De Graduate School of Science

Transcriptie

1 De Graduate School of Science 13 Mei 2014

2 Inhoud van deze presentatie 1. De GSS: geschiedenis, opdracht en rol 2. Wie doet wat bij de GSS (ook Hora Finita) 3. Actuele kwesties

3 De GSS: geschiedenis 2008: RUG besluit oprichting van graduate schools bij alle faculteiten 2009: Oprichting van de GSS bij FWN 2010: publicatie PhD guide 1 mei 2014: Petra Rudolf nieuwe directeur GSS

4 De GSS: opdracht Achtergrond: promotie als derde fase van de opleiding (Bologna); gestegen eisen aan uniformiteit, transparantie en kwaliteitszorg Taken GSS: Administratieve ondersteuning en uniforme processen Hoogwaardig training programme Kwaliteitscontrole (bijv. diploma check, TSP, R&O gesprekken, evaluatie cursusprogramma) Student empowerment en community forming Marketing en recruitment In eerste instantie voor het PhD programma, vanaf 2013 ook voor de masteropleidingen

5 De GSS: opdracht Doelgroep - PhD community van de GSS: Meer dan 600 promovendi Jaarlijkse instroom ca. 200 promovendi Ca. 70% van alle GSS promovendi zijn buitenlands Stakeholders: (co)promotores PhD coördinatoren secretaresses zakelijke coördinatoren etc.

6 De GSS: rol Het PhD beleid is afkomstig van de universiteit bijv. Hora Finita, promotiereglement, R&O gesprekken, Ubbo Emmiusmiddelen de faculteit bijv. drukkostenvergoeding De GSS heeft de rol dit beleid te implementeren uit te dragen (informeren, adviseren) => De GSS maakt geen beleid op hoofdlijnen maar is doorgeefluik/spin in het web.

7 Informatie voor toekomstige promovendi: Informatie voor zittende promovendi en stafleden: Formulieren (altijd actuele versies) Alle regels en procedures Aanvullende informatie (bijv. career resources) GSS medewerkers, taken en werktijden De PhD guide waar alles in staat

8 Organisatie van de GSS: Directeur: Petra Rudolf (1.0 fte) Directiesecretaresse: Mariëtte Holthof (0.8 fte) Coördinator: Anke Schuster-Koster (1.0 fte) 3 administratief medewerkers (samen 2.4 fte): Annette Korringa-de Wit Marco Koopman Yvonne van der Weerd Medewerker internationale marketing: Twan Wolters (1.0 fte)

9 De GSS heeft meer dan 600 promovendi in totaal, 200 nieuwe promovendi en 150 promoties elk jaar en maar 2.4 fte voor de administratie; dus Kennen wij niet alle promovendi persoonlijk Heeft iedere medewerker zijn eigen taken en expertise (taakverdeling) Is snelle administratieve afhandeling alleen mogelijk als de procedures gevolgd worden

10 Hora Finita Bedacht en getrokken door RUG centraal, alle faculteiten moeten ermee (kunnen) werken Nieuw RUG Promotiereglement schrijft gebruik van Hora Finita voor Geen nieuw beleid, wel een nieuw systeem Internet-based, twee aspecten: - Een database gebaseerd op peoplesoft - Sturing van processen door automatische mails

11 Hora Finita Bevat vertrouwelijke informatie en belangrijke processen rondom de promotie (graadverlening), daarom: Verschillende toegangsrechten voor promovendi, (co)promotores, instituut, GSS Projectleiding RUG centraal werkt aan eigen toegang voor secretaresses: - Functioneel ontwerp moet besproken en geaccordeerd door projectleiding RUG - Eigen toegang moet in het systeem ingebouwd - Nieuwe functionaliteit moet worden getest

12 Hora Finita Informatie over Hora Finita: Technische aspecten: - Handleidingen voor promotores en promovendi in het systeem na inlog - Staan ook op de GSS My University site GSS procedures in HF: PhD guide op My University Voorlichting gewenst?

13 Aanmelding nieuwe promovendi: Annette Korringa Verantwoordelijk voor de registratie van alle nieuwe promovendi Elk dossier kent een aantal stappen en betrokken medewerkers (coördinator, HR advies, HR services, ISD ) Dossier moet compleet en op tijd aangeleverd Inhoud dossier: zie GSS website Op tijd: tenminste 6 weken voor startdatum, 9 als er een visum nodig is (voor september nog vroeger ivm stafgebrek op ambassades)

14 Aanmelding nieuwe promovendi: Annette Korringa Hoogleraar/instituut gaat over de selectie van promovendi en dossier voor aanmelding; GSS neemt pas over als de promovendus wordt aangemeld Procedure: contactpersoon instituut maakt nieuwe promovendus aan in Hora Finita, Annette neemt het daarna over en: Regelt visa met ISD Zo nodig, regelt uitbetaling beurs (bursalen) of geeft dossier door aan HR (AIO s) Vraagt ITB code aan bij FBA en stuurt deze aan promovendus Stuurt promovendus alle relevante informatie

15 Aanmelding nieuwe promovendi: Annette Korringa Andere taken Annette: Maken van brieven voor promovendi (bevestiging aanstelling/beurs) Huisvesting voor promovendi (ook speciaal project huisvesting en vouchers) Beantwoorden van vragen van promovendi

16 Training programme en R&O gesprekken: Marco Koopman Verantwoordelijk voor het GSS cursusprogramma Ca. 10 GSS transferable skills cursussen: organisatie, informatie, registratie Jaarlijks schema van cursussen op GSS website Ontwikkeling van nieuwe cursussen Informatie over ITBs Promovendi registreren cursussen zelf in HF Cursus Mastering your PhD

17 Training programme en R&O gesprekken: Marco Koopman Organisatie van events en andere training activities: Grant writing Loopbaan-activiteiten Patent lectures Newsletter voor promovendi Onderhoud van de GSS website

18 Training programme en R&O gesprekken: Marco Koopman R&O gesprekken RUG beleid: na 6 maanden, 9 maanden, 2 jaar, 3 jaar Hora Finita stuurt reminder voor gesprekken Nieuw formulier moet van tevoren ingevuld door promovendus Na het gesprek uploadt hoogleraar ingevuld en getekend formulier in Hora Finita (opsturen niet meer nodig) GSS stemt met HR af voor wat betreft verlening van AIO s na het 9-maanden gesprek en het tellen van plaatsgevonden gesprekken

19 Extensies, promoties, vergoedingen: Yvonne van der Weerd Verantwoordelijk voor ca. 50 verlengingsverzoeken per jaar (op dit moment ligt dit bij Marco Koopman) Indienen verzoek moet 3 maanden voor afloop contract ivm beslis-procedure en implementatie uitbetaling Facultaire regels voor verlengingsverzoeken zijn te vinden op de GSS website

20 Extensies, promoties, vergoedingen: Yvonne van der Weerd Verantwoordelijk voor ca. 150 promoties per jaar Opstarten promotie begint in Hora Finita: de promovendus uploadt manuscript voor goedkeuring door (co)promotores Hoogleraar accordeert in Hora Finita, geeft leden leescommissie en promotiecommissie in Hora Finita aan Automatische mails zorgen voor goed verloop van de procedures Nieuw promotiereglement

21 Extensies, promoties, vergoedingen: Yvonne van der Weerd Vergoedingen Drukken proefschrift Buitenlandse leden promotiecommissie Brieven promovendi (bewijs van promotie) Newsletter OBP

22 Coördinatie en beleid: Anke Koster Coördinatie van het office Beleidskwesties, bijv.: Internationalisering (bijv. double degrees) Buitenlandse beursprogramma s (incl. letters of acceptance) Andere beursprogramma s (Ubbo Emmius, EM actie 2, NWO GP etc.) Newsletter (co)promotores

23 Actuele kwesties Klankbordgroep promovendi Nieuwe medewerker promotiezaken: Lisanne Pruim GSS verjaardagsfeestje Zomersluiting 21 juli t/m 10 augustus (week 30 t/m 32)

24 Contact My University: s/fwn/gradschoolscience/ Alle medewerkers zijn bereikbaar voor vragen! Wij komen graag naar jullie toe