y H Briellc 17 DEC ncr on-i Aan burgemeester en wethouders ingekomen: reg.nr.: zaaknr.: / z03347 *

Transcriptie

1 GEMEENTE Briellc Aan burgemeester en wethouders atum: 8 december 2014 Sector/stafafdeling: Grondgebied/EZ Portefeuillehouder: Wethouder Verbeek Ontworpen doof:' G.J.B. Wessels ingekomen: 17 EC 2014 reg.nr.: -fik-ooa3s zaaknr.: / z03347 * par. afd.hfd. medeparaaf: Onderwerp: SC K subsidie 2015 Marketing OP Voorne-Putten par. sec.hfd. i\ y H - Gevraagde beslissing college: 1. instemmen met de bereikte resultaten van het portefeuillehoudersoverleg inzake het realiseren van een marketingorganisatie op Voorne-Putten; 2. de subsidierelatie met de stichting regio VVV Zuid-Hollandse eilanden beëindigen; 3. de subsidie, te weten ,= in 2015 ineens beschikbaar te stellen aan de stichting Marketing OP Voorne-Putten; 4. de stichting Marketing OP Voorne-Putten in de zin van de subsidie regelgeving de ruimte te geven om de doelstelling budgettair neutraal te opereren te kunnen realiseren; 5. de commissie bzm informeren over uw besluit. e commissie informeren over: 1. over het genomen besluit. 1. beslissing B & W d.d. 2 3 ncr on-i >-" -~> i.0, bespreken conform afwijkend besluit O aangehouden pag. 1 van 5

2 Besluitvormingstraject Commissie B.Z.M. Samenleving Grondgebied Bijz. projecten Raad Bezw. schr. OR GO datum: n. advies Samenvatting Om te komen tot de regionale organisatie Marketing OP Voorne-Putten heeft de stuurgroep Voorne- Putten aan de marktpartijen regio VVV Zuid-Hollandse eilanden en TOP Voorne-Putten gevraagd om een plan van aanpak te schrijven op basis van het marketingcommunicatieplan OP Voorne-Putten. Het door de marktpartijen ingediende plan kreeg niet de instemming van het portefeuillehoudersoverleg recreatie en toerisme omdat het niet voldoende aansloot bij de door de stuurgroep geformuleerde uitgangspunten en het marketingcommunicatieplan. Na overleg met de marktpartijen zijn nieuwe afspraken gemaakt. ie nieuwe afspraken zijn in dit advies opgenomen en voorzien van een uitwerking. In een onlangs gehouden overleg hebben partijen naar elkaar uitgesproken dat op basis van de nieuwe afspraken vol vertrouwen een volgende stap gezet kan worden. e portefeuillehouders zullen hun colleges voorstellen om hier mee in te stemmen. 1. Inleiding In uw vergadering van 26 augustus 2014 heeft u het besluit genomen om de stichting Regio VVV Zuid-Hollandse Eilanden te laten weten dat de gemeenten op Voorne-Putten het voornemen hebben om de subsidierelatie per 31 december 2014 te beëindigen. Waarbij als argumenten voor de beëindiging werden genoemd; de richtinggevende uitspraken van de Stuurgroep Voorne- Putten en de stellingname van het portefeuillehoudersoverleg Recreatie en Toerisme om per 1 januari 2015 te gaan samenwerken met een regionale marketingorganisatie. e brief aan de stichting Regio WV Zuid-Hollandse Eilanden is op diezelfde datum verzonden. Bij brief van 8 september 2014 heeft de Raad van Toezicht van stichting Regio VVV Zuid-Hollandse Eilanden bezwaar aangetekend tegen dat besluit. Na een overleg tussen de portefeuillehouders recreatie en toerisme en de Raad van Toezicht heeft de Raad van Toezicht met haar brief van 30 september 2014 u laten weten dat zij voornoemd bezwaarschrift intrekt. e stichting Regio VVV Zuid-Hollandse Eilanden en TOP Voorne-Putten hebben het plan van aanpak voor de marketingorganisatie op 3 juli 2014 aan de stuurgroep Voorne-Putten aangeboden. In het portefeuillehoudersoverleg is geconstateerd dat het plan van aanpak, dat door de marktpartijen is opgesteld, om tot een marketingorganisatie op Voorne-Putten te komen, niet voldoende aansluit bij de voorwaarden die de stuurgroep heeft genoemd. Het gaat daarbij om de gouvemance, de financiën en de fasering. In het plan van aanpak komt ook onvoldoende tot uitdrukking dat er een nieuwe organisatie wordt opgericht en ingericht volgens het advies uit het Marketingcommunicatieplan. In het uitvoeringsplan zal ook beter moeten worden beschreven hoe de geleidelijke overgang van VVV kantoren en gastheerschap taken (zoals het verstrekken pag. 2 van 5

3 van informatie aan bezoekers van de stad) naar een regionale marketingorganisatie zal plaatsvinden. Op 26 november 2014 hebben de portefeuillehouders in een overleg met de VVV en TOP-Voome-Putten geconstateerd dat de oprichting van de stichting Marketing OP Voorne-Putten juridisch gezien wel een feit kan zijn, maar dat de organisatorische inpassing niet binnen diezelfde termijn te realiseren is. Naast het inrichten van de nieuwe organisatie, waarbij in het business model ook moet worden aangegeven welke verdienmodellen gehanteerd zullen worden met betrekking tot de consumentenproducten(wat is de inbreng vanuit het bedrijfsleven), zal ook de afbouw van de huidige organisatie geregeld moeten worden. aarbij dient ook te worden aangegeven welke VVV producten(zoals de evenementendatabase) zullen worden meegenomen in de nieuwe organisatie en welke WV producten via een inkoopmodel zullen worden aangeboden aan bestaande en/of nieuwe relaties. e door de stuurgroep gewenste fasering blijkt te krap bemeten voor de beperkte capaciteit van de huidige VWorganisatie. e portefeuillehouders hebben hernieuwd op hoofdlijnen twee afspraken met de marktpartijen gemaakt. Er is op basis van een aantal vragen en adviezen van de portefeuillehouders een document opgesteld dat in overleg nader zal worden uitgewerkt en zal moeten leiden tot een aansluiting van het plan van aanpak bij het marketingcommunicatieplan. aarnaast hebben de portefeuillehouders de wens geuit om de nieuwe marketing organisatie ook een taak te geven met betrekking tot productontwikkeling voor de sector en daarbij als gemeenten alleen een facilitaire verantwoordelijkheid te nemen. Een tweede afspraak betreft de voortzetting van de financiering. aarover is afgesproken om de colleges van de onderscheiden subsidiërende gemeenten voor te stellen om het genomen besluit om over te gaan tot beëindiging van de subsidiering aan de stichting Regio VVV Zuid-Hollandse Eilanden te effectueren en de subsidie beschikbaar te stellen aan de stichting Marketing OP Voorne-Putten. In het plan van aanpak hebben de marktpartijen aangegeven dat zij transitiekosten moeten maken en kosten voor een eerste inrichting van de nieuwe marketingorganisatie. e totale planontwikkeling zal op termijn ook het nodige kosten. Om de voorlopig inzichtelijke kosten op te kunnen vangen is afgesproken dat voorgesteld zal worden om de subsidie 2015 in januari ineens beschikbaar te stellen en de voorgenomen afbouw van de gemeentelijke subsidie te vertragen. e uitwerking daarvan zal worden meegenomen in de besluitvorming rond het definitieve plan van aanpak dat begin 2015 zal worden aangeboden. 2. Beoogd effect 1. Effectueren van een voorgenomen besluit om over te gaan tot beëindiging van de subsidierelatie met de stichting Regio VVV Zuid- Hollandse Eilanden; 2. te komen tot een besluit om het budget 2015 dat in de gemeentebegroting opgenomen is voor de stichting Regio VVV Zuid-Hollandse Eilanden beschikbaar te stellen aan de stichting Marketing OP Voorne-Putten en de subsidie in januari 2015 ineens betaalbaar te stellen; 3. tot een herziening van een eerder genomen besluit te komen ten aanzien van de afbouw van de subsidie en deze afbouw te vertragen op basis van een voorstel dat later bij de besluitvorming over het plan van aanpak zal worden voorgesteld. pag. 3 van 5

4 3. Argumenten Voorgaande besluitvorming vormt het belangrijkste argument naast de regionale samenwerking op dit punt. e richtinggevende uitspraken van de Stuurgroep Voorne-Putten en de stellingname van het portefeuillehoudersoverleg liggen daaraan ten grondslag. e regio Voorne- Putten heeft met het inzetten van het merk OP Voorne-Putten een duidelijk signaal afgegeven voor een gezamenlijk optreden ten dienste van de regionale economie met recreatie en toerisme als belangrijk speerpunt. 4. raagvlak en risico's Het te bereiken effect is in overleg met de portefeuillehouders van de gemeente op Voorne-Putten tot stand gekomen. Het risico kan worden gevormd door onvoldoende medewerking vanuit de sector. Indien dat het geval zal zijn zal de gehele operatie opnieuw worden bezien. e marktpartijen zullen in het plan van aanpak ook aangeven op welke wijze de sector haar verantwoordelijkheid zal nemen voor de marketingorganisatie en binnen welke termijn dat gerealiseerd zal worden. 5. Aanpak/uitvoering e op dit moment subsidiërende gemeenten zullen de besluitvorming in december 2014 afronden en in januari 2015 overgaan tot het beschikbaar stellen van de subsidie. e gemeente Nissewaard zal begin 2015 haar besluitvorming hierover afronden. Om de financiering van deze operatie mogelijk te maken en daarbij budgettair neutraal te opereren is een coulante houding nodig in relatie tot afspraken met betrekking tot subsidieverlening. e portefeuillehouders zullen begin 2015 op basis van het plan van aanpak van Marketing OP Voorne-Putten een voorstel voorleggen aan de stuurgroep en de onderscheiden colleges. 6. Communicatie n.v.t. 7. Organisatorische en /of personele aspecten n.v.t. 8. Juridische aspecten n.v.t. 9. Kosten, baten en dekking In de gemeentebegroting is een subsidie opgenomen van , =. Om de financiering van marketing OP Voorne-Putten budgettair neutraal te kunnen realiseren zal er een vertraging moeten worden ingebouwd van de voorgenomen afname van de subsidie zoals die nu in de meerjarenraming is opgenomen. e nieuwe termijnen die daarvoor zullen worden gehanteerd zullen op basis van het plan van aanpak opnieuw worden opgenomen. e doelstelling dat ondernemers de belangrijkste dragers zijn van marketing OP Voorne-Putten wordt niet losgelaten. 10. Advies 1. instemmen met de bereikte resultaten van het portefeuillehoudersoverleg inzake het realiseren van de marketingorganisatie OP Voorne-Putten; pag.4 van 5

5 2. de subsidierelatie met de stichting regio VVV Zuid-Hollandse eilanden beëindigen; 3. de subsidie, te weten ,= in 2015 ineens beschikbaar stellen aan de stichting Marketing OP Voorne-Putten; 4. de stichting Marketing OP Voorne-Putten in de zin van de subsidie regelgeving de ruimte geven om de doelstelling budgettair neutraal te opereren te kunnen realiseren; 5. de commissie bzm informeren over uw besluit. Bijlage(n): subsidieaanvraag 0 bijlagen meezenden pag. 5 van 5

6 zovïiïf Marketing OP Voorne-Putten Oostzanddijk ALHellevoetsluis T+31 (0) (vanaf 1/1/2015) T+31 (0) (t/m 31/12/2014) ÜILAN 2WIRCICN OP VOORNE PUTTEN Gemeente Brielle T.a.v. het College van Burgemeester en Wethouders Slagveld AP BRIELLE Betreft : Subsidleverzoek Hellevoetsluis, 4 december 2014 Geacht College van Burgemeester en Wethouders, Conform gemaakte afspraken tussen de portefeuillehouders Recreatie & Toerisme van de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis, Westvoome, Bernisse en Spijkenisse en de stichting regio VVV Zuid-Hollandse eilanden en Top Voorne-Putten, tijdens de bijeenkomst van 26 november 2014, dienen wij hierbij de aanvraag in voor het beschikbaar stellen van de subsidie Tijdens deze bijeenkomst zijn de volgende afspraken gemaakt: e subsidierelatie met de stichting regio VW Zuid-Hollandse eilanden wordt per 31 december 2014 stopgezet. Per 1 januari 2015 zal de subsidie voor de stichting regio VW Zuid-Hollandse eilanden worden toegekend aan de Stichting Marketing OP Voorne - Putten (i.o.). e beschikbaar te stellen subsidie 2015 is gelijk aan de subsidie voor de stichting regio V W Zuid- Hollandse eilanden e subsidie 2015 zal overeenkomstig de afspraken met de gemeenten worden ingezet om de doelstellingen uit het marketingcommunicatieplan OP Voorne-Putten te realiseren. Een gedetailleerde uitwerking van dat plan zal begin 2015 in een plan van aanpak, na overleg met de portefeuillehouders en de stuurgroep Voorne-Putten, worden aangeboden. e uitbetaling van de subsidie zal uiterlijk 15 januari 2015 ineens (100%) plaatsvinden. it om lopende verplichtingen te kunnen nakomen en de financiering budgettair neutraal te kunnen laten verlopen. In afwachting van uw beschikking Met vriendelijke groeten, Stichting Marketing OP Voorne-Putten (i.o.) Irma van Oosten irecteur

7 Aan: Portefeuillehouders TenR Van: Werkgroep TenR - VP Betreft: annotatie t.b.v. gesprek met VW-ZHE en TOP-Voorne-Putten d.d. 26 november 2014 inzake PvA Marketingorganisatie oor de VW-ZHE en TOP-VP is een plan van aanpak gepresenteerd inzake de implementatie van de Merkorganisatie OP Voorne-Putten. Naar aanleiding van dit plan van aanpak is het overleg gepland om bestuurlijk helder te krijgen of en zo ja op welke wijze beide organisaties op koers zitten naar een op te richten marketingorganisatie. Uitgangspunt is het Marketing Communicatieplan (MCP) zoals dat is opgesteld door Holland Spoor en dat door het portefeuillehoudersoverleg en de Stuurgroep VP is omarmd. VW-ZHE en TOP-VP is verzocht op basis van het MCP de marketingorganisatie op te zetten. Tevens is verzocht aan te geven op welke wijze de ondernemers de belangrijkste dragers van de organisatie zullen worden en hoe de nu nog bestaande subsidiestromen aan de VW-ZHE in een beperkte tijd afbouwend, nog dienen te worden ingezet en hoe de financiering in de toekomst zal verlopen. Op basis van het ingediende plan hebben de gemeenten de volgende vragen: 1. In het voorliggende PvA is het doel van de operatie, het opzetten van de nieuwe marketingorganisatie onvoldoende herkenbaar. uidelijk dient te zijn dat er sprake is van een nieuwe organisatie en niet het toevoegen van marketingaspecten aan de huidige VW inzet. Hoe ziet de marketingorganisatie er in de toekomst uit, gebaseerd op het MCP van Holland Spoor, zowel qua doelstelling, werkwijze als personeelsmatig? Hoe gaat de merkorganisatie de doelen (zoals meer naamsbekendheid, meer toeristen, meer verbinding) uit het Marketingplan van Holland Spoor realiseren? Wat zien VW-ZHE en TOP-VP als de meerwaarde van de marketingorganisatie? welke producten worden er geleverd, zijn fysieke contactpunten, zoals kantoor/winkelfaciliteiten daarbij noodzakelijk ofwel wat is de meerwaarde van de inspiratiepunten (niet opgenomen in het MCP van Holland Spoor)? 2. Wat is het tempo van het opbouwen van de nieuwe organisatie (wanneer is e.e.a. gerealiseerd) en wanneer worden welke taken opgepakt/uitgevoerd? 3. Hoe zullen de ondernemers worden betrokken om het hun organisatie te laten zijn en wat zijn de verdienmodellen, inclusief de kansen en bedreigingen? 4. In welk tempo en binnen welke termijn zullen de bijdragen van de gemeenten aan de organisatie kunnen worden afgebouwd en hoe is dat te realiseren tegen de achtergrond van de opbouw van middelen uit de markt? 5. Op basis waarvan zijn de aan de gemeenten gevraagde bijdragen bepaald? 6. e begroting gaat uit van een bijdrage via een fonds, bijvoorbeeld te vullen vanuit de toeristenbelasting. Hierover is nog geen standpunt bepaald. Hoe deze afhankelijkheid te duiden? Geen fonds geen marketingorganisatie?

8 7. Helder inzicht in de transitie kosten en de frictiekosten ten gevolge van de transitie? 8. In de exploitatie is gelijk de bijdrage van Nissewaard meegenomen. Als het uitgangspunt is, dat de nu geleverde bijdragen in principe uitgangspunt zijn kan de volgende vraag worden gesteld: Zijn de extra inkomsten vanuit Nissewaard, los van de hoogte, in te zetten voor de frictiekosten. Zo is direct duidelijk wat de meerwaarde is van de inbreng van Nissewaard. Op deze manier inzetten van gelden levert geen meerwaarde op van producten 9. Zien VW-ZHE en TOP-VP mogelijkheden de transitie te laten verlopen binnen de nu bestaande financiële kaders en zo ja, wat zijn de effecten hier van? 10. Waarom is de functie van CMO ingebracht en hoe denkt men deze te financieren, anders dan weer geld vragen aan de gemeenten? (no cure-no pay?]. Cmo was oorspronkelijk niet in het plan van aanpak opgenomen.