Tijdelijke krachten inzetten in tijden van vakantie: extra werk voor de salaris en HR afdeling?

Transcriptie

1 Tijdelijke krachten inzetten in tijden van vakantie: extra werk voor de salaris en HR afdeling? 4 aandachtspunten voor werkgevers >>

2 Tijdelijke krachten inzetten in tijden van vakantie: extra werk voor de salaris en HR afdeling? Hoe zorg je ervoor dat ook in vakantieperioden de bezetting op alle afdelingen voldoende is en de continuïteit van je organisatie gewaarborgd wordt? De kans is groot dat deze vraag jou bezighoudt, vooral met de zomerperiode in het verschiet. Je gunt immers je medewerkers een welverdiende vakantie. Maar hoe vul je de gaten op? Het inhuren van tijdelijke krachten is een veelvoorkomende en gunstige oplossing. Toch kan deze oplossing ook voor wat spanning intern zorgen. Hoewel het (vakantie)werk vaak maar tijdelijk van aard is, is het wel van belang dit goed aan te pakken. Stel arbeidsovereenkomsten op, ben jezelf bewust van je verplichtingen, zoals het toepassen van het minimumloon en tijdig en correct uitbetalen van de medewerkers. Betekent dit extra werk voor de salaris en HR afdeling van je organisatie? Gelukkig zijn er steeds meer handige applicaties die op dit gebied veel werk voor je uit handen kunnen nemen. Tijdelijke krachten hoeven dan ook zeker niet veel extra werk te betekenen. Met onderstaande aandachtspunten bij de inzet van tijdelijke krachten weet je precies waar je rekening mee kunt houden. 4 aandachtspunten bij de inzet van tijdelijke krachten 1. Een arbeidsovereenkomst maken hoeft niet veel tijd te kosten Keer op keer voor iedere kracht een arbeidscontract opstellen? Dat is zeker niet nodig. Het kan veel efficiënter. Er bestaan verschillende applicaties die werken met sjablonen, ofwel templates. Daarin staan al heel veel standaardvelden gevuld, waardoor je zelf nauwelijks nog iets hoeft in te voeren.

3 Daarnaast kun je er tegenwoordig ook voor kiezen om arbeidscontracten direct digitaal te laten ondertekenen. Dan hoef je de overeenkomst niet meer te printen, te ondertekenen, op te sturen en vervolgens na ondertekening van de medewerker in te scannen. Dat is allereerst natuurlijk zonde van de stapels papier die geprint moeten worden, aangezien overeenkomsten vaak in tweeof drievoud worden ondertekend. Daarnaast heb je, als de overeenkomsten via de post verstuurd worden, ook te maken met kosten voor enveloppen en postzegels. En vergeet niet dat alle tijd die je erin steekt misschien nog wel de grootste kostenpost is. Met digitaal ondertekenen, maak je dit proces een stuk efficiënter. 2. Hoe zit het met het minimumloon en vakantiegeld? Minimumloon Tijdelijke krachten dien je minstens het minimumloon uit te betalen. Hierbij maakt het geen verschil of het om een seizoenswerker, vakantiekracht of tijdelijke vervanger van een vaste kracht gaat. Om te bepalen of een medewerker daadwerkelijk het minimumloon krijgt, kijk je naar: het basisloon, vergoedingen voor overwerk, toeslagen (bijvoorbeeld ploegentoeslag of onregelmatigheidstoeslag) en vaste beloningen. Het totaal van al deze bedragen mag dus niet lager zijn dan het wettelijk minimumloon waarop de medewerker recht heeft. Whitepaper: Hoe regel Whitepaper: je het verlof Hoe in je maak organisatie je het eenvoudig verschil als en werkgever? efficiënt?

4 Naast bovenstaande inkomsten, zijn er ook inkomsten die niet meetellen voor het minimumloon. Denk hierbij aan: vakantiegeld, winstuitkeringen, speciale uitkeringen, uitkeringen van bijv. pensioen- en spaarregelingen, eindejaarsuitkeringen en vergoedingen (zoals reiskostenvergoeding). Let op: wettelijke minimumlonen starten vanaf 15 jaar. Neem je bijvoorbeeld vakantiekrachten aan van 13 of 14 jaar ben je zelf vrij om afspraken te maken over het loon. Vaak wordt hierbij het uurloon voor 15-jarigen aangehouden. Vakantiegeld Iedere medewerker heeft recht op vakantiegeld. Ook jouw tijdelijke krachten dien je dus vakantiegeld uit te betalen. De meest voorkomende manier bij tijdelijke krachten is dat de vakantietoeslag én de vakantiedagen iedere periode samen met het bruto salaris uitbetaald worden. Dit wordt ook wel het all-in loon genoemd. De medewerker ontvangt in dit geval dus geen eenmalige vakantietoeslag in mei of juni en geen geld als hij een vrije dag neemt. Deze manier wordt vaak toegepast bij medewerkers met 0- urencontracten. Natuurlijk kun je er als werkgever ook voor kiezen om het vakantiegeld en de toeslag voor vakantiedagen op een later moment apart uit te betalen. Ook hier geldt weer dat je gebruik kunt maken van een applicatie voor salaris en HR die ervoor zorgt dat de geboortedatum van een medewerker direct gekoppeld wordt aan salaris conform cao, dat er op verjaardagen automatisch een verhoging gedaan wordt en dat het vakantiegeld en de toeslag over vakantiedagen correct wordt uitbetaald zoals je dat hebt vastgelegd. Whitepaper: Hoe maak je het verschil als werkgever?

5 3. Houd de leeftijd en toegestane werktijd in de gaten De kans bestaat dat jouw tijdelijke krachten jongeren zijn. Denk maar eens aan supermarkten, de horeca of groente- en fruitkwekers. Daar zie je veelal jonge mensen aan het werk in vakanties. Het is echter wel van groot belang dat je als werkgever rekening houdt met de leeftijd van je medewerkers en de toegestane werkzaamheden én werktijden. Zo mogen 13- en 14-jarigen alleen klusjes doen en helpen bij licht, nietindustrieel werk, zoals vakken vullen, inpakken, plukken van groente en fruit, etc. Ze mogen niet in een fabriek werken of een machine besturen. Ze mogen maximaal 7 uur per dag werken, niet op zondag, niet voor 07:00 uur s ochtends of na 19:00 uur s avonds. Tijden vakanties en op zaterdag zijn meer uren toegestaan dan op schooldagen. Tijdens schooldagen mag een 13- of 14- jarige namelijk niet meer dan 2 uur werken. Verder gelden er ook wettelijke rusttijden. 15-jarigen mogen zelfstandig werk doen dat licht en niet-industrieel is, zoal kranten bezorgen. De werktijden voor 15-jarigen zijn ook wat ruimer. Ze mogen maximaal 6 vakantieweken per jaar werken (dat in tegenstelling tot 4 weken voor 13- en 14-jarigen). Werken op zondag is onder voorwaarden toegestaan. Vanaf 16 jaar mogen ze bijna elk soort werk doen, zolang er geen gevaar is en het niet schadelijk is voor de gezondheid. Jongeren van 16 en 17 jaar mogen maximaal 45 uur per week werken. De uren die zij op school zitten, tellen ook mee als arbeidstijd. Zit de medewerker bijvoorbeeld 35 uur op school, mag hij daarnaast maximaal nog 10 uur werken. 16- en 17-jarigen mogen niet s nachts werken, geen oproepdiensten doen en niet overwerken. Als zij op zondag werken, hebben ze minimaal recht op 13 vrije zondagen per jaar.

6 Zijn de krachten 18 jaar of ouder, dan gelden de regels van de Arbeidstijdenwet. Let op: als een medewerker onder de 18 jaar meerdere baantjes heeft, worden de uren bij alle baantjes meegeteld. Stem in dat geval dus goed af hoeveel uur de medewerker bij jou kan werken. Scholieren werken vooral in winkels en de horeca. Zowel jongens (38 procent) als meisjes (22 procent) hebben het vaakst een bijbaan als vakkenvuller. Kassamedewerker en verkoper zijn bij meiden het meest populair. Krantenbezorger en keukenhulp bij jongens. bron: CBS 4. Maak een goede planning en houd de gewerkte uren bij Het vergt nogal wat werk en aandacht om een goede planning te maken en ervoor te zorgen dat medewerkers op de juiste plaats, het juiste moment en tegen de juiste kosten worden ingezet. Toch zijn strakke planningen onmisbaar en toch zeker in een vakantieperiode. Je wil er immers vanuit kunnen gaan dat je organisatie draaiende gehouden wordt. Gelukkig kunnen tegenwoordig personeelsplanningen middels automatiseringsprocessen gestroomlijnd worden. Je vraagt je nu misschien af: hoe dan? Er bestaan verschillende plannings- en tijdregistratiesystemen die rekening houden met het maximaal aantal te werken uren (i.v.m. de regels rondom leerplicht en leeftijd) of het aantal contracturen. Je kunt hiermee direct zien welke medewerkers nog ingezet kunnen worden of beter gezegd: mogen worden. Whitepaper: Hoe maak je het verschil als werkgever?

7 Ook zie je snel genoeg waar nog gaten zitten in het rooster. Medewerkers kunnen zelf hun beschikbaarheid doorgeven in zo n applicatie en kunnen daarnaast ook onderling diensten ruilen. Ze kunnen deze verzoeken dan veelal via een handige app doen. Natuurlijk houd jij hierbij als werkgever een oogje in het zeil. Als er een dienst geruild wordt, moet dit natuurlijk wel gebeuren met een soortgelijke medewerker. Vanuit planning- en tijdregistratiesystemen kunnen ook automatisch de gewerkte uren bijgehouden worden. Dit kan dus handig zijn bij het maken van planningen, maar nog belangrijker: de gewerkte uren kunnen automatisch meegenomen worden in de salarisbetalingen. Zo hoef je als werkgever deze uren niet zelf bij te houden op briefjes of in Excel bestanden en vervolgens over te typen in de salarisadministratie. Reitseplein AA Tilburg Postbus AD Tilburg T E. info@loket.nl