Vergadering van de Raad van Bestuur van woensdag 27 februari 2019

Transcriptie

1 OVERZICHTSLIJST BESLUITEN Aanvang: 19 uur Vergadering van de Raad van Bestuur van woensdag 27 februari 2019 Plaats: Hotel Serwir - Koning Astridlaan Sint-Niklaas Aanwezig: Gemeentelijke deelnemers (aandelen A): Lieven Dehandschutter (voorzitter), Maxime Callaert, Annemie Charlier, Carl Hanssens, Christel Geerts, Wout De Meester, Ilse Bats, Werner Maes, Veerle Vincke, Boudewijn Vlegels, Dominique Tielens, Guy Tindemans, Walter De Coeyer, Marjoleine De Ridder, Dirk De Ketelaere, Filip Vercauteren, Luc De Ryck, Hugo Maes, Eddie Van der Vieren, Koenraad De Jonghe, Remi Audenaert, Eric De Keyzer, Chris Lippens, Freddy Merckx, Frans Windey, Gunter Van Campenhout, Magda Van Puyvelde, Robby De Caluwé en André Van de Vyver. Provincie Oost-Vlaanderen (aandelen B): Nicole Van Duyse en Jo De Cuyper Bestuurders met raadgevende stem: Ronny Suy en Christophe Creve Deskundigen: Peter Deckers, Jef Foubert, Julien Van Geertsom, Dirk Bulteel, Matthias Vercauteren en Rik Daelman Waarnemers: Bruno Machiels Wonen eveneens de vergadering bij: Bart Casier (directeur), Saskia Fermont (adjunctdirecteur), Koen Dewanckel (verslaggeving) Verontschuldigd of afwezig: Gemeentelijke deelnemers (aandelen A): Ann Van Damme, Michel Du Tré, Hassan Bilici, Filip Kegels, Tina Heyninck, Marina Van Hoorick, Guido De Waele, Gust Claes, Stephan Van der Gucht, Kris Herremans en Julien Mertens Provincie Oost-Vlaanderen (aandelen B): Luc Maes, Sylvia Van Meirevenne, Goedele De Cock en Peter Hertog Bestuurders met raadgevende stem: Caroline Vermeulen en Wim Van Rossen Deskundigen: Bart Reyns Waarnemers: Miet Deckers AGENDA 1. Goedkeuring van het verslag van de vergadering van de Raad van Bestuur van woensdag 28 november Strategisch plan luik evaluatie 3. Veranderingstraject Interwaas Personeelszaken 5. Aandachtspunten i.v.m. de activiteiten en projecten van Interwaas. 6. Waas fonds en projectenfonds uittreding Provincie 7. Varia en mededelingen

2 AGENDAPUNT 1 Goedkeuring van het verslag van de Raad van Bestuur van 28 november 2018 Het verslag van de Raad van Bestuur van 28 november 2018 wordt eenparig goedgekeurd. AGENDAPUNT 2 STRATEGISCH PLAN luik evaluatie VOORAF 1.Goedkeuring statutenwijziging Bij Besluit van 10 januari 2019 keurde de Vlaams minister bevoegd voor Binnenlands Bestuur onze statutenwijziging (BAV 10 oktober 2018) goed. In het begeleidend schrijven van 14 januari 2019 laat de Administrateur-generaal weten dat de verlenging van ons IGS in princiep afloopt op 9 november Er wordt gevraagd: Bij een volgende statutenwijziging een correctie in die zin te willen voorzien (met het oog op 2036) De verlenging voor 9 november 2019 te willen beslissen. Er werd opdracht gegeven tot publicatie in het Belgisch Staatsblad. De Raad van Bestuur neemt nota van de goedkeuring van de statutenwijziging. 2. Uitreding Provincie Met schrijven van 5 februari (ontvangen 7 februari 2019) werd het definitieve akkoord van de Dienst Voorafgaande Beslissingen (DVB) bekomen met betrekking tot de overeenkomst Provincie Oost- Vlaanderen Interwaas, in die zin dat deze overeenkomst onze fiscale positie niet aantast. De opschortende voorwaarde komt hiermee te vervallen en de overeenkomst is derhalve definitief. De Raad van Bestuur neemt nota van het schrijven van de DVB van 5 februari 2019 en van het feit dat de overeenkomst met de Provincie nu definitief is Strategisch plan luik 1 evaluatie In 2012 werd een beroep gedaan (na aanbesteding) op de REBEL Group voor de begeleiding en uitschrijven van het strategisch plan Het strategisch plan werd begeleid door CIBE. Voor de opmaak van het strategisch plan (2025) kan opnieuw een beroep te doen op een ter zake deskundig bureau, na marktconsultatie op basis van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. De raad van bestuur neemt nota van dit evaluatiegedeelte en beslist om aan de nieuwe Raad van Bestuur voor te stellen om de werking van Interwaas verder te zetten en een ondernemingsplan uit te werken.

3 AGENDAPUNT 3 VERANDERINGSTRAJECT INTERWAAS Structuur In zitting van 28 november nam de Raad van Bestuur kennis van een door personeel en directiecomité gedragen structuurmodel waarbij Interwaas wordt opgedeeld in vijf clusters met elk een clusterverantwoordelijke die worden samengebracht in een managementteam: - Cluster ruimte - Cluster sociale economie - Cluster cultuur - Cluster Klimaat & Energie - Cluster Ondersteunende diensten Het directiecomité keurde de gedifferentieerde structuur van Interwaas 2.0 goed en besliste dat - de clustermanager ondersteuning ook het cijfermatige controleverhaal krijgt toebedeeld en fungeert als back up bij afwezigheid van de directeur; deze functie zal worden opgenomen door de adjunct-directeur. - de functies van de vier andere clusters dan ondersteuning worden in eerste instantie intern uitgeschreven. - voor de verloning van de clustermanager ruimte een niveau A2+ (mandaatpremie) wordt ingevoerd. Voor de clustermanagers sociale economie, cultuur, klimaat & milieu niveau A1+ (mandaatpremie) wordt ingevoerd. - voor de rekruteringsprocedure en de verdere uitwerking van de structuur een beroep wordt gedaan op The Future Alliance De Raad van Bestuur neemt hiervan nota en bevestigt de beslissingen van het Directiecomité Strategisch plan In 2012 werd een beroep gedaan (na aanbesteding) op de REBEL Group voor de begeleiding en het uitschrijven van het strategisch plan Het strategisch plan werd begeleid door CIBE. In zitting van 28 november 2018 besliste de Raad van Bestuur voor het strategisch plan opnieuw een beroep te doen op een ter zake deskundig bureau, na marktconsultatie op basis van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Op basis van het gunningsverslag werd door het Directiecomité beslist om de opdracht toe te wijzen aan IDEA Consult voor een bedrag van ,63 euro incl. btw De Raad van Bestuur neemt hiervan nota en bevestigt de beslissingen van het Directiecomité Aanstelling HR manager interim RvB nov 2018: Onderhandelingsprocedure HR interim manager In het traject Interwaas 2.0 met betrekking tot de structuur werd o.a. vastgesteld dat er nood was aan versterking op vlak van HRM. Op 10 oktober jongstleden bekrachtigde de Raad van Bestuur de beslissing van het Directiecomité om opdracht te geven een bestek uit te werken voor het uitbesteden van een strategische HRM-opdracht voor het uitwerken van strategisch geïntegreerde HRM-processen en een volwaardig HR-beleid op de rails te zetten. Het DC van 19 december 2018 besliste tot volgende volgorde van rangschikking ingevolge het verslag van de jury.

4 Greet Indesteege liet weten de opdracht niet te aanvaarden gezien haar gelijktijdig een langere opdracht werd toegezegd. De tweede gerangschikte, Franciska Devloo aanvaardde de opdracht en startte op 8 januari. Na haar eerste maand als HR-manager ad interim lichtte Franciska Devloo de stand van zaken van Interwaas 2.0 toe aan het Directiecomité: De Raad van Bestuur neemt hiervan nota en bevestigt de beslissingen van het Directiecomité Benchmark Er dient vastgesteld dat de voorbije maanden collega s van de cluster ruimte werden weggekaapt door steden en gemeenten, waarbij een duidelijk hogere verloning wordt geboden. Ook stellen we vast dat het moeilijk is om mensen met een goed profiel en expertise een evenwaardig totaal remuneratie pakket aan te bieden. Onze laatste benchmark dateert van een kleine tien jaar geleden en dient mee op advies van de HR manager- dringend opnieuw te gebeuren. De benchmark betreft niet alleen het loon, maar het totale remuneratiepakket, werktijdenregeling en verlof. De Raad van Bestuur geeft de HR-manager de opdracht om een benchmark uit te voeren Informatica - vernieuwing IT studie Cronos Cronos heeft op 5 november de resultaten van de architectuurstudie toegelicht waarin de objectieven, de competenties en de architectuurprincipes zijn vertaald in strategisch keuzes, een plan van aanpak, een lijst van aanbevelingen en de nodige implementatiebudgetten maar waarin ook een aantal onduidelijkheden zijn omtrent de blauwdruk voor de definitieve architectuur. Qua strategie wordt er gekozen om een roadmap uit te stippelen naar een enterprise server architectuur waarin gekozen wordt voor standaardoplossingen binnen Office 365 of Microsoft 365 waarbij in het overgangstraject moet onderzocht worden of een volledige migratie naar de cloud mogelijk is of niet. Het directiecomité gaf opdracht aan Cronos voor de begeleiding en ondersteuning van de IT roadmap. Voor de vernieuwing van de werkposten en het netwerk is er een voorstel uitgewerkt waarin voor de werkposten rekening wordt gehouden met de principes rond flexibel en ergonomisch werken: - Mobiel werken: compacte laptops met 15,6 scherm, e-id kaartlezer, reistoetsenbord, laptophouder, - Vaste werkpost met dockingstation voor aansluiting met pc-schermen, toetsenbord, - Type gebruik (prijzen excl. bovenstaande accessoires) o Kantoortoepassingen: Dell Latitude 5590, richtprijs /laptop of Dell Latitude o 5290, richtprijs /laptop, VH: 29 stuks Grafische toepassingen/3d-rendering: Dell Latitude 5591, richtprijs /laptop, VH: 4 stuks - De aankopen kunnen gebeuren bij Simac via ICT-raamcontract Oost-Vlaanderen Voor de vernieuwing van het netwerk worden volgende zaken voorgesteld - Vernieuwen en uitbreiden wifi accespoint, UPS, switchen, firewall, camerabewaking, met de mogelijkheid om de toepassingen te beheren vanuit één platform. - Voorzien van een draadloze link tussen gebouw Interwaas en hoekwoning Lodewijk de Meesterstraat. - De aankopen kunnen gebeuren bij Realdolmen via ICT-raamcontract Vlaamse Overheid Het directiecomité gaf opdracht tot het verder bepalen en opstarten van de aankoop. De Raad van Bestuur neemt hiervan nota en bevestigt de beslissingen van het Directiecomité.

5 3.6. Indiening van een verzoek tot formele psychosociale interventie met hoofdzakelijk collectief karakter. Met schrijven van 20 december 2018 ontving Interwaas van Securex de kennisgave van een verzoek tot formele psychosociale interventie met hoofdzakelijk collectief karakter Het Directiecomité nam nota van het schrijven en het ontwerp van antwoord en geeft de Voorzitter opdracht dit verder af te werken en Securex te berichten. Met de implementatie en de verder geplande maatregelen meent het Directiecomité dat reeds een aantal psychosociale risico s zijn afgenomen en nog verder zullen verminderen. Het directiecomité vraagt (en mandateert) de interim HR-manager de aspecten in het kader van psychosociaal welzijn verder op te nemen, onder andere via contacten met de EDPBW (Securex). De Raad van Bestuur neemt hiervan kennis en bevestigt de beslissingen van het Directiecomité 4.1. Terugvordering kosten politiek verlof AGENDAPUNT 4 PERSONEEL Sedert januari 2019 zetelen twee medewerkers van Interwaas als gemeenteraadslid in een Wase gemeente. Beiden zullen gebruik maken van het betaald (2 dagen) en het onbetaald (2 dagen) politiek verlof. Werkgevers kunnen de terugbetaling vragen van de lonen en de werkgeversbijdragen voor de periode van het (betaald) politiek verlof. Het Directiecomité besliste om de terugbetaling te vragen van de lonen en de werkgeversbijdragen voor de periode van het (betaald) politiek verlof dat zal worden genomen door de medewerkers van Interwaas bij de betrokken gemeentebesturen waar zij zetelen Verlofplanning 2019 Het Directiecomité keurde de verlofregeling 2019 goed Wijzigingen Aanvraag uitbreiding tewerkstelling tot FT voor projectcoördinator Waasland Klimaatland In 2018 had de projectcoördinator voor Waasland Klimaatland, Kristof Van Gansen, een arbeidsovereenkomst voor een tewerkstelling van 80%. Hij besliste om vanaf januari dagen dienstvrijstelling per maand wegens politiek mandaat voor gemeenteraadsleden te benutten. Tevens wenst hij gebruik te maken van 2 dagen facultatief politiek verlof per maand, zonder recht op salaris. Opdat het project Waasland Klimaatland niet zou lijden onder deze extra verlofdagen à rato van 1 dag per week, vraagt Kristof Van Gansen om zijn arbeidsovereenkomst terug te brengen naar 5/5de vanaf 1 januari Het Directiecomité beslist om de arbeidsovereenkomst van Kristof Van Gansen op te trekken tot 100% en de financiële gevolgen te bewaken in het grotere geheel van Waasland Klimaatland Aanvraag uitbreiding tewerkstelling tot 0.8FT voor projectmedewerker Bedrijventerreinmanagement Filip Deproost werkt sinds 6 maart 2017 op halftime basis aan het dossier BTM.

6 Ondertussen is het werkdomein BTM geëvolueerd: - Uitrollen van BTM op de terreinen Aven Ackers en Metalunion waar BTM in de verkoopsvoorwaarden staat ingeschreven, - BTM opstarten op de overige bedrijventerreinen van Interwaas (in eerste instantie bij Nobels- Peelman en Manta) - Indien het nieuwe gemeentebestuur akkoord gaat met het door ons overgemaakte voorstel ook BTM opstarten op de Beverse bedrijventerreinen zoals verzocht door de gemeente Beveren. Daarnaast is Filip Deproost ook verantwoordelijk of betrokken partij (trekker, uitvoerder, adviseur, volger, ) voor de overige dossiers die gelinkt kunnen worden aan bedrijventerreinen en/of economische ontwikkeling van het Waasland zoals: - verkoop loten Metalunion, - project reconversie TTS, - project bewegwijzering bedrijventerreinen Sint-Niklaas en Temse, - ontwikkelingen bij dossiers Heidebaan-Noord, Botermelkstraat, Suikerfabriek Moerbeke, Het Directiecomité besliste om de arbeidsovereenkomst van Filip Deproost vanaf 7 januari 2019 op te trekken tot 80% Nieuwe functies clustermanagers In december 2018 keurde het Directiecomité de gedifferentieerde nieuwe structuur goed met vijf clusters en een managementteam (zie nota 3. Interwaas 2.0). Er werd tevens beslist dat - de functie van clustermanager ondersteuning (uitgebreid met het cijfermatige controleverhaal en back up bij afwezigheid van de directeur) zal worden opgenomen door de adjunct-directeur. - de functies van de vier andere clusters dan ondersteuning in eerste instantie intern worden uitgeschreven. Voor de cluster ruimte wordt de schaal A2+ voorgesteld. Voor de drie andere clusters gaat het om A1+. De + betreft een mandaattoelage en dus alleen van toepassing bij effectieve uitoefening van de functie. In geval van interne aanwerving clustermanager ruimte dient een projectmanager ruimte te worden aangeworven Mandaatstoelage De mandaatstoelage werd door het Directiecomité vastgesteld op 250 aan de huidige index. Het betreft een bruto toelage die wordt toegekend voor de duur van het opgenomen mandaat. (zoals omschreven in hoofdstuk 9, art van het AR, p.29) Minimale arbeidsduur van de Clustermanager Ruimte : 4/5 Minimale arbeidsduur van de andere Clustermanager: 3/5 Het betreft een bruto bedrag aan de index van vandaag en volgt de toekomstige indexstijgingen. De bruto toelage blijft een vast bedrag dat niet verdeeld wordt volgens de sleutel van de arbeidsduur. De mandaatstoelage behoort niet tot het basisloon en heeft bijgevolg geen impact op de 3 pijlers (invaliditeit, leven en overlijden) van de groepsverzekering. Normaal wettelijk en extralegaal verlof: geen invloed wanneer dit opgenomen wordt. Kort onbetaald verlof: het nemen van een losse dag onbetaald verlof heeft geen invloed Lang onbetaald verlof: de mandaatstoelage wordt pro rata de dagen uitbetaald loon berekend. Bij langdurige afwezigheid wordt de betrokkene uitgenodigd voor een gesprek en in samenspraak worden de taken herverdeeld. 1. het werk wordt verdeeld over de collega s en de specifieke cluster management taken worden in de eerste plaats (korte termijn) opgenomen door de directeur. 2. wanneer blijkt het om een langdurige afwezigheid te gaan >3 maanden bestaat de mogelijkheid de taken van de cluster manager deels of volledig over te dragen naar een CLM ad interim. Er worden ook regelmatig opvolg/re-integratie gesprekken aangegaan: Het is de bedoeling om in dit gesprek/overleg tussen directie, HR en betrokkene de mogelijkheden te onderzoeken om aangepast of ander werk uit te oefenen na de langdurige afwezigheid.

7 Indien blijkt dat de behoeften van de organisatie en de behoeften van de betrokken medewerker niet meer met elkaar overeenstemmen wat het clustermanagement betreft, dan komt de betrekking van cluster manager opnieuw vacant. De vacature kan vacant worden verklaard wanneer de afwezigheidsperiode groter is dan 12 maanden. De persoon neemt dan zijn oude rol op of een andere rol naargelang zijn mogelijkheden en de mogelijkheden binnen de organisatie. Indien geen overeenstemming gevonden wordt, wordt de piste van definitieve ongeschiktheid volgens de reguliere procedure onderzocht. Er staat geen limiet op in de tijd wanneer beide partijen, werkgever en werknemer naar voldoening van beiden, deze rol, verantwoordelijkheden en taken opnemen. Het Directiecomité besliste m.b.t. langdurige afwezigheid van een clustermanager dat de functie na twaalf maanden vacant kan worden verklaard en besliste de tijdelijkheid van het mandaat (zes jaar en verlengbaar) in te voeren vanaf de tweede generatie clustermanagers Vanuit de Directie en het Management Team wordt er nauw samengewerkt en zijn er regelmatig functionerings- en feedback gesprekken ingepland waar alle thema s besproken worden Functionele loopbaan Enkel de weddeschalen D, C, B en A1 bestaan uit vier trappen, de weddeschalen A2, A4 en A5 kennen slechts drie trappen. De functionele loopbaan bepaalt wanneer een doorstroming naar de volgende weddeschaal kan gebeuren. Voor de functiegroepen met vier weddetrappen gebeurt dit na 4, 14 en 24 jaar gecumuleerde schaalanciënniteit in de voorgaande trappen. Voor de functiegroepen met drie weddetrappen gebeurt dit pas na 14 en na 24 jaar gecumuleerde schaalanciënniteit in de voorgaande trappen. Dit heeft het nadelige effect dat het loonverschil tussen diverse barema s (met gelijke anciënniteiten) niet meer in verhouding staat. Het Directiecomité besliste om aan de Raad van Bestuur de vraag voor te leggen om de functionele loopbaan van weddeschaal A2 en van weddeschaal A4 gelijk te laten lopen met de functionele loopbaan van weddeschaal A1 en art 174 in het AR aan te passen als volgt: Artikel 174. De functionele loopbanen en de voorwaarden voor doorstroming naar de volgende salarisschalen zijn: 2 voor de functie van adjunct-directeur: A4a-A4b-A4c: 1) van A4a naar A4b na 4 jaar schaalanciënniteit in A4a 2) van A4b naar A4c a na 14 jaar gecumuleerde schaalanciënniteit in A4a en A4b 3 voor de functie van coördinator: A2a-A2b-A2c: 1) van A2a naar A2b na 4 jaar schaalanciënniteit in 2) van A2b naar A2c a na 14 jaar gecumuleerde schaalanciënniteit in A2a en A2b Groepsverzekering Het Directiecomité verduidelijkte artikel 134 uit het arbeidsreglement als de vierde weddeschaal wordt niet meegenomen in de groepsverzekering, met uitzondering voor de functiegroep van ploegbaas (D 4 D5) Beëindiging arbeidsovereenkomsten Ontslag ruimtelijk planner Pauline Adam Pauline Adam, ruimtelijk planner diende eind december haar ontslag in; zij startte voor Interwaas net voor de zomer en zat nog in de opleidingsfase Ontslag om medische redenen Het Directiecomité nam kennis van het medisch ontslag van de administratief medewerker

8 boekhouding Ontslag / ouderschapsverlof projectmanager ruimte Griet Boodts Griet Boodts deelde mee dat zij ontslag neemt bij Interwaas om elders een nieuwe uitdaging aan te gaan. Zij kwam in dienst als projectmanager ruimte op 1 oktober Voor indiensttreding bij de nieuwe werkgever vroeg mevrouw Boodts of de mogelijkheid bestaat tot het nemen van 1 maand voltijds ouderschapsverlof. Het Directiecomité nam kennis van het ontslag van Griet Boodts en keurde de aanvraag voor ouderschapsverlof goed van Griet Boodts voor de periode vanaf 23 maart tot en met 22 april Ouderschapsverlof verlof zonder wedde Het Directiecomité ging akkoord met het voltijds ouderschapsverlof van Lizelot Deeren van 1 maand vanaf 01 juli Shana Poppe, ruimtelijk planner vroeg verlof zonder wedde, met ingang van 1 februari 2019 en voor een periode van zes maanden. Bedoeling is om als stedenbouwkundig ambtenaar / diensthoofd RO aan de slag te gaan bij de gemeente Waasmunster. Shana trekt de cel ruimtelijke planning. Het Directiecomité ging akkoord met het gevraagde verlof zonder wedde van Shana Poppe, mits met Waasmunster een overgangsregeling kan worden uitgewerkt Aanwervingen - aanstellingen Aanstelling clustermanagers Het directiecomité keurde de gedifferentieerde structuur van Interwaas 2.0 goed en besliste dat - de clustermanager ondersteuning ook het cijfermatige controleverhaal krijgt toebedeeld en fungeert als back up bij afwezigheid van de directeur; deze functie zal worden opgenomen door de adjunctdirecteur. - de functies van de vier andere clusters dan ondersteuning in eerste instantie intern worden uitgeschreven. De interne oproep voor de clustermanagers ruimte A2+, SEC A1+, cultuur A1+ en Klimaat & Milieu A1+ werd bekend gemaakt bij de medewerkers op woensdag 30 januari. De uiterste datum voor kandidaatstelling was woensdag 13 februari. In de vacature voor clustermanager ruimte werd het hebben van een masterdiploma in een technische richting met ervaring in één of meerdere aanvullende domeinen: ruimtelijke ordening en/of mobiliteit en/of immobiliën gesteld als aanwervingsvoorwaarde. De diplomavereiste werd nog verduidelijkt als volgt: Master in Bouwkunde, Ing. Architect/bouwkunde, Master Architectuur, Master Ruimtelijke Planning, Master landschapsarchitectuur, Voor de cluster ruimte werden twee kandidaturen ontvangen: Philippe Henquet (die niet aan de profielscriteria beantwoorde) en Petra De Mey. Voor de cluster klimaat en milieu stelden Frauke Van Goethem en Kristof Van Gansen zich kandidaat. Na assessment en na een gesprek met een jury, bestaande uit Patrick Meirlaen (TFA), Peter De Bruyne (IGEMO), Mark Cromheecke (provincie directie Ruimte), Eddie Joossen (afdelingshoofd milieu Beveren), Franciska Devloo (HR manager) en Bart Casier (directeur) wordt voorgesteld om als clustermanager aan te duiden: Voor de cluster ruimte: Petra De Mey. Voor de cluster klimaat en milieu: Frauke Van Goethem. Voor de clusters SEC en cultuur wordt de functie voorlopig niet ingevuld en wordt het strategisch plan afgewacht. Het Directiecomité beslist om als clustermanager aan te duiden:

9 Voor de cluster ruimte: Petra De Mey. Voor de cluster klimaat en milieu: Frauke Van Goethem Aanstelling projectdeskundige werven niveau B In het kader van het akkoord verlof zonder wedde van Jolien Van Rijckeghem werd met de collega s van de cel Ruimte nagegaan waar de grootste behoeften liggen. Gezien de start van enkele belangrijke werven (VTS en Paterskerk) werd ervoor geopteerd een projectdeskundige voor werfopvolging te zoeken en voorlopig het aspect tekenwerk RUP s niet in te vullen. Andere taken van Jolien kunnen extern worden voorzien (gebouwenbeheer en grafische vormgeving). De focus voor de nieuwe projectdeskundige werven ligt op huisvestingsprojecten, met name: het opvolgen van de bouwkundige aspecten van de projecten: ontwerpbesprekingen, aanbesteding, werfopvolging tot en met de definitieve oplevering. Contact onderhouden met geïnteresseerden en begeleiden van de kopers. Nazorg van de bouwprojecten. Het Directiecomité ging akkoord met de invulling van de functie van deskundige door een projectdeskundige werven en gaf opdracht een procedure te starten. Er werd ons door TFA (The Future Alliance) een interessante senior kandidaat met een reële ervaring (ongeveer 19jaar) in werfopvolging voorgesteld. Na een gesprek en verdere screening van TFA willen wij hem graag een voorstel doen. Dergelijke profielen liggen niet voor het grijpen en het nemen van snelle actie is aangewezen. Wij wijzen op de moeilijkheden om mensen met dergelijk profiel aan te werven en gemotiveerd te houden. In het kader van aanwerving en retentie is de eerder gemelde benchmark noodzakelijk. Het Directiecomité besliste om Christophe Van Damme uit Gent, gegradueerde in de bouwkunde architect-assistent aan te werven op niveau B Werving deskundige Waasland Klimaatland Eind vorig jaar koos de deskundige Waasland Klimaatland, Evelyn Wymeersch, een nieuwe professionele uitdaging. Binnen het reeds goedgekeurde budget van 2019 wordt gevraagd een nieuwe projectmedewerker Waasland Klimaatland aan te werven op B-niveau. De functiebeschrijving wordt ruim genoeg gemaakt zodat er ingespeeld kan worden naar bouw- en renovatieadvies voor burgers (zie samenwerking Vlaams Energiehuis en mogelijkheid IGS Wonen). Het Directiecomité ging akkoord met de werving van een projectdeskundige Waasland Klimaatland met een contract van onbepaalde duur op B-niveau en gaf opdracht hiervoor eerst een interne procedure te doorlopen. Interne kandidaten konden zich melden tot woensdagmiddag 27 februari. Er waren geen interne kandidaten. De procedure zal nu extern gestart worden voor de werving van een voltijdse projectmedewerker Waasland Klimaatland op B-niveau Werving Projectmanager ruimte Gelet op het ontslag van projectmanager ruimte Griet Boodts vanaf 23 april 2019, en de aanstelling van Petra De Mey als clustermanager ruimte, is er dringend nood aan een senior projectmanager om de verderzetting van de lopende projecten te garanderen. Gelet op de lopende procedure voor een projectmedewerker werven via The Future Alliance besliste het Directiecomité om ook voor de werving en selectie van een projectmanager ruimte (met een contract van onbepaalde duur op A-niveau) samen te werken met The Future Alliance aan het gebruikelijke tarief.

10 Werving Ruimtelijk planner Gelet op het verlof zonder wedde van projectmanager ruimtelijke planning Shana Poppe vanaf 1 februari 2019, is er dringend nood aan een senior projectmanager ruimtelijke planning om de verderzetting van de lopende projecten te garanderen. Na de procedure van mei-juni 2018 is er nog een werfreserve ruimtelijke planners beschikbaar maar dat zijn twee kandidaten met een beperkte ervaring. Naast iemand uit de werfreserve (junior) is ook een ruimtelijk planner met ervaring nodig: gezien de moeilijkheidsgraad van de projecten is er nood aan een senior projectmanager die deze taak zelfstandig kan opnemen. Het Directiecomité besliste om de kandidaten op de werfreserve te contacteren met het oog op aanwerving van een junior projectmanager ruimtelijke planning. Gelet op de lopende procedure voor een projectmedewerker werven via The Future Alliance besliste het Directiecomité om ook voor de werving en selectie van een senior projectmanager ruimtelijke planning samen te werken met The Future Alliance aan het gebruikelijke tarief Raamcontract werving en selectie Het Directiecomité gaf opdracht om, indien voor toekomstige aanwervingen opnieuw beroep wordt gedaan op een externe dienstverlener, hiervoor een opdracht voor een raamcontract voor een bepaalde periode uit te schrijven Boekhouding Om een oplossing te vinden voor de gelijktijdige uitval van de boekhoudster (Véronique Van Duyse) en de administratief medewerkster boekhouding (Katia Van De Voorde), zochten wij externe hulp voor onze boekhoudkundige taken. Op basis van een inschatting van de overdraagbare taken (in overleg met de bedrijfsrevisor), hebben wij behoefte aan een junior boekhouder gedurende 2 dagen per week en een senior boekhouder gedurende 1 dag per week. Wij legden onze vraag voor aan drie boekhoudkantoren: - RO Finance uit Haasdonk - Kurt Van Roeyen uit Sint-Niklaas - VGD uit Sint-Niklaas Enkel VGD kon onmiddellijk inspelen op onze nood. Wij sloten met hen een overeenkomst voor de tijdelijke inzet van een senior boekhoudster gedurende gemiddeld 1 dag per week à 80 per uur (excl. BTW) en een junior boekhoudster gedurende gemiddeld 2 dagen per week à 60 per uur (excl. BTW). De prestaties worden geleverd in de lokalen van Interwaas en we rekenen af per uur op basis van tijdsregistratie. De Raad van Bestuur neemt hiervan nota en bevestigt de beslissingen van het Directiecomité. De Raad van Bestuur beslist om de functionele loopbaan van weddeschaal A2 en van weddeschaal A4 gelijk te laten lopen met de functionele loopbaan van weddeschaal A1 en art 174 in het AR aan te passen als volgt: Artikel 174. De functionele loopbanen en de voorwaarden voor doorstroming naar de volgende salarisschalen zijn: 2 voor de functie van adjunct-directeur: A4a-A4b-A4c: 1) van A4a naar A4b na 4 jaar schaalanciënniteit in A4a 2) van A4b naar A4c a na 14 jaar gecumuleerde schaalanciënniteit in A4a en A4b 3 voor de functie van coördinator: A2a-A2b-A2c: 1) van A2a naar A2b na 4 jaar schaalanciënniteit in 2) van A2b naar A2c a na 14 jaar gecumuleerde schaalanciënniteit in A2a en A2b

11 De Raad van Bestuur beslist om artikel 134 uit het arbeidsreglement als volgt te verduidelijken de vierde weddeschaal wordt niet meegenomen in de groepsverzekering, met uitzondering voor de functiegroep van ploegbaas (D 4 D5). AGENDAPUNT 5 STAND VAN ZAKEN VAN DE ACTIVITEITEN EN PROJECTEN VAN INTERWAAS De Raad van Bestuur bevestigt de beslissingen van de Directiecomités van 19 december 2018, 16 januari 2019, 6 februari 2019 en 27 februari Waas fonds AGENDAPUNT 6 WAAS FONDS en STREEKFONDS PROVINCIE De Raad van Bestuur beslist om de projecten Waasland Klimaatland: gemeentelijke bijdrage (5.000 euro / jaar) voor de gemeenten Waasmunster en Kruibeke voor de jaren 2018 en 2019 in het Waas fonds, deel lokale middelen, op te nemen Streekfonds provincie (POV projectenfonds) Naar aanleiding van de uittreding van de Provincie werd een bedrag van ,00 EUR toegewezen aan een fonds voor projecten in het werkingsgebied van INTERWAAS en waarbij de Provincie in samenspraak met INTERWAAS zal beslissen over de besteding van deze middelen. De middelen van het projectenfonds zullen gebruikt worden voor het realiseren van bovenlokale projecten binnen het werkingsgebied van INTERWAAS. Heden liggen twee projecten voor die in het fonds kunnen worden voorzien: 1. VakWeRK Het Directiecomité ging akkoord met het voorstel kwaliteitskamer VakWeRK ter ondersteuning van de gemeenten inzake ruimtelijke kwaliteit, mandateerde de directeur om mee de deskundigen voor de kwaliteitskamer te selecteren en besliste de Provincie te vragen om voor het eerste jaar beroep te doen op het Projectenfonds. 2. Project bewegwijzering bedrijventerreinen Sint-Niklaas / Temse Interwaas, de gemeente Temse, de stad Sint-Niklaas en de Administratie Wegen en Verkeer (AWV) werkten in overleg een nieuwe bewegwijzering vanop de E17 naar de industriezones en kmo-terreinen in Sint-Niklaas en Temse uit. Bedoeling is met een cijfermatige aanduiding alle misverstanden voor truckers en andere bezoekers van bedrijven definitief de wereld uit te helpen. Het Directiecomité gaf opdracht de bewegwijzering verder uit te werken en besliste hiervoor beroep te doen op het Projectenfonds van de Provincie, zowel voor de eerste fase Sint-Niklaas - Temse, als voor volgende fasen. Verder verloop van de aanvragen. INTERWAAS zal voor elk project afzonderlijk een aanvraag indienen bij de Deputatie, waarbij minstens volgende stukken dienen voorgelegd: - de notulen van de Raad van Bestuur van INTERWAAS waaruit blijkt dat het project werd goedgekeurd door de Raad van Bestuur;

12 - een toelichtende nota waarin het project wordt beschreven, zowel inhoudelijk als financieel en waaruit blijkt dat dit project past binnen het statutair doel van INTERWAAS en verband houdt met het provinciale beleid; - een projectbegroting, met name een volledig en schematisch overzicht van de geraamde inkomsten en uitgaven m.b.t. het project. De Raad van Bestuur gaat akkoord om de projecten VakweRK en Bewegwjjzering bedrijventerreinen Sint-Niklaas / Temse in te dienen voor het POV Projectenfonds. De voorzitter sluit de vergadering om uur af. *** (w.g. Lieven Dehandschutter, voorzitter en Remi Audenaert, ondervoorzitter)