Vor ge i g progra a ureau ar eids arktregio Dre the

Transcriptie

1 Vor ge i g progra a ureau ar eids arktregio Dre the

2 Inhoud Inleiding De ondersteuning van de arbeidsmarktregio: de stand van zaken Het progra a ureau: the a s e take The a s Taken Het programmabureau: functies, formatie en financiën functies formatie financiën Verdeling van de kosten Nieu e a ti iteite /the a s Positionering Samenvatting en stappen Bijzonderheden en aandachtspunten Besluitvorming V o o r s t e l p r o g r a m m a b u r e a u a r b e i d s m a r k t r e g i o D r e n t h e

3 Inleiding In toenemende mate werken de zes gemeenten (en hun sociale werkbedrijven) en het UWV binnen de arbeidsmarktregio Drenthe samen aan de oplossing van arbeidsmarktvraagstukken. Zo bieden we gezamenlijk dienstverlening aan werkgevers vanuit ons werkgeversservicepunt, trekken we samen op bij het verwerven van subsidies en het opstellen van sectorplannen en vormen we gezamenlijke het publieke deel van het regionale werkbedrijf. We hebben hiervoor een bestuur gevormd van wethouders van de zes gemeenten en de manager van het UWV. Het belang van de arbeidsmarktregio neemt toe. Het Rijk vraagt in toenemende mate aan gemeenten om hun beleid en uitvoering op deze schaal vorm te geven en verstrekt steeds meer middelen in de vorm van decentralisatie-uitkeringen via de Centrumgemeente. Dat leidt tot de strategis he raag o er elke the a s ij op het i eau van de arbeidsmarktregio gezamenlijk besluiten willen nemen en hoe we dat gaan organiseren. Hierover hebben we inmiddels afspraken et elkaar ge aakt. Er zij ijf hoofdthe a s e oe d aaro er e i de ar eids arktregio gezamenlijk afspraken willen maken. Per thema (of deelthema) is er één bestuurder verantwoordelijk voor de afstemming, samenhang en de voortgang van de activiteiten die daarbinnen plaatsvinden. Om die rol te kunnen vervullen is ondersteuning noodzakelijk. Naast beleidsmatige ondersteuning gaat het daarbij om praktische ondersteuning bij de voorbereiding, uitvoering en monitoring van de gemaakte activiteiten en afspraken. Concreet gaat het dan om de vraag hoe een gezamenlijk programmabureau eruit moet zien. Op dit moment is er al een vorm van ondersteuning geregeld. Dit is echter ad hoc gebeurd, waarbij er nauwelijks tot geen afspraken liggen over de taken die worden uitgevoerd, de aard en omvang van de menskracht die wordt ingezet, de middelen die daarvoor nodig zijn en de verdeling van de kosten over de betrokken partijen. In deze notitie doen we daarom een voorstel waarin we komen tot de formele oprichting van een programmabureau. 1. De ondersteuning van de arbeidsmarktregio: de stand van zaken Op dit moment wordt de ondersteuning van de arbeidsmarktregio vormgegeven door een programmabureau dat bestaat uit: Een coördinator voor de arbeidsmarktregio Secretariële ondersteuning voor de arbeidsmarktregio en het regionale Werkbedrijf Een projectleider/kwartiermaker regionaal Werkbedrijf (tot 1 september) Een adviseur regionaal Werkbedrijf (extern) Dit bureau biedt ondersteuning aan de overlegstructuur van de arbeidsmarktregio en het regionale Werkbedrijf. Naast de (coördinatie van de) voorbereiding van de besluitvorming houdt het bureau zich bezig met (de coördinatie van) de monitoring en de rapportages van de afspraken. Daar waar zich nieuwe ontwikkelingen voordoen op het gebied van (subsidies of sectorplannen) de arbeidsmarkt, worden deze veelal vanuit dit bureau geïnitieerd en gecoördineerd. De financiering vindt op dit moment plaats vanuit de Centrumgemeente Emmen (voor het deel van de arbeidsmarktregio) en vanuit de middelen voor de invoering van het regionale Werkbedrijf (voor de projectleider en een deel van de ondersteuning/advisering). Dat deel is opgenomen in de begroting van het regionale Werkbedrijf. 2 V o o r s t e l p r o g r a m m a b u r e a u a r b e i d s m a r k t r e g i o D r e n t h e

4 Knelpunten Er zijn verschillende zaken die ervoor zorgen dat de huidige vormgeving van dit bureau aan herijking/formalisering toe is. Die zaken zijn: 1) De gemeente Emmen financiert nu de bestaande ondersteuning van de arbeidsmarktregio. Zij ontvangt hiervoor echter geen enkele vergoeding van het Rijk. 2) De financiering van het Rijk voor de ondersteuning van het regionale Werkbedrijf is tijdelijk van aard (tot en met 2016). We gaan ervan uit dat er ook daarna een vorm van ondersteuning nodig is. 3) Gemeenten hebben geen formele opdracht verstrekt aan de huidige programmacoördinator. Zij beschikt dus ook niet over een mandaat. Er worden echter in toenemende mate vragen bij de coördinator/het bureau neergelegd, danwel wordt de verantwoordelijkheid om (nieuwe) activiteiten te initiëren en coördineren gevoeld. Een voorbeeld hiervan is het sectorplan Drenthe. Gevolg hiervan is ook dat de programmacoördinator, wanneer ondersteuning noodzakelijk is (op het gebied van besluitvorming, coördinatie of monitoring) afhankelijk is van de bereidheid van de betrokken partijen om personeel of deskundigheid beschikbaar te stellen. 4) Er is geen helderheid over de relatie van de ondersteuning van de arbeidsmarktregio met die van vergelijkbare projecten/activiteiten. Zo is er bijvoorbeeld een aparte projectorganisatie voor Vierkant naar Werk. Binnenkort wordt bepaald hoe deze er uit komt te zien. Hoe de ondersteuning hiervan zich verhoudt tot die van de arbeidsmarktregio is daarbij niet op voorhand duidelijk. Ook zijn er verschillende grensoverschrijdende initiatieven waarin activiteiten zijn opgenomen die de bestaande agenda van de arbeidsmarktregio raken. Hiervoor is geen aparte projectorganisatie gevormd en zijn er ook geen afspraken over de wijze waarop het besluitvormingsproces wordt ondersteund. In het vooronderzoek dat het Expertisecentrum heeft uitgevoerd naar de vorming van het Werkbedrijf, is ook de conclusie getrokken dat er onvoldoende sprake is van een professionele ondersteuningsorganisatie en wordt geconstateerd dat de arbeidsmarktregio Drenthe een adequate ondersteuning van de regio moeten regelen om ondersteuning aan de overlegstructuur te bieden, programmacoördinatie uit te voeren, planning en control-taken uit te voeren, begeleiding su sidieaa vrage te doe e de o u i atie vor te geve 1. Er is derhalve behoefte aan een professionele(re) vorm van ondersteuning en coördinatie van de activiteiten die gezamenlijk binnen de arbeidsmarktregio worden uitgevoerd. Dat kan alleen als er een duidelijke taakomschrijving is van het bureau dat deze taken uit gaat voeren, als er afspraken zijn gemaakt over de (aard, kwaliteit en beschikbaarheid van) bemensing en de financiering en wanneer er duidelijkheid is over rollen en mandaten. Tevens is het van belang om helder te hebben hoe de ondersteuning van de arbeidsmarktregio zich verhoudt tot ondersteuning a a dere progra a s (zoals Vierkant voor werk). Hieronder doen we een voorstel over de manier waarop dat programmabureau eruit zou moeten zien. 1 Notitie vooronderzoek Werkbedrijf arbeidsmarktregio Drenthe (oktober 2014), Expertisecentrum. 3 V o o r s t e l p r o g r a m m a b u r e a u a r b e i d s m a r k t r e g i o D r e n t h e

5 2. Het programmabureau: the a s en taken 2.1. The a s De ondersteuning vanuit een programmabureau heeft in ieder geval betrekking op de bestaande the a s van de arbeidsmarktregio en het regionale Werkbedrijf, waarover afspraken zijn gemaakt in het bestuur. Die the a s zijn: a) Werkgeversdienstverlening Gemeenten en UWV werken binnen het Werkgeversservicepunt (WSP) samen bij de dienstverlening aan bedrijven in de arbeidsmarktregio. Het gaat daarbij om: het leveren van potentiële werknemers (als de mensen er zijn, gaan wij ze vinden) de ontzorging van bedrijven bij het in dienst nemen van werkzoekenden en ander personeel door: o het uit handen nemen van administratieve rompslomp o het ontwikkelen van pakketten (personeel en voorzieningen) o het faciliteren van ondernemersverenigingen b) Werkbedrijf Gemeenten en UWV werken samen met sociale partners aan de uitvoering van de afspraken die in het sociaal akkoord zijn gemaakt over het realiseren van extra banen voor mensen met een arbeidsbeperking. c) Profilering van de regio Gemeenten en UWV werken samen bij de verbetering van het imago van de arbeidsmarktregio. We stemmen onze communicatie daarover op elkaar af en we voeren waar nodig gezamenlijke lobbyactiviteiten uit. d) Aansluiting onderwijs en arbeidsmarkt Gemeenten en UWV werken samen bij de aansluiting van onderwijs en arbeidsmarkt door: (waar nodig) het gesprek te faciliteren tussen scholen en bedrijven (waar nodig) het gesprek te faciliteren tussen verschillende scholen onderling (in het kader van het regionale Werkbedrijf) te zorgen voor een soepele aansluiting tussen Pro/VSO-onderwijs en werk gezamenlijk keuzes te maken over opleidingsvoorzieningen in het kader van de Participatiewet gezamenlijke ESF-subsidies aan te vragen e) voor alle the a s: Afste i g i uitvoeri g e o itori g Op de the a s aarop e sa e erke ste e e de uit oeri g van de verschillende partijen op elkaar af. Daarnaast wordt de voortgang (zowel op resultaat als op proces) gemonitord en vastgelegd. Op de activiteiten waarvoor (extra) (gezamenlijke) middelen beschikbaar zijn, heeft die monitoring ook betrekking op de financiële stand van zaken. Afstemming en monitoring maken integraal onderdeel uit van de activiteiten binnen een thema. Daarnaast kan het programmabureau ondersteuning bieden aan the a s die worden uitgevoerd aan andere bestuurlijke samenwerkingsverbanden. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om Vierkant voor Werk of grensoverschrijdende samenwerking. Wanneer dat het geval is, kan een dienstverleningsovereenkomst worden afgesloten waarin wordt vastgelegd welke diensten door het programmabureau worden geleverd. 4 V o o r s t e l p r o g r a m m a b u r e a u a r b e i d s m a r k t r e g i o D r e n t h e

6 Positie EBDD De gemeente Emmen maakt bij het aanvragen van subsidies gebruik van het subsidiebureau van het EBDD. Daar waar de EBDD een rol speelt bij activiteiten in de arbeidsmarktregio worden afspraken gemaakt over de relatie tussen het EBDD en het programmabureau (bijvoorbeeld door hen toe te voegen aan het programmabureau in de vorm van programma-adviseurs). Wanneer de afhandeling van subsidies bij het EBDD wordt belegd, gebeurt dit in de vorm van een opdracht van het Programmabureau Taken Het programmabureau biedt ondersteuning aan het bestuur, het management en de beleidsadviseurs zodat deze optimaal in staat zijn hun rol en verantwoordelijkheid te kunnen nemen. De taken van het bureau bestaat daarbij uit: 1) Uitvoering van het programmamanagement (programmaregie) Het programmabureau draagt er zorg voor dat inzichtelijk is welke afspraken zijn gemaakt, spreekt de betrokken partijen aan op hun bijdrage en zorgt voor de coördinatie en afstemming tussen partijen onderling en met derden. Tevens draagt zij zorg voor de rapportage over de (inhoudelijke en financiële) voortgang (zie ook punt 4). 2) Het voorbereiden van de bestuurlijke besluitvorming Het is de taak van het programmabureau om te zorgen dat het bestuur in staat wordt gesteld om de noodzakelijke besluiten te nemen. Zij zorgt ervoor dat hiertoe heldere adviezen worden opgesteld, betrekt hierbij zoveel mogelijk de adviseurs van de verschillende betrokken partijen en maakt waar nodig gebruik van externe deskundigheid. Het is tevens de taak van het programmabureau om tijdig de stukken voor de vergadering te verspreiden, de bijeenkomsten te notuleren en de besluiten te vertalen naar concrete activiteiten voor de betrokken partijen. 3) Het coördineren van subsidieaanvragen Daar waar het bestuur heeft besloten om gezamenlijk een subsidieaanvraag te doen, voert het programmabureau hiervoor de coördinatie uit. Zij draagt er zorg voor dat de noodzakelijke deskundigheid bijeen wordt gebracht, dat afspraken (over de bijdrage van alle betrokkenen) worden vastgelegd en zij coördineert de uitvoering daarvan. 4) Monitoring en verantwoording Het programmabureau draagt er zorg voor dat de voortgang van de afgesproken activiteiten wordt gemonitord en dat inhoudelijk, procesmatig en financieel over deze voortgang wordt gerapporteerd. Zij coördineert de afspraken met betrokken (interne en externe) partijen over de rol die zij spelen bij de uitvoering van de afzonderlijke afspraken. Het programmabureau signaleert ook tijdig eventuele knelpunten in de voortgang. 5) Coördinatie op de communicatie Het programmabureau zorgt voor de coördinatie op (en gedeeltelijke uitvoering van) de communicatie. Wij stellen voor dat een op te richten programmabureau: 5 V o o r s t e l p r o g r a m m a b u r e a u a r b e i d s m a r k t r e g i o D r e n t h e

7 1) uitvoering geeft aan de ondersteuning van alle taken die worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de arbeidsmarktregio Drenthe en/of het bestuur van het regionale Werkbedrijf Drenthe. 2) Op verzoek ondersteuning kan bieden aan andere samenwerkingsverbanden die qua aard en i houd aa sluite ij de the a s a de ar eids arktregio e het regio ale Werk edrijf. 3) Voor de the a s a de ar eids arktregio e het regio ale Werk edrijf zorgdraagt voor het programmamanagement, het voorbereiden van de besluitvorming, de coördinatie van subsidieaanvragen, de monitoring en verantwoording en de coördinatie van de communicatie. 4) Bij de ondersteuning van andere samenwerkingsverbanden indien gewenst een deel van deze activiteiten aanbiedt. 3. Het programmabureau: functies, formatie en financiën De ondersteuning die door het programmabureau moet kwalitatief goed zijn, zodat het bestuur en de bestuurders in staat zijn verantwoordelijkheid te nemen voor de gezamenlijke activiteiten en inzicht te hebben in de voortgang daarvan. Het bureau moet dus bestaat uit kwalitatief goed personeel dat zowel beschikt over inhoudelijke deskundigheid als over de vaardigheid om verbindingen tot stand te brengen en een weg te vinden in een complexe omgeving. Dat betekent dat de programmaregisseur die verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de ondersteuning, ook over de mogelijkheid beschikt om te beslissen over het personeel dat binnen het bureau wordt ingezet. Het volstaat niet meer om per onderwerp of activiteit afhankelijk te zijn van de bereidheid van één van de betrokken partijen om deskundigheid te leveren functies Het bureau bestaat wat ons betreft uit de volgende functies en de bijbehorende taken/verantwoordelijkheden, Deze functies zijn aanvullend op de inzet van het reguliere personeel van de betrokken organisaties: beleidsmedewerkers, managers en communicatiemedewerkers. Programmaregisseur Het is van belang dat er één functionaris verantwoordelijk is voor de regie op de afspraken binnen de arbeidsmarktregio. Deze programmaregisseur is verantwoordelijk voor het initiëren en coördineren van de projecten binnen de arbeidsmarktregio (inclusief het Werkbedrijf) en voor het organiseren en coördineren van de besluitvorming in de verschillende overlegvormen. De programmaregisseur treedt op als inhoudelijk leidinggevende van de medewerkers van het programmabureau. De regisseur kan binnen de afgesproken kaders eigen keuzes maken over de manier waarop middelen en menskracht worden ingezet. De regisseur kan betrokken partijen aanspreken op het nakomen van de gemaakte afspraken. Daar waar andere projecten worden uitgevoerd die het programma van de arbeidsmarktregio raken, zorgt de programmaregisseur voor de inhoudelijke verbinding en afstemming. De programmaregisseur legt verantwoording af aan de voorzitter van het managersoverleg en de secretaris van het bestuur. Deze bepaalt derhalve met de managers in de arbeidsmarktregio de kaders waarbinnen de programmaregisseur kan opereren. Deze manager is afkomstig uit de Centrumgemeente Emmen. Adviseur Financiën en Planning & Control Er zijn voor de uitvoering van de afspraken in de arbeidsmarktregio verschillende budgetten beschikbaar die gezamenlijk worden besteed. De besteding daarvan moet worden verantwoord. Ook moeten de resultaten van de activiteiten worden gemonitord en gerapporteerd. Daarvoor is de inzet van een adviseur Financiën, Planning en Control noodzakelijk. Deze zorgt voor het opstellen van de begroting en voor de ondersteuning van de (inhoudelijke, procesmatige en financiële) rapportages en de verantwoording, zowel richting het bestuur als richting subsidieverstrekkers. 6 V o o r s t e l p r o g r a m m a b u r e a u a r b e i d s m a r k t r e g i o D r e n t h e

8 Communicatieadviseur (optioneel) Er ordt geza e lijk ge o u i eerd o er the a s die a uit de ar eids arktregio plaats i de, zowel extern als intern. Het is van belang dat de programmaregisseur kan beschikken over ondersteuning op dit terrein. Dat kan door de inzet van één specifieke functionaris. De gezamenlijke o u i atieafdeli ge zij o e teel ook ezig o the a s o er de ad iseurs a de verschillende gemeenten te verdelen. Dit kan een oplossing zijn, mits de programmaregisseur voldoende in staat wordt gesteld de medewerkers inhoudelijk aan te sturen en zodoende kwaliteit kan waarborgen. Ondersteuning Regelmatig is het nodig om specifieke deskundigheden in te zetten voor de inhoudelijke ondersteuning bij de voorbereiding van besluitvorming of de procesmatige begeleiding. De exacte i ulli g e e e si g is afha kelijk a de the a s die op dat o e t spele. Zo ka het bijvoorbeeld gaan om inhoudelijke advisering of juridische advisering. Het is van belang dat de programmaregisseur een beroep kan doen op de deskundigheid die op een bepaald moment nodig is en daarbij niet afhankelijk is van de bereidheid van de betrokken partijen om een functionaris beschikbaar te stellen. Secretariële ondersteuning Deze zorgt voor het maken van afspraken, voor ondersteuning bij het opstellen en verzenden van de agenda en het notuleren van de verschillende vergaderingen formatie Om de bestaande taken aan te kunnen, is naar schatting de volgende formatie noodzakelijk. We baseren ons hierbij op de ervaringen die we in de afgelopen periode hebben opgedaan en de ervaringen in de arbeidsmarktregio Groningen. Het gaat hierbij om de formatie die nodig is voor de ondersteuning van het bestaande programma van de arbeidsmarktregio en het regionale Werkbedrijf. De formatie is bedoeld voor de coördinatie op de geza e lijke the a s e is dus aanvullend op de reguliere inzet van de betrokken partijen (beleidsmedewerkers, managers, uitvoerende medewerkers). Tabel 1 Functies en omvang Functie formatieomvang Bijzonderheden Programmaregisseur 0,8 FTE Projectleider/aanjager Werkbedrijf 0,6 FTE Omvang neemt jaarlijks af, (vooralsnog) externe inhuur. Behoort niet tot de basisformatie van het programmabureau Adviseur FP&C 0,2 FTE Communicatieadviseur 0,2 FTE Programma-adviseur(s) 0,4 FTE Secretariaat 1,0 FTE Waarvan 0,5 Werkbedrijf (die niet behoort tot de basisformatie van het programmabureau) Overige externe inhuur PM Totaal 3,2 FTE Waarvan 2,1 FTE behoort tot de basisformatie van het programmabureau De formatie bestaat uit goed gekwalificeerd personeel dat zoveel mogelijk afkomstig is uit de betrokken organisaties. De functies worden opengesteld voor alle medewerkers van de betrokken partijen, waarbij de programmaregisseur verantwoordelijk is voor de selectie van de juiste kandidaat. 7 V o o r s t e l p r o g r a m m a b u r e a u a r b e i d s m a r k t r e g i o D r e n t h e

9 Deze keuze wordt gemaakt binnen de kaders die hiertoe worden vastgesteld binnen het managementoverleg financiën De kosten van het Programmabureau bestaan naast het (eigen) personeel ook uit kosten voor: a) De eventuele inhuur van externe deskundigheid b) De huisvesting en werkplekomgeving c) De kantoorfaciliteiten d) Communicatiematerialen en website e) Onvoorziene uitgaven waarvoor de programmaregisseur over een budget kan beschikken. De totale kosten zien er dan als volgt uit: Tabel 2 kosten programmabureau (per jaar) Personeel Omvang Bedrag AMRD (jaarlijks) Basis programmabureau Programmaregisseur* 2 0,8 FTE. Financieel adviseur* 0,2 FTE. Communicatieadviseur* 0,2 FTE Programma-adviseur(s)* 0,4 FTE. Inhuur externe deskundigheid. Secretariaat 0,5 FTE. (tijdelijke) uitbreiding Regionale Werkbedrijf (RWB) Projectleider/aanjager werkbedrijf uur per week Secretariaat 0,5 FTE Adviseur regionale werkbedrijf 8-12 uur per week Huisvesting en werkplek Werkplek en gebruik computer PM (Emmen) Kosten kantoorfaciliteiten. Kosten communicatie (bouw en onderhoud website/ nieuwsbrieven/bijeenkomsten) Begroting RWB 2015 Begroting RWB PM PM Onvoorzien Totaal Verdeling van de kosten De ondersteuning van de arbeidsmarktregio is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de zes gemeenten en het UWV. We stellen daarom voor om de kosten ook gezamenlijk te dragen. Dat kan op twee manieren: door middel van een financiële bijdrage en/of door middel van een bijdrage in personeel. De verdeling van de kosten kan voor wat betreft de gemeenten plaatsvinden op basis van het inwonertal. Voor het UWV is een dergelijke sleutel niet voorhanden. We stellen daarom voor dat het UWV 1/7 deel van de kosten voor haar rekening ee t ( ) en de 6 gemeenten het o erige ( ). Per gemeente ziet het jaarlijkse basisbedrag er dan als volgt uit: 2 *inclusief activiteiten voor het Regionale Werkbedrijf (RWB) 8 V o o r s t e l p r o g r a m m a b u r e a u a r b e i d s m a r k t r e g i o D r e n t h e

10 Tabel 3 Financiële bijdrage per gemeente gemeente Aandeel bevolking Financiële bijdrage (per jaar) Borger-Odoorn 9%. Coevorden 13%. Emmen 38%. Hoogeveen 19%. Midden-Drenthe 12%. De Wolden 8%. Totaal gemeenten (6/7) UWV (1/7) Totaal Deze bijdragen zijn de basisbedragen voor de arbeidsmarktregio. Deze bedragen kunnen wijzigen wanneer na 2016 de financiering van het Werkbedrijf stopt (waarbij dit mede afhankelijk is van de noodzaak en wenselijkheid van extra ondersteuning) en wanneer gemeenten besluiten om extra the a s toe te oege aa de o dersteu i gsopdra ht a het Progra a ureau Nieu e a ti iteite /the a s Bij alle (nieuwe) activiteiten geldt dat in beeld wordt gebracht wat de rol van dit programmabureau kan zijn en wordt een voorstel gedaan over de (aard en kosten van de) ondersteuning die hiervoor aanvullend noodzakelijk is. Daarbij wordt in eerste instantie onderzocht of de (extra) kosten gedekt kunnen worden uit de middelen die voor die betreffende activiteiten beschikbaar komen. Bij elk voorstel over een nieuwe activiteit zit altijd een overzicht van de verwachte (uitvoerings-)kosten en de wijze waarop deze kunnen worden gedekt. Wij stellen voor dat een op te richten programmabureau: 1) Bestaat uit de volgende functies: programmaregisseur, adviseur financiën/planning/control, communicatieadviseur, programma-adviseur(s) en secretariële ondersteuning, eventueel aangevuld met externe deskundigheid. 2) Start met een basisformatie van 2,1 FTE exclusief (tijdelijke) extra formatie voor de ondersteuning van het regionale Werkbedrijf en exclusief externe advisering. Waarbij medewerkers zoveel mogelijk afkomstig zijn uit de betrokken organisaties en van daaruit worden gedetacheerd. 3) Als volgt wordt gefinancierd: 6/7 van de kosten worden verdeeld over de zes gemeenten op basis van het inwoneraantal en 1/7 komt voor rekening van het UWV, waarbij partijen bij kunnen dragen in de vorm van geld of personeel. Wij stellen voor dat bij nieuwe activiteiten voor het programmabureau de rol en kosten aanvullend in beeld worden gebracht en zoveel mogelijk worden gedekt uit middelen uit deze activiteiten. 4 Positionering Wat ons betreft wordt het programmabureau ondergebracht bij de Centrumgemeente Emmen vanwege de bijzondere verantwoordelijkheid van deze gemeente binnen de arbeidsmarktregio. De aansturing vindt plaats door manager van de gemeente die tevens voorzitter van het managersoverleg en secretaris van het bestuur is. Hij kan zorgen voor afstemming met de managers 3 Er zitten nog afrondingsfouten in de optelling 9 V o o r s t e l p r o g r a m m a b u r e a u a r b e i d s m a r k t r e g i o D r e n t h e

11 van andere gemeenten, UWV en sociale werkvoorziening. De programmaregisseur legt verantwoording af aan deze manager. De programmaregisseur is verantwoordelijk voor het functioneren van het programmabureau en geeft inhoudelijk leiding aan de medewerkers. De programmaregisseur is geen formeel leidinggevende. De programmaregisseur is verantwoordelijk voor de selectie van medewerkers binnen de vastgestelde kaders. De programmaregisseur is budgethouder van het programmabureau en kan dus binnen de gestelde kaders zelf (personele en financiële) keuzes maken. Het programmabureau zorgt in opdracht van de secretaris van het bestuur voor de ondersteuning en facilitering van het bestuur, het managersoverleg en het beleidsoverleg. Het managersoverleg en programmabureau maken voor de (inhoudelijke) advisering gebruik van de beleidsmedewerkers van de betrokken gemeenten. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat er een nieuwe organisatie wordt gebouwd waarin alle deskundigheden die nodig zijn voor goede besluitvorming worden opgenomen. Het gaat eel eer o ee ee heid die er oor zorgt dat de a ti iteite op de geza e lijke the a s tot stand komen, dat hierover besluitvorming plaatsvindt en dat deze activiteiten gezamenlijk worden uitgevoerd. Wij stellen voor dat een op te richten programmabureau: 1) Wordt aangestuurd door de manager van de gemeente Emmen die voorzitter is van het managersoverleg van de arbeidsmarktregio. Deze bapaalt de kaders waarbinnen de programmaregisseur kan opereren. 2) Ondersteuning biedt aan de verschillende overlegvormen binnen de arbeidsmarktregio 5. Samenvatting en stappen Op dit moment is er een programmabureau voor de arbeidsmarktregio dat geen structurele positie heeft. De bemensing is tijdelijk en ad hoc geregeld en over de financiering zijn tussen de betrokken partijen geen afspraken gemaakt. We merken wel dat de rol van dit bureau bij de ondersteuning van de agenda van de arbeidsmarktregio steeds belangrijker wordt en dat er regelmatig een beroep hierop wordt gedaan zodra er zich subsidies of activiteiten op de schaal van de arbeidsmarktregio 10 V o o r s t e l p r o g r a m m a b u r e a u a r b e i d s m a r k t r e g i o D r e n t h e

12 voordoen. Dat vraagt om een structurele positie van een professioneel programmabureau dat bestuurders en managers op een goede manier kan ondersteunen bij de besluitvorming, kan voorzien van informatie over de voortgang en (de uitvoering van) afspraken kan coördineren. We stellen daarom voor om op korte termijn te komen tot een formele oprichting van een programmabureau dat: 1) uitvoering geeft aan de ondersteuning van alle taken die worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de arbeidsmarktregio Drenthe en/of het bestuur van het regionale Werkbedrijf Drenthe. 2) Op verzoek ondersteuning kan bieden aan andere samenwerkingsverbanden die qua aard en inhoud aa sluite ij de the a s a de ar eids arktregio e het regio ale Werk edrijf. 3) Voor de the a s a de ar eids arktregio en het regionale Werkbedrijf zorgdraagt voor het programmamanagement, het voorbereiden van de besluitvorming, de coördinatie van subsidieaanvragen, de monitoring en verantwoording en de coördinatie van de communicatie. 4) Bij de ondersteuning van andere samenwerkingsverbanden indien gewenst een deel van deze activiteiten aanbiedt. 5) Bestaat uit de volgende functies: programmaregisseur, adviseur financiën/planning/control, communicatieadviseur, programma-adviseur(s) en secretariële ondersteuning, eventueel aangevuld met externe deskundigheid. 6) Start met een basisformatie van 2,1 FTE, exclusief (tijdelijke) extra formatie voor de ondersteuning van het regionale Werkbedrijf, exclusief externe advisering. Waarbij medewerkers zoveel mogelijk afkomstig zijn uit de betrokken organisaties en van daaruit worden gedetacheerd. 7) Als volgt wordt gefinancierd: 6/7 van de kosten worden verdeeld over de zes gemeenten op basis van het inwoneraantal en 1/7 komt voor rekening van het UWV, waarbij partijen bij kunnen dragen in de vorm van geld of personeel. 8) Wordt aangestuurd door de manager van de gemeente Emmen die voorzitter is van het managersoverleg van de arbeidsmarktregio 9) Ondersteuning biedt aan de verschillende overlegvormen binnen de arbeidsmarktregio En hiervoor de komende periode de volgende stappen te zetten: Stap Door Datum Besluit tot oprichting programmabureau Colleges (gemeenten) en management 02-03/ 2016 (inclusief besluit beschikbaar stellen van bijdrage) (UWV) + raad Coevorden Werving, selectie en aanstelling Managementoverleg (commissie) 02-03/2016 programmaregisseur Formatieplan (profielen) en beschrijving Programmaregisseur (vast te stellen in 03/2016 procedure werving en selectie personeel managersoverleg) Werving en selectie personeel Programmaregisseur 03/2016 Benoeming personeel en start 04/2016 programmabureau Evaluatie programmabureau Programmaregisseur (vast te stellen in managersoverleg) 12/ V o o r s t e l p r o g r a m m a b u r e a u a r b e i d s m a r k t r e g i o D r e n t h e

13 6. Bijzonderheden en aandachtspunten De positie van de programmaregisseur De positie van de programmaregisseur is een bijzondere. Deze heeft immers een stevige verantwoordelijkheid als het gaat om de voortgang van de gezamenlijke activiteiten in de arbeidsmarktregio en het Werkbedrijf, terwijl hij/zij niet over de positie beschikt om medewerkers van de afzonderlijke partijen aan te sturen. De programmaregisseur heeft wel de positie om betrokken organisaties en hun medewerkers aan te spreken op het nakomen van afspraken. Daar waar knelpunten blijven bestaan, is het van belang dat deze via het managersoverleg aan de orde komen en dat er vervolgens door (de leden van) dit overleg wordt geïntervenieerd. De relatie met het EBDD De gemeente Emmen maakt bij het aanvragen van subsidies gebruik van het subsidiebureau van het EBDD. Daar waar de EBDD een rol speelt bij activiteiten in de arbeidsmarktregio worden afspraken gemaakt over de relatie tussen het EBDD en het programmabureau (bijvoorbeeld door hen toe te voegen aan het programmabureau in de vorm van programma-adviseurs). Wanneer de afhandeling van subsidies bij het EBDD wordt belegd, gebeurt dit in de vorm van een opdracht van het Programmabureau. De relatie met andere projecten op het gebied van arbeidsmarktbeleid Op dit moment zijn er binnen de arbeidsmarktregio ook andere initiatieven op het gebied van arbeidsmarktvraagstukken die hun eigen projectstructuur kennen. Het is mogelijk om de ondersteuning van deze projecten te integreren. In veel gevallen zijn er immers dezelfde partijen bij betrokken en is het type ondersteuning gelijk. Dit hoeft overigens niet te betekenen dat de programmaregisseur van de arbeidsmarktregio de regie van al deze projecten op zich neemt. Zo zou bijvoorbeeld bij Vierkant voor Werk een aparte programmamanager aangesteld kunnen worden die ondersteuning in de or a se retariaat, fi a ieel ad ies e o u i atie i koopt ij het programmabureau. Datzelfde zou kunnen gelden voor de grensoverschrijdende samenwerking. In alle gevallen geldt dat hier een separaat besluit van de betrokken gemeenten (en eventueel andere partners) aan ten grondslag moet liggen. 7. Besluitvorming Het managementoverleg besluit: 1) Een programmabureau op te richten met de taken, formatie en begroting zoals die in deze notitie is opgenomen; 2) Een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten waarin de afspraken zijn vastgelegd; 3) De manager van de gemeenten Emmen (de voorzitter van het managementoverleg) aan te wijzen als opdrachtgever van de programmaregisseur; 4) De programmaregisseur aan te wijzen als budgethouder van de begroting van het Programmabureau; 5) In maart 2016 het programmabureau operationeel te hebben; 6) Deze aanpak vooralsnog voor de periode van tot 1 januari 2018 uit te voeren en deze eind 2017 te evalueren. 7) Deze notitie ter besluitvorming voor te leggen aan de colleges van de zes betrokken gemeenten en het management van het UWV. 12 V o o r s t e l p r o g r a m m a b u r e a u a r b e i d s m a r k t r e g i o D r e n t h e