Kwaliteitsplan promotieopleiding

Transcriptie

1 UNIVERSITEIT UTRECHT Kwaliteitsplan promotieopleiding Graduate School of Natural Sciences Definitieve versie december

2 De volgende personen hebben elk individueel een substantiële bijdrage geleverd in de totstandkoming van dit kwaliteitsplan: Prof. Dr. Ieke Moerdijk, Dr. Ir. Twan Maintz en Jaap Eldering MSc. Het plan zelf is meerdere malen besproken in de Board of Studies, het Bèta promovendi overleg, P&O en ter advies voorgelegd aan de onderzoeksdirecteuren van de Graduate School of Natural Sciences. Dr. Annik Van Keer, Onderwijs en studentenzaken, Faculteit Bètawetenschappen Utrecht, 23 december

3 Inhoud Voorwoord... 5 Deel 1: De kwaliteitsaspecten van de onderwijscomponent in de promotieopleiding en de begeleiding van promovendi De minimale kwaliteitsvereisten Toelichting bij veel gebruikte termen Eindtermen van de PhD opleiding Inhoudelijke en procedurele regelingen Aanmeldings en toelatingstraject Registratie Stroomschema aanmelding, selectie en toelating Begeleiding Mentor Duur promotie Beoordeling van het proefschrift Medezeggenschap Overzicht van uit te voeren acties Kwaliteit van de opleiding en begeleiding Kwaliteit van de begeleiding Kwaliteit van het opleidingstraject PDCA cyclus voor de onderwijscomponent en de begeleiding Jaarlijkse rapportages Verantwoordelijkheden en taken Deel 2: Appendices Appendix 1: Evaluatieprotocol opleidingsaanbod

4 Appendix 2: Generiek opleidingsaanbod Appendix 3: Training and Supervision agreement (Opleidings en begeleidingsplan) Appendix 4: Rechtspositie Universiteit Utrecht en promovendi bij verschillende financieringsstelsels Appendix 5: Reglement promotieopleiding Appendix 6: Inhoudelijke beschrijvingen van de PhD programma s

5 Voorwoord Waar tot voor kort aan de Nederlandse universiteiten een promovendibeleid heerste met als voornaamste toetselement de kwaliteit van de promovendus, is gaandeweg een shift opgetreden naar promotiebeleid 1. Kwaliteit is een samenspel geworden van de promovendus, begeleiding (promotor en dagelijkse begeleider) en de facilitaire randvoorwaarden waaronder het scholingsaanbod. Graduate Schools spelen een belangrijke rol in de organisatorische inbedding en kwaliteit van deze scholingsprogramma s binnen het promotietraject. Een bredere aandacht voor de kwaliteitszorg van promotietrajecten is sinds een aantal jaren in de organisatie van de Universiteit Utrecht ingedaald, maar is pas in 2010 uitgekristalliseerd. Een kort overzicht van de ontwikkelingen in het promotiebeleid met betrekking tot de kwaliteitszorg, kunt u hieronder lezen. Vanaf 2005 stelt het College van Bestuur van de Universiteit Utrecht de Graduate Schools verantwoordelijk voor de bewaking van de kwaliteit van de opleiding én de begeleiding van de promotietrajecten. Een start werd gemaakt met de Opleidings en begeleidingsplannen voor promovendi met een aanstelling aan de Universiteit Utrecht en de registratie in metis (Hora Est) van alle promovendi. Op 27 oktober 2009 werd in de Board of Studies vergadering van de Graduate School of Natural Sciences vastgelegd dat er één PhD opleiding bestaat welke is onderverdeeld in één programma per onderzoeksinstituut. De programmaleiding berust bij de wetenschappelijk directeur van het betrokken onderzoeksinstituut. Op 8 juli zette het College van Bestuur bij alle voorzitters van de Graduate Schools de vraag uit om een kwaliteitsplan voor de PhD opleiding op te stellen en voor te leggen aan de rector vóór 1 januari De minimale vereisten waaraan het kwaliteitsplan moet voldoen werden met alle decanen besproken en in maart 2010 voorgelegd door de rector aan alle Board of Studies voorzitters. Op 29 april 2010 zijn alle onderzoeksdirecteuren van de Graduate School of Natural Sciences op de hoogte gebracht van bovenstaande ontwikkelingen en gevraagd om vóór 1 juli 2010 een beknopte beschrijving aan te reiken van hun PhD programma. Op 9 december 2010 heeft de Board of Studies van de Graduate School of Natural Sciences, na uitgebreid advies te hebben gegeven in een vorige vergadering, het kwaliteitsplan goedgekeurd. Op de volgende pagina s ligt dus voor u het Kwaliteitszorgplan van de promotieopleiding binnen de Graduate School of Natural Sciences. Dit plan is gebaseerd op de minimale uitgangspunten van het College van Bestuur, gegevens die de onderzoeksdirecteuren over hun PhD programma aanreikten en een aantal kwaliteitsplannen die enkele onderzoeksinstituten 3 4 binnen de Faculteit Bètawetenschappen op individuele basis in het verleden opgesteld hadden. Doel van al deze verzamelde gegevens is om tot een plan te komen waarin een werkwijze beschreven staat die in lijn is met wat in de praktijk binnen de vigerende onderzoeksinstituten gebruikelijk is. 1 HORA EST! Vernieuwing in het Nederlands promotiestelsel. Position Paper, 2004, VSNU. 2 Corsanummer O&O/ Bijvoet Graduate Research School for Biomolecular Chemistry. 4 Kwaliteitsplan voor promovendi, Debye Instituut,

6 richtlijnen te geven voor de verdeling van verantwoordelijkheden die de promovendi, de Graduate School, de onderzoeksinstituten, de promotores, de promovendimentoren, de programmacoördinatoren, P&O en de decaan van de faculteit hebben ten aanzien van de promotieopleiding. de kwaliteit van de promotieopleiding zichtbaar te maken voor allerlei instanties: Board of Studies van de Graduate School, College van Bestuur, accrediterende instanties. De concrete uitvoering van de opleidings en begeleidingsaspecten blijft in hoofdzaak een taak van de directeuren van de onderzoeksinstituten. Het kwaliteitsplan is bestemd voor alle promovendi, met en zonder een aanstelling aan de Universiteit Utrecht. Aspecten met betrekking op de onderwijstaken van promovendi met een aanstelling aan de Universiteit Utrecht komen in dit plan niet aan bod. Indirect zal er over de belasting van deze onderwijstaken gewaakt worden via het Opleidings en begeleidingsplan en de jaarlijkse Beoordelings en ontwikkelingsgesprekken. Het kwaliteitsplan bestaat uit twee delen. In deel 1 wordt een uitwerking gegeven van het raamwerk dat het College van Bestuur alle Graduate Schools toegestuurd heeft. De meeste aspecten uit dit raamwerk zijn waargenomen binnen de organisatie. Echter twee taken zullen voor iedereen nieuw zijn, namelijk: a) de terugkoppeling van de kwaliteit van alle cursussen (zowel generiek als vakspecifiek) naar de Board of Studies. Een lijst van door promovendi en onderzoeksdirecteuren aanbevolen cursussen kan dan vervolgens op de website van de Graduate School gepubliceerd worden. b) een kort jaarverslag bestaande uit kengetalgegevens. In deel 1 zijn een aantal tabellen opgenomen die een overzicht geven van het kwaliteitsraamwerk. In tabel 1 staan activiteiten per maand weergegeven die tijdens een promotie traject aan bod komen zoals dit momenteel gangbaar is. In tabel 2 staat de plan do check act cyclus uitgeschreven die betrekking heeft op de uitvoering van de kwaliteit van de onderwijscomponent en de begeleiding. Tabel 3 geeft de taken en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen weer. Deel 2 is de Appendix bij het kwaliteitsplan. Daarin staan o.a. voorbeelden van generieke cursussen die momenteel gevolgd kunnen worden door promovendi van de Bètafaculteit, het meest recente Training and Supervision Agreement (het Opleidings en begeleidingsplan), de programmabeschrijvingen per onderzoeksinstituut, het Reglement van de promotieopleiding dat in wezen een zeer beknopte samenvatting is van dit kwaliteitsplan. Tot slot, is dit kwaliteitszorgplan voorafgaand aan zijn definitieve vorm voor advies voorgelegd aan de Board of Studies, P&O, de onderzoeksdirecteuren en het Bèta promovendi overleg. 6

7 Deel 1: De kwaliteitsaspecten van de onderwijscomponent in de promotieopleiding en de begeleiding van promovendi. 7

8 1. De minimale kwaliteitsvereisten De notitie van het College van Bestuur van 8 juli 2010 vermeldt [... Voor het waarborgen van de kwaliteit van de promotieopleiding is het van belang dat er in iedere graduate school een cyclisch kwaliteitszorgsysteem is dat de BoS in staat stelt tijdig te signaleren als er iets mis dreigt te gaan. Om de kwaliteit van de promotieopleiding op een redelijk uniforme manier te kunnen waarborgen, is het wel noodzakelijk dat het college van bestuur de minimale vereisten van het kwaliteitszorgsysteem vaststelt. ]. De minimale vereisten conform dit schrijven en tevens geïmplementeerd in dit kwaliteitszorgplan handelen over: Toelating/selectie Registratie Standaard Evaluatieprotocol (SEP) Opleidings en begeleidingsplan Evaluatie cursussen Beoordelings en ontwikkelingsgesprekken Duur promotie/verdediging Eindtermen De criteria uit de SEP evaluatie met betrekking tot de PhD training zijn verwerkt in dit document. De resultaten van de uitvoering van dit kwaliteitsplan zullen daarom een belangrijke input leveren voor de onderwijs en onderzoeksvisitaties. 2. Toelichting bij veel gebruikte termen Een lijst met verantwoordelijkheden van betrokken actoren staat in paragraaf 6. Hieronder wordt een aantal termen toegelicht. Begeleider: eerste aanspreekpunt van de promovendus, begeleidt de promovendus in het tot stand komen van het proefschrift en zorgt ervoor dat regelmatig overleg plaatsvindt. BoS: Board of Studies. Buitenpromovendus: een promovendus zonder aanstelling aan de Universiteit Utrecht die een promotieonderzoek uitvoert met een promotor. College voor Promoties: College dat de graad Doctor toekent op grond van de promotie. Decaan: hoofd van de Faculteit Bètawetenschappen. Hora Est: administratief systeem waarin de registratie, toelating, aanvaarding van het manuscript, samenstelling beoordelingscommissie, e.d. van de promovendus geregistreerd wordt. Zie Mentor: een vertrouwenspersoon die niet rechtstreeks betrokken is bij het onderzoek van de promovendus. Hij/zij kan wel deel uitmaken van hetzelfde onderzoeksinstituut. 8

9 OBP=TSA: Opleidings en begeleidingsplan of ook Training and Supervision Agreement is opgesteld door de BoS. Het beschrijft het onderwijsprogramma voor de promovendus. Reglement PhD opleiding: document dat een aantal regelgevingen m.b.t. allerhande aspecten van de promotieopleiding beschrijft. Onderzoeksdirecteur: leidt een onderzoeksinstituut, hier in de rol van programmaleider. PhD Council Natural Sciences: medezeggenschapsorgaan van promovendi op Schoolniveau. PhD opleiding/phd programma: de Graduate School of Natural Sciences biedt één opleiding aan die is onderverdeeld in één PhD programma per gecertificeerd onderzoeksinstituut. Het betreft het doen van onderzoek met een promotor voor een periode van maximaal vier jaar bij een voltijdse aanstelling. In deze opleiding zit een onderwijscomponent van minimaal 20 ECTS waarvan minimaal 16 ECTS toegekend worden aan vakspecifieke opleidingselementen en minimaal 4 ECTS aan generieke cursussen/trainingen. Programmacommissie: commissie ingesteld door het onderzoeksinstituut, voorgezeten door de programmaleider. Zij bepaalt de inhoud van het PhD programma en voert een aantal taken uit in opdracht van de School. De programmacommissie is verantwoordelijk voor een evenredige vertegenwoordiging van alle onderdelen van het onderzoeksinstituut. Programmacoördinator: lid van het wetenschappelijk personeel (WP) die de programmaleider ondersteunt, tevens lid van de programmacommissie. Programmaleider: hoofd van het PhD programma, tevens onderzoeksdirecteur van het gelieerde onderzoeksinstituut. Promotor: een hoogleraar verbonden aan de Universiteit Utrecht, een andere Nederlandse universiteit dan wel buitenlandse instelling van wetenschappelijk onderwijs. De promotor is eindverantwoordelijk voor het proefschrift en kan tevens de begeleider zijn. Promovendi klankbordgroep: klankbordgroep van promovendi per onderzoeksinstituut. Promovendus: persoon al dan niet op basis van een aanstelling aan de UU, die werkt aan een promotieonderzoek binnen één van de onderzoeksinstituten van de School. P&O: de personeelsafdeling van de Faculteit Bètawetenschappen. School: Graduate School of Natural Sciences UU: Universiteit Utrecht Voorzitter: voorzitter van de School. 9

10 3. Eindtermen van de PhD opleiding De generieke eindtermen, aangepast voor het domein van de Natural Sciences, zijn vastgesteld door het College voor Promoties. Ze worden hieronder weergegeven. Zij dienen enerzijds als kader voor de beoordeling van de promovendus, c.q. het proefschrift en anderzijds als kader voor de basis waarop het kwaliteitssysteem opgebouwd wordt. Promovendi die het promotietraject van de School met goed gevolg doorlopen hebben zijn in ieder geval in staat om: een oorspronkelijke bijdrage te leveren aan wetenschappelijk onderzoek in het domein van de natural sciences die de in Nederland gebruikelijke kwaliteitstoetsing door peers kan doorstaan; zelfstandig de wetenschappelijke methoden te gebruiken in de ontwikkeling, interpretatie en toepassing van nieuwe kennis op het terrein van de natural sciences; een substantiële body of knowledge te hanteren, welke in ieder geval de principes en methoden van de internationale wetenschapsbeoefening en de theorievorming van het desbetreffende vakgebied omvat; een project voor de ontwikkeling van nieuwe kennis te ontwerpen en te implementeren; inhoudelijke en methodologische kennis op relevante terreinen in het gebied van natural sciences adequaat over te dragen in publicaties in wetenschappelijke peer reviewed tijdschriften en presentaties van resultaten in wetenschappelijke fora; maatschappelijk verantwoordelijkheid te dragen ten aanzien van het uitvoeren, toepassen en benutten van het eigen onderzoek. Daarnaast zijn er programmaspecifieke eindtermen die elk onderzoeksinstituut aan deze generieke eindtermen kan toevoegen. Ze staan beschreven in Appendix 6. Het College voor Promoties toetst of de kandidaat aan alle eindtermen voldoet. Betrokken actoren: College voor promoties Programmaleider 4. Inhoudelijke en procedurele regelingen 4.1. Aanmeldings en toelatingstraject Alle aanmeldingen en toelatingen verlopen via de onderzoeksinstituten. Elk onderzoeksinstituut is verantwoordelijk voor zijn eigen werving en stelt specifieke wervingsprocedures en toelatingscriteria op. Elke kandidaat wordt getoetst waarbij rekening gehouden wordt met een aantal toelatingseisen bepaald door de School: De wettelijke opleidingseisen en uitzonderingen hierop zoals vastgelegd in het Promotiereglement paragraaf 2 en art 7.18 lid 2 WHW. 10

11 Specifieke, heldere toelatingseisen die te maken hebben met de eigenheid van het programma. Een sollicitatiegesprek waarin getoetst wordt of een kandidaat over de nodige kennis, vaardigheden en attitudes beschikt zodat een inschatting kan gemaakt worden of de promovendus in staat zal zijn om het proefschrift binnen de beoogde termijn te voltooien rekening houdende met de geformuleerde eindtermen. Voor kandidaten die niet ingeschreven waren in het masterprogramma dat de inhoudelijke programmatische lijn van het onderzoeksinstituut volgt, kan het opvragen en nagaan van referenties deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. Met attitudes en vaardigheden kunnen o.a. worden bedoeld: creativiteit, toewijding, ambitie, zichzelf in voldoende mate kunnen sturen, doorzettingsvermogen, het zelfstandig en in teamverband kunnen werken, mondelinge en schriftelijke vaardigheden waarvan het laatste kan blijken uit een scriptie en/of publicatie. Een schriftelijk aanmeldverzoek van de kandidaat via Hora Est. Het nagaan van de financiële draagkracht van de kandidaat in het geval het promotietraject zonder een aanstelling conform de CAO NU verloopt opdat met redelijke waarschijnlijkheid kan worden ingeschat dat de financiële positie van de kandidaat geen belemmering vormt in het promotietraject. Het nagaan van de rechtspositionele gevolgen van de Universiteit Utrecht in het geval de kandidaat financiële steun voor het doen van promotieonderzoek ontvangt en het zorgdragen voor een wetmatige imbedding van die steun. Een stroomschema van de rechtspositie van de Universiteit Utrecht en de promovendus staat in Appendix 4. Zowel de wervingsprocedure als de toelatingseisen worden door elk onderzoeksinstituut gepubliceerd. De School ziet er op toe dat deze informatie toegankelijk is voor toekomstige promovendi. Toegelaten kandidaten worden door de onderzoeksdirecteur op de hoogte gebracht van de beslissing met een copie naar P&O, uiterlijk 1 maand nadat het sollicitatiegesprek plaats gevonden heeft. Het College voor Promoties controleert bij toelating tot het promotietraject de kwaliteit van de promovendus, de promotor en de co promotoren, conform het promotiereglement. De goedkeuring van het College voor Promoties op het verzoek door de kandidaat tot toelating tot de promotie wordt bewaard door P&O met een copie naar de onderzoeksdirecteur en de promovendus. Betrokken actoren: Programmaleider Promotor/co promotor School 11

12 College voor Promoties 4.2. Registratie Het onderzoeksinstituut is verantwoordelijk om samen met de kandidaat 5 de Hora Est procedure op te starten, bij voorkeur binnen een maand en uiterlijk drie maanden na de aanstelling van de promovendus. De programmaleider stuurt het Formulier Verzoek tot ontheffing en toelating tot de promotie (formulier 1 uit Hora Est) samen met het door onderzoeksdirecteur en departementsvoorzitter ondertekende Opleidings en begeleidingsplan (OBP, zie verder) naar P&O met een copie naar de (co)promotor(es) en kandidaat. P&O toetst of het OBP volledig is ingevuld. Betrokken actoren: programmaleider Promotor/co promotor, voorzitter departement, promovendus P&O 4.3. Stroomschema aanmelding, selectie en toelating Aanmelding kandidaat bij het onderzoeksinstituut Kandidaat wordt positief ingeschat Toelatingstraject met sollicitatiegesprek Aanmelding wordt afgewezen Afhandeling door onderzoeksinstituut Toelating wordt afgewezen Toelating succesvol Start promotietraject Indien niet in orde Hora Est form1 /OBP opstellen Afhandeling P&O 4.4. Begeleiding Conform het Promotiereglement wordt aan elke promovendus minimaal één promotor toegekend. Indien de promotor niet de dagelijkse begeleider is, wordt een WP lid als begeleider aangesteld. De kwaliteit van deze stafleden wordt getoetst, zoals eerder vermeld in dit document door het College 5 Alle promovendi ook zonder aanstelling of bezoldiging registreren zich in Hora Est. 12

13 voor Promoties. Deze stafleden leggen samen met de promovendus afspraken over begeleiding maar ook opleiding schriftelijk vast in een door de School aangereikt Opleidings en begeleidingsplan (OBP). In een gesprek wordt duidelijk gemaakt welke rol de promotor en de begeleider innemen in het begeleidingsproces Het Opleidings en begeleidingsplan (OBP) De minimale criteria waaruit dit plan opgebouwd wordt, zijn vastgelegd door het College van Bestuur en zijn opgenomen in een te hanteren format. Het OBP beschrijft op compacte wijze wat van de promovendus en diens begeleiders/promotores verwacht wordt tijdens het promotietraject. Het OBP format wordt door de School aangereikt en staat in Appendix 3. In uitzonderlijke gevallen kan de School vrijstellingen voor bepaalde elementen van het OBP verlenen. Voor promovendi met een UU aanstelling wordt in principe geen vrijstelling verleend. De School legt in samenspraak met P&O de koppeling vast van het OBP met de jaarlijkse beoordelings en ontwikkelingsgesprekken. P&O ziet er tevens op toe dat het OBP format gehanteerd wordt. Het OBP wordt ingevuld door de promotor(es), de begeleider en de promovendus, uiterlijk 3 maanden na de start van het promotietraject en van de nodige handtekeningen voorzien. Het OBP wordt zolang de module in Hora Est nog niet ontwikkeld is, bewaard door P&O met een copie voor de onderzoeksdirecteur, (co)promotor(es) en promovendus. Betrokken actoren: School Programmaleider, promotor, co promotor, departementshoofd, promovendus P&O Begeleiding voor buitenpromovendi Bovenstaande regelingen zijn ook van toepassing voor buitenpromovendi Onderzoeksplan Als bijlage bij het OBP wordt een door promovendus, dagelijkse begeleider en promotor ondertekend onderzoeksplan toegevoegd. Dit plan vormt het uitgangspunt van de jaarlijkse terugkerende schriftelijke rapportages als voorbereiding op het B&O gesprek. Wijzigingen aan het onderzoeksplan worden geëvalueerd en bijgesteld middels dit gesprek en vastgelegd in de hieruit resulterende verslaglegging Beoordelings en ontwikkelingsgesprek (B&O) voor promovendi met een UU aanstelling. De promovendus publiceert, houdt presentaties en neemt deel aan de opleidingscomponent van het programma. De opleidingscomponent wordt uitgebreider toegelicht in paragraaf 5.2. en Appendix 2. De voortgang van deze activiteiten wordt gebruikt voor een jaarlijks B&O gesprek gehouden door promovendus, dagelijkse begeleider en (co)promotor(es). De promovendus bereidt jaarlijks een rapport voor waarin de resultaten van zijn/haar onderzoek beschreven worden, het gevolgde opleidingsaanbod en de onderwijsopdrachten. Dit rapport vormt de basis voor het gesprek. Ook de (dagelijkse) begeleiding wordt geëvalueerd. De verdere ontwikkeling van de promovendus wordt besproken wat aanleiding kan geven tot het bijstellen van 13

14 het onderzoeksplan. De promotor spreekt zich uit over de voortgang van het onderzoek en onderwijs zoals weergegeven door het OBP en gaat na of in alle redelijkheid verwacht kan worden dat de academische promotie van de promovendus gehaald kan worden binnen de afgesproken termijn. Dit gesprek wordt schriftelijk vastgelegd en ondertekend door promovendus, dagelijkse begeleider en promotor. De promotor is verantwoordelijk voor de planning, inhoud en uitvoering van deze gesprekken. P&O controleert voor iedere promovendus met een UU aanstelling of deze gesprekken jaarlijks gehouden worden en bewaart een copie van het verslag in het dossier van de promovendus. Go/No Go Elke promovendus heeft uiterlijk één jaar na aanvang van het promotietraject een beoordelingsmoment gehad met de promotor. De promotor stuurt de schriftelijk vastgelegde beoordeling naar de promovendus met een copie naar de programmaleider en P&O. Bij een negatieve beoordeling worden de geijkte procedures gevolgd van het ontslagrecht conform de CAO NU. Voor buitenpromovendi in geval van een negatieve beoordeling geldt dat promotor en programmaleider een op alle redelijkheid gebaseerd oordeel vellen voorzien van de nodige argumentaties. Betrokken actoren: Promovendus, (co)promotor(es), dagelijkse begeleider Programmaleider P&O Beoordelings en ontwikkelingsgesprek voor buitenpromovendi Voor buitenpromovendi geldt mutatis mutandis hetzelfde stramien als voor promovendi aangesteld aan de UU. De arbeidsrechtelijke aspecten van een B&O gesprek zijn daarbij niet van toepassing Mentor Elke promovendus krijgt een mentor uit het WP kader toegewezen. Deze wordt toegekend door de programmaleider en genoemd in het OBP. De mentor gaat op eigen initiatief circa tweemaal per jaar op informele wijze in gesprek met de promovendus, om mogelijke obstakels in het opleidings en promotietraject te identificeren en zo mogelijk aan te pakken. De mentor is niet betrokken bij het onderzoek van de promotor, geen lid van de onderzoeksgroep waaronder de promovendus valt, maar kan wel staflid zijn van het vigerende onderzoeksinstituut. De rol van de mentor is die van onafhankelijk vertrouwenspersoon, bemiddelend wanneer de werkrelatie tussen promovendus en begeleider verstoord dreigt te worden. De mentor kan de B&O rapportages opvragen bij P&O voorafgaand aan een bemiddelingsprocedure. De mentor verwijst in ernstige gevallen van conflict voor bemiddeling door naar de decaan. In geval van geschillen gelden onverminderd de artikelen 26 en 27 uit het promotiereglement. Aan het einde van het promotietraject voert de mentor een exitgesprek met de promovendus en rapporteert hierover aan de programmaleider met een copie aan P&O. Betrokken actoren: 14

15 Programmaleider Mentor Promovendus 4.6. Duur promotie Een aanstelling van een promovendus aan de UU is meestal voltijds (1,0 fte) en geldt voor een periode van maximaal vier jaar. De minimale omvang van de aanstelling is 0,8 fte in welk geval het promotietraject maximaal 5 jaar omvat. Het promotietraject kan voortijdig gestopt worden zowel door de promovendus, alsmede op vraag van de promotor wanneer niet voldaan is aan de eisen van het wetenschappelijk onderzoek volgens artikel 8 van het promotiereglement. Het beëindigen van een promotie gebeurt schriftelijk. De promovendus ontvangt een bewijs van de behaalde resultaten uit het onderwijsprogramma zoals opgenomen in het OBP uiterlijk één maand na de officiële voortijdige beëindiging van het promotietraject. Verlenging kan in uitzonderlijke omstandigheden 6 toegestaan worden. Een beargumenteerd verzoek wordt door de promotor als de promovendus uiterlijk één jaar voor de beoogde einddatum van het promotieonderzoek schriftelijk voorgelegd aan de programmaleider van het vigerende onderzoeksinstituut die een beslissing neemt over het verzoek uiterlijk één maand nadat het verzoek ingediend werd. De programmaleider brengt bij voortijdige beëindigingen als verlengingen de School en P&O schriftelijk op de hoogte. Betrokken actoren: Programmaleider Promotor 4.7. Beoordeling van het proefschrift Het proces van beoordeling van het proefschrift, de verdediging van dit proefschrift en de promotie wordt beschreven in het promotiereglement van de Universiteit Utrecht. De uitvoering geschiedt onder verantwoordelijkheid van het College voor Promoties Medezeggenschap Alle promovendi hebben recht op medezeggenschap. De structuur van het medezeggenschap wordt door de School bepaald en hieronder beschreven. Elk onderzoeksinstituut faciliteert de inrichting van 6 Deze bijzondere omstandigheden zijn door het College van Bestuur verwoord voor promovendi met een aanstelling aan de Universiteit in de brief O&O/ dd ; in dit reglement zijn de genoemde omstandigheden overgenomen voor promovendi in de School die geen aanstelling als AIO aan de Universiteit hebben. 15

16 een promovendi klankbordgroep. Dit orgaan adviseert de programmaleider over zaken met betrekking tot het promotietraject. De programmaleider neemt het initiatief om op periodieke basis een gesprek te houden. Promovendi zijn tevens leden van de School. Zij worden vertegenwoordigd door een promovendus in de Board of Studies van de School. De School heeft een PhD Council Natural Sciences waarvoor ieder onderzoeksinstituut één of meerdere promovendi aflevert. Zij levert de BoS gevraagd en ongevraagd advies. Betrokken actoren: Promovendi Programmaleider School 4.9. Overzicht van uit te voeren acties Tabel 1: Overzicht van uit te voeren acties m.b.t. aanstelling, Beoordelings en ontwikkelingsgesprekken en promotie uitgedrukt in een tijdschaal (maand). Tijd Actie Actor Maand 0 Aanstelling P&O Maand 0 3 Onderzoeksplan opstellen, vastleggen OBP, Hora Est form 1 promovendus/promotor/begeleider Maand 0 3 OBP met bijlagen (onderzoeksplan, Hora Est form 1) versturen naar P&O OBP archiveren promotor P&O Maand Rapportering als voorbereiding op B&O promovendus Maand 11 Oproep eerste B&O gesprek P&O Maand 12 Eerste B&O gesprek met toetsing aan OBP gevolgd door Go/No Go oordeel. promovendus /promotor/begeleider Maand 21 Signalisatie van tweede B&O gesprek P&O Maand 23 Rapportering als voorbereiding op B&O gesprek Promovendus Maand 24 B&O gesprek met toetsing aan OBP promovendus /promotor/begeleider Maand 33 Signalisatie van derde B&O gesprek P&O Maand 35 Rapportering als voorbereiding op B&O gesprek Promovendus Maand 36 B&O gesprek met toetsing aan OBP promovendus /promotor/begeleider Maand 40+ Promotiedatum vastleggen. Hora Est Form 2 promovendus 16

17 Tijd Actie Actor Maand 40+tot maand 48 Tijdschema promovendi volgen. Hora Est Form 3 en 4. promovendi Maand 48+ Thesis verdediging promovendus/promotor Maand 48+ Exitgesprek promovendus/mentor 5. Kwaliteit van de opleiding en begeleiding 5.1. Kwaliteit van de begeleiding Een stimulerende promotieomgeving wordt in grote mate gedragen door een systeem waarin actieve begeleiding door (co)promotor(es), dagelijkse begeleider en mentor voorop staan. Afspraken om een prikkelende onderzoeksbiotoop te garanderen staan in het OBP. De BoS laat controleren of het OBP volledig is, tijdig ingevuld is en het plan volgens afspraak ook uitgevoerd wordt. De inhoudelijke controle berust bij de BoS. Naast deze controle is het wenselijk om nog een aantal andere factoren tegen het licht te houden m.b.t. de begeleiding. Elementen met betrekking tot de kwaliteit van de begeleiding zijn: Volledigheid van de Hora Est registratie binnen de voorziene tijd Nagaan of elke promovendi een onderzoeksplan heeft en er jaarlijkse verslaglegging is Voortgang monitoren bij de individuele promotietrajecten a.d.h.v. de administratie van de B&O gesprekken Rendementen van de PhD opleiding t.o.v gewenst streefcijfer in termen van aantallen starters, succesvolle promoties, stakers, gemiddelde promotieduur, etc. per programma Gemiddeld aantal promovendi per promotor Link met PhD council Natural Sciences als responsgroep Nagaan of gesignaleerde knelpunten in de begeleiding aangepakt worden a.d.h.v exit evaluatiegesprekken. P&O en de programmaleiders reiken de BoS de hierboven gewenste informatie aan. Betrokken actoren: BoS P&O, programmaleiders 17

18 5.2. Kwaliteit van het opleidingstraject De onderwijscomponent van het opleidingstraject van de promovendus bestaat uit twee onderdelen. Een vakinhoudelijk aanbod van minimaal 16 ECTS bepaald door het onderzoeksinstituut en een aanbod van minimaal 4 ECTS met aandacht voor generieke vaardigheden die de promovendus faciliteert in zijn/haar onderzoek en/of voorbereidt op zijn/haar toekomstige loopbaan. De School publiceert een generiek trainingsaanbod op haar website waaruit de promovendus in overleg met de promotor kiest. De School is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het volledige opleidingsgerelateerde aanbod. Zij kijkt toe of de verschillende programma s een gelijkaardig aanbod hebben en invulling geven aan de eindtermen. Het generieke aanbod wordt met de nodige vakinhoudelijke beschrijvingen en andere concrete verwijzingen op de website van de School gepubliceerd. Deze cursussen worden aangeboden door zowel interne als externe organisaties. Er wordt gedacht aan volgende onderwerpen: Writing Academic English, verwerven van subsidies en schrijven van grants, projectmanagement, leadership training, presenteren en spreken in het Engels voor een specialistisch en niet specialistisch publiek. De op de website gepubliceerde lijst is afhankelijk van de resultaten van de evaluaties en wordt jaarlijks herbekeken. Het totale aanbod van 20 ECTS wordt jaarlijks geëvalueerd door de onderzoeksinstituten. Het evaluatieprotocol wordt door de School opgesteld en staat in de volgende paragraaf. De programmacommissies van de onderzoeksinstituten en hun respectievelijke promovendiklankbordgroepen krijgen een rol toebedeeld in dit evaluatieproces. Betrokken actoren: School Programmacommissie, promovendi medezeggenschapsorgaan 5.3. PDCA cyclus voor de onderwijscomponent en de begeleiding Tabel 2: Plan do check act cyclus van de onderwijscomponent en de begeleiding van de promovendus. Te evalueren proces: PDCAcyclus Uitwerking proces Actor Tijdspad Plan Opstellen van evaluatiecriteria en vastleggen wie wat precies zal doen BoS Voorjaar 2011 Proces evaluatie cursusaanbod Do Check Plan voorleggen aan programmaleider/coördinator en proces opstarten Controleren bij programmacommissie of trainings/cursusaanbod geëvalueerd wordt via het jaarlijks verslag BoS BoS Voorjaar 2011 In de loop van

19 Te evalueren proces: PDCAcyclus Uitwerking proces Actor Tijdspad Act Proces evalueren en bijstellen. Publicatie van generieke cursussen op website bijstellen a.d.h.v. de conclusies in de jaarrapportages BoS Najaar 2011 en verder jaarlijks Evaluatie programmacom ponent van minimaal 20 ECTS Plan Do Regelen dat elke promovendus het trainings/cursusaanbod evalueert Enquêtes analyseren en gesprekken voeren met het promovendi medezeggenschapsorgaan Programmacoordi natoren Programmacomm issies Check Controleren of aanbod aan kwaliteitscriteria voldoet Programmacomm issies Act 1.Opnieuw vastleggen van cursusaanbod met eventuele nieuw aanbod van cursussen. 2.Rapporteren in jaarverslag aan BoS 1.Programmacom missies 2.Programmacoör dinator continue continue continue Najaar 2011, jaarlijks herzien Plan Vastleggen van een kader om de begeleiding te kunnen beoordelen. BoS Najaar 2010 Begeleiding Do Check Uitzetten van het kader bij de programmaleiders en P&O Controleren of de begeleidingsaspecten die in het kader vastgelegd zijn, uitgevoerd worden BoS Najaar 2010 BoS Najaar 2011 Act Plan bijstellen en nieuwe afspraken uitzetten met programmaleiders en P&O BoS Najaar Jaarlijkse rapportages De programmaleiders rapporteren jaarlijks aan de BoS. Voornaamste doel van deze jaarlijkse rapportages is de School informatie aan te reiken opdat zij inzicht kan houden op de werving en selectie van promovendi, studievoortgang, kwaliteitsbewaking van de PhD opleiding en mede op basis van deze gegevens eventuele verbeteringen kunnen suggereren. De School bepaalt het format van dit verslag (aantallen aanmeldingen, toelatingen, statuut promovendus, rendementen, aantal publicaties, aantallen go/no go s, samenvatting relevante elementen uit exitgesprekken, etc.). De programmaleiders worden ondersteund door P&O die per onderzoeksinstituut de nodige administratieve gegevens aanreikt en controles uitvoert op de B&Ogesprekken, jaarlijkse verslaglegging van de promovendus, OBP en onderzoeksverslag. 19

20 Betrokken actoren: School Programmaleider P&O 7. Verantwoordelijkheden en taken Tabel 3: Verantwoordelijkheden en taken voor alle actoren betrokken bij de promotie opleiding. De kolom Acties zijn een verfijning en een toelichting van de verantwoordlijkheden toegekend per actor. Actor Verantwoordelijkheden Acties Tijdspad Verantwoordelijk voor de kwaliteit en borging van de opleidingscomponent van 20 ECTS Vastleggen van generieke cursussen (4 ECTS), overzicht verwerven van de programmaspecifieke opleidingscomponenten en publiceren op website. Relatie vastleggen met eindtermen Vaststellen programmaspecifieke eindtermen Evaluatieprotocol opstellen School Verantwoordelijk voor de kwaliteit van de begeleiding van de individuele promotietrajecten Herbekijken of procesgangen m.b.t. de opleidingscomponent aanpassingen behoeven jaarlijks Format OBP vastleggen Format Jaarverslag vastleggen Vastleggen van een kader om de begeleiding te kunnen beoordelen. Vastleggen toelatingstraject. Afspraken regelen met P&O over uit te voeren taken Reglement PhD opleiding opstellen Herbekijken of procesgangen m.b.t. kwaliteit aanpassingen behoeven jaarlijks Programmalei der Is de rechtstreekse gesprekspartner van de BoS. Verleent de BoS alle noodzakelijke informatie over de kwaliteitsaspecten van het PhD programma. Middels het jaarverslag. Jaarlijks december 20

21 Actor Verantwoordelijkheden Acties Tijdspad Programmaleider Voorzitter van de programmacommissie. Verantwoordelijk voor wervings, selectie, en beëindigingsprocedures. Bepaalt de inhoud van het vakspecifieke opleidingsgedeelte en draagt ervoor zorg dat elke promovendus voor minimaal 4 ECTS generieke cursussen kan volgen. Implementeert de wettelijke en instituutsspecifieke opleidingseisen, volgt de wervingsprocedure van de School. jaarlijks 2011 Verantwoordelijk voor een goede omkadering van de begeleiding van elke promovendus. Maakt duidelijke afspraken met promotores. doorlopend Verantwoordelijk voor een snelle registratie in Hora Est en een efficiënte invulling en afhandeling van het OBP. Hanteert de dead lines van de School. doorlopend Programmaleider Heeft het recht om de B&Ogesprekken in te zien. Stelt voor elke promovendus een mentor aan. Regelt het periodieke overleg met de promovendi klankbordgroep. Draagt ervoor zorg dat de mentor niet uit dezelfde onderzoeksgroep komt. Praat met promovendi over het onderwijsprogramma en andere zaken van belang voor promovendi; evaluatie van het gevolgde programma is één van de componenten. doorlopend Bij begin aanstelling Een paar keer per jaar Rapporteert jaarlijks aan de BoS Conform format. Jaarlijks december Doet voorstel om een promovendus aan te stellen en start de selectieprocedure op. Zorgt dat de begeleiding van de promovendus adequaat is. Wijst een begeleider aan en maakt duidelijke afspraken. doorlopend doorlopend Promotor Regelt een snelle registratie in Hora Est. Te regelen vanaf de aanstelling. Uiterlijk 3 maanden na aanstelling Geeft informatie over het kwaliteitsplan, de verwachtingen die hij/zij heeft over de promovendus en wat de promovendus kan verwachten van een promotor, begeleider en mentor. Bij begin aanstelling 21

22 Actor Verantwoordelijkheden Acties Tijdspad Stimuleert de promovendus in het uitvoeren van creatief onderzoek. doorlopend Draagt ervoor zorgt dat de promovendus op regelmatige tijdstippen zijn/haar onderzoek kan presenteren. Meerdere keren per jaar Promotor Regelt het tijdstip van de B&O gesprekken uiterlijk 12 maanden na de aanstelling en van dan af aan elk jaar gedurende de aanstelling. Verbetert, bediscussieert manuscripten/publicaties die de promovendus indient. Regelt een soortgelijk gesprek met buitenpromovendi, rekening houdende met afspraken die gemaakt werden bij de aanvang van het promotietraject. jaarlijks Adviseert de promovendus met carrièreperspectieven. Een aantal keren tijdens de opleiding Geeft informatie over symposia, congressen, summerschools in Nederland als in het buitenland waarin de promovendus kan participeren. Begeleidt de promovendus. Zorgt ervoor dat de promovendus voldoende instructies krijgt op vlak van theorie en indien van toepassing praktijk. Begeleider Regelt het tot laten stand komen van een goede invulling van het OBP, ondertekent mee. Draagt ervoor zorg dat er een onderzoeksplan ligt voor de duur van het gehele traject. OBP wordt uiterlijk 3 maanden na de aanstelling naar P&O gestuurd. Bij aanstelling Bij aanstelling. Volgt de voortgang van de promovendus en ziet erop toe dat manuscripten tijdig tot stand komen. Ziet de promovendus op frequente basis, discussieert over de wetenschappelijke inhoud, voorziet in een snelle correctie van manuscriptversies. 22

23 Actor Verantwoordelijkheden Acties Tijdspad Stimuleert een wetenschappelijke kritische attitude. Ziet de promovendus op frequente basis, discussieert over de wetenschappelijke inhoud, voorziet in een snelle correctie van manuscriptversies. Geeft feed back op de voorbereiding van presentaties (zowel mondeling als middels een poster), wetenschappelijke publicaties. Let op de inhoud en de didactische kwaliteiten bij de voorbereiding van een presentatie. Begeleider Ziet erop toe dat de promovendus de afgesproken cursussen volgt. Neemt deel aan de jaarlijkse B&O gesprekken en stelt het rapport op van deze gesprekken. Draagt ervoor zorg dat alle betrokken partijen hun handtekening plaatsen en zorgt ervoor dat dit document bij P&O gearchiveerd wordt. Jaarlijks Ziet toe dat de promovendus met een UUaanstelling onderwijs geeft. Verstrekt algemene informatie hoe de financiële zaken met betrekking tot cursussen en reizen geregeld zijn. Bij aanstelling Is tevens een mental coach Verricht onderzoek. Regelt alle aanstellingsbescheiden met P&O, registratie in Hora Est. Registratie in Hora Est vanaf de aanmelding. Vanaf de aanstelling Volgt het onderwijsprogramma beschreven in het OBP dat in overleg met de promotor/begeleider tot stand gekomen. promovendus Stelt een onderzoeksplan op voor de duur van de aanstelling en ook wanneer er geen aanstelling bij de UU is. Bespreekt regelmatig de onderzoeksresultaten met begeleider/promotor. Vanaf aanstelling Neemt actief deel aan werkbesprekingen als toehoorder en als presentator. Neemt actief deel aan activiteiten georganiseerd door de onderzoeksschool. Stelt jaarlijks een rapport op als voorbereiding op het B&O gesprek. In deze rapportage komen aan bod: Vooruitgang en behaalde resultaten van het onderzoek Jaarlijks 23

24 Actor Verantwoordelijkheden Acties Tijdspad promovendus Stelt eventueel het onderzoeksplan bij op basis van de uitkomsten van het B&O gesprek. Het gevolgde onderwijsprogramma en een korte evaluatie ervan De onderwijstaak jaarlijks Verzorgt onderwijs zoals vastgelegd in het OBP. Schrijft een proefschrift en verdedigt dit openbaar. Uiterlijk 4 jaar na aanstelling Ondertekent het OBP Uiterlijk 3 maanden na aanstelling promovendus Mentor Fungeert zo nodig als mediator wanneer de begeleiding niet naar behoren functioneert tussen de promovendus en zijn/haar begeleider/promotor. Wanneer nodig Verwijst door naar de decaan bij aanhoudend conflict of wanneer conflict te ernstig is. Wanneer nodig Houdt exitgesprekken met promovendi. Rapporteert de bevindingen van de exitgesprekken aan de programmaleider Voorzitter Departem ent Ondertekent het OBP en de Hora Est formulieren per promovendus Decaan Geeft toestemming bij een aantal processen die horen bij de verdediging van het proefschrift Hora Est 2 en 3 formulieren Bemiddeld bij geschillen Art. 26 uit het promotiereglement Universiteit Utrecht Wanneer nodig P&O Regelt de aanstelling van promovendi met een contract aan de UU. Bewaakt het proces van OBP, onderzoeksplannen, B&O rapportages en Hora Est binnen de voorziene tijd. Houdt een gesprek met promovendi en wijst hen op de voor hen geldende universitaire en facultaire arbeidsvoorwaarden. Gaat na of de OBP s volledig zijn en elke promovendus een onderzoeksplan heeft. 24

25 Actor Verantwoordelijkheden Acties Tijdspad Bewaart de afspraken die gemaakt worden tussen buitenpromovendi en promotor. Het signaleren van de jaarlijks te houden B&O gesprekken. jaarlijks Op verzoek aanwezig zijn bij de B&Ogesprekken. Op verzoek P&O Ondersteunt de BoS en de programmaleiders bij het aanreiken van informatie voor de jaarlijkse verslaglegging. Hieronder vallen: rendementen PhD opleiding in termen van aantallen starters, succesvolle promoties, stakers, gemiddelde promotieduur, etc per programma, verhouding aantal promovendi per promotor, aantallen Go/No Go s, terugkoppeling naar de BoS over de gemonitorde individuele promotietrajecten in termen van afwijkingen van het normale tijdspad, aantallen toegekende verlengingen, aantallen promoties in deeltijd, aantallen promovendi onderverdeeld naar met en zonder aanstelling aan de UU. Jaarlijks Programmacommissie Bepaalt de onderwijscomponent van de opleiding voor minimaal 20 ECTS. Kan op vraag van de programmaleider ondersteunen bij de werving en selectie van promovendi. Bekijkt jaarlijks het onderwijsaanbod en stelt bij a.d.h.v. de resultaten van de cursusevaluaties. Is nauw betrokken bij het periodieke overleg met de promovendi klankbordgroep. Eenmalig, jaarlijks herzien Wanneer nodig jaarlijks Programmacoördinator Organiseert cursusevaluaties en rapporteert bevindingen aan de programmaleider/programmacommissie die op basis hiervan het nieuwe aanbod vastlegt. In nauwe samenwerking met de promovendi klankbordgroep. Promovendi klankbordgroep Legt zelf de contacten voor de Schoolbrede PhD councilafvaardiging. Is gesprekspartner van de programmaleider/programmacommissie voor allerhande PhD aangelegenheden. 25

26 Deel 2: Appendices Appendix 1: Evaluatieprotocol opleidingsaanbod Appendix 2: Generiek opleidingsaanbod Appendix 3: Training and Supervision agreement (Opleidings en begeleidingsplan) Appendix 4: Rechtspositie Universiteit Utrecht en promovendi bij verschillende financieringsstelsels. Appendix 5: Reglement promotieopleiding Appendix 6: Inhoudelijke beschrijvingen van de PhD programma s 26