Informatiebrochure. Communicatieambtenaar. Kerkplein 1 Burger & Communicatie 3520 Zonhoven Communicatie 011/ personeel@zonhoven.

Transcriptie

1 Informatiebrochure Communicatieambtenaar Gemeente Zonhoven Aanwervingsprocedure Kerkplein 1 Burger & Communicatie 3520 Zonhoven Communicatie 011/ personeel@zonhoven.be

2 Hoe solliciteren?! Solliciteer uiterlijk op 11 april 2014 via aan of per post aan Gemeente Zonhoven, t.a.v. het college van burgemeester en schepenen, Kerkplein 1 te 3520 Zonhoven: Je kandidatuur bestaat uit: Je motivatiebrief Je curriculum vitae Een kopie van je diploma Informatiebrochure Gemeente Zonhoven Pagina 2 van 13

3 1. Functiebeschrijving Functie Afdeling: Dienst: Functienaam: Functionele loopbaan: Burger en Communicatie Communicatie Communicatieambtenaar B1-B2-B3 Relaties Werkt onder de verantwoordelijkheid van: Afdelingshoofd Burger & Communicatie Geeft leiding aan: / Doel De afdeling burger & communicatie verzorgt een deskundige, efficiënte en klantvriendelijke dienst- en informatieverlening naar de burger. De inwoners, de handelaars en de ondernemers alsook het eigen personeel worden op een professionele wijze ingelicht over de beslissingen van het gemeentebestuur en de actuele projecten. Daarnaast vormt ze de schakel tussen de burger en de overheid met betrekking tot de registratie en de verwerking van alle door de wet voorgeschreven informatiegegevens. Op het vlak van de lokale economie vervult ze een regiefunctie inzake het lokaal economisch en werkgelegenheidsbeleid. De dienst communicatie verzorgt de interne en externe communicatie van de gemeente. Medewerkers, inwoners en specifieke doelgroepen worden op een professionele en toegankelijke manier geïnformeerd, gebruik makende van de meest geschikte communicatiemiddelen. Kernresultaten Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, het afdelingshoofd, de andere entiteiten en het bestuur. Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: organiseren en bijwonen van en actief participeren aan interne overlegmomenten uitwisselen van relevante informatie met medewerkers van de eigen en andere diensten coördineren en opvolgen van de gegevensdoorstroming naar de dienst communicatie meewerken aan een optimale informatie- en communicatiedoorstroming binnen de dienst meewerken aan een vlotte interne informatiedoorstroming door in te zetten op de (verdere) ontwikkeling van intranet en het personeelsblad ontvangen en behandelen van vragen, opmerkingen en klachten verstrekken van communicatieadviezen aan het bestuur en gemeentelijke diensten meewerken aan de ontwikkeling van de onthaal- en uitwuifbrochure opvolgen en verspreiden van de actualiteit in de pers met betrekking tot de gemeente Zonhoven Informatiebrochure Gemeente Zonhoven Pagina 3 van 13

4 Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: ontwikkelingen binnen het vakgebied (trends, visies, methodieken) opvolgen en vertalen naar praktische toepassingen voor het beleid, de organisatie en de eigen werking wetgeving en regelgeving opvolgen en kunnen toepassen vakgerichte informatie raadplegen naleven van de reglementen (arbeidsreglement, rechtspositieregeling, deontologische code, ) Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie van het gemeentebestuur naar de burger/belanghebbenden en vice versa. Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: registratie en verspreiden van externe communicatiedragers van hogere overheden, verenigingen, enz. bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, pers, ) in kaart brengen en onderhouden zorgen voor een duidelijke planning voor het actief verspreiden van gemeentelijke informatie waarbij alle beschikbare kanalen optimaal worden ingezet ontvangen en behandelen van binnenkomende vragen, klachten en opmerkingen meewerken aan de ontwikkeling en het onderhouden van het klachtbehandelingssysteem verstrekken van eerstelijns informatie en eventueel doorverwijzen naar de bevoegde gemeentelijke dienst of andere organisatie telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen meewerken aan de organisatie van infovergaderingen en persmomenten opbouwen en onderhouden van een professioneel netwerk ter ondersteuning van de entiteit Beleidsvoorbereiding en -ondersteuning Administratieve voorbereiding en opvolging van dossiers die voorgelegd worden aan de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: opstellen van beleidsbeslissingen tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures opmaken van verslagen en nota's opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen opmaken van uitgaande brieven/ s voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers verzamelen van informatie en nuttige documentatie om het dossier te vervolledigen Redactie Instaan voor het redigeren van teksten zowel voor de interne als de externe communicatie aangepast aan het gebruikte communicatiekanaal. Dit omvat ondermeer de volgende concrete taken: Informatiebrochure Gemeente Zonhoven Pagina 4 van 13

5 verzamelen en selecteren van informatie/teksten voor de gemeentelijke informatiekanalen, met inbegrip van het jaarverslag instaan voor de redactie en de coördinatie van de gemeentelijke informatiekanalen nalezen en corrigeren van alle teksten voor de gemeentelijke publicaties instaan voor de eindredactie van alle gemeentelijke publicaties opstellen van speeches en gemeentelijke nieuwsbrieven Digitale media Uitbouwen en beheren van de website van de organisatie met specifieke aandacht voor de integratie van sociale media. Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: instaan voor het dagelijks beheer van en meewerken aan de ontwikkeling van een gebruiksvriendelijke en overzichtelijke gemeentelijke website updaten van de informatie gepubliceerd via de gemeentelijke website, de infoschermen en de sociale media beheren en monitoren van de sociale media meewerken aan het uitbouwen van een volwaardig digitaal e-loket via de gemeentelijke website meewerken aan de uitbouw van een volwaardig lokaal e-government instaan voor het beheer van en meewerken aan de ontwikkeling van een intranet voor de personeelsleden Onthaal en ontvangsten Instaan voor het onthaal om de diverse actoren op een correcte en klantvriendelijke manier te informeren en indien noodzakelijk te begeleiden bij de afhandeling van administratieve formaliteiten. Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: Huisstijl coördinatie van de organisatie van een onthaaldag voor nieuwe inwoners mensen doorverwijzen en eventueel begeleiden naar de juiste entiteit diverse actoren klantvriendelijk te woord staan en hen de juiste informatie verschaffen Instaan voor de ontwikkeling van en het bewaken van de correcte toepassing van de gemeentelijke huisstijl. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: mede ontwikkelen van de huisstijl voorstellen doen ter verbetering van de huisstijl het gebruik van de huisstijl doorheen de organisatie opvolgen en waarborgen Communicatiebeleid Mee concipiëren, ondersteunen, opvolgen en uitvoeren van een gemeentelijk communicatiebeleid. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: meewerken aan de redactie, opvolging, evaluatie en bijsturing van een gemeentelijk communicatiebeleidsplan in overeenstemming met het politiek beleid. mee uitwerken van de doelstellingen van het gemeentelijke communicatiebeleid in communicatiestrategieën en plannen mee helpen in de praktijk brengen van de geformuleerde strategieën en plannen uitvoering geven aan het decreet 'openbaarheid van bestuur', zowel de actieve als de passieve vorm Informatiebrochure Gemeente Zonhoven Pagina 5 van 13

6 Crisiscommunicatie Mee ontwikkelen en opvolgen van het crisiscommunicatieplan samen met de verantwoordelijken van het noodplan. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: Profiel mee instaan voor de opmaak, de evaluatie en de bijsturing van het crisiscommunicatieplan mee organiseren van crisiscommunicatieoefensessies op geregelde tijdstippen en de feedback integreren in het crisiscommunicatieplan actieve communicatie voeren en informatie verstrekken over de noodplanning Technische competenties Computervaardigheden Wet- en regelgeving Werking en werkmiddelen Gedragscompetenties Kennis van tekstverwerking (Word) Elementaire kennis van rekenbladen (Excel) Kennis presentaties (Powerpoint) Kennis databanken Kennis van Outlook Kennis van de software eigen aan de functie Elementaire kennis van de wetgeving m.b.t. de functie Kennis van de wet- en regelgeving m.b.t. de organisatie Elementaire kennis van de werking van de organisatie Kennis van de werkmiddelen en werkmethodieken Elementaire kennis van procedures en procesbeheer Elementaire kennis van projectmatig werken Schriftelijke communicatie: Op een gestructureerde wijze en in begrijpbare en grammaticaal correcte taal ideeën en/of meningen op papier zetten zodat de doelgroep ze begrijpt. Hanteert een aantrekkelijke en motiverende schrijfstijl. Teamwerken en samenwerken: Toont een echte intentie tot constructief samenwerken met anderen. Wil deel uitmaken van een team en anderen erbij betrekken. Stelt samenwerking boven competitiviteit. Werkt constructief mee in het team. Flexibiliteit: De mogelijkheid om zich snel aan te passen en om effectief te werken in diverse situaties en met diverse personen of groepen. Kan verschillende taken combineren. Kan problemen of plotse veranderingen in de omgeving, taken, verantwoordelijkheden of mensen opvangen door zich aan te passen. Past planning, aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist. Kwaliteit en accuraatheid: Uit eigen beweging een taak tot in de kleinste details verzorgen, gericht op het reduceren van onduidelijkheid, op het behouden en/of verhogen van orde en structuur in de (werk)-omgeving. Levert correct en kwalitatief werk af. Informatie zoeken(leervermogen): Wenst meer te weten over dingen, over mensen en zaken. Dit is de drijfveer tot het zoeken naar informatie. Doet inspanningen om meer informatie te bekomen Leert over de grenzen van de eigen functie heen Informatiebrochure Gemeente Zonhoven Pagina 6 van 13

7 Stressbestendigheid: wanneer men geconfronteerd wordt met stress, of met tegenstand of vijandigheid van anderen toch in staat zijn emoties onder controle te houden. Aan de verleiding tot negatieve acties kunnen weerstaan. Blijft kalm en kan efficiënt functioneren onder druk Blijft kalm en rustig in onverwachte situaties, bij tegenslag, kritiek of verhoogde werkdruk. Initiatief: Uit eigen beweging acties voorstellen en/of ondernemen. Neemt acties en verantwoordelijkheid op binnen eigen takendomein Organisatieverbondenheid: Het opkomen voor en verdedigen van de organisatiebelangen bij anderen. Dit is de individuele mogelijkheid en bereidheid om het eigen gedrag en activiteiten af te stemmen op de noden, prioriteiten en objectieven van de organisatie. Is loyaal ten opzichte van en indentificeert zich met de organisatie. Integriteit: Handelen vanuit de codes van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen, zoals betrouwbaarheid, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie. Handelt correct en respecteert de regels Klantgerichtheid: Wil anderen helpen en dienen. Richt aandacht op het kennen van en beantwoorden aan de noden van interne en externe klanten. Neemt klachten en problemen ernstig en zoekt naar oplossingen die verwachtingen overtreffen. Onderzoekt actief wensen en noden van klanten en stemt eigen dienstverlening erop af. Informatiebrochure Gemeente Zonhoven Pagina 7 van 13

8 2. Organogram Informatiebrochure Gemeente Zonhoven Pagina 8 van 13

9 3. Toelatings- en aanwervingsvoorwaarden Toelatingsvoorwaarden Om in aanmerking te komen voor een functie bij het gemeentebestuur van Zonhoven, moet je: 1. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor je solliciteert. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. 2. de burgerlijke en politieke rechten genieten. 3. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie. Aanwervingsvoorwaarden Om in aanmerking te komen voor een aanwerving, moet je: 1. voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik van de talen in de bestuurszaken. 2. slagen voor de selectieprocedure. 3. houder zijn van een bachelordiploma of daarmee gelijkgesteld. 4. Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit de volgende selectietechnieken: een schriftelijke proef waarbij de theoretische kennis van de wetgeving verbonden aan de functie getoetst wordt. een competentieproef waarbij je geconfronteerd wordt met een probleemsituatie (m.b.t. de inhoudelijke en organisatorische werking van de dienst of afdeling) die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. een gevalstudie waarbij één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst gedetailleerd omschreven worden. De selectieprocedure wordt aangevuld met psychotechnische onderzoeken: een assessment center is een capacitair onderzoek op niveau van de functie waarbij de voor de functie vereiste vaardigheden en attitudes geëvalueerd worden. een psychotechnische screening bestaand uit een op de functie en de werkomgeving gerichte persoonlijkheidsvragenlijst, en psychotechnische testen afgestemd op het niveau en de aard van de functie. De psychotechnische onderzoeken worden uitgevoerd door een extern selectiebureau. Voor deze onderzoeken moet men minstens geschikt bevonden worden. De selectieprocedure wordt afgesloten met een mondelinge proef. Tijdens dit sollicitatiegesprek gaan de juryleden na of je profiel in overeenstemming is met de specifieke vereisten van de functie. Ze bevragen ook je motivatie, je persoonlijkheid, eventuele werkervaring, vakkennis en je interesse voor het werkterrein Om geslaagd te zijn, moet je minstens 50% van de punten halen op elke selectietechniek en 60% op het geheel van de selectie. Je wordt ten minste veertien kalenderdagen op voorhand geïnformeerd over de plaats waar en de dag en het uur waarop de eerste selectieproef wordt afgenomen. Die mededeling gebeurt Informatiebrochure Gemeente Zonhoven Pagina 9 van 13

10 met behulp van een brief. Enkel als je geslaagd bent, word je uitgenodigd voor de volgende selectieronde. Je wordt via brief in kennis gesteld van het resultaat van de selectie. Je hebt op eigen verzoek toegang tot de selectieresultaten in overeenstemming met de bepalingen van het decreet van 26 maart 2004 betreffende openbaarheid van bestuur. 5. De indiensttreding Het college van burgemeester en schepenen bepaalt in principe de datum van indiensttreding. Als je door een opzegtermijn bij een andere werkgever of een andere geldige reden niet onmiddellijk in dienst kan treden, wordt de datum iin onderling overleg vastgelegd. Bij niet indiensttreding op de vastgestelde of overeengekomen datum, word je geacht definitief aan je aanstelling te verzaken. 6. Het salaris Je wordt bezoldigd volgens de salarisschalen van de graad Bv (B1-B2-B3). Je start in de weddenschaal B1 op basistrap 0, tenzij: Je beschikt over anciënniteit bij een overheid; Je beschikt over relevante beroepservaring in de privé-sector of als zelfstandige. Voor de graad Bv (B1-B2-B3) ziet de functionele loopbaan eruit als volg: Van B1 naar B2 na 4 jaar schaalanciënniteit in B1 en een gunstig evaluatieresultaat Van B2 naar B3 na 18 jaar schaalanciënniteit in B1 en B2 en een gunstig evaluatieresultaat. Om je brutomaandloon te berekenen, moet je volgende formule toepassen: (Jaarwedde / 12 ) * 1,6084 Het brutomaandsalaris voor de functie van communicatieambtenaar bedraagt minimum 1.159,39 en maximum 1.953,54. Informatiebrochure Gemeente Zonhoven Pagina 10 van 13

11 salarisschalen B1 B2 B3 Minimum Maximum Verhoging 1x1x500 1x1x600 1x1x800 5x2x500 1x2x650 1x2x750 1x2x450 2x2x600 6x2x800 4x2x500 1x2x650 1x2x750 1x2x600 1x2x600 2x2x800 1x2x650 1x2x900 2x2x600 1x2x650 1x2x600 1x2x Informatiebrochure Gemeente Zonhoven Pagina 11 van 13

12 7. Toelagen Het vakantiegeld Je ontvangt een vakantiegeld in overeenstemming met het besluit van de Vlaamse regering van 13 september 2002 betreffende de toekenning en de vaststelling van het vakantiegeld van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel. Eindejaarstoelage Je ontvangt jaarlijks een eindejaarstoelage. Het bedrag van de eindejaarstoelage is de som van het forfaitaire gedeelte en het veranderlijke gedeelte, met dien verstande dat de eindejaarstoelage nooit meer mag bedragen dan een twaalfde van het jaarsalaris, aangepast volgens de indexverhogingscoëfficiënt die van toepassing is op het salaris van de maand oktober van het in aanmerking te nemen jaar. 8. De sociale voordelen Maaltijdcheques De waarde van één maaltijdcheque bedraagt 6,00 waarvan 4,91 werkgeversbijdrage en 1,09 werknemersbijdrage. Deze worden toegekend voor de perioden (dagen of uren) waarin effectieve arbeidsprestaties geleverd werden. Hospitalisatieverzekering: De gemeente heeft een collectieve hospitalisatieverzekering afgesloten bij DVV. Personeelsleden kunnen zich hier vrijwillig bij aansluiten. Het gemeentebestuur neemt de premie volledig ten laste. Gezinsleden kunnen eveneens aangesloten worden tegen een voordelig tarief. Fietsvergoeding Als je de weg van en naar het werk, geheel of gedeeltelijk met de fiets aflegt, heb je recht op een maandelijkse fietsvergoeding. De fietsvergoeding bedraagt 0,21 per afgelegde kilometer. 9. Jaarlijkse vakantie Het voltijds werkend personeelslid met minder dan vijftien jaar dienstanciënniteit heeft recht op 32 werkdagen betaalde vakantie voor een volledig dienstjaar. Eén bijkomende werkdag betaalde vakantie wordt toegekend bij het bereiken van: Vijftien jaar dienstanciënniteit Twintig jaar dienstanciënniteit Vijfentwintig jaar dienstanciënniteit De betaalde vakantie wordt toegekend op basis van de dienstanciënniteit die in de loop van het kalenderjaar bereikt wordt. Informatiebrochure Gemeente Zonhoven Pagina 12 van 13

13 10. De feestdagen Je hebt betaalde vakantie op de volgende feestdagen: Nieuwjaarsdag (1 januari) Paasmaandag Dag van de arbeid (1 mei) O.L.H.-Hemelvaart Pinkstermaandag Vlaamse feestdag (11 juli) Nationale feestdag (21 juli) O.L.V.-Hemelvaart (15 augustus) Allerheiligen (1 november) Allerzielen (2 november) Wapenstilstand (11 november) Dag van de dynastie (15 november) Kerstdag (25 december) 2 de kerstdag (26 december) 11. Solliciteren?! Heb je interesse om als communicatieambtenaar bij de gemeente aan de slag te gaan?! Solliciteer dan uiterlijk op 11 april 2014 via aan personeel@zonhoven.be, of per post aan Gemeente Zonhoven, t.a.v. het college van burgemeester en schepepen, Kerkplein 1 te 3520 Zonhoven: Je kandidatuur bestaat uit: Je motivatiebrief Je curriculum vitae Een kopie van je diploma 12. Meer info Heb je alles grondig gelezen en heb je toch nog een vraag? Neem dan contact op met de personeelsdienst door een te sturen naar personeel@zonhoven.be of te bellen naar 011/ Informatiebrochure Gemeente Zonhoven Pagina 13 van 13