Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen JAARVERSLAG 2014

Transcriptie

1 Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen JAARVERSLAG 2014 MAART 2015

2 Colofon De Rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Haar doel is de gemeenteraad een extra handvat te bieden zijn controlerende taak uit te voeren. Daartoe voert zij onderzoek uit op het gebied van: Doeltreffendheid: Bij dit type onderzoek wordt nagegaan of de gewenste resultaten daadwerkelijk worden bereikt Doelmatigheid Bij dergelijk onderzoek gaan we na of de gewenste resultaten worden bereikt met zo weinig mogelijk middelen (personeel, geld) Rechtmatigheid: Bij onderzoek op dit terrein staat de vraag centraal of de uitvoering plaatsvindt volgens geldende wetten en regels. Bij de uitvoering van haar onderzoeken kijkt de Rekenkamer altijd terug (wat is besloten, wat is gedaan), met als nadrukkelijk doel daarvan te kunnen leren voor de toekomst. De wijze waarop de Rekenkamer haar onderzoeken (en overige werkzaamheden) uitvoert is vastgelegd in de Notitie Werkwijze. Samenstelling: de heer A. van Ruth (voorzitter) de heer H. Bekkers (lid) de heer M. van Dam (lid) De Rekenkamer wordt ambtelijk ondersteund door mevrouw J. Smink (secretaris/onderzoeker). Contact: Post: Postbus HG NIJMEGEN Telefoon: Website: Twitter:

3 INHOUDSOPGAVE 1. Samenstelling in Onderzoeken Voortijdig schoolverlaters 2 Twijfels romeins aquaduct 5 Second opinion Heroverweging locatiekeuze basisschool Brakkenstein 6 Woonlastenmeter 8 Sport: financiële ondersteuning verenigingen door gemeente 9 3. Overige uitgevoerde activiteiten in Stand van zaken verbetertrajecten naar aanleiding van eerder uitgevoerd onderzoek: Dossierbeheer 10 Samenwerkingsovereenkomst Waalsprong 15 Bedrijventerreinenbeleid 15 Reïntegratie 11 Cultural governance 17 Kwaliteit burgerparticipatie Financiën 21

4

5 Voor u ligt het jaarverslag van de (verder: de Rekenkamer). Achtereenvolgens gaan wij in op: 1. de samenstelling van de Rekenkamer in 2014; 2. de onderzoeken opgepakt in 2014; 3. de overige uitgevoerde activiteiten in 2014; 4. de financiën. 1. SAMENSTELLING REKENKAMER IN 2014 De gemeenteraad heeft bij het instellen van de Rekenkamer in zijn huidige vorm per 1 januari 2008 bepaald dat de Rekenkamer bestaat uit drie externe leden, waaronder de voorzitter. Lid van de Rekenkamer waren in 2014 de heren A. van Ruth (voorzitter), M. van Dam en H. Bekkers (vanaf 15 februari). 2. ONDERZOEKEN 2014 In onderstaande tabel 1 hebben wij een overzicht opgenomen van de belangrijkste adviezen die wij in 2014 hebben uitgebracht. Na de tabel lichten wij deze toe. Tabel 1: Overzicht van adviezen die wij hebben uitgebracht in Voortijdig schoolverlaters (deel III): Functioneren van de ondersteuningsstructuren op scholen en de samenhang met zorgstructuren daarbuiten. 21 februari 2014 Twijfels bij romeins aquaduct 28 mei 2014 Second opinion Heroverweging locatiekeuze basisschool Brakkenstein 12 september 2014 Woonlastenmeter 15 oktober 2014 In 2014 hadden wij ook nog een onderzoek gepland naar de transitie van leegstaande kantoren. Door het tussentijdse verzoek van de raad om een second opinion uit te voeren naar de Heroverweging van de locatiekeuze voor de basisschool Brakenstein zijn wij hier niet aan toegekomen. Om dezelfde reden loopt het onderzoek sport door in

6 Voortijdig schoolverlaters (deel III): Functioneren van de ondersteuningsstructuren op scholen en de samenhang met zorgstructuren daarbuiten Op suggestie van enkele fracties uit de gemeenteraad heeft de Rekenkamer onderzoek gedaan naar voortijdig schoolverlaters (vsv ers). Tijdens de uitvoering van het onderzoek hebben de Rekenkamer en de gemeenteraad nauw contact onderhouden. Vanuit de gemeenteraad is een klankbordgroep gevormd. Deze is vier keer bij elkaar gekomen. De eerste keer om het concept Plan van Aanpak te bespreken. Daarbij is een aantal wensen geuit. De Rekenkamer heeft deze opgepakt 1. De volgende keren is gesproken over de voortgang van het onderzoek en de eerste resultaten. Het onderzoek naar voortijdig schoolverlaters bestond uit drie delen: Deel I: in dit deel (quick scan) wordt geschetst hoe het veld in elkaar zit; Deel II: in dit deel zijn de cijfers over Nijmegen in perspectief gezet; Deel III: in dit deel wordt inzicht gegeven in de ondersteuningsstructuur op scholen en de relatie met externe zorgstructuren. De rapportages over de delen I en II zijn op 15 november 2013 openbaar gemaakt. De rapportage over deel III is op 21 februari 2014 aan de gemeenteraad aangeboden, en daarmee openbaar geworden. In het kader van het introductieprogramma voor nieuwe raadsleden heeft de Rekenkamer een toelichting op het onderzoek en de rapporten gegeven op de introductie-avond voor het programma Onderwijs. Verder is een presentatie gegeven tijdens de Politieke Avond van 11 juni De raad behandelde de rapporten in de Kamerronde tijdens de Politieke Avond van 25 juni. De aanwezige raadsleden vonden de toezeggingen van de portefeuillehouder voldoende; een behandeling in de Besluitenronde vonden zij niet meer nodig. Hieronder zijn de inhoud, conclusies en aanbevelingen per deel op een rij gezet (hoofdlijnen). De volledige rapporten, het woordelijk verslag van de behandeling in de Kamerronde en de toezeggingen van de portefeuillehouder vindt u op onze website. 1 Voor een uitgebreidere toelichting wordt verwezen naar het Plan van Aanpak voor het onderzoek. Dit is te vinden op onze website of via de secretaris: rekenkamer@nijmegen.nl of

7 Deel I: quick scan In de quick scan is achtereenvolgens ingegaan op gehanteerde begrippen in het veld, ontwikkelingen, betrokken partijen, regionale samenwerking en effectiviteit van beleid en maatregelen. Hieronder hebben wij de aanbevelingen die specifiek op de gemeenteraad gericht zijn opgenomen: Er komen veel ontwikkelingen op de gemeente af die ook gevolgen zullen hebben voor het voorkomen en bestrijden van vsv. De belangrijkste waarbij de gemeente primair aan zet is zijn de decentralisatie van de jeugdzorg naar gemeenten, de decentralisatie van zorgtaken naar gemeenten en de Participatiewet. Daarnaast zijn er ook nog ontwikkelingen waarbij het onderwijs het voortouw moet nemen: passend onderwijs en het Actieplan Focus op vakmanschap. Zowel inhoudelijk als financieel is er nog veel onduidelijk. Dat maakt het voor gemeenten extra lastig om (regionaal) tot een samenhangende voorbereiding van beleid en uitvoering op deze terreinen te komen. Wij adviseren de raad om alert te zijn op de samenhang en samenloop van deze ontwikkelingen en zich regelmatig te (laten) informeren over de stand van zaken en mogelijke scenario s. Vsv is in veel gevallen een resultaat van multiproblematiek. Hierdoor is sprake van een groot aantal betrokken partijen, met elk hun eigen perspectief, benadering, positie, taken, functies en belangen. Samen vormen zij een tamelijk onoverzichtelijk netwerk. Een van de doelen van de drie decentralisaties is om verkokering, versnippering en afwentelmechanismen tegen te gaan. Binnen dit netwerk van partijen draagt de gemeente een bijzondere verantwoordelijkheid en vervult zij meerdere (wettelijke) rollen, die de komende jaren alleen maar belangrijker worden. Dat vergt nu al een goede voorbereiding. Wij adviseren de raad daar alert op te zijn, wanneer invulling wordt gegeven aan beleid en uitvoering op het gebied van de drie decentralisaties. De informatievoorziening aan de raad vindt gefragmenteerd en ad hoc plaats. Het gevolg is dat de raad geen goed totaalinzicht heeft in de problematiek, het gevoerde beleid en de daarmee bereikte resultaten. De resultaten van het vsvbeleid zijn tot nu toe ook maar zelden besproken tussen college en raad. De Rekenkamer adviseert de raad om systematisch en periodiek de balans op te maken (bijvoorbeeld gekoppeld aan de bespreking van het programma Onderwijs bij de jaarstukken), en daarover concrete afspraken te maken met het college. Deel II: cijfers in perspectief In deel II van het vsv-onderzoek zijn de beschikbare cijfers over 'Nijmegen' in perspectief gezet door vergelijkingen te maken met de gestelde doelen, met andere grote steden, met andere scholen of schooltypen en dergelijke. De conclusies en aanbevelingen uit deel II luiden als volgt: Wanneer de cijfers worden vergeleken met andere regio s, gemeenten en scholen, dan blijkt op hoofdlijnen het volgende: In de RMC-regio Arnhem/Nijmegen: is sprake van een relatief geringe daling in het aantal nieuwe vsv ers in de periode 2005/2006 tot 2011/2012. Het percentage nieuwe vsv ers in 2011/2012 ligt boven het gemiddelde van alle RMC-regio s; de daling in het percentage nieuwe vsv ers totaal raakt in de RMC-regio Arnhem/Nijmegen steeds verder achter op de Nederlandse daling. In de gemeente Nijmegen: is sprake van een gemiddelde score op het percentage nieuwe vsv ers en op de daling van het aantal nieuwe vsv ers. Deze score is echter opgebouwd uit twee sterk tegengestelde deelscores: de Nijmeegse leerlingen op het mbo scoren slecht op nieuwe vsv; de Nijmeegse leerlingen op het vo scoren hier juist goed op. is de laatste jaren sprake van een stijging van het percentage nieuwe vsv ers op het mbo; is de ontwikkeling in het vo vooral de laatste twee jaar gunstiger dan landelijk en in de andere kennissteden. De Rekenkamer heeft een aantal mogelijke verklaringen voor de uiteenlopende scores van het voortgezet onderwijs en het ROC getoetst. Deze overtuigen niet. De meeste verklaringen gelden in zijn algemeenheid voor verschillen tussen het voortgezet onderwijs en het middelbaar beroepsonderwijs. Ze verklaren niet waarom het voortgezet onderwijs in Nijmegen relatief zo goed en het ROC Nijmegen relatief zo slecht scoort. 3

8 Deel III: functioneren van de ondersteuningsstructuren op scholen en de samenhang met zorgstructuren daarbuiten In het onderzoek is specifiek naar de ondersteuningsstructuren op scholen en de samenhang met de zorgstructuur daarbuiten gekeken, omdat het functioneren daarvan één van de verklarende factoren is voor het al dan niet uitvallen van jongeren. Bovendien krijgen gemeenten vanaf 2015 meer verantwoordelijkheden op de beleidsterreinen die belangrijke relaties hebben met voortijdig schoolverlaten (transitie van de jeugdzorg, participatiewet, decentralisatie van zorgtaken (AWBZ) naar gemeenten (Wmo)). De conclusies en aanbevelingen uit deel III van het onderzoek luidden als volgt: De Rekenkamer ziet dat er al veel goed gaat in de ondersteuning van leerlingen, zodat zij niet uitvallen of erger nog voortijdig schoolverlater worden. De Rekenkamer heeft ook gezien dat daar waar zaken minder goed gaan, partijen zelf aan verbetering werken. Dit geldt bijvoorbeeld voor de ondersteuningsstructuur binnen het primair onderwijs en die binnen het ROC. Voor drie knelpunten zijn wij van mening dat er meer nodig is dan er nu gebeurt of gepland is. Daar zijn onze aanbevelingen op gericht: Verbeter de overgang van het voortgezet onderwijs naar het ROC: zorg voor doorlopende ondersteuningslijnen en leer van best practices. Omdat de vormgeving van de ondersteuningsstructuren de primaire verantwoordelijkheid is van de scholen, zien wij hiervoor een belangrijke taak weggelegd voor het Samenwerkingsverband vo ROC. Zorg voor aansluiting van sociale wijkteams op de ondersteuningsstructuur op school: laat de scholen de onderwijsgerichte ondersteuning op zich nemen en de sociale wijkteams de bredere gezinsgerichte ondersteuning. Geef het (school)maatschappelijk werk de taak als linking pin te functioneren tussen de leerling / onderwijskundig gerichte ondersteuning vanuit school en de gezins / zorggerichte ondersteuning vanuit de sociale wijkteams. Organiseer de uitstroom naar werk voor jongeren die geen startkwalificatie kunnen halen: zorg ervoor dat jongeren die zonder startkwalificatie (gaan) uitvallen altijd warm worden overgedragen aan het regionale Jongerenloket en creëer voldoende leerwerkbanen. Bij de verbetering van deze drie knelpunten achten wij het essentieel dat de gemeente vanuit zijn systeemverantwoordelijkheid in het sociale domein vanaf partijen bij elkaar brengt en houdt, zowel op bestuurlijk niveau als op de werkvloer. Onder stimulerende regie van de gemeente moeten scholen, zorginstellingen en werkgevers samen werken aan oplossingen voor kwetsbare jongeren. Wij adviseren de gemeente nadrukkelijk om ook financiële instrumenten in te zetten om het veld te beïnvloeden. Om stevig te kunnen (bij)sturen, is het noodzakelijk goede informatie te hebben. Op dit moment zijn er nog veel lacunes. Wij pleiten er voor dat de gemeente zo snel mogelijk tot een dekkend beeld komt. Het gaat dan om het uitbreiden en vervolmaken van de lokale VSV-monitor, het in perspectief blijven plaatsen van de Nijmeegse cijfers en het gebruiken van het sociaal statistisch bestand. Bij de presentatie van de rapporten aan de raad heeft de Rekenkamer aangegeven in het kader van de nazorg eind 2014 een conferentie te organiseren voor het veld en de gemeenteraad, zoals zij dat ook als onderdeel van het onderzoek had gedaan. Centrale vraag zal dan zijn hoe het (bijna) een jaar later staat met de drie geconstateerde verbeterpunten. Na afloop van de Kamerbespreking, waarin de raadsleden zich onder meer positief uitlieten over de conferentie en het idee nogmaals zoiets te organiseren, hebben de Rekenkamer en de portefeuillehouder afgesproken die conferentie gezamenlijk te organiseren. De Rekenkamer is daarbij meegegaan in het verzoek van de portefeuillehouder om de conferentie in de vroege zomer van 2015 te organiseren. 4

9 Twijfels over romeins aquaduct De Rekenkamer heeft, op basis van een suggestie van een inwoner, in 2014 een oriënterend onderzoek gedaan naar de bewijsvoering voor de aanwezigheid van een romeins aquaduct op het grondgebeid van de gemeenten Groesbeek en Nijmegen. Argumenten hiervoor waren het belang van de Romeinse geschiedenis voor Nijmegen, de (toekomstige) inzet van financiële middelen, en de eventuele imagoschade die bij een onjuiste voorstelling van zaken in Nijmegen als oudste stad van Nederland wordt geleden. Het onderzoek betrof geen archeologisch onderzoek naar de aanwezigheid van een aquaduct, maar een onderzoek naar de brondocumenten en de onderzoeksbescheiden die aan het gevoerde beleid rond het aquaduct ten grondslag liggen. Heeft de gemeente op basis van de voorhanden onderzoeken en brondocumenten in alle redelijkheid en billijkheid tot dit beleid kunnen komen? Op basis van een analyse van de beschikbare bronnen heeft de Rekenkamer geconstateerd dat het bestaan van een Romeins aquaduct met gerede twijfel is omgeven en op dit moment als nog onvoldoende vaststaand moet worden beschouwd. De Rekenkamer heeft de gemeente daarom aangeraden om in haar beleid en uitingen rond het aquaduct de nodige terughoudendheid te betrachten. Verder gaf de Rekenkamer aan dat dit onverlet laat dat het gebied waarin de aardwerken liggen bescherming verdient. Dit in afwachting van nader onderzoek ter plaatse. Onderzoek naar de mogelijke relevante resten die momenteel al in de depots van de gemeente liggen opgeslagen zou een eerste begin kunnen zijn. De brief betreffende de twijfels over het romeins aquaduct is door de gemeenteraad behandeld in de Kamerronde van de Politieke Avond op 25 juni De meeste raadsleden zijn het erover eens dat de aardwerken met de nodige vraagtekens zijn omgeven, zij zien dit echter als onvermijdelijk en vinden het belangrijk dat de gemeente geld blijft investeren in het zichtbaar maken van het verleden in Nijmegen, inclusief het mogelijke aquaduct. U vindt het woordelijk verslag van de behandeling in de Kamerronde en de brief van de Rekenkamer op onze website. 5

10 Second opinion Heroverweging locatiekeuze basisschool Brakkenstein Op 25 juni 2014 heeft de gemeenteraad unaniem de motie Laat de basisschoolleerlingen niet het kind van de rekening worden aangenomen. In deze motie roept de raad de Rekenkamer op om een second opinion uit te voeren op de rapportage Heroverweging locatiekeuze brede school Brakkenstein. De Heroverweging bevat een vergelijkend onderzoek tussen de twee potentiële toekomstige locaties voor de school: een locatie gelegen op het perceel Heemraadstraat 2 (huidige locatie school Brakkenstein) en een locatie gelegen op het perceel Heyendaalseweg 235 (beoogde nieuwe locatie school Brakkenstein). Het verzoek van de raad was om de second opinion te richten op de in de financiële paragraaf genoemde aannames, uitgangspunten, onderbouwingen van kosten, opbrengsten en investeringen, en de financiële consequenties van de locatiekeuze voor de gemeente en het schoolbestuur. De Rekenkamer is op dit verzoek ingegaan. Conform het verzoek van de raad heeft zij voorafgaand aan het vaststellen van de aanpak van het onderzoek de betrokkenen (ouders, omwonenden, bestuur Stichting Sint Josephscholen (SJS), portefeuillehouders, klankbordgroep uit de raad) gesproken. Het onderzoek heeft grotendeels tijdens het zomerreces plaatsgevonden, omdat de raad over de resultaten wilde beschikken tijdens zijn Politieke Avond op 17 september De belangrijkste conclusie uit de second opinion was dat de gegevens uit de Heroverweging op onderdelen anders moeten zijn, maar dat de centrale uitkomst op zich niet verandert: Voor SJS blijven de kosten van nieuwbouw aan de Heyendaalseweg beduidend lager dan de nieuwbouw op de locatie aan de Heemraadstraat. Het verschil is echter kleiner dan in de Heroverweging is aangegeven. Voor de gemeente is het financieel gunstiger als op de locatie aan de Heemraadstraat een nieuwe school wordt gebouwd. De kosten voor de gemeente bij nieuwbouw aan de Heyendaalseweg zijn aanmerkelijk hoger dan in de Heroverweging geraamd. Het financiële voordeel voor de gemeente bij nieuwbouw aan de Heemraadstraat valt lager uit. Aanvullend constateerde de Rekenkamer het volgende: Als gevolg van de doordecentralisatie-overeenkomst eind 2007 is de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor innovatie en nieuwbouw van schoolgebouwen van de gemeente geheel overgedragen aan de schoolbesturen. Deze overeenkomst is voor onbepaalde tijd aangegaan. Alsnog kiezen voor de Heemraadstraat vereist in ieder geval de vrijwillige instemming van alle betrokken partijen gemeente, SJS en Stichting Margaretha Sinclair -, hetgeen mogelijk tot financiële compensatie aanleiding kan geven. De doordecentralisatie-overeenkomst heeft tot onvoorzien effect dat het de scholen bij nieuwbouw en innovatie uit kostentechnische overwegingen financieel gezien welhaast dwingt 6

11 tot verhuizen en de gemeente tot overname van mogelijke onrendabele percelen; ook waar verhuizing en overname vanuit overwegingen van onderwijs en welbevinden van leerlingen wellicht niet noodzakelijk of wenselijk is en in de gevallen dat dit tot nadelige financiële consequenties voor de gemeente leidt. De Rekenkamer heeft haar second opinion aan alle betrokkenen verstuurd op 12 september Op 15 september heeft zij een toelichting op het rapport gegeven. Op 17 september heeft de gemeenteraad het rapport behandeld in de Kamerronde. Mede naar aanleiding van de second opinion van de Rekenkamer besloot de gemeenteraad op 1 oktober 2014 dat het college met de schoolbesturen moet gaan onderhandelen over de doordecentralisatie-overeenkomst. Op onze website vindt u de motie van de raad, de second opinion van de Rekenkamer, het woordelijk verslag van de behandeling door de raad daarvan in de Kamerronde op 17 september 2014 en het genoemde raadsbesluit van 1 oktober

12 Woonlastenmeter 15 oktober 2014 Bij de inventarisatie van onderzoeksonderwerpen eind vorig jaar is vanuit de gemeenteraad de suggestie gedaan te onderzoeken wat de verdelingseffecten van de gemeentelijke lasten zijn: waar komen deze lasten terecht en hoe zijn deze lasten verdeeld over de Nijmegenaren? De Rekenkamer heeft dit onderzoek opgenomen in haar Onderzoeksplan 2014 en in het voorjaar van 2014 gestart met de uitvoering. Op basis van de beschikbare gegevens bij de gemeente is gekozen voor een opzet die voor een aantal typen huishoudens de verdeling van de lasten goed zichtbaar maakt. Tevens is gekozen voor een digitaal model dat niet alleen de verdelingseffecten in beeld brengt, maar ook de effecten van nieuwe voorstellen en varianten zichtbaar kan maken. Na verkenning van de opties voor een digitaal model heeft de Rekenkamer ervoor gekozen een mobiele website te ontwikkelen. Deze website biedt vele mogelijkheden om de verdelingseffecten van bestaande tarieven voor lokale lasten in beeld te krijgen én om alternatieven op verdelingseffecten en opbrengsten te analyseren. Tijdens de ontwikkeling werd bovendien duidelijk dat deze website niet alleen voor raadsleden interessant en bruikbaar is, maar ook voor bewoners van de stad of mensen die naar Nijmegen gaan verhuizen. Zij kunnen op eenvoudige wijze inzicht krijgen in de hoogte van de gemeentelijke lasten voor hun specifieke situatie. De Rekenkamer heeft de website zoveel mogelijk in samenspraak met de klankbordgroep uit de raad ontwikkeld. In een aantal fasen zijn tussenproducten gepresenteerd en getest. Ook buiten de klankbordgroep hebben raadsleden en anderen geprobeerd hoe de applicatie-in-ontwikkeling werkte en wat er beter aan kon of nog aan schortte. De reacties en suggesties die dit opleverde zijn weer gebruikt in vervolgstappen in de ontwikkeling. Vanuit de gemeentelijke organisatie is de Rekenkamer gedurende het hele proces geadviseerd door medewerkers van de afdelingen Financiën en Communicatie. De woonlastenmeter is een rekentool die bruikbaar is voor inwoners én voor raadsleden. Uit de gebruikersstatistieken blijkt dat dit ook veelvuldig gebeurt: tussen 15 oktober en 31 december 2014 is de woonlastenmeter keer gebruikt. 8

13 Sport: financiële ondersteuning verenigingen door gemeente nog niet afgerond De start van het onderzoek sport stond gepland aan het begin van de zomer van Op dat moment kwam het verzoek van de raad een second opionion uit te voeren naar de Heroverweging van de locatiekeuze van de basisschool in Brakkenstein. Omdat wij op dat verzoek zijn ingegaan, zijn wij later begonnen met het onderzoek sport en hebben wij dat niet in 2014 kunnen afronden. Het is nu de planning dat het onderzoek wordt afgerond in het eerste kwartaal van Het tweede kwartaal zal deels gebruikt worden voor het opstellen van het rapport en hoor- en wederhoor met het ambtelijk apparaat en het college. De Rekenkamer heeft op 11 november eerste bevindingen gepresenteerd aan de klankbordgroep. Mede op basis daarvan is met hen een voorstel besproken voor de vervolg aanpak. De klankbordgroep kon zich hierin vinden. Op hoofdlijnen houdt het onderzoek in dat inzicht wordt gegeven in de financiële ondersteuning van sportverenigingen door de gemeente via directe en indirecte subsidies (niet kostendekkende accommodaties). Het beeld op hoofdlijnen wordt verdiept voor een aantal sporttakken en daarbinnen verenigingen. Specifiek voor de kostendekkendheid van de accommodaties wordt ook gekeken naar de situatie in een aantal andere gemeenten. 9

14 3. OVERIGE UITGEVOERDE ACTIVITEITEN IN 2014 In 2014 heeft de Rekenkamer naast het hiervoor genoemde onderzoek de volgende activiteiten uitgevoerd. In maart 2014 is een nieuwe gemeenteraad geïntalleerd. In het kader van de introductie heeft de Rekenkamer heeft zich tijdens één van de speciaal daarvoor georganiseerde avonden voorgesteld en een korte toelichting gegeven op (de invulling van) haar taak. De Rekenkamer heeft alle (nieuwe) raadsleden tevens van de nodige informatie voorzien. Het ging het om: Factsheet Rekenkamer; Missie Rekenkamer; Boekje met uitgevoerde onderzoeken in de periode ; Lexicon van begroting en jaarstukken; Notitie Werkwijze Rekenkamer; Onderzoeksplan 2014; Jaarverslag U vindt deze stukken op deze pagina op onze website. In het kader van haar 200 jarig bestaan organiseerde de Algemene Rekenkamer in 2014 een webinar waarin tips werden gegeven over betere evaluaties van subsidies. Aan dit webinar werd ook meegewerkt door de Randstedelijke Rekenkamer en de Rekenkamer Nijmegen, omdat zij recent onderzoek hadden gedaan naar deze materie. Voor de Rekenkamer Nijmegen ging het om het onderzoek ontsloten onderzoek dat zij in 2013 deed naar de effectiviteit van subsidies. In het kader van de nazorg heeft de Rekenkamer in 2014 gevolgd hoe het staat met de uitvoering van toezeggingen en raadsbesluiten naar aanleiding van de volgende Rekenkameronderzoeken: Dossierbeheer SOK Waalsprong Bedrijventerreinenbeleid Cultural Governance Burgerparticipatie Hierna geven wij per onderzoek aan waar het ook al weer om ging en beschrijven wij per verbeterpunt de stand van zaken. Nazorg onderzoek dossierbeheer (Rekenkamerrapport december 2012) Hoe zat het ook al weer? Omdat het dossierbeheer binnen de gemeente Nijmegen een hardnekkig knelpunt was, heeft de Rekenkamer besloten te onderzoeken wat de oorzaken zijn dat dossiers stelselmatig niet op orde zijn. Uit het onderzoek bleek dat, op één uitzondering na, de dossiers nog steeds veel te wensen over laten. Samenvattend gaf de Rekenkamer in haar rapport aan dat de oorzaken van het niet op orde zijn van de dossiers liggen in een ontbrekend gevoel van urgentie; er wordt onvoldoende onderkend dat sprake is van een (steeds nijpender) probleem. En 10

15 daarmee wordt voorbij gegaan aan het feit dat goed dossierbeheer essentieel is voor het goed en volledig laten functioneren van de democratie en rechtsstaat. De Rekenkamer vervolgde met de opmerking dat het bijzonder moeilijk zal worden om verbetermaatregelen structureel effect te laten hebben, zolang dit inzicht niet van hoog tot laag in de organisatie aanwezig is. Het doorvoeren van (nieuwe) verbetermaatregelen zal dan vooral veel tijd, geld en aandacht vragen, maar niet leiden tot betere dossiers. Wat in de ogen van de Rekenkamer wel nodig is, is dat er overal in de organisatie het besef en de wil moeten zijn de dossiers op orde te hebben. Wij hebben geadviseerd om vanuit dat beginsel vooral in te zetten op de (bewaking van de) uitvoering: er is een metertje op het dashboard nodig. Het college heeft de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer onderschreven en in lijn daarmee verbeteracties benoemd. In de Kamerronde op 12 december 2012 heeft het college een aantal toezeggingen gedaan. Gegeven die toezeggingen vonden de aanwezige raadsleden het niet meer nodig het rapport te behandelen in de Besluitenronde. In de volgende tabel zijn de toezeggingen op een rij gezet en is aangegeven hoe hier in 2014 invulling aan is gegeven. Toezegging college nav Rekenkamerrapport 1 De raad ontvangt voortaan jaarlijks in maart/april het jaarverslag van de archivaris. In dit verslag worden de volgende drie elementen standaard opgenomen: instructies aan ambtenaren, het kritisch volgen van een bepaald aantal dossiers door het hoofd I&A en de zogenaamde ondernemersdossiers. Hierin worden lopende zaken ook meegenomen. Stand van zaken uitvoering toezegging De gemeenteraad heeft het jaarverslag 2013 van de gemeente-archivaris ontvangen in november 2014 (in plaats van maart / april). Overigens had de gemeentearchivaris zijn jaarverslag in april 2014 aan het college aangeboden. De archivaris gaat niet specifiek in op de toegezegde drie standaard elementen. De volgende opmerkingen in zijn verslag hebben hier wel een relatie mee: Evenals in de vorige rapportages constateert de Archiefinspectie dat de archivering op orde is bij processen die zich binnen één kolom of bureau voltrekken of die als bulkprocessen zijn ingericht. Bij werkprocessen die minder gestructureerd verlopen en nog niet digitaal zijn ingericht loopt de gemeente het risico dat formele dossiers niet volledig worden gearchiveerd en niet-authentieke stukken bevatten. Aandachtspunten blijven: de kwaliteit van de dossiervorming als gevolg van onvoldoende archiefbewustzijn van medewerkers en proceseigenaren; het regelen van het archief- en informatiebeheer (en het toezicht hierop) bij het aangaan van samenwerking met externe partijen en bij het uitbesteden of overnemen van taken, zowel in het publieke als in het private domein. 11

16 Toezegging college nav Rekenkamerrapport Stand van zaken uitvoering toezegging 1 / vervolg Voor het borgen van de analoge dossiers zijn processen vastgesteld en gecommuniceerd met de medewerkers van de gemeente. Tevens wordt nog het nodige gedaan om medewerkers (proceseigenaren) ervan bewust te maken dat zij een eigen verantwoordelijkheid hebben ten aanzien van het archief- en informatiebeheer. Daar waar dit minder slaagt, is dit naar de mening van de Archiefinspectie vaak terug te voeren naar het management, dat onvoldoende prioriteit geeft aan het handhaven van afspraken op dit gebied. In het kader van het verbeterplan worden ook een aantal belangrijke beleidsdossiers (voornamelijk over verbonden partijen) gemonitord. Dit is in gang gezet, maar nog niet afgerond. 2 De raad ontvangt bij het jaarverslag van de archivaris in maart/april 2013 het Plan van Aanpak voor het verbetertraject van het college. 3 Wethouder Jeene en de Auditcommissie bespreken eens per half jaar de voortgang van de verbetering inzake archiefvorming. 4 Als antwoord op het onderzoek zet het college vooral in op het vergroten van het archiefbewustzijn in alle lagen van de organisatie. Naast de 3-jaarlijkse integrale archiefinspecties en alle andere geplande onderzoeken van de archiefinspectie, zal ook additioneel en continu de kwaliteit van een nader te bepalen groep belangrijke (beleids)dossiers worden gemonitord en worden zorg gedragen voor de volledigheid daarvan. Het Plan van Aanpak voor Verbetering dossiervorming en -beheer is op 9 juli 2013 aan de gemeenteraad aangeboden. De raad heeft deze op 18 september 2013 voor kennisgeving aangenomen. In 2014 heeft geen overleg plaats gevonden tussen de portefeuillehouder en de auditcommissie over de voortgang van de verbetering van het dossierbeheer. Overigens was in het eerste overleg tussen portefeuillehouder en auditcommissie op 12 september 2013 afgesproken dat het voldoende zou zijn om de voortgang één keer per jaar te bespreken. Ambtelijk is ons aangegeven dat (behalve voor verbonden partijen, zie hierna), geen specifieke acties zijn uitgevoerd gericht op het vergroten van het archiefbewustzijn. Opgemerkt werd dat de bekendheid van wat de afdeling DIV voor de lijn kan betekenen in het dossierbeheer wel is toegenomen door de vele verhuisbewegingen in de afgelopen jaren. In 2013 is de selectie van de belangrijke beleidsdossiers uitgevoerd. Geselecteerd zijn: dossiers van alle verbonden partijen; selectie van dossiers van instellingen die een subsidie > van de gemeente ontvangen (negen); selectie van inkoopdossiers (één). Het geselecteerde inkoopdossier bleek in 2013 al volledig. Voor de twee andere geselecteerde groepen dossiers geldt dat (hard) gewerkt is aan het volledig krijgen hiervan, maar dat dit nog niet tot het gewenste resultaat heeft geleid en monitoring daardoor nog niet aan de orde is. 12

17 Toezegging college nav Rekenkamerrapport Stand van zaken uitvoering toezegging 4 /vervolg In 2014 is gewerkt aan het volledig krijgen van de dossiers voor verbonden partijen. Binnen DIV is hiervoor speciaal een medewerker vrijgemaakt. Geschat is dat hij al met al zeker 3 maanden fulltime heeft gewerkt aan het op orde brengen van de dossiers voor verbonden partijen. Ondanks de intensieve uitvraag van specifieke stukken bij, overleg met en instructies voor de contactpersonen van verbonden partijen is het (nog) niet gelukt alle dossiers volledig te krijgen. Opgemerkt is ook dat zonder actie vanuit de afdeling DIV maar zeer beperkt stukken worden aangeleverd ter archivering. Voor de subsidiedossiers is in 2014 een quick scan uitgevoerd naar de stukken die gearchiveerd moeten worden. Conclusie hieruit was dat het standaardiseren van de opbouw van deze dossier niet volledig te realiseren is, en dat dit het controleren op de volledigheid van de dossiers lastig maakt. In 2014 zijn geen acties uitgevoerd gericht op het op orde krijgen van de subsidiedossiers. De stukken die vanuit de lijn worden aangeboden, worden gearchiveerd. Onze eigen ervaring met cultural governance is dat voor de dossiers van de meeste van de grote culturele instellingen geldt dat essentiële stukken zoals de (beoordeling van de) verantwoordingsinformatie en verslagen van bestuurlijke overleggen ontbreken. 5 Het college gaat na hoe een goede operationele vertaling van de verantwoordelijkheden uit de gemeentelijke archiefregelgeving gemaakt kan worden naar taken en bevoegdheden in de organisatie. 6 Het college gaat op korte termijn na hoe de geconstateerde tekortkomingen in de onderzochte dossiers opgelost kunnen worden. Deze actie moet nog opgepakt worden. Voor alle dossiers waarin tekortkomingen zijn geconstateerd zijn acties ondernomen. Nog niet voor alle dossiers zijn resultaten zichtbaar. De stand van zaken is ultimo 2014 als volgt: Verbonden partijen: wordt sinds 2013 aan gewerkt, de dossiers zijn nog niet volledig. Planexploitaties: voor de dossiers planexploitaties was een medewerker DIV vrijgemaakt. Hij was fysiek werkzaam bij het Ontwikkelingsbedrijf. De betreffende medewerker is medio 2014 met pensioen gegaan. Om te voorkomen dat de kwaliteit van de dossiers met zijn vertrek achteruit zou gaan, is het dossierbeheer planexploitaties gedigitaliseerd. Stadion- en huurovereenkomst NEC: ambtelijk is ons mondeling aangegeven dat eind 2014 een actie in gang is gezet om het dossier op orde te gaan brengen. 13

18 Toezegging college nav Rekenkamerrapport 7 Alle noodzakelijke verbeteracties die nodig zijn zullen vertaald worden in een verbeterplan. Daarbij wordt opgemerkt dat het plan niet uitputtend is maar beschouwd moet worden als een leidraad die jaarlijks wordt aangevuld. Immers, verbeteringen zijn altijd mogelijk en nodig. Stand van zaken uitvoering toezegging Voor 2013 zijn de verbeteracties opgenomen in het Plan van Aanpak Verbetering dossiervorming en -beheer. Zie de toelichting bij toezegging 2. Tot nu toe heeft geen jaarslijkse aanvulling plaatsgevonden. Mogelijk dat dit in 2015 nog gebeurt, op basis van de evaluatie van het verbeterplan. Vorig jaar constateerde de Rekenkamer dat de meeste verbeteracties werden opgepakt, maar dat nog geen metertje op het dashboard was geplaatst. Dit jaar constateert de Rekenkamer dat de aandacht verflauwt: de verbeteracties hebben geen vervolg gekregen, kennen een lange doorlooptijd of hebben nog maar beperkt tot resultaat geleid. 14

19 Nazorg onderzoek SOK Waalsprong (Rekenkamerrapport juni 2012) Hoe zat het ook al weer? De gemeenteraad heeft de Rekenkamer via de motie Zicht op risico s (11 november 2011) unaniem opgeroepen onderzoek te doen naar de (uitvoering van de) Samenwerkingsovereenkomst (SOK) Waalsprong. De gemeenteraad wilde de feiten op een rij. Het onderzoek van de Rekenkamer was dan ook gericht op fact-finding. In beeld is gebracht welke feiten zich hebben voorgedaan bij de ontwikkeling van de Waalsprong en in de samenwerking tussen de betrokken partijen, in het bijzonder met betrekking tot de onderlinge verdeling van risico s. Daarbij is teruggekeken tot 1994, het jaar waarin de intentie-overeenkomst voor het ontwikkelen van de Waalsprong werd ondertekend door de gemeente en een aantal bouwbedrijven. Uit alle feiten die de Rekenkamer op een rij heeft gezet, sprong een drietal dominante patronen in het oog: 1. Veel afwijkingen van de samenwerkingsovereenkomst; 2. Toename van risico s voor rekening van de gemeente; 3. Gebrekkige informatievoorziening aan de gemeenteraad. Gegeven de aard van het onderzoek heeft de Rekenkamer geen aanbevelingen gedaan. Na het uitkomen van het Rekenkamerrapport over de (uitvoering van de) Samenwerkingsovereenkomst Waalsprong heeft de gemeenteraad de raadscommissie Grondexploitatie Waalsprong ingesteld. De commissie volgt de ontwikkelingen over de Grondexploitatie Waalsprong en adviseert de raad hierover. Daarnaast doet de commissie onderzoek naar de versterking van de rol van de raad bij grondexploitaties. Uit de evaluatie van het vergadersysteem van de raad kwam naar voren dat deze werkwijze zeer waardevol is voor de raad en voorlopig wordt voortgezet. Afgesproken is in de raadscommissie Grondexploitatie Waalsprong alle zaken die de Waalsprong betreffen aan de orde te stellen, en niet alleen de grondexploitatie. Nazorg onderzoek bedrijventerreinenbeleid (Rekenkamerrapport maart 2012) Hoe zat het ook al weer? Het onderzoek naar het bedrijventerreinenbeleid betrof een gezamenlijk onderzoek door de Rekenkamer Oost Nederland (rekenkamer voor de provincies Gelderland en Overijssel) en de gemeentelijke rekenkamers van Borne, Duiven, Heerde, Hof van Twente, Nijmegen en Overbetuwe. De samenwerking bood het onderzoek een belangrijke verdieping. Samen konden de rekenkamers de beleidsketen (rijk-provincie-regio-gemeente) beter in beeld brengen en konden de prestaties en effecten ervan beter worden beoordeeld. Samenvattend hebben wij uit het onderzoek geconcludeerd dat het Nijmeegse bedrijventerreinenbeleid consistent is en past binnen de keten rijk provincie stadsregio gemeente en dat (de uitvoering van) het beleid nader is geconcretiseerd in stadsregionaal verband. Wij pleitten ervoor door te gaan op de ingeslagen weg en daarbij de goede samenwerking in regionaal verband en met de bedrijventerreinenverenigingen vast te houden. Daarnaast heeft de Rekenkamer aandacht gevraagd voor de volgende punten: Verbeter de monitoring; Deel de jaarlijkse voortgangsrapportage in stadsregionaal verband met gemeenteraad; Maak werk van de tweejaarlijkse bijstelling van het RPB; Anticipeer op het wegvallen van financiële middelen. 15

20 Het college heeft deze conclusies en aanbevelingen in haar reactie in het kader van hoor- en wederhoor onderschreven. Het rapport is door de gemeenteraad behandeld in de Kamerronde op 4 april Het college heeft toen de volgende twee toezeggingen gedaan: 1. In de jaarlijkse begrotings- en verantwoordingscyclus rapporteert het college over de voortgang van het bedrijventerreinenbeleid. Met de Auditcommissie heeft het college afgesproken om 3 indicatoren in het programma Economie en Toerisme op te nemen met betrekking tot bedrijventerreinen, te weten: het aantal ha terstond uitgeefbaar aanbod bedrijventerreinen, het aantal ha geherstructureerd bedrijventerrein en de vraagbehoefte uitgedrukt in aantal ha bedrijventerrein. 2. Met het toepassen van de SER ladder is de gemeente Nijmegen voorloper geweest op het gebied van intensivering ruimtegebruik. Dit beleid wordt gecontinueerd door het (sub-) regionale protocol voor toepassing van de SER ladder te hanteren in de uitvoering van het bedrijventerreinenbeleid. Behandeling in de Besluitenronde werd gegeven de toezeggingen - door de aanwezige raadsleden niet nodig geacht. Stand van zaken ultimo 2014: In de volgende tabel is per aanbeveling van de Rekenkamer aangegeven of en in hoeverre hier invulling aan gegeven is of wordt: Aanbeveling Rekenkamer / Toezegging college 1 Verbeter de monitoring. Het college heeft aangegeven te rapporteren over de resultaten in de B&V-cyclus, conform de afspraken die daarover zijn gemaakt met de auditcommissie. 2 Deel de jaarlijkse voortgangsrapportage in stadsregionaal verband met gemeenteraad. 3 Maak werk van de tweejaarlijkse bijstelling van het RPB. Stand van zaken uitvoering aanbeveling / toezegging In de jaarstukken 2013 is binnen het programma Economie conform de afspraken met de auditcommissie gerapporteerd over de volgende indicatoren: Terstond uitgeefbaar aanbod bedrijventerreinen; Aantal ha geherstructureerd bedrijventerrein; Waardering directe bedrijfsomgeving; Vraagbehoefte aantal ha bedrijventerreinen. Vanaf de begroting 2015 wordt gewerkt met een andere programma-indeling en is het aantal indicatoren beperkt. De indicatoren voor bedrijventerreinen zijn vervallen. Het gemeentelijke bedrijventerreinenbeleid is begin 2014 geactualiseerd. De resultaten zijn vertaald in de uitgifteprogrammering en segmentering van de uitgeefbare werklocaties. De gemeente monitort de uitgifte van bedrijventerreinen in IBIS (het monitoringsysteem van de Provincie Gelderland) en gebruikt dit om zo nodig bij te sturen. Tevens wordt zo een bijdrage geleverd aan de jaarlijkse voortgangsrapportages van het Regionaal Programma Bedrijventerreinen (RPB) en de tweejaarlijkse aanpassing hiervan. 16

21 Aanbeveling Rekenkamer / Toezegging college Stand van zaken uitvoering aanbeveling / toezegging 3 / vervolg Overigens is in 2014 geen voortgangsrapportage gemaakt door de stadsregio. Dit heeft te maken met: geconstateerde cijfermatige verschillen tussen RPB 2013 en IBIS (het provinciale registratiesysteem voor bedrijventerreinen). Mede daardoor heeft de provincie het RPB 2013 niet vastgesteld in 2014); de aanstaande liquidatie van de stadsregio. Inmiddels heeft de provincie RPB 2013 wel vastgesteld (6 januari 2015). Daarbij is vastgelegd dat de stadsregio bij de herijking van het RPB in 2015 de provinciale cijfers uit IBIS moet hanteren bij de bepaling van vraag en aanbod. Het is de planning dat: het RPB in de eerste helft van 2015 herijkt wordt; in 2015 weer een voortgangsrapportage wordt uitgebracht. 4 Anticipeer op het wegvallen van financiële middelen. Ambtelijk is ons mondeling aangegeven dat actief gezocht blijft worden naar nieuwe financiële ondersteuningsmaatregelen. Daarnaast zijn de planexploitaties voor bedrijventerreinen aangepast. 5 Het (sub)regionale protocol voor toepassing van de SER ladder wordt gehanteerd in de uitvoering van het bedrijventerreinenbeleid In Nijmegen werd de SER ladder al toegepast voordat het protocol verscheen. Omdat de regionale monitor in 2014 niet is uitgebracht en in de begroting 2014 de indicatoren voor bedrijventerreinen zijn vervallen, heeft de raad in zijn nieuwe samenstelling dus alleen in de jaarstukken 2013 informatie gehad over de ontwikkelingen rond bedrijventerreinen. Nazorg Cultural governance (Rekenkamerbrief juli 2011) Hoe zat het ook al weer? Bij het opstellen van ons Onderzoeksplan 2011 kwam vanuit de gemeenteraad de suggestie na te gaan hoe het staat met de invoering van cultural governance. In het voorjaar van 2011 zijn wij gestart met een vooronderzoek hiernaar. Onze conclusie uit het vooronderzoek was dat de gemeente de Code cultural governance niet afdwingbaar blijkt te hebben ingevoerd en dat de instellingen de Code niet zichtbaar naleven. Daarop hebben wij besloten dat het niet zinvol was een diepgaand onderzoek te doen. In een uitgebreide brief en een set met achtergrondinformatie hebben wij de gemeenteraad geïnformeerd over de gevolgde aanpak en onze conclusie. De gemeenteraad heeft de brief van de Rekenkamer behandeld in de Kamerronde op 12 oktober Daar is besloten dat gegeven de toezeggingen die de portefeuillehouder heeft gedaan om de code verplicht op te leggen - behandeling in de Besluitenronde niet nodig is. In de zomer van 2012 zijn wij nagegaan hoe nu met de toepassing van de code Cultural Governance wordt omgegaan. Wij hebben geconstateerd dat in de Cultuurvisie is vastgelegd dat de zes grote culturele instellingen 2 verplicht zijn de code toe te passen en dat van instellingen die een subsidie van of meer ontvangen verwacht wordt dat ze de Code toepassen. Daarvoor is 2 Het gaat dan om: de Bibliotheek, Doornroosje, Keizer Karel Podia, de Lindenberg, Lux en Museum Het Valkhof. 17

22 een nieuw Nijmeegs - verantwoordingsprotocol cultural governance opgesteld. Dit protocol is gebaseerd op de landelijke Code Cultural Governance. Verder hebben wij geconstateerd dat in de beschikkingen van de zes grote culturele instellingen is vastgelegd dat zij de Nijmeegse code (verder de code) met ingang van 2012 moeten toepassen en daarover aan de gemeente moeten rapporteren volgens het nieuwe verantwoordingsprotocol. Hen is verzocht dat echter ook al over 2011 te doen. In de verantwoordingsinformatie geven de zes grote culturele instellingen aan dat zij op een enkele uitzondering na nu al alle onderdelen van de code toepassen. In 2013 en 2014 zijn wij opnieuw nagegaan hoe verantwoording is afgelegd over de toepassing van de (Nijmeegse) Code Cultural Governance. Aanvankelijk was het onze bedoeling om in 2015 een groot nazorgonderzoek te doen naar de (resultaten van de) toepassing van de code cultural governance. Na overleg met een delegatie uit de gemeenteraad over het Onderzoeksplan 2015, is dit idee vervallen. Andere onderwerpen hadden een hogere priorioteit bij de raad. Dit is voor ons wel aanleiding om een aantal zaken dat ons in de afgelopen drie jaar is opgevallen en die we zouden hebben meegenomen in ons grote nazorgonderzoek met uw raad te delen. Wij doen dat in een afzonderlijke brief die in het voorjaar van 2015 aan de raad wordt verstuurd. Nazorg kwaliteit van burgerparticipatie (Rekenkamerrapport februari 2011) Hoe zat het ook al weer? De Rekenkamer concludeerde uit het onderzoek burgerparticipatie dat het de gemeente Nijmegen nog niet volledig gelukt is om te voldoen aan de voorwarden die het college zelf als noodzakelijk benoemd heeft om met belanghebbenden om te gaan op een manier die door hen als behoorlijk wordt ervaren, namelijk: 1. inspraak diep en duurzaam integreren in bestuurlijke en ambtelijke cultuur en processen; een goede rolverdeling is daarbij cruciaal; 2. heldere, flexibele en inzichtelijke planvormingsprocessen; 3. helder, zorgvuldig en tijdig communiceren. Binnen de door de gemeente bepaalde grenzen van burgerparticipatie, hebben belanghebbenden in de door ons onderzochte projecten de participatie echter over het algemeen wel als positief ervaren, ondanks het feit dat voorwaarden in beleid en spelregels niet voldoende geborgd zijn. Daarnaast constateren wij dat de gemeente Nijmegen burgerparticipatie nog vaak onnodig beperkt invult. Wij hebben destijds vier aanbevelingen gedaan. Het rapport is gepresenteerd in de Burgerronde op 30 maart 2011 en behandeld in de Kamerronde op 13 april De aanwezige raadsleden onderschreven meer of minder expliciet de aanbevelingen van de Rekenkamer. Vrijwel alle fracties onderstreepten het belang van meer eenduidig beleid en spelregels en een goede implementatie daarvan in de organisatie. Er is besloten ook gegeven de toezeggingen van de portefeuillehouder dat behandeling in de Besluitenronde niet nodig was. De belangrijkste toezeggingen van de portefeuillehouder betroffen de aanpassing van de verordening en de visie op burgerparticipatie en vervolgens een eenduidig gebruik daarvan. Hij zegde toe beide stukken rond de jaarwisseling 2011 / 2012 aan de raad aan te bieden. In zijn reactie op het rapport had het 18

23 college al aangegeven dat een ambtelijke regiegroep voorbereidingen trof voor een betere verankering van de kaders voor de inspraak in de organisatie. In de volgende tabel hebben wij de aanbevelingen uit het Rekenkamerrapport burgerparticipatie opgenomen. Per (onderdeel van een) aanbeveling hebben wij aangegeven of en hoe hier inmiddels invulling aan is gegeven. Samenvattend constateren wij dat het sinds eind 2012 op papier (weer) goed geregeld is, dat ook in 2014 weer belangrijke stappen zijn gezet rond de implementatie en dat burgerparticipatie daarmee nu systematisch aandacht krijgt. Aanbeveling Rekenkamerrapport 1 Formuleer een heldere visie op burgerparticipatie als bovenwettelijk instrument voor het betrekken van burgers in de vorming, uitvoering en evaluatie van het gemeentelijk beleid. Ontwikkel eenduidige en bij deze visie passende spelregels. Beperk daarnaast de Inspraakverordening tot een instrument voor wettelijke inspraak. 2 Beleg de verantwoordelijkheden rond burgerparticipatie duidelijk. Verschaf helderheid over de rol van de afdeling communicatie: blijft die ondersteunend of krijgt deze een regierol? Stand van zaken uitvoering aanbeveling Op 3 oktober 2012 heeft de gemeenteraad het door het college opgestelde Ambitiedocument Burgerparticipatie vastgesteld (hamerstuk). Hierin zijn de ambities voor burgerparticipatie als bovenwettelijk instrument vastgelegd. In het Ambitiedocument zijn tevens spelregels vastgelegd voor de uitvoering van de bovenwettelijke inspraak. Op 3 oktober 2012 heeft de gemeenteraad het voorstel voor de Inspraakverordening vastgesteld (hamerstuk). Deze bevat alleen regel voor de wettelijke inspraak Om het Ambitiedocument waar te kunnen maken, is het vertaald in concrete acties in het Actieplan Meedoen in Nijmegen. Op de rol van communicatie wordt concreet ingegaan in het inrichtingsplan voor de afdeling Communicatie. De rol van de afdeling communicatie blijft ondersteunend. In de organisatie wordt gewerkt met factor C. Dit is een methode waarmee vanaf de start van een project rekening wordt gehouden met de communicatie met de doelgroep. 3 Zet een implementatietraject op. Het Actieplan Meedoen in Nijmegen bevat de acties die nodig zijn om het Ambitiedocument waar te maken. Hiermee wordt verder invulling gegeven aan de aanbevelingen van de Rekenkamer. Vastgelegd is dat de uitvoering jaarlijks geëvalueerd zal worden. De eerste meting is in 2014 uitgevoerd. De burgemeester heeft de raad geïnformeerd over de bereikte resultaten met een brief dd 23 september De raad heeft deze brief voor kennisgeving aangenomen. Verder heeft de Directieraad in 2014 elke maand een casus besproken waarvan geleerd kan worden voor toekomstige gevallen. 19

24 Aanbeveling Rekenkamerrapport 4 Laat de burgemeester jaarlijks aan de raad rapporteren over de (voortgang in de verbetering van de) kwaliteit van de burgerparticipatie. Stand van zaken uitvoering aanbeveling In 2014 heeft de burgemeester voor het eerst sinds het verschijnen van het Rekenkamerrapport een terugkoppeling aan de raad gegeven op uitgevoerde acties en daarmee bereikte resultaten (brief dd 23 september 2014). Verder schuift de burgemeester regelmatig aan bij de overleggen van de wijkwerkgroep actief burgerschap van de raad. De werkgroep heeft drie taken: 1. Organiseren van wijkbezoeken; 2. Monitoren van projecten vanuit het perspectief van de rol van de volksvertegenwoordiger; 3. Beleidsmatig: op de agenda houden van het onderwerp Actief Burgerschap. 20