Administratieve Module CNaVT

Transcriptie

1 Administratieve Module CNaVT Handleiding voor exameninstellingen Nederlandse Taalunie, Paleisstraat 9, 2514 JA Den Haag KU Leuven, Centrum voor Taal en Onderwijs, Blijde- Inkomststraat 7, 3000 Leuven ecom Scotland Ltd. 18b Dickson Street, Dunferlime, Fife, KY12 7SL. enetassess, Flexible and cost effective online assessment

2 Contents 1. Registreren als exameninstelling Profielgegevens Contactgegevens Financiële gegevens Examinatorgegevens Eerste keer aanmelden Examenaanbod creëren De CNaVT-examens Prijzen ingeven Interne en externe kandidaten Prijsverschil voor interne en externe kandidaten Exameninstellingen Als examinator uw exameninstelling zoeken Exameninstelling toevoegen Interne kandidaten verbinden met uw instelling Examenaanvraag Examenaanvraag bewerken Examenaanvraag goedkeuren Vragen om bijkomende informatie Examenaanvraag weigeren Exameninschrijvingen Examen inplannen Examendatum wijzigen Examen annuleren Overzichten Mijn profiel Talenkennis en opleiding Wachtwoord vergeten Wachtwoord wijzigen Documenten uploaden

3 1. Registreren als exameninstelling Om gebruik te kunnen maken van de Administratieve Module CNaVT moet u uw instelling als exameninstelling van CNaVT registreren. Selecteer Registreer als exameninstelling om uw instelling te registreren. Er wordt een venster geopend waarin u gevraagd wordt om te bevestigen dat u wel degelijk wilt registreren als exameninstelling. Klik op Verdergaan om naar de registratiepagina te gaan. Op de registratiepagina ziet u meerdere tabbladen. Klik op elk tabblad en vul de gevraagde informatie in. 3

4 1.1 Profielgegevens Vul de naam en het adres van uw exameninstelling in. 1.2 Contactgegevens Vul de contactgegevens van uw exameninstelling in. De gegevens die u hier invult, gebruikt CNaVT voor verzendingen, facturatie en voor vragen over het updaten van uw informatie op de website van CNaVT. Ook wanneer een kandidaat zich heeft aangemeld bijvoorbeeld, wordt naar dit adres een bericht gestuurd. Kandidaten zien dit adres wanneer ze een exameninstelling zoeken. 1.3 Financiële gegevens Vul de financiële gegevens van uw examenstelling in en geef aan of uw exameninstelling kandidaten wel of niet toelaat om digitaal te betalen. Vult u in dat kandidaten digitaal mogen betalen, via PayPal, dan hebt u een PayPal-rekening nodig. Surf naar de pagina van PayPal en creëer gratis een PayPal-rekening. Als een kandidaat via PayPal betaalt, wordt het examengeld voor CNaVT meteen aan CNaVT doorgestort en worden de administratieve kosten die u aanrekent meteen naar uw exameninstelling doorgestort. (zie 3. Examenaanbod creëren). 4

5 Standaard biedt het systeem PayPal aan. Voer het adres in waarmee u een PayPal-rekening hebt aangemaakt. Vink Niet-digitale betalingen accepteren aan indien u geen PayPal-betalingen wenst. In dat geval krijgt u na afsluiting van de inschrijvingen van het CNaVT een factuur voor alle kandidaten die bij u het examen zullen afleggen. U moet dan zelf nog de inschrijvingsgelden innen bij uw kandidaten. Eventuele bankkosten voor het overschrijven van het gefactureerde bedrag naar de rekening van de Taalunie, is voor rekening van de exameninstelling. Let op: U kunt slechts voor één betaalwijze kiezen! U kunt zelf uw voorkeur voor de betaalwijze niet wijzigen. Wij raden u aan om te kiezen voor digitale betalingen met PayPal. Op die manier vermindert u aanzienlijk de administratieve taken voor uw exameninstelling. 5

6 1.4 Examinatorgegevens Vul de gegevens in van de contactpersoon voor CNaVT bij uw exameninstelling. Dat kan de hoofdexaminator zijn of de administratief verantwoordelijke van uw exameninstelling. De contactgegevens die u hier invult ( adres en wachtwoord), zijn de gegevens die u nodig hebt om zich later opnieuw aan te melden in de Administratieve Module CNaVT. Het adres bij Profielgegevens (zie 1.2 Contactgegevens) verschilt dus in gebruik van het adres bij Examinatorgegevens, maar u kunt gemakshalve op beide tabbladen hetzelfde adres invullen. Ga van het ene naar het andere tabblad met de knoppen Volgende en Vorige. Let er goed op dat alle verplichte velden, aangegeven met *, zijn ingevuld. Klik op Gebruikersvoorwaarden en lees de algemene voorwaarden die verbonden zijn aan het gebruik van de Administratieve Module CNaVT. Klik op het Examenreglement voor instellingen en lees het Examenreglement. Indien u akkoord gaat met beide, plaatst u een vinkje in het veld naast Ik ga akkoord met de Gebruikersvoorwaarden en het Examenreglement voor instellingen. Klik vervolgens op Registreren. U krijgt de boodschap dat uw registratie wordt beoordeeld door een beheerder. Zodra een beheerder uw registratie heeft goedgekeurd, ontvangt u twee s. Eén om te bevestigen dat uw instelling werd goedgekeurd, en een tweede met een link voor de activatie van uw profiel als exameninstelling. Klik op de link in de tweede en meld u aan in de Administratieve Module CNaVT. Let op: Pas na ontvangst van de tweede kunt u zich aanmelden in de Administratieve Module CNaVT met het adres en het wachtwoord dat u bij de registratie van uw exameninstelling hebt opgegeven voor uw hoofdexaminator (bij Examinatorgegevens). 6

7 2. Eerste keer aanmelden Surf naar de Administratieve Module CNaVT. Vul het adres en het wachtwoord in dat u bij de registratie van uw exameninstelling hebt opgegeven voor uw hoofdexaminator (bij Examinatorgegevens). U ziet een venster waarin u wordt gevraagd om uw gegevens te controleren en verder in te vullen. Klik op Klik hier. U komt op uw Profielpagina terecht. U kunt dit bericht ook negeren door in de rechterbovenhoek op X te drukken. Een toelichting bij hoe u uw profielgegevens kunt aanvullen of wijzigen, vindt u in 9 Mijn profiel. 3. Examenaanbod creëren Meld u aan in de Administratieve Module CNaVT. Ga naar de tab Instellingen om uw exameninstelling(en) te zien. U kunt als examinator/verantwoordelijke meerdere exameninstellingen beheren (zie 4 Exameninstellingen). Klik op het tandwiel rechtsonder in de kolom Acties om het examenaanbod van uw exameninstelling te creëren. U ziet drie opties: de gegevens van uw exameninstelling bekijken, bewerken of archiveren. Klik op Bewerken. 7

8 U ziet alle details van uw exameninstelling die u bij de registratie van uw exameninstelling hebt ingegeven. U ziet ook de tab Aanbod examens. Klik op Aanbod examens. U kunt aanvinken welke examens u wilt aanbieden. U kunt ook aangeven of u het examen alleen aan interne kandidaten (kandidaten die les volgen bij u) wilt aanbieden of ook open wilt stellen voor externe kandidaten. U kunt ook administratieve kosten ingeven. Dit zijn de kosten die bovenop het examengeld voor CNaVT gefactureerd zullen worden aan de kandidaten. 8

9 3.1 De CNaVT-examens CNaVT biedt momenteel vijf examens aan: Maatschappelijk Informeel (A2), Maatschappelijk Formeel (B1), Educatief Startbekwaam (B2), Zakelijk Professioneel (B2) en Educatief Professioneel (C1). Vink aan welke CNaVT-examens u wilt aanbieden in de kolom Aanbod. 3.2 Prijzen ingeven Op de pagina Exameninstelling Details geeft u aan welke examens u wilt organiseren en wat u per examen vraagt. Duid in de kolom Administratiekosten aan hoeveel (in euro) u aanrekent voor de administratiekosten, bovenop het examengeld voor CNaVT. Wat CNaVT voor haar examens vraagt, is afhankelijk van het land waar uw exameninstelling gevestigd is. Op de website van CNaVT, op de pagina Inschrijvingen, onder het kopje Kostprijs? vindt u de examengelden per land. Voorbeeld 1 U wenst geen administratieve kosten aan te rekenen? Vul in de kolom Administratiekosten 0 in. Voorbeeld 2 U wilt dat uw exameninstelling 50 krijgt voor een bepaald examen? Vul in de kolom Administratiekosten 50 in. Voorbeeld 3 U behoudt graag de regeling uit 2018, waarbij een examen voor een kandidaat 75 euro kost, en waarbij een exameninstelling van deze 75 euro 10% mag inhouden als administratieve vergoeding. In dit geval vult u in de kolom Administratiekosten 7,5 in. De totaalprijs voor de kandidaat is dan 75 euro en uw exameninstelling zal 7,5 ontvangen. 9

10 3.3 Interne en externe kandidaten Een externe kandidaat is een kandidaat die zich via de Administratieve Module CNaVT aanbiedt, maar via dit systeem nog niet verbonden is met uw instelling. Een interne kandidaat is een kandidaat die aan uw exameninstelling les volgt en die reeds opgenomen is in de lijst Aan de instelling verbonden personen. In de kolom Aanvaardt externe kandidaten geeft u aan of personen die niet met uw exameninstelling zijn verbonden, toch bij u een CNaVT-examen mogen komen afleggen. Door hier een vinkje te zetten, maakt u uw exameninstelling zichtbaar in de Administratieve Module CNaVT en kunnen externe kandidaten u vinden en zien welk examen ze bij u kunnen afleggen. Let op: Heeft u voldoende externe kandidaten en wilt u er geen meer aanvaarden, haal het vinkje dan weg in de laatste kolom. 3.4 Prijsverschil voor interne en externe kandidaten Lees aandachtig onderstaande informatie en bekijk de voorbeelden goed. Het is ontzettend belangrijk dat uw examenaanbod goed gedefinieerd wordt. U kunt als exameninstelling een verschillende prijs hanteren voor interne en externe kandidaten. U ziet in het overzicht 10 examens. Voorbeeld 1: U vraagt dezelfde prijs voor een examen aan interne en externe kandidaten. Duid één of meerdere examens van de bovenste vijf examens aan. Geef in de laatste kolom (Externe kandidaten aanvaarden) aan dat uw exameninstelling externe kandidaten aanvaardt. Voorbeeld 2: U vraagt voor hetzelfde examen een ander bedrag aan interne en externe kandidaten. Duid de examens aan die u wilt aanbieden aan uw interne kandidaten. 10

11 In de rechter kolom vinkt u Aanvaardt externe kandidaten enkel aan bij de prijzen voor externe kandidaten. Zo wordt dit examen en deze prijs zichtbaar voor externe kandidaten die aan uw exameninstelling een examen willen afleggen. Interne kandidaten zullen nu beide examens zien. Wijs uw interne kandidaten erop dat ze het examen voor interne kandidaten moeten kiezen (het goedkoopste van de twee). Organiseert u enkel examens voor interne kandidaten, dan mag u de laatste kolom niet aanvinken. Voorbeeld 3: U biedt het examen Maatschappelijk Informeel (A2) aan voor interne en externe kandidaten met verschillende administratieve kosten: interne kandidaten betalen 50, externe 70. Maatschappelijk Formeel (B1) biedt u enkel aan voor interne kandidaten tegen de administratieve kost van

12 4. Exameninstellingen 4.1 Als examinator uw exameninstelling zoeken Op de pagina Mijn Instellingen vindt u een overzicht van alle exameninstellingen waaraan u verbonden bent. Indien u aan meer dan één instelling verbonden bent, kunt u deze zoeken door gebruik te maken van de filters. Druk op Filteren om de zoekactie te starten. 4.2 Exameninstelling toevoegen Indien u als examinator verantwoordelijk bent voor meer dan één exameninstelling, kunt u een extra exameninstelling toevoegen. Klik op Instelling toevoegen om een nieuwe exameninstelling aan te maken. Vul dezelfde informatie in als bij de registratie van uw eerste exameninstelling. U hoeft evenwel geen Examinatorgegevens meer in te voeren, aangezien u, op het moment dat u een nieuwe exameninstelling toevoegt, reeds bent aangemeld als examinator en u door het systeem wordt herkend. Download de documenten onderaan de pagina in het veld Documenten ondertekenen. Klik op Gebruikersvoorwaarden en lees de gebruikersvoorwaarden. Plaats een vinkje in het veld naast Ik ga akkoord met de Gebruikersvoorwaarden. Onderteken de documenten die u net hebt gedownload, teken ze en selecteer Bestand kiezen om de getekende overeenkomsten vanaf uw computer op te laden. Klik op Registreren. Een beheerder zal uw registratie beoordelen. Pas na goedkeuring zal de nieuwe exameninstelling in de overzichten verschijnen. 4.3 Interne kandidaten verbinden met uw instelling Het is belangrijk om uw interne kandidaten te verbinden met uw instelling. Dit is zeker zo als u verschillende prijzen voor administratiekosten hanteert voor interne en externe kandidaten of als u geen externe kandidaten aanvaardt. Kandidaten zien bij een aanvraag voor een examen namelijk altijd de volgende examens: - de examens van exameninstellingen die externen aanvaarden; - de examens die de exameninstelling aanbiedt waar zij les volgen (dus waar ze interne kandidaat zijn). Klik op Aan instelling verbonden personen. In het veld Associatietype kiest u Kandidaat. U zoekt uw kandidaten aan de hand van hun adres. Geef daarom in het veld onder het adres in van de kandidaat die u wilt verbinden met uw exameninstelling en klik op de knop Zoeken. U krijgt deze kandidaat te zien. 12

13 Klik bovenaan rechts op de knop Bewerken. U kunt nu onder het kopje Verbonden het hokje aanvinken om deze kandidaat te verbinden met uw instelling. Klik daarna op de knop Opslaan om de verbinding tot stand te brengen. U herhaalt dit voor elke kandidaat die u wilt verbinden. Door uw kandidaten op deze manier te verbinden met uw instelling, zorgt u ervoor dat uw kandidaten uw exameninstelling terugvinden wanneer zij een examen aanvragen. Let op: Om een kandidaat te kunnen verbinden aan uw exameninstelling moet deze kandidaat zelf eerst een profiel aangemaakt hebben in de Administratieve Module CNaVT én moet u (drie letters van) het adres kennen waarmee de kandidaat in dit systeem is geregistreerd. 5. Examenaanvraag Op de pagina Examenaanvraag kunt u alle examenaanvragen zien die door kandidaten bij uw exameninstelling(en) zijn ingediend. U krijgt bij elke aanvraag de volgende informatie te zien: Exameninstelling De naam van uw exameninstelling Examen De naam van het aangevraagde examen Kandidaat De naam van de kandidaat Aangepaste procedure Vermelding van leerstoornissen en/of beperkingen Bijlagen Indicatie of er wel of geen bewijsstukken zijn aangeleverd voor de aangegeven leerstoornis of beperking Laatst bijgewerkt - Wanneer de aanvraag voor het laatst werd bijgewerkt U kunt de aanvragen downloaden naar een Excel-tabel door op de knop Exporteren te klikken, onderaan de pagina. 13

14 5.1 Examenaanvraag bewerken U kunt de aanvraag van kandidaten die aan uw exameninstelling een examen wensen af te leggen accepteren of weigeren. U kunt ook om meer informatie vragen. Klik op de knop met het tandwiel in de kolom Acties. Kies Bewerken. U ziet op de pagina Examenaanvraag bewerken de naam van de kandidaat. Indien het gaat om een kandidaat die een examen met aangepaste procedure wenst te maken, ziet u daarnaast een toelichting bij zijn of haar aanvraag en de documenten die zijn toegevoegd, ter ondersteuning van de aanvraag. 14

15 5.2 Examenaanvraag goedkeuren Klik op Accepteren om een aanvraag goed te keuren. De kandidaat ontvangt meteen na uw goedkeuring een automatisch door het systeem gegenereerde waarin wordt bevestigd dat zijn aanvraag werd goedgekeurd. De aanvraag wordt verwijderd uit de lijst met aanvragen. 5.3 Vragen om bijkomende informatie Indien u meer informatie wenst over een specifieke aanvraag, kunt u gebruikmaken van de knop Vraag meer informatie aan. Het systeem genereert dan een automatische aan de kandidaat, waarin hij om meer informatie wordt gevraagd. Het systeem biedt u de mogelijkheid om uw vraag nader te specificeren. 5.4 Examenaanvraag weigeren Klik op Weigeren om een examenaanvraag af te wijzen. Het systeem zal u vragen om een reden te geven voor de afwijzing. Het is verplicht om de weigering toe te lichten. De kandidaat ontvangt een automatisch door het systeem gegenereerde waarin te lezen staat dat zijn aanvraag werd afgewezen. De redenen die u daarvoor in het systeem heeft aangegeven, zijn in de opgenomen. Als een kandidaat een examenaanvraag indient en een aangepaste procedure wil, maar uw exameninstelling heeft met CNaVT afgesproken dat deze procedure niet gevolgd wordt, dan kunt u de examenaanvraag weigeren en als reden opgeven dat u de aangepaste procedure niet aanvaardt. In dit geval kan de kandidaat ervoor kiezen om de examenaanvraag alsnog in te dienen, zonder aangepaste procedure en daarmee is het proces van de examenaanvraag voltooid. Als een kandidaat een examenaanvraag heeft ingediend voor een foutief examen bijvoorbeeld, en nog niet heeft betaald, dan kunt u de examenaanvraag weigeren. U geeft de reden van weigering en vraagt de kandidaat om opnieuw een examenaanvraag in te dienen. 15

16 Als een kandidaat een examenaanvraag heeft ingediend voor een foutief examen bijvoorbeeld, en al heeft betaald, dan kunt u de examenaanvraag weigeren en kiezen voor restitutie. Op die manier genereert u via de Administratieve Module CNaVT een voucher waarmee de kandidaat opnieuw een examenaanvraag kan indienen bij uw exameninstelling, voor een examen naar keuze. De kandidaat moet bij de nieuwe aanvraag het nummer van de voucher vermelden. De voucher kan slechts één keer gebruikt worden, maar is wel onbeperkt geldig. De voucher heeft de waarde van het inschrijvingsgeld dat de kandidaat heeft betaald, namelijk het examengeld + administratieve kosten. 6. Exameninschrijvingen De pagina Exameninschrijvingen biedt een overzicht van alle goedgekeurde examenaanvragen. Indien u veel kandidaten heeft, kunt u de kandidaten filteren. Zo kunt u een lijst maken van bijvoorbeeld alle kandidaten die nog niet betaald hebben, of alle kandidaten die een bepaald examen afleggen. U kunt deze informatie in een Excel-bestand downloaden door op de knop Exporteren te drukken, onderaan de pagina. 6.1 Examen inplannen Klik op het tandwiel in de kolom Acties om een examen in te plannen. Druk vervolgens op Planning. U ziet in het bovenste blok alle details van de aanvraag en de aanvrager. 16

17 In het onderste blok kunt u via de knop Datum van het examen aangeven wanneer uw exameninstelling het examen waarvoor de kandidaat zich heeft ingeschreven organiseert. U kunt de exacte datum selecteren door gebruik te maken van de kalenderknop of u kunt de datum manueel ingeven op uw toetsenbord. Indien u voor de laatste mogelijkheid kiest, dient u rekening te houden met het volgende formaat: DD/MM/JJJJ (bv. 10/05/2019). Klik op Opslaan om de datum te bevestigen. De kandidaat ontvangt onmiddellijk daarna een automatisch door het systeem gegenereerde mail waarin de datum waarop het examen plaatsvindt wordt meegedeeld. 6.2 Examendatum wijzigen Als een gepland examen, om wat voor reden ook, niet kan plaatsvinden, is het mogelijk om de examendatum te wijzigen. Klik op het tandwiel in de kolom Acties en kies voor Examen herinplannen U komt op de pagina terecht waar u het examen heeft ingepland. Daar kunt u een nieuwe datum instellen en ook aangeven waarom het examen wordt verplaatst. Klik op Opslaan om de wijziging te bewaren. 17

18 6.3 Examen annuleren U kunt het examen ook annuleren. Klik op het tandwiel in de kolom Acties en kies voor Annuleren zonder restitutie. Er verschijnt een venster waarbij u wordt gevraagd of u zeker bent dat u het examen wilt annuleren. Druk op OK om het examen definitief te annuleren. 18

19 7. Overzichten Op de pagina Overzichten ziet u de overzichten die voor u beschikbaar zijn. Druk op Bekijken om een overzicht te kunnen inkijken. 8. Mijn profiel Op de pagina Mijn Profiel vindt u een overzicht van alle informatie die u tijdens het registratieproces heeft ingevoerd. U kunt alle informatie op elk moment wijzigen, met uitzondering van uw adres. Als u zich voor het eerst aanmeldt, wordt u gevraagd om uw profiel bij te werken. Om als CNaVT-examinator erkend te worden, moet CNaVT kunnen beschikken over informatie over uw opleidingsniveau en uw talenkennis. Tijdens het registratieproces werd daar nog niet naar gevraagd. Informatie over uw opleidingsniveau en uw talenkennis kunt u toevoegen op de pagina Mijn profiel. Daarnaast kunt op deze pagina ook om het even welk document uploaden dat u aan uw profiel wilt toevoegen. 8.1 Talenkennis en opleiding Om informatie over uw opleidingsniveau toe te voegen, maakt u een keuze uit de mogelijkheden in de dropdownbox onder Hoogste onderwijsniveau. Let er op dat u hier de optie selecteert die correspondeert met uw hoogst behaalde diploma. Vervolgens geeft u ook uw talenkennis aan. Onder Taal ziet u twee dropdownboxen. In box 1 kunt u een taal selecteren. In box 2 kunt u het niveau selecteren waarop u deze taal beheerst. Daarbij wordt uitgegaan van de niveaus in het Europees Referentiekader voor Moderne Vreemde Talen. Indien u beschikt over een diploma of certificaat waar geen ERK-niveau op is aangeduid, vragen we u om het ERK-niveau te selecteren dat volgens u zo dicht mogelijk het behaalde taalniveau in de betreffende taal benadert. Selecteer uw moedertaal en geef aan bij het niveau dat dit uw moedertaal is. Klik op Taal toevoegen om uw keuzes te bevestigen. Wanneer u alles heeft ingevuld, klikt u op Opslaan, onderaan de pagina. 19

20 8.2 Wachtwoord vergeten Als u zich niet kunt aanmelden in de Administratieve Module CNaVT omdat u uw wachtwoord bent vergeten, vraag dan een nieuw wachtwoord aan met het adres van uw hoofdexaminator, dus met het adres dat u bij Examinatorgegevens hebt ingevuld. U kunt zich ook eerst proberen aan te melden door uw wachtwoord opnieuw in te voeren (misschien maakte u een typefout), maar na een aantal pogingen sluit het systeem automatisch en dan moet u ongeveer een kwartier wachten vooraleer u zich opnieuw kunt aanmelden of een nieuw wachtwoord kunt aanvragen. 8.3 Wachtwoord wijzigen Om uw wachtwoord te kunnen wijzigen, wordt u eerst gevraagd om uw bestaande wachtwoord in te voeren. Pas daarna kunt u een nieuw wachtwoord instellen en bevestigen. Voer een wachtwoord in dat uit minimaal 4 tekens bestaat. Wachtwoorden die uit minder dan 4 tekens bestaan, worden om veiligheidsredenen geweigerd. Als u alles correct en volledig heeft ingevuld, drukt u op Opslaan, onderaan de pagina. 20

21 8.4 Documenten uploaden Als u documenten aan uw profiel wilt toevoegen, kiest u in het veld Documenten uploaden voor Bestand kiezen. Zoek het bestand op uw computer, selecteer het en klik op Toevoegen. Vervolgens drukt u op Uploaden. Het bestand is nu toegevoegd aan uw profiel. Als u alle documenten die u aan uw profiel wilde toevoegen heeft geüpload, klikt u op Opslaan, onderaan de pagina. U kunt toegevoegde bestanden downloaden en verwijderen via het tandwiel in de kolom Acties. 21