Hoe regel je het verlof in je organisatie eenvoudig en efficiënt?

Transcriptie

1 Hoe regel je het verlof in je organisatie eenvoudig en efficiënt? 7 tips voor jou als werkgever >>

2 Hoe regel je het verlof in je organisatie eenvoudig en efficiënt? De vakantieperiode staat weer voor de deur. Een periode waar veel medewerkers naar uitkijken. Ze staan te popelen om op vakantie te gaan. Of het nu een vakantie in eigen land, verre reis of stedentrip is: een vakantie doet iemand goed. Even ontspannen en opladen om vervolgens weer vol frisse energie op de werkvloer te verschijnen. Als werkgever heb je er dan ook baat bij dat je medewerkers met regelmaat even een break nemen. Maar hoe zit het met het bijhouden van al die verlofaanvragen? En hoe ga je het bedrijf draaiende houden als er een aantal medewerkers bijvoorbeeld tegelijk op vakantie zijn? Vind je het een hoop gepuzzel om een goede vakantieplanning te maken? Dat je als werkgever eigenlijk zo min mogelijk tijd kwijt wil zijn aan de vakantieplanning, is niet verrassend. Maar hoe zorg je ervoor dat het ook voor jou een ontspannen periode kan zijn? Wij hebben zeven tips voor je op een rij gezet hoe je het verlof in je organisatie zo eenvoudig en efficiënt mogelijk kunt inregelen. Let op: verlof is meer dan alleen aanvragen voor een vakantie. Onder verlof valt bijvoorbeeld ook zorgverlof of ouderschapsverlof. In deze whitepaper staat vakantie echter centraal. Whitepaper: Hoe regel je het verlof in je organisatie eenvoudig en efficiënt?

3 1. Maak duidelijk afspraken over het opnemen van verlof In principe bepaalt een medewerker wanneer hij of zij vakantie neemt en hoe lang, tenzij er iets anders is afgesproken in de arbeidsovereenkomst en/of cao. Als werkgever mag je vakantieaanvragen dan ook alleen weigeren als er een gewichtige reden is om niet akkoord te gaan met de vakantieaanvraag. Denk hierbij aan een te minimale bezetting op te afdeling. Heb je als werkgever bijvoorbeeld bepaalde weken in het jaar dat je al je medewerkers op de werkvloer nodig hebt, leg dan vast dat er in deze weken geen vakantie genomen mag worden. En wil je dat jouw medewerkers bijvoorbeeld maximaal 3 weken aaneen vakantie nemen? Leg dat ook vast. 2. Stel vast wanneer verlofaanvragen uiterlijk binnen moeten zijn Vind jij het als werkgever belangrijk dat verlofaanvragen tijdig voor een vakantieperiode binnen zijn? Begrijpelijk. Zo kun je namelijk op tijd aan de slag met de vakantieplanning en ook in de vakantieperiode zorgen voor voldoende bezetting. Communiceer duidelijk en ruim op tijd de uiterlijke datum voor verlofaanvragen. Schoolvakanties zijn erg in trek als verlofperiode. Werkgevers krijgen daarom niet altijd de bezetting rond voor, met name, de zomerperiode. Dit kan ervoor zorgen dat niet alle aanvragen goedgekeurd kunnen worden. bron: FNV Whitepaper: Hoe regel je het verlof in je organisatie eenvoudig en efficiënt?

4 3. Zorg voor een overzichtelijke verlofkalender Met een overzichtelijke verlofkalender zie je in één oogopslag welke medewerker wanneer vrij is. Zo weet je precies wat de bezetting is op de afdeling én of je een van je andere medewerkers nog vrij kan geven of niet. Het is daarbij wel van belang dat je de minimale bezettingsgraad per afdeling bepaald hebt, zodat je daarop kunt sturen. 4. Maak afspraken over het vervangen van medewerkers tijdens vakantie Dat een medewerker op vakantie gaat, betekent in veel gevallen niet dat de werkzaamheden ook stilliggen. Bekijk daarom goed voorafgaand aan de vakantie van je medewerkers of er mensen zijn die de werkzaamheden tijdelijk over kunnen nemen. Dit kan ook betekenen dat je bijvoorbeeld in de zomerperiode extra krachten in dienst neemt of parttime medewerkers, in overeenstemming, meer uren inzet. Een verlofkalender helpt je erbij om hierop te anticiperen en zaken als deze tijdig te regelen. Bijna 33% van de medewerkers heeft een chaotische overdracht of helemaal niemand aan wie het werk overgedragen kan worden. Met als gevolg dat zij op vakantie nog telefoontjes aannemen of hun mailbox regelmatig in de gaten houden. bron: een onderzoek van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO). Whitepaper: Hoe regel je het verlof in je organisatie eenvoudig en efficiënt?

5 5. Wijs je medewerkers op vervaltermijnen Iedere medewerker heeft per jaar recht op minimaal vier weken doorbetaalde vakantie. Bij een fulltime baan van 40 uur per week heeft een medewerker recht op minimaal 20 doorbetaalde vrije dagen. Dit minimum aantal noemen we de wettelijke vakantiedagen. Er zijn echter veel medewerkers die meer vakantie kunnen opnemen dan deze wettelijke vakantiedagen. Dagen die zij op basis van hun cao, bedrijfsreglement of arbeidsovereenkomst meer op mogen nemen, noemen we de bovenwettelijke vakantiedagen. Dat wettelijke- en bovenwettelijke vakantiedagen niet even lang geldig zijn, is je waarschijnlijk wel bekend. Wettelijke vakantiedagen moeten namelijk binnen anderhalf jaar opgemaakt worden. Daarna komen ze te vervallen. Bovenwettelijke vakantiedagen kunnen daarentegen vijf jaar meegenomen worden. Het is als werkgever belangrijk dat je jouw medewerkers de ruimte geeft om in ieder geval hun wettelijke vakantiedagen op te nemen. Breng je medewerkers dan ook op de hoogte van het verschil tussen wettelijke- en bovenwettelijke vakantiedagen en de vervaltermijnen hiervan. 6. Geef medewerkers altijd inzicht in hun actuele verlofsaldo Komen jouw medewerkers nog regelmatig naar je toe om te vragen hoeveel vrije dagen zij nog te besteden hebben? Erg omslachtig, vind je niet? Tegenwoordig zijn er verschillende online applicaties waarmee medewerkers op ieder moment van de dag zelf hun actuele verlofsaldo kunnen raadplegen. Slimme applicaties maken hierbij ook onderscheid in wettelijke- en bovenwettelijke dagen. Dat maakt het een stuk eenvoudiger en efficiënter. Whitepaper: Hoe regel Whitepaper: je het verlof Hoe in je maak organisatie je het eenvoudig verschil als en werkgever? efficiënt?

6 49% van de medewerkers geeft aan hun verlofsaldo digitaal in te willen zien. bron: HR Praktijk 7. Laat medewerkers zelf online hun verlofaanvraag indienen Verlofverzoeken via mail of losse briefjes? Dat kan simpeler! Om het verlof in je organisatie zo makkelijk mogelijk te maken, kun je gebruikmaken van een online applicatie voor de verlofregistratie. Willen medewerkers dan een vrije dag of vakantie aanvragen? Dan doen ze dat door online hun aanvraag in te dienen. De leidinggevende hoeft hierna de aanvraag enkel nog goed te keuren of te weigeren. Je loopt hiermee geen risico om mailtjes of losse briefjes met verlofaanvragen kwijt te raken en voorkomt discussie over verlofaanvragen. Reitseplein AA Tilburg Postbus AD Tilburg T E. info@loket.nl