Statengriffie Provincie Zeeland

Transcriptie

1 Jaarverslag 2008 & Werkplan 2009 Statengriffie Provincie Zeeland Vastgesteld door het Presidium op 23 januari 2009 Griffier van de Staten telefoon (0118)

2 Pagina 2 van 42

3 Inhoud 1. Inleiding 2. Algemene ondersteuning en advisering 2.1. Doelstelling 2.2. Resultaten Plannen Ondersteuning en advisering statencommissies 3.1. Doelstelling 3.2. Resultaten Plannen Bestuurlijk-Juridische en Financiële advisering 4.1. Doelstelling 4.2. Resultaten Plannen Communicatie 5.1. Doelstelling 5.2. Resultaten Plannen Bedrijfsvoering Statengriffie Bijlagen: 1. Contactgegevens 2. Statenvoorstellen (begeleid) vanuit Statengriffie 3. Activiteiten 2008 statencommissie Bestuurlijke en Financiële Zaken 4. Activiteiten 2008 statencommissie Economie en Mobiliteit 5. Activiteiten 2008 statencommissie Ruimte, Ecologie en Water 6. Activiteiten 2008 statencommissie Welzijn 7. Gezamenlijke vergaderingen en werkbezoeken 8. Plenaire vergaderingen Provinciale Staten Overige activiteiten Staten 2008 en kengetallen 10. Overzicht van interviews gepubliceerd in 2008 Pagina 3 van 42

4 Pagina 4 van 42

5 Voorwoord Beste lezer / lezeres, Met plezier bied ik u dit jaarverslag 2008 en werkplan 2009 van de Statengriffie aan was een jaar waarin ik als griffier mocht ervaren dat de Statengriffie een vaste herkenbare plaats heeft gekregen bij zowel de statenleden als binnen de provinciale organisatie. Ook burgers en maatschappelijke organisaties hebben de griffie weten te vinden. Dat bleek wel uit de brieven die, een enkele dag voor een statenvergadering, bij de griffie binnenkwamen. Dat contact met burgers en maatschappelijke organisaties is heel waardevol. Het maakte mij weer eens duidelijk hoe belangrijk het is voor burgers om bij 'de overheid' een vindbaar en toegankelijk aanspreekpunt te hebben om de provinciale politiek te kunnen bereiken. Onze provinciale website draagt daar zeker aan bij. Dat is gebleken uit de verbindingen die ik op deze manier heb kunnen leggen is een jaar geweest waarin ik heb ondervonden dat een klein team als de Statengriffie veel heeft mogen realiseren door goed samenspel met de provinciale organisatie. Vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid is gezamenlijk gewerkt aan het zichtbaar en inzichtelijk maken van provinciale politiek zal een jaar zijn waarin ik met mijn team werk aan de verbreding van de ondersteuning van onze Provinciale Staten. Mijn wens is dat u door dit jaarverslag en werkplan een goed beeld krijgt van de activiteiten van de Statengriffie. Met vriendelijke groet, Peter Katsburg statengriffier@zeeland.nl Pagina 5 van 42

6 Pagina 6 van 42

7 1 Inleiding Voor u ligt het werkplan van de Statengriffie van de Provincie Zeeland voor In dit document is ook aandacht voor projecten die in de eerstkomende jaren zullen plaatsvinden. Dit omdat bepaalde activiteiten van de Statengriffie een langere tijdhorizon kennen dan één jaar. Doel van dit plan is het Presidium een instrument in handen te geven om de Statengriffie (namens de Staten) aan te sturen. Daarvan afgeleid is het een managementinstrument voor de statengriffier. Een jaarverslag en een werkplan geven de Statengriffie de gelegenheid te laten zien wat is bereikt en waarvoor wij ons willen inspannen. Omdat de plannen voor 2009 mede ingegeven zijn door de werkzaamheden en resultaten die behaald zijn in eerdere jaren, treft u in dit werkplan tevens een terugblik aan, verdeeld over de verschillende werkvelden van de griffie. Terugkijkend is het een jaar geweest waarin de in het werkplan 2008 beoogde resultaten vrijwel allemaal zijn gerealiseerd is voor de Statengriffie een jaar geweest waarin de aandacht is uitgegaan naar het oppakken en op de agenda plaatsen van het speerpunt van Provinciale Staten rondom demografische ontwikkeling. Het is een jaar geweest waarin uitzending van de vergaderingen van statencommissies via internet is gerealiseerd. Nu zijn alle openbare vergaderingen via internet te volgen en op elk gewenst moment terug te zien. In het afgelopen jaar is de vacature van senior statenadviseur vervuld waardoor het team weer compleet is zal een jaar zijn waarin enkele belangrijke dossiers op de agenda staan, zoals de 'Westerschelde Containerterminal' en het politieke debat naar aanleiding van het 'Natuurherstel Westerschelde'. Twee dossiers die voor een lange periode bepalend zijn voor Zeeland. De Statengriffie zal ook in 2009 zorgdragen voor de nodige ondersteuning en het meedenken met individuele statenleden, commissieleden en fractieondersteuners over de concrete invulling van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. Het nieuwe jaar is ook een jaar waarin de politieke cyclus opnieuw beleefd wordt. Een cyclus van voorjaarsnota naar programmabegroting en van najaarsnota en rekening. In 2008 is de aandacht uitgegaan naar het terugbrengen van de Planning en Control-rapportages tot de voor de Staten essentiële rapportage. In 2009 willen wij ons sterk maken voor helder taalgebruik in statenstukken. Wat willen we primair bereiken in 2009? o o o o Actieve advisering door de Statengriffie aan statenleden, gericht op het (voor de burger) zichtbaar maken van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de Staten. Een levendige debatcultuur in de statenvergaderingen en daar voorafgaand een goede voorbereiding in de statencommissies. Leesbare statenstukken en een helder taalgebruik. Zelfbewuste, kritische en creatieve Staten. Hoe we dat gaan bereiken leest u in de volgende hoofdstukken. Pagina 7 van 42

8 Pagina 8 van 42

9 2 Algemene ondersteuning & advisering 2.1 Doelstelling De Statengriffie biedt een verscheidenheid aan ondersteuning en advisering ten behoeve van verschillende actoren: o Provinciale Staten; o Presidium; o statencommissies; o delegaties vanuit de Staten; o individuele staten- en commissieleden; o ambtenaren van de Provincie Zeeland; o burgers en maatschappelijke organisaties. Voor wat betreft de eerste vijf categorieën ligt de doelstelling in het ondersteunen en adviseren voor het vervullen van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rollen. Voor wat betreft de laatste twee categorieën ligt de doelstelling in het een gezicht geven aan Provinciale Staten. Foto: de griffier, Peter Katsburg, heeft vooraf aan de statenvergadering een voorbespreking met de voorzitter, Karla Peijs (foto: Annelien Bij de Vaate) 2.2 Resultaten 2008 Nieuw!Zeeland Provinciale Staten hebben in hun 'speerpunten', vastgesteld in april 2007, aangegeven waarmee zij de samenleving actief willen benaderen. Onder twee van de drie speerpunten 'Leefbaarheid en vitaliteit' en 'Kennis en economie' worden de kansen en gevolgen van demografische ontwikkelingen genoemd. Het provinciaal bestuur van Zeeland heeft in april 2008 aangegeven een brede discussie te gaan voeren met de inwoners van Zeeland over de veranderingen die de bevolkingsopbouw in Zeeland tot gevolg heeft. Wij hebben een conceptstatenvoorstel geschreven waarin de commissie Bestuurlijke en Financiële Zaken is Pagina 9 van 42

10 aangewezen als Stuurgroep voor dit project. Na vaststelling door de Staten is de eerste fase van de dialoog van start gegaan. Zes voorbereidende bijeenkomsten, waarvan drie regionale en drie sectorale zijn inmiddels gerealiseerd. De voorbereidingen voor de publiekscampagne en de dialoog in 2009 zijn getroffen. Provincie zoekt naar Nieuw! Zeeland PZC, door Rinus Antonisse, woensdag 05 november 2008 MIDDELBURG - Provinciale Staten gaan op zoek naar een Nieuw! Zeeland. Die ontdekkingstocht willen ze samen met de Zeeuwse bevolking maken. Deftig gezegd: een dialoog met de samenleving over de toekomst van de provincie. In de eerste helft van volgend jaar zijn er zes bijeenkomsten en al vanaf vandaag is een speciale website actief. Er zijn allerlei veranderingen aan de orde. De bevolkingsopbouw: groei en krimp. Andere woonvormen, economische ontwikkelingen, wijzigingen in zorgaanbod, leefbaarheid in de (kleinere) kernen. Om daar tijdig en goed op in te kunnen spelen, willen de Staten weten hoe de inwoners erover denken, legt communicatieadviseur Liesbeth Hermsen uit. Gekozen is voor een dialoog met als motto Nieuw! Zeeland. In november en december is er als 'opwarmer' een aantal bijeenkomsten, waarvoor vertegenwoordigers van overheid, bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties worden uitgenodigd. Drie algemene, regionale bijeenkomsten (voor Zeeuws-Vlaanderen, Walcheren en Oosterscheldebekken), omdat per gebied de problematiek en de oplossingen kunnen verschillen. Daarnaast drie themabijeenkomsten, over wonen, economie en zorg, welzijn en leefbaarheid. De bijeenkomsten zijn bedoeld om uit te vinden welke ontwikkelingen er spelen.,,zie het als verzamelen van informatie, om vervolgens tot een goede dialoog met de mensen te komen", zegt Hermsen. De website toont een activiteitenoverzicht, een kennisbank (voor achtergrondgegevens, statistische informatie, films, foto's, krantenartikelen en een discussieplatform. Hermsen hoopt dat ook 'andersdenkenden' daar spraakmakende ideeën en opvattingen zullen neerleggen. Want juist aan bijzondere invalshoeken is behoefte. Op die site staan ook de data van de bijeenkomsten. Ambtelijke bijstand afstemming ambtelijke organisatie Ter ondersteuning van de volksvertegenwoordigende rol kan altijd een beroep worden gedaan op ambtelijke bijstand. De Statengriffie beschikt over drie statenadviseurs die naast de griffier en commissiegriffiers, statenleden en commissieleden ondersteuning bieden. Daarnaast kan er via de statengriffier en provinciesecretaris ook een beroep worden gedaan op inhoudelijke ambtelijke bijstand. Positief is dat ambtenaren de Statengriffie weten te vinden als het gaat om afstemming over de planning of de wijze waarop stukken aan de Staten worden voorgelegd. Die afstemming is er ook doordat de griffier iedere dinsdagmiddag deelneemt aan het overleg van het Directieteam, direct na de vergadering van het college van Gedeputeerde Staten. Fractieondersteunersoverleg In 2008 heeft de Statengriffie onder voorzitterschap van de statengriffier twee keer een overleg georganiseerd voor fractieondersteuners. Doel van dit overleg is om elkaar te leren kennen en van elkaar te leren. Kennismaking was nuttig omdat er in 2008 een aantal mutaties hebben plaatsgevonden. Communicatie is een vast onderdeel op de agenda van dit overleg. Afgesproken is om tenminste drie keer per jaar bijeen te komen. Interprovinciaal overleg (IPO) De Zeeuwse IPO delegatie, die bestaat uit drie statenleden, heeft in 2008 ondersteuning gekregen vanuit de Statengriffie. De begeleiding houdt in dat de vergaderstukken van de Algemene Vergadering van het IPO, voor het noodzakelijk mandaat, tijdig worden geagendeerd voor de Staten en de desbetreffende statencommissie. Daarnaast is ten behoeve van de voorbesprekingen van de delegatie contact gelegd met de gedeputeerde die IPO-zaken in zijn portefeuille heeft. In de statenvergadering van 19 september 2008 is de samenstelling van de delegatie gewijzigd. Om als Statengriffie de relatie met het IPO aan te halen hebben wij het IPO-bureau uitgenodigd. Dit heeft geresulteerd in een dialoog met de directeur en een stafmedewerker van het IPO. Zij lieten zien waar het IPO ondersteuning kan bieden, wij hebben laten zien op welke wijze wij ons provinciaal parlement zichtbaar maken. Pagina 10 van 42

11 Scheldemondraad De drie statenleden die zijn afgevaardigd naar de Scheldemondraad zijn ondersteund vanuit de Statengriffie, onder andere door het organiseren van voorbesprekingen van de vergaderingen met de gedeputeerde en een beleidsmedewerker van het secretariaat Euregio Scheldemond. Oprichting Vereniging van Oud-statenleden De Statengriffie heeft aan het eind van het jaar uitvoering gegeven aan een motie uit 2007 waarin de Staten unaniem vragen om oprichting van een vereniging van oud-statenleden. Aan de hand van een bestaand adressenbestand zijn zoveel mogelijk oud-statenleden opgespoord en uitgenodigd voor een door de Statengriffie georganiseerde oprichtingsbijeenkomst op 19 december. Daarnaast hebben nog enkele tientallen oud-statenleden, die niet aanwezig konden zijn, belangstelling getoond om lid te worden van de vereniging. De adresgegevens zijn in een bestand opgeslagen en worden door de Statengriffie bijgehouden. Het is de bedoeling dat de vereniging zelf activiteiten gaat organiseren en de ledenadministratie zelf bijhoudt. Voor postverzending en het boeken van vergaderruimtes kan een beroep worden gedaan op de Statengriffie. Rekenkamer Zeeland De Statengriffie heeft in 2008 verschillende keren informeel contact gehad met de Rekenkamer om de stand van zaken rondom de totstandkoming van onderzoeksrapporten te bespreken. Burgerjaarverslag en het hanteren van kwaliteitshandvesten Het Burgerjaarverslag is een verantwoordingsdocument van de Commissaris van de Koningin naar de Staten over het functioneren van de provincie. Voor zover dit betrekking heeft op het functioneren van de Staten in relatie tot burgers heeft de Statengriffie geadviseerd en een inbreng geleverd. "Schrijven voor de Staten" In de vorige statenperiode heeft de Statengriffie een notitie geschreven voor beleidsambtenaren onder de titel "Schrijven voor de Staten". Deze schrijfwijzer is geactualiseerd en te vinden op intranet. De schrijfwijzer heeft in 2008 onderdeel uitgemaakt van het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers bij de provincie waar de Statengriffie actief bij betrokken was. Organiseren van het jaarcongres Vereniging van Griffiers Ieder jaar organiseert de Vereniging van Griffiers een jaarcongres in één van de provinciehoofdsteden. Op 3 oktober heeft het zesde congres plaatsgevonden in Middelburg. De organisatie van het jaarcongres, waar circa driehonderd griffiers aanwezig waren lag in handen van de Statengriffie en de raadsgriffier van Middelburg. Het jaarcongres is bedoeld om de griffiers een platform te geven om ervaringen uit te wisselen. Het organiseren van het jaarcongres in Middelburg gaf onze Pagina 11 van 42

12 provincie een extra mogelijkheid om Zeeland onder de aandacht te brengen van veel mensen uit heel Nederland die professioneel betrokken zijn bij het 'vormgeven' van het openbaar bestuur. Tijdens het plenaire gedeelte is gesproken over de waan van de dag en de invloed van de media. Thom de Graaf, Klaartje Peters en Wouke Scherrenburg zijn over dit onderwerp met elkaar in debat gegaan. De hoofdvraag van het debat: schade, schoonheid of scheppende kracht? Het jaarcongres werd een groot succes voor de Vereniging en voor de organisatie. Zeeland heeft zich o.a. door de bijdrage van Karla Peijs goed gepresenteerd aan een afvaardiging vanuit heel Nederland. Foto: Senior statenadviseur Peter Joosse leidt het debat tijdens het jaarcongres Vereniging van Griffiers. Administratieve ondersteuning Voor de democratische legitimiteit is het noodzakelijk dat de administratieve ondersteuning rond het hele democratische proces is geregeld. Een reguliere stroom werkzaamheden van de Statengriffie valt hieronder: o het maken van agenda s voor Provinciale Staten en commissies en daarbij het ondersteunen van de agenderende rol van het Presidium; o het ondersteunen van de voorzitter van de Staten in zijn rol als voorzitter van Provinciale Staten en het Presidium; o het maken van notulen; o het maken van besluitenlijsten; o het maken van toezeggingen- en motielijsten; o het maken van de planning van vergaderingen; o het tijdig verzenden van de stukken; o het tijdig laten plaatsen van de stukken op internet; o het controleren of artikel 44 vragen tijdig worden beantwoord en zo niet, rappelleren; o het controleren of besluiten van Gedeputeerde Staten om stukken naar Provinciale Staten te sturen (tijdig) worden uitgevoerd, anders rappelleren; o de afhandeling van toezeggingen door Gedeputeerde Staten en moties van Provinciale Staten bewaken; o het voorbereiden van vergaderstukken voor het Presidium; o het ondersteunen van de delegatie in de Algemene Vergadering van het IPO; o het ondersteunen van de delegatie in de Scheldemondraad; o het afhandelen van brieven die aan Provinciale Staten zijn gericht. 2.3 Plannen 2009 De activiteiten van de Statengriffie zijn er op gericht de profilering van de Staten verder gestalte te geven om zodoende provinciale politiek zichtbaar maken voor de inwoners van Zeeland. Het bewaken van de duale cultuur In de vorige statenperiode heeft de Statengriffie aandacht besteed aan de implementatie en voortgang van het proces van dualisering van het provinciebestuur. Belangrijke impuls hiervoor was het rapport Zonder wrijving geen glans van de Commissie Hermans (december 2005). Dit rapport draagt deze titel omdat dualisering vraagt om een levendig politiek debat. De wrijving die daarbij optreedt, is geen doel op zich, maar geeft glans aan het politieke proces in de provincie. Ook in deze tweede duale statenperiode zullen wij de duale cultuur bewaken. In het voorjaar van 2009 organiseert de Statengriffie met de Afdeling Bestuur een overleg voor het Presidium, de commissievoorzitters en de gedeputeerden. Aanleiding voor dit overleg is de nota van de staatssecretaris van BZK over de "Staat van Dualisering". In ons overleg staat de Zeeuwse staat van dualisering centraal. "Schrijven voor de Staten" Deze schrijfwijzer staat op intranet. Het is tevens een onderwerp in het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers bij de provincie. In 2009 brengen wij het nieuwe schrijven actief onder de aandacht door het organiseren van bijeenkomsten voor de provinciale organisatie over het opstellen van duale beleidsstukken. Pagina 12 van 42

13 Actieve ondersteuning van delegaties Vanuit de Staten zijn er afgevaardigden benoemd in de Algemene Vergadering van het IPO en in de Scheldemondraad. Wij ondersteunen deze statenleden actief. Verdiepingscursussen voor Statenleden Na de verkiezing heeft de Statengriffie een inwerkprogramma verzorgd om nieuwe statenleden de nodige basiskennis te geven. In 2009 zetten wij in op een vervolg van trainingen die bijdragen aan het optimaliseren van de rol van Provinciale Staten. Met name de kaderstellende rol zal aandacht krijgen. Dienstverlening via internet en intranet De Statengriffie publiceert op internet alle vergaderstukken. In 2007 is de website volledig vernieuwd. Voor veel statenleden blijkt nog niet alle informatie gemakkelijk te vinden zijn. Wij organiseren daarom, net als in 2007, een bijeenkomst waarin geïnteresseerde statenleden zoekstrategieën leren. Inmiddels hebben de statenleden, burgercommissieleden en fractieondersteuners, na tussenkomst door de Statengriffie in 2008, toegang tot een gedeelte van het intranet. Daardoor krijgen statenleden toegang tot onder andere de interne telefoongids en de webpagina s van de Statengriffie. Deze webpagina s, die onderdeel gaan uitmaken van een vernieuwd intranet, zullen wij verder uitbouwen tot een digitale wegwijzer voor statenleden. De papieren wegwijzer wordt niet geactualiseerd. Voorbereiding projecten In 2009 zullen wij enkele projecten voorbereiden, die langer dan een kwartaal duren en waarvoor de inzet vanuit de provinciale organisatie is gewenst. Vooruitlopend hebben in 2008 vijf medewerkers van de Statengriffie twee modules van een training projectmanagement / projectleiding gevolgd. Deze training krijgt een vervolg in Dialoog Nieuw!Zeeland Een voorbeeld van een grootschalig project is de tweede fase van Nieuw!Zeeland. Dit project zal voor wat betreft de betrokkenheid van de Statengriffie eind 2009 worden afgerond. Daarna werken Gedeputeerde Staten aan een conceptvisie die in de eerste helft van 2010 kan worden aangeboden aan de Staten. Schrijven voor de Staten In 2009 zullen wij de beleidsambtenaren actief informeren over de eigenheid van Schrijven voor de Staten. In 2008 heeft de griffie in een bijeenkomst voor (nieuwe) ambtenaren aangegeven dat schrijven voor de Staten een ander proces is dan schrijven voor het dagelijks provinciebestuur. Schrijft een ambtenaar voor Gedeputeerde Staten dan schrijft de ambtenaar als expert en blijft hij of zij betrokken. Schrijft de ambtenaar voor de Staten dan wordt zijn of haar schrijven door vaststelling in het College een bestuurlijk document. Dit gegeven en het feit dat de voorzitter tijdens een statenvergadering heeft aangegeven een prijs te willen instellen voor het 'meest heldere statenstuk', maakt dat wij actief naar de provinciale organisatie zullen communiceren over schrijven voor de Staten. Wij stellen ons als doel dat in de eerste vergadering van 2010 een prijs wordt uitgereikt voor het helderste statenstuk. Zicht op Beleid In samenhang met het hiervoor genoemde project zijn er bijeenkomsten waar ambtenaren - in de rol van expert - feitelijke informatie overbrengen over een beleidsonderwerp aan de desbetreffende woordvoerders vanuit de fracties. Door de dualisering is de relatie van ambtenaren met de politici afstandelijker geworden. Door ambtenaren en politici met elkaar in gesprek te brengen bevorderen wij herstel van die relatie. Voor politici is feitelijke informatie van belang om daarmee in het debat maar ook straks in de verkiezingsperiode politieke keuzes te maken. Ambtenaren moeten voor een effectief schrijfproces weten welke feitelijke kennis bij de politici aanwezig is. De griffier communiceert dit project vooraf met het Directieteam. Pagina 13 van 42

14 Verkiezingscampagne 2 maart 2011 Hoewel de verkiezingen op 2 maart 2011 nog ver weg liggen zullen wij ruim een jaar vooraf een ondersteunende campagne starten. De campagne is gericht op de opkomst, de presentatie van de provincie als noodzakelijke bestuurslaag en de uitzending van de verkiezingsavond door Omroep Zeeland. Inwerkprogramma nieuwe Staten Net als in 2007 komt de Statengriffie na de verkiezingen met een uitvoerig inwerkprogramma voor de nieuwe Staten. De zittende nieuwe statenleden hebben dit programma als zeer waardevol beschouwd voor zowel kennisverwerving als kennismaking. Duurzame digitale informatiestromen De provincie Zeeland streeft naar duurzaamheid. De Statengriffie heeft de ambitie om met de aanvang van de nieuwe statenperiode een reductie van de papieren stukkenstroom na te streven. Nu is naast digitale informatie alle informatie ook op papier verkrijgbaar. Dit project ziet niet alleen op een vermindering van papier maar ook op het ontvankelijker maken van de staten- en commissieleden voor digitale informatiestromen. PROJECTEN STATENGRIFFIE Dialoog Nieuw!Zeeland Schrijven voor de Staten / Zicht op Beleid Verkiezingscampagne PS Inwerkprogramma nieuwe PS Stukkenstroom minder papier / accent op digitale verzending Foto: zesde jaarcongres van Vereniging van Griffiers in Middelburg, 3 oktober Pagina 14 van 42

15 3 Ondersteuning & advisering statencommissies 3.1 Doelstelling Provinciale Staten hebben aan het begin van de nieuwe statenperiode vier statencommissies ingesteld: o Commissie Bestuurlijke en Financiële Zaken o Commissie Economie en Mobiliteit o Commissie Ruimte, Ecologie en Water o Commissie Welzijn De vergaderingen van deze commissies zijn formele momenten voor kennisuitwisseling van GS naar PS. Het doel van de statencommissie blijft enerzijds de voorbereiding van statenvergaderingen en anderzijds een belangrijk inspreekmoment voor burgers. Daarnaast heeft de commissie een opdracht in het bewaken van toezeggingen en het controleren van de informatie(stroom) van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten. De ondersteuning betreft niet alleen de voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen van de statencommissies, maar ook de profilering van commissies o.a. door de organisatie van hoorzittingen en werkbezoeken. Dit alles met het oog op een goed afgestemde voorbereiding en behandeling van statenvoorstellen ter voorbereiding op de plenaire statenvergadering. De commissiegriffiers ondersteunen en adviseren de commissievoorzitters ten behoeve van hun voorzitterstaken. De commissiegriffiers ondersteunen de commissieleden ten behoeve van hun kaderstellende en controlerende rollen. Foto: commissiegriffier Annemieke Lobik. 3.2 Resultaten 2008 Ondersteuning van de commissievoorzitters en evaluatie van de werkwijze van de commissies De voorzitters van de commissies werden voorafgaand aan de vergadering door de commissiegriffiers en statenadviseurs geadviseerd over de wijze waarop de commissieleden met statenvoorstellen om kunnen gaan. Door het organiseren van een voorzittersoverleg is afstemming bevorderd in werkwijze van de commissies. Aan het voorzittersoverleg nemen de drie voorzitters, hun plaatsvervangers, de drie commissiegriffiers en de statengriffier deel. Pagina 15 van 42

16 Werkbezoeken door de commissies In januari 2008 is in het overleg commissievoorzitters en commissiegriffiers een conceptopzet voor een jaarplan gemaakt dat besproken is in de commissies. Iedere statencommissie heeft enkele werkbezoeken afgelegd over een actuele kwestie. De commissie heeft samen met de Statengriffie een initiërende rol bij het plannen van de werkbezoeken. De commissie heeft immers de taak om actief zelf informatie te verwerven en zelf aan te geven waar ze actief wil zijn. In 2008 zijn er dertien werkbezoeken georganiseerd. De opkomst van statenleden bij werkbezoeken is wisselend geweest. De werkbezoeken voorzien in de informatiebehoefte van de commissieleden. Voor het eerst is een meerdaags werkbezoek georganiseerd. In eerste instantie is door ons gewerkt aan een programma voor een bezoek aan de regio Kent (aquacultuur) en Canterburry (toerisme). In de voorbereidingsfase is dit geannuleerd omdat het bezoek de deelnemers geen nieuwe inzichten zou verschaffen. Als alternatief is uitgeweken naar Brussel (Huis van de Nederlandse provincies) en de regio van De Somme (o.a. natuurpark 'Le Parc du Marquenterre') in Picardië. Dit bezoek was succesvol. In de bijlagen is per statencommissie een korte impressie gegeven van de werkbezoeken. Internetuitzending commissies In 2008 zijn alle voorbereidingen getroffen om de vergaderingen van de statencommissies uit te zenden via internet. In december zijn de eerste proefuitzendingen geweest. Deze uitzendingen zijn geslaagd. 3.3 Plannen 2009 De in 2008 in gang gezette ontwikkelingen blijven ook in 2009 aandacht vragen. Specifiek gaat de aandacht uit naar ondersteuning van de commissievoorzitters. Ondersteuning van de commissievoorzitters De voorzitters van de commissies worden voorafgaand aan de vergadering geadviseerd over de wijze waarop de commissieleden met statenvoorstellen om kunnen gaan. Daarnaast zal er twee maal per jaar een commissievoorzittersoverleg zijn waarin (plv)voorzitters en griffiers de afstemming over de wijze van vergaderen en voorbereiden van commissies bevorderen. In maart 2009 volgen de voorzitters en de plaatsvervangend voorzitters gezamenlijk een cursus vergadertechnieken. Foto: commissiegriffier Alma van wallenburg tijdens een werkbezoek aan de gezamenlijke natuurorganisaties Zeeland. Werkbezoeken door de commissies De Statengriffie werkt met een jaarplanning waarin bijeenkomsten staan voor statenleden (voor zover bij ons bekend). Werkbezoeken kunnen zo worden gespreid. Via internet zijn de werkbezoeken te raadplegen om zodoende bij het plannen van bijeenkomsten samenloop te voorkomen. Op voorstel van de commissie(griffier) kan een werkbezoek worden gepland wanneer het bezoek bijdraagt aan de informatiebehoefte van de commissie. Pagina 16 van 42

17 Eind 2008 zijn in de commissies inventarisaties gedaan naar wensen voor bezoeken. In 2008 is voor het eerst een meerdaags buitenlands werkbezoek georganiseerd. Het succes is aanleiding om in 2009 opnieuw een meerdaags werkbezoek te organiseren. Ditmaal naar het eiland Texel. Spreekrecht De mogelijkheid om in te spreken tijdens commissievergaderingen zal actief onder de aandacht van de burgers worden gebracht. Niet alleen via de provinciale website en direct contact tussen commissiegriffier en burger, maar ook door advertenties te plaatsen in huisaan-huisbladen of dagbladen op momenten dat aansprekende onderwerpen op de agenda komen. Foto: commissiegriffier Margreeth Trimpe. "Het is een zeer nuttig instrument om de commissieleden informatie te verstrekken en om de eigen mening te ventileren. Dit kan natuurlijk ook in een informele setting maar dan bereik je alleen de commissieleden die je kent terwijl nu de gehele commissie wordt bereikt. Bovendien kennen veel burgers de provinciale politici niet of nauwelijks en is op die manier van een dialoog tussen politiek en burgers nauwelijks sprake. De drempel om politici te bereiken is voor velen hoog en daarom is een laagdrempelig instrument als het spreekrecht een goede zaak." Opmerking van een inspreker (niet verbonden aan een politieke partij) over het spreekrecht in statencommissies Pagina 17 van 42

18 Pagina 18 van 42

19 4 Bestuurlijk-Juridische & Financiële Advisering 4.1 Doelstelling De Statengriffie heeft als doelstelling om niet alleen vraaggericht te adviseren, maar ook proactief te adviseren. Daartoe denken de statenadviseurs met individuele statenleden, commissieleden en fractieondersteuners mee over de concrete invulling van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de Staten. 4.2 Resultaten 2008 Advisering In de afgelopen periode is de adviesrol van de Statengriffie goed tot uitdrukking gekomen. Bij veel statenleden is de adviesrol van de Statengriffie inmiddels een vertrouwd gegeven. De individuele advisering betrof de advisering aan statenleden over de inzet (strategisch) en inhoud (juridische en financiële toetsing) van initiatiefvoorstellen, moties, amendementen, artikel 44-vragen en over de programmabegroting en jaarrekening. Advisering aan fractieondersteuners betrof met name de advisering rondom de begroting en jaarrekening en de inzet van instrumenten. Advisering aan commissies lag voornamelijk in strategische advisering met betrekking tot specifieke agendapunten. Deze advisering kreeg vorm doordat vanuit de Statengriffie een memo of advies werd gestuurd aan staten- of commissieleden. Advisering kreeg verder vorm door aanbevelingen (via memo's of geannoteerde agenda) mee te geven aan de commissievoorzitter. Onder advisering vallen ook de s van de adviseurs aan alle statenleden over politieke issues en de rol van de Staten daarbij. Advisering aan ambtenaren ging vooral over het schrijven voor de Staten, in het bijzonder de redactie van statenvoorstellen en besluiten. Statenadviseur Marin de Zwarte geeft een training "jaarrekening lezen" Pagina 19 van 42

20 Planning en Control cyclus Via het Presidium is aandacht besteed aan de hele Planning en Control cyclus en het tijdig betrekken van de Staten bij dit proces (o.a. de plaats van de speerpunten, de voorjaarnota en de najaarsnota en de behandeling daarvan in de Staten). De Statengriffie participeerde in een provinciebrede werkgroep Planning en Control. In deze werkgroep is gewerkt aan de verdere optimalisering van de Planning en Control cyclus. Bij het ontwikkelen van de planning en control cyclus naar de huidige vorm heeft de werkgroep zich vooral gericht op de volgende punten: - het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van Provinciale Staten; - het verminderen van de rapportagelast. Selectie accountant Op 14 november hebben de Staten Deloitte Accountants BV aangewezen als accountant met ingang van de controle over het boekjaar 2009 tot en met het boekjaar Dit besluit was het resultaat van een Europees aanbestedingsprocedure. De Europese aanbestedingswerkzaamheden zijn in goede samenwerking met medewerkers van Financiële en Economische Zaken uitgevoerd door een bestuurscommissie uit PS. Het secretariaat van de bestuurscommissie is verzorgd door de statenadviseur Financiën, die tevens lid was van de ambtelijke werkgroep. Na de aanwijzing van de accountant door PS is de bestuurscommissie opgeheven. Het proces van de aanbesteding wordt in 2009 geëvalueerd en in de commissie Bestuurlijke en Financiële Zaken aan de orde gesteld. Informatiebladen Voor de (individuele) advisering van statenleden brengt de Statengriffie informatiebladen uit. Afhankelijk van het onderwerp betreft het een algemeen, juridisch (JURINFO) of financieel (FIN-INFO) informatieblad. De Informatiebladen zenden wij toe aan de leden van Provinciale Staten, burgercommissieleden, fractieondersteuners. De informatiebladen zijn gepubliceerd op de intranetpagina s van de Statengriffie. Gedragscode, integriteit en nevenfuncties De statengriffier is voor Provinciale Staten aanspreekpunt voor integriteitsvraagstukken. De verkiezingen waren aanleiding om de openbare internetpublicatie van (neven)functies van statenleden te actualiseren. Met betrekking tot enkele (voorgenomen) nevenfuncties heeft de Statengriffie meestal op verzoek van betrokkene - enkele individuele adviezen uitgebracht. Pagina 20 van 42

21 4.3 Plannen 2009 Professionaliteit, communicatie met ambtenaren en herkenbaarheid van de advisering staan voorop. Advisering Ook in 2009 krijgt de individuele advisering aan statenleden en commissieleden alle prioriteit. Door statenleden vroegtijdig te benaderen en hen specifiek te bevragen over wensen die zij hebben met betrekking tot bepaalde politieke dossiers kunnen wij eerder adviseren over bijvoorbeeld de inzet en inhoud van bepaalde instrumenten zoals amendementen, moties en initiatiefvoorstellen. Op deze wijze voorkomen wij dat adviesaanvragen al te afhankelijk worden van het politieke (vergader)moment. De fractieondersteuners zijn dé mensen die veelal moties en amendementen concipiëren en iets op de agenda van fractieoverleg kunnen plaatsen. Deze fractieondersteuners kunnen dan ook rekenen op de expliciete ondersteuning van de statenadviseurs. Bijeenkomsten 'Programmabegroting en jaarrekening lezen' voor statenleden In het voorjaar organiseren wij een bijeenkomst waarin met het oog op de behandeling van de jaarrekening, aandacht is voor de kaderstellende en controlerende rol van de Staten. In totaal zijn er twee interactieve workshops Jaarrekening lezen en Programmabegroting lezen waarin statenleden aan de hand van een casus door de jaarrekening en begroting van de provincie worden geleid. Zicht op beleid In 2009 en 2010 organiseren wij contactmomenten voor statenleden en commissieleden met ambtenaren. Experts vanuit de provinciale organisatie kunnen met bijvoorbeeld de woordvoerders vanuit de fracties hun feitelijke kennis delen op de wijze zoals in de introductieperiode voor nieuwe statenleden in de maanden na de verkiezingen: vlak na de verkiezingen heeft de adviestaak van de griffie vorm gekregen door de trainingen die de statenadviseurs verzorgden tijdens de inwerkperiode voor de (nieuwe) statenleden. Het accent bij deze training lag op het verkrijgen van vertrouwen van de nieuwe statenleden door deze actief te benaderen en aan te geven waarin zij specifieke ondersteuning van de Statengriffie kunnen ontvangen. Het inwerkprogramma bestond uit drie delen: kennismaking met elkaar, met de provincie en met de beleidsterreinen. Het onderdeel "zicht op beleid" gaf informatie over de stand van zaken bij verschillende beleidsterreinen binnen onze provincie en de rol van de Provinciale Staten daarbij. Centraal stonden de onderwerpen die nieuw zijn of waarop de statenleden mogelijk aangesproken kunnen worden in hun contact met de burger. Van lopende dossiers werd niet alleen aangegeven in welk stadium deze zich nu bevinden, maar ook in het kort wat eraan vooraf is gegaan. Pagina 21 van 42

22 Mevrouw de voorzitter, mag ik even een vraag stellen? PZC, door Ben Jansen. woensdag 12 maart De vergaderingen van Provinciale Staten van Zeeland beginnen in grote gemoedelijkheid. Commissaris van de koningin Karla Peijs luidt de elektronische gong en na enkele aansporingen neemt iedereen zijn plaats in. Dan volgen enige vriendelijkheden. De voorzitter wenst Statenleden geluk met heuglijke feiten die hen zijn overkomen of stelt bewonderend vast:,,goh Kees, wat heb je een mooi pak aan." Waarop Kees de rest van de vergadering van weelde, ootmoed en lieflijke vreugd blijft blozen. Het lijkt meer een gezellige koffievisite dan een vergadering. Maar schijn bedriegt. Peijs heeft de touwtjes strak in handen. Wie een ander pardoes interrumpeert, krijgt steevast een standje:,,wilt u wel via de voorzitter spreken, want anders krijg ik het gevoel dat ik hier voor Jan-metde-korte-achternaam zit." Statenleden zijn makkelijk af te richten. Dus begint inmiddels vrijwel iedereen zijn of haar onderbreking met:,,mevrouw de voorzitter, mag ik de spreker even een vraag stellen?" Mevrouw de voorzitter staat dat vervolgens grootmoedig toe. Peijs is ook streng als de vragensessie, een vast onderdeel op de Statenagenda, naar haar oordeel wordt misbruikt door vragen naar de bekende weg of door het berijden van stokpaarden. Menigmaal zoekt een Statenlid dat het huishoudelijk reglement op deze manier met voeten trad, na een beminnelijke doch niet mis te verstane terechtwijzing door Peijs enigszins beduusd zijn plaats weer op. In de Statenvergaderingen is nauwelijks te merken geweest dat een jaar geleden zoveel nieuwkomers binnentraden. Dat komt misschien door de stoomcursus Statenlidmaatschap voor beginners waaraan de groentjes zich hebben onderworpen. Een andere verklaring is wellicht dat de PvdA en de VVD moesten wennen aan het feit dat ze voor het eerst sinds mensenheugenis buiten het dagelijks provinciebestuur bleven. De VVD pakte de oppositierol als eerste op. De PvdA kon zich er pas aan wijden nadat eerst wat interne schermutselingen waren opgelost. De vergaderingen in de nieuwe Staten zijn er in elk geval korter op geworden. De afgelopen twaalf maanden duurden de plenaire vergaderingen van het provinciale parlement gemiddeld 5 uur en 34 minuten. Twaalf maanden eerder was dat 6 uur en 56 minuten. Afgezien van de installatievergadering (35 minuten) nam de kortste 2 uur en 40 minuten in beslag en de langste 5 uur en 2 minuten. De kortste vóór de wisseling van de wacht duurde 2 uur en 30 minuten; de langste vergde een zit van precies 10 uur. Bij die vergaderduur moet in aanmerking worden genomen dat de Staten zichzelf altijd een ruime lunchpauze gunnen. Minimaal toch wel anderhalf uur. Er valt ook veel te bepraten: de politieke koers, de ingediende moties en wijzigingsvoorstellen, maar vaak gaat het ook gewoon over koetjes en kalfjes. De etablissementen De Huifkar (SGP en CU) en Desafinado (PvdA en soms ook GL, PvZ en SP) zijn daarvoor de populairste gelegenheden. Het CDA luncht in De Eetkamer. De VVD heeft geen vast eethuis. Terwijl de nieuwelingen een jaar geleden door de Statengriffie werden ingewijd in de geheimen van het provinciaal bestuur, hadden de onderhandelingen plaats voor een nieuw college van Gedeputeerde Staten. Dat kreeg nadat de VVD en de PvdA waren weggestuurd, een verrassende samenstelling: CDA, SGP, CU en GL. Deze partijen beschikken in de Staten over een meerderheid van slechts één stem. Het beeld werpt zich op van een versnellingsbak met een minder voor de hand liggende combinatie van tandwielen. Dat leidt doorgaans tot veel geknars en gekraak bij het schakelen. In het geval van de versnellingsbak in de Middelburgse Abdij functioneert commissaris van de koningin Peijs evenwel als de smeerolie die alles toch soepel laat lopen. De Staten hebben het Gedeputeerde Staten ook nog niet echt lastig gemaakt. De oppositie van VVD, PvdA, SP en PvZ formuleerde tot dusver geen standpunten die de nipte meerderheid van de coalitie in gevaar bracht. Oorzaak daarvan is misschien ook doordat nog geen echt heikele onderwerpen op de agenda hebben gestaan. De afkeer van ontpoldering wordt vrijwel Statenbreed gedragen. Over de Westerschelde Container Terminal is nog geen definitieve beslissing genomen en evenmin is de teerling geworpen over de fusie van de waterschappen. Van een eensgezind oppositieblok is trouwens geen sprake. Daarvoor verschillen de visies van PvdA en VVD te veel. Aanvallen op het college en de collegepartijen zijn om die reden tot nu toe uitgebleven. Opmerkelijk is dat de SP - na de verkiezingswinst van drie zetels toch een middelgrote fractie - tot nu toe geen rol van betekenis speelt. Pagina 22 van 42

23 5 Communicatie 5.1 Doelstelling Hoewel de Statengriffie onafhankelijk staat ten opzichte van de directies en stafafdelingen, is er de nodige samenwerking. Voor wat betreft Communicatie is er (gestructureerde) samenwerking met de afdeling Communicatie en met behandelend ambtenaren verbonden aan projecten. De primaire doelstelling is voor de Statengriffie de advisering van de staten(leden) bij hun volksvertegenwoordigende rol. De profilering van Provinciale Staten in het duale stelsel staat hierbij voorop. Het uitgangspunt bij de advisering en de ontwikkeling van communicatiemiddelen is het verkleinen van de kloof tussen burgers en politiek door per beleidsonderwerp instrumenten te ontwikkelen die enerzijds de rol van Provinciale Staten zichtbaar maken en anderzijds de mogelijkheden van de burger om contact te maken met de statenleden vergroten. 5.2 Resultaten 2008 De in het werkplan 2008 van de Statengriffie voorgestelde plannen ten aanzien van communicatie zijn gerealiseerd. Adviezen Er zijn adviezen gegeven aan statenleden over communicatiemogelijkheden voor individuele fracties en persoonlijke adviezen. Daarnaast is advies gegeven over één van de speerpunten de demografische ontwikkelingen in Zeeland. Communicatiemiddelen De communicatiemiddelen die in 2008 zijn ingezet, zijn in twee categorieën in te delen: interne en externe communicatiemiddelen. De interne communicatiemiddelen zijn erop gericht om statenleden goed te informeren en voor te bereiden op nieuwe ontwikkelingen en activiteiten. De externe communicatiemiddelen zijn erop gericht om inwoners van Zeeland, bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties te informeren over de rol van Provinciale Staten en aan hen mogelijkheden te bieden om in contact te treden met statenleden. Bij het communiceren met de doelgroepen zijn instrumenten ontwikkeld die gericht zijn op het verstrekken van informatie aan derden. Er zijn ook instrumenten ontwikkeld die een interactieve functie hebben met als doel de provinciale politiek zichtbaar te maken. Foto: Liesbeth Hermsen, statenadviseur communicatie. Interne communicatiemiddelen GriffieDigitaal Doel van deze nieuwsbrief is statenleden in plaats van via aparte mailberichten gebundelde informatie aan te bieden. In 2008 zijn tien digitale nieuwsbrieven uitgebracht. GriffieDigitaal is gearchiveerd op intranet. Pagina 23 van 42

24 Mediatraining statenleden In mei 2008 zijn er door de Statengriffie twee mediatrainingen voor statenleden georganiseerd. Drie trainingen waren specifiek gericht op nieuwe statenleden en één training was voor ervaren statenleden. In totaal namen 11 Statenleden aan de trainingen deel. Nieuws uit de Staten Er is van elf statenvergaderingen een Nieuws uit de Staten op internet gepubliceerd. Intranet De statenleden, burgercommissieleden en fractieondersteuners hebben toegang tot een aantal onderdelen van intranet gekregen. Er is een nieuwe structuur ontwikkeld om de informatie voor statenleden zo toegankelijk mogelijk te maken. Externe communicatiemiddelen Internetuitzendingen van statenvergaderingen De vergaderingen van Provinciale Staten zijn via internet en via Omroep Zeeland te volgen en terug te zien. In 2008 zijn twaalf uitzendingen gerealiseerd, waarvan een gecombineerde commissievergadering Ruimte, Ecologie en Water over de WCT. In de Louise de Colignyzaal zijn vaste camera's geïnstalleerd die gekoppeld zijn aan de bestaande geluidsinstallatie, zodat vanaf december 2008 ook de commissievergaderingen via internet uitgezonden worden. Schoolbezoeken en lespakket Voor leerlingen van middelbare scholen (vanaf 16 jaar) heeft de Statengriffie een programma ontwikkeld, waarbij jongeren onder begeleiding van statenleden een statenvergadering naspelen om de bewustwording bij deze doelgroep voor de provinciale politiek te vergroten. Jongeren worden uitgenodigd een bezoek aan Provinciale Staten te brengen en leren zo spelenderwijs meer over de afwegingen en procedures die bij een statenvergadering van belang zijn. Daarnaast wordt er ook aandacht besteed aan debattechnieken. De onderwerpen voor het debat zijn gerelateerd aan zaken die jongeren aanspreken en zijn in overleg met de betreffende vakdocent voorbereid. In 2008 hebben drie scholen een bezoek aan Provinciale Staten gebracht: CSW, Middelburg (150 leerlingen) Calvijn College Goes (150 leerlingen) Goes Lyceum (150 leerlingen) Website De provinciale website is geactualiseerd. De Statengriffie is betrokken geweest bij de vernieuwing door participatie in het provinciale Web Coördinatie Platform. Verder is er een nieuwe site Nieuw!Zeeland ontwikkeld die gekoppeld is aan de provinciale website. Deze site is op verzoek van Provinciale Staten in het leven geroepen ter ondersteuning van de dialoog met de Zeeuwse samenlevingen over de veranderende bevolkingssamenstelling. De site bestaat onder andere uit een forum, een activiteitenoverzicht en een kennisbank. Pagina 24 van 42

25 Publiciteit Interviews met statenleden De week voorafgaand aan de vergadering van Provinciale Staten worden twee interviews met statenleden in de PZC gepubliceerd. In totaal zijn twintig statenleden geïnterviewd. Het overzicht is in bijlage 10 opgenomen. Nieuws uit de Staten In de rubriek Nieuws uit de Staten geven wij op de website zakelijk en neutraal informatie over de statenvoorstellen, de stemming en eventuele moties gegeven. In 2008 is er tien keer een Nieuws uit de Staten gepubliceerd. Persberichten De Statengriffie brengt regelmatig persberichten uit over zeer uiteenlopende onderwerpen die Provinciale Staten betreffen. Het betreft aankondigingen van werkbezoeken, benoemingen, prijsuitreikingen, openingen, aankondigingen extra vergaderingen etc. De berichten zijn terug te vinden in de dagbladen en huis-aanhuisbladen en/of Omroep Zeeland Radio/TV heeft er een item aan gewijd. 5.3 Plannen 2009 Naast advisering en het redigeren en schrijven van publicaties, webteksten en persberichten en het up to date houden van de bestaande brochures van Provinciale staten, gaat de aandacht uit naar: Mediatrainingen Statenleden die belangstelling hebben in een (vervolg op de) mediatraining krijgen in 2009 de gelegenheid. Schoolbezoeken In 2009 organiseren wij maximaal vier schoolbezoeken. Gezien de vele activiteiten rondom de dialoog Nieuw!Zeeland, is het gebruikelijke aantal schoolbezoeken van zes naar vier teruggebracht. Foto: Statenleden ondersteunen de jeugd tijdens schoolbezoek Webcasting Wij continueren de uitzendingen van de statenvergadering via internet en Omroep Zeeland televisie. In januari geven wij publiciteit aan het uitzenden van de commissievergaderingen via internet. Pagina 25 van 42

26 Nieuw!Zeeland Provinciale Staten willen de consequenties van de nieuwste cijfers van de bevolkingsopbouw in Zeeland op een interactieve manier ter discussie stellen. In 2009 vindt de dialoog met bedrijfsleven, maatschappelijke organisaties, andere overheden en de individuele inwoners van zeeland plaats. De dialoog wordt op verschillende manieren gevoerd: - 16 bijeenkomsten, kleinschalig, op locaties zoals ziekenhuis, school, bibliotheek etc.; - 4 regionale bijeenkomsten: Walcheren, Zeeuwsch-Vlaanderen, Bevelanden en Schouwen-Duiveland; - Publiekscampagne in samenwerking met PZC en Omroep Zeeland, publicaties in regionale dagbladen en huis-aan-huis bladen, radiospotjes etc.; - Forumdiscussie op de website; - Aansluiten bij activiteiten door derden georganiseerd. Provincies zoals Zeeland, Limburg en Groningen zijn al aan de slag met krimp. Hoe vindt u dat zij daar mee omspringen? Dat doen zij redelijk voortvarend. De provincie Groningen heeft samen met de gemeenten een slag geslagen. De provincie heeft krimp in het provinciaal omgevingsplan ondergebracht. Limburg en Groningen pakken krimp ook aan als gebiedsontwikkeling. Limburg bijvoorbeeld gebruikt krimp om haar imago te verbeteren en gebruikt de ontwikkeling onder de slogan Silver Economy om tot economische vernieuwing te komen. Zeeland tenslotte start met het maatschappelijk geaccepteerd krijgen van het vraagstuk door er een brede discussie over te beginnen. Dat zijn voorbeelden van een goede aanpak. Gijsbert Borgman van het ministerie van VROM in Ruimteforum, oktober Van Abdijnieuws naar Zeeland.nl De statengriffie maakt deel uit van een werkgroep die nieuw leven moet blazen in publicaties van de provincie in de PZC en huis-aan-huisbladen. De nieuwe naam is nog niet definitief, evenals de verschijningsfrequentie. Over de uiteindelijke vorm en de plaats van Provinciale Staten daarin wordt begin 2009 een beslissing genomen. Voor 2009 betekent dit uitvoering geven aan de nieuwe provinciale publicaties. De interviews die tot en met 2008 werden gepubliceerd komen dan te vervallen. Hiervoor in de plaats komt een artikel over een statenlid, dat hij of zij zelf zal schrijven. Dit artikel bevat een introductie van het betreffende statenlid en een toelichting op een actueel thema uit de provinciale politiek. Interne digitale nieuwsbrief Met ingang van het einde van het eerste kwartaal in 2009 brengen wij ieder kwartaal een digitale nieuwsbrief uit voor de provinciale organisatie. Doel van deze nieuwsbrief is enerzijds het zichtbaar maken van ons werk en anderzijds de ambtelijke organisatie te stimuleren om het contact met statenleden te onderhouden. Voorbereidingen verkiezingscampagne 2011 In maart 2011 worden de provinciale verkiezingen gehouden. De voorbereidingen voor de campagne en wellicht een deel van de campagne vinden in 2009 plaats. In de tweede helft van 2009 wordt aan het Presidium een voorstel gepresenteerd. Pagina 26 van 42

27 6 Bedrijfsvoering Statengriffie Naast de ondersteuning van de rollen van de Staten is de statengriffier verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de Statengriffie als zelfstandige organisatie. Doel is vooral te zorgen voor een klantgericht team. Dit gebeurt door onder andere te zorgen voor een optimale bereikbaarheid, via telefoon en maar ook door te zorgen voor toegankelijkheid van stukken op internet. Verder is het van belang om als organisatie op een effectieve en efficiënte wijze deel uit te maken van het geheel van de provinciale organisatie. Dit blijkt uit de contacten met beleidsinhoudelijke afdelingen en de afstemming met onder meer ICT, registratuur, archivering, postkamer en facilitaire zaken. Personeelsbeleid Het personeelsbeleid bij de Statengriffie sluit zoveel mogelijk aan bij het beleid van de provincie Zeeland met betrekking tot personeel, financiën, automatisering en kwaliteit. Dit betekent dat er in het kader van het personeelsbeleid door de statengriffier drie functioneringsgesprekken per medewerker per jaar zijn gevoerd. De gesprekken met de griffier vinden plaats met een delegatie vanuit het Presidium. In 2008 bestond deze delegatie uit Gertjan Bouterse, Peter Holtring en Izak Vogelaar. Voor de vacature 'senior statenadviseur en waarnemend griffier' is in het voorjaar een interne en externe sollicitatieprocedure gevoerd. Op 21 april heeft de griffier het Presidium een kandidaat voorgedragen. Op 16 mei hebben PS besloten de kandidaat met ingang van 1 augustus te benoemen. Ons nieuwe teamlid heeft een aanstelling voor 90%. De statenadviseur communicatie heeft met ingang van 1 september 2008 een uitbreiding van de aanstelling van 75% naar 80% gekregen in verband met toegenomen werkzaamheden. Door langdurig - niet arbeidsgerelateerde - ziekte van één van onze collega s binnen een relatief klein team als de Statengriffie, is er een relatief hoog ziektecijfer. De griffier heeft regelmatig contact met de bedrijfsarts over het verzuim via het Sociaal medisch Overleg. In de periode augustus 2008 tot en met januari 2009 heeft het team drie mensen ingewerkt; eerst de senior statenadviseur en later de waarnemend managementsecretaressen. Het provinciaal beleid met betrekking tot het organiseren van een bindingsdag voor het personeel is alternatief gevolgd. Aan de dag is invulling gegeven door deelname aan griffiedag op Prinsjesdag in Den Haag met de andere elf statengriffies. Voor maart 2009 staat een aparte sportieve activiteit van onze statengriffie gepland. Medewerkerstevredenheidsonderzoek In het voorjaar van 2008 heeft de provincie via een digitale enquête een medewerkerstevredenheidsonderzoek laten uitvoeren. De uitkomsten van de provinciale organisatie en die van de Statengriffie zijn in het najaar van 2008 geïnventariseerd en besproken in het werkoverleg. De gehele provincie en ook de Statengriffie scoren positief op integriteitonderwerpen. De Statengriffie scoort positief wanneer het gaat om samenwerking en het van elkaar overnemen van werk. Een belangrijk punt voor een relatief klein team als de griffie! Opleidingen Het bijhouden en uitbreiden van kennis en kunde is een actief aandachtspunt in de functioneringsgesprekken. De medewerkers krijgen de ruimte voor professionalisering. Gezamenlijk hebben de medewerkers begin 2008 een tweedaagse teamtraining met een externe coach gevolgd waarin gedragspatronen centraal staan. Deze training met als uitgangspunt het enneagram gaf verdiepend inzicht in de samenwerkende en probleemoplossende kwaliteiten van ons team. De griffiers, de drie statenadviseurs en één commissiegriffier hebben gezamenlijk een tweedaagse cursus projectmanagement/projectleiderschap gevolgd. Mogelijk zal deze cursus een vervolg krijgen in De griffier volgt vanaf januari 2008 een individueel coachingstraject gericht op situationeel leidinggeven. In 2009 wordt dit met nog twee sessies afgerond. Binnen de kring van statengriffiers neemt hij deel aan intervisie. Pagina 27 van 42