Registratienummer 15. De voorzitter opent de vergadering om uur en heet de aanwezigen welkom.

Transcriptie

1 Verslag Vergadering Commissie Bestuur, Middelen en Waterketen Aanwezig L.H.M. Kohsiek (voorzitter), J.D. Kramer (portefeuillehouder), R. Maarschall (portefeuillehouder), dhr. S.J. Schenk (portefeuillehouder), C.J.M. Stam (portefeuillehouder), R. Veenman (portefeuillehouder), drs. M.J. Hartvelt (Kamer van Koophandel), J.R. Kielstra (LTO), A. Lap (Groen, Water & Land), mw. M.A. Leijen (PvdA), P.C.M. Mak (BBW), P.J. Marees (VVD), G.J.M. Meuwese (50PLUS), mw. P. van Ollefen (CDA), F. Sanders (Algemene Waterschapspartij)(vanaf uur), mw. E.M. Tannehill (Water Natuurlijk) M. Brabander (secretaris) mw. M.D. Steenwinkel (notulist) Tevens aanwezig, maar geen lid van de commissie Mw. T.M.C. van Raaij (VVD) Afwezig J. van Beek (Vereniging van Bos- en Natuurterreineigenaren), C. Streefkerk (VVD), R.C.P.E. Wiese (Kamer van Koophandel) Kopie aan Van M. Brabander Doorkiesnummer vergadering Onderwerp Commissie Bestuur, Middelen en Waterketen Opening De voorzitter opent de vergadering om uur en heet de aanwezigen welkom. Het hoofdonderwerp van deze vergadering is het jaarverslag. De agenda wordt vastgesteld. 2. Mededelingen De voorzitter herinnert aan de vraag om mee te willen denken over het innovatiefonds. Belangstellenden moeten zich voor het eind van deze week melden. 3. Gelegenheid tot inspreken Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Postbus 250, 1700 AG Heerhugowaard Bevelandseweg 1, 1703 AZ Heerhugowaard T F info@hhnk.nl

2 2 van 9 Er zijn geen insprekers. Ter vaststelling 4. Verslag vergadering commissie BMW van 9 maart 2016 (16.760) 9, punt 12: Mevrouw Van Ollefen (CDA) herinnert D&H aan haar vraag over de bestuurlijke agenda die zou komen. De voorzitter meldt dat de agenda die er nu is, nog te veel details bevat om werkbaar te zijn voor het bestuur. Een werkbaarder versie is in voorbereiding. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Actielijst De actiepunten zijn afgehandeld, dan wel in behandeling (zie ibabs). Om advies 5. Jaarstukken 2015 ( ) 7 De volgorde van de bespreking zal zijn: Inleiding door portefeuillehouder Kramer Toelichting door de heer Minks, accountant EY Toelichting door mevrouw Van der Haagen, concerncontroller Toelichting door D&H op de reactie op de adviezen van de accountant en de concerncontroller Overgebleven vragen over het jaarverslag Opmerkingen over het voorstel Inleiding door portefeuillehouder Kramer Er zijn technische vragen binnengekomen en die zijn beantwoord. Het resultaat van het waterschap is positief en in lijn met de verwachtingen die in de loop van het jaar zijn besproken. Na vaststelling door het zal een persbericht uitgaan en zullen de jaarstukken op de website van HHNK worden gepubliceerd. Toelichting door de heer Minks (accountant Ernst&Young) In het najaar ligt bij de controle de nadruk op de processen die worden beoordeeld, omdat daar de posten voor de jaarrekening uit komen. In het voorjaar is dan de controle van de jaarrekening. De beheersing van de organisatie en de processen bij het waterschap is verder verbeterd. Projectbeheer is een punt van aandacht vooral bij het HWBP waarin de financiering verandert. Dat vraagt om een risicobeheersing meer aan de voorkant van de processen. Ook het belastingproces vraagt nog aandacht.

3 3 van 9 De uitdaging is de informatievoorziening over vooral de koppeling tussen de uitgaven en de prestaties nog verder te verbeteren. De wetgever legt de accountant op meer op het dossier te gaan controleren en op zaken als de Wet normering topinkomen. Daarnaast zal de rechtmatigheidscontrole verdwijnen. Dat geeft minder tijd om mee te denken met de organisatie, maar dat is nog steeds wel het streven van de accountant. De Jaarrekening 2015 krijgt een goedkeurende verklaring op de drie punten getrouwheid, rechtmatigheid en WNT. Aandachtspunten zijn dus de belastingen, projectbeheer, voorzieningen en ook nog wel de beheersing van processen. De voorzitter constateert dat het waterschap van ver is gekomen en met een goedkeurende verklaring goed vooruit kan kijken. Vragen en opmerkingen voor de heer Minks De heer Marees (VVD) constateert dat de conclusie is dat het begrotingsproces beter beheerd wordt. Desondanks zijn er twee begrotingswijzigingen geweest in het afgelopen jaar. Hoe ziet de accountant dat? Moet de begroting niet nog beter ingeschat worden? De heer Hartvelt (KvK) wijst erop dat er 25 miljoen gereserveerd is voor risico s. De wereld verandert, het heeft voor 2016 al extra gedoteerd, maar de accountant vindt dat 25 miljoen voldoende is al heeft hij ook inhoudelijke opmerkingen. Dat vraagt om uitleg. Mevrouw Hartog (GWL) heeft begrepen dat de accountant de rechtmatigheid niet meer op de huidige manier zal toetsen. Kan hij daar meer over zeggen? Beantwoording door de heer Minks Bij het opstellen van de begroting worden schattingen gemaakt. In het rapport van de accountant staat hoe gevoelig de verschillende schattingen zijn. Een afwijking van 1% of 2%, zoals bij de belastingopbrengst, is inherent aan het schattingsproces. Voorheen waren de verschillen nog groter, maar het belastingproces is inmiddels al verbeterd. Ondanks alle verbeteringen zullen er af en toe nog verrassingen zijn, zoals de verandering in de opbrengst van natuurterreinen. Afwijkingen op de begroting worden inmiddels twee maal per jaar gerapporteerd. Bij risicobeheersing is het de organisatie die de risico s en de voorkoming ervan in beeld brengt. Ook wordt het financiële gevolg bepaald. Het risicoprofiel van HHNK is inderdaad aan het veranderen, denk aan de subsidieverstrekking binnen het HWBP. Het is aan het om met D&H de discussie aan te gaan over de kaders. Op basis van het huidige risicoprofiel acht de accountant 25 miljoen reserve voldoende. De rechtmatigheidscontrole door de accountant betreft de controle op de getrouwheid van de cijfers. Dat oordeel zal via een wet aan de organisaties worden teruggegeven. De organisatie moet verklaren de zaken op orde te hebben en de accountant beoordeelt het systeem dat de organisatie daarbij hanteert.

4 4 van 9 Tweede termijn vragen aan de heer Minks De heer Meuwese (50PLUS) wijst erop dat rechtmatigheid verschillende definities heeft. Hij vindt dat beoordeeld moet worden of een uitgave is gedaan conform de besluitvorming. Is dat de rechtmatigheid die de accountant bedoelt? Mevrouw Leijen (PvdA) begrijpt uit de uitleg dat het waterschap straks het eigen vlees gaat keuren. Wat vindt de accountant daarvan? Vijf jaar geleden bleek vrij plotseling sprake van een positief resultaat. Toen was de conclusie dat het waterschap niet in control was. Nu is er sprake van weer een aanzienlijk niet begroot positief resultaat. Vindt de accountant dat de organisatie nu wel in control is? Mevrouw Van Raaij (VVD) vraagt zich af hoe de buitenwereld tegen de veranderde rechtmatigheidstoetsing aan zal kijken. Het waterschap zal duidelijk moeten laten zien zuiver te toetsen. Zelf verklaren is iets anders dan naar de buitenwereld verklaren dat je rechtmatig gehandeld hebt. Beantwoording door de heer Minks De voorzitter wijst erop dat de verandering op het gebied van de rechtmatigheidstoetsing vanuit de wetgever komt. De heer Minks licht toe dat de accountant alleen de financiële rechtmatigheid toetst en daarin twee aspecten bekijkt: het begrotingscriterium en het voorwaardencriterium. Wordt alleen uitgegeven wat is begroot en wordt het geld uitgegeven onder de voorwaarden die daarvoor zijn gesteld? De wetgever heeft de verplichting te toetsen destijds opgenomen, omdat de buitenwereld moest kunnen zien dat de rechtmatigheid bij overheidsorganisaties in orde is. Inmiddels vindt de wetgever dat de organisaties nu zelf in staat moeten zijn dat te laten zien. De accountant denkt en verwacht dat HHNK in staat is die stap te maken. Portefeuillehouder Kramer geeft aan dat het positieve resultaat in het verleden voor een groot deel structureel was. Nu is het maar voor een klein deel structureel en vooral incidenteel. Elk kwartaal wordt het bestuur geïnformeerd en er wordt op de rapportage gestuurd. Het waterschap komt dus steeds dichter bij de waarheid. De afwijking ten opzichte van de begroting is in verhouding ook niet zo heel groot. De voorzitter wijst erop dat zes jaar geleden in december een neutraal resultaat werd gemeld dat begin februari opeens positief bleek te zijn. Nu kan er al halverwege het jaar worden gerapporteerd waar het resultaat heen gaat. In de begroting zit altijd de onzekerheid van een schatting en het moet ook niet zo zijn dat het behalen van de begroting een doel op zich is. Mevrouw Hartog (GWL) constateert dat het bestuur blijkbaar moeite heeft met het verdwijnen van een aantal toets- en controlemomenten. Wellicht is het goed om daarover nog een keer in gesprek te gaan met de portefeuillehouder. Portefeuillehouder Kramer wijst erop dat de wetgeving nog in voorbereiding is. Het is inderdaad goed om in de loop van dat proces met het bestuur te spreken.

5 5 van 9 Toelichting door mevrouw Van der Haagen (concerncontroller) De concerncontroller heeft zich gericht op de rapportage aan het bestuur: hoe leesbaar is die? Haar doel is de verantwoording zo transparant mogelijk te doen. De aanbevelingen die zij heeft gedaan, betreffen voor een deel de leesbaarheid van de informatie, maar gaan ook over de zaken waar de organisatie nog in kan doorgroeien zoals het nog beter koppelen van geld en middelen. Geld is een middel om een effect te bereiken, maar geen doel. Blijven ontwikkelen en doorgroeien is belangrijk. In de planning-en-controlcyclus moet de evaluatie en vooral het leren daarvan nog verder verbeterd worden. En de integrale aanpak van vraagstukken kan nog verbeterd worden. Vragen en opmerkingen voor mevrouw Van der Haagen De heer Mak (BBW) verwijst naar de tekst op pagina 4 waaruit blijkt dat de concerncontroller graag met het algemeen bestuur in gesprek wil gaan. BBW waardeert die uitnodiging en vraagt de concerncontroller wat zij zich bij dat gesprek voorstelt. De heer Meuwese (50PLUS) stelt dat de jaarrekening een verantwoording is voor het, maar ook een middel om de burgers te informeren en verantwoording af te leggen. In het kader van de door de controller gewenste transparantie zou dan toch ook de actualiteit aan de orde moeten komen. Zaken die bij de overheid spelen, zijn bijvoorbeeld te hoge salarissen, inhuur tegen te hoge bedragen, etc. Moet het waterschap niet nog duidelijker aangeven wat het besturen van het waterschap kost zoals ook gemeenten doen? De heer Hartvelt (KvK) vindt dat de concerncontroller een goede kritische toon heeft getroffen. Hij ziet in de aanbevelingen een tendens richting het installeren van een auditcommissie, maar mist de reactie van D&H op die suggestie. Het is een goede zaak om het risicomanagement op een hoger niveau te brengen, maar dat vraagt ook om een cultuurverandering in de organisatie. Moeten er wellicht protocollen komen zodat alle afdelingen risico s op dezelfde manier valideren? Over doelmatigheid en doeltreffendheid moet inderdaad nog een keer een discussie plaatsvinden en daar zou de rekenkamercommissie ook een beeld bij kunnen schetsen. De KvK heeft geen behoefte aan nog meer rapportages in de jaarrekening want die is al dik genoeg. De controller zou wel de juistheid en consistentheid van de cijfers in de rapportages moeten bewaken. De KvK deelt de aandacht voor governance rond de Alliantie Markermeerdijken. De heer Sanders (AWP) geeft complimenten voor de kritische blik op de ontwikkelingen in de organisatie met het doel die beter te laten worden. Hij vraagt of de concerncontroller alleen de eigen organisatie en de eigen activiteiten beoordeelt of ook kijkt naar de samenwerkingsverbanden. Daarbij heeft het bestuur namelijk geen invloed op de uitgaven. Er worden weinig kengetallen gebruikt, wat vindt de controller daarvan?

6 6 van 9 De heer Marees (VVD) sluit zich wat betreft aanbevelingspunt 7, het opnemen van meer rapportages in de jaarstukken, aan bij de KvK. Bij aanbevelingspunt 4 vraagt hij waarom de concerncontroller bij de beoordeling wil uitgaan van de oorspronkelijke begroting. Mevrouw Leijen (PvdA) sluit zich bij de KvK aan wat betreft het ontbreken van een reactie op een aanbeveling. De PvdA zal graag zitting nemen in een commissie voor overleg met de concerncontroller. Verdere opmerkingen over de aanbevelingen volgen in de -vergadering. Beantwoording door mevrouw Van der Haagen Het gaat inderdaad om een uitnodiging om in gesprek te gaan met het algemeen bestuur. De uitkomst zou een auditcommissie of iets dergelijks kunnen zijn. Bij het risicomanagement denkt de concerncontroller vooral dat het in gesprek gaan met de organisatie over risicomanagement winst zal opleveren. Het invoeren van protocollen zou een mogelijkheid zijn, maar is niet de eerste inzet. In de beoordeling van de doelmatigheid en de doeltreffendheid is zeker een rol voor de rekenkamercommissie weggelegd. Dat is een onderwerp om verder met de op te zetten werkgroep te bespreken. Uit de reacties is op te maken dat het bestuur graag een toets op bijvoorbeeld eventuele tegenstrijdigheden in rapportages ziet, liever dan meer rapportages in de jaarstukken. Kengetallen. Die worden niet veel gebruikt binnen HHNK. De concerncontroller begrijpt van de vraagsteller ook dat er geen directe urgentie is. Zij zegt toe na te gaan of en waar het nuttig is ze in te passen. De concerncontroller heeft geen directe rol in de beoordeling van de financiën als er sprake is van verbonden partijen. Bij die partijen vindt een eigen verslaglegging plaats en daar kan eventueel op geacteerd worden. Het bestuur realiseert zich voldoende dat de begroting anderhalf jaar voor de jaarstukken is gemaakt op basis van inschattingen. Het streven naar jaarstukken die volledig gelijk zijn aan de begroting is niet zinvol. Het is echter wel goed om de verschillen te bekijken en daarvan te leren voor het in control zijn. Portefeuillehouder Kramer benadrukt dat D&H geen reactie heeft willen achterhouden. Het bestuur is van harte welkom om met de concerncontroller en de portefeuillehouder in gesprek te gaan. Het waterschap is verplicht het salaris van de secretaris-directeur op te nemen in de jaarstukken. De toelages van het bestuur zijn op de website van het ministerie te raadplegen. De voorzitter denkt dat kengetallen zeker nuttig kunnen zijn, want ze geven in ieder geval informatie. De waterschappen verschillen echter nogal dus misschien leiden kengetallen niet tot de gewenste vergelijkingen. Het invoeren van eventueel extra kengetallen moet bekeken worden. Vragen en opmerkingen naar aanleiding van de reactie van D&H op de adviezen

7 7 van 9 De heer Kielstra (LTO) vraagt waarom D&H aanbeveling 4, de vergelijking met de oorspronkelijke begroting, niet helemaal overneemt. Beantwoording door portefeuillehouder Kramer Hoe meer informatie en rapportages in de jaarstukken worden opgenomen, des te minder overzichtelijk ze worden. Hij stelt voor te beginnen zoals wordt beschreven, dus met de kwartaalrapportages en er later nog eens over te spreken. Overige vragen over het jaarverslag Mevrouw Tannehill (WN) vraagt zich af of er niet te veel op personeel bezuinigd wordt. Er zijn zorgen over de kwaliteit die het personeel kan leveren. De heer Hartvelt (KvK) vraagt wat er voor het waterschap onder de vennootschapsbelastingplicht gaat vallen. Beantwoording door portefeuillehouder Kramer Er is een vrij duidelijke personeelstrategie. Als een personeelslid vertrekt, wordt nagegaan of de functie nodig is, ergens anders of door anderen kan worden opgevangen, etc. Er wordt veel geïnvesteerd in opleidingen zodat de mensen meer aankunnen en de kwaliteit gewaarborgd blijft. Wat mevrouw Tannehill aangeeft, is zeker een aandachtspunt. De heer Blom (vanaf de publieke tribune) licht desgevraagd toe dat daar waar het waterschap activiteiten ontplooit en in concurrentie is met de omgeving, mogelijk sprake is van vennootschapbelasting. Denk aan SDI s, detachering en laboratoria. Er wordt geïnventariseerd wat de impact zal zijn. De voorzitter voegt toe dat de Unie van Waterschappen inschat dat de gevolgen beperkt zullen zijn. Het bestuur wordt op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen. Vragen en opmerkingen naar aanleiding van het voorstel De heer Mak (BBW) merkt op dat een aantal fracties kritische opmerkingen heeft gemaakt over de afwijkingen ten opzichte van de basisbegroting. De accountant en de controller zeggen echter dat de beheersingsprocessen op orde zijn. Ook D&H is niet ongerust. De basisbegroting is heel belangrijk voor het bestuur als kaderstelling en omdat het de basis is voor de vaststelling van de tarieven. Bij afwijkingen is er dus een reëel risico dat de ingelanden met te hoge tarieven te maken krijgen. Mevrouw Leijen (PvdA) meldt dat haar fractie over hetzelfde onderwerp met een reactie komt tijdens de -vergadering. De heer Marees (VVD) heeft eenzelfde opmerking. Beantwoording Portefeuillehouder Kramer begrijpt de ongerustheid, maar deelt die niet. De afwijking op de basisbegroting is ook goed te verklaren. Hij vraagt de heer Mak wat die dan een acceptabele afwijking op de begroting zou vinden.

8 8 van 9 Een teveel uit de heffingen vloeit terug naar de reserve en kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld versnelde afschrijvingen. Dat heeft effect op de kapitaallasten en dus op de tarieven. In de meerjarenbegroting kan het bestuur daarvoor kaders stellen. De heer Minks wijst erop dat de kaderstelling een taak van het is. De accountant beoordeelt het begrotingsbeheer en kijkt of er goed gemonitord wordt en of er over de afwijkingen goed wordt gerapporteerd. Die zaken zijn verbeterd. Hij licht toe dat het bij gemeenten ook gebruikelijk is dat overschotten naar de reserves vloeien. Daar worden echter jaarlijks de tarieven vastgesteld en bij het waterschap eens per vier jaar. Het geld is niet weg: het is nog steeds van de burger. Mevrouw Van der Haagen stelt dat deze discussie de organisatie en het bestuur scherpt in het terughoudend en bewuster vaststellen van de tarieven. Het is een goede zaak dat de zorgen worden geuit. De organisatie voelt die ook en het wordt genuanceerd opgepakt. Het zou voor een organisatie als het waterschap overigens een slechte zaak zijn als er bijvoorbeeld twee jaar achter elkaar een tekort zou zijn. Daarom wordt er terughoudend begroot en geraamd. Het voorstel wordt door de commissie als bespreekstuk doorgeleid naar de -vergadering van 11 mei Rondvraag Mevrouw Leijen (PvdA) vindt het jammer dat presentaties nogal eens aan het einde van de W&W-vergaderingen plaatsvinden. Voor leden van de commissie BMW betekent dat lang wachten. Misschien moet hier nog eens over worden gesproken. De heer Lap (GWL) Vraagt zich af hoe er wordt omgegaan met de riolering in het buitengebied. Is dat een zaak voor de gemeente of voor het hoogheemraadschap? Hoe heeft bijvoorbeeld het fenomeen 'kamperen bij de boer' invloed op de riolering etc. Beantwoording door D&H De voorzitter legt uit dat D&H bij het inplannen van presentaties probeert in te schatten voor wie die het meest interessant zijn. Die afweging zal nog zorgvuldiger gemaakt gaan worden. De heer Maarschall zegt toe de vraag van de heer Lap uit te zoeken en het bestuur te informeren. Het waterschap geeft extra aandacht aan de IBA s en septic tanks om te voorkomen dat er lokaal slechte waterkwaliteit ontstaat. De voorzitter sluit de vergadering om uur.

9 9 van 9 Actie Door vergadering en agendapunt 1. Nagaan wie er gaat over de riolering in het buitengebied van Texel. Dit i.r.t. recreatie zoals kamperen bij de boer. R. Maarschall Gereed