake van een financieel belang als de gemeente het ter beschikking gestelde bedrag niet kan verhalen als de partij failliet gaat, of als de gemeente aansprakelijk wordt gesteld als de partij haar verplichtingen niet nakomt. Bestuurlijk belang Er is sprake van een bestuurlijk belang als bijvoorbeeld een burgemeester, een wethouder of een raadslid van de gemeente namens de gemeente in het bestuur van de partij plaatsneemt, of namens de gemeente stemt. 1 Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), art. 1 11

12 Gemeenten zijn verplicht om in de begroting en jaarverslaglegging te rapporteren over verbonden partijen. In een aparte paragraaf in het jaarverslag en de begroting moet de visie op verbonden partijen worden weergegeven en de beleidsvoornemens betreffende verbonden partijen. Gezien het grote belang van diverse samenwerkingen en de vragen die bij raadsleden leven heeft de rekenkamercommissie besloten om onderzoek uit te voeren naar dit onderwerp. Het onderzoek is tevens uitgevoerd in de gemeenten Zeewolde, Woudenberg en Bunnik en zal nog worden uitgevoerd in Leusden. Dit rapport bevat de resultaten van het onderzoek in de gemeente Scherpenzeel. De individuele rapporten zijn beschikbaar en te downloaden via de website Afbakening onderzoek De rekenkamercommissie heeft in het onderzoek eerst het algemene beleid ten aanzien van samenwerkingen van de gemeente in kaart gebracht en vervolgens een beperkt aantal samenwerkingen bestudeerd. De definitieve keuze voor de nader te bestuderen samenwerkingen is tot stand gekomen na overleg met de gemeentelijke contactpersonen en consultatie van de gemeenteraden. Daarnaast is gekeken naar het aantal in het onderzoek betrokken gemeenten, bij voorkeur zijn samenwerkingen gekozen waar meerdere gemeenten aan deelnemen. In onderstaande tabel worden de onderzochte samenwerkingen tussen gemeenten weergegeven. Met betrekking tot de GGD s richt het onderzoek zich op de taak van de jeugdgezondheidszorg en dan met name op de plustaken/maatwerktaken en niet op de taken die de GGD s volgens de wet moeten uitvoeren. Taak/doel Regionale Samenwerking Leusden Scherpenzeel Woudenberg Zeewolde Bunnik 1.Permar 2.Regionaal werkvoorzieningschap Amersfoort X X 3.Werkvoorziening Zeist en Omstreken 4.Werkvoorzieningsschap IJsselmeergroep X X X 5. Inkoopbureau Midden Nederland X X X * 6.Inkoopsamenwerking Noord Veluwe X 7. GGD Flevoland X 8. GGD Midden Nederland X X X 9. Veiligheid en gezondheidsregio Gelderland X Midden (VGGM) *In Bunnik wordt de inkoop niet via een samenwerking uitgevoerd, maar in het onderzoek wordt gekeken hoe de inkooptaak wordt uitgevoerd en wordt ingevuld. Het onderzoek is gericht op de toegevoegde waarde van de samenwerking voor de gemeente. Ten aanzien van rol, taakverdeling en verantwoordelijkheden is onderzocht hoe dat geregeld is binnen de gemeente. Samenwerking en werkwijze binnen de organisatie van de regionale samenwerking is geen 12

13 onderdeel van dit onderzoek. De onderzoeksperiode betreft De samenwerking kan wel gestart zijn voor Doelstelling onderzoek en onderzoeksvragen Doelstelling Doel van het onderzoek is inzicht geven in de effectiviteit en meerwaarde van regionale samenwerkingen. Met de uitkomsten van het onderzoek wil de rekenkamercommissie eventueel aanbevelingen geven aan de raad voor een effectieve samenwerking. Vraagstelling De centrale vraag in dit onderzoek luidt: Wat is de effectiviteit van regionale samenwerkingen? Om de centrale vraag te beantwoorden worden de volgende deelvragen gesteld: Waarom wordt er regionaal samengewerkt? 1. Gemeentelijk beleid ten aanzien van regionale samenwerking a. Welke beleidsvisie heeft de gemeente ten aanzien van samenwerken? b. In hoeverre heeft de gemeente criteria opgesteld voor samenwerken? 2. Specifiek beleid regionale samenwerking a. Wat is de aanleiding geweest om samen te werken? b. Waarom is voor deze vorm van samenwerking gekozen? c. Hoe is de keuze voor samenwerkingspartners tot stand gekomen? d. Wat zijn de doelstellingen van regionale samenwerkingen? Hoe wordt er vorm gegeven aan regionale samenwerking? 3. Uitvoering regionale samenwerking binnen de gemeente a. Hoe zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de gemeentelijke organisatie verdeeld, met name ten aanzien van informatievoorziening, kaderstelling en besluitvorming? Wordt de doelstelling van de samenwerking bereikt? 4. Resultaten en verantwoording van de regionale samenwerking a. In welke mate beantwoorden de resultaten en effecten aan de vooraf gestelde doelstellingen? b. Wat zijn de consequenties van de deelname in termen van beleid, risico, tijd, capaciteit en middelen voor de gemeente? c. Heeft de samenwerking toegevoegde waarde voor de deelnemende gemeente? d. Hoe, waarover en wanneer wordt verantwoord over de resultaten en effecten (ook naast de vaste momenten van begroting en verantwoording)? Hoe oefent de gemeente invloed uit op de regionale samenwerking? 5. Sturing door college en de raad 13

14 a. Welke mogelijkheden hebben college en raad om sturing te geven aan regionale samenwerking? b. In hoeverre maakt de raad gebruik van de mogelijkheden om te sturen op de gewenste resultaten en effecten van regionale samenwerking? 1.4 Onderzoeksaanpak Vooronderzoek Tijdens het vooronderzoek heeft de rekenkamercommissie relevante documenten bestudeerd. Op basis hiervan is de concept onderzoeksopzet geformuleerd. Deze is medio januari 2012 toegestuurd aan de gemeentelijke contactpersonen en aan de vijf gemeenteraden. Vervolgens hebben startgesprekken plaatsgevonden met de vijf contactpersonen van de vijf gemeenten. Informatie uit deze gesprekken en terugkoppeling van de gemeenteraden heeft geleid tot aanpassing van de onderzoeksopzet. De aanpassing had met name betrekking op de keuze van de nader te onderzoeken casussen. In paragraaf 1.2 staat weergegeven voor welke casussen gekozen is. Vervolgens heeft de rekenkamercommissie besloten om te starten met Zeewolde (maart 2012). Medio juni 2012 is gestart met het onderzoek in Woudenberg en Bunnik en in september is gestart in Scherpenzeel. Tot slot zal het onderzoek in Leusden worden uitgevoerd. Onderzoek Voor dit onderzoek is gebruik gemaakt van de gangbare onderzoeksmethoden van deskresearch (documentenstudie) en interviews. Relevante gemeentelijke documenten (zie bijlage 1) zijn bestudeerd. Op basis van de onderzoeksvragen en de resultaten van de documentenstudie zijn de interviewvragen geformuleerd. Vervolgens zijn interviews gehouden met beleidsmedewerkers, een afdelingshoofd, de gemeentesecretaris, een portefeuillehouder en de directeur van het inkoopbureau IBMN. Een overzicht van de geïnterviewden is opgenomen in bijlage 2. Tevens heeft een groepsinterview plaatsgevonden met een afvaardiging van de gemeenteraad van Scherpenzeel. Op basis van de informatie verkregen uit de bestudeerde documenten en de gehouden interviews is een concept rapport met bevindingen opgesteld. Dit rapport is aan de geïnterviewden voorgelegd met de vraag of er onjuistheden zaten in de rapportage. De geïnterviewden hebben geen onjuistheden aangetroffen in de rapportage. Vervolgens zijn de conclusies en aanbevelingen geformuleerd. De conclusies en aanbevelingen zijn samen met de vastgestelde rapportage met bevindingen voorgelegd aan het college. De reactie van het college en het nawoord van de rekenkamercommissie hierop zijn integraal opgenomen in deze rapportage. 14

15 1.5. Normenkader Bij het tot stand komen van het normenkader heeft de rekenkamercommissie o.a. gebruik gemaakt van de recente studie van het kennisplatform Intergemeentelijke samenwerking 2. Het normenkader is vooraf voorgelegd aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten van dit onderzoek. Vraag-stelling 1.Gemeentelijk beleid 2. Specifiek beleid Norm a) De gemeente heeft een heldere visie ten aanzien van samenwerking en sturing op samenwerkingsverbanden. b) Kwaliteitseisen en bedrijfsvoeringeisen zijn beschreven. a) De deelname aan de regionale samenwerking is vastgelegd in specifiek beleid en de programmabegroting van de gemeente. b) Het specifieke beleid sluit aan bij het overkoepelende gemeentelijke beleid. c) Aan de keuze om deel te nemen aan de regionale samenwerking (met welke partners) ligt een transparante en consistente probleemanalyse ten grondslag. d) De doelstellingen van regionale samenwerkingen zijn SMART+C 3 geformuleerd. 3. Uitvoering a) Afspraken zijn vastgelegd in een overeenkomst, waarin ook de vorm duidelijk is vastgelegd. b) De verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden is schriftelijk vastgelegd en college en raad zijn bekend met deze verdeling. c) Voor de raad, het college en de ambtelijke organisatie is op eenduidige, begrijpelijke, transparante en consistente wijze inzichtelijk wat de consequenties zijn van deelname in termen van beleid, risico, tijd, capaciteit en middelen voor de gemeente. 4. Resultaat en verantwoording 5.Sturing a) Er worden SMART+C geformuleerde normen gehanteerd die bovendien gerelateerd zijn aan de doelstelling van de regionale samenwerking om de voortgang van de regionale samenwerking te monitoren. b) Voor de raad is inzichtelijk wat de resultaten, kosten en effecten van de regionale samenwerking zijn in relatie tot de doelstellingen. c) De raad beschikt over kwalitatieve en tijdige sturingsinformatie. d) De afspraken met betrekking tot het moment, het onderwerp en de vorm van informatievoorziening zijn schriftelijk vastgelegd en worden nageleefd. ( Planning & control-cyclus) e) Er vindt periodiek een evaluatie plaats naar de resultaten en effecten van de regionale samenwerking (door de deelnemende gemeenten). a) De raad is betrokken bij de beleidsvorming. 2 Kennisplatform Intergemeentelijke Samenwerking- Samenwerking in beweging september SMART+C staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden en Consistent. 15

16 b) De raad heeft een volledig en eenduidig beeld over zijn mogelijkheden om de resultaten van de regionale samenwerking te beïnvloeden. c) De gemeente beschikt over een instrumentarium om aan te sturen. d) De raad maakt een transparante en onderbouwde afweging wanneer hij welke instrumenten inzet. 1.6 Leeswijzer Hoofdstuk 2 geeft het algemene beleid van de gemeente Scherpenzeel ten aanzien van samenwerkingsverbanden. In hoofdstuk 3 worden de onderzoeksvragen met betrekking tot de casus inkoop beantwoord. In hoofdstuk 4 komt de VGGM aan bod en in hoofdstuk 5 de Permar. In de paragrafen van deze hoofdstukken komen de deelvragen aan de orde. Ieder hoofdstuk sluit af met een samenvatting van de bevindingen in een kleurentabel. Aan de hand van de kleuren rood (niet goed), oranje (deels goed) en groen (goed) wordt een oordeel gegeven. Dit oordeel is tot stand gekomen door toetsing van het normenkader uit de vorige paragraaf (1. 5). In hoofdstuk 6 staan de conclusies en aanbevelingen naar aanleiding van de bevindingen. Vervolgens is de bestuurlijke reactie van het college van de gemeente Scherpenzeel integraal opgenomen. Het rapport besluit met het nawoord van de rekenkamercommissie. 16

17 Hoofdstuk 2 Gemeentelijk beleid ten aanzien van regionale samenwerkingen 2.1 Algemeen beleid en visie Gemeentelijk beleid: onderzoeksvraag 1a a) Welke beleidsvisie heeft de gemeente ten aanzien van samenwerken? Visie op samenwerking De gemeente Scherpenzeel is een relatief kleine gemeente met inwoners 4. De gemeente Scherpenzeel werkt op diverse terreinen samen met andere gemeenten uit de regio. Een algemeen beleidskader waarin de visie op de regionale samenwerking wordt verwoord, ontbreekt nog, maar is in ontwikkeling. Het ontbreken van een dergelijk beleidskader wordt volgens respondenten verklaard doordat de gemeente Scherpenzeel jaren bezig is geweest met gemeentelijke herindelingsplannen en de mogelijke samenvoeging met Woudenberg en Renswoude tot de fusiegemeente RSW. Hierdoor heeft de beleidsontwikkeling op het terrein van regionale samenwerking stil gelegen. Uiteindelijk werd medio 2011 duidelijk dat de samenvoeging niet door ging en dat de gemeente Scherpenzeel een zelfstandige gemeente zou blijven 5. De visie die Scherpenzeel aan het ontwikkelen is, gaat er vanuit dat Scherpenzeel bestaande samenwerkingen wil voortzetten en zich voor toekomstige samenwerkingen op de regio Food Valley wil richten, zowel op de regio als geheel als op afzonderlijke gemeenten uit de regio. In de programmabegroting wordt aangegeven dat in de huidige collegeperiode geen initiatieven worden ontplooid op het gebied van ambtelijke dan wel bestuurlijke samenvoeging, maar dat het voor Scherpenzeel wel noodzakelijk zal zijn om samen te werken om het takenpakket op voldoende kwaliteitsniveau uit te kunnen voeren tegen een reëel kostenniveau. De nieuw te ontwikkelen visie zal naar verwachting in 2013 door het college worden vastgesteld. De Regio Food Valley is een samenwerking tussen de gemeenten Barneveld, Ede, Nijkerk, Renswoude, Rhenen, Scherpenzeel, Veenendaal en Wageningen. De samenwerking heeft de ambitie om de regio, die de thuisbasis is voor kennisinstellingen en bedrijven op het gebied van voeding, te ontwikkelen tot een topregio voor innovaties op het gebied van gezonde en duurzame voeding 7 8. Daarnaast wil de samenwerking de regio ontwikkelen tot een uitstekende woon-, werk- en leefomgeving voor alle inwoners. De gemeenteraad van Scherpenzeel heeft op 16 december 2010 ingestemd met het aangaan van de samenwerking Regio Food Valley 9. 4 Website gemeente Scherpenzeel, per 1 jan Brief regering; Intrekking van de wetsvoorstellen tot gemeentelijke herindeling van Bergen, Gennep en Mook en Middelaar (32240) en van Renswoude, Scherpenzeel en Woudenberg (32241) - Samenvoeging van de gemeenten Bergen, Gennep en Mook en Middelaar. KST , 15 juli Gemeente Scherpenzeel, Programmabegroting , pag Regio food Valley, Vorming Regio Food Valley, 29 okt Gemeente Scherpenzeel, Raadsbesluit Kaders, inhoud en vormgeving samenwerking Food Valley, 17 dec Gemeente Scherpenzeel, Raadsbesluit Aangaan samenwerking Regio Food Valley, 16 dec

18 Binnen Food Valley worden allerlei samenwerkingsinitiatieven ontwikkeld. Respondenten geven aan dat er binnen Food Valley een sociaal domein agenda bestaat. Dat betekent dat op ambtelijk niveau gezamenlijk sociaal beleid ontwikkeld wordt. Overigens wordt door respondenten aangegeven dat dit wel een lastig proces is, vanwege de grote verschillen tussen de gemeenten qua grootte en qua sociale problematiek die in de deelnemende gemeenten speelt. Ook wordt er binnen Food Valley een gezamenlijk inkoopbeleid ontwikkeld. Hoewel Scherpenzeel op dit moment nog samenwerkt met IBMN (Inkoop Bureau Midden Nederland, zie hoofdstuk 3), is Scherpenzeel wel betrokken bij deze ontwikkeling en zal op termijn gekeken worden of er m.b.t. de inkoop aangesloten wordt bij de Food Valley of dat de samenwerking met IBMN voortgezet wordt. Verder heeft de gemeente Scherpenzeel ervoor gekozen om de taken, die als gevolg van de decentralisatie Jeugdzorg naar de gemeente toekomen, samen met de regio Food Valley op te pakken. In het nieuwe regeerakkoord, dat in het najaar van 2012 is gepresenteerd, staat dat de overheid meer taken van het Rijk naar gemeenten wil overbrengen. Gemeenten kunnen volgens het regeerakkoord meer maatwerk leveren en de betrokkenheid van burgers vergroten. Daarnaast staat in het regeerakkoord dat gestreefd wordt naar gemeenten met een omvang van tenminste inwoners. Deze plannen zullen gevolgen hebben voor bestaande samenwerkingen en mogelijk nieuwe creëren. Op welke termijn dit consequenties zal hebben voor kleine gemeenten als Scherpenzeel is op dit moment nog niet duidelijk. Samenwerkingspartners Uit de interviews is naar voren gekomen dat de gemeente Scherpenzeel zich tot twee jaar geleden vooral op Woudenberg en Renswoude richtte. Daarnaast richtte Scherpenzeel zich in het verleden op Leusden en Amersfoort, omdat dit naburige gemeenten zijn. Momenteel worden de samenwerkingspartners, zoals al eerder gezegd, vooral in de regio Food Valley gezocht. Bij de keuze voor samenwerkingspartners is volgens respondenten het vertrouwen tussen de samenwerkingspartners een belangrijk punt. Zonder vertrouwen is er geen goede samenwerking mogelijk. Tussen de gemeente Scherpenzeel en de gemeente Barneveld en de gemeente Woudenberg is deze vertrouwensband aanwezig en daarom wordt bij voorkeur samengewerkt met deze gemeenten. Bovendien, zo geven respondenten aan, sluiten de visies van Barneveld, Woudenberg en Scherpenzeel op diverse beleidsterreinen goed aan. Soorten samenwerkingen en financiën In de jaarlijkse programmabegrotingen en programmarekeningen 10 geeft de gemeente Scherpenzeel in de paragraaf verbonden parijen een opsomming van de verbonden partijen, zoals de BBV 11 dat voorschrijft. De gemeente Scherpenzeel neemt deel in zeven gemeenschappelijke regelingen en stichtingen, waarin de gemeente zowel een financieel belang als een bestuurlijk belang heeft. De totale financiële bijdrage hiervoor bedroeg in 2011 ruim De bijdragen variëren van ruim tot ruim Gemeente Scherpenzeel, programmabegroting 2008 t/m 2011, programmarekening 2008 t/m BBV:Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten. 12 Gemeente Scherpenzeel, programmarekening

19 Daarnaast heeft de gemeente Scherpenzeel nog financiële belangen in drie private ondernemingen in de vorm van aandelen. In bijlage 3 wordt een overzicht gegeven van de verbonden partijen in Scherpenzeel. Meerwaarde en risico s De meerwaarde van samenwerken voor de gemeente Scherpenzeel is onder andere dat het een financieel voordeel kan opleveren. Voor 2013 is in de programmabegroting een inkooptaakstelling opgenomen van oplopend naar in Deze taakstelling is nog niet uitgewerkt, het MT zal daar invulling aangeven. Overige voordelen van samenwerken, die door respondenten worden genoemd, zijn het delen van kennis en het waarborgen van de kwaliteit van geleverde diensten. Risico s van samenwerkingen komen aan de orde in de jaarlijkse programmabegrotingen en programmarekeningen van de gemeente Scherpenzeel. Hierin worden de risico s, die de gemeente loopt bij verbonden partijen gekwantificeerd en kort toegelicht (zie verder bij cases in hoofdstukken 4.3 en 5.3). De accountant concludeert in haar accountantsrapport over 2011 dat de financiële situatie van verbonden partijen slechts beperkt belicht wordt in de programmarekening. De accountant stelt ook vast dat er nog geen beleid is op welke wijze er binnen de gemeente toezicht gehouden moet worden op de verbonden partijen. De beheersing van de verschillende verbonden partijen is belegd bij verschillende ambtenaren, zo stelt de accountant. De accountant is van mening dat een verdere aanscherping van de monitoring op verbonden partijen op basis van risico inschatting gewenst is 14. Respondenten geven daarnaast aan dat de gemeente Scherpenzeel weinig zicht heeft op de risico s binnen de samenwerkingsverbanden. 2.2 Criteria voor samenwerken Gemeentelijk beleid: onderzoeksvraag 1b a) In hoeverre heeft de gemeente criteria opgesteld voor samenwerken? De gemeente Scherpenzeel heeft nog geen visiedocument waarin randvoorwaarden zijn vastgelegd ten aanzien van regionale samenwerkingsverbanden. Wel heeft de gemeente Scherpenzeel in de programmabegroting 2013 de volgende bestuurlijke randvoorwaarden weergegeven voor samenwerking: Het sturing geven en invloed uitoefenen op het beleid moet gewaarborgd blijven; Een volledig dienstenpakket voor inwoners moet worden aangeboden; Samenwerken moet in termen van kwetsbaarheid, kwaliteit en kosten kwantificeerbare voordelen hebben. 13 Gemeente Scherpenzeel, programmabegroting , pag Ernst & Young, Accountantsverslag jaarrekening 2011, gemeente Scherpenzeel 19

20 Deze randvoorwaarden zullen opgenomen worden in de nieuw te ontwikkelen visie. Daarnaast geven respondenten aan dat duidelijke afspraken en kaders vooraf heel belangrijk zijn voor het slagen van een samenwerking. Nadere kwaliteitseisen en bedrijfsvoeringsafspraken voor samenwerkingsverbanden zijn nog niet beschreven. Dergelijke afspraken kunnen o.a. gaan over informatievoorziening, vertegenwoordiging in bestuur, uittreding en afstemming planning en control-cyclus 15. Bij gemeenschappelijke regelingen liggen deze afspraken vast in gemeenschappelijke regelingen (zie hoofdstuk 4 en 5). 2.3 Sturing door raad en college In deze paragraaf wordt ingegaan op wat in het algemeen geldt in Scherpenzeel voor regionale samenwerkingen ten aanzien van sturing door raad en college. In de hoofdstukken 3 t/m 5 (par. 3.5, 4.5, 5.5) zal specifiek ingegaan worden op de sturing van raad en college bij de betreffende cases. Sturing door raad en colllege: Onderzoeksvragen 5a t/m b a) Welke mogelijkheden hebben college en raad om sturing te geven aan de regionale samenwerking? b) In hoeverre maakt de raad gebruik van de mogelijkheden om te sturen op de gewenste resultaten en effecten van de regionale samenwerking? Betrokkenheid en Sturingsmogelijkheden Algemene sturing op samenwerkingen De raad stelt jaarlijks de gemeentelijke programmabegroting en programmarekening vast. In beide documenten staat een overzicht van de samenwerkingen in de paragraaf verbonden partijen. De doelstellingen en de jaarlijkse bijdrage aan een verbonden partij worden weergegeven. Ontwikkelingen en wijzigingen worden hier ook weergegeven. Eventuele financiële risico s worden toegelicht in de paragraaf Weerstandsvermogen van de betreffende documenten. Volgens raadsleden kunnen zij op basis van deze informatie niet sturen op samenwerkingen. Wel kunnen ze nagaan of het budget besteed is, maar niet of het voor de juiste zaken is ingezet en of het de beoogde effecten heeft gehad. Sturing op individuele samenwerkingen Door middel van begrotingen, soms tussentijdse rapportages en jaarrekeningen van het samenwerkingsverband verkrijgt de gemeente inzicht in de resultaten van de samenwerking en kunnen raad en college sturen. In het voorjaar voorafgaand aan het begrotingsjaar wordt een begroting van een samenwerkingsverband toegestuurd naar de gemeente. Deze wordt vervolgens door een beleidsmedewerker en een financieel medewerker beoordeeld en van een advies voorzien dat afgestemd wordt met de portefeuillehouder. De portefeuillehouder legt de begroting met het advies 15 Samenwerking in beweging, p

21 voor aan het college en vervolgens gaat de begroting met advies naar de raad. De raad ontvangt de stukken ter kennisname, omdat de stukken volgens respondenten niet tijdig door de raad kunnen worden vastgesteld. Bovendien is het volgens respondenten een probleem dat de planning- en controlcyclus van de gemeente niet aansluit bij die van de samenwerkingen. De behandeling van de jaarrekening van de samenwerkingsverbanden geschiedt op dezelfde wijze als de begroting. Wat de sturing bij de beleidsvorming betreft geven respondenten aan dat deelnemende gemeenten te afwachtend zijn en het initiatief te veel bij het samenwerkingsverband laten. Gemeenten zouden meer moeten nadenken over wat ze willen. Verder merken de respondenten op dat de raad zich meer zou moeten bezig houden met de hoofdlijnen van de kaderstelling en met samenwerkingen die essentieel zijn. Volgens respondenten is de raad niet voldoende betrokken bij deze kaderstelling en heeft te weinig ideeën. Als voorbeeld werd in een interview genoemd dat de raad van Scherpenzeel slecht vertegenwoordigd was bij een onlangs georganiseerde raadsbijeenkomst over de transitie jeugdzorg. Het sturen van de gemeente Scherpenzeel op individuele samenwerkingsverbanden geschiedt ook door beïnvloeding in het bestuur van het betreffende samenwerkingsverband. De gemeente Scherpenzeel wordt in de besturen van de tien verbonden partijen, die vermeld worden in de programmabegroting, vertegenwoordigd door de burgemeester en/of de portefeuillehouder. Er hebben geen raadsleden zitting in de betreffende besturen. Raadsleden melden in het interview dat zij weinig zicht hebben op samenwerkingen, en pas geïnformeerd worden als het niet goed gaat bij een samenwerking. In het algemeen gaan de raadsleden ervan uit dat het goed gaat met een samenwerking als zij geen informatie ontvangen. 2.4 Samenvatting bevindingen 1.Gemeentelijk beleid Onderzoeksvragen Norm score Algemeen a. Welke beleidsvisie heeft de gemeente ten aanzien van samenwerken? b. In hoeverre heeft de gemeente criteria opgesteld voor samenwerken? De gemeente heeft een heldere visie ten aanzien van samenwerking en sturing op samenwerkingsverbanden. Kwaliteitseisen en bedrijfsvoeringeisen worden beschreven. +/- - Gemeente Scherpenzeel is bezig met het ontwikkelen van een visie op samenwerking. Specifieke kwaliteitseisen en bedrijfsvoeringseisen zijn (nog) niet beschreven. 5.Sturing a. Welke mogelijkheden hebben college en raad om sturing te geven aan regionale samenwerking? b. In hoeverre maakt de raad gebruik van de mogelijkheden om te De raad is betrokken bij de beleidsvorming. De raad heeft een volledig en eenduidig beeld over zijn mogelijkheden om de resultaten van de regionale samenwerking te beïnvloeden. 21 +/- - +/- De raad is in beperkte mate betrokken bij de visie op samenwerking, namelijk via de programmabegrotingen van de gemeente. Via de paragraaf verbonden partijen in de gemeentelijke programmabegroting en jaarrekening

22 sturen op de gewenste resultaten en effecten van regionale samenwerking? De gemeente beschikt over een instrumentarium om aan te sturen. De raad maakt een transparante en onderbouwde afweging wanneer hij welke instrumenten inzet. - en via de begrotingen en jaarrekeningen van individuele samenwerkingen wordt de raad geïnformeerd. Van sturing d.m.v. deze documenten is weinig sprake. Sturing geschiedt met name door beïnvloeding in het bestuur van de samenwerking. Raad heeft rol bij kaderstelling en controle. Raad is afwachtend, een onderbouwde afweging over inzet van instrumenten is niet gebleken. 22

23 Hoofdstuk 3 Inkoop Bureau Midden Nederland 3.1 Algemeen Specifiek beleid Inkoop Bureau Midden Nederland: onderzoeksvragen 2a t/m d a) Wat is de aanleiding geweest om samen te werken? b) Waarom is voor deze vorm van samenwerking gekozen? c) Hoe is de keuze voor samenwerkingspartners tot stand gekomen? d) Wat zijn de doelstellingen van regionale samenwerkingen? Aanleiding en vorm Het inkoopbureau Midden Nederland is voortgekomen uit de gemeenschappelijke regeling Samenwerking Utrecht West (SUW). Binnen deze gemeenschappelijke regeling hebben destijds de gemeenten Breukelen, De Ronde Venen, Montfoort en Loenen het initiatief genomen tot de oprichting van een gezamenlijk inkoopbureau. De gemeente Maarssen heeft zich in 2006 aangesloten en op 1 september 2008 is het inkoopbureau officieel van start gegaan. Eind 2008 is een kadernota Inkoop en aanbesteden opgesteld 16. In deze nota staat dat de gemeente Scherpenzeel op het gebied van inkoop samenwerking wil zoeken met andere gemeenten en wil kiezen voor deelname in een samenwerkingsverband. Begin 2009 is er ambtelijk contact geweest tussen de gemeente Scherpenzeel en het IBMN en vervolgens is er een bedrijfsplan voor de gemeente Scherpenzeel opgesteld door het IBMN 17. In dit bedrijfsplan wordt toegelicht dat door samenwerking de inkoopfunctie geprofessionaliseerd kan worden, dat er schaalvoordelen en daardoor financiële voordelen gehaald kunnen worden door verlaging van de inkoopkosten. Alternatieven zijn volgens respondenten destijds niet onderzocht. In april 2009 besluit het college vervolgens om zich aan te sluiten bij het Inkoopbureau en stelt de raad hiervan in kennis 18. In juli 2009 sluit de gemeente Scherpenzeel zich formeel aan 19, evenals de gemeenten Leusden, Vianen en Woudenberg. In 2010 is de gemeente IJsselstein aangesloten. IBMN is een stichting en heeft geen winstoogmerk en is vrijgesteld van het betalen van vennootschapsbelasting 20. Er is gekozen voor een stichting omdat daarmee de onafhankelijkheid (van het samenwerkingsverband), de gelijkwaardigheid in de samenwerking en de zelfstandige positie van de bestuursleden gerealiseerd zijn 21. Het bestuur wordt gevormd door de gemeentesecretarissen die direct 16 Gemeente Scherpenzeel, Kadernota inkoop en aanbesteden, 17 nov IBMN, bedrijfsplan inkoopsamenwerking gemeente Scherpenzeel, 30 jan Memo toetreding Inkoopbureau Midden Nederland, 21 april Samenwerkingsovereenkomst IBMN/ gemeente Scherpenzeel, 6 juli Bron: website geraadpleegd 20 sep IBMN, bedrijfsplan inkoopsamenwerking gemeente Scherpenzeel, 30 jan 2009, pag 12 23

24 verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de inkoop. Hierdoor is de sturing gewaarborgd en niet afhankelijk van één gemeente. In het bestuur zitten geen politieke vertegenwoordigers. Inkoopprojecten, die recent in samenwerking met het IBMN zijn uitgevoerd, zijn wmo-hulpmiddelen, de WOZ-taxatie, kantoorartikelen en mobiele telefonie. Samenwerkingspartners Binnen het inkoopbureau wordt samengewerkt met de gemeenten De Ronde Venen, IJsselstein, Leusden, Stichtse Vecht, Montfoort, Vianen en Woudenberg. In de kadernota Inkoop en aanbesteden (17 november 2008) staat dat de gemeente Scherpenzeel op het gebied van inkoop samenwerking wil zoeken met andere gemeenten en dat de voorkeur uitgaat naar samenwerking met de gemeenten Renswoude en Woudenberg. Woudenberg overweegt op dat moment om zich aan te sluiten bij IBMN, maar Renswoude niet. Respondenten geven aan dat de keuze om aan te sluiten bij het IBMN niet gemaakt is vanwege de samenwerkingspartners, maar vooral om de inkoop professioneler uit te voeren. Doelstellingen Het doel van de gemeente Scherpenzeel van de samenwerking binnen het inkoopbureau is met name het professionaliseren van de inkoopfunctie 22. In het collegebesluit van april 2009, waarin tot de samenwerking wordt besloten, wordt het doel uitgesplitst in een kwalitatief doel, een procesmatig doel en een financieel doel. Deze doelen zijn in algemene termen beschreven zoals hieronder weergegeven. De doelstellingen zijn niet meetbaar en tijdsgebonden geformuleerd. Ook is niet gespecificeerd wanneer de gemeente tevreden is. Doelen samenwerking IBMN, zoals omschreven in het collegebesluit (april 2009) Kwalitatief doel Procesmatig doel Financieel doel Korte en beheerste levertijden; doorbreken machtposities van ondernemingen; verbeterde (functionele) specificaties; inkoopvoorwaarden, beperking risico. Beheersing en transparante processen; betrouwbaarheid begrotingen/budgetten; inkopen/aanbesteden conform EG- en nationale regelgeving; rechtmatigheidstoets accountancy controle. Betere prijzen/lagere kosten en betere condities; Lagere inkoopkosten; kostenverlaging door vermijden of verminderen onnodige inkopen; besparingen door het in- of outsourcen van activiteiten. 22 Gemeente Scherpenzeel, Collegebesluit 21 apr 2009, Samenwerking inkoopbureau Midden Nederland 24

25 Bij het aangaan van de samenwerking zie collegebesluit 21 april 2009) wordt verwacht dat er kosten bespaard kunnen worden. Volgens de gemeentelijke respondenten is dit echter moeilijk in te schatten, maar verondersteld wordt dat de jaarkosten (van ) van het IBMN gedekt kunnen worden. Per inkoopproject wordt vooraf een inkoopstrategie opgesteld door het IBMN, die wordt vastgesteld door het college van B&W. Hierin staat o.a. aangegeven wat de doelstelling is van een project. De doelstelling van de inkoopprojecten is om zo goedkoop mogelijk aan te besteden, waarbij de kwaliteit gewaarborgd is. Hierbij zijn de bestaande kosten van het betreffende product of dienst uitgangspunt. 23 In paragraaf 3.4. wordt een concrete uitwerking gegeven van de financiële doelstellingen van 3 inkoopprojecten en de resultaten. 3.2 Uitvoering van het Inkoopbureau binnen de gemeente Scherpenzeel Uitvoering Inkoop Bureau Midden Nederland: Onderzoeksvraag 3a a) Hoe zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de gemeentelijke organisatie verdeeld, met name ten aanzien van informatievoorziening, kaderstelling en besluitvorming? Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden In het door de raad vastgestelde inkoopbeleid van de gemeente Scherpenzeel 24 staat dat de gemeenteraad een kaderstellende taak heeft bij de inkoop en aanbesteding en dat deze taak tot uitdrukking komt bij het vaststellen van de uitgangspunten voor het inkoop en aanbestedingenbeleid. Het college is belast met de uitvoering en is verantwoordelijk voor de organisatorische kant van het inkoop- en aanbestedingenbeleid en legt de interne regels voor inkoop en aanbesteding vast. In de samenwerkingsovereenkomst 25 staan de verplichtingen (taken en verantwoordelijkheden) van de gemeente en het IBMN opgesomd. Hierin staat ook dat de uitvoering plaats vindt op basis van een inkoopplan. Dit plan wordt jaarlijks opgesteld door het IBMN in overleg en afstemming met de gemeentesecretarissen en de budgethouders van de deelnemende gemeenten. Het college van B&W wordt geïnformeerd over het plan, maar neemt hierover geen besluit. Vervolgens wordt het inkooptraject uitgevoerd door medewerkers van het IBMN in samenwerking met gemeentelijke ambtenaren. Het college van B&W besluit over de inkoopstrategie per project en de formele gunning. In onderstaande tabel staat per stap weergegeven hoe een inkoopproject wordt uitgevoerd en op welke wijze het college van B&W betrokken is. 23 Gemeente Scherpenzeel, B&W voorstel Inkoopstrategie en aanbesteding Reinigen en inspecteren riolering via IBMN, 12 april Gemeente Scherpenzeel, kadernota Inkoop en aanbesteden, 2 april Samenwerkingsovereenkomst IBMN/ gemeente Scherpenzeel, 6 juli

26 Actie Toelichting Uitvoering door wie? Betrokkenheid college 1 Voorstel voor inkoopprojecten 2 Keuze inkoopprojecten Gekozen inkoopprojecten worden doorgegeven aan IBMN Budgethouders gemeente Scherpenzeel. MT Scherpenzeel 3 Opstellen inkoopplan IBMN in overleg met gemeentesecretarissen van deelnemende gemeenten. College B&W wordt geïnformeerd, maar neemt geen besluit hierover. 4 Per inkoopproject wordt een inkoopstrategie en een aanbestedingsdocument opgesteld. De inkoopstrategie bevat een omschrijving van de huidige situatie, een algemene doelstelling, de inkoopprocedure en een planning. IBMN-inkoopteam Vaststelling door college van B&W Het aanbestedingsdocument bevat o.a. een programma van eisen, selectiecriteria en een aanbestedingsprocedure. 5 Aanbestedingsprocedure Selectie- en gunningsteam bestaande uit professionals van IBMN en ambtenaren en overige deskundigen die geconsulteerd worden. 6 Gunningsadvies met aanbesteding van gekozen aanbieder Selectie- en gunningsteam. Gunningsadvies wordt opgesteld doro IBMN. Goedkeuring door college B&W. 7 Formele gunning Ondertekening contract College B&W ondertekent. Elke deelnemende gemeente heeft met het IBMN een contract afgesloten waarin staat hoeveel dagen gemiddeld per week de inkoopsadviseur van het IBMN voor de betreffende gemeente werkt. De inkoopadviseurs dienen op deze dagen de inkooptrajecten uit te voeren, zorg te dragen voor de voortgang, de kwaliteit te bewaken en het inkoop en aanbestedingsbeleid vorm te geven. 26 Voor de gemeente Scherpenzeel voert het IBMN gemiddeld 2 dagen per week werkzaamheden uit. Het 26 Bron: website geraadpleegd op 20 september

27 inkoopbureau heeft een directeur, 7 inkoopadviseurs en 1 ondersteunend personeelslid. Er wordt gewerkt met sourcing-teams die de specifieke inkoopprojecten uitvoeren. Binnen de gemeente Scherpenzeel is het afdelingshoofd Facilitaire Zaken verantwoordelijk voor de inkoop. Hij is met name procesmatig betrokken en houdt zich bezig met de planning. De betreffende budgethouders zijn inhoudelijk betrokken en kunnen deelnemen aan het inkoopteam en/of selectie- en gunningsteam van het IBMN. De gemeentesecretaris vertegenwoordigt de gemeente Scherpenzeel in het bestuur van het IBMN. De gemeentesecretaris consulteert het afdelingshoofd Facilitaire Zaken voorafgaand aan een bestuursvergadering. 3.3 Resultaten en verantwoording Inkoop Bureau Midden Nederland Resultaten en verantwoording Inkoop Bureau Midden Nederland: onderzoeksvragen 4a t/m d a) In welke mate beantwoorden de resultaten en effecten aan de vooraf gestelde doelstellingen? b) Wat zijn de consequenties van de deelname in termen van beleid, risico, tijd, capaciteit en middelen voor de gemeente? c) Heeft de samenwerking toegevoegde waarde voor de deelnemende gemeente? d) Hoe, waarover en wanneer wordt de raad geïnformeerd over de resultaten en effecten (ook naast de vaste momenten van begroting en verantwoording). Resultaten De realisatie van de algemene financiële doelstelling (lagere kosten) voor inkoop is af te leiden uit de halfjaarlijkse rapportages van het IBMN en de jaarverslagen van het IBMN. Sinds 2011 rapporteert het IBMN halfjaarlijks aan de gemeente Scherpenzeel. Hierin staat het aantal afgeronde projecten, het aantal bestede dagen, de voortgang van de uitvoering en de berekende inkoopresultaten van de uitgevoerde projecten. De verantwoording sluit aan op het inkoopplan. In 2011 zijn elf inkooptrajecten afgerond. In tabel 3.1 is het resultaat van vier van deze trajecten te zien, evenals het totaalresultaat van de elf projecten IBMN, Evaluatie gemeente Scherpenzeel, 1 e halfjaar 2011 en 2 e halfjaar