Uitwisseling van digitale doorstroomportfolio s regio Eindhoven. Eindrapport

Transcriptie

1 Uitwisseling van digitale doorstroomportfolio s regio Eindhoven Eindrapport Auteur(s) : Frank Haacke en Rob van Rooij Versienummer : 3.3 (27 maart 2007)

2 Eindrapport Uitwisseling van digitale doorstroomportfolio s regio Eindhoven? 27-mrt-07 2 / 14 Inhoudsopgave 1 Samenvatting 3 2 Inleiding stelling document groep document Leeswijzer 4 3 Behaalde resultaten Resultaten per product/activiteit Deelname Plugfest Deelname EduExchange Andere resultaten stellingen 10 4 Organisatie Partners Samenwerking 11 5 Knelpunten en aanbevelingen Knelpunten en oplossingen Aanbevelingen 12 6 Succespunten en vervolg Succespunten Vervolg 14

3 Eindrapport Uitwisseling van digitale doorstroomportfolio s regio Eindhoven? 27-mrt-07 3 / 14 1 Samenvatting Het project Uitwisseling van digitale doorstroomportfolio s regio Eindhoven is een samenwerking tussen 3 scholen van ROC Eindhoven en 4 vmbo scholen van Orion scholen. Als eerste is de website ontworpen en gemaakt. Vanwege het grote belang dat gehecht is aan het verspreiden van de resultaten van het project en aan de website als communicatiesysteem. Het project heeft een standaard doorstroomportfolio gebaseerd op het e-portfolio opgeleverd. Hierbij zijn ook de resultaten van het ELDvo project betrokken. Voor het gebruiksgemak bij de leerlingen van de vmbo behoeven lay-out en het taalgebruik verbetering. Het Doorstroomportfolio is een instrument dat gebruikt wordt in een nieuw model van studieloopbaanbegeleiding gebaseerd op leerloopbaandialoog. Het nieuwe model studieloopbaanbegeleiding wordt gebruikt op zowel het vmbo als op ROC Eindhoven, doorlopende leerloopbaanbegeleiding. Dat vergt coachvaardigheden van de docenten. Op ROC Eindhoven volgen alle docenten in het kader van competentieleren daartoe de cursus persoonlijk begeleider. De vmbo docenten hebben een specifieke training en begeleiding gevolgd in het kader van dit project. Het gebruik van het digitale doorstroomportfolio in n@tschool leverde een aantal technische problemen op. Voor N@tschoolbeheerders was het gebruik van het doorstroomportfolio in n@tschool complex. Er heeft een digitale overdracht plaatsgevonden tussen de vmbo scholen en de scholen van ROC Eindhoven. De digitale overdracht is gebaseerd op het exporteren vanuit n@tschool met een zipbestand naar een adres van een school van ROC Eindhoven. Op ROC Eindhoven werd het zipbestand uitgepakt en geplaatst in Fronter. De overdracht is gelukt, maar behoeft nog vele handelingen. N@tschool en Fronter waren niet bereid import- en exportfuncties voor 31 januari 2007 gereed te hebben. N@tschool heeft wel een kleine aanpassing gedaan om zipbestanden te kunnen exporteren. Na de overdracht hebben intakers van ROC Eindhoven het Digitale Doorstroomportfolio met een vragenlijst beoordeeld. Resultaten zijn: Digitaal werken is vooral handig voor archiveren en flexibele werkplekken. Nadeel is dat in en papieren dossier men sneller kan opzoeken en lezen. De verbreding van het project intern en extern kreeg gestalte door voorlichtingsbijeenkomsten en voorlichtingsactiviteiten. Twee andere vmbo scholen gaan nu ook werken met het Doorstroomportfolio.

4 Eindrapport Uitwisseling van digitale doorstroomportfolio s regio Eindhoven? 27-mrt-07 4 / 14 2 Inleiding 2.1 stelling document van dit document is om geïnteresseerden te informeren over de opbrengsten van dit project, de opgeleverde producten en de diamantjes van dit project. Tevens worden de knelpunten benoemd en de (mogelijke) oplossingen 2.2 groep document Dit plan is geschreven voor: Alle betrokkenen werkzaam op de deelnemende pilotscholen, bestuur, decanen, docenten, N@Tschoolbeheerders. Geïnteresseerden van andere onderwijsinstellingen die in de afgelopen periode via voorlichtingsbijeenkomsten kennis hebben genomen van de ontwikkelingen in dit project. Technische partners: Threeships, Fronter Tabel: Overzicht gebruikte bronnen Document Auteur Datum Website Frank Haacke, Rob van Rooij Template Digitaal Doorstroomportfolio volgens E-portfolio en ELDvo richtlijnen Rob van Rooij b Template schooldeel Rob van Rooij c vergelijking gegevens van alle relevante documenten mbt overdracht leerlinggegevens Rob van Rooij Procedure draaiboek voor de uitwisseling van het Digitaal Doorstroomportfolio Frank Haacke, Mattie Schuijren, b Procedure draaiboek Rob van Rooij Frank Haacke, Mattie Schuijren, Rob van Rooij Leeswijzer In dit eindrapport zijn de resultaten, knelpunten, succespunten en aanbevelingen opgenomen van het E-portfolioproject. In hoofdstuk 3 is een overzicht opgenomen van de resultaten zoals deze per activiteit en product behaald zijn. In hoofdstuk 4 is de samenwerking tussen de verschillende partners beschreven. In hoofdstuk 5 worden de knelpunten met bijbehorende aanbevelingen beschreven en in hoofdstuk 6 staan vervolgens de succespunten en het vervolg van dit project vermeld.

5 Eindrapport Uitwisseling van digitale doorstroomportfolio s regio Eindhoven? 27-mrt-07 5 / 14 3 Behaalde resultaten 3.1 Resultaten per product/activiteit In het projectplan is de overkoepelende doelstelling uitgewerkt in diverse producten en activiteiten. In onderstaande tabellen wordt, op basis van het definitieve projectplan ingegaan op de resultaten per product/activiteit. Resultaten 2 Website doorstroomportfolio.nl Het informeren van iedereen die bij het project betrokken is Uitwisselen van ervaringen Het informeren van extern geïnteresseerden Brugfunctie met relevante projecten / informatie verschaffen over aanverwante projecten Op de website is een ruime collectie aan presentaties, projectdocumenten en producten beschikbaar. Daarnaast bevat de website beschrijvingen van activiteiten die hebben plaatsgevonden in het kader van het project. Het. Hoewel het forum op de website is niet is gebruikt, omdat de deelnemers aan het project de weblogs hebben gebruikt., De activiteiten zijn de activiteiten van de pilotscholen zijn via weblogs gepubliceerd. Daarnaast zijn bezoekers van de website in staat een actief digitaal portfolio te bekijken en zijn er regelmatig interessante artikelen omtrent digitale portfolio s e.d. gepubliceerd. Van de downloadsectie is veelvuldig gebruik gemaakt. De website wordt regelmatig gebruikt en wordt als zeer informatief ervaren door bezoekers. De website kan in de toekomst een belangrijke informatiebron blijven voor het project Digitaal Doorstroomportfolio en andere relevante projecten in Nederland. Resultaten 3 Template Digitaal Doorstroomportfolio (DDPF) volgens E-portfolio en ELDvo richtlijnen Het ontwikkelen van een standaard portfolio voor gegevensuitwisseling tussen VO en MBO Er zijn twee gegevenssets ontwikkeld in de ontwikkelgroep WAT, een gegevensset voor het Digitaal Doorstroomportfolio en een gegevensset voor het ELDvo (leerling administratie systeem). Beide gegevenssets en de vergelijking van alle relevante documenten, die tot het vaststellen van de gegevenssets

6 Eindrapport Uitwisseling van digitale doorstroomportfolio s regio Eindhoven? 27-mrt-07 6 / 14 heeft geleid, zijn bij de producten op doorstroomportfolio.nl terug te vinden. De gegevenssets zullen in de komende jaren nog een paar keer wijzigen. De informatie die wordt uitgewisseld zal uitgebreider worden en meer worden afgestemd op criteria als privacy, kwaliteit en aantoonbaarheid van competenties. Het feit dat nu en voor de komende jaren helder is welke informatie uitgewisseld moet gaan worden schept veel duidelijkheid voor alle deelnemende scholen. De gegevenssets dienen wel bewaakt te worden om wildgroei te voorkomen en dienen actueel te blijven met landelijke ontwikkelingen. Resultaten 4 Verslag Digitale overdracht van digitale portfolio s De digitale portfolio s van een selecte groep VMBO leerlingen van meerdere VO scholen digitaal overdragen aan meerdere MBO scholen en hierbij de mogelijkheden en knelpunten vaststellen Een zo realistische mogelijke overdracht van het digitaal Doorstroomportfolio van leerlingen van de vier vmbo pilotscholen aan de drie pilotscholen van ROC Eindhoven. De overdracht via vergt veel handelingen aan beide kanten. De digitale overdracht moet vereenvoudigd worden. Resultaten 5 Procedure draaiboek voor de uitwisseling van het Digitaal Doorstroomportfolio Eenduidige en overzichtelijke aanpak voor alle deelnemende scholen Helderheid in rollen en verantwoordelijkheden, betere samenwerking Beschrijving van het stappenplan voor het gebruik van het Digitaal portfolio vanaf leerjaar 1 VO t/m leerjaar 4 MBO. Beschrijving van de rollen van alle betrokkenen De beschrijving van het stappenplan geeft een helder beeld van betrokkenen en de stappen die genomen moeten worden bij uitwisseling van het Digitaal Doorstroomportfolio. De procedure draaiboek voor de uitwisseling van het Digitaal Doorstroomportfolio is input bij ROC Eindhoven bij de digitalisering van de instroomprocedure. 6 Verslag Training en begeleiding docenten Het trainen van docenten die dit schooljaar m.b.v. het doorstroomportfolio leerlingen gaan begeleiden Het begeleiden van docenten die m.b.v. het

7 Eindrapport Uitwisseling van digitale doorstroomportfolio s regio Eindhoven? 27-mrt-07 7 / 14 Resultaten doorstroomportfolio leerlingen begeleiden De projectleider van elke deelnemende school verzorgde vier trainingen waarbij de basisbeginselen van het gebruik van het doorstroomportfolio en het coachen van leerlingen worden overgedragen. De deelnemende docenten leverden een actieve bijdrage aan de training De projectleiders spraken met de betreffende docenten enkele begeleidings / overleg momenten af waarbij de ervaringen in het gebruik van het portfolio geëvalueerd worden De trainingen zijn goed verlopen. Docenten hebben hetgeen zij geleerd hebben direct kunnen toepassen in de schoolpraktijk. Zonder coaching en leerloopbaandialoog is het digitale doorstroomportfolio nutteloos. Resultaten 7 Verslag Voorlichtingsbijeenkomsten / activiteiten Het informeren en enthousiasmeren van docenten op de deelnemende scholen De projectleiders van de deelnemende scholen organiseerden op hun eigen locatie twee bijeenkomsten waarmee het grootste deel van de docenten op die school geïnformeerd werd over de ontwikkelingen op het gebied van het doorstroomportfolio (e-portfolioproject) en enthousiast gemaakt werd om het portfolio in de toekomst in te zetten. Op beide bijeenkomsten hebben docenten enthousiast gereageerd. Met enkele docenten zijn vervolgafspraken gemaakt voor verdere verdieping. Resultaten 8 Evaluatierapport Leren van dit project en de ervaring die is opgedaan delen met andere (onderwijs)instellingen. Bevindingen gebruiken om uitwisseling van leerlingportfolio s te verbeteren Het evaluatierapport bevat een beschrijving van het proces dat is doorgemaakt en een evaluatie van de resultaten die zijn bereikt. Het doorstroomportfolio verbeteren en breder inzetten, regionaal.

8 Eindrapport Uitwisseling van digitale doorstroomportfolio s regio Eindhoven? 27-mrt-07 8 / 14 9 Communicatieproducten Het informeren van medewerkers op de school en van extern geïnteresseerden. Resultaten Artikelen in interne personeelsbladen gewijd aan het E- portfolioproject Website Voorlichtingsbijeenkomsten Voorlichtingsgesprekken 3 vmbo scholen gaan ook werken met het digitaal doorstroomportfolio In gesprek met 3 andere ROC scholen om het Digitaal doorstroomportfolio regionaal in te voeren. Een belangrijke reden om het Digitaal doorstroomportfolio te willen gebruiken is dat het nu op de landelijke E-portfolio standaard is gebaseerd.

9 Eindrapport Uitwisseling van digitale doorstroomportfolio s regio Eindhoven? 27-mrt-07 9 / Deelname Plugfest Op het Plugfest heeft Rob van Rooij de digitale overdrachten van het portfolio besproken en meegedaan. Resultaat is dat de uitkomsten van het Plugfest besproken zijn met Threeships. Dat heeft geleid tot een kleine aanpassing waardoor het iets eenvoudiger is de portfolio bestanddelen als een zipbestand te verzenden. Frank Haacke heeft deelgenomen aan de discussie. De discussie ging vooral over het eigenaarschap van het portfolio. Die discussie was al een aantal malen gevoerd. De belangrijkste uitkomst is dat beter gesproken kan worden van beheerder als eigenaar. Het begrip beheerder laat flexibiliteit toe in de relatie van de organisaties (scholen werkgevers etc.) met de beheerder van het portfolio. 3.3 Deelname EduExchange Wij hebben een druk bezette workshop gegeven over het digitale doorstroomportfolio. 3.4 Andere resultaten Het doorstroomportfolio heeft bij de deelnemende scholen een stevige discussie losgemaakt over een andere inhoud en plaats in het onderwijs van de leerloopbaanbegeleiding. Met name het portfolio- en formulierengedeelte in N@Tschool zijn intensief gebruikt. De ervaringen die hiermee zijn opgedaan hebben geresulteerd in aanzienlijke verbeteringen van de formulieren en hebben geleid tot een aanpassing van het portfolio in N@Tschool door de leverancier. Deze wijzigingen zijn mede tot stand gekomen na veelvuldig overleg tussen de projectleiders en Threeships, overleg van Kennisnet met Threeships, Fronter en de projectleider, door bezoeken van technici van Threeships aan het Stedelijk College, en door veelvuldig telefonisch contact tussen de projectleider en de supportafdeling van Threeships. De voornaamste wijziging die heeft plaatsgevonden is de mogelijkheid voor leerlingen om alle portfolioproducten als een gezamenlijk bestand uit het portfolio te exporteren. Daarnaast heeft het overleg met de leveranciers geresulteerd dat het voldoen aan de E-portfolioafspraak een hogere prioriteit bij hen heeft gekregen. Het gebruik van N@Tschool bij de Orion Scholen staat momenteel nogal ter discussie. Het kunnen voldoen aan de E-portfolioafspraak is voor de Orion Scholen een belangrijke voorwaarde bij de keuze om met N@Tschool verder te gaan. Daarnaast heeft het project geresulteerd in het leggen van contacten met andere onderwijsinstellingen waar N@Tschool wordt gebruikt die dezelfde wensen hebben. In de nabije toekomst zal overleg met hen plaatsvinden om te kijken hoe een samenwerking de realisatie van de E-portfolioafspraak in N@Tschool versneld kan worden. Inhoudelijk voldoet het Doorstroomportfolio al wel aan de E-portfolioafspraak. Daarnaast is het bijbehorende schooldeel dat komend schooljaar gebruikt gaat worden tevens conform de ELDvo gegevensset voor uitwisseling tussen vo en mbo.

10 Eindrapport Uitwisseling van digitale doorstroomportfolio s regio Eindhoven? 27-mrt / stellingen Wij zijn er trots op de doelen te hebben behaald. De concept afspraak e portfolio is gebruikt om het bestaande doorstroomportfolio te standaardiseren op basis van de concept afspraak.

11 Eindrapport Uitwisseling van digitale doorstroomportfolio s regio Eindhoven? 27-mrt / 14 4 Organisatie 4.1 Partners Partnerorganisatie ROC Eindhoven Christiaan Huygens College Kempenhorst College Pius X College Stedelijk College Eindhoven Threeships Fronter Personen Frank Haacke, Mattie Schuijren, Jef van den Hurk, Willem van Dinther, Bert Geelen, Noortje Neervoort, Marco Porrey Henk de Graaf, Bart de Greef, Simone Slagboom Ronald van der Vlies, Rud van Gorp, Phia Mai Knol, Laurens van Gorp Jos Bosch, Ronald de Greef, Fred Bleijs, Ad de Kok, Jaqueline van Mierlo Ben Neggers, Angela van Bommel, Tom Vos, Paul Obbens, Rob van Rooij Jean Pierre Juillard, Roland Leijten, Bart van Kimmenade, Wouter de Wit 4.2 Samenwerking De samenwerking is goed verlopen. Ziekte en organisatorische problemen bij Het Christiaan Huygens College zorgden ervoor dat zij niet mee konden doen aan de digitale overdracht. Fronter en N@tschool pasten hun import en exportfuncties niet aan voor dit project.

12 Eindrapport Uitwisseling van digitale doorstroomportfolio s regio Eindhoven? 27-mrt / 14 5 Knelpunten en aanbevelingen 5.1 Knelpunten en oplossingen Knelpunt Beschrijving Oplossing Taalgebruik e portfolio standaard Door het doorstroomportfolio aan te passen aan de e portfolio standaard werd het voor de vmbo leerlingen veel moeilijker het doorstroomportfolio te Taalgebruik aanpassen Velden e portfolio afspraak hanteren. In de e-portfolio standaard staan een aantal velden die niet van toepassing zijn voor de vmbo leerling. Dat schept verwarring Velden die niet van toepassing zijn onzichtbaar maken Het taalgebruik in het portfolio is nog niet optimaal. Dit komt door de omschrijvingen uit de E-portfolioafspraak. Deze zijn inmiddels grotendeels aangepast tot begrijpelijke vmbo taal. Uit de ervaringen uit het project zullen verdere wijzigingen voortvloeien. Er waren in de loop van het project technische problemen bij het koppelen van gebruikers, deze zijn inmiddels opgelost. Op dit moment is Threeships nog niet in staat om portfolio s te importeren of exporteren op basis van de XML vereisten uit de E-portfolio afspraak. Deze ontwikkeling stond gepland voor medio Threeships heeft aangegeven dat het ontwikkelen van de import/export functionaliteit ongeveer 20 werkdagen in beslag neemt en dat hiervoor geen capaciteit is op de ontwikkelafdeling van Threeships. Andere ontwikkelingen krijgen i.v.m. contractuele verplichtingen de voorkeur. Tijdens het stuurgroepoverleg zijn de voor- en nadelen van het gebruik van N@Tschool ter sprake gekomen. Als belangrijk nadeel werd het afbrokkelende draagvlak op de Orion Scholen genoemd dat grotendeels veroorzaakt wordt door de omslachtige werkwijze, traagheid en onbetrouwbaarheid van het systeem. Redenen om N@Tschool te houden zijn de ervaring die ermee is opgebouwd en de onbekendheid met mogelijke alternatieven. Onderzoek naar alternatieven wordt momenteel uitgevoerd en zal resulteren in een voorstel oor de stuurgroep N@Tschool Orion met daarin enkele mogelijke werkwijzen. 5.2 Aanbevelingen De projectleiders onderschrijven de mening van verschillende projectdeelnemers dat de gebruikte digitale instrumenten op de vmbo pilotscholen opnieuw geïnventariseerd moeten worden op functionaliteit en betrouwbaarheid. Dit verzoek tot inventarisatie wordt door de projectleiders aan de hand van een voorstel aan de Stuurgroep ELO van de Orion Scholen aangeboden. Deze stuurgroep bepaalt welke digitale instrumenten op de Orion Scholen gebruikt worden en gaat dus ook over het gebruik van N@Tschool.

13 Eindrapport Uitwisseling van digitale doorstroomportfolio s regio Eindhoven? 27-mrt / 14 Een belangrijk document voor de verbetering van de communicatie tussen de deelnemende vo en mbo scholen is het product De procesbeschrijving. In dit document wordt het proces van het invullen t/m het versturen en beoordelen van het Doorstroomportfolio schematisch weergegeven. Naast de inhoud van het Doorstroomportfolio zal dit document de belangrijkste leidraad vormen voor alle direct betrokkenen en moeten leiden tot een beter samenwerking tussen VO en MBO.

14 Eindrapport Uitwisseling van digitale doorstroomportfolio s regio Eindhoven? 27-mrt / 14 6 Succespunten en vervolg 6.1 Succespunten Succespunt Beschrijving standaardiseren Het verbinden van het Doorstroomportfolio met projecten al e- portfolio en ELDvo geeft het doorstroomportfolio meer body. verbreding De mogelijkheid voorlichting te geven heeft ervoor gezorgd dat veel meer scholen het doorstoomportfolio gaan gebruiken. procedurebeschrijving De procedurebeschrijving heeft ervoor gezorgd dat in het vmbo en ROC Eindhoven alle partijen die met digitale processen bezig zijn kennis hebben genomen van het doorstroomportfolio en de plaats in de organisatie. Er zijn 2 procedurebeschrijvingen gemaakt: één procedurebeschrijving voor de toekomst en een voor de pilot overdracht. Onderscheid leerlingendeel en schooldeel 6.2 Vervolg De eerst genoemde is van veel waarde voor de toekomst In het project is er nu een duidelijk onderscheid gemaakt tussen een leerlingenportfolio en de informatie die de scholen onderling overdragen. Dat geeft veel helderheid en past in de landelijke ontwikkelingen. Er zijn drie belangrijke doelen voor het vervolg: 1. Digitale overdracht tussen de ELO s. In de instroomprocedure van ROC Eindhoven is dat een must wil het Doorstroomportfolio functie hebben. 1. De leerling die overgaat van vo naar mbo heeft EVK en Competenties die nu benoemd kunnen worden. De invulling daarvan is de volgende stap die genomen moet worden. 2. De digitale overdracht van het schooldeel. Daarnaast zijn er nog enkele ontwikkelingen die in het verlengde van dit project liggen en in de toekomst verder onderzocht moeten worden: 1. Toekomstige ontwikkelingen in het verlengde van het Doorstroomportfolio Gespreide examens (over 2 jaar dienen examens zowel in mei als in januari afgenomen te worden) Drempelloze intake EVC s Competenties Feedback lus tussen vmbo en ROC, hoe doen onze leerlingen het op het ROC? 2. Vanaf 13 december zullen de volgscholen geïnformeerd worden over de resultaten uit het Doorstroomportfolio project en uitgenodigd worden om aan het project deel te nemen. 3. De betrokkenheid van HAVO en VWO zou binnen Orion gestimuleerd moeten worden. In het ELDvo project is ook gebleken dat de vraag vanuit het HBO naar portfolio s sterk toeneemt.