Werken met voorschotfacturen

Transcriptie

1 Werken met voorschotfacturen 22 februari 2012 WISA helpdesk

2 Inhoudsopgave 1 Werken met voorschotfacturen Stap 1 : Rekeningperiode Stap 2 : Voorschotfacturen Stap 3 : Artikelen ingeven Stap 4 : Stand van zaken Stap 5 : Eindfactuur Stap 6 : De afrekening

3 1 Werken met voorschotfacturen Inleiding De situatie waar het hier over gaat is de volgende: De school wil voor een bepaalde periode één of meerdere voorschotten vragen, en ondertussen de te betalen artikelen intikken als leveringen. Op gezette tijden wil men de ouders een stand van zaken geven. Op het einde van de periode krijgen de ouders een factuur met de vermelding van alle artikelen, evenals het reeds betaalde voorschot, en het te betalen restbedrag. In het stappenplan dat volgt (6 stappen) nemen we als voorbeeld een school die 100 euro als voorschot wil laten betalen (al of niet in 4 schijven van 25 euro) en op het einde van het schooljaar een afrekening wil maken. 2

4 HOOFDSTUK 1. WERKEN MET VOORSCHOTFACTUREN Stap 1 : Rekeningperiode Maak een rekeningperiode die je uitsluitend hiervoor gebruikt, bijvoorbeeld de rekeningperiode: schooljaar Maak een artikel dat je zal gebruiken om het voorschot aan te rekenen en achteraf in mindering te brengen. De code en omschrijving mag je vrij kiezen. Bijvoorbeeld: Code: VO Omschrijving: voorschot 1.2 Stap 2 : Voorschotfacturen Maak voorschotfacturen voor de leerlingen. Dit gebeurt in het begin van het schooljaar. Je gebruikt het voorschotartikel uit stap 1. LET OP: je doet dit via de module Facturen-creditnota s - groepsgewijs - Aanmaak documenten. Op die manier is dit voorschot NIET via de leveringen op de factuur gekomen. Als je het bedrag in stukken wil laten betalen vermeld je het artikel met bedrag 25 euro, aantal 4, totaal 100 euro. Via een tekst op deze factuur nodig je de ouders uit om het bedrag meteen volledig te betalen met de vermelding van het ogm-nummer of bijvoorbeeld op vier voorgestelde data telkens 25 euro te storten, telkens met hetzelfde ogm-nummer, namelijk dat van deze factuur. Bijvoorbeeld Beste ouders we verwachten van u betalingen op volgende data: 20 september euro 20 november euro 20 januari euro 20 maart euro Het staat u vrij om sneller het volledig bedrag te vereffenen. Gelieve steeds het op deze factuur vermelde ogm-nummer te gebruiken. Vanaf april zullen we u bij niet tijdige betaling, herinneringen sturen. Op deze manier kunnen de betalingen van de ouders netjes automatisch ingelezen worden in het detailboek betalingen van de bank via het inlezen van coda-bestanden. Op elk moment kan je via de module Afdruk - aanmaningen of Afdruk - openstaande per detailboek, zien welke voorschotten je nog moet ontvangen.

5 HOOFDSTUK 1. WERKEN MET VOORSCHOTFACTUREN Stap 3 : Artikelen ingeven Je tikt nu alle artikelen in die effectief verbruikt worden en waarvoor het voorschot bedoeld is, via de module leveringen - groepsgewijs zoals je dat anders ook zou doen. LET OP: DEZELFDE REKENINGPERIODE gebruiken als voor de voorschotfactuur. De rekeningperiode is erg belangrijk!!!!! Het moet dezelfde zijn als die van de voorschotfactuur. Dit doe je telkens je hier informatie over ontvangt, gespreid in de tijd gedurende het schooljaar. 1.4 Stap 4 : Stand van zaken Telkens je het nodig vindt, maak je een stand van zaken door de nieuwe afdrukfunctionaliteit te gebruiken. De module Afdruk - Leveringen per rekeningperiode. Deze afdruk verzamelt alle artikelen die als levering zijn ingegeven op de gekozen rekeningperiode, samen met alle betalingen die geregistreerd zijn voor de facturen van dezelfde rekeningperiode. (maw de betalingen van de voorschotfactuur) De layout die gebruikt wordt is diegene die vastgelegd is in het detailboek leveringen in de module Organisatie - detailboeken. Dit zijn GEEN facturen, het is niet de bedoeling dat ouders reeds het verschil gaan betalen. Zij lezen hierop af wat reeds is aangerekend en hoe groot het verschil met de reeds betaalde voorschotten bedraagt. Maw: als we nu een afrekening zouden maken, is dit wat de ouder nog schuldig is aan de school voor deze artikelenlijst. 1.5 Stap 5 : Eindfactuur Als je van plan bent om de eindfactuur te maken, tik je als laatste levering het voorschotartikel in (aantal -4), opnieuw voor dezelfde rekeningperiode! Op die manier zal het bedrag ook effectief in mindering worden gebracht bij het voorbereiden van de facturen uit leveringen. LET OP : We gaan er hier vanuit dat je alle voorschotfacturen hebt ontvangen. Je moet daar dus ook regelmatig herinneringen voor sturen. Dit gebeurt dus niet automatisch!!

6 HOOFDSTUK 1. WERKEN MET VOORSCHOTFACTUREN Stap 6 : De afrekening Je maakt de afrekening door de facturen van de bewuste rekeningperiode te laten voorbereiden uit leveringen zoals je dat nu ook doet voor normale facturen. Op deze facturen zullen alle effectief aangerekende artikelen staan met positieve bedragen en het voorschot met een negatief bedrag, zodat het restbedrag op de overschrijving komt. Voor de ouders die een negatief saldo hebben,wordt geen factuur gemaakt. actie nog eens herhalen in het detailboek van de creditnota s. Je moet de