HR instrumenten Vlaamse overheid (alfabetische volgorde)

Transcriptie

1 HR instrumenten Vlaamse overheid (alfabetische volgorde) BUE (Bottom Up Evaluatie) Sinds een aantal jaren loopt 'Kwaliteitsvol/coachend Leidinggeven' binnen de Vlaamse overheid als rode draad doorheen het beleid van de ministers bevoegd voor Bestuurszaken. Goed leiderschap is immers de sleutel voor een goede dienstverlening aan de bevolking. Het vormt ook een belangrijke voorwaarde voor grotere responsabilisering. Daarom wordt bij de evaluatie en waardering voor alle leidinggevenden van het top- en middenkader expliciet rekening gehouden met de kwaliteit van het leidinggeven, naast uiteraard de kwaliteit van de behaalde resultaten. Om leidinggeven beter te kunnen beoordelen, wordt een bottom up-evaluatie (kortweg BUE genoemd) gevoerd. Ook op het niveau N-2 vindt de BUE hier en daar ingang. Op basis van een vragenlijst kunnen alle directe medewerkers hun mening geven over de wijze waarop hun leidinggevende zijn of haar leidinggevende rol heeft ingevuld tijdens het voorbije werkjaar. Deze persoon en zijn/haar leidinggevende ontvangen hierover een rapport. BUA (Bottom Up Appreciatie) Leidinggevenden kunnen op vrijwillige basis gebruik maken van het BUA -standaardaanbod. Het verschil met een BUE-bevraging bestaat erin dat het individuele (anonieme) rapport enkel aan de functionele chef geleverd wordt die zich engageert om met de resultaten iets aan te vangen. Coaching (intern of extern) De start van BBB is een kans om ook op het vlak van personeelsbeleid te vernieuwen en verder te verdiepen. Daarom keurde de Vlaamse regering ook een project Coaching goed, dat van start is gegaan op 1 april Medewerkers begeleiden, coachen, hoort in principe tot de taak van de leidinggevenden. Ervaring leert dat hiervoor niet steeds de tijd en/of specifieke competentie in voldoende mate aanwezig is. Daarenboven is het in veel gevallen nuttig om een onafhankelijke coach in te schakelen. In het verleden werd reeds in beperkte mate beroep gedaan op externe coaches. Nu is er ook interne coaching mogelijk. Een coach die vertrouwd is met leidinggeven en vergroeid is met de organisatie, heeft het voordeel dat die zich snel kan inleven in de situatie van de medewerkers die om coaching vragen. In functie van de ontwikkeling van de vraag naar coaching zal een uitbreiding van het interne en externe aanbod onderzocht worden. Competentiewoordenboek Voor de Vlaamse overheid werd een eigen competentiewoordenboek ontwikkeld. Dit competentiewoordenboek omvat een lexicon waarin alle gedragscompetenties staan beschreven die de Vlaamse overheid onderkent. Het competentiewoordenboek kan worden gebruikt in alle activiteiten van het competentiemanagement en draagt bij tot een optimale afstemming tussen de processen en instrumenten in het kader van competentiemanagement. Het competentiewoordenboek telt 7 clusters waarin in totaal 32 competenties ondergebracht zijn. Elke competentie heeft een definitie en telt 3 of 4 niveaus waaronder telkens een aantal meetpunten of indicatoren zijn ondergebracht 1

2 Binnen de Vlaamse overheid is er binnen elk departement een P&O medewerker opgeleid in het gebruik van het competentiewoordenboek. Exitgesprek Wanneer een personeelslid beslist om vrijwillig en definitief de entiteit te verlaten, kan hij/zij worden uitgenodigd voor een exitgesprek. In het exitgesprek krijgt men de gelegenheid om de motieven van het vertrek toe te lichten. Deelname aan een exitgesprek gebeurt steeds op vrijwillige basis. Onder vrijwillig vertrek worden verschillende situaties verstaan, zoals wanneer iemand buiten de Vlaamse overheid gaat werken of wanneer iemand via de interne arbeidsmarkt migreert naar een andere entiteit. Ook wanneer iemand onbetaald verlof neemt met de bedoeling bij een andere werkgever aan de slag te gaan, kan hij/zij uitgenodigd worden voor een exitgesprek. Functiefamilies Sinds medio 2003 wordt binnen de Vlaamse overheid door een werkgroep gewerkt aan de ontwikkeling van de 'Functiefamilies Vlaamse overheid' in samenwerking met Hay. Er werden 15 functiefamilies voor de Vlaamse overheid ontwikkeld. Ze clusteren gelijkaardige functies die op meerdere plaatsen in de Vlaamse overheid voorkomen. De invalshoek is procesmatig, dit wil zeggen dat de gelijkenis ligt in het soort processen waarin door de functie een bijdrage geleverd wordt. Dit schept inhoudelijke transparantie en structuur in de veelheid van functies die de Vlaamse overheid rijk is en biedt bovendien een gemeenschappelijke taal over de organisatie heen. Bij elke familie hoort een set van competenties die kunnen helpen om gemakkelijker het profiel voor een bepaalde functie te bepalen. Voor het opstellen van deze functiefamilies werd gebruik gemaakt van het competentiewoordenboek. Aan de hand van gelijkaardige zwaartes die aan elke competentie werden gegeven, werden bepaalde functies geclusterd. Een functiefamilie groepeert en beschrijft daardoor ook functies die op vlak van aard van activiteiten en vereiste competenties gelijkaardig zijn. De functiefamilies bundelen niet alleen gelijkaardige functies, elke familie is ook nog eens opgedeeld in een aantal niveaus. Functiefamilies worden binnen de organisatie onder andere gebruikt bij proces- en personeelsplanning; werving en selectie; vorming en ontwikkeling; loopbaanontwikkeling; plannen, evalueren en waarderen; interne mobiliteit ) Functieniveaumatrix en wegingsmethodiek van de Vlaamse overheid In februari 2011 keurde de Vlaamse Regering via de functieniveaumatrix en de wegingsmethodiek van de Vlaamse overheid het principe van functieweging goed. De functieniveaumatrix is een instrument dat gebaseerd is op de functiefamilies. Via het scoren van de differentiërende criteria uit de wegingsmethodiek (geautomatiseerd indelingsinstrument) worden functies toegewezen aan een functiefamilieniveau. Een functiefamilieniveau groepeert functies van min of meer gelijkaardige zwaarte binnen de familie en is gekoppeld aan een functieklasse. Via de functieniveaumatrix wordt dus de onderlinge verhouding tussen functies binnen de Vlaamse overheid weer gegeven Prestatietoelagen Binnen PLOEG/prestatiemanagement kan waardering ook uitgedrukt worden door het toekennen van een prestatietoelage (functioneringstoelage, managementtoelage, ). Iedere entiteit heeft zijn eigen praktische afspraken over de toekenning. 2

3 Ontwikkelaanbod Met een uitgebreid en divers aanbod aan ontwikkelactiviteiten biedt de Vlaamse overheid individuen en organisaties de gelegenheid te werken aan gedrags- of technische competenties. Verschillende actoren zijn betrokken bij de organisatie van deze ontwikkelactiviteiten. Enerzijds zijn er een aantal organisaties (vb MOVI Vorming, AgO,...) die als aanbieder optreden en activiteiten openstellen voor andere entiteiten. Anderzijds nemen P&O ers binnen entiteiten zelf initiatief om ontwikkelactiviteiten te organiseren voor personeelsleden van de eigen organisatie. Het ontwikkelaanbod van AgO, dat men ook via hun website kan raadplegen, bestaat uit verschillende onderdelen. Loopbaanontwikkeling - Loopbaanwerkboek en talentenwerkboek Een instrument om aan loopbaanontwikkeling te doen is het loopbaanwerkboek. Ieder hoofdstuk in dit werkboek stelt een vraag (Wat is mijn vraag?, Wat kan ik? Wat doe ik graag?, Wat wil ik? Wat vind ik belangrijk?, Wie ben ik? Wat zijn mijn voorkeuren?, Wat plan ik? Welke richting kies ik?, Welke acties onderneem ik? Wat betrek ik?). Door actief aan de slag te gaan met deze vragen worden de loopbaancompetenties van de werknemer ontwikkeld. In het werkboek wordt de integratie gemaakt van loopbaanontwikkeling met alle bestaande HR-bouwstenen (functiefamilies, competentiemanagement, bestaande opleidingsaanbod, ). Daarnaast biedt een talentenwerkboek medewerkers de mogelijkheid om hun bewustzijn en inzet van persoonlijke talenten binnen hun functie te verhogen - Wegwijzer solliciteren Een wegwijzer die handvaten aanreikt bij het op zoek gaan naar een nieuwe job. Onthaaldag Op geregelde tijdstippen wordt er een onthaaldag georganiseerd voor nieuwe personeelsleden binnen de Vlaamse overheid. Dit instapevent laat nieuwe medewerkers kennismaken met de structuur, waarden en diensten van de Vlaamse overheid. In een geheel van workshops worden ze wegwijs gemaakt in de organisatie. Opleidingen Het opleidingsaanbod van AgO is beschikbaar voor personeelsleden van de Vlaamse overheid. Het volledige aanbod kan men raadplegen via het vormingsweb. Sinds enkele jaren bestaat er ook een MOVI-vormingsaanbod dat is uitgewerkt door HRMverantwoordelijken van verschillende entiteiten volgens de principes van MOVI. Dit aanbod staat open voor alle personeelsleden van de Vlaamse overheid. Voor het generiek opleidingsprogramma werd een aanbod uitgewerkt voor personeelsleden van de niveaus A, B, C en D. Ieder personeelslid kan, in samenspraak met zijn vormingsverantwoordelijke en op basis van de noden, beslissen waaraan hij / zij wenst deel te nemen. Het volledige vormingsaanbod van MOVI kan men terugvinden via hun website. 3

4 Outplacement Binnen de Vlaamse overheid wordt outplacement omschreven als het individueel begeleiden van ontslagen personeelsleden door het geven van adviezen en diensten, die moeten leiden tot het vinden van een nieuwe passende betrekking buiten de Vlaamse overheid. Deze dienstverlening omvat ondersteuning van methodologische aard (hulp bij het opstellen van een curriculum vitae, analyse van werkaanbiedingen, ), van psychologische aard (persoonlijke balans, omgaan met verandering, heroriëntering van de carrière, ) en van logistieke aard (het ter beschikking stellen van een goed uitgerust secretariaat). Bij opeenvolgende regeringsbeslissingen werd outplacementbegeleiding onder bepaalde voorwaarden toegankelijk gemaakt voor alle statutaire en contractuele personeelsleden van de Vlaamse overheid, na minimum twee jaar onafgebroken tewerkstelling. Elke lijnmanager kan hierbij autonoom beslissen of er outplacement wordt aangeboden aan het ontslagen personeelslid. Ontslagen personeelsleden zijn niet verplicht om gebruik te maken van de aangeboden outplacement. Het staat elk personeelslid dus volledig vrij om hier al dan niet op in te gaan. Om de deskundigheid en de discretie te waarborgen is er een samenwerkingsakkoord afgesloten met een extern bureau. Personeelspeiling Op uitnodiging van de minister van Bestuurszaken krijgen entiteiten van de Vlaamse overheid tweejaarlijks de kans om deel te nemen aan de personeelspeiling. De personeelspeiling is een bevraging die bij alle personeelsleden peilt naar de tevredenheid over het werk en de werksituatie. De leidend ambtenaar van elke entiteit beslist of en wanneer de entiteit meedoet aan de bevraging. De personeelspeiling wordt herhaald zodat, op basis van terugkomende vragen, ook in de tijd kan vergeleken worden en de resultaten door de entiteiten gebruikt kunnen worden om het interne personeelsbeleid verder vorm te geven. De globale resultaten voor de Vlaamse overheid worden teruggekoppeld naar de Vlaamse Regering en het Vlaams Parlement. Daarnaast wordt er een analyse gemaakt met het oog op het formuleren van beleidsvoorstellen. Personeelsplanning Personeelsplanning bestaat erin het noodzakelijke aantal mensen te voorzien, met de juiste competenties, op de juiste plaats, in de juiste organisatiestructuur, in het juiste proces en met het oog op het bereiken van het juiste resultaat. Met het noodzakelijk aantal mensen wordt bedoeld dat de juiste personeelskwaliteit moet voorzien worden om de processen en onderliggende activiteiten op een kwalitatieve manier te kunnen uitvoeren. Het personeelsbestand is afhankelijk van de vereiste procesparameters: wat, hoe, hoeveel en op welk kwaliteitsniveau. Het is belangrijk te weten wat er moet gebeuren (de processen), hoeveel keer het gebeurt (de volumes) en wat het vereiste kwaliteitsniveau is. Dit alles wordt beïnvloed door de organisatiestructuur, de missie en de strategische doelstellingen die moeten worden gerealiseerd. PLOEG PLOEG is een managementsysteem dat is opgestart in 1995 en is de vertaling van het ondernemingsplan naar individuele doelstellingen. Het is een jaarlijkse cyclus van plannen, leiding geven, opvolgen, evalueren en gewaardeerd worden. In het sectoraal akkoord

5 werd opgenomen dat er na 12 jaar praktische toepassing van het evaluatieluik van het systeem werk zal gemaakt worden van een grondige bijsturing van de uitvoeringsmodaliteiten. AgO is in het voorjaar 2008 gestart met het ter beschikking stellen van een hernieuwde website en van instrumenten waarmee de lijnmanagers en de P&O verantwoordelijken de kwaliteit van het PLOEG gebeuren binnen hun entiteit kunnen bewaken en in kaart brengen. (de zgn. PLOEG Atelier ). PLOEG Top Op 12 december 2008 nam de Vlaamse Regering een beslissing over de evaluatie en de planning van de topambtenaren van de entiteiten die deel uitmaken van de diensten van de Vlaamse overheid waarop het Vlaams personeelsstatuut van toepassing is. De evaluatie wordt georganiseerd in samenwerking met een extern adviesbedrijf. Dat bedrijf leidt de verzameling van informatie over de prestaties van de leidend ambtenaren zowel inhoudelijk als technisch in goede banen. Het adviesbedrijf waakt erover dat de evaluatieverslagen een compleet en genuanceerd beeld geven van de totale functieinvulling. Spreekbuis Spreekbuis is als extern meldpunt één van de actoren waarbij een personeelslid terecht kan voor een probleem rond pesten, ongewenst seksueel gedrag en geweld op het werk. Een onafhankelijke expert luistert, geeft advies over het probleem, bemiddelt en/of verwijst door. Werk-wijzer Medewerkers die omwille van reorganisatie of andere redenen niet langer in hun huidige functie kunnen blijven, kunnen worden herplaatst naar een andere functie binnen de Vlaamse overheid. Deze herplaatsing verloopt via Werk-Wijzer van Jobpunt Vlaanderen. Zij delen de mensen die bij hen terecht komen op in vier categorieën: (1)Personen waarbij hun functie werd geschrapt of opgeheven als gevolg van een reorganisatie of proceshertekening; (2) Personen die hun functie niet meer kunnen of mogen uitoefenen omwille van medische redenen; (3) Personen waarvoor er geen goede overeenkomst is tussen de persoon en de functie; (4) Personen die na een langdurige gelegitimeerde afwezigheid terugkeren naar de administratie. Zij willen door opleiding, vorming en begeleiding de juiste persoon op de juiste plaats krijgen. Werk-Wijzer komt dus in actie wanneer een terugkeer naar de oude functie niet mogelijk is. 5