4. Verslag, actielijst en besluitenlijst van de vergadering algemeen bestuur van 31 oktober 2016

Transcriptie

1 Terneuzen, 23 november 2016 Onderwerp: uitnodiging en agenda vergadering 5 december 2016 Aan de leden van het algemeen bestuur RUD Zeeland, Namens de voorzitter van RUD Zeeland nodig ik u hierbij uit voor de vergadering van uw algemeen bestuur op maandag 5 december Deze vergadering vindt plaats in de raadzaal van het stadskantoor in Terneuzen van 9.00 tot uiterlijk uur. De agenda voor dit overleg ziet er als volgt uit: 1. Opening 2. Mededelingen en ingekomen stukken a. Ingekomen brief toezichthouder b. Aankondiging evaluatie wet VTH 3. Vaststelling agenda 4. Verslag, actielijst en besluitenlijst van de vergadering algemeen bestuur van 31 oktober Overzicht producten en pakketten 6. Vergelijking witte vlekken Piofach 7. Overdracht BRZO/RIE 4 bedrijven 8. Rondvraag 9. Sluiting Met vriendelijke groet, Anton van Leeuwen MPA, directeur RUD Zeeland

2 Ministerie van Infrastructuur en Milieu > Retouradres Postbus EX Den Haag Aan Bestuur en Directeur van Omg Bestuurskern Dir.Veiligheid en Risico's Cluster C nr. INGEOEND.O. 1 4 OKT, 2016 bidoen voor: P/esmanweg 1-6 Den Haag Postbus EX Den Haag Contactpersoon A. Blok Beleidsmedewerker M +31(0) aris.blok@minlenm.n1 Datum 1 3 OKT Kenmerk Betreft Aankondiging Evaluatie wet VTH IENM/BSK-2016/ Geachte bestuur en directeur, Het ministerie van Infrastructuur en Milieu heeft in overleg met IPO en VNG aan Berenschot opdracht gegeven een onderzoek uit te voeren naar de doeltreffendheid van de kwaliteitsregels in de wet verbetering Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (wet VTH) en een evaluatie uit te voeren naar de doeltreffendheid en effecten van deze wet in de praktijk. Het onderzoek en de evaluatie zijn voorgeschreven in deze wet VTH. De Tweede Kamer heeft gevraagd de resultaten van het onderzoek en de evaluatie medio 2017 gerapporteerd te krijgen. Voor een kwalitatief goed onderzoek en evaluatie is een grote betrokkenheid vanuit de omgevingsdiensten onmisbaar. Via deze brief willen we u dan ook verzoeken uw ruimhartige medewerking te verlenen. Hierbij kunt u het volgende verwachten: Factsheets (oktober 2016) Voor elke omgevingsdienst stelt Berenschot een factsheet op met behulp van (online) beschikbare documentatie zoals jaarverslagen en zelfevaluaties. Waarschijnlijk wordt u verzocht aanvullende documentatie te leveren omdat dit bijvoorbeeld niet online beschikbaar is. De factsheets worden aan u voorgelegd en zullen telefonisch met u besproken en gevalideerd worden. Interviews (november - december2016) Aan de hand van nog nader te selecteren thema's met betrekking tot de werking van de wet VTH, voorziet de evaluatie in een aantal interviews met provincies, gemeenten en omgevingsdiensten. Voor het inplannen van eventuele interviews wordt op een later moment contact met u opgenomen. Voorafgaand aan de interviews zult u nadere informatie en een beknopte lijst met gespreksonderwerpen ontvangen. Pagina 1 van 2

3 Bestuurskern Dir.Veiligheid en Risico's Cluster C We hopen van harte dat u bereid bent mee te werken aan het onderzoek en de evaluatie. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de heer A. Blok van mijn directie. Met vriendelijke groet,a DE DIRECTEUR VEILT drs. ing. Peter Torbijn ril1/4 1.EN RISICO'S, '4 ); Pagina 2 van 2

4

5

6 Kort verslag n.a.v. de vergadering algemeen bestuur (AB) RUD Zeeland d.d. 31 oktober 2016 in Terneuzen Aanwezig: de heer E. Damen (gemeente Kapelle), mevrouw D. van Damme-Fassaert (gemeente Hulst), de heer C. Dekker (gemeente Middelburg), de heer C. van Dis (gemeente Tholen), mevrouw J. Elliott (gemeente Vlissingen), de heer L.J. Verhulst (gemeente Goes), de heer F.O. van Hulle (gemeente Terneuzen), de heer B.J. de Reu (provincie Zeeland), de heer A.G. van der Maas (gemeente Noord-Beveland), de heer J. Melse (gemeente Veere), de heer P.P.M. Ploegaert (gemeente Sluis), de heer H.L.C. de Smet (waterschap Scheldestromen), de heer G.C.G.M. Rabelink (gemeente Schouwen-Duiveland), de heer I. Vogelaar (gemeente Reimerswaal), de heer A. van Leeuwen (directeur RUD Zeeland) en mevrouw M. Zandijk (directiesecretaresse) Afwezig: mevrouw C. Miermans (gemeente Borsele) 1. Opening De heer Van der Maas opent de vergadering en heet iedereen welkom. Mevrouw Miermans is met kennisgeving afwezig. Mededelingen en ingekomen stukken a. Verslag deelnemersoverleg van 21 juni 2016 Voor kennisgeving aangenomen. b. DB verslag 12 september 2016 De heer Vogelaar heeft moeite met de wijze waarop de mening van het DB is geformuleerd ten aanzien van de niet getekende DVO s en jaarplannen. Hij vindt de conclusie van het DB te voorbarig. De heer Van Leeuwen antwoordt dat het verslag weergeeft wat er besproken is in het DB. Hij begrijpt de opmerking van de heer Vogelaar en geeft aan dat het overleg met de gemeente inmiddels heeft plaatsgehad. Mevrouw Elliott vindt de termen voordeel- en nadeelgemeenten verwarrend. Zij wil nadenken over een andere benaming hiervan. DB verslag 10 oktober Mevrouw Van Damme vraagt wat de RUD gedaan heeft met de opmerkingen van het DB om per product af te rekenen. Temeer daar de accountant deze keuze onderschrijft. De heer Van der Maas antwoordt dat het DB voorkeur geeft aan het afrekenen per product. De accountant is echter van mening dat dit te risicovol is. Daarom wil het 1

7 DB vasthouden aan het implementatieplan en het komende jaar reële kengetallen verzamelen. De heer Van Leeuwen voegt hieraan toe dat het DB hem de opdracht heeft gegeven om de mogelijkheden te onderzoeken om per 1 januari 2019 wel per product af te rekenen Mevrouw Van Damme vraagt of de genoemde 2 coördinatoren tijdelijk of structureel zijn voorzien. De heer Van Leeuwen antwoordt dat dit van tijdelijke aard is. De medewerkers hebben iemand nodig die het 1 e aanspreekpunt is voor hen, een coördinerende rol heeft in de planningen, de inhoudelijke vraagbewaking en kwaliteitsbewaking voor zijn rekening neemt. 2. Vaststelling agenda De heer Ploegaert wil weten wanneer het voorstel basis- en standaardtaken in het AB behandeld wordt. De heer Van Leeuwen antwoordt dat het voorstel nog niet gereed is voor agendering. 3. Verslag en besluitenlijst van de vergadering algemeen bestuur van 26 september 2016 Het verslag, de actie- en besluitenlijst van het AB van 26 september 2016 stelt het AB ongewijzigd vast. Mevrouw Van Damme vraagt naar aanleiding van het verslag of het verstandig is om nu een besluit over PxQ te nemen. Zij wil eerste afwachten wat Reimerswaal en Kapelle besluiten ten aanzien van het takenpakket. De heer Van Leeuwen antwoordt dat het AB gevraagd wordt een voorgenomen besluit te nemen. Daarna volgt een periode waarin deelnemers een zienswijze kunnen indienen. Deze zienswijzen maken onderdeel uit van de definitieve besluitvorming begin e Bestuursrapportage RUD Zeeland De heer Dekker vraagt hoe het staat met de achterstanden De heer Van Leeuwen antwoordt dat deze verantwoord zijn in de jaarrekening De voorliggende rapportage betreft De heer Damen spreekt zijn complimenten uit. De rapportage is sterk verbeterd. Hij vraagt zich af wat de beschikbaarheid van het kwalitatieve niveau in combinatie met de stuwmeren van verlof betekent voor het functioneren van de RUD. Het inhuren van kwalitatief goed personeel is moeilijk. Welk effect heeft dit op de productie? ICT blijft een zorgenkindje. Hij is benieuwd hoe lang dit de RUD nog blijft schaden. De heer Van Leeuwen antwoordt dat ICT een belangrijke factor is voor het werken met PxQ. De verwachting is dat ICT over 2 jaar goed geregeld is. Inmiddels is er veel bereikt op het gebied van ICT. De medewerkers zijn redelijk tevreden. ICT moet echter 100% goed functioneren. De heer Damen beaamt dit. Met nog 2 jaar voor de boeg om ICT te optimaliseren en PxQ in aantocht is hij benieuwd wat dit betekent voor het functioneren van de RUD. De heer Van Leeuwen antwoordt dat nu per inrichtingenbestand wordt afgerekend. Het DB wil echter per product afrekenen. Wat deze wijziging voor gevolgen heeft voor ICT is op dit moment niet inzichtelijk. 2

8 De heer Van Leeuwen wil het aantal stuwmeren verlof niet linken aan de inhuur die noodzakelijk is. De werkdruk is hoog en de medewerkers zijn bereid om de productie te leveren. Hij ziet dit niet als een probleem. Het inhuren van kwalitatief goed personeel is een landelijk probleem. De heer Ploegaert merkt op dat medewerkers verlofuren kunnen kopen en verkopen, toch ontstaan er stuwmeren verlofuren. Op pagina 8 leest hij dat taken die door de wetgeving VTH niet meer onder het basistakenpakket vallen, wel bij de RUD blijven. Het is echter aan de deelnemer om daar een besluit over te nemen. De heer Vogelaar constateert dat er stappen gezet zijn in de goede richting. De productie neemt toe. Hij spreekt zijn complimenten erover uit dat het voor de RUD in beeld is waar de verbeteringen moeten plaatsvinden. Hij heeft zelf geen goed zicht op wat de RUD voor zijn gemeente nog moet uitvoeren. Pas aan het einde van dit jaar wordt dat duidelijk. De heer Van der Maas bedankt de heer Vogelaar voor de complimenten. Het DB heeft dezelfde zorgen geuit, maar de directie heeft het DB gerust kunnen stellen. De heer Van Leeuwen voegt hieraan toe dat alle controles voor 2016 ingepland zijn. Mevrouw Van Damme vraagt waarom vergunningen niet goed te ramen zijn en controles wel. Hoe kan de RUD deze dan wel ramen in de PxQ systematiek? Zij heeft dezelfde zorgen als de heer Vogelaar. De heer Van Leeuwen antwoordt dat vergunningen door de markt worden bepaald. De controles worden door de opdrachtgever in relatie tot het kwaliteitsniveau bepaald. Deze kunnen wel ingepland worden. De heer De Reu vindt de rapportage helder en inzichtelijk. Hij spreekt hierover zijn complimenten uit. De raming van vergunningen is afhankelijk van de markt. Als de markt aantrekt en er meer vergunningen aangevraagd worden, vraagt hij de RUD flexibel te blijven. In het afgelopen jaar heeft dit goed gewerkt. Vanuit de BRZO taak gezien wordt het een spannend jaar. Het is belangrijk dat medewerkers geschoold worden en daarbij moet de vinger aan de pols gehouden worden wat betreft de werkdruk en inhuur van personeel. Hij blijft graag op de hoogte hiervan. Hij mist de taakomschrijving van de Teamaccounthouder (hierna: TAH) en hij is benieuwd naar de stand van zaken witte vlekken Piofac. De heer Van Leeuwen antwoordt dat op 11 november 2016 bestuurlijk overleg plaatsvindt over de witte vlekken Piofac. Het AB wordt hiervan op de hoogte gesteld. De TAH is het 1 e aanspreekpunt voor de medewerker, hij bewaakt de kwaliteit door het controleren van de productie. Ook is de TAH verantwoordelijk voor de coördinatie en planning van de voortgang. De heer Van der Maas sluit zich aan bij de uitgesproken complimenten. Het AB stelt de 2 e bestuursrapportage RUD Zeeland vast. 5. PxQ De heer Van der Maas geeft een korte terugblik op PxQ. Het product is niet volmaakt, maar wel heel vooruitstrevend. Hij attendeert het AB op de brief van de accountant en vraagt het AB daar notie van te nemen. Mevrouw Van Damme vindt dat er zeker stappen gemaakt zijn. De tijd was echter te kort om de stukken zorgvuldig voor te bereiden. Een deel van de stukken is niet behandeld in het deelnemersoverleg. De overdracht van de BRZO / RIE bedrijven aan provincie is niet verwerkt in het voorstel. Zij vraagt waarom het implementatieplan niet is voorbereid in de stuurgroep PxQ. Waarom maken de kosten van de implementatie 3

9 geen deel uit van het ingroeimodel? Voor Hulst is dit niet voldoende om te kunnen instemmen met de voorstellen. De heer Vogelaar deelt mee dat hij akkoord is met de systematiek PxQ. Hij geeft echter wel de voorkeur aan het verrekenen per product. In onderhavig voorstel wordt uitgegaan van afrekening op basis van het inrichtingenbestand. Hij heeft echter niet de garantie dat 100% van de taken wordt uitgevoerd. De standaardtaken die niet in PxQ zijn opgenomen moeten apart afgerekend worden. Hoe verhoudt zich dat dan als het basistakenpakket niet volledig geleverd is? Hij vindt de prikkel voor de RUD om 100% te leveren niet terug in de stukken. Wat betreft het implementatieplan is hij geschrokken van de inzet die nodig lijkt te zijn. Waarom zijn de structurele kosten opgenomen in het implementatieplan? Wat hem betreft is dit plan eindig. De heer Damen zegt dat zijn ideaalplaatje is dat de RUD denkt vanuit de klant (prijs kwaliteit). Deelnemers willen dan graag hun producten afnemen bij de RUD. Zo ver is het niet en dat komt o.a. doordat het AB de RUD financieel onder druk heeft gezet. Hij maakt zicht zorgen over de structureel hoge kosten, maar aan de andere kant krijgt de RUD ook geen kans om volwassen te worden in korte tijd. Hij wil daar wel geld voor beschikbaar stellen. Het gaat Kapelle om de wijze van werken. Kapelle is trots dat zij, met beperkte middelen, schoon door de poort is gegaan. Kapelle besteedde haar middelen effectief; extra risico betekende extra inzet. De basis voor PxQ is helder. De standaard- en plustaken wil Kapelle invullen conform de eigen wensen. Ook Kapelle wil afrekenen per product en tegen een marktconforme prijs. Als de klantgerichtheid van de RUD toeneemt, dan is hij ervan overtuigd dat Kapelle meer producten gaat afnemen bij de RUD. De kosten voor de implementatie van PxQ zijn incidenteel. Hij begrijpt niet waarom er in het 4 e jaar nog structureel nodig is. De heer Ploegaert sluit zich aan bij de opmerkingen van de gemeenten Hulst en Kapelle en deels ook bij Reimerswaal. De systematiek is akkoord, maar de uitkomsten voor Sluis zijn niet akkoord. Hij verwijst naar de ingediende zienswijze op de begroting, maar ook naar de ervaringscijfers die Sluis heeft. Hij verwacht niet dat de gemeenteraad instemt met deze voorstellen. Hij deelt ook de zorgen over het implementatieplan. Hij vindt de kosten relatief hoog en wat hem betreft ook eindig. De heer Van Dis deelt mee dat Tholen een groot voorstander is van de invoering van de PxQ systematiek. Hij is echter minder gelukkig met de voorwaarden. Hij spreekt zijn voorkeur uit voor het afrekenen per product. Het DB heeft gekozen voor een andere methode waarbij achteraf geen verrekening plaatsvindt. Zijn uitgangspunt is dat producten die niet geleverd worden ook niet betaald worden. Hij maakt zich zorgen over het implementatieplan. Voor de invoering van PxQ wordt 2 jaar uitgetrokken, maar tegelijkertijd heeft de directeur de opdracht gekregen om te onderzoeken of per 1 januari 2019 per product afgerekend kan worden. Dit lijkt hem een onmogelijke opdracht. In de brief van de accountant leest hij niet dat het niet haalbaar is, maar dat de organisatie aan meer voorwaarden moet voldoen. Tholen heeft opgemerkt dat het percentage van de meldingen activiteitenbesluit hoger zijn dan de praktijk laat zien. De RUD heeft een tegenreactie gegeven, maar het niet aangepast. De beoordeling van het besluit Bodemkwaliteit heeft Tholen niet overgedragen aan de RUD 1. Tevens wil hij graag met de RUD van gedachten wisselen over de invulling van de strippenkaart. 1 De beoordeling ligt bij Tholen, maar het toezicht erop is overgedragen aan de RUD 4

10 De heer Verhulst is van mening dat als alles bezien wordt uit eigen perspectief, het moeilijk wordt een besluit te nemen binnen een GR. Hij vindt het positief dat de deelnemers hebben mogen meewerken aan de totstandkoming van dit product. Daarom vindt hij dit ook een verantwoorde stap in het proces. Het budget voor de implementatie PxQ moet voldoende zijn. De declarabele uren vindt hij erg hoog. Blijkt dit in de praktijk niet haalbaar te zijn, dan zijn de financiële gevolgen groot. Hij wil dit en ook de (invulling van de) strippenkaart inhoudelijk bespreken. De heer Dekker deelt mee dat Middelburg graag PxQ wil invoeren. Ook Middelburg wil graag per product afrekenen. Hij had verwacht dat het implementatieplan onderdeel was van het totale project. Het versleutelen van de kosten in PxQ vindt hij niet terecht. De kosten van de implementatie vindt hij erg hoog en hij betreurt het dat de inhoud van het plan vooraf niet inhoudelijk is besproken. De heer Melse spreekt zijn complimenten uit over de gedegen stukken die nu voorgelegd worden aan het AB. Veere moet meer gaan betalen, maar hij wil graag starten met PxQ. De komende 2 jaar wil hij de vinger aan de pols houden. Hij vraagt zich af of de RUD voldoet aan de wettelijke kaders als de productie niet gehaald wordt. Hij onderschrijft de verschillende vragen die gesteld zijn over het implementatieplan. Als AB-lid wil hij zich echter niet bezig houden met de bedrijfsvoering van de RUD. De heer Van Hulle spreekt ook zijn voorkeur uit voor het afrekenen per product. In het DB heeft hij ook gezegd dat de implementatieperiode lang is. Hij herkent zich in de woorden van de heer Verhulst. De stukken lijken goed voorbereid te zijn in het deelnemersoverleg, maar volgens zijn adviseur is dat niet het geval. Hij ziet graag dat de deelnemers in een eerder stadium betrokken worden bij het proces. De uitwerking van de strippenkaart ziet hij met belangstelling tegemoet. De heer De Reu heeft na het DB van 10 oktober met GS overlegd. Zijn opmerkingen zijn verwerkt in het AB voorstel. Het AB wordt niet gevraagd een besluit te nemen over het implementatieplan, daar zet hij zijn vraagtekens bij. In het plan zijn de mijlpalen goed omschreven alsmede de raming van uren en fte s, terwijl er ook TAH-ers zijn die een coördinerende taak hebben. Hij mist een planning, naast de reguliere planning van de RUD. Hij vindt de onderbouwing van de extra fte s in de eerste 2 jaar voldoende. Hij gaat onder voorbehoud akkoord met de extra fte s in het 3 e jaar. Hij wil heel gericht weten wat deze extra fte s gaan doen. Voor hem was de brief van de accountant doorslaggevend om nu in te stemmen met het afrekenen op basis van het inrichtingenbestand. Maar afrekening per product is ook wat de provincie wil. Gemeenten die meer moeten gaan betalen, mogen ingroeien. De bijdrage van de provincie is eveneens substantieel meer. De provincie wil daarom graag deel uitmaken van het ingroeimodel. Het jaarplan van de provincie is nog niet compleet. Concreet betekent dit dat hij te veel vragen heeft om in te kunnen stemmen, maar hij wil daar wel graag een modus in vinden. De heer Rabelink vindt dat het traject zorgvuldig is verlopen. Hij kan er mee instemmen. Een verdeelsystematiek is altijd erg moeilijk. Wat hem betreft gaat de RUD voortvarend aan de slag. Hij hoopt dat er geen extra kosten meer om de hoek komen kijken, zoals de strippenkaart. Er zijn ook veel vragen gesteld over de kosten van het implementatieplan. Het is goed om met elkaar de financiering daarvan te bespreken, maar dit mag de invoering van het project niet frustreren De heer Vogelaar refereert aan de discussies over Piofac. De invoering van PxQ betekent dat op ICT-gebied veel moet gebeuren. Hij vraagt vooraf duidelijke afspraken 5

11 te maken wie waar verantwoordelijk voor is, zodat discussies in de toekomst voorkomen worden. Mevrouw Elliott deelt mee dat Vlissingen kan instemmen onder voorbehoud dat de toezichthouder ook kan instemmen. De heer Van der Maas deelt mee dat Noord-Beveland de PxQ systematiek graag zo snel mogelijk wil invoeren. Het DB wil deze eerste inbreng bespreken. De voorzitter schorst daarom de vergadering om uur. De heer Van der Maas heropent de vergadering om uur. Het DB heeft kort vergaderd over de ingebrachte standpunten. Hij bedankt de leden voor de constructieve inbreng. Het DB stelt voor het voorstel PxQ niet te wijzigen. Tegelijkertijd wordt het implementatieplan niet ter besluitvorming voorgelegd. Het DB wil de implementatie in 2 jaar uitvoeren. Een externe audit moet uitwijzen of de structurele uitbreiding van fte s noodzakelijk is. De heer Van Leeuwen voegt hieraan toe dat de procedure PxQ door de werkgroepen en in de stuurgroep PxQ is voorbereid. Het implementeren van de systematiek valt onder de directe bedrijfsvoering van de RUD en is daarom alleen intern voorbereid. Verschillende deelnemers maken zich zorgen over de levering van producten. Hij kan niet garanderen dat de RUD 100% productie levert, maar de formatie in PxQ is zo afgestemd dat het in theorie wel mogelijk moet zijn. Dat er geen verrekening achteraf plaatsvindt heeft te maken met de kosten die de RUD maakt. Deze verplichtingen zijn immers opgenomen in de begroting. Voor deze vorm van samenwerken is geen andere regeling voorzien om de kosten anders te verrekenen. Hij bedankt de heer Damen voor zijn geste om geld beschikbaar te stellen om de RUD sneller te laten groeien naar volwassenheid. In het implementatieplan is beschreven welke middelen en fte s de RUD nodig heeft om een volwaardige organisatie te worden. De werkgroep PxQ heeft uitgebreid gesproken over de declarabele uren. Het is echter een inschatting, geen garantie. Daarom is het ook opgenomen in de risicoparagraaf. De DVO geeft aan op welke wijze afspraken gemaakt worden tussen deelnemers en de RUD. Elke deelnemer wordt binnenkort benaderd over de invulling van de strippenkaart. De heer Damen heeft het gevoel dat het implementatieplan nog jaren actueel blijft, omdat de organisatie straks ingericht moet worden op het afrekenen per product. De heer Van Leeuwen antwoordt dat het voorliggende implementatieplan realistisch is. Het afrekenen per product moet nog nader onderzocht worden. Hij verwacht dat het budget dan iets verhoogd moet worden. De implementie van PxQ is geen doorlopend proces. De externe audit is bedoeld als extra zekerheid, gezien de risico s die de RUD loopt. De heer Van Dis is door dit antwoord nog niet gerustgesteld. De implementatie vraagt veel van de organisatie. Als dan tegelijkertijd een andere systematiek onderzocht moet worden, dan vraagt dit ook heel veel van de organisatie. Dit komt de kwantiteit en kwaliteit niet ten goede. Hij is verder benieuwd naar de inhoud van het gesprek over de strippenkaart. Mevrouw Jansen antwoordt dat gekozen is om de jaarplannen te baseren op PxQ. Niet alles is helder. Sommige producten die een deelnemer afneemt, staan wel in de 6

12 PDC, maar zijn niet genormeerd. Als voorbeeld noemt zij de taak bezwaar & beroep. De afname van dit soort producten kan geregeld worden in de strippenkaart. Daarnaast kan een deelnemer er ook voor kiezen om plustaken onder te brengen in de strippenkaart. De heer Van Dis begrijpt hieruit dat de deelnemer een keuze heeft en vraagt of de uitkomst van dit gesprek gevolgen kan hebben voor de bijdrage aan de RUD. Mevrouw Jansen antwoordt dat als de deelnemer andere wensen heeft, dit inderdaad gevolgen kan hebben voor de bijdrage. De heer Verhulst merkt op dat de deelnemer deze keuze alleen heeft bij het overdragen van extra taken. Dit geldt niet voor het basistakenpakket. De heer Vogelaar gaat uit van de samenwerkingsgedachte, maar hij blijft graag alert op wat er buiten zijn zichtveld gebeurt. Hij heeft nog geen antwoord gekregen op zijn vragen over ICT en Piofac in relatie tot de afspraken met Terneuzen. Hij is het niet eens dat de kosten die de RUD maakt, over de deelnemers verrekend worden. Tevens is hij van mening dat toezicht en handhaving efficiënter ingericht kan worden. Bedrijven die niet voldoen aan de regels, moeten meer controles krijgen en als een bedrijf zich goed gedraagt, mag dat ook beloond worden. Hij kan instemmen met de implementatie van PxQ in 2 jaar. Hij verwacht weinig problemen bij de overgang naar betaling per product, omdat de systematiek hetzelfde blijft. Mevrouw Van Damme heeft nog geen antwoord gekregen op haar vragen. Zij blijft het jammer vinden dat deelnemers niet per product kunnen afrekenen. Wat Hulst betreft is het te vroeg om in te stemmen met de voorstellen. De heer Van der Maas respecteert het standpunt van mevrouw Van Damme, maar merkt op dat het DB zich heeft gehouden aan de afspraken die gemaakt zijn met het AB. Het heeft veel inspanning gevraagd van de organisatie en de stukken die voorliggen zijn voorbereid met en door de deelnemers. Mevrouw Van Damme antwoordt dat zij bij haar standpunt blijft. De heer Van der Maas zegt toe haar vragen separaat te beantwoorden. De heer Damen vraagt of de kosten voor het implementeren van PxQ voor 2 of 4 jaren zijn. De heer Van Leeuwen antwoordt dat het DB voorstelt in te stemmen met de geraamde kosten voor de eerste 2 jaren. De structurele kosten voor het 3 e en 4 e jaar zijn een inschatting om te kunnen werken met PxQ, maar de externe audit zal moeten uitwijzen of dit noodzakelijk is. De heer De Reu maakt onderscheid in het systeem en de methodiek PxQ inclusief de kosten. Het afrekenen per product is voor hem belangrijk, maar de brief van de accountant was doorslaggevend om nu per inrichtingenbestand af te rekenen. Om aan de wens van het DB tegemoet te komen, moet de RUD een aantal inspanningen leveren. Daarom verzoekt hij de RUD dit verder te onderzoeken, maar per 1 maart 2017 te starten met PxQ. De heer Van der Maas wil graag overgaan tot besluitvorming: 1. Invoering PxQ per 1 januari Het AB onderschrijft de opdracht van het DB aan de directeur om met een plan te komen om binnen 2 jaar per product af te rekenen en wat dit betekent voor de implementatie van PxQ 3. Het verzoek van provincie om deel uit te maken van het ingroeimodel. 7

13 Mevrouw Elliott vraagt naar de consequenties voor de deelnemers als het verzoek van de provincie wordt ingewilligd. De heer De Reu antwoordt dat gemeenten die meer moeten gaan betalen dit in 2 stappen mogen doen. De bijdrage van provincie is ook verhoogd en hij wil op dezelfde wijze behandeld worden als de gemeenten. De heer Verhulst is van mening dat er dan geen ingroeimodel is. De heer Vogelaar betreurt het dat de provincie in zo n laat stadium met deze vraag komt. Wat hem betreft zou dat dan voor elke deelnemer moeten gelden, ongeacht het percentage. De heer Van der Maas constateert dat er geen draagvlak is voor het verzoek van de provincie en stelt voor dat de provincie haar wens meeneemt in de zienswijze. De heer De Reu stemt daarmee in. De heer Ploegaert zegt dat Sluis wel in kan stemmen met de systematiek, maar niet met de gevolgen van PxQ. De heer Van der Maas heeft daar begrip voor, maar benadrukt dat het proces met elkaar is doorlopen en dat de PDC unaniem is vastgesteld door het AB. De discussie gaat over de financiën en niet over de inhoud. De heer Vogelaar vindt het niet correct dat achteraf geen verrekening plaatsvindt. In zijn beleving kan het dus voorkomen dat 80% van de opdracht geleverd wordt en dat hij 100% moet betalen en dat extra diensten 100% doorbelast worden. Hij wil het proces echter niet frustreren. Als de RUD na 2 jaar per product gaat afrekenen, is hij akkoord. De heer Van Leeuwen geeft aan dat hij in termen van 98% denkt, niet 80%. In zijn beleving heeft de RUD heel wat uit te leggen als zij niet levert wat vooraf overeengekomen is. De heer Damen heeft er moeite mee om in te stemmen. Een aantal zaken is nog niet duidelijk, maar hij heeft er vertrouwen in dat dit goed komt. De heer Van der Maas wijst erop dat het AB gevraagd wordt een voorgenomen besluit te nemen. Definitieve besluitvorming vindt plaats na de zienswijzeperiode en dan zijn er geen openstaande vraagstukken meer. De heer Damen antwoordt dat hij met deze toezegging nu kan instemmen met de voorstellen. De heer Van Dis blijft moeite houden met het feit dat er niet afgerekend wordt per product. Dat er straks niet gewerkt wordt met PxQ vindt hij nog vervelender, dus ook hij stemt in. De heer Van Hulle adviseert de RUD de voorstellen tijdig met de deelnemers voor te bereiden. Het AB besluit met uitzondering van de gemeenten Hulst en Sluis in te stemmen met de voorstellen, met dien verstande dat de structurele kosten van het implementatieplan geschrapt worden. De heer Van der Maas bedankt de leden voor hun constructieve houding. Hij is blij met het besluit dan nu genomen is. 6. Rondvraag Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. 7. Sluiting De heer Van der Maas bedankt de aanwezigen voor de constructieve inbreng en sluit om uur de vergadering. 8

14 Vastgesteld d.d. 5 december 2016 de voorzitter, de secretaris, A.G. van der Maas ing. A. van Leeuwen MPA Actielijst Onderwerp 26 september Voortgang Piofac afstemming: Directie - Uitgebreid vergelijk maken aanbiedingen Reimerswaal en Vlissingen met Piofac Terneuzen obv PvE. - PvE betrekken bij inzichtelijk maken van de financiële afwijkingen in aanbieding Terneuzen. 2. Aangepast voorstel Taken en pakketten opnieuw agenderen, waarin o.a. het standpunt over asbest duidelijk is. Directie 31 oktober Vragen gemeente Hulst over de PxQ systematiek beantwoorden Directie 9

15 Besluitenlijst algemeen bestuur 31 oktober Opening a. Verslag deelnemersoverleg van 21 juni 2016 b. Verslag DB van 12 september en 10 oktober 2016 a. v.k.a. b. Besproken en v.k.a. 2. Vaststelling agenda Ongewijzigd vastgesteld. 3. Verslag en besluitenlijst AB vergadering van 26 september e Bestuursrapportage en deelnemersrapportages RUD Zeeland Conform besloten. Conform besloten. 5. PxQ a. AB-voorstel PxQ b. PxQ rapport c. Implementatieplan PxQ d. Notitie uitwerking ingroeimodel e. Risicoanalyse PxQ f. Tabel Verschil in ingediende kosten en uiteindelijk voorgestelde kosten h. Model DVO 2017 i. Model jaarplan 2017, inclusief ingevulde jaarplannen 2017 deelnemers j. Reacties op concept model DVO 2017 k. Reacties op concept model jaarplan 2017 l. Bedrijfsplan 2.0 i. Verslag van Bevindingen van de accountant m.b.t. tot het bij het PxQrapport gebruikte rekenmodel 6. Rondvraag -- Het AB besluit met uitzondering van de gemeenten Hulst en Sluis in te stemmen met de voorstellen, met dien verstande dat de structurele kosten van het implementatieplan geschrapt worden.

16 7. Sluiting -- Aldus vastgesteld d.d.5 december 2016 de voorzitter, de secretaris, A.G. van der Maas ing. A. van Leeuwen MPA

17 algemeen bestuur Datum: 5 Agendapunt: 5 december 2016 Behandeld door: Ton Stapels Afdeling: Vergunningverlening voorstel algemeen bestuur Onderwerp Status Gevraagd besluit Besluit algemeen bestuur Overzicht producten en pakketten RUD Zeeland Besluitvormend Openbaar Bijgaand Overzicht producten en pakketten vaststellen Registratienummer: Datum, 5 december 2016 Datum behandeling db + vermelden db besluit Bijlagen 21 november 2016 Bijgaand Overzicht producten en pakketten ter vaststelling aanbieden aan AB d.d. 5 december Overzicht producten en pakketten 1. Aanleiding Bijgaand Overzicht producten en pakketten (toen nog inclusief asbest ) is behandeld in het AB van 26 september jl. Vanwege enige onduidelijkheid over de taak asbest is het voorstel in die vergadering aangehouden. Het aspect asbest is nu geschrapt ter vaststelling van het Overzicht producten en pakketten en zal later ter vaststelling worden aangeboden. 2. Voorgeschiedenis Het Overzicht producten en pakketten is in het Deelnemersoverleg van 29 november jl. vastgesteld. 3. Overwegingen en advies Naar verwachting zal op 1 januari 2017 de wijziging van het Besluit omgevingsrecht (Bor) in werking treden. Eén van de uitbreidingen is opname van het basispakket op grond van de landelijke Package deal uit Hieraan getoetst blijkt dat geen van de in het Overzicht genoemde vergunning-gerelateerde activiteiten (kolom 2) onder het basispakket van het Bor gaat vallen. ADVIES Bijgaand Overzicht producten en pakketten vaststellen. 4. Consequenties Financiële consequenties: Het gaat hier om rubricering van producten. De financiële consequenties van de bijlage kunnen pas in beeld gebracht worden als aantallen, normen en kentallen bekend zijn. Dekking uit: Pagina 1 van 2

18 Restant budget na toekenning: algemeen bestuur Datum: 5 Agendapunt: 5 december 2016 Behandeld door: Ton Stapels Afdeling: Vergunningverlening Organisatorische / personele consequenties: Geen. Juridische consequenties: Er wordt duidelijkheid verschaft over de 9 activiteiten uit de bijlage, of deze al dan niet onder het basistakenpakket vallen en daarmee verplicht zijn om af te nemen van RUD Zeeland (opname in de respectievelijke Jaarplannen van de DVO s 2017 en aanpassing van de PDC). Overige consequenties: Geen. 5. Planning Zo nodig verwerken in de desbetreffende Jaarplannen De werkgroep PDC zal na vaststelling verzocht worden waar van toepassing de PDC hierop te actualiseren. 6. Communicatie Na besluitvorming met Deelnemersoverleg en intern communiceren. Pagina 2 van 2

19 Overzicht BASISTAKEN / NIET-BASISTAKEN / PLUSTAKEN december 2016 NR. ACTIVITEIT Doet RUD Zeeland deze activiteiten al? CONCLUSIE Activiteit (Vergunningverlening; PDC) 1. Melding van nieuwe gevallen van bodemverontreiniging buiten de inrichting (ongewoon voorval of calamiteit). Het betreft hier de beoordeling van deze meldingen (inclusief bodemonderzoek en saneringsplan), ingediend door de veroorzaker van de verontreiniging. In de praktijk volgt daar altijd een goedkeuring op door het bevoegd gezag. 2. Niet-ernstige gevallen van verontreiniging: a. Vergunningverlening b. Toezicht/handhaving Ja. In de praktijk behandelt RUD Zeeland alle ontvangen meldingen, ongeacht of deze taak is overgedragen. Het is niet direct duidelijk welke instantie bevoegd gezag is bij ongewone voorvallen waarvan de veroorzaker niet bekend is. Ja. RUD Zeeland wil dit graag uitbreiden, gebeurt ook al. Kennis is in huis. Plustaak (RE12) Plustaak (RE12) Bijbehorende activiteit (Toezicht/ Handhaving: PDC) Basistaak (TH03.9) Basistaak (TH01: binnen de inrichting) (TH03.9: buiten inrichting) 3. Melding Besluit bodemkwaliteit Ja. RUD Zeeland wil deze graag voortzetten cq uitbreiden. Kennis in huis. 4. Informatieontsluiting Bodem: bijhouden Nazca. 5. Informatieontsluiting Veiligheid: RRGS. Ja. Kennis + Nazca is bij RUD Zeeland aanwezig. Plustaak (RE14.1) Beoordeling van de melding. Plustaak (OV02.A) Binnen RUD Zeeland geldt de afspraak dat elk bodemonderzoek wordt geacht ingevoerd te worden in Nazca. Ja. Kennis en systeem is bij RUD Zeeland aanwezig. Plustaak (OV02.E) N.v.t. Basistaak (TH03.9) N.v.t.

20 6. Behandeling kennisgeving tijdelijke activiteit (met name mobiel breken buiten de inrichting) 7. Behandeling melding indirecte lozing buiten inrichting op het riool In is hier geld voor beschikbaar vanuit Impuls omgevingsveiligheid om dit voor alle deelnemers uit te voeren. Afspraken hoe hier mee om te gaan voor bedrijven die niet bij de RUD zijn ondergebracht worden nog uitgewerkt. Ja. RUD Zeeland wil dit graag voortzetten cq uitbreiden. Kennis in huis. O.g.v. Impulsprogramma uitvoeren voor alle deelnemers. Niet-basistaak (RE08.1) Niet-basistaak (TH03) Ja. RUD Zeeland wil dit graag voortzetten cq uitbreiden. Plustaak (RE09.1). Niet-basistaak (TH03) Kennis in huis. 8. Ontheffing verbranden buiten inrichting Wordt vanaf 2016 uitgevoerd voor gemeente Goes. Niet-basistaak (RE16.2) Niet-basistaak (TH03) 9. Melding lozing buiten inrichting in de bodem bij woningen (WKO). Twee opties. Ja. RUD Zeeland wil dit graag uitbreiden. Kennis in huis. Geen basistaak (RE17.1) Nietbasistaak i.g.v. bedrijven. Plustaak i.g.v. particulieren Geen basistaak (TH03). Niet-basistaak i.g.v. Open bodemenergie-systeem (altijd (Goes). bedrijven. Plustaak bedrijven): gemeente is bevoegd gezag voor het schoonmaken via lozen op de i.g.v. particulieren (Goes). riolering. Gesloten bodemenergiesysteem, (bedrijven en particulieren): gemeente is bevoegd gezag. TOELICHTING 1. Melding van nieuwe gevallen van bodemverontreiniging buiten de inrichting (ongewoon voorval of calamiteit) (nr. 1) RE12 (behandeling melding) In het licht van artikel 95 Wet bodembescherming (Wbb) wordt binnen Zeeland in onderling overleg afgesproken wie in nieuwe gevallen van bodemverontreiniging het bevoegd gezag is (wie het oppakt). In geval van kleine zaken (zonder plan van aanpak) is dat de betreffende gemeente.

21 Bij de deelnemers loopt nog wel een discussie over wie in specifieke nieuwe gevallen van bodemverontreiniging (de veroorzaker is onbekend en het betreft een calamiteit buiten een inrichting) bevoegd gezag is en op wie dus de verantwoordelijkheid rust de kosten daarvoor op zich te nemen (onderzoek + opruimen). Het Zeeuws Platform Bodem komt begin volgend jaar met een voorstel. RUD Zeeland kan dus deze taak uitvoeren, op kosten van de deelnemer die het aanbrengt. TH03.9 (toezicht/handhaving) Als een (vermoeden van) nieuw geval van verontreiniging door derde of gemeente ter behandeling aan de RUD wordt doorgestuurd of gemeld, dan moet (want basistaak) de RUD op grond van artikel 13 Wbb (zorgplicht) in samenhang met artikel 95 lid 3 Wbb de toezicht/handhaving van dit geval afhandelen. Maar ook hier speelt de discussie wie dan het bevoegd gezag is (provincie of desbetreffende gemeente). Dit moet per individueel geval onderling worden afgestemd. Ook hiervoor komt het Zeeuws Platform Bodem met een voorstel zodat dit uniform en eenduidig is geregeld binnen Zeeland. 2. Niet-ernstige gevallen van verontreiniging (nr. 2) RE12 (behandeling melding) Vanuit de Wet bodembescherming wordt de afhandeling van meldingen m.b.t. niet-ernstige gevallen van verontreiniging niet voorgeschreven, dus het betreft géén wettelijke taak. Bij de vraag of andere werkzaamheden via melding zoals coördinatie en begeleiding van de sanering (inclusief beoordelen evaluatierapport) tot het toezicht behoren, is bij het maken van de afspraken over het basistakenpakket niet expliciet stilgestaan. Deze taken van de gemeente (begeleiding en coördinatie als opdrachtgever/uitvoerder van de sanering in kleine gevallen: vindt een goede uitvoering conform het bestek plaats) kunnen ook aan de RUD worden overgedragen als plustaak. In die situatie is het voor RUD Zeeland praktisch als er sprake is van is eenduidig bodembeleid ter zake. Daarnaast moeten er werkafspraken gemaakt worden over de informatieverstrekking aan RUD Zeeland. TH01 / TH03.9 (toezicht/handhaving) Het (milieu-)toezicht op niet-ernstige gevallen van verontreiniging is een basistaak en dient te worden uitgevoerd door RUD zeeland.

22 3. Melding Besluit bodemkwaliteit (nr. 3) RE14.1 (behandeling melding) Meldingen in het kader van het Besluit bodemkwaliteit betreffen met name het toepassen van grond en bagger in of op de bodem. Zes deelnemers (Hulst, Reimerswaal, Schouwen-Duiveland, Sluis, Tholen en Veere) hebben deze plustaak niet overgedragen aan RUD Zeeland en doen de behandeling dus zelf. RE14.2 Beperkte beoordeling melding Besluit bodemkwaliteit Het betreft met name het administratief verwerken van de (beoordeelde) meldingen in het landelijke registratiesysteem ten behoeve van inroosteren toezicht/handhaving TH03.9, zie hieronder). Dit kost ca. 15 minuten per registratie en het gaat om enkele tientallen/jaar. RUD Zeeland verricht deze taak voor alle deelnemers met uitzondering van Sluis en Veere. Deze variant heeft als doel informatieverstrekking aan RUD + opnemen van aantallen/jaar in Jaarplannen. TH03.9 (toezicht/handhaving) Het (milieu-)toezicht op meldingen Besluit bodemkwaliteit niet-ernstige gevallen van verontreiniging is een basistaak en dient te allen tijde te worden uitgevoerd door RUD zeeland. 4. Melding lozing buiten inrichting in de bodem bij woningen (WKO) (nr. 9) In geval van interferentiegebieden (waar veel gesloten bodemenergiesystemen worden toegepast), dient naast bovengenoemde melding (RE.17) ook een OBM-omgevingsvergunning bij het bevoegde gezag te worden ingediend. Advisering hierover cq (in mandaat) vergunningverlening hiervan is een plustaak en kan worden overgedragen aan RUD Zeeland als RE01.10.

23 Memo Aan : de leden van het Algemeen Bestuur Van : Roelie Mulder, hoofd afdeling Staf Datum : 1 november 2016 Betreft : PIOFACH witte vlekken irt biedingen overige deelnemers De gemeente Terneuzen levert de PIOFACH ondersteuning aan de RUD. Daarvoor is een DVO afgesloten met een bijbehorende PDC. In deze PDC zijn de producten en de te leveren kwaliteit hoofdzakelijk op hoofdlijnen beschreven. Dat heeft tot gevolg dat de leverancier (Terneuzen) en de klant (RUD) van mening verschillen over de concrete invulling van de te leveren producten. In een lang intensief overleg traject tussen de directies van de beide organisaties is een groot aantal zogenaamde witte vlekken opgelost. In het AB van 26 september heeft u een verdere verdieping gevraagd op een u eerder toegezonden vergelijkende memo betreffende de PIOFACH aanbiedingen bij de oprichting van de RUD. De voorliggende memo gaat daar op in met de volgende overwegingen; de RUD heeft deze vraag van het AB opgevat als een akkoord voor het vrijgeven van gegevens die tijdens en na het aanbestedingstraject vertrouwelijk waren; in overleg met mevrouw Miermans houdt de verdieping in: financiële en inhoudelijke vergelijking van de aanbiedingen op de overgebleven witte vlekken; voor deze analyse zijn de schriftelijke stukken gebruikt die destijds in het Plenair Bestuurlijk Overleg RUD Zeeland i.o. (PBO) en de stuurgroep zijn ingebracht. Biedingen Tijdens de vorming van de RUD hebben alle deelnemers de gelegenheid gekregen een bod te doen voor huisvesting en een bod voor ondersteuning (tezamen PIOFACH). De witte vlekken hebben geen betrekking op de producten binnen de taak Huisvesting. Daarom zijn voor de vraag van het AB alleen de PIOFAC (zonder H) biedingen van belang. Dat zijn die van de GR de Bevelanden, gemeente Middelburg en de provincie Zeeland. De GR de Bevelanden was ten tijde van de bieding in oprichting en bood voor de PIOFAC taken (exclusief huisvesting) namens de gemeenten Goes, Kapelle, Noord- Beveland en Reimerswaal. Hieronder staat een overzicht van de aanbiedingen die zijn ontvangen. PIOFAC Huisvesting GR de Bevelanden Gemeente Goes GR de Bevelanden Gemeente Reimerswaal Gemeente Middelburg Gemeente Middelburg Gemeente Terneuzen Gemeente Terneuzen Gemeente Vlissingen Provincie Zeeland Waterschap Scheldestromen Conclusies De RUD komt tot dezelfde conclusie als de kwartiermaker 1 namelijk dat er natuurlijk wel kwalitatieve verschillen tussen de aanbiedingen zijn, maar deze zijn op basis van het programma van eisen niet goed objectief te beoordelen en de verschillen zijn daarom ook niet goed vast te stellen. De kwartiermaker gebruikte voor de beoordeling van de aanbiedingen de facto de prijs als 1 Memo aan stuurgroep d.d. 3 december 2012, verdieping en beoordeling PIOFAC

24 selectiecriterium. Wij zijn op zoek gegaan naar de voor de RUD meest gunstige bedrijfseconomische aanbieding met een vaste prijs. Verder is een gedetailleerde prijsvergelijking op onderdeel lastig te maken omdat 1. de bieders de onderdelen op verschillende manieren clusterden omdat een taak door de aanbieder door een andere afdeling wordt uitgevoerd dan als onderdeel in het PvE werd benoemd. Zo zegt Middelburg dat tijdschrijfsysteem niet bij P&O is ondergebracht (zoals in PvE wel is gedaan). Onduidelijk blijft waar dan wel en of dit in aanbod is opgenomen; 2. de biedingen heel divers zijn qua detaillering. Terneuzen bood bijvoorbeeld op hoofdlijnen en GR de Bevelanden gedetailleerd per onderdeel; 3. het PvE voor onderdeel ICT de levering van ICT zoals PC s en systemen 2 uitsluit. Sommige biedingen bevatten dit deel niet, anderen wel, maar niet altijd met specificatie. In de bijlage zijn de bevindingen over inhoud en prijs opgenomen. Samenvattend is de conclusie: 1. Rapportagesystematiek. Terneuzen bood conform PvE. GR Bevelanden nam rapportagesysteem mbt uren, producten, bedrijven en producten op als stelpost. Middelburg meldde alleen dat dit niet bij P&O is ondergebracht en doet verder geen uitspraak over hoe dan wel. Provincie bood dit wel. Verder inhoudelijke en financiële vergelijking op dit specifieke onderdeel van de component Financiën, administratieve organisatie en inkoop niet goed mogelijk (zie eerdere opmerkingen hierover). 2. Informatiemanagement. Terneuzen bood conform PvE zonder specificatie. GR Bevelanden en Middelburg namen beide ruim fte op voor automatisering (2-3 fte) en boden daarnaast beide ruim een halve fte voor informatiemanagement. De provincie bood informatisering/ automatisering integraal aan. Verdere inhoudelijke en financiële vergelijking op dit specifieke onderdeel van de component ICT is niet goed mogelijk (zie eerdere opmerkingen hierover). 3. Geautomatiseerde jaargesprekkencyclus. Terneuzen bood conform PvE zonder specificatie. In de bieding van de GR Bevelanden was dit onderwerp niet expliciet opgenomen. De GR Bevelanden bood administratieve ondersteuning bij diverse personeelsinstrumenten". Middelburg bood een E-HRM portaal, managementinformatie en ondersteuning van de gesprekkencyclus. De provincie noemde de geautomatiseerde gesprekkencyclus op basis van de provinciale CAO niet expliciet maar het systeem is wel aanwezig. Verdere inhoudelijke en financiële vergelijking op dit specifieke onderdeel van de component P&O is niet goed mogelijk (zie eerdere opmerkingen hierover). 4. Praktische ondersteuning van de directeur en afdelingsmanagers bij de interne en externe communicatie. Terneuzen bood conform PvE zonder specificatie. GR Bevelanden bood 1 fte communicatieadviseur en 0,5 fte webredactie. Middelburg bood een adviseur voor 24 uur/week en redactie voor 24 uur/week. Beide namen daar in op verzorgen van bijeenkomsten, website en intranet. De provincie noemde dit onderdeel niet in de bieding. Verdere inhoudelijke en financiële vergelijking op dit specifieke onderdeel van de component Communicatie is niet goed mogelijk (zie eerdere opmerkingen hierover). 2 Memo stuurgroep , PvE PIOFACH

25 Witte vlek Rapportage Systematiek PvE tekst (schuin) en beantwoording van vragen van bieders over PvE 3 Algemene opmerkingen gerelateerd aan bod. Dit betreft geen zaken uit het PvE. De RUD bepaalt op voorstel van de uitvoerder de inrichting van de financiele administratie en rapportagesystematiek. Deze wordt zodanig ingericht dat rapportages per deelnemer mogelijk zijn. Hiervoor is het nodig dat een tijdregistratie module beschikbaar en gekoppeld is aan het financieel systeem. Uit de beantwoording vragen PvE onderdeel P&O blijkt: een uitgebreide tijdregistratie op deelnemers, bedrijven en producten 6 Terneuzen Voor de gemeente Terneuzen is naast de tekst en de prijs van het bod ook opgenomen de tekst van de uiteindelijke PDC en (wanneer aan de orde) tussen haakjes het definitieve bod na aanpassing op basis van fte. Biedt harde prijs/kwaliteitsgarantie voor 10 jaar 4. Garanderen de diensten uit te voeren conform het PvE, ingeachte eventuele meer- of minder kosten voortvloeiende iut de werkelijke ureninzet in de praktijk 5 Bod conform PvE zonder specificatie. In PDC opgenomen: maakt opzet en verzorgt rapportagesystematiek, waarbij rapportages per deelnemer mogelijk zijn, met beschikbaarheid van een tijdregistratiesysteem en koppeling aan het financieel systeem; Kwaliteitsniveau: volgens werkplan RUD; GR de Bevelanden Middelburg Provincie Voor het financiële pakket en de tijdregistratiemodule zijn stelposten opgenomen in de offerte. Biedt geen harde prijs/kwaliteitsgarantie voor 10 jaar Beschrijft wel het financiële systeem en de rapportgenerator Cognos, maar zegt over tijdschrijfsysteem dat het bod P&O geen tijdregistratie op deelnemers, bedrijven en producten bevat. Dat dit bij andere afdeling is ondergebracht. Onduidelijk is of het is aangeboden. Aanname: stelpost. NB: bieden treasury aanvullend aan. Tzn doet dit binnen PIOFACH. Tijdplanning en tijdregistratiesyssteem aanwezig. Facturering mogelijk, ook op basis van gerealiseerde uren. Koppeling met andere informatiesystemen mogelijk via WebServices. Informatiemanag ement Opstellen informatiebeleid, informatie-beveiligingsbeleid, en het uitvoeren, bewaken en volgen ervan. Definitief totaal bod voor onderdeel Financiën, administratieve organisatie en inkoop (niet gespecificeerd op onderdeel) ,-- Bod tekst conform PvE. In PDC: opstellen informatiebeleid, informatie-beveiligingsbeleid, en het uitvoeren, bewaken en volgen ervan; Kwaliteitsniveau: gemeentelijk algemeen kwaliteitsniveau; Totaal voor onderdeel Financiën, administratieve organisatie en inkoop waarvan ,-- personeelskosten ca ,-- kosten inrichten financiële administratie en rapportagesystematiek ca ,-- opstellen financiële rapportages ,-- Bod tekst conform PvE met vermelding dat de eerste keer opstellen van informatiebeleid en informatiebeveiligingsbeleid meer tijd kost. Gemiddeld over 10 jaar 0,6 fte beschikbaar op schaalniveau (hbo-niveau). Totaal voor onderdeel Financiën, administratieve organisatie en inkoop ,-- Niet gespecificeerd op onderdeel Bod inclusief 1200 uur Informatisering en 2600 uur Automatisering. Totaal voor onderdeel Financiën, administratieve organisatie en inkoop ,-- Niet gespecificeerd op onderdeel Formatie (niet gespecificeerd) voor uitvoerende ICT, ICTarchitectuur, ICT-beleid, beveiligingsbeleid, netwerkstructuur en projectondersteuning. Deze formatie wordt naar evenredigheid beschikbaar gesteld voor de RUD. 3 Brief aan aanbieders PIOFACH d.d. 12 november Memo stuurgroep/pbo 10 december 2012, beantwoording PIOFACH en huisvesting 5 Aanbiedingsbrief Terneuzen d.d. 20 november 2012 en reactie op nader uitvraag, punt 9. Bijlage 2 aanvullende vragen, d.d Beantwoording vragen aanbieders PIOFACH, pt 7

26 Totaal bod voor ICT (niet gespecificeerd) ,-- ( ,--). Dit is inclusief ict pakket voor primair proces en incl. 1 fte applicatiebeheer a Totaal bod ICT ,-- waarvan ,-- voor bovengenoemde taken. Totaal bedrag is exclusief ICT systemen. Totaal bod ICT ,-- Waarvan ,-- voor materiele kosten en voor helpdesk en informatisering. Totaal bod ICT en informatisering ,-- Niet gespecificeerd. Geautomatiseerd vastleggen jaargesprekken cyclus conform cao provincies (of administratieve ondersteuning) Verzorgen salaris- en personeelsadministratie, waaronder het opzetten van de administratie. Vervullen van de P&O adviseursrol voor het management op het gebied van werving en selectie, loopbaanadvisering, ziekteverzuim, ARBO-beleid, voeren van periodiek medisch overleg met bedrijfsarts en ARBO (uitvoerings)contract, beloningsvraagstukken en fiscale zaken en rechtpositie. Wil de RUD persé eigen HR beleid en personeelsinstrumenten of kan aangesloten worden bij (ons als) gastgemeente? ANTWOORD: Eigen beleid. 7. Wat verstaat RUD Zeeland onder Het Nieuwe Werken? Wat vraagt dit volgens U specifiek van P&O? ANTWOORD: Zie een eerder antwoord. Voor P&O betekent dit o.a. ondersteuning van het management bij resultaatgericht werken door de P&O instrumenten hierop toe te snijden. 8 Bod conform PvE zonder specificatie. In PDC conform PvE opgenomen met kwaliteitsniveau: maandelijkse tijdige uitbetaling van salarissen volgens werkplan RUD Definitief totaal bod voor P&O Niet gespecificeerd Niet specifiek genoemd. de toepassing van diverse personeelsinstrumenten zoals werving & selectie, opleiding, functiebeschrijvingen, en rechtspositieregels alsmede de administratieve taken die hiermee samenhangen. Totaal bod P&O ,-- waarvan kosten salarisadministratie plus 0,5 fte á Voor personeelsadministratie, waar vastleggen functioneringsgesprekken onder valt, wordt geen expliciet bedrag genoemd. Biedt een E-HRM-portaal managementrapportages waarbij de ondersteuning van een afwijkende CAO geen enkel probleem vormt. Verder transparante workflows met digitale processen, ondersteuning gesprekscyclus / POP s en personeelsinformatiesysteem en managementinformatie Totaal bod P&O ,-- Niet gespecificeerd. Niet in tekst opgenomen, maar systeem is aanwezig. Totaal bod P&O ,-- Niet gespecificeerd. Communicatie: praktische ondersteuning directeur en afdelingsmanager s Is er op het gebied van personeels- en salarisadministraties een contactpersoon bij de RUD werkzaam en wordt er door andere RUD-medewerkers ondersteuning verleend ANTWOORD: Ja, er zal een contact persoon zijn. Er wordt geen verdere ondersteuning verleend. praktische ondersteuning van de directeur en afdelingsmanagers bij de interne (beheer intranet) en externe communicatie (opstellen en beheer content website 9 ) VRAGEN: Kunnen we er van uitgaan dat het genoemde normbedrag (voor communicatie) exclusief uitvoeringskosten is? (ontwikkelen huisstijl, drukwerk, bijeenkomsten, ontwikkelen website/intranet) 10 Bod conform PvE zonder specificatie. In PDC opgenomen: praktische ondersteuning van de directeur en afdelingsmanagers bij de interne en externe communicatie; gemeentelijk algemeen kwaliteitsniveau. Biest het verzorgen van diverse middelen zoals nieuwsbrieven, internet en intranetsite, folders en periodieken, bijeenkomsten representatieve aangelegenheden - 1 fte communicatieadviseur - 0,5 fte webreacteur / webmaster Biedt drie varianten waarin minimum vraagstuk relevant is. Minimum variant is inclusief webredactie en exclusief praktische ondersteuning in de veronderstelling dat dat door secretariaat wordt uitgevoerd. Wordt niet specifiek genoemd in aanbieding 7 Beantwoording vragen aanbieders PIOFACH, punt 14 8 Beantwoording vragen aanbieders PIOFACH, punt 19 9 Web content omvat alles wat een organisatie aan haar websitebezoeker wil bieden. Er zijn verschillende vormen van content: product- en bedrijfsteksten, artikelen en weblogs, formulieren, scan, reportages, interviews en meer. 10 Beantwoording vragen aanbieders PIOFACH, punt 67

27 ANTWOORD: Nee. Definitief bod voor Communicatie ,-- Niet gespecificeerd Bod voor Communicatie eenmalig en ,- structureel waarvan ,-- personeelskosten Bod minimum variant: Eenmalig ,-- en structureel ca ,--. Waarvan structurele personeelskosten ,-- en middelen ,-- en ,--. Totaal bod Communicatie ,-- Niet gespecificeerd

28 Algemeen bestuur Datum: 5 december 2016 Agendapunt: 7 Behandeld door: Leo Riemens Afdeling: Staf Voorstel algemeen bestuur RUD-Zeeland Onderwerp Wettelijk verplichte overdracht bevoegdheid BRZO bedrijven van gemeenten naar provincie. Status - Ontwerp voorstel In te stemmen om de begroting 2016 als gevolg van de overdracht bevoegdheden BRZO te wijzigen conform het inhoudelijk voorstel. Besluit AB Registratienummer: Paraaf Voorzitter Datum: Afgestemd met: - Bijlagen Zienswijze Gemeente Schouwen-Duiveland, Middelburg, Terneuzen en Goes 1. Aanleiding In het besluit omgevingsrecht is het bevoegd gezag voor de BRZO en RIE-4 bedrijven voor zover die bij gemeenten lag aangepast en vanaf ondergebracht bij de provincies in plaats van de gemeenten. Eerder is een ontwerp besluit over dit onderwerp voorgelegd aan de deelnemers en er zijn zienswijzen ontvangen. In dit voorstel zijn de ingediende zienswijzen betrokken. 2. Voorgeschiedenis Bij de oprichting van de RUD zijn de taken (werkzaamheden) overgeheveld, waarbij de deelnemersbijdrage is vastgesteld op de formatie benodigd voor de uitvoering van de overgedragen werkzaamheden op basis van het kwaliteitsniveau van de betreffende gemeente. 3. Overwegingen en advies Wat wijzigt er? Door de wijziging van het bevoegd gezag voor BRZO en RIE-4 bedrijven wijzigt het takenpakket voor de Provincie Zeeland, de gemeente Terneuzen, de gemeente Goes en de gemeente Hulst. De wijziging van bevoegd gezag betreft 3 BRZO bedrijven en 1 RIE-4 bedrijf (zie tabel). Bevoegd gezag Wettelijk Van Naar Naam kader Hulst Provincie A.J. Tieleman B.V. BRZO Goes Provincie Bison International BV DC BRZO Terneuzen Provincie Feralco Nederland B.V. RIE-4 Terneuzen Provincie Vlaeynatie B.V. BRZO Wat wijzigt er in de financiering voor gemeenten en Provincie door het Rijk? Het Rijk heeft de gelden voor de overdracht bevoegdheden BRZO van gemeenten naar provincie overgeheveld van het gemeentefonds naar het provinciefonds. Er is geen relatie met de directe Pagina 1 van 5

29 Algemeen bestuur Datum: 5 december 2016 Agendapunt: 7 Behandeld door: Leo Riemens Afdeling: Staf kosten. Zo worden alle gemeenten gekort terwijl er in Zeeland 3 gemeenten zijn die BRZO en RIE-4 bedrijven overdragen aan de provincie. Voorstel aanpassing deelnemersbijdrage De bijdrage van de deelnemers van de RUD Zeeland is gebaseerd op de werkzaamheden die de RUD uitvoert voor de deelnemers. Aangezien de RUD de werkzaamheden voor de hiervoor genoemde bedrijven (3 BRZO bedrijven en 1 RIE-4 bedrijf) vanaf 1 januari 2016 uitvoert voor de provincie en niet langer voor de gemeenten Hulst, Goes en Terneuzen wordt voorgesteld om de bijdrage van de Provincie, de gemeente Hulst, de gemeente Goes, de gemeente Terneuzen aan te passen met terugwerkende kracht vanaf 1 januari Voor de specifieke 3 BRZO bedrijven en het ene 1 RIE-4 bedrijf kan niet worden vastgesteld hoeveel uur of formatie er destijds in 2014 is ingebracht. Op basis de inventarisatie P*Q is dat wel mogelijk. Voor een genoemde BRZO bedrijven gaat het om 421 uur per bedrijf en voor een RIE-4 bedrijf om 321 uur met een gemiddeld inzet van niveau schaal 11. Op basis van de Handleiding overheidstarieven 2016 komt het uurtarief voor schaal 11 inclusief een toeslag voor generieke kosten uit op 90,45 per uur. De bijdrage voor de genoemde BRZO bedrijven komt daarmee per bedrijf. De bijdrage voor het genoemde RIE-4 bedrijf komt daarmee op Op basis van het voorgaande wijzigen de deelnemersbijdragen als volgt: Deelnemer Bijdrage oud 2016 Mutatie BRZO-C Mutatie RIE-4 Totaal mutatie Bijdrage nieuw 2016 Provincie Zeeland Gemeente Goes Gemeente Hulst Gemeente Terneuzen Totaal Ontvangen zienswijzen Op grond van de wet op de Gemeenschappelijke Regelingen en de Gemeenschappelijke Regeling RUD Zeeland moeten de raden van de deelnemers in de gelegenheid worden gesteld om zienswijzen te kunnen indienen op wijzigingen van de begroting als de bijdragen van de deelnemers daardoor ook wijzigen. Door de overdracht bevoegdheden BRZO wijzigen de bijdragen van de deelnemers en worden de raden van de deelnemers in de gelegenheid gesteld om zienswijzen in te dienen. De gemeente Terneuzen en Goes hebben aangegeven dat zij geen zienswijzen indienen. De gemeente Schouwen-Duiveland heeft aangegeven wel een zienswijze in te dienen maar deze niet tijdig te kunnen verzenden. Inmiddels is wel het raadsvoorstel ontvangen met de zienswijzen. Deze zienswijze is behandeld in commissie en wordt als hamerstuk behandeld in Pagina 2 van 5

30 Algemeen bestuur Datum: 5 december 2016 Agendapunt: 7 Behandeld door: Leo Riemens Afdeling: Staf Raad. Deze zienswijze is behandeld als zijnde tijdig ingediend. In het verleden is deze procedure eerder gevolgd. Ook de gemeente Middelburg heeft een zienswijze ingediend. Zienswijze gemeente Schouwen-Duiveland Voorstel: De gemeente Schouwen - Duiveland vindt de voorgestelde wijziging op begroting van de RUD Zeeland 2016 naar aanleiding van de overdracht van BRZO bevoegdheden van gemeenten naar provincie voor hun gemeente onredelijk. Argument gemeenten Schouwen-Duiveland: 1) In 2016 is de algemene uitkering van de gemeente Schouwen-Duiveland ten gevolge van overheveling van gelden, die bij deze verschuiving van bevoegd gezag hoort, met circa gekort. Redelijkerwijs zou de deelnemersbijdrage, die de gemeente Schouwen- Duiveland voor deelname aan de RUD Zeeland is verschuldigd, met eenzelfde bedrag moeten worden verminderd. Nu worden slechts 3 gemeenten gecompenseerd, waarbij een voorschot wordt genomen op de berekening van de P*Q systematiek. De begroting 2016 is nog niet gebaseerd op P*Q systematiek. Hierdoor ondervinden de niet gecompenseerde gemeenten waaronder Schouwen-Duiveland nadeel; 2) In 2014 heeft een soortgelijke verschuiving van het bevoegd gezag geleid tot een overheveling van gelden uit het provinciefonds naar het gemeentefonds. De algemene uitkering van de gemeenten is toen verhoogd. De financiële bijdrage van gemeenten aan de RUD is gelijktijdig met hetzelfde bedrag opgehoogd. Waardoor deze verschuiving budgettair neutraal is verlopen. Reactie RUD Zeeland: 1) De deelnemersbijdragen aan de RUD Zeeland zijn gebaseerd op het kwaliteitsniveau en omvang van de werkzaamheden die de deelnemer voor de vorming van de RUD daar zelf aan bestede. Als de werkzaamheden van de RUD voor de deelnemer wijzigen is het logisch dat ook de deelnemersbijdragen aan de RUD Zeeland wijzigen. Door de overdracht van bevoegdheden van BRZO van gemeenten naar provincie wijzigen de omvang van werkzaamheden van de RUD voor drie gemeenten en voor de provincie Zeeland. Voor die deelnemers wordt voorgesteld de deelnemersbijdrage aan te passen. Aangezien de gemeente Schouwen-Duiveland geen BRZO bedrijven in het pakket heeft wijzigen de werkzaamheden van de RUD voor de gemeente Schouwen Duiveland niet en is er geen aanleiding om de bijdrage van de gemeente Schouwen Duiveland aan te passen. Dat het gemeentefonds in verband met de overdracht bevoegdheden BRZO bedrijven voor alle gemeenten wordt aangepast valt buiten de invloedsfeer van de RUD Zeeland. 2) Er wordt door de gemeenten Schouwen-Duiveland verwezen naar een soortgelijke verschuiving van het bevoegd gezag. Het is juist dat er begin 2014 ook een verschuiving in het bevoegd gezag heeft plaatsgevonden. Door de overdracht van bevoegdheden in 2014 wijzigden de werkzaamheden voor alle deelnemers om die reden zijn toen ook alle bijdragen aangepast. Dat de aanpassing van de bijdragen gelijk was aan de mutatie gemeentefonds/ provinciefonds, is in die zin ook logisch en past prima binnen de Pagina 3 van 5

31 Algemeen bestuur Datum: 5 december 2016 Agendapunt: 7 Behandeld door: Leo Riemens Afdeling: Staf uitgangspunten. Nu is de situatie anders en wijzigen de werkzaamheden voor slechts 4 deelnemers. 3) Dat er vooruit wordt gelopen op P*Q systematiek is niet juist. Wat wel juist is dat voor de berekening uit gegaan is van de kentallen en normen P*Q. Zienswijze gemeente Middelburg Voorstel: 1) De voorgestelde wijziging op de begroting RUD zeeland 2016 is voor de gemeente onredelijk; 2) De gemeenteraad van Middelburg stelt voor om de financiële consequenties voor het gemeentefonds/provinciefonds ten gevolge van de verschuiving van bevoegdheden 1 op 1 te verdisconteren met de financiële bijdrage die de deelnemers aan de RUD Zeeland betalen en als wijziging op de begroting door te voeren. Reactie RUD Zeeland: Zie reactie op de zienswijzen van de gemeente Schouwen Duiveland. De ingediende zienswijzen passen niet binnen de uitgangspunten voor de berekening van de deelnemersbijdragen (zie reacties RUD Zeeland op zienswijzen) om die redenen wordt voorgesteld het ontwerp besluit niet aan te passen. Advies wijzigen begroting: De begroting 2016 te wijzigen als gevolg van de overdracht bevoegdheden BRZO waarbij de bijdragen van de gemeente Goes en Hulst wordt verlaagd met en de bijdrage van de gemeente Terneuzen wordt verlaagd met en de bijdrage van de Provincie wordt verhoogd met Consequenties Financiële consequenties: Aanpassing deelnemersbijdragen 2016 conform voorstel. Organisatorische / personele consequenties: geen Juridische consequenties: geen Overige consequenties: geen 5. Planning: 1) 13 september 2016 verzenden ontwerp wijziging begroting 2016 naar deelnemers ten behoeve van het indien zienswijzen. De verzending gaat in afschrift naar de leden van het Algemeen Bestuur. 2) 8 november 2016 uiterlijke inzenddatum voor het indienen van zienswijzen op de wijziging van de begroting ) 21 november 2016 behandeling in het Dagelijks Bestuur van de ontwerp wijziging begroting 2016 inclusief de daarop ingediende zienswijzen. 4) 5 december 2016 behandeling in het Algemeen Bestuur wijziging begroting 2016 inclusief de daarop ingediende zienswijzen. 6. Communicatie Besluit AB mededelen aan de griffiers van deelnemers Pagina 4 van 5

32 Algemeen bestuur Datum: 5 december 2016 Agendapunt: 7 Behandeld door: Leo Riemens Afdeling: Staf Pagina 5 van 5