Marktconsultatiedocument aanbesteding gerechtsdeurwaardersdiensten Clustering Rijksincasso. 19 april 2016

Transcriptie

1 Marktconsultatiedocument aanbesteding gerechtsdeurwaardersdiensten Clustering Rijksincasso 19 april 2016

2 Hoofdstuk 1 Inleiding Hoofdstuk 2 Proces en aanpak Hoofdstuk 3 Vragen Bijlagen

3 Hoofdstuk 1 Inleiding

4 Aanleiding en doelgroep marktconsultatie Clustering Rijksincasso Veel overheidsinstellingen hebben te maken met inning van vorderingen op burgers, bedrijven en instellingen. Het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) voert op dit moment al voor meerdere overheidsinstellingen het innings- en incassoproces uit. In het Uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst is het CJIB gevraagd om uit te werken op welke wijze Rijksbrede clustering van het inningen incassoproces vorm kan krijgen. Programma Clustering Rijksincasso bij het CJIB, een terugblik Op 20 maart 2014 hebben het Centraal Administratiekantoor (CAK), Zorginstituut Nederland (ZIN), Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl), Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) en het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) een convenant Rijksincasso getekend waarin (onder andere) is afgesproken dat het CJIB de incassowerkzaamheden laat uitvoeren door de door haar geselecteerde gerechtsdeurwaarders. Uitvoering programma De uitvoering van het deurwaarderstraject verloopt volgens een aantal gestandaardiseerde en geüniformeerde processtappen. Aan de vorderingen die de opdrachtgevers aan het CJIB overdragen, ligt altijd een executoriale titel ten grondslag. Deze executoriale titel wordt door de opdrachtgevers van het CJIB zelf verkregen of uitgevaardigd en vervolgens aangeleverd in de vorm van een vonnis of een dwangbevel. Het CJIB gaat de deurwaarderszaken van de vijf betrokken uitvoeringsorganisaties op een persoonsgerichte wijze uitvoeren. Bij deze persoonsgerichte incasso kan bijvoorbeeld worden gedacht aan: Bundelen van alle openstaande incasso s per debiteur door het CJIB, zowel ten behoeve van de aanschrijving als het vervolgproces; Alle openstaande incasso s per debiteur (geclusterd) aanbieden door het CJIB aan één deurwaarderskantoor, waardoor per debiteur één deurwaarder wordt ingezet. Nieuwe zaken op die debiteur worden door het CJIB aan hetzelfde deurwaarder gestuurd, waardoor deze toegevoegd worden aan het dossier van die debiteur. Om uitvoering te geven aan voorgaande is in 2014 een aanbesteding gerechtsdeurwaardersdiensten gestart door het CJIB en het Inkoop en Uitvoeringscentrum Noord (IUC-Noord). Deze aanbesteding is ingetrokken. Ook de tweede aanbesteding in 2015 is op grond van een uitspraak van de voorzieningenrechter stopgezet. Het CJIB en IUC-Noord zijn gestart met het voorbereiden van een mogelijke nieuwe aanbesteding die in 2016 kan plaatsvinden. Deze marktconsultatie vormt onderdeel van de voorbereidingen. Doelgroep marktconsultatie De doelgroep voor deze marktconsultatie zijn Nederlandse gerechtsdeurwaarderskantoren (CPV code: ).

5 Doelen en leeswijzer Doel mogelijke nieuwe aanbesteding Het doel van de mogelijke nieuwe aanbesteding is om met de uitkomsten hiervan een concrete bijdrage te leveren aan: Persoonsgericht en sociaal-maatschappelijk verantwoord incasseren met als subdoelstellingen: Schulden niet onnodig opdrijven bij debiteuren die niet kunnen betalen; Effectief incasseren bij debiteuren die wel kunnen betalen, maar dat (mogelijk) niet willen. Efficiënt incasseren door de vorderingen van de vijf betrokken uitvoeringsorganisaties te clusteren en in samenhang te behandelen. Doel marktconsultatie Het doel van de marktconsultatie is om voorafgaand aan de mogelijke nieuwe aanbesteding, vrijblijvend en zonder verplichtingen, informatie uit te wisselen met gerechtsdeurwaarders ten aanzien van de mogelijke aanbesteding. Deze informatie wordt gebruikt om de strategie inclusief bijbehorende eisen en wensen voor deze opdracht te kunnen bepalen. Daarbij wordt gezocht naar een goede balans tussen de belangen van de gerechtsdeurwaarders enerzijds en de belangen van het CJIB en haar opdrachtgevers anderzijds. markt worden voorgelegd. Het categoriemanagement heeft een Rijksbrede scope, in die zin dat de behoefte van de Rijksoverheidsorganisaties in kaart wordt gebracht en wordt afgezet tegen de mogelijkheden die de gerechtsdeurwaardersmarkt biedt. Aangezien de informatiebehoefte deels overlapt, is in goed overleg besloten om de marktconsultatie voor de mogelijke nieuwe aanbesteding eerst uit te voeren. De opgehaalde informatie zal gedeeld worden met de categoriemanager, waarna de categoriemanager vaststelt hoe zijn marktconsultatie vorm gaat krijgen. Hiermee wordt voorkomen dat de gerechtsdeurwaarders worden overvraagd en dubbel werk moeten uitvoeren. Leeswijzer Hoe de marktconsultatie wordt georganiseerd wordt in het vervolg van dit document nader toegelicht: In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op het proces van de marktconsultatie; In hoofdstuk 3 zijn de vragen opgenomen voor marktpartijen. Het CJIB en IUC-Noord stellen het zeer op prijs als marktpartijen een bijdrage willen leveren aan deze marktconsultatie. Hiermee leveren zij belangrijke informatie die het CJIB en IUC-Noord kunnen gebruiken bij het vormgeven van een mogelijke nieuwe aanbesteding. Marktconsultatie categoriemanagement In het kader van het categoriemanagement gerechtsdeurwaarders is binnen de Rijksoverheid een separaat traject gaande, waarin deels dezelfde thema s aan de

6 Hoofdstuk 2 Proces en aanpak

7 Proces en methode Om het doel van de marktconsultatie (zie pagina 5) te bereiken, wordt de volgende werkwijze gehanteerd. Korte schriftelijke reacties Aan geïnteresseerde gerechtsdeurwaarders wordt gevraagd om kort schriftelijk antwoord te geven op de vragen van het CJIB en IUC-Noord (zie hoofdstuk 3). Uw antwoorden kunt u uitsluitend digitaal via Negometrix indienen. Het staat u vrij om alleen vragen te beantwoorden die u zelf relevant acht. Mondelinge reacties (optioneel) Het CJIB en IUC-Noord behouden zich het recht voor - als zij daar aanleiding toe zien - om nader in gesprek te gaan met één of enkele marktpartijen naar aanleiding van en ter verduidelijking van de gegeven schriftelijke antwoorden. In principe zullen eventuele gesprekken tussen het CJIB, IUC-Noord en gerechtsdeurwaarderskantoren telefonisch plaatsvinden. Informatiebijeenkomst (optioneel) Op 10 of 13 juni 2016 overwegen het CJIB en IUC-Noord een informatiebijeenkomst te organiseren voor geïnteresseerde gerechtsdeurwaarders. Tijdens deze bijeenkomst kunnen de insteek en doelen van de mogelijke nieuwe aanbesteding worden toegelicht (dit wordt ook toegelicht in de aanbestedingsdocumenten). Als de informatiebijeenkomst doorgaat, worden onderwerpen die worden toegelicht tijdens de eventuele bijeenkomst gepubliceerd in een openbaar verslag van de bijeenkomst. Als onderdeel van de vragen (zie hoofdstuk 3) peilen we of er voldoende interesse is voor een dergelijke informatieve bijeenkomst. Rapportage uitkomsten marktconsultatie Onderwerpen die voorgelegd zijn gedurende de marktconsultatie worden gepubliceerd in een afrondende openbare rapportage. In de bedoelde rapportage worden de volgende zaken opgenomen: Een samenvatting op hoofdlijnen van de verkregen inzichten en van de algemene reacties op de diverse onderwerpen van de marktconsultatie (bedrijfsvertrouwelijke informatie wordt niet in de rapportage opgenomen); Eventuele aanvullende informatie die door het CJIB en IUC-Noord tijdens een toelichtend gesprek met een gerechtsdeurwaarder is verkregen; Een verslag van de eventuele informatiebijeenkomst. Vertrouwelijkheid De schriftelijke en eventuele mondelinge reacties van gerechtsdeurwaarders en eventuele gespreksverslagen zijn vertrouwelijk van aard, omdat deze bedrijfsvertrouwelijke informatie (kunnen) bevatten. Alle informatie in de afrondende openbare rapportage wordt geanonimiseerd. Overige voorvoorwaarden marktconsultatie De overige voorwaarden voor de marktconsultatie zijn opgenomen in bijlage 1.

8 Planning marktconsultatie Planning marktconsultatie De planning van de marktconsultatie is vooralsnog als volgt: 1. Vooraankondiging aanbesteding Versturen en publiceren marktconsultatiedocument Sluitingsdatum voor het indienen van antwoorden op de marktconsultatievragen (zie hoofdstuk 3) via Negometrix u 4. Toelichtende gesprekken (optioneel) Week Afronding opstellen openbare marktconsultatierapportage Week Informatiebijeenkomst voor geïnteresseerden (optioneel) of

9 Hoofdstuk 3 Vragen

10 Vragen voor de marktconsultatie Het CJIB en IUC-Noord hebben in dit hoofdstuk zestien vragen opgenomen voor de marktconsultatie. U wordt verzocht de voor u relevante vragen schriftelijk te beantwoorden via Negometrix (u hoeft dus niet alle vragen te beantwoorden). Het CJIB en IUC- Noord behouden zich het recht voor om nader in gesprek te gaan met één of enkele marktpartijen naar aanleiding van en ter verduidelijking van de schriftelijke antwoorden. De uiterste datum voor het indienen van uw antwoorden is maandag 9 mei u.

11 Bedrijfsgrootte en perceelindeling Bedrijfsgrootte 1. Kunt u aangeven in welke categorie uw kantoor valt? Optie a - Microbedrijf: 0-10 medewerkers Optie b - Klein bedrijf: medewerkers Optie c - Middelgroot bedrijf A: medewerkers Optie d - Middelgroot bedrijf B: medewerkers Optie e - Groot bedrijf: meer dan 250 medewerkers Perceelindeling Het CJIB overweegt voor de aanbesteding een perceelindeling te hanteren van (zie ook de drie onderstaande figuren en bijlage 2): a. Circa 15 percelen gebaseerd op de provincies met extra percelen voor de gemeenten Amsterdam, Rotterdam en Den Haag; of b. Circa 20 percelen gebaseerd op de voormalige arrondissementen met een extra perceel voor Flevoland; of c. Circa 31 percelen gebaseerd op de huidige zittingsplaatsen van de rechtbanken (zonder een perceel voor Schiphol). 2. Welke perceelindeling heeft volgens uw kantoor de voorkeur? Optie a - Circa 15 percelen Optie b - Circa 20 percelen Optie c - Circa 31 percelen Optie d Anders 3. Kunt u kort toelichten waarom de door u gekozen perceelindeling (bij de vorige vraag) uw voorkeur heeft? Circa 15 percelen Circa 20 percelen Circa 31 percelen

12 Aantal titels per perceel en gunningsmodel (kwaliteit) Minimaal aantal executoriale titels per jaar per perceel Ter ondersteuning van de beantwoording van de volgende twee vragen is in bijlage 3 indicatieve informatie opgenomen over onder andere het totaal aantal executoriale titels en het scoringspercentage. De informatie in bijlage 3 is indicatief en er kunnen derhalve geen rechten aan worden ontleend. Stel dat uw kantoor op 1 perceel inschrijft en dat u dit perceel ook gegund krijgt én dat er sprake is van een contractduur van 2 jaar (met 2 maal een verlengingsoptie van 1 jaar): Gu1. Snelle en goede herkenning incasseerbaarheid De inschrijver beschrijft en onderbouwt (op maximaal 2 A4) hoe hij debiteuren snel en goed weet te profileren en te segmenteren met als resultaat dat schuldoploop door overbodige ambtshandelingen wordt voorkomen. Gu2. Goed incassoresultaat met passende bejegening De inschrijver beschrijft en onderbouwt (op maximaal 2 A4) hoe hij voor verschillende typen debiteuren een goed incassoresultaat weet te realiseren op basis van een passende en verantwoorde bejegening. 4. Vanaf minimaal hoeveel titels per jaar voor dit perceel wordt de opdracht voor uw kantoor interessant? Optie a - Vanaf circa titels Optie b - Vanaf circa titels Optie c - Vanaf circa titels Optie d - Anders 5. Kunt u kort toelichten hoe u tot het door u gekozen minimumaantal titels (bij de vorige vraag) komt? Kwalitatieve gunningscriteria Een van de richtingen die het CJIB overweegt voor de inrichting van de kwalitatieve gunningscriteria is de volgende: Met betrekking tot het beoordelingskader wordt veel belang gehecht aan de onderbouwing van de door een inschrijver voorgestelde werkwijze. Het is aan de inschrijver om de beoordelaars uit te leggen welke keuzes hij maakt en ze te overtuigen dat die keuzes effectief zijn. 6. Kunt u zich op deze twee gunningscriteria voldoende onderscheiden ten opzichte van andere inschrijvers? Optie a - Ja Optie b Nee 7. Indien u bij vraag 6 Nee hebt geantwoord, kunt u dit kort toelichten?

13 Score Gunningsmodel (prijs) Prijs Mede naar aanleiding van signalen vanuit de markt overweegt het CJIB om het haar beschikbare budget voor gerechtsdeurwaardersdiensten op een andere manier te verdelen dan is voorgesteld tijdens de vorige aanbestedingen (er werd tijdens de vorige aanbestedingen een vaste prijs per titel uitgevraagd). Het CJIB overweegt om voor de mogelijke nieuwe aanbesteding alleen een vaste prijs per niet-inbare titel uit te vragen. Daarbij wordt een maximumprijs per niet-inbare titel berekend op basis van het beschikbare budget (deze maximumprijs wordt bekend gemaakt in het beschrijvend document). Er worden punten toegekend aan inschrijvers die een lagere prijs kunnen aanbieden, echter volgens een model dat prijsconcurrentie op een verantwoorde wijze probeert te reguleren en inschrijven tegen lage prijzen ontmoedigt. Het scoreverloop voor het gunningscriterium prijs kan er als volgt uitzien: Het CJIB overweegt om voor elk perceel dezelfde maximumprijs en hetzelfde scoreverloop te hanteren. Het wordt wel toegestaan om voor elk perceel met een andere (of desgewenst gelijke) prijs in te schrijven. Daarnaast overweegt het CJIB om een groter gewicht aan de kwaliteitscriteria te geven dan aan het prijscriterium. N.B. De tarieven die deurwaarders op grond van de van toepassing zijnde weten regelgeving in rekening mogen brengen bij een debiteur vallen buiten het gunningsmodel. 8. Welke prijsbasis heeft volgens uw kantoor de voorkeur? Optie a - Vaste prijs per niet-inbare titel Optie b - Vaste prijs per titel 9. Gegeven de voorgestelde gunningscriteria voor kwaliteit én prijs, ziet u belangrijke risico s voor dit gunningsmodel? Optie a - Nee Optie b - Ja Indien u bij vraag 9 Ja hebt geantwoord, kunt u dit kort toelichten? 2 0 Vaste prijs per niet-inbare vordering (van 0,- tot een n.t.b. maximum)

14 SLA, planning en overige algemene vragen SLA In bijlage 4 vindt u de KPI s en normen die het CJIB overweegt op te nemen in het Service Level Agreement (SLA). 11. Zijn de voorgestelde KPI s en normen volgens u acceptabel? Optie a - Ja Optie b - Nee 12. Indien u bij vraag 11 Nee hebt geantwoord, kunt u dit kort toelichten? Planning Het CJIB is voornemens om de aanbesteding medio juni 2016 te starten. Sluiting van de inschrijfperiode staat vooralsnog gepland op 1 augustus Deze aanbestedingsperiode valt deels in de vakantieperiode. Daarom is een langere inschrijftermijn gepland dan minimaal is vereist. Overige algemene vragen 15. Bent u geïnteresseerd om een eventuele informatiebijeenkomst over de aanbesteding bij te wonen (zie bladzijde 7 voor meer toelichting over de bijeenkomst)? Optie a - Ja Optie b - Nee 16. Welke (overige) punten zou u mee willen geven aan het CJIB en IUC-Noord voor de voorbereiding, aanbesteding en uitvoering van de aanbesteding en de overeenkomst? 13. Is de voorgenomen planning voor u werkbaar? Optie a - Ja Optie b - Nee 14. Indien u bij vraag 13 Nee hebt geantwoord, kunt u dit kort toelichten?

15 Bijlagen Bijlage 1 - Overige voorwaarden marktconsultatie Bijlage 2 - Perceelindeling Bijlage 3 - Informatie over het aantal executoriale titels en inningspercentages Bijlage 4 - KPI s en normen (SLA)