Aanwezigheidsregistratie op werven

Transcriptie

1 Aanwezigheidsregistratie op werven Via Checkinatwork doen werkgevers en aannemers die werken in onroerende staat uitvoeren aangifte van de mensen die op bepaalde werkplaatsen aanwezig zijn. Het systeem registreert wie op welk moment en op welke plaats aanwezig is. Om deze aanwezigheidsregistratie op werven te verzekeren, stelt en zijn partner een centrale software oplossing voor die draait in een hosting center en bereikbaar is voor de aannemer (en eventueel onderaannemers) via internet. Deze centrale Software SynPeople_Workplaces krijgt alle boekingen binnen van de op de werf geïnstalleerde badgelezer en is rechtstreeks gekoppeld met Checkinatwork. De badgelezers op de werf kunnen geleverd worden met ofwel een internet verbinding of met een GPRS-Modem die de boekingen draadloos doorstuurt. Gezien de software in SaaS (Software As A Service) mode werkt, kan deze gehuurd worden over de periode dat de werf actief is. U kan ook de hardware op huurbasis nemen (met een minimum periode van 1 jaar). Men kan ook kiezen voor een model van registratielezer dat buiten opgesteld kan worden (IP67) en voorzien is van een batterij en batterijlader (24 uur autonomie). Deze bevat steeds een GPRS modem om draadloos te communiceren met onze Server. T.b.v. de identificatie van de medewerkers op de werf stellen we zeer stevige keyfob s voor. Deze kunnen bv aan de sleutelbos gehangen worden van de werklieden. We raden badges niet echt aan tenzij deze in het werflokaal worden bijgehouden. Pag: 1

2 Overzichtsschema Wanneer u iemand registreert, worden de volgende gegevens samengebracht: Werkgever (Ondernemingsnummer), Werknemer (Rijksregisternummer of Limosa nummer), plaats, en (Werfregistratienummer) tijd. (Datum en tijdstip waarop de werknemer zicht op de werf registreert) Pag: 2

3 Wat heb je nodig (Zie overzicht) Aanwezigheidsregistratie Software: Per werf dient een SaaS instantie (voor die werf) opgezet te worden. De prijs bestaat hier uit een éénmalige setup/activatie kost en een huurprijs per maand. Deze laatste huurprijs is afhankelijk van het aantal actieve medewerkers (Iedereen die registreert) op de werf. Registratie hardware per werf Standaard voorzien we een SynWorkplace-outside of SynTime badgelezers (binnen opstelling) met een GPRS modem. Indien er op de werf internet aanwezig is dan kan de GPRS modem wegvallen. Beide badgereaders kunnen met eender welke standaard leestechnologie worden uitgerust zodat ze elk type badge kunnen uitlezen waaronder ook de Construbadge. Werkposten: Elke PC met internettoegang kan via zijn webbrowser naar de Software surfen en kan deze gebruiken. Je kan bepaalde werkposten (waar werknemers worden ingeschreven) ook voorzien van: o Een e-id kaartlezer: Met als grote voordeel dat je de identificatie data van elke Belgische medewerker met één klik van de muis kan inlezen. o Een SynReg-KB-Mifare lezer. Deze desktop badgelezer emuleert een keyboard. Daardoor kan men gemakkelijk een badge er opleggen en ook met 1 klik van de muis deze koppelen aan een medewerker. Pag: 3

4 Software: kort overzicht 1. Definitie medewerkers: Het volstaat een minimum van gegevens in te geven en deze te bewaren en de medewerker kan vanaf dan geregistreerd worden met zijn toegekende badge. Werknemer nummer (wordt automatisch gecreëerd) Personeelsnummer (numeriek of alfanumeriek naar keuze) Naam en voornaam Badgenummers met een eventuele geldigheidsperiode. Eventueel een Tijdschema Foto medewerker: Indien gewenst kan je de data een persoonlijke toets geven door een foto van de medewerkers te uploaden of deze van de eid kaartlezer in te lezen. Deze foto wordt dan ook getoond tijdens het prikken op de badgelezer (Extra controle op eigen badge of door derden). Extra personeelsdata: Naast de basis data kan je ook extra informatie van de medewerkers ingeven dankzij definieerbare vrije velden. Dus ook het Rijksregisternummer, Limosa nummer, etc. Een werknemer kan worden gekoppeld aan de hoofd aannemeraangever of aan een onderaannemer waarbij het ondernemingsnummer wordt meegegeven. Pag: 4

5 levert steeds een basis set mee, doch het is ook mogelijk zelf uw eigen Vrije velden te definiëren. 2. Definitie werven: De werkplaatsen die gebruik maken van Checkinatwork moeten aangegeven zijn in de Aangifte van werken. Zo worden al uw werven in de software opgenomen en gekoppeld aan hun uniek werfregistratienummer (Locatie code). Voor elke werf wordt er éénmalig (bij aanvang werken) aangegeven op welke badgereader er geboekt moet worden en vanaf dan kunnen uw medewerkers zich registreren op al uw werven (zelfs meerdere per dag indien nodig). Pag: 5

6 3. IN UIT boeken: IN: Forceer een IN boeking UIT Forceer een UIT boeking IN/UIT Men kan vrij boeken. De software bepaald de IN/UIT sequentie Je bepaalt zelf of de IN- UIT- sequentie bepaald wordt door de medewerker of automatisch en of je enkel inboekt (wanneer een registratie voldoende is) of je zowel inals uit boekt. 4. Aanwezigheidslijst/registratielijst: Eenmaal de boekingen geregistreerd, kan je via een rapport de aanwezigheidstijden van uw medewerkers opvragen via een eenvoudig rapport. Een paar voorbeelden: Pag: 6

7 Of in een andere in te stellen periode: De koppeling met checkinatwork kan er dan als volgt uitzien: Pag: 7