Track and Trace en Tijdregistratie-systemen en Systemen voor aanwezigheidsregistratie op bouwplaatsen Naslagwerk

Transcriptie

1 Track and Trace en Tijdregistratie-systemen en Systemen voor aanwezigheidsregistratie op bouwplaatsen Naslagwerk Pg 1 / 26

2 INHOUD 1. Inleiding... 4 Algemeen... 4 Waarom zijn deze systemen interessant voor een bouwbedrijf?... 4 Hoe gegevens registreren? Track and Trace... 7 Inleiding Track and Trace... 7 De techniek in een notendop Tijdregistratie / Jobregistratie... 9 Verschil tussen tijdregistratie en jobregistratie... 9 Doel van tijd- en jobregistratie Rapporten uit tijdregistratie / jobregistratie Betrokken aspecten van Track and Trace en Tijdregistratiesystemen Overzicht Track and Trace Tijdregistratie Jobregistratie Voordelen en aandachtspunten bij Track and Trace en Tijdregistratie Integratie met andere processen en administratie backoffice Verhoogde productiviteit Rijgedrag Verzekering Privacy Aandachtspunten bij de leverancierskeuze Aandachtspunten algemeen Oplossingen voor aanwezigheidsregistratie op werven (Check In At Work) Manieren om de aanwezigheidsregistratie uit te voeren Type 1: Onlinedienst Type 2: Mobiele onlinedienst Type 3: Gateway Type 4: Web-services Bespreking van enkele methodes via Web-services De werfprikklok Track and Trace met badgesysteem in het voertuig Track and Trace met controle-klavier in het voertuig Gebruik van een Gsm, tablet of navigatiesysteem Pg 2 / 26

3 Planning Andere web-services Kosten voor aanwezigheidsregistratie Slot Pg 3 / 26

4 1. Inleiding Algemeen Triple T staat voor de 3 T s van Track and Trace en Tijdregistratie. Het was een project van de Vlaamse Confederatie Bouw, de Bouwunie en het WTCB en werd gesteund door het IWT (Agentschap innoveren & ondernemen). In dit project informeerden we bouwbedrijven gedurende twee jaar (van maart 2014 tot februari 2015) over de mogelijkheden en aandachtspunten in verband met voornoemde drie T s. Tijdens het project ging ook aandacht naar de methoden om de aanwezigheden van werknemers op werven te registreren bij de RSZ. Dit is ook gekend als Check in At Work. De meeste Track and Trace leveranciers ontwikkelden methoden die compatibel zijn met bestaande systemen. Om de bevindingen van dit project niet verloren te laten gaan, bundelden we heel wat informatie in dit Triple T-naslagwerk. Waarom zijn deze systemen interessant voor een bouwbedrijf? Typerend voor de bouwsector is dat personeel (en materieel) op diverse locaties moet werken. Daardoor is er weinig controle over: - waar men is of waar materieel zich bevindt - de afgelegde route - wanneer men op de werf aankomt - hoe lang men aanwezig is op de werf - wat men doet op de werf (en hoe lang men dat doet) - gemachtigd gebruik van materieel - rijgedrag Naast de behoefte om inzicht te krijgen in voorgaande items, kunnen deze systemen een belangrijke rol spelen in de wettelijke verplichtingen met betrekking tot: - verplaatsingsvergoedingen en mobiliteitspremies - het aantonen van het aandeel privé- en zakelijk gebruik van voertuigen - aanwezigheidsregistratie op grote werven De rode draad door heel het project wordt weergegeven in onderstaand schema. Pg 4 / 26

5 Figuur 1: Overzicht mogelijkheden van Track and Trace en Tijdregistratie systemen Hoe gegevens registreren? Gegevens kunnen op verschillende manieren geregistreerd worden: - niet registreren o iedereen werkt 8u/dag, de afstand tot de werkplaats wordt geschat, - werknemer schrijft gegevens op o wordt dit correct opgeschreven? o wordt er te veel afgerond? o wanneer worden de gegevens gecontroleerd, gecentraliseerd en verwerkt? o zijn de gegevens leesbaar? o moeten de gegevens opnieuw ingegeven worden? - werknemer registreert zelf digitaal o via digitale prikklok, badgelezer, klavier, GSM, tablet o gegevens kunnen (automatisch) digitaal verwerkt worden - werknemer wordt automatisch digitaal geregistreerd o bij het binnen-/buitenrijden van een geografische zone o gegevens kunnen (automatisch) digitaal verwerkt worden Om gegevens digitaal te verwerken kan men personen, plaatsen/projecten en jobs/taken registreren. - personen registreren o via Dallas-key, RFID / MIFARE / Construbadge o via QR- of barcode o via selectie uit een lijst Pg 5 / 26

6 - plaatsen of projecten registreren o automatisch (via Track and Trace, geofences of points of interest) o werfcode inscannen via QR- of barcode o werfcode intypen of selecteren uit een lijst - jobs of taken registreren o jobcode inscannen via QR- of barcode o jobcode intypen of selecteren uit een lijst Figuur 2: Dallas-key Figuur 3: RFID-badge Figuur 4: geofence via track and trace Figuur 5: barcode scanner Pg 6 / 26

7 2. Track and Trace Inleiding Track and Trace Track and Trace betekent: het spoor volgen van, of het traceren van en wordt in onze context toegepast op voertuigen, materieel en mensen. Hierdoor krijgen we informatie over de locatie, de afgelegde route, snelheden, tijdstippen van vertrek en aankomst, van mensen, voertuigen en machines. Figuur 6: Informatie uit een Track and Trace systeem De techniek in een notendop. Het meest gekend is het systeem waarbij in een voertuig (of op ander materieel) een black box met een GPS ingebouwd wordt. Deze black box stuurt op in te stellen intervallen een signaal door naar een portaal. Dit gebeurt meestal via een GPRS- of GSM-netwerk. Ook wanneer een bepaalde draaihoek overschreden wordt (bochten), wordt een signaal verzonden. Als alternatief voor een ingebouwde black box kan men ook gebruik maken van het GPS-signaal van een smartphone, tablet of ander toestel. Figuur 7: Een black box stuurt signalen naar een webservice Aan de hand van deze signalen wordt data verzameld met betrekking tot het tijdstip en de locatie van het voertuig of het materieel en dus ook het bijhorend personeel. Om te weten welk personeel overeenstemt met deze signalen, zal het personeelslid zich moeten identificeren alvorens met het voertuig te vertrekken. In bepaalde gevallen wordt het systeem zodanig ingesteld dat het voertuig zelfs niet kan starten zonder voorafgaandelijke identificatie. Pg 7 / 26

8 Figuur 8: Lokalisatie van voertuigen en/of personeel De persoons-identificatie gebeurt meestal met een Dallas-key of met een RFID-kaart. Identificatie kan ook via een klavier gebeuren, of door het scannen van een barcode. Wanneer een personeelslid een vast voertuig heeft waar niemand anders mee rijdt, is deze identificatie niet echt nodig omdat ze op het portaal gedefinieerd kan worden. Figuur 9: Identificatie via Dallas-key Op een digitale kaart kan een zone afgebakend worden die overeenstemt met een gekende locatie (een klant of een werf). Zo een zone wordt een geofence of een point of intrest (POI) genoemd. Wanneer voertuigen via hun gps-signaal in zo een zone gelokaliseerd worden, weet het systeem op welk project de registraties van toepassing zijn. Pg 8 / 26

9 3. Tijdregistratie / Jobregistratie Verschil tussen tijdregistratie en jobregistratie Met een track and Trace systeem is men onder andere in staat om aankomsten vertrekuren te registreren. Zo kan men automatisch het totaal aantal gewerkte uren berekenen. Indien men louter het aantal uren wil registreren, spreken we van Tijdregistratie. In bepaalde gevallen wil men echter meer weten dan alleen het aantal gewerkte uren. Veel bedrijven willen weten welke taken uitgevoerd werden en hoeveel tijd er aan die taken gespendeerd werd. In dit geval spreken we van Jobregistratie. Pg 9 / 26

10 Doel van tijd- en jobregistratie De geregistreerde gegevens kunnen gebruikt worden voor projectopvolging, nacalculatie en rendementscontrole. Wanneer mensen vele interventies op één dag uitvoeren, kan één job overeenstemmen met één klant. Bijvoorbeeld wanneer service-techniekers meerdere verwarmingsketels op één dag herstellen of onderhouden. Bij bedrijven die grotere opdrachten uitvoeren, kan één job overeenstemmen met een typetaak. Enkele voorbeelden: kap- en slijpwerk, montage, indienststelling van een installatie, graafwerken, metselwerken, bekistingswerken, Beide benaderingswijzen (Tijdregistratie / Jobregistratie) zijn nauw met elkaar verbonden. Het is dan ook logisch dat veel leveranciers beide aspecten geïntegreerd hebben. Het Job-registratiesysteem wordt ook vaak onafhankelijk van een track and Trace systeem gebruikt, bijvoorbeeld in productiebedrijven waar productie-arbeiders geen werven bezoeken. Mogelijke toepassingen zijn gebaseerd op het starten / stoppen van jobs via een computer, een touchscreen, een klavier, een barcode-scanner In principe moet steeds een job-nummer geregistreerd worden. Steeds meer is er ook een behoefte om jobs van op diverse locaties te registreren. Daarvoor werd een aantal toepassingen ontwikkeld die werken via mobiele apparaten zoals smartphones en tablets. Figuur 10: gebruik van mobiele apparaten voor jobregistratie Pg 10 / 26

11 Rapporten uit tijdregistratie / jobregistratie UW BEDRIJFSLOGO Figuur 11: Scancodes van een project Figuur 12: overzicht werkuren van een personeelslid Figuur 13: rapport gewerkte uren van een personeelslid Pg 11 / 26

12 Eén van de voordelen van de digitale verwerking is dat men dankzij een relatief eenvoudige registratie de gegevens vanuit verschillende standpunten kan bekijken. Doordat een werknemer een bewerking (of taak, activiteit) registreert op een bepaald project, kan men nadien diverse rapporten opvragen: - Per project staan al de gegevens samen, eventueel gegroepeerd per bewerking of per werknemer. - Per bewerking staan al de gegevens samen, eventueel gegroepeerd per project of per werknemer. - Per werknemer staan al de gegevens samen, eventueel gegroepeerd per project of per bewerking. Figuur 14: rapporten vanuit diverse standpunten: project / bewerking / werknemer Pg 12 / 26

13 4. Betrokken aspecten van Track and Trace en Tijdregistratiesystemen Overzicht In de volgende paragrafen wordt onderstaand overzicht toegelicht. Een aantal items kunnen een hulp zijn om te voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen. Andere zijn van belang voor: - controlefuncties op personen/materieel, - voor analyse, projectopvolging, nacalculatie - integratie met andere systemen, zoals ERP. Pg 13 / 26

14 Track and Trace Het zuivere Track and Trace systeem geeft inzicht in volgende aspecten: - De route die (en de tijdstippen waarop) voertuigen gereden hebben, inclusief de registratie van eventuele ritonderbrekingen. o Deze gegevens kunnen gebruikt worden voor de wettelijke regeling betreffende het uitbetalen van verplaatsingsvergoedingen en mobiliteitspremies, alsook voor het aantonen in welke mate voertuigen voor privédoeleinden gebruikt worden. - Real-time informatie over waar voertuigen, materieel en mensen zich bevinden. o Dit kan een rol spelen in de wettelijke verplichting om mensen die op bepaalde bouwplaatsen werken, aan te melden bij de RSZ. - Welke persoon een voertuig of materieel gestart heeft, met de mogelijkheid om te verhinderen dat iemand die niet gemachtigd is, een voertuig of materieel kan starten. - Het rijgedrag van de chauffeur met het oog op veiligheid en ecologie. Snelheid, motorgegevens, krachten in bochten, de remkracht, Bijna al de voertuiggegevens kunnen geregistreerd worden, zelfs het openen of sluiten van deuren. De eerste drie aspecten leveren ook een bijdrage tegen diefstal van voertuigen en/of materieel. Figuur 15: trajecten en tijdstippen bewijzen het zakelijk gebruik van voertuigen Tijdregistratie Wanneer ook de tijdregistratie gebruikt wordt, verkrijgt men inzicht in: - Wanneer komt het personeel aan op de werf? Begint men op tijd te werken? - Hoe lang werkt men op een dag? Hoe lang werkt men per klant? - Hoeveel uren zijn bepaalde machines actief? Deze gegevens kan men gebruiken als bewijs voor facturatie aan een klant of om het aantal werkuren aan te tonen met betrekking tot de uitbetaling van het loon. Jobregistratie De Jobregistratie gaat nog een stapje verder. Dit zorgt ervoor dat men niet alleen weet hoe lang men op een dag gewerkt heeft, maar dat men ook weet welke taken uitgevoerd werden. Jobregistratie wordt in een apart hoofdstuk toegelicht. Pg 14 / 26

15 5. Voordelen en aandachtspunten bij Track and Trace en Tijdregistratie Integratie met andere processen en administratie backoffice Meestal worden de gegevens uit het Track and Trace of tijdregistratiesysteem ook verwerkt in andere processen. Wanneer die verwerking geautomatiseerd kan worden, benut men extra voordelen. In principe kunnen koppelingen met diverse systemen gemaakt worden. Klassiek zijn de koppelingen met de sociale secretariaten voor de verwerking van de loongegevens, verplaatsingsvergoedingen en mobiliteitspremies. Voor de projectopvolging wenst men soms een gegevensuitwisseling met het ERPsysteem. Daarnaast wordt een Track and Trace systeem ook vaak gebruikt voor de aanwezigheidsregistratie op de bouwplaatsen. Eén van de voordelen is dat men backoffice (vaak personeelsdienst) minder administratieve taken heeft om gegevens te verwerken. Minder administratieve last, betekent niet geen administratieve last. De administratieve taken mogen dus niet genegeerd worden wanneer men de tijdwinst wil schatten. Een analyse van de tijdsbesteding aan de berekening van de verplaatsingspremies en mobiliteitsvergoedingen met behulp van een Track and Trace systeem bij een aantal bouwbedrijven gaf volgend resultaat: #werknemers Administratie in het systeem Administratie per werknemer 15 werknemers 24 u/maand 1,6 u/werknemer 30 werknemers 96 u/maand 3,2 u/werknemer 70 werknemers 70 u/maand 1,0 u/werknemer 100 werknemers 40 u/maand 0,4 u/werknemer Deze resultaten hangen uiteraard ook af van de automatiseringsgraad van het bedrijf. In sommige gevallen gaat men de registraties volautomatisch verwerken, in sommige gevallen voert men manueel een aantal tussenstappen uit. De administratieve taken wijzigen voornamelijk van het ingeven of overtypen van gegevens, naar het controleren / verifiëren van gegevens. Feit is dat gegevens sneller en correcter verwerkt worden. Verhoogde productiviteit Omdat werknemers weten dat het bedrijf inzicht heeft in de gepresteerde uren, worden ook productiviteitsverhogingen vastgesteld. Het is moeilijk om dit te kwantificeren omdat het ook afhankelijk is van de gewoontes en de mentaliteit van de mensen. Werknemers zullen minder vlug geneigd zijn om te vroeg op een werf te vertrekken, aangezien dit eenvoudig te detecteren is in het systeem. Uit rekenvoorbeelden die verder uitgewerkt worden, blijkt dat een rendementsstijging van slechts enkele minuten per dag en per werknemer de Track and Trace systemen rendabel maakt. Bij het verlaten of toekomen in vooraf gedefinieerde zones kunnen automatisch berichten verzonden worden. Dit laat toe de logistieke ondersteuning te optimaliseren. Omdat men weet welke voertuigen op het bedrijf gaan aankomen, kan men het laden/lossen beter voorbereiden. Voor bedrijven die vaak werknemers naar dringende interventies moeten sturen, geeft het overzicht van de locatie waar het personeel zich bevindt extra informatie om te beslissen welke werknemer een dichtbij zijnde klant moet gaan bezoeken. Pg 15 / 26

16 Wanneer men tweewegcommunicatie gebruikt, kan de mobiele werknemer berichten ontvangen die van uit het kantoor verzonden werden. Rijgedrag Door voertuigen digitaal te monitoren, gaan chauffeurs vaak ecologischer rijden. Men zal minder vaak te snel rijden. Daardoor daalt het brandstofgebruik en de slijtage aan voertuigen. Chauffeurs weten ook dat hun brandstofverbruik gemakkelijk vergeleken kan worden met collega s. - Wanneer men 130km/u rijdt in plaats van 120km/u, spreekt men van brandstofstijgingen van +17%. - Rijden met een te lage bandenspanning (-0,5bar) levert een verhoogd brandstofverbruik op van 2% tot 3% Ongeoorloofde privé-ritten kunnen automatisch gerapporteerd worden. Figuur 16: Rijgedrag opvolgen leidt tot ecologischer rijden Naast inzicht in het echte rijgedrag, kan het Track and Trace systeem ook een rol spelen om te achterhalen wie met een voertuig reed wanneer een verkeersboete op het bedrijf toekomt. Verzekering Sommige verzekeringskantoren verlagen de premie voor voertuigen die uitgerust zijn met een Track and Trace systeem. Het Track and Trace systeem laat toe om gestolen voertuigen snel te lokaliseren en in bepaalde gevallen kan men zelfs een startonderbreking activeren, zodat alleen gemachtigde personen een voertuig kunnen starten. Privacy Wanneer voertuigen ook privé gebruikt mogen worden, kan een schakelaar ingebouwd worden die zorgt dat privé-ritten niet bekeken kunnen worden in het systeem. Het risico bestaat echter dat men tijdens de werkuren de schakelaar vergeet in te stellen op zakelijk gebruik. Aandachtspunten bij de leverancierskeuze Alvorens met een bepaalde leverancier in zee te gaan, geven we nog volgende tips: - Vraag en controleer referenties en luister naar de ervaringen van je collega s Pg 16 / 26

17 - Houd rekening met groeimogelijkheden. Stel in vraag of je op termijn nood hebt aan tweewegcommunicatie. Hierbij worden zowel gegevens van het Track and Trace systeem naar het platform verzonden, maar heb je ook de mogelijkheid om vanuit het platform gegevens naar het Track and Trace systeem te zenden. Zo kan je bijvoorbeeld boodschappen doorgeven aan de chauffeur. Dit kan invloed hebben op de in te bouwen hardware - Definieer welke gegevens je wil registreren. Dit kan invloed hebben op het inbouwen van hardware. Zeker wanneer je specifieke motorgegevens of het openen en sluiten van portieren wil registreren. In dat geval wordt er een extra (complexere) communicatie met de CAN-BUS van het voertuig gerealiseerd. - Check de leverancier. Is hij solvabel? Zijn zijn oplossingen voldoende gericht op de bouwsector? - Houd bij het vergelijken van prijzen rekening met de kosten op korte termijn (vooral hardware en opleiding) en de kosten op lange termijn (vooral abonnementskosten). Om hierin te ondersteunen ontwikkelden we een berekeningstool die je gratis kan raadplegen op (Van toepassing voor Track and Trace systemen, niet voor specifieke jobregistratiesystemen) Aandachtspunten algemeen - Alvorens een systeem in te voeren, raden we aan om u te informeren bij uw beroepsorganisatie. Zij kunnen u informeren over een aantal verplichtingen waaraan je moet voldoen. Denk daarbij aan het overleg met de werknemersorganisaties, eventuele aanpassing van het arbeidsreglement, de aandacht voor de privacy van het personeel, Zij bezitten ook documenten of clausules die u in arbeidscontracten kan opnemen. - Eventueel implementeer je stapsgewijs. Begin met één voertuig en breid uit na een testperiode. - Controleer of de hoofdbatterij van het voertuig / materieel nog in orde is. Zeker bij materieel dat regelmatig niet actief is. Bij stilstand van het materieel kan het Track and Trace systeem energie blijven vragen van de batterij. - Controleer de levensduur van toestellen op batterijen, zoals autonome of mobiele black boxen, scanners, - Bepaal in het geval van specifieke job-registratie hoe en wanneer gegevens uitgelezen moeten worden. Real-time, online, offline? Pg 17 / 26

18 6. Oplossingen voor aanwezigheidsregistratie op werven (Check In At Work) Manieren om de aanwezigheidsregistratie uit te voeren De overheid voorziet vier hoofdtypes om de aanwezigheidsregistratie uit te voeren. Type 1: Onlinedienst Via eender welke computer met internetverbinding kan men op het beveiligd portaal Check In At Work van de RSZ inloggen. Men kan tot dertig dagen op voorhand mensen aanmelden op een werf. Mogelijke voordelen: - De registratie kan centraal door iemand op het bureau gebeuren. De werknemers moeten zich dus niet bekommeren om de registratie. - De registratie kan tot dertig dagen op voorhand gebeuren. Mogelijke nadelen: - Werknemer registreert zich niet zelf en weet dus niet of de registratie in orde is. - Bij een last-minute wijziging in de planning, moet men er voor zorgen dat de registratie tijdig aangepast wordt. Type 2: Mobiele onlinedienst Deze methode is vergelijkbaar met de gewone onlinedienst. De interface werd echter lichtjes aangepast zodat het gebruiksvriendelijker is om op mobiele apparaten te gebruiken. (Smartphone, tablet ) Men kan ook QR-codes (die eigen zijn aan de werf) scannen met de smartphone. Mogelijke voordelen: - De werknemer registreert zichzelf (of zijn team), en is dus zeker of de registratie gelukt is. - Je kan je van op eender welke locatie registreren (mits internetverbinding). - Je kan met één smartphone / tablet meerdere aangiftes doen. (ploegbaas registreert zijn team) Mogelijke nadelen: - De registratie kan niet op voorhand gebeuren, enkel op de dag zelf. - Personeel heeft een smartphone nodig met internetverbinding. Dat is niet altijd evident in een soms ruwe omgeving. - Een LIMOSA-werknemer kan zich niet zelf registreren. Type 3: Gateway De Gateway kan je beschouwen als een virtuele slagboom. Aan de ingang van de werf wordt een computer geplaatst waarop werknemers zich kunnen aanmelden met behulp van hun elektronische identiteitskaart, hun Limosa-nummer of hun rijksregisternummer. Vóór het eerste gebruik moet deze computer gekoppeld worden aan de juiste werfcode. Mogelijke voordelen: - De werknemer registreert zichzelf en is dus zeker of de registratie gelukt is. Mogelijke nadelen: - Een bedrijf dat korte interventies doet op werven, gaat waarschijnlijk geen gateway installeren. (Hij kan eventueel wel gebruik Pg 18 / 26

19 - De gateway staat op de werf. De werknemer hoeft zich dus niet te bekommeren om de hardware om zich te registreren. maken van de gateway die door een andere aannemer geïnstalleerd werd.) - De gateway moet steeds toegankelijk zijn. Type 4: Web-services Men voorziet dat men de registratie kan uitvoeren via alternatieve methoden, afwijkend van de voorgaande drie. Bij de Web-services gaat men er meestal van uit dat men nieuwe of bestaande badgesystemen gaat gebruiken om zich te registreren. Het kan zijn dat werknemers reeds een badge hebben van hun Track and Trace-systeem, om zich aanwezig te melden in het bedrijf, om deuren of poorten te openen in het bedrijf Door deze badge ook te gebruiken voor de aanwezigheidsregistratie op de werf, vermijdt men dat de werknemers meerdere badges moeten beheren. Via web-services kan men zich in bepaalde gevallen ook registreren zonder een badge. Dit kan bijvoorbeeld door een smartphone met speciale apps te gebruiken, of door een personeelsplanning te koppelen met de aanwezigheidsregistratie. Mogelijke voordelen: - Men heeft een ruime keuze in registratiemethodes. Desgewenst ontwikkelt men een registratiemethode op maat van het bedrijf. - Het gebruik van één badge voor verschillende toepassingen. - Er bestaan methodes waarbij geen badge nodig is. Een smartphone kan de registratie automatisch uitvoeren, zonder tussenkomst van de werknemer. Mogelijke nadelen: - Veel soft- en hardware-leveranciers ontwikkelen eigen toepassingen. De analyse om een geschikt systeem te kiezen is daardoor soms complex. Omdat de toepassingen erg divers zijn, worden er een aantal meer in detail besproken in het volgende hoofdstuk van dit document. Pg 19 / 26

20 Figuur 17: Overzicht 4 basistypes voor aanwezigheidsregistratie op de werf Bespreking van enkele methodes via Web-services Onderstaande afbeelding geeft een overzicht van een aantal registratiemethodes die gebaseerd zijn op web-services. Kenmerkend is dat een hard- of softwareleverancier een platform (website) ter beschikking stelt, waarop het bouwbedrijf kan inloggen. Vanop dit platform gebeurt het centraal beheer van de registraties. Eerst wordt een aantal basisgegevens ingegeven. Deze basisgegevens zijn: - Lijst van de werknemers met bijhorende verplichte informatie om zich uniek te identificeren (naam en rijksregisternummer of Limosanummer) en eventuele extra informatie ( adres, GSM-nummer, personeelsnummer, initialen, ) Deze extra informatie laat toe dat men in het dagelijks gebruik bijvoorbeeld het personeelsnummer (of een andere codering zoals initialen ) gebruikt en dat men kan bepalen naar welke locatie eventuele berichtgeving dient te gebeuren ( -adres, GSMnummer). - Lijst van de uit te voeren werven met hun uniek werkplaatsnummer. Dat is de unieke werfcode die men via de RSZ ontvangt. Eventueel kan ook hier extra informatie aan gekoppeld worden, zoals het intern projectnummer, adresgegevens, Vanop dit platform worden de nodige gegevens nadien automatisch naar het portaal van de RSZ doorgezonden. Interessant om weten is dat deze methodes met elkaar gecombineerd kunnen worden, zodat een bedrijf niet afhankelijk is van één bepaalde methode. Pg 20 / 26

21 A Werfprikklok badge QR Werknemernummer via rijksregister of Limosa B Voertuig badgelezer badge Werkplaatsnummer via RSZ C D Voertuig klavier telefoon apps badge PLATFORM SOFTWARE- LEVERANCIER Smartphone sms E Planning F Andere Webservices CheckInAtWork RSZ Figuur 18: Overzicht van een aantal methodes via web-services De werfprikklok De volgende beschrijving stemt overeen met type A uit het overzicht. Het principe lijkt sterk op de standaardmethode die gekend is als gateway (zie eerder). De gatewaycomputer wordt bij deze methode vervangen door een prikklok die op de werf (bij voorkeur aan de werfingang) geïnstalleerd wordt. A Werfprikklok QR badge Deze methode komt frequent voor bij ondernemingen die gedurende langere tijd op eenzelfde werf actief zijn. De prikklok wordt zodanig ingesteld dat elke registratie automatisch aan de betreffende werf gelinkt is. De registratie van de personen kan op verschillende manieren gebeuren en is afhankelijk van het type prikklok. - Registratie via een badge (Dallas-key, RFID, Construbadge ) - Scannen van een persoonlijke QR-code - Fingerprint - Elektronische identiteitskaart - Pg 21 / 26

22 Een voordeel kan zijn dat je iedereen kan verplichten om zich via de werfprikklok te registreren, zowel het eigen personeel als de onderaannemers. Zo heeft men een centraal overzicht, vanop het eigen portaal. Een nadeel kan zijn dat de logistiek van het verdelen van de badges complex kan worden. Mensen die op veel verschillende werven tewerkgesteld worden, voor verschillende hoofdaannemers die met andere types werfprikklokken werken, hebben na verloop van tijd erg veel badges in hun bezit. Ook moet men in bepaalde gevallen zelf de werknemers van de onderaannemers in het systeem zetten. Dit kan vaak verholpen worden door de onderaannemers een beperkte toegang te geven tot het portaal. Zo kunnen zij hun eigen personeel beheren. In bepaalde gevallen kan men ook een QRcode printen die het rijksregisternummer vertegenwoordigt. Track and Trace met badgesysteem in het voertuig De volgende beschrijving stemt overeen met type B uit het overzicht. Deze methode laat toe om een standaard Track and Trace systeem te gebruiken om zich te registreren. Voertuig badgelezer badge In het Track and Trace systeem moet steeds de fence of de point of interest gecreëerd worden op een digitale kaart. Dit moet gebeuren vooraleer de werknemers naar de werf gaan. Als het voertuig zich binnen deze zone bevindt wanneer de werknemers badgen op hun Track and Trace systeem, weet het systeem op welke werf de registratie van toepassing is. Een voordeel is dat men geen extra systemen en/of extra badges moet gebruiken. Een nadeel kan zijn dat men soms net buiten de geografische zone moet parkeren, waardoor het systeem de werf niet herkent. Track and Trace met controle-klavier in het voertuig De volgende beschrijving stemt overeen met type C uit het overzicht. Deze methode laat toe om een standaard Track and Trace systeem te gebruiken om zich te registreren. Voertuig klavier badge Deze methode lijkt sterk op de voorgaande methode met een Track and Trace met badgesysteem. Zo moet ook hier op voorhand de werf kenbaar gemaakt worden in het systeem, alvorens men zich kan registreren. Via een klavier in het voertuig heeft men echter meer opties. Zo kan men manueel de werf kiezen, onafhankelijk van de locatie van het voertuig. Een ploegbaas kan bijvoorbeeld ook via het klavier zijn hele ploeg registreren, zonder dat iedereen individueel moet badgen. De systemen met een controleklavier worden sowieso vaak gebruikt om jobs meer in detail te registreren. Dit systeem kan al dan niet gecombineerd worden met een badgelezer in het voertuig. Pg 22 / 26

23 Ook hier geldt het voordeel dat men geen extra systemen en/of badges moet gebruiken. Gebruik van een Gsm, tablet of navigatiesysteem De volgende beschrijving stemt overeen met type D uit het overzicht. Via een mobiel device (telefoon, smartphone, tablet ) kan men op verschillende manieren de aanwezigheidsregistratie uitvoeren. We onderscheiden drie sub- categorieën: - Apps - Telefoneren - SMS-berichten telefoon apps Smartphone sms Via Apps Via Apps heeft men de standaardmethode van de mobiele onlinedienst nagebootst. Afhankelijk va de ontwikkelaar heeft men soms nog extra mogelijkheden om zich te registreren. Via een App is het ook mogelijk om de Gateway -methode na te bootsen. In plaats van een computer op de werf te plaatsen, kan men iedereen zich aan een GSM of tablet laten aanmelden. Soms opteert men voor mobiele navigatiesystemen waarop diverse Apps geïnstalleerd kunnen worden. Via telefoneren Door te telefoneren naar een vooraf ingesteld nummer zal een computerstem de beller begeleiden om zich te registreren. Dit kan door een werfcode in te toetsen. Als het Gsm-toestel specifiek aan één persoon toegewezen is, zal het systeem automatisch weten welke persoon geregistreerd moet worden. Men kan ook opteren om meerdere personen ineens te kunnen registreren, door personeelscodes in te toetsen. Via SMS Door een sms-bericht te sturen naar een vooraf ingesteld nummer, kan men zich registreren. In functie van de ontwikkelaar zal men een bepaalde systematiek moeten volgen. Het bericht zal in ieder geval een werfcode moeten bevatten. Bijvoorbeeld: werfcode spatie personeelsnummer. Als het Gsm-toestel specifiek aan één persoon toegewezen is, kan het systeem automatisch weten welke persoon geregistreerd moet worden en is de personeelscode overbodig. Men kan ook opteren om meerdere personen ineens te registreren door meerdere personeelscodes in te toetsen. Als extra variant op het gebruik van een Gsm / tablet kan je nog werken met de GPS-lokalisatie op het toestel. In dit geval sluit de methode nauw aan met de eerder genoemde Track and Tracetoepassingen. Een voordeel kan zijn dat dat veel werknemers altijd een GSM of tablet ter beschikking hebben. Pg 23 / 26

24 Een nadeel kan zijn dat deze toestellen vaak sterk afhankelijk zijn van de batterijsterkte en dat een werknemer zijn Gsm al eens thuis kan vergeten. In de meeste gevallen vragen deze methodes een extra actie van de werknemer, met een verhoogde kans op fouten. Planning De volgende beschrijving stemt overeen met type E uit het overzicht. Wanneer een personeelsplanning opgesteld wordt, weet men op voorhand welke werknemer op welke werf zal gaan werken. In bepaalde gevallen kan deze digitale planning ingelezen worden op het portaal om zo de aanwezigheidsregistratie te automatiseren. Planning Een voordeel is dat de werknemer zich niets van de registratie moet aantrekken. De registratie gebeurt immers door iemand op het kantoor. Daarbij kan de planning langere tijd op voorhand ingelezen worden. Het systeem zal telkens op een vooraf in te stellen tijdstip de planning van de volgende dag doorsturen. Dat betekent dat het geen probleem geeft als daags voordien de planning nog aangepast wordt. Bepaalde systemen werken via een dubbelcheck, gebaseerd op een combinatie van eerder genoemde methodes: - Men registreert de mensen via de personeelsplanning. - Wanneer de mensen zich nadien ook via het Track and Trace systeem registreren, krijgt men een bevestiging dat beide registraties coherent zijn. - Wanneer iemand zich niet via Track and Trace registreert, komt er een waarschuwing. Op zich is dat geen probleem, want de persoon is zeker geregistreerd via de planning. Maar dit kan je er attent op maken dat een persoon misschien afwezig is, of ziek is - Wanneer iemand niet via de planning geregistreerd werd, maar onverwachts toch naar een meldings-plichtige werf moet, zal hij op het moment van aankomst geregistreerd worden via het track and Trace systeem. Andere web-services De volgende beschrijving stemt overeen met type F uit het overzicht. Omdat een totale opsomming van al de verschillende mogelijkheden met al hun details quasi onmogelijk is, vermelden we nog de mogelijkheid om op andere manieren via een web-service te werken. Andere Webservices Pg 24 / 26

25 Vanuit eender welke toepassing kunnen gegevens in xml-formaat aangeleverd worden op het platform. Hier worden deze gegevens vervolgens omgezet naar een formaat dat geschikt is om naar het portaal van de RSZ te versturen. Kosten voor aanwezigheidsregistratie Wanneer de aanwezigheidsregistratie via de drie standaardmethoden gebeurt, zijn er in principe geen kosten aan verbonden. Het dataverbruik via mobiel internet en de eventuele aankoop van extra hardware dienen wel meegerekend te worden. Pc s, smartphones en tablets behoren echter vaak tot de standaarduitrusting van personeel. De kosten voor het gebruik van de web-services zijn afhankelijk van de leverancier. In bepaalde gevallen werkt men met een maandelijkse huurkost voor het portaal, maar soms hanteert men een eenmalige aankoopkost van het portaal. Soms is er een beperking op het aantal registraties dat inbegrepen is in de basisprijs, en geldt er een meerprijs in geval van overschrijding van de quota. Naast de portaalkost dient men bij de web-services ook de huur of aankoop van de nodige hardware in acht nemen. Pg 25 / 26

26 7. Slot Bouwbedrijven die meer informatie wensen over deze onderwerpen, kunnen contact opnemen via: - de website - de beroepsorganisaties Vlaamse Confederatie Bouw en Bouwunie - het WTCB (Wetenschappelijk Technisch Instituut voor het Bouwbedrijf), afdeling bedrijfsbeheer. Op de website kan men ook gratis de berekeningstool gebruiken die inzicht geeft in de kosten/opbrengsten op langere termijn van een Track and Trace systeem. Pg 26 / 26