Beknopt verslag - 28 maart 2018 Locatie: Verkadefabriek Boschdijkstraat 45, 5211 VD 's-hertogenbosch

Transcriptie

1 Leiderschap: a serious game! Beknopt verslag - 28 maart 2018 Locatie: Verkadefabriek Boschdijkstraat 45, 5211 VD 's-hertogenbosch Leiderschap: a serious game. 'Leiderschap: a serious game!': dat is het thema van een bijeenkomst op 28 maart 2019 in de sfeervolle Verkadefabriek in de gemeente 's-hertogenbosch. De collega's die mee geweest zijn naar Denemarken denken terug aan die warme aprildag op het binnenterrein van het voormalige gemeente- en ziekenhuis van Roskilde. Daar werden we gastvrij ontvangen door de Deense professor Leif Sorensen. Hij is een bedrijfje begonnen genaamd Actee en doet in serious gaming, spelenderwijs leren. Dirk Jan Bolderheij is zijn Nederlandse vertegenwoordiger en organisator van deze dag. Marcel van Druenen van Divosa is mede-organisator en heeft al eerder ervaring opgedaan in het sociaal domein: ambtelijk vakmanschap is zijn specialisme. Niet alleen in de uitvoering, maar ook in leiding, leiderschap en management. Maar eerst: de VDP - algemene ledenvergadering Voordat we aan de hoofdschotel beginnen, leggen we de leden de jaarstukken 2018 en 2019 voor. Het accent ligt op de inhoud. Natuurlijk op de studiereis naar Denemarken waar we veel inspiratie hebben opgedaan. Maar ook de kwartaalbijeenkomsten in Alphen aan den Rijn, Zaanstad, Leeuwarden en Tilburg passeren de revue. Bovendien is het gelukt om het innovatienetwerk rondom ingovernment in stand te houden en te voeden. Als VDP kunnen we veel, maar we hebben vele spelers nodig om te komen tot concreet resultaat. Daarom is dat netwerk zo belangrijk. BZK ondersteunt ons daarin. Door de impulsen in 2018 is de uitname iets hoger dan gepland (48 in plaats van 41K). De reserve is verantwoord. In 2019 werken we met een sluitende begroting.

2 De ambitie in 2019 is onverminderd groot. De ambitie is evenwel onverminderd groot. Een fundamentele verbetering van de dienstverlening: daar is alles op gericht. We willen dat doen door een werkend stelsel Common Ground en daar zaken veel beter samen te organiseren. De organisatie van inspirerende bijeenkomsten die energie geven voor de dagelijkse praktijk staat ook hoog op het lijstje. Via het netwerk willen we de zaak in beweging krijgen: de bijeenkomsten van de VDP-werkgroep Dienstverlening in Beweging dragen daaraan bij: in september 2019 zullen we de eindrapportage overhandigen aan VGS en VNG, zodat de beweging groter kan worden. De ledenvergadering gaat akkoord met de jaarstukken; en de plannen; kandidaten voor de kascommissie 2019 kunnen zich melden bij Jan Fraanje. Voor concrete resultaten is leiderschap nodig. Om alles wat we willen bereiken compleet te maken is het belangrijk om concrete resultaten te boeken en daar is leiderschap voor nodig. In twee korte inleidingen wordt de bedoeling uiteengezet. Philip Bosman, voorzitter van de werkgroep, houdt daarover een korte inleiding. Vervolgens wordt het spel in drie rondes met zeven teams gespeeld. De initiatiefase, de implementatie en de borging: daar gaat het om. Het blijkt lastig te zijn om mensen mee te nemen bij invoering van het nieuwe IT-systeem. Vooral Mark is verknocht aan het oude systeem. Hij ziet kennelijk niet dat nieuwe klanten heel andere wensen hebben en dat de concurrentie oprukt..is voor hem de sense of urgency wel helder? Dat is waar iedere cyclus volgens Kotter mee begint. Daarna komt stap 2: Driving coalition en pas daarna de visie in stap 3, Develop vision. (zie presentatie Actee). Hoe om te gaan met weerstand? Daarnaast hebben we een ronde waarin het gedachtegoed van Maurer centraal staat. Het gaat over de wijze waarop we met weerstand omgaan. Er zijn drie categorieën waar in drie groepen over gesproken wordt (zie artikel van Maurer). Er zijn verschillende vormen van weerstand (gebaseerd op ratio, emotie en relatie) die door de groepen kort worden voorzien van een aantal aandachtspunten: Ratio: - Duidelijke doelen, het waarom van de verandering; - Urgentiebesef + hoe raakt het mij? - Communicatie: open, transparant, consistent en voor iedereen; - Achtergrondinformatie aanleveren; - Feiten checken, checks and balances ; - Doseren en faseren; - Oog voor diverse typen mensen, achtergronden en drijfveren. Emotie: - Werkgarantie, veiligheid; - In gesprek gaan. - Luisteren, samenvatten, doorvragen (LSD); - Situatie, Taak, Activiteiten, Resultaat (STAR-methodiek); - Erkennen, emotie mag er zijn;

3 - Steun bieden; - Training; - Kwaliteiten benutten; - Wat word ik er beter van? - wat als het niet lukt? Relatie: - Waarom? - Vragen, luisteren en begrijpen; - Persoonlijk contact, vertrouwen wekken; - Authenticiteit, openheid, integriteit, kwetsbaar opstellen; - Voorbeeldgedrag; - Als het collectief is: nieren proeven, survival, op zoek naar gezamenlijke waarden; - Op zoek naar gezamenlijk belang? - Hogere doel communiceren, bijvoorbeeld ook via blogging of storytelling; - confrontatie aangaan. Utrecht of: de waarde van geoefende professionals. Tussen de middag staan we nog even stil bij de gebeurtenissen rondom de aanslag in Utrecht. Jorinde ter Mors vertelt ons war zich achter de schermen heeft afgespeeld. Van de hectiek van de eerste uren, de eindeloze hoeveelheid telefoontjes en de verstoorde voorbereiding van de verkiezingsdag tot de telling van de stemmen van twee verkiezingen en de organisatie van de stille tocht op vrijdag. Het was een ontzettend hectische week waarin een goede communicatie van uitermate groot belang is. Ook blijkt op zo n moment, hoe belangrijk het is dat (getrainde) medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt en eigenlijk vanzelf doen wat moet gebeuren. Dat bleek gelukkig in Utrecht geen probleem. De collega s nemen met respect en waardering kennis van het korte verslag van Jorinde. Leiderschapsstijl: op zoek naar je voorkeursstijl. In de middag staan we ten slotte nog kort stil bij de leiderschapsstijl. Het blijkt dat een belangrijk deel van de collega s zich vooral ook verwant voelt met het eerste stadium, de visievorming en initiatie van het project. Ook de implementatie heeft nog wel wat aanhang. Maar bij resultaten en borging staat geen enkele collega. Vraag is natuurlijk of dit een representatief beeld geeft van onze beroepsgroep. Als we het hebben over Common Ground wie zorgt er dan voor de borging en verankering van het project? Moeten we daartoe te biecht bij onze collega s van Bedrijfsvoering? And the winner is tja, dat doet ter eigenlijk niet zo veel toe. Deelnemen is in dit geval belangrijker dan winnen. Wat heeft deze dag aan leerpunten gebracht? In drie groepen wordt geëvalueerd:

4 Groep 1: Beweging in plaats van management : - Start met het doel: waarom en voor wie doen we het? - Geef aan wat er in zit en wat het betekent voor de medewerkers? - Vorm een beeld van de wijze waarop medewerkers naar de verandering kijken; - Ga bewust om met het veranderproces: invoering van een nieuw systeem is complex; - Vooraf een gedetailleerde roadmap maken gaat meestal niet: veel interventies zijn situatie-afhankelijk; - interventies leiden soms tot verrassingen en effecten zijn soms niet direct zichtbaar; - accepteer de effecten van de interventies ; - en nodig management en medewerkers uit om een maximale bijdrage te leveren. Groep 2: Een goede timing is het halve werk - Invoering van een nieuw systeem vraagt om een mix van leiderschap en verandermanagement; - Neem de tijd om te analyseren, want interventies luisteren nauw; - Timing van de stappen is daarbij van groot belang (Kotter); - Vorm een beeld van de weerstand en heb aandacht voor achterblijvers en meelopers; - verschillende mensen vragen om individuele acties en dit gecombineerd met grotere interventies vraagt tijd; - Wees je bewust van het effect van de interventies op de groep. Groep 3: De wereld volgens Kotter - is zich meer bewust van de theorie achter verandering, heeft beter zicht op de interventies en maakt heldere onderscheid tussen leiderschap (mens) en management (middelen); - begin met de noodzaak: maak het zichtbaar en voelbaar; - vorm een enthousiaste groep en investeer daarin; - bepaal vooraf de strategie van verandering; - geef iedere medewerkers een passende rol: je hebt niet alleen denkers, maar ook doeners nodig); - heb gepaste aandacht voor iedereen, niet alleen voor de voorhoede en de achterhoede; - ga op individueel niveau continue in gesprek over proces, doel, persoonlijke aannames et cetera; - wees attent op weerstand en ga na wat voor invloed dat heeft op de strategie.

5 Slotwoord. Voorzitter Wim Blok sluit de bijeenkomst af. De dag geeft de deelnemers belangrijke aanknopingspunten voor de dagelijkse praktijk, en geeft ook de VDP het nodige mee. Wat betekent het aangereikte materiaal voor invoering van een nieuw stelsel als Common Ground? Of voor Samen organiseren? Is het draagvlak voldoende om tot een succesvolle invoering te komen? Dat is de vraag die aan het eind van deze dag boven de markt zweeft en die op korte termijn om een antwoord vraagt. In de komende maanden gaan we op zoek naar dat antwoord, waarvan we een eerste voorzet zullen presenteren tijdens de kwartaalbijeenkomst van 27 juni 2019 in Rotterdam. Wim dankt de twee inleiders voor de leerzame dag, de werkgroep Dienstverlening in beweging voor de organisatie, de collega s voor de enthousiaste deelname en sluit de dag daarmee af.. Utrecht, 8 april 2019, Jan Fraanje Naschrift: uit de evaluatie blijkt dat de ruim dertig deelnemers de bijeenkomst gemiddeld gewaardeerd hebben met een 8,23. Naast een aantal praktische tips, waren mooi, inspirerend en leerzaam veel voorkomende termen op de evaluatiebriefje zie bijlage - JFr.

6 Bijlage: evaluatie van Leiderschap: a serious game! Eén cijfer één zin: 9 Leuk! 8 Inspiratie. 8 Erg leuk + leerzaam. 8,5 Genieten van leereffect. 9 Fouten maken mag. Leren moet. 8 Inzicht in effect interventies in verschillende fasen 9 Leerrijk. Inspirerend. 8 Eigenlijk groot scherm nodig per groep Om te kunnen volgen in plaats van één laptop. Veel interventies zou je zichtbaar mee moeten kunnen spelen. Nabespreking duurt lang. 7 Interactie rond één thema is top! Timing sluit soms niet aan bij energie groep. Tip: experimenteer met werkvormen. 9 Latente kennis weer geactiveerd en in perspectief gezet. Mooie dag. 8 Kwalitatief: geeft veel inzicht in het managen van de veranderingen. Leert boven materie te staan. 8 Leuk en leerzaam. 8 Veranderkundig naar veranderingen kijken en acteren. 8 Leuke dag. Te kort. Zou meer willen leren. 8 Leuk. Leerzaam. Learning by doing - Leuke en leerzame game. Heeft inzichten gegeven die in de praktijk toepasbaar zijn. Alhoewel fictief: realistisch! 8,5 Door doen inzichten. Energie. 8 Leerzame dag. Specifieke case op VDP-niveau wel wenselijk. 8 Concreet. Als veranderinstrument goed in te zetten. 8 Game: hele leuke, goeie tool. Leiderschap, rol in change raakt missie leden VDP. Brengt het dichtbij. 8 Bewuste aandacht voor verandering met een inspirerend gezelschap. 8 Mooi! Beweging geeft energie. 9 Krachtige tool. Mooie interactie. 8,23 Gemiddelde waardering.