Inhoudsopgave 1. INLEIDING 5 2. ACTIVEREN VAN DE MODULE 5 3. NOTITIE- EN TAAKSOORTEN INVOEREN 5 4. NOTITIES 6 5. TAKEN 7

Transcriptie

1

2

3 Inhoudsopgave 1. INLEIDING 5 2. ACTIVEREN VAN DE MODULE 5 3. NOTITIE- EN TAAKSOORTEN INVOEREN 5 4. NOTITIES EEN NOTITIE AANMAKEN OVERZICHT VAN NOTITIES HET WAARSCHUWINGSVENSTER NOTITIES 7 5. TAKEN EEN TAAK AANMAKEN OVERZICHT VAN TAKEN HET HERINNERINGSVENSTER TAKEN EEN REEKS TAKEN AANMAKEN 9 6. NOTITIES EN TAKEN IN ANDERE ONDERDELEN 9

4

5 1. Inleiding Binnen ieder bedrijf vindt voortdurend communicatie plaats, zowel tussen medewerkers en klanten, leveranciers en andere relaties van het bedrijf, als tussen medewerkers onderling. Hoewel het merendeel van dergelijke communicatie vluchtig is, kan zij ook betrekking hebben op zaken die beslist niet mogen worden vergeten, zoals gemaakte afspraken en activiteiten die nog gedaan moeten worden. Voor dergelijke zaken is het nuttig om deze expliciet te kunnen vastleggen binnen het informatiesysteem. Voor dit doel is de module beschikbaar. Met deze module worden telefoongesprekken en bezoeken door of aan relaties vastgelegd als notities en nog uit te voeren activiteiten, zoals het bellen van een klant na het uitbrengen van een offerte, als taken. De verschillende functies en programma-onderdelen van de module worden hieronder in vogelvlucht beschreven. Voor een gedetailleerde beschrijving wordt verwezen naar de helpteksten bij de programma-onderdelen. 2. Activeren van de module De module wordt geactiveerd in het onderdeel INSTELLINGEN LICENTIE door in het tabblad MODULES EN VERSIE het keuzevakje 'Notities en taken' te activeren. Vervolgens voert u in het tabblad ALGEMEEN het nieuwe licentienummer in dat u van uw softwareleverancier heeft ontvangen. Klik tenslotte op OK om de module te activeren. In het tabblad MODULES van het onderdeel HELP INFO kunt u zien dat de module actief is. Mogelijk dient u tevens één of meerdere programma-onderdelen te activeren die deel uitmaken van de module, in het onderdeel INSTELLINGEN GEBRUIKERS MENU-ONDERDELEN. Verderop worden deze programma-onderdelen genoemd en besproken. 3. Notitie- en taaksoorten invoeren Notities en taken kunnen worden onderverdeeld in zelf vast te stellen soorten. Deze soorten legt u vast in het onderdeel INSTELLINGEN PROGRAMMA RELATIES RELATIES, respectievelijk in de tabbladen NOTITIES en TAKEN. Naast een omschrijving, zoals Telefoongesprek voor een notitiesoort of Klant terugbellen voor een taaksoort, kunt u bij iedere soort aangeven of het een telefonische notitie of taak betreft. De soort bovenaan de lijst wordt standaard ingevuld bij iedere nieuwe notitie of taak pagina 5-9

6 4. Notities 4.1 Een notitie aanmaken Nieuwe notities worden aangemaakt in het onderdeel RELATIES NOTITIE. De bijbehorende sneltoets is Shift+Ctrl+T. Nadat u uw medewerkernaam hebt opgegeven bij het opstarten van dit onderdeel en op Nieuw hebt geklikt wordt automatisch een nieuwe notitie aangemaakt. U kunt ook op Nieuw klikken of op Ctrl+N drukken in het notitievenster. Allereerst voert u de relatie in waarop de notitie betrekking heeft. Vervolgens kunt u de contactpersoon opgeven waarmee u gesproken hebt en de medewerker of medewerkergroep waarvoor de notitie bestemd is. Daarnaast kunt u een onderwerp invoeren en een korte omschrijving van hetgeen afgesproken is. Voor deze beide keuzevensters kunt u een lijst van veel voorkomende omschrijvingen opgeven in INSTELLINGEN KEUZEVENSTERS. Een snellere manier om keuzelijsten aan te passen is door in het notitievenster met de muis te dubbelklikken in het invoerveld terwijl u de Shift-toets ingedrukt houdt. De notitietekst bevindt zich in een apart venster. In dit tekstvenster kunt u een uitgebreide omschrijving invoeren. Met F12 wisselt u tussen het hoofdvenster en het tekstvenster. U kunt het tekstvenster ook naar de onderzijde van het hoofdvenster slepen; de notitietekst wordt dan onderin het hoofdvenster geparkeerd. Aan iedere notie kent u een prioriteit toe; dringend, normaal of laag. Is een notitie niet meer actueel, dan markeert u deze als afgehandeld. Het programma houdt zelf bij wanneer een notitie is aangemaakt en afgehandeld. U kunt deze data en tijden naderhand zelf aanpassen. Behalve naar een relatie kan een notitie verwijzen naar een bon of brief. Beschikt u over de module Machines en onderhoud, dan kan een notitie ook betrekking hebben op een machine. Dergelijke verwijzingen geeft u op in het tweede tabblad VERWIJZINGEN. In dit tabblad kunt u ook een nieuwe bon aanmaken, met Nieuwe bon of F4; deze bon wordt dan bij het opslaan automatisch aan de notitie gekoppeld. U kunt nieuwe notities ook rechtstreeks aanmaken vanuit een relatie, machine, brief, offerte, faktuur of andere bon, met de knop Notitie of Shift+Ctrl+T. De notitie wordt dan meteen aan de machine en/of bon gekoppeld en de relatie wordt automatisch ingevuld. Sla de nieuwe notitie op met Opslaan. 4.2 Overzicht van notities In het onderdeel RELATIES OVERZICHTEN NOTITIES kunt u een overzicht opvragen van alle, al dan niet afgehandelde, notities in een bepaalde periode, van één medewerker, een medewerkergroep of van alle medewerkers. De periode stelt u in aan de bovenzijde van het onderdeelvenster. In het bijbehorende optievenster kunt u nadere zaken instellen. Activeer het keuzevakje Alle relaties om notities op te vragen. De gegevens worden getoond in een aantal tabbladen. Met Afdrukken stuurt u het huidige overzicht naar de printer pagina 6-9

7 4.3 Het waarschuwingsvenster notities Het waarschuwingsvenster notities is een venster dat verschijnt wanneer er nog niet afgehandelde notities zijn voor de medewerkers en medewerkergroepen die gekoppeld zijn aan de huidige gebruiker. Behoort een medewerker niet tot een groep, dan worden diens openstaande notities altijd getoond, op alle computers. In INSTELLINGEN BEDRIJF MEDEWERKERS, tabblad TOEGANG, wordt met de instelling Alle openstaande notities tonen aangegeven dat voor een medewerker alle openstaande notities moeten worden getoond in het notitievenster, dwz. gericht aan alle medewerkers en medewerkergroepen. Is deze instelling niet actief, dan worden alleen de openstaande notities aan de medewerker, zijn of haar medewerkergroep en alle medewerkers in zijn of haar medewerkergroep getoond. In het venster worden de namen van de medewerkers en medewerkergroepen getoond, samen met de aantallen openstaande notities. Wanneer u met de muis op een regel gaat staan, dan verschijnen de aanmaakdatum, naam van de relatie en het onderwerp van alle openstaande notities voor de betreffende medewerker of -groep. Met Notities bekijken of F4 roept u het onderdeel RELATIES OVERZICHTEN NOTITIES op. Hierin worden dan alle openstaande notities van de geselecteerde medewerker of -groep getoond. De inhoud van het waarschuwingsvenster wordt periodiek vernieuwd. De lengte van deze periode (in seconden) stelt u per gebruiker in in INSTELLINGEN GEBRUIKERS ALGEMEEN. Met Vernieuwen meteen bijgewerkt. of F5 wordt het venster 5. Taken 5.1 Een taak aanmaken Nieuwe taken worden aangemaakt in het onderdeel RELATIES TAAK. De bijbehorende sneltoets is Ctrl+Alt+T. Nadat u uw medewerkernaam hebt opgegeven bij het opstarten van dit onderdeel wordt automatisch een nieuwe taak aangemaakt. U kunt ook op Nieuw klikken of op Ctrl+N drukken in het taakvenster. Eerst voert u de relatie in waarop de taak betrekking heeft. Vervolgens geeft u aan welke medewerker of medewerkergroep de taak moet gaan uitvoeren en op welke contactpersoon bij de relatie de taak betrekking heeft. Daarnaast kunt u een onderwerp invoeren en de status van de taak. Voor deze beide keuzevensters kunt u een lijst van veel voorkomende opties opgeven in het onderdeel INSTELLINGEN KEUZEVENSTERS. Dubbelklik met de muis in het invoerveld terwijl u de Shift-toets ingedrukt houdt om dit onderdeel snel op te roepen. De taaktekst bevindt zich in een apart venster. In dit tekstvenster kunt u een uitgebreide beschrijving van de taak invoeren. Met F12 wisselt u tussen het hoofdvenster en het tekstvenster. U kunt het tekstvenster ook naar de onderzijde van het hoofdvenster slepen. Aan iedere taak kent u een prioriteit toe. Is een taak voltooid, dan geeft u dit aan in het tweede tabblad DETAILS. Hier kunt u tevens een korte resultaatomschrijving invoeren. Ook bij dit invoerveld kunt u een keuzelijst vastleggen. Naast de tijdstippen van het aanmaken en voltooien van een taak kunt u desgewenst afwijkende tijdstippen voor aanvang en herinnering invoeren. Een tijdstip bestaat uit een datum en een tijd. Het aanvangstijdstip geeft aan wanneer met de uitvoering van de taak moet worden begonnen. Het herinneringstijdstip geeft aan wanneer de taak pagina 7-9

8 in het herinneringsvenster van de medewerker (zie beneden) moet verschijnen. Is er geen aanvangstijdstip opgegeven, dan is dit tijdstip hetzelfde als het aanmaaktijdstip. Is er geen herinneringstijdstip opgegeven, dan is dit tijdstip hetzelfde als het aanvangstijdstip. Net als een notitie kan ook een taak verwijzen naar een bon, brief en/of machine. Dergelijke verwijzingen kunt u invoeren in het derde tabblad VERWIJZINGEN. Hier kunt u ook een nieuwe bon aanmaken, met Nieuwe bon of F4, die dan automatisch aan de taak gekoppeld wordt. U kunt een nieuwe taak ook rechtstreeks aanmaken vanuit een relatie, machine, brief, offerte of andere bon, met de knop Taak of Ctrl+Alt+T. De taak wordt dan meteen aan de machine en/of bon gekoppeld en de relatie wordt automatisch ingevuld. Sla de nieuwe taak op met Opslaan. 5.2 Overzicht van taken In het onderdeel RELATIES OVERZICHTEN TAKEN vraagt u een overzicht op van alle, al dan niet voltooide, taken in een bepaalde periode, voor één medewerker, een medewerkergroep of alle medewerkers. De periode stelt u in aan de bovenzijde van het onderdeelvenster. In het bijbehorende optievenster kunt u nadere zaken instellen. Activeer het keuzevakje Alle relaties om taken op te vragen. De gegevens worden getoond in een aantal tabbladen. Met Afdrukken stuurt u het overzicht naar de printer. 5.3 Het herinneringsvenster taken Het herinneringsvenster taken is een venster dat verschijnt wanneer er nog niet voltooide taken zijn voor de medewerkers en medewerkergroepen die gekoppeld zijn aan de huidige gebruiker, mits het herinneringstijdstip van zo n taak al is aangebroken. Behoort een medewerker niet tot een groep, dan worden diens onvoltooide taken altijd getoond, op alle computers. In INSTELLINGEN BEDRIJF MEDEWERKERS, tabblad TOEGANG, wordt met de instelling Alle onvoltooide taken tonen aangegeven dat voor een medewerker alle onvoltooide taken moeten worden getoond in het taakvenster, dwz. uit te voeren door alle medewerkers en medewerkergroepen. In het taakvenster worden van iedere taak de taaksoort en het onderwerp vermeld en tussen haakjes de aanvangsdatum en -tijd. Taken met prioriteit dringend worden weergegeven in een rode kleur. Wanneer u met de muis op een taakregel gaat staan zonder te klikken dan wordt een samenvatting van de taakgegevens getoond. Door op een taakregel te klikken worden de taakgegevens opgevraagd in het onderdeel RELATIES TAAK. U markeert de taak als voltooid door het keuzevakje vóór de taak te activeren; deze wordt dan grijs van kleur en de taaksoort met omschrijving worden doorgestreept. Met Taken bekijken of F4 roept u het onderdeel RELATIES OVERZICHTEN TAKEN op. Hierin worden dan alle onvoltooide taken van de geselecteerde medewerker of -groep getoond. De inhoud van het herinneringsvenster wordt periodiek vernieuwd. De lengte van deze periode (in seconden) kunt u per gebruiker instellen in INSTELLINGEN GEBRUIKERS ALGEMEEN. Met Vernieuwen meteen bijgewerkt. of F5 wordt het venster pagina 8-9

9 5.4 Een reeks taken aanmaken Vanuit een aantal programma-onderdelen kunt u een reeks van taken aanmaken, bijvoorbeeld vanuit het onderdeel VERKOOP OVERZICHTEN OFFERTES. Nadat u in dit onderdeel een aantal offertes hebt opgevraagd maakt u met Taak of Ctrl+Alt+T voor iedere offerte in het overzicht een nieuwe taak aan. Iedere taak wordt gekoppeld aan de bijbehorende offerte en de relatiegegevens van de offerte worden overgenomen. U kunt alle taken voorzien van een standaard onderwerp of status, aanvang- en/of herinneringstijdstip, prioriteit en taaktekst. De andere programma-onderdelen die deze functie ondersteunen zijn RELATIES TEKSTEN MAILING, MACHINES OVERZICHTEN MACHINES en VERKOOP OVERZICHTEN ORDERBEVESTIGINGEN. 6. Notities en taken in andere onderdelen Zoals reeds vermeld kunt u vanuit andere programma-onderdelen nieuwe notities en taken aanmaken. In deze onderdelen worden de notities en taken die betrekking hebben op de gegevens in dat onderdeel, zoals een relatie of een bon, getoond in aparte tabbladen. Het betreft de onderdelen RELATIES RELATIE, MACHINES MACHINE, RELATIES TEKSTEN BRIEF en alle bonnenonderdelen. Afgehandelde notities en voltooide taken worden hierbij weergegeven in grijs. Door op een regel te dubbelklikken wordt de bijbehorende notitie of taak opgevraagd in RELATIES NOTITIE of RELATIES TAAK pagina 9-9