Gebruikershandleiding OTO-Stimuleringsgeldentool. Datum: Versie 0.2. Adviseur Crisisbeheersing

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding OTO-Stimuleringsgeldentool Datum: Versie 0.2 Status definitief Beheer Adviseur Crisisbeheersing

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Procedure OTO-stimuleringsgeldentool Inloggen/Basisgegevens jaarplan Invoeren van Projecten OTO-Jaarplan exporteren naar Excel en/of PDF Indienen van het OTO-jaarplan Hoe krijgt u bericht? Procedure evaluatie OTO-activiteiten Evaluatie OTO-activiteiten Procedure uploaden facturen Indienen factuur Opbouw factuur Flowchart facturatie Voorbeeld totaalfactuur

3 1 Procedure OTO-stimuleringsgeldentool Met het ondertekenen van het convenant Opleiden, Trainen en Oefenen (OTO) tussen het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en de veldpartijen is een cyclus gestart waarbij zorginstellingen een beroep kunnen doen op stimuleringsgelden ter ondersteuning van hun voorbereiding op rampen en crisis. In het Landelijk Beleidskader Crisisbeheersing is vastgesteld waar OTO-stimuleringsgelden voor gebruikt mogen worden. Het Beleidskader Crisisbeheersing en OTO is terug te vinden op de website van het Netwerk Acute Zorg Noordwest. De zorginstellingen die deel uit maken van de regio van het Netwerk Acute Zorg Noordwest kunnen één keer per jaar een jaarplan indienen waarin hun OTO-activiteiten en ambities beschreven staan. 1.1 Inloggen/Basisgegevens jaarplan Het is belangrijk om eerst een goede inventarisatie te maken van de OTO activiteiten die u binnen uw organisatie wilt gaan uitvoeren in het volgende kalenderjaar. Het digitaal invullen van het OTO-jaarplan kan uitsluitend via de browser Mozilla Firefox, Google Chrome of Safari. De browser Internet Explorer 8.0. is niet geschikt en wordt daarom afgeraden om te gebruiken. Het adres voor het indienen van het jaarplan is: U wordt dan doorgelinkt naar de standaard browser van uw organisatie. Wanneer de standaard browser Internet Explorer is, dan kunt u de link kopiëren en plakken in de bovengenoemde browsers. U komt dan op de inlogpagina. U kunt nu inloggen met uw adres (dit is het adres waar u de inlogcode op hebt ontvangen) en de code die u hierbij ontvangen heeft. 3

4 Wijziging wachtwoord U kunt nu inloggen met uw adres (dit is het adres waar u de inlogcode op hebt ontvangen) en de code die u hierbij ontvangen heeft. Bewaar de inlogcode goed. U hebt deze nodig om weer in te loggen in het jaarplan en het indienen van facturen. U kunt eventueel uw wachtwoord wijzigingen. 4

5 1. Advies: Lees eerst de informatiepagina. 2. Daarna gaat u via het menu links naar jaarplan. Door op toevoegen te klikken kunt u het betreffende jaar aanmaken waarvoor u de subsidie aanvraagt. U voert nu de gevraagde gegevens in en u klikt op opslaan. 5

6 3. Klik tabblad Basisgegevens open Om het jaarplan verder in te vullen klikt u rechts op details. Hier vult u de basisgegevens in. De meeste basisgegevens staan al vermeld. Stand van zaken Hier geeft u aan wat de stand van zaken is op het gebied van crisismanagement en OTO-activiteiten (beginner/gevorderde). U kunt hier ook iets zeggen over de ontwikkelingsfase waar de organisatie in zit (o.a. agenderen, ontwikkelen, informeren, implementeren, onderhouden). Vragen die u hierbij kunnen helpen: Wat is eerder al gedaan? Wat zijn belangrijke leerpunten voor de organisatie uit eerdere oefeningen? In hoeverre is het hoger management /bestuur betrokken bij OTO-activiteiten? Welke thema s (crisistypen) zijn belangrijk voor uw organisatie? 6

7 Ambities Hier geeft u aan wat de crisisambitie van de organisatie is. Deze crisisambitie kan worden overgenomen uit het crisisplan of beleidsplan en vertaald worden naar de OTO-ambitie. Als de ambities niet op een hoger niveau bepaald zijn, kunt u ook volstaan met de ambities voor het komende jaar. Vragen die u hierbij kunnen helpen: Waar moeten we in ieder geval aan voldoen (wettelijke verplichting)? Hoe ziet crisismanagement in onze organisatie er in de toekomst uit? Wat zijn de ambities voor het komende jaar/jaren? 7

8 Doelgroepen Hier geeft u aan wat de scope/reikwijdte van het OTO-plan is. Op wie/wat gaat het programma zich richten? Deze rollen/functies en/of (crisis)teams staan meestal beschreven in de crisisplannen. In het OTO-plan wordt beschreven hoe en met welke frequentie deze rollen of teams worden getraind. Evaluatie Hier geeft u aan op welke manier u de OTO-activiteiten wilt evalueren/monitoren. Dit geeft u inzicht in de input, troughput, output en outcome. 8

9 Akkoord RvB U hoeft alleen nog maar, als er een akkoord van de RvB of Directie is, op het vakje akkoorddatum te klikken. Er verschijnt een kalender waarin u de datum van akkoord kunt aanklikken (zie pijl). Het vinkje bij de vraag: akkoord RvB wordt dan vanzelf ingevuld.! BELANGRIJK!: Voordat u verder gaat naar de checklist dient u eerst de basisgegevens op te slaan. Doet u dit niet dan bent u uw tekst in de rechtervelden kwijt (bug in systeem, wordt aan gewerkt). 9

10 Checklist Zelfevaluatie De aanvraag dient voorzien te zijn met actueel ingevulde checklist zelfevaluatie. De link naar de checklist vindt u in het blauwe tekstkader. Deze dient vervolgens via de knop Upload meegestuurd te worden bij de aanvraag. Vervolgens weer opslaan 10

11 11

12 1.2 Invoeren van Projecten Klik op het tabblad Projecten Voor iedere OTO-activiteit die u wilt aanvragen in het OTO-jaarplan maakt u een apart project aan. Per project klikt u op toevoegen. Bij het invullen van de project volgt u het invulschema. Via de button opslaan komt u terug op het totaal overzicht van het tabblad. Klikt u op de button bewerken dan komt u bij het betreffende onderwerp en kunt u eventuele aanpassingen doorvoeren. Toelichting: Doelstelling: hier vult u de oefendoelen van de OTO-activiteit in. Regionaal aanbod: de OTO-activiteit wordt regionaal georganiseerd door het Netwerk Acute Zorg Noordwest. indien u kiest voor regionaal aanbod dan is het niet meer mogelijk een budget in te vullen; het Netwerk Acute Zorg Noordwest begroot deze kosten in een regionaal project. Budget: u vult hier het begrote bedrag in van de OTO-activiteit. Het invullen van het budget moet zonder punten en komma s Opbouw budget: u geeft de opbouw van het budget aan in de verschillende typen kosten, zoals kosten voor de trainer/externe organisatie, kosten voor huur locatie, kosten voor catering enz. Periode: u vult het kwartaal in waarin u denkt dat de OTO-activiteit gaat plaatsvinden (Q1- Q4) Omschrijving: u beschrijft het type OTO-activiteit (soort opleiding, training en oefening) en hoe de activiteit uitgevoerd gaat worden. Deelnemende ketenpartners: u vult de deelnemende ketenpartners in als de OTO-activiteit met meerdere ketenpartners wordt uitgevoerd. 12

13 Inzet regionale instructeurs: u kunt hier invullen als u gebruik wilt maken van regionale ETS Instructors of regionale waarnemers uit de pool. Sleutelfunctionarissen: u kiest uit de lijst de sleutelfunctionarissen die deelnemen aan de OTO-activiteit. Als de sleutelfunctionaris niet voorkomt in de lijst dan klik je anders aan, mocht je hier een toelichting op willen geven dan kan dit bij omschrijving. Normen: u klikt de norm uit het Kwaliteitskader Crisisbeheersing en OTO aan waar de OTOactiviteit betrekking op heeft. Samenwerkende andere ROAZ-regio s: mocht u een OTO-activiteit uitvoeren met organisaties uit een andere ROAZ-regio, bv Netwerk Acute Zorg Noordwest, kunt u dat hier aangeven. 13

14 14

15 Het is mogelijk om het jaarplan in één keer of in meerdere keren in te vullen. De gegevens kunnen na het invoeren van de OTO-activiteiten nog bewerkt worden, wel altijd tussentijds de ingevoerde gegevens opslaan. U krijgt een overzicht van de ingevulde activiteiten wanneer u via de linker menu balk Jaarplan aanklikt, daarna klikt u op details en krijgt u een overzicht van de OTO- activiteiten die u heeft ingediend. 15

16 1.3 OTO-Jaarplan exporteren naar Excel en/of PDF U kunt uw OTO-jaarplan exporteren naar Excel. Klik eerst op Jaarplan en dan op de export button naast details. Het hele jaarplan wordt in een Excel bestand gezet. Het bestand kun u naar eigen wensen opslaan, bewerken, opmaken, etc. Als u op de button download klikt opent zich een PDF-bestand van uw gehele OTO-jaarplan. Dit PDFbestand kunt u opslaan. 16

17 1.4 Indienen van het OTO-jaarplan Pas als alles naar tevredenheid is kunt u het Jaarplan indienen. Hiervoor klikt u op Jaarplan waarna u Details aanklikt. Er verschijnt rechts bovenaan de button Indienen. Na het indienen van het jaarplan verschijnt er een indiendatum in het jaarplan. Wanneer het jaarplan is ingediend kunt u niets meer veranderen in het jaarplan. Het jaarplan wordt nu automatisch naar het Netwerk Acute Zorg Noordwest verzonden. U ontvangt een ontvangstbevestiging dat uw jaarplan is ingediend. Wilt u naderhand toch nog iets wijzigen, dan kunt u contact opnemen met de adviseur Crisisbeheersing. 17

18 1.5 Hoe krijgt u bericht? U krijgt bericht via het adres waarmee u inlogde in het systeem. Wanneer uw jaarplan is goedgekeurd of het nog enige aanpassing nodig heeft krijgt u bericht. Mochten er nog aanpassingen nodig zijn dan wordt het jaarplan weer open gezet. Veel succes met het indienen van uw jaarplan in de portal! 18

19 2 Procedure evaluatie OTO-activiteiten Na het afronden van elke activiteit moeten de elf evaluatie vragen in het OTO-portaal ingevuld worden. Een deel van de vragen is al standaard ingevuld met de informatie die eerder is opgegeven in het jaarplan. 2.1 Evaluatie OTO-activiteiten Nadat u als ketenpartner bent ingelogd in het systeem klikt u links op de knop Jaarplan en daarna klikt u rechts op de knop Details. U klikt vervolgens op de knop Projecten. 19

20 Om een evaluatie in te kunnen vullen klikt u op het plusje onder het kopje evaluatie U kunt nu de openstaande vragen in het portaal invullen en tevens een pdf-bestand toevoegen (bijvoorbeeld de evaluatie die uitgevoerd is door een externe partij). Het is mogelijk om de elf vragen tussentijds op te slaan voordat ze ingediend worden. U klikt in dit geval onder aan de pagina op de roze knop opslaan. Op het moment dat u weer verder wilt gaan met de evaluatie doorloopt u weer alle voorgaande stappen van hoofdstuk 2.1. Om de evaluatie vragen van de activiteit in te dienen klikt u vervolgens op de groene knop afronden. 20

21 3 Procedure uploaden facturen Na het afronden van een activiteit kan de zorginstelling de kosten die zijn gemaakt vergoed krijgen door een factuur in te dienen. Deze factuur moet voldoen aan de criteria die in hoofdstuk 3.2 van deze gebruikershandleiding staan beschreven. Als de factuur voldoet aan de criteria dan kan er herleid worden hoe de gelden besteed zijn. Deze transparantie zorgt ervoor dat er aan het einde van elk jaar een goede verantwoording van de OTO-stimuleringsgelden richting de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) kan plaatsvinden. 3.1 Indienen factuur Het indienen van facturen kan sinds 2017 in het digitale OTO-stimuleringsgeldenportaal ( ). Vanaf 1 januari 2019 is dit de enige manier waarop facturatie van OTO-activiteiten kan plaatsvinden. Het is dan niet meer mogelijk om rechtstreeks facturen te sturen naar de debiteuren afdeling van het Amsterdam UMC locatie VUmc. Als er toch rechtstreeks facturen binnenkomen dan worden deze niet in behandelding genomen. Nadat u als ketenpartner bent ingelogd in het systeem klikt u links op de knop Jaarplan en daarna klikt u rechts op de knop Details. 21

22 U klikt vervolgens op de knop Nota s. Om een factuur in te kunnen dienen klikt u op de knop Nota toevoegen. Om het proces van indienen af te ronden vult u de gevraagde gegevens in en voegt u tevens een pdfbestand van de factuur toe. Nadat alle informatie is aangeleverd kunt u op de knop Opslaan klikken om de factuur definitief in te dienen. 22

23 3.2 Opbouw factuur Hoofdfactuur Elke factuur die bij het Netwerk Acute Zorg Noordwest wordt ingediend moet een hoofdfactuur bevatten die afkomstig is van de zorginstelling die de aanvraag heeft gedaan. Om ervoor te zorgen dat de factuur behandeld kan worden door de debiteuren afdeling van het VUmc is het van belang dat het projectnummer en het inkoopordernummer vermeld staan op de factuur. Het projectnummer dat vermeld moet worden op de factuur is terug te vinden in het digitale OTOstimuleringsgeldenportaal dan wel in het opgeslagen jaarplan. Het nummer is als volgt opgebouwd: de eerste vier getallen verwijzen naar het jaartal waarin het jaarplan is ingediend en de volgende cijfers verwijzen naar een activiteit die is aangevraagd (voorbeeld ). Het inkoopordernummer dat vermeld moet worden kan opgevraagd worden bij het Netwerk Acute Zorg Noordwest. Ook zal er op de hoofdfactuur een specificatie moeten staan waar de gemaakte kosten uiteen worden gezet zoals te zien is in het voorbeeld. Het is niet mogelijk om een factuur in te dienen waar geen specificatie van de activiteit op vermeld staat. In het voorbeeld is er gewerkt met een extern bureau die begeleiding gaf bij de activiteit maar dit hoeft niet altijd het geval te zijn. Op het moment dat de instelling zelf begeleiding geeft bij de activiteit gelden de gezamenlijke afspraken omtrent vergoeding die opgenomen zijn in de ETS-regeling van het Netwerk Acute Zorg Noordwest en SpoedZorgNet AMC. Op de hoofdfactuur zal in dit geval de naam van de interne instructeur(s) en het aantal besteden uren vermeld moeten worden om te voldoen aan de aantoonbaarheidscriteria. 23

24 Op de hoofdfactuur moet naast een inkoopordernummer, projectnummer, specificatie ook de adresgegevens van de debiteuren afdeling van VUmc vermeld staan. Deze gegevens kunnen opgevraagd worden bij de adviseur Crisisbeheersing en OTO van het Netwerk Acute Zorg Noordwest. Onderliggende factuur Om aan te kunnen tonen dat de kosten die vermeld staan in de specificatie op de hoofdfactuur ook daadwerkelijk zijn gemaakt is het van belang dat de facturen van eventuele onderaannemers toegevoegd worden. In het voorbeeld die te vinden is in de bijlage van dit document gaat het om de volgende zaken die benoemd zijn in de specificatie: - Inhuur extern bureau begeleiding; - Accreditatie oefening; - Lunch en huur locatie. In de meeste gevallen zal de organisatie die optreed als onderaannemer uw zorginstelling een factuur sturen voor de geleverde diensten. Deze factuur kan dan gebruikt worden als onderliggende factuur voor de verantwoording. Indien er sprake is van een interne doorbelasting dan graag een kopie van deze doorbelasting bijvoegen dan wel een kopie uit het Grootboek met betreffende regel(s). Totaal factuur De hoofdfactuur en de onderliggende facturen vormen samen de totaal factuur. Deze totaalfactuur moet als één pdf-bestand ingediend worden in het OTO-stimuleringsgeldenportaal van het Netwerk Acute Zorg Noordwest. In hoofdstuk 3.4 van dit document staat een voorbeeld van een de opbouw van een totaalfactuur. 24

25 3.3 Flowchart facturatie 25

26 3.4 Voorbeeld totaalfactuur 26

27 27

28 28

29 29