4. Verslag, actielijst en besluitenlijst van de vergadering algemeen bestuur van 5 december 2016

Transcriptie

1 Terneuzen, 1 februari 2017 Onderwerp: uitnodiging en agenda vergadering 13 februari 2017 Aan de leden van het algemeen bestuur RUD Zeeland, Namens de voorzitter van RUD Zeeland nodig ik u hierbij uit voor de vergadering van uw algemeen bestuur op maandag 13 februari Deze vergadering vindt plaats in de raadzaal van het stadskantoor in Terneuzen van 9.00 tot uiterlijk uur. De agenda voor dit overleg ziet er als volgt uit: 1. Opening 2. Mededelingen en ingekomen stukken a. Verslag deelnemersoverleg 18 oktober 2016 b. Verslag DB vergadering 21 november 2016 c. Communicatieprotocollen 3. Vaststelling agenda 4. Verslag, actielijst en besluitenlijst van de vergadering algemeen bestuur van 5 december Normenkader Implementatie Omgevingswet evaluatie Stand van zaken PxQ (mondeling) 8. Rondvraag 9. Sluiting Met vriendelijke groet, Anton van Leeuwen MPA, directeur RUD Zeeland

2 Verslag deelnemersoverleg 18 oktober 2016 Aanwezig: Afwezig: Michaël Beverwijk, Jan Marijs, Piet Verstraeten, Ineke Jansen, Freek Schouten, Erik Philipse, Rian de Jonge, Sander Westdorp, Joost Boerma, Saskia Bos, Ad Vos, Ben Holvast, Arie Schroevers, Piet Verstraeten, Maarten Dobbelaar, Wout van Brouwershaven, Birgitte Paauwe Roelie Mulder, Peter Belfroid, Dianne Dingemanse, Patricia de Croock 1. Opening en mededelingen Joost opent de vergadering om uur en heet iedereen van harte welkom. Peter, Patricia en Dianne hebben zich afgemeld. Bas is aangeschoven hij is stagiair bij de Provincie. Hij doet onderzoek en vergelijkt de DVO s in het kader van het IPO verband. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Rondvraag & actualiteiten Joost geeft aan dat er destijds gekozen om de rondvraag vooraan op de agenda te zetten.bevalt dit of moet dit anders. Men kiest ervoor om dit zo te laten. Gevraagd wordt hoe het met Roelie gaat. Joost geeft aan dat Roelie langdurig afwezig is maar weer langzaamaan begonnen is met het opstarten van werkzaamheden. Ineke en Joost wisselen het voorzitterschap van het deelnemersoverleg af. Wie voorzit is afhankelijk van de agenda. Jan zegt dat er een specifiekere omschrijving van het besluit VTH is van hetgeen dat tot het basistakenpakket hoort. Wordt er nog bekeken wat er ingebracht is door de deelnemers. Is dit correct, wordt er nog iets mee gedaan of wordt het ter kennisgeving aangenomen? Ineke meldt dat er met de gemeente Kapelle en Reimerswaal een discussie over het huidige basispakket omdat P*Q uitgaat van alle taken die nu overgedragen zijn naar de RUD. De gemeenten Kapelle en Reimerswaal willen dit tegen het licht houden omdat daar ook taken in zitten die niet onder het basistakenpakket vallen. Met de huidige 1 van 6

3 beschrijving is het lastig te bepalen wat er precies onder het basistakenpakket valt omdat het van de interpretatie afhangt. In de discussie met Kapelle en Reimerswaal is de RUD tot de conclusie gekomen dat dit het huidige basistakenpakket betreft terwijl er vanaf 1 januari 2017 een ander, specifieker basistakenpakket ligt. Momenteel is de RUD dit aan het bekijken wat dit precies betekent maar is er geen plan van aanpak hoe hier per 1 januari 2017 mee om te gaan. De deelnemers zullen hier ook iets mee moeten en zijn de deelnemers hier mee bezig of kan er samen opgetrokken worden? Er blijven vragen, onduidelijkheden en discussiepunten bestaan omtrent implementatie PxQ, basistaken etc. Joost geeft aan dat het een goed doorlopen proces is en na implementatie zal een evaluatie plaatsvinden en eventuele wijzigingen worden doorgevoerd. Ineke zegt dat alles wat loopt rond basistaken pas in november opgepakt kan worden na besluit AB d.d. 31 oktober Verslag & actielijst 20 september 2016 Het verslag en actielijst worden besproken. Pagina 1 Geen opmerkingen Pagina 2. Mirjam heeft contact gehad met Jan en Wout i.v.m. asbest. Er worden twee casussen opgepakt om helderheid te creëren op de punten die nu nog voor ruis zorgen. Zijn er vanuit de andere deelnemers nog mensen die zich kandidaat willen stellen voor de werkgroep asbest? Joost vraagt om voor eind volgende week mogelijke kandidaten aan te melden via het secretariaat. Maarten komt terug op Big Eight en heeft nog geen reactie van Schouwen Duiveland en Zeeuws Vlaanderen ontvangen. Hij verzoekt dit alsnog te doen. Pagina 3 Geen opmerkingen Pagina 4 Geen opmerkingen Pagina 5 Freek refereert naar het punt Archivering betreffende het voortraject waar Marian na zou gaan hoe het systeem, klantenportaal werkt. Marian heeft een projectleider gevonden en mensen worden uitgenodigd. Inmiddels is onderstaande terugkoppeling van Marian gekomen. Naar aanleiding van het vorige deelnemersoverleg en de reactie op de notitie "archivering RUD en overdracht naar deelnemers" van de werkgroep DIV heeft de RUD aangeboden een projectleider te leveren om de scenario s uit te werken, zodat deelnemers/rud aan het einde van dit jaar een besluit kunnen nemen op welke wijze de archivering wordt doorgevoerd. Inmiddels is duidelijk wat er nodig is en op welke termijn er een plan gemaakt kan worden. Daartoe doen we u het volgende voorstel We stellen een werkgroep samen met daarin juridische, HRM en financiële expertise (TZN). Zij gaan aan de slag met de 2 van 6

4 uitwerking van de scenario s zoals de werkgroep DIV deze heeft opgesteld. Vanuit de werkgroep DIV schuift er een vertegenwoordiging aan om ons op inhoud scherp te houden. Van de deelnemers wordt behalve de al bestaande deelname aan de werkgroep DIV niets verwacht. 5. AB vergadering 31 oktober 2016 Eric heeft het DB verslag gelezen en heeft vragen over het implementatieplan P*Q en de terugkoppeling van Ben naar zijn GS leden. Joost zegt dat dit met name over de discussie of er op inrichtingenbestand of op product afgerekend wordt, daar ligt een nieuwe opdracht voor de RUD. Maarten meldt dat GS hier vandaag over vergadert er is nu nog niets over te melden. Jan leest in het implementatieplan dat om aan de kwaliteitscriteria te voldoen structurele kosten verbonden zijn zoals informatiemanagement wat heeft dit met P*Q te maken. Ineke meldt dat in P*Q staat dat elke organisatie die bevoegd gezag is voor de WABO taken aan de kwaliteitscriteria moet voldoen. Momenteel voldoet de RUD hier op een aantal specialistische taken na aan. Jan zegt dat de wet VTH verordening verplicht tot de kwaliteitscriteria ongeacht of P*Q wel of niet ingevoerd wordt. De RUD moet hier aan voldoen. Indien P*Q niet geïmplementeerd wordt wie gaat het dan betalen? Jan vraagt zich af of de 1,2 miljoen die is geraamd wel te labelen valt aan implementatie P*Q. Ineke geeft aan dat de opdracht was om in beeld te brengen wat je als organisatie moet doen om P*Q te implementeren en wat hier de kosten van zijn. Er is geen berekening gemaakt als P*Q niet geïmplementeerd wordt. Een deel van de kosten moet sowieso gemaakt worden ongeacht implementering. Het DB/AB heeft twee jaar geleden een frictiebudget van ,00 beschikbaar gesteld voor het opstellen en onderhouden van P*Q. De 2fte die hier nu mee bezig zijn worden hiermee betaald. Ineke zal met Leo opnemen of dit verduidelijkt kan worden en wat hier aan informatie beschikbaar is. Maarten vraagt wat het beleidswerk betekent voor het primaire proces. Joost meldt dat dit inhoud dat deze medewerkers vrij worden gemaakt voor P*Q en dus niet voor beleidswerk inzetbaar zijn. Ineke zegt dat de taken die de beleidsmedewerkers vervullen voor P*Q vallen onder generieke taken er worden nu geen kosten voor berekend. Tevens zijn voor de 1000 uur die zijn opgenomen voor cultuur geen kosten berekend. Hiervoor is een werkgroep cultuur opgericht en Rian de Jong van Schouwen-Duiveland heeft als afstudeerproject cultuur en ondersteunt de werkgroep cultuur. 6. Uitvoering Energie Audits Ad Vos geeft aan dat dit agendapunt niet alleen over de uitvoering Energie Audits gaat maar ook over het plan van aanpak dat tijdens het volgende deelnemersoverleg 29 november wordt voorgelegd. Het plan van aanpak betreft drie onderdelen - Cel energie akkoord - E.E.D. - M.J.A. met name de E.E.P. 3 van 6

5 Ad loopt de acties voor de gemeenten door. M.b.t. cel energie akkoord is op dit moment een Zeeuwse werkgroep bezig die zich moeit met de intensivering van het toezicht op energievoorschriften binnen bedrijven die onder wet- en regelgeving vallen. Dit is gesubsidieerd met geld van de VNG. Daarnaast heeft de omgevingsdienst van Nederland extra subsidie van het ministerie van I&M ontvangen van om toezicht en handhaving op energievoorschriften binnen organisaties en bedrijven te intensiveren. Dit houdt in dat de RUD moet overleggen met de Zeeuwse gemeenten hoe dit geld wordt ingezet. Donderdag 20 oktober gaan Karen en Ad naar de projectgroep om af te stemmen. M.b.t. de E.E.D. er zijn momenteel 90 bedrijven en gemeenten in Zeeland die een audit moeten opstellen waarin ze aantonen hoe ze met energie binnen het bedrijf omgaan. Hiervoor zou geld beschikbaar worden gesteld door het ministerie I&M om deze audits uit te kunnen voeren en te beoordelen. In het plan van aanpak wordt aangeboden dat de RUD dit voor de gemeenten en Provincie doen. Ad stelt voor om een menukaart te maken met een light beoordeling, midden beoordeling en stringente beoordeling daar zitten de uren en prijs aan verbonden. Hier hoeft wellicht geen opdracht voor verleend te worden als het geld van het ministerie vrijkomt. De vraag is dan wel of dit voldoende is om alle audits uit te kunnen voeren. In het plan van aanpak zullen diverse opties worden genoemd. M.b.t. de M.J.A. met name de E.E.P. dit geldt voor een beperkt aantal grote bedrijven en voor een aantal gemeenten. De provinciale bedrijven vallen onder de RVO als bevoegd gezag. De RVO zal voor alle bedrijven de audit uitvoeren, de uitkomst van de audit wordt aan het bevoegd gezag gezonden. In het plan van aanpak zal hier ook een voorstel worden gedaan. 7. Autorisatie risicoregister Dit agendapunt wordt opnieuw geagendeerd d.d. 29 november Landelijke Handhavingsstrategie Dit agendapunt wordt opnieuw geagendeerd d.d. 29 november dagen regeling Ton heeft dit stuk niet ontvangen van Alexandra. Ineke heeft het 17 oktober jl. ontvangen en zet het door naar Ton. Dit agendapunt wordt opnieuw geagendeerd d.d. 29 november Voorstel aanpassing mandaatbesluiten 2014 Allen zijn akkoord met het voorstel, dit is hierbij aangenomen. 11. Procesvoorstel voortgang DVO 2017 Ineke stelt voor om het besluit van het AB d.d. 31 oktober 2016 af te wachten. Zodra er meer duidelijkheid is wordt er contact opgenomen met de deelnemers om in oktober/november in gesprek te gaan om een beeld te krijgen wat er ontbreekt, wat extra wensen zijn. 4 van 6

6 Sander vraagt wat er dan precies vastgesteld wordt als het niet helder is wat er in het DVO staat. Ineke geeft aan dat het document DVO 2017 wordt vastgesteld en dat er een vorm gevonden moet worden om andere/extra afspraken vast te leggen. Hier zitten ook financiële consequenties aan. Joost verduidelijkt dat het heel zuiver is v.w.b. P*Q maar dat er een stuk aanvulling nodig is bijvoorbeeld bodemtaken, evenementen, piket etc. Dit zijn taken die de RUD al uitvoert maar deze staan niet in P*Q. 12. Voorstel vergaderdata december wordt gewijzigd in 5 december Allen zijn akkoord, het voorstel wordt aangenomen. 13. Volgend overleg Het volgend deelnemersoverleg vindt plaats op 29 november 2016 om uur. 14. Sluiting Joost sluit het overleg om uur Actielijst 1. Vragen uitzetten m.b.t. Freek / Dian handhavingsstrategie en reacties inventariseren 2. Mail zenden naar deelnemers voor Marian juiste mensen aan tafel archivering 3. Nagaan afspraken inschrijven dwangsom in register en proces organiseren Juridische medewerker 4. Nagaan werking klantenportaal Marian 5 van 6

7 Aan: dagelijks bestuur agendapunt: 4 Onderwerp: verslag vergadering 21 november 2016 Aanwezig: Afwezig: de heer A.G. van der Maas (gemeente Noord-Beveland) de heer A. van Leeuwen (directeur RUD Zeeland) de heer H.J.C. de Smet (waterschap Scheldestromen) de heer B.J. de Reu (provincie Zeeland) de heer F.O. van Hulle (gemeente Terneuzen) mevrouw M. Zandijk (verslaglegging) de heer G.C.G.M. Rabelink (gemeente Schouwen-Duiveland) 1. Opening De heer Van der Maas opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De heer Rabelink is met kennisgeving afwezig. 2. Ingekomen stukken en mededelingen: a. Concept verslag AB 31 oktober 2016 Het DB neemt het verslag voor kennisgeving aan. b. Aankondiging evaluatie wet VTH Het DB neemt de aankondiging voor kennisgeving aan. c. De heer Van Leeuwen deelt mee dat deze week de ambtelijke gesprekken plaatsvinden over PxQ met de gemeenten Kapelle en Reimerswaal. Het bestuurlijk overleg met Kapelle vindt eveneens deze week plaats. d. De heer De Reu deelt mee dat de commissie Ruimte op 25 november o.a. het rapport van de Rekenkamer bespreekt. De reactie van GS is in het rapport verwerkt. De Rekenkamer is van mening dat GS het mandaat op politiek gevoelige dossiers niet kan terugnemen en zij vindt het vreemd dat GS bevoegd gezag is voor beslissingen op het gebied van VTH in relatie tot de economische belangen die de provincie heeft. Vanuit het oogpunt van GS en RUD Zeeland is het overdragen van de BRZO taak aan DCMR onverstandig. e. De heer Van Leeuwen meldt dat de heer Kuijpers, DG van het ministerie van IenM, elke Omgevingsdienst gaat interviewen. Het interview gaat o.a. over het functioneren van de omgevingsdienst, de wet- en regelgeving rond VTH en de Omgevingswet. 3. Vaststelling agenda Het DB stelt de agenda ongewijzigd vast.

8 4. Verslag, actielijst en besluitenlijst van de vergadering dagelijks bestuur van 10 oktober 2016 Het verslag en de besluitenlijst van 10 oktober 2016 stelt het DB ongewijzigd vast. De heer De Smet informeert naar de opdracht afrekenen per product die het DB aan de directeur heeft gegeven. De heer Van Leeuwen schetst een mogelijke aanpak van de werkwijze om zo snel mogelijk te komen tot het afrekenen per product. Hij wil hiervoor begin 2017 met een uitgewerkt voorstel komen indien het DB deze werkwijze instemt. De heer De Reu geeft aan dat eerst de systemen goed moeten werken. De tweede stap is dat de medewerkers de systemen goed vullen. Hij adviseert de directeur met de OR te bespreken hoe de RUD wil omgaan met medewerkers die niet willen. De heer Van Leeuwen antwoordt dat hij samen met zo n medewerker wil kijken naar oplossingen. Het DB stemt ermee in dat de geschetse werkwijze verder wordt uitgewerkt. 5. Huis voor klokkenluiders Het DB stemt in met het voorstel Huis voor klokkenluiders. 6. Evaluatie samenwerking RUD en opdrachtgevers Het DB stemt in met het uitstellen van de evaluatie samenwerking RUD en opdrachtgevers. De heer Van Leeuwen deelt mee dat hij begin 2017 wel offertes wil opvragen voor het stakeholdersonderzoek. Dit staat echter los van dit voorstel. Het DB onderschrijft het belang daarvan. 7. Basistaken en standaardtaken pakket RUD Zeeland heeft deze week gesprekken met de gemeenten Reimerswaal en Kapelle over het standaardtaken pakket. Voor de taak asbest wordt met de deelnemers een apart traject doorlopen. De verwachting is dat dit onderdeel op 6 maart in het DB wordt besproken en op 20 maart ter besluitvorming in het AB. Het DB stemt in met het voorstel basistaken en standaardtaken pakket. 8. Vergelijking witte vlekken Piofach De heer Van der Maas deelt mee dat de uitkomst van de gesprekken tussen Terneuzen en de RUD voor hem acceptabel zijn. Ook voor de toekomst zijn de uitkomsten acceptabel voor de RUD. De heer Van Leeuwen voegt hieraan toe dat alle witte vlekken besproken zijn. Het onderling vergelijken van de biedingen is niet mogelijk; dat is appels met peren vergelijken. Eenzelfde dilemma had zich ook voorgedaan als een andere partij de Piofach had uitgevoerd. Het DB stemt in met de notitie. 9. Overdracht BRZO/RIE 4 bedrijven De heer Van Leeuwen licht toe dat dit voorstel vooral technisch van aard is. De zienswijzen van Schouwen-Duiveland en Middelburg veranderen niets aan de relatie met of financiële bijdrage aan de RUD. De gemeenten worden wel gekort in het gemeentefonds. Het DB heeft begrip voor het standpunt van de gemeenten

9 Schouwen-Duiveland en Middelburg, maar kan dit niet oplossen. Deze gemeenten kunnen contact opnemen met de provincie dan wel het Rijk. Het DB stemt in met het voorstel overdracht BRZO/RIE 4 bedrijven. 10. Concept AB agenda 5 december 2016 Het DB stelt de concept agenda conform voorstel vast. 11. Rondvraag De heer Van Leeuwen heeft het verzoek gekregen van de provincie om mevrouw Jansen 1 dag per week te detacheren voor het project Thermphos. Het DB stemt hiermee in en begrijpt dat dit gevolgen heeft voor een aantal trajecten bij de RUD. 12. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde sluit de heer Van der Maas onder dankzegging aan de aanwezigen voor hun inbreng de vergadering om uur. Vastgesteld d.d. 23 januari 2017 de voorzitter, de secretaris, A.G. van der Maas ing. A. van Leeuwen MPA

10 Voorstel AB ter kennisname, Protocollen communicatie Agendapunt: Terneuzen, 23 januari 2017 IZISnummer: Opsteller: Ton Stapels Portefeuillehouder MT: staf In MT voorstel: OR kwestie: nee. Aan het dagelijks bestuur van RUD Zeeland, 1. Gevraagde beslissing / besluit Voor kennisgeving aan te nemen de door het DB op 23 januari 2017 vastgestelde: 1. Communicatieprotocol met betrekking tot BRZO taken 2015, inclusief Instructie communicatie ongewone voorvallen op website RUD Zeeland; 2. Communicatieprotocol met betrekking tot niet BRZO taken 2016, inclusief Instructie communicatie ongewone voorvallen op website RUD Zeeland. 2. Inleiding Tot en met 2016 zijn beide communicatieprotocollen opgenomen in de Jaarplannen van de deelnemers. Met ingang van 2017 zijn beide protocollen geschrapt uit de Jaarplannen. Redenen hiervoor zijn dat beide protocollen een meer algemeen karakter hebben en dat bij tussentijdse wijzigingen alle Jaarplannen moeten worden aangepast. 3. Beoogd effect Een juridische status voor het toepassen van beide protocollen communicatie. 4. Argumenten of Overwegingen Door het structureel schrappen van beide protocollen uit de Jaarplannen ontstaat er een juridische leemte. Deze wordt nu opgevuld door het eenmalig door het DB vaststellen van beide protocollen ten behoeve van het verschaffen van transparantie, duidelijkheid en rechtszekerheid. Voorts heeft het MT op 2 mei jl. besloten de interne werkafspraak over de plaatsing van (pers)berichten op onze website bij incidenten toe te voegen als bijlage aan de protocollen (zie bijlage). Dit is gedaan omdat deze werkafspraak een uitvloeisel is van de bestaande communicatieprotocollen. De werkafspraak geldt alleen voor RUD Zeeland. Via onze communicatieadviseur (gemeente Terneuzen) zijn de voorlichters van zowel de deelnemers (niet BRZO taken) als van de betrokken omgevingsdiensten (BRZO

11 taken) per mail over deze toevoeging geïnformeerd. Er zijn geen tegenwerpingen ontvangen. 5. Uitvoering en communicatie a. Aanpak Het Deelnemersoverleg van 7 februari as. informeren over de besluitvorming. b. Planning Na vaststelling van beide protocollen zullen deze worden toegevoegd aan het Register op Sharepoint. c. Communicatie Na besluitvorming worden de deelnemers hierover geïnformeerd. 6. Risico s a. Financieel N.v.t. b. Organisatorisch N.v.t. c. Juridisch Het juridisch vastleggen van de wijze van communicatie met betrekking tot (niet) BRZO taken. d. Overige consequenties Geen.

12 Communicatieprotocol voor niet Brzo-taken RUD Zeeland 2016 bij besluit van het dagelijks bestuur d.d. 23 januari 2017 Afstemming perscontacten met gemeenten en waterschap en voor de provincie Zeeland voor niet Brzo-taken Bij het beantwoorden van persvragen en overige perscontacten, zoals het opstellen van persberichten, organiseren van persconferentie, persuitnodiging etc., hanteert RUD Zeeland onderstaand communicatieprotocol. Uitgangspunt is dat persvragen altijd zo snel mogelijk worden beantwoord. 1 Vraag komt binnen bij RUD Zeeland De communicatieadviseur van RUD Zeeland neemt de persvragen aan. Zodra een vraag binnen is informeert de communicatieadviseur van RUD Zeeland via de mail de communicatieadviseur van het bevoegd gezag over de binnengekomen vraag. Voor de provincie Zeeland is dat de accounthouder. De communicatieadviseur van RUD Zeeland laat zich inhoudelijk informeren door deskundigen (zoals een inspecteur, manager of toezichthouder). Het advies met antwoord of persbericht wordt voorgelegd aan de directeur van RUD Zeeland of een ander lid van het managementteam (MT). Het advies met antwoord of persbericht wordt voorgelegd aan het bevoegd gezag, via de communicatieadviseur of accounthouder, voor afstemming met de bestuurder. Het bevoegd gezag is volgens mandaat eindverantwoordelijk voor de inhoud van antwoord of persbericht en bepaalt wie als woordvoerder optreedt. Of bevoegd gezag zelf is woordvoerder of RUD Zeeland doet dat. 1

13 Na akkoord kan RUD Zeeland en/of bevoegd gezag het antwoord aan de pers geven of het persbericht sturen. Inspectiepartners en bedrijf (indien van toepassing) krijgen het antwoord of persbericht ter informatie. 2 Vraag komt binnen bij gemeente, waterschap of provincie Wanneer de vraag bij het bevoegd gezag binnenkomt, bepaalt de communicatieadviseur of de accounthouder van provincie Zeeland, eventueel in overleg met de bestuurder, of ze de vraag zelf beantwoorden dan wel de vraag doorzetten naar de communicatieadviseur van RUD Zeeland. De laatste doorloopt dan bovenstaande protocol waar afstemming met bevoegd gezag deel van uitmaakt. Ongeacht of de gemeente de vraag zelf beantwoordt of dat de communicatieadviseur van RUD Zeeland dat doet, is het wenselijk de communicatieadviseur RUD Zeeland te informeren. Het gebeurt vaak dat gemeenten, waterschap en provincie individueel benaderd worden. Op deze manier houdt de communicatieadviseur van de RUD het overzicht. Gemeenten, waterschap en provincie hebben als bevoegd gezag altijd de mogelijkheid om op eigen initiatief een persbericht of andersoortig bericht (facebook, twitter etc.) te publiceren of perscontact te zoeken. Ook in dit geval is het wenselijk de communicatieadviseur van de RUD te informeren. Dit communicatieprotocol is jaarlijks door de deelnemers en RUD Zeeland te evalueren en zo nodig aan te passen. Bijlage: Instructie communicatie ongewone voorvallen op website RUD Zeeland 2

14 Instructie communicatie ongewone voorvallen op website RUD Zeeland (MT d.d. 2 mei 2016) Doel Het via onze website (mede) informeren van de doelgroepen van RUD Zeeland (deelnemers, bedrijven en burgers) over bepaalde gebeurtenissen met mogelijk negatieve effecten op de omgeving (milieu en gezondheid) en waar men terecht kan voor klachten / nadere informatie. Probleemstelling Zo spoedig mogelijk na bekend worden van een ongewoon voorval, de informatie toetsten aan de Criteria plaatsen informatie op website en publicatie hierover plaatsen op website RUD Zeeland. De volgende aandachtspunten gelden hiervoor: A. Wat is een ongewoon voorval. B. Werkwijze m.b.t. beslissing tot en plaatsing van de publicatie. Eerst gaan we in op de reikwijdte van deze Instructie. Reikwijdte probleemstelling Algemene afbakening vormt de mate van beïnvloeding van de omgeving wat betreft de negatieve effecten op milieu en gezondheid, zowel qua ernst als qua omvang. In het algemeen worden deze gebeurtenissen bijzondere voorvallen genoemd. Bijzondere voorvallen kunnen in 2 categorieën worden verdeeld: 1. RUD Zeeland is niet direct betrokken: bron is afkomstig van buiten Zeeland (overig Nederland dan wel België) maar wel met (negatieve) invloed binnen Zeeland dan wel van binnen Zeeland, maar valt niet binnen het taakgebied van RUD Zeeland. 2. RUD Zeeland is wel direct betrokken: bron is afkomstig binnen de Zeeuwse grenzen en valt binnen het taakgebied van RUD Zeeland. 3

15 Ad 1 In dit geval is vaak reeds sprake van communicatie door het bevoegd gezag elders en kan, indien nodig cq gewenst, veelal volstaan worden met een link en beknopte toelichting op de website RUD Zeeland. Dit gebeurt binnen kantoortijd door de werkgroep website i.o.m. onze communicatie-adviseur. Ad 2 In dit geval is, naast het bevoegde gezag (gemeente of provincie), RUD Zeeland een direct betrokken partij. Dit kan inhouden dat de communicatie door RUD Zeeland zelf (mede) moet worden opgesteld t.b.v. de website RUD Zeeland, al dan niet in overleg met onze communicatie-adviseur. DEZE NOTITIE ZIET MET NAME TOE OP DE BIJZONDERE VOORVALLEN ZOALS BEDOELD ONDER SUB 2. Dan nu de uitwerking van de twee aandachtspunten. A. Wat is een bijzonder voorval Onder de overkoepelende term bijzonder voorval vallen verschillende gebeurtenissen: a. voorgenomen bijzondere bedrijfsomstandigheid; b. ongewoon voorval (incident); c. ramp (calamiteit). Onderstaande tabel geeft een nadere toelichting op deze drie gebeurtenissen. 4

16 Tabel bijzonder voorval Soort Omschrijving Publicatie website Dit zijn gebeurtenissen die nog moeten plaatsvinden met mogelijk negatieve milieueffecten vanuit het bedrijf (bij voorbeeld onderhoudsstop bij een bedrijf in het kader van onderhoud) en welke verplicht vooraf moeten worden gemeld aan de inspecteur RUD Zeeland. De afspraak is dat deze vervolgens worden opgenomen in de informatie behorend bij de piketdienst. De grotere bedrijven, waarvan de voorgenomen bijzondere bedrijfsomstandigheden in de regel relevante gevolgen hebben op de omgeving (bijvoorbeeld affakkelen bij DOW), dragen zelf zorg voor tijdige berichtgeving in de plaatselijke bladen. De overige voorgenomen bijzondere bedrijfsomstandigheden hebben in de regel minder negatieve milieu-effecten tot gevolg zodat publiciteit niet nodig is. a. Voorgenomen bijzondere bedrijfsomstandigheid b. Ongewoon voorval (incident) c. Ramp (calamiteit) Dit zijn gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden en afwijken van de omgevingsvergunning met mogelijk negatieve effecten en die verplicht moeten gemeld aan het bevoegd gezag. In de praktijk worden deze voorvallen door het bedrijf gemeld bij het milieumeldpunt (piketdienst RUD Zeeland). In bijzondere gevallen meldt de piketdienst dit aan het betreffende bevoegd bezag. Overigens vallen onder ongewone voorvallen ook gebeurtenissen die een meer structureel karakter kunnen hebben maar wel met grote gevolgen voor de omgeving, zoals blauwalgen en vliegenoverlast. Bij GRIP gerelateerde activiteiten (met betrekking tot onder de RUD Zeeland vallende inrichtingen) ligt de communicatie bij de Veiligheidsregio (contactpersoon mevr. Corry Brand). Qua informatievoorziening kan RUD Zeeland aanhaken via de RUD website en gebruik maken van de publicatie(s) op de website van de Veiligheidsregio. Geen extra publicatie op website RUD Zeeland nodig. Afhankelijk van milieugevolgen kan publicatie nodig zijn. Hierop zijn de twee communicatieprotocollen van RUD Zeeland (BRZO en niet-brzo) van toepassing. Geen aparte publicatie, wel aanhaken via melding en beknopte toelichting op onze website op basis van informatie van de Veiligheidsregio, inclusief een link naar de website van de Veiligheidsregio. Initiatief en actie m.b.t. dit aanhaken ligt bij RUD Zeeland (werkgroep website i.o.m. onze communicatie-adviseur). 5

17 B. Werkwijze m.b.t. beslissing tot en plaatsing van de publicatie Op grond van bovenstaande beperkt deze notitie zich tot de categorie sub b ongewone voorvallen (incidenten) in het kader van het plaatsen van een persbericht op de website van RUD Zeeland, waarbij beide in de tabel genoemde communicatieprotocollen van toepassing zijn (zie derde kolom tabel). Deze protocollen zijn terug te vinden op Sharepoint via bijgaande link: ycontext=wsstabpersistence Betrokken partijen en hun rollen m.b.t. het plaatsen van een persbericht op de website van RUD Zeeland in geval van incidenten Piketdienst RUD Zeeland in dit kader (als bron van informatie): - ontvangt berichten (bevoegd gezag, Veiligheidsregio Zeeland) cq klachten (inwoners) omtrent ongewone voorvallen en rampen. Communicatie-adviseur (als mede- uitvoerder van de publicatie): - ondersteunt bij het opstellen van de publicatie, met inachtneming van de twee communicatieprotocollen van RUD Zeeland, nl. BRZO en niet-brzo. Werkgroep Website RUD Zeeland: - plaatst de publicatie op de website RUD Zeeland, met inachtneming van de twee communicatieprotocollen van RUD Zeeland, nl. BRZO en niet-brzo. Zodra RUD Zeeland (via de Piketdienst) op de hoogte is gesteld van het ongewone voorval (zie stroomschema hieronder), dient bepaald te worden of er sprake is van een geval voor publicatie op de website. Dit overleg vindt altijd binnen kantooruren plaats, ongeacht op welk tijdstip de melding is binnen gekomen. Onder buiten kantooruren wordt verstaan: tussen en uur, in het weekend en feestdagen. Afhankelijk van de aard van het ongewone voorval vindt toepassing plaats van de twee communicatieprotocollen van RUD Zeeland (BRZO en niet-brzo) en of er verder overleg moet plaatsvinden met afdeling Voorlichting gemeente Terneuzen, MT en het betreffende bevoegd gezag. 6

18 Zwemwater Voor het zwemwater gelden aparte afspraken. Er kan onderscheid gemaakt worden in: a. zwembaden. Aanleiding voor melding kan bijvoorbeeld zijn legionella. De maatregel is in het ernstigste geval sluiting. b. oppervlaktewater. Aanleiding voor melding kan bijvoorbeeld zijn blauwalgen. Maatregelen kunnen zijn waarschuwing, negatief zwemadvies, verbod. Bij alle vier bovengenoemde maatregelen zal binnen kantooruren i.o.m. het bevoegd gezag, de contactpersoon zwemwater RUD Zeeland en de communicatie-adviseur een bericht worden opgesteld dat door de webredacteur RUD Zeeland op de website van RUD Zeeland wordt geplaatst. Voor dergelijke meldingen buiten kantooruren (met name in het weekend) is de afspraak gemaakt dat de piketdienst de melding doorgeeft aan de inspecteur A RUD Zeeland die vervolgens de inspectie uitvoert. Indien de noodzaak aanwezig is, zal de dienstdoende inspecteur i.o.m. de communicatieadviseur en de contactpersoon zwemwater RUD Zeeland een persbericht plaatsen op de landelijke website voor zwemwaterkwaliteit (zwemwater.nl). Vervolgens zal de webredacteur binnen kantooruren het bericht op onze website plaatsen. Contactpersoon zwemwater RUD Zeeland: Gert-Jan van den Hoven / Bereikbaarheid communicatie-adviseur: Binnen kantooruren ( uur): Hans Dullaert, tel / , h.dullaert@terneuzen.nl (niet op vrijdag) Daniel Rouw, tel / , d.rouw@terneuzen.nl Saskia de Vries, tel / , s.devries@terneuzen.nl Of een mailtje naar communicatie@terneuzen.nl. 7

19 Buiten kantooruren ( uur, weekend en feestdagen): Het piket is beschikbaar voor communicatie rond crisis en calamiteiten bij zaken waarbij de RUD direct betrokken is. Bij gemeente Terneuzen hebben de communicatieadviseurs piketdienst voor crisis en calamiteiten. Voor piket is er altijd een communicatieadviseur bereikbaar (Daniel Rouw, Saskia de Vries of Hans Dullaert) via het nummer STROOMSCHEMA Ongewoon voorval Binnen / Buiten kantooruren melding milieumeldpunt (piketdienst RUD Zeeland) piketdienst RUD Zeeland meldt melding per mail aan webredacteuren RUD Zeeland (zodra melding is ontvangen) overleg webredacteur, Voorlichting Terneuzen, afdelingshoofd toezicht/handhaving RUD Zeeland en bevoegd gezag over noodzaak publicatie (uitsluitend binnen kantooruren) opstellen publicatie (piketambtenaar, webredacteur, communicatie-adviseur, afdelingshoofd toezicht/handhaving RUD Zeeland plaatsing publicatie op website RUD Zeeland (webredacteur) (uitsluitend binnen kantooruren) 8

20 Besluit van het dagelijks bestuur van RUD Zeeland d.d. 23 januari 2017 Communicatieprotocol Brzo-OD Zuid-Holland Zeeland 2015 Dit communicatieprotocol geeft de afspraken weer tussen de Brzo-omgevingsdienst, de zes omgevingsdiensten in Zeeland en Zuid-Holland en de opdrachtgevers (bevoegd gezag). Doel van het protocol is de communicatie tussen de partijen goed af te stemmen en verantwoordelijkheden vast te leggen. Zoals in de samenwerkingsovereenkomst is vastgelegd worden binnen de Brzo-omgevingsdienst Zeeland en Zuid-Holland volgens eenzelfde werkwijze de woordvoerderstaken uitgevoerd. Dit betekent dat alle omgevingsdiensten dezelfde communicatieprotocollen gebruiken. 1. Betrokken partijen DCMR Milieudienst Rijnmond, Brzo-Omgevingsdienst voor Zeeland en Zuid-Holland Omgevingsdiensten: o Zuid-Holland Zuid (OZHZ) o Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) o Omgevingsdienst West-Holland (ODWH) o Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) o DCMR Milieudienst Rijnmond (DCMR) o Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland (RUD Zeeland) Provincie Zuid-Holland (PZH), bevoegd gezag van de provinciale Brzo-inrichtingen in de provincie Zuid-Holland Provincie Zeeland (ZLD), bevoegd gezag van de provinciale Brzo-inrichtingen in de provincie Zeeland Gemeenten in Zeeland en Zuid-Holland, bevoegd gezag van de gemeentelijke Brzo-inrichtingen in Zeeland en Zuid-Holland. 1

21 2. Communicatieprotocol 2.1 Reguliere werkwijze met en zonder persvragen 2.2 Uitzonderlijke situaties zonder GRIP 2.3 Uitzonderlijke situaties met GRIP 2.1 Reguliere werkwijze met en zonder persvragen Dit communicatieprotocol is bedoeld voor de communicatie over RIE4 en Brzo-bedrijven. Dit protocol geldt niet alleen voor de communicatieadviseur die perscontacten onderhoudt, persvragen aanneemt en persberichten opstelt. Dit protocol is ook bedoeld voor medewerkers/adviseurs van de omgevingsdienst die bijvoorbeeld een WOB-verzoek krijgen, een beschikking of LOD (Last onder Dwangsom) opleggen of vragen van gemeenteraad of provinciale staten moeten beantwoorden. Dit communicatieprotocol geldt voor reguliere vragen alsook voor politiek of maatschappelijk gevoelige dossiers. De communicatieadviseur van de omgevingsdienst neemt de vragen aan; De communicatieadviseur van de omgevingsdienst laat zich inhoudelijk informeren door deskundigen (zoals een inspecteur, manager of toezichthouder) en legt dit kort vast in een notitie; De communicatieadviseur legt dit voor aan het directielid van de betreffende omgevingsdienst; De communicatieadviseur legt het antwoord voor aan de woordvoerder en/of accounthouder van het bevoegd gezag, gemeente of provincie. Hierbij geldt het volgende: o Het bevoegd gezag is volgens mandaat eindverantwoordelijk voor de inhoud en bepaalt wie als woordvoerder optreedt. Politiek bestuurlijke vragen worden beantwoord door de betreffende bestuurswoordvoerder van het bevoegd gezag; o Bij provinciale bedrijven wordt de woordvoerder en/of accounthouder van de betrokken provincie geïnformeerd door de communicatieadviseur van de omgevingsdienst en wordt in overleg bepaald wie geïnformeerd wordt; De communicatieadviseur of directeur Omgevingsdienst informeert Brzo-omgevingsdienst of de directeur Brzo-omgevingsdienst; De omgevingsdienst geeft het betrokken bedrijf aan of er wel/niet de gelegenheid is om proactief te communiceren; Bij persvragen stuurt de omgevingsdienst de inspectiepartners het antwoord ter informatie; De communicatieadviseurs (van Brzo-omgevingsdienst, omgevingsdiensten, provincies en gemeenten) zijn zelf verantwoordelijk voor interne communicatie binnen de eigen organisatie, inclusief de staten- en raadsleden; Bij persvragen ontvangt de journalist het antwoord. 2

22 Vraag van journalist Verzamelen van informatie Check directie Voorleggen aan woordvoerder bevoegd gezag Evt. informeren woordvoerder betrokken gemeente Evt. Informeren inspectiepartner(s) ISZW, VRR, GGD Antwoord naar journalist (alleen bij persvragen) 2.2 Uitzonderlijke situaties zonder GRIP Dit betreft zeer zware gevallen, zoals Odfjel en Thermphos, die eens in de zoveel jaar voorkomen. Het betreft problemen bij Brzo- en RIE4 bedrijven die buiten de GRIP situatie vallen, maar wel grote urgentie hebben. De urgentie ontstaat doordat het probleem bij het bedrijf grote maatschappelijke onrust, veel media-aandacht en daarmee grote politieke druk veroorzaakt. Hierbij is afstemming nodig tussen de partners in de Brzo-omgevingsdienst. Hierbij ook afstemmen wie de woordvoering op zich neemt (bevoegd gezag of Brzo-omgevingsdienst). 3

23 Aanvullend op het protocol kan in deze uitzonderlijke situaties het bevoegd gezag een projectteam samenstellen met daarin een afvaardiging van directie, behandelend ambtenaar en de communicatieadviseur. Gedurende het traject vindt dan informatie-uitwisseling plaats op: Bestuurlijk directieniveau: Ambtelijk niveau, o.a. met het Brzo coördinatiepunt Communicatieadviseurs en bestuursvoorlichters 2.3 Uitzonderlijke situaties met GRIP GRIP calamiteiten kunnen een crisis zijn bij een Brzo-/RIE4 bedrijf met gevaar voor de omgeving en een maatschappelijke impact en/of bestuurlijke risico s hebben. In deze gevallen is er vaak sprake van tijdsdruk, complexe inhoudelijke informatie en de betrokkenheid van meerdere partijen met verschillende rollen en verantwoordelijkheden. Wanneer en incident wordt opgeschaald tot GRIP gaat de coördinatie van de woordvoering direct naar de betreffende Veiligheidregio. Hierbij wordt de lokale GRIP procedure gevolgd. Bijlage: Instructie communicatie ongewone voorvallen op website RUD Zeeland 4

24 Instructie communicatie ongewone voorvallen op website RUD Zeeland (MT d.d. 2 mei 2016) Doel Het via onze website (mede) informeren van de doelgroepen van RUD Zeeland (deelnemers, bedrijven en burgers) over bepaalde gebeurtenissen met mogelijk negatieve effecten op de omgeving (milieu en gezondheid) en waar men terecht kan voor klachten / nadere informatie. Probleemstelling Zo spoedig mogelijk na bekend worden van een ongewoon voorval, de informatie toetsten aan de Criteria plaatsen informatie op website en publicatie hierover plaatsen op website RUD Zeeland. De volgende aandachtspunten gelden hiervoor: A. Wat is een ongewoon voorval. B. Werkwijze m.b.t. beslissing tot en plaatsing van de publicatie. Eerst gaan we in op de reikwijdte van deze Instructie. Reikwijdte probleemstelling Algemene afbakening vormt de mate van beïnvloeding van de omgeving wat betreft de negatieve effecten op milieu en gezondheid, zowel qua ernst als qua omvang. In het algemeen worden deze gebeurtenissen bijzondere voorvallen genoemd. Bijzondere voorvallen kunnen in 2 categorieën worden verdeeld: 1. RUD Zeeland is niet direct betrokken: bron is afkomstig van buiten Zeeland (overig Nederland dan wel België) maar wel met (negatieve) invloed binnen Zeeland dan wel van binnen Zeeland, maar valt niet binnen het taakgebied van RUD Zeeland. 2. RUD Zeeland is wel direct betrokken: bron is afkomstig binnen de Zeeuwse grenzen en valt binnen het taakgebied van RUD Zeeland. 5

25 Ad 1 In dit geval is vaak reeds sprake van communicatie door het bevoegd gezag elders en kan, indien nodig cq gewenst, veelal volstaan worden met een link en beknopte toelichting op de website RUD Zeeland. Dit gebeurt binnen kantoortijd door de werkgroep website i.o.m. onze communicatie-adviseur. Ad 2 In dit geval is, naast het bevoegde gezag (gemeente of provincie), RUD Zeeland een direct betrokken partij. Dit kan inhouden dat de communicatie door RUD Zeeland zelf (mede) moet worden opgesteld t.b.v. de website RUD Zeeland, al dan niet in overleg met onze communicatie-adviseur. DEZE NOTITIE ZIET MET NAME TOE OP DE BIJZONDERE VOORVALLEN ZOALS BEDOELD ONDER SUB 2. Dan nu de uitwerking van de twee aandachtspunten. A. Wat is een bijzonder voorval Onder de overkoepelende term bijzonder voorval vallen verschillende gebeurtenissen: a. voorgenomen bijzondere bedrijfsomstandigheid; b. ongewoon voorval (incident); c. ramp (calamiteit). Onderstaande tabel geeft een nadere toelichting op deze drie gebeurtenissen. 6

26 Tabel bijzonder voorval Soort Omschrijving Publicatie website Dit zijn gebeurtenissen die nog moeten plaatsvinden met mogelijk negatieve milieueffecten vanuit het bedrijf (bij voorbeeld onderhoudsstop bij een bedrijf in het kader van onderhoud) en welke verplicht vooraf moeten worden gemeld aan de inspecteur RUD Zeeland. De afspraak is dat deze vervolgens worden opgenomen in de informatie behorend bij de piketdienst. De grotere bedrijven, waarvan de voorgenomen bijzondere bedrijfsomstandigheden in de regel relevante gevolgen hebben op de omgeving (bijvoorbeeld affakkelen bij DOW), dragen zelf zorg voor tijdige berichtgeving in de plaatselijke bladen. De overige voorgenomen bijzondere bedrijfsomstandigheden hebben in de regel minder negatieve milieu-effecten tot gevolg zodat publiciteit niet nodig is. a. Voorgenomen bijzondere bedrijfsomstandigheid b. Ongewoon voorval (incident) c. Ramp (calamiteit) Dit zijn gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden en afwijken van de omgevingsvergunning met mogelijk negatieve effecten en die verplicht moeten gemeld aan het bevoegd gezag. In de praktijk worden deze voorvallen door het bedrijf gemeld bij het milieumeldpunt (piketdienst RUD Zeeland). In bijzondere gevallen meldt de piketdienst dit aan het betreffende bevoegd bezag. Overigens vallen onder ongewone voorvallen ook gebeurtenissen die een meer structureel karakter kunnen hebben maar wel met grote gevolgen voor de omgeving, zoals blauwalgen en vliegenoverlast. Bij GRIP gerelateerde activiteiten (met betrekking tot onder de RUD Zeeland vallende inrichtingen) ligt de communicatie bij de Veiligheidsregio (contactpersoon mevr. Corry Brand). Qua informatievoorziening kan RUD Zeeland aanhaken via de RUD website en gebruik maken van de publicatie(s) op de website van de Veiligheidsregio. Geen extra publicatie op website RUD Zeeland nodig. Afhankelijk van milieugevolgen kan publicatie nodig zijn. Hierop zijn de twee communicatieprotocollen van RUD Zeeland (BRZO en niet-brzo) van toepassing. Geen aparte publicatie, wel aanhaken via melding en beknopte toelichting op onze website op basis van informatie van de Veiligheidsregio, inclusief een link naar de website van de Veiligheidsregio. Initiatief en actie m.b.t. dit aanhaken ligt bij RUD Zeeland (werkgroep website i.o.m. onze communicatie-adviseur). 7

27 B. Werkwijze m.b.t. beslissing tot en plaatsing van de publicatie Op grond van bovenstaande beperkt deze notitie zich tot de categorie sub b ongewone voorvallen (incidenten) in het kader van het plaatsen van een persbericht op de website van RUD Zeeland, waarbij beide in de tabel genoemde communicatieprotocollen van toepassing zijn (zie derde kolom tabel). Deze protocollen zijn terug te vinden op Sharepoint via bijgaande link: ycontext=wsstabpersistence Betrokken partijen en hun rollen m.b.t. het plaatsen van een persbericht op de website van RUD Zeeland in geval van incidenten Piketdienst RUD Zeeland in dit kader (als bron van informatie): - ontvangt berichten (bevoegd gezag, Veiligheidsregio Zeeland) cq klachten (inwoners) omtrent ongewone voorvallen en rampen. Communicatie-adviseur (als mede- uitvoerder van de publicatie): - ondersteunt bij het opstellen van de publicatie, met inachtneming van de twee communicatieprotocollen van RUD Zeeland, nl. BRZO en niet-brzo. Werkgroep Website RUD Zeeland: - plaatst de publicatie op de website RUD Zeeland, met inachtneming van de twee communicatieprotocollen van RUD Zeeland, nl. BRZO en niet-brzo. Zodra RUD Zeeland (via de Piketdienst) op de hoogte is gesteld van het ongewone voorval (zie stroomschema hieronder), dient bepaald te worden of er sprake is van een geval voor publicatie op de website. Dit overleg vindt altijd binnen kantooruren plaats, ongeacht op welk tijdstip de melding is binnen gekomen. Onder buiten kantooruren wordt verstaan: tussen en uur, in het weekend en feestdagen. Afhankelijk van de aard van het ongewone voorval vindt toepassing plaats van de twee communicatieprotocollen van RUD Zeeland (BRZO en niet-brzo) en of er verder overleg moet plaatsvinden met afdeling Voorlichting gemeente Terneuzen, MT en het betreffende bevoegd gezag. 8

28 Zwemwater Voor het zwemwater gelden aparte afspraken. Er kan onderscheid gemaakt worden in: a. zwembaden. Aanleiding voor melding kan bijvoorbeeld zijn legionella. De maatregel is in het ernstigste geval sluiting. b. oppervlaktewater. Aanleiding voor melding kan bijvoorbeeld zijn blauwalgen. Maatregelen kunnen zijn waarschuwing, negatief zwemadvies, verbod. Bij alle vier bovengenoemde maatregelen zal binnen kantooruren i.o.m. het bevoegd gezag, de contactpersoon zwemwater RUD Zeeland en de communicatie-adviseur een bericht worden opgesteld dat door de webredacteur RUD Zeeland op de website van RUD Zeeland wordt geplaatst. Voor dergelijke meldingen buiten kantooruren (met name in het weekend) is de afspraak gemaakt dat de piketdienst de melding doorgeeft aan de inspecteur A RUD Zeeland die vervolgens de inspectie uitvoert. Indien de noodzaak aanwezig is, zal de dienstdoende inspecteur i.o.m. de communicatieadviseur en de contactpersoon zwemwater RUD Zeeland een persbericht plaatsen op de landelijke website voor zwemwaterkwaliteit (zwemwater.nl). Vervolgens zal de webredacteur binnen kantooruren het bericht op onze website plaatsen. Contactpersoon zwemwater RUD Zeeland: Gert-Jan van den Hoven / Bereikbaarheid communicatie-adviseur: Binnen kantooruren ( uur): Hans Dullaert, tel / , h.dullaert@terneuzen.nl (niet op vrijdag) Daniel Rouw, tel / , d.rouw@terneuzen.nl Saskia de Vries, tel / , s.devries@terneuzen.nl Of een mailtje naar communicatie@terneuzen.nl. 9

29 Buiten kantooruren ( uur, weekend en feestdagen): Het piket is beschikbaar voor communicatie rond crisis en calamiteiten bij zaken waarbij de RUD direct betrokken is. Bij gemeente Terneuzen hebben de communicatieadviseurs piketdienst voor crisis en calamiteiten. Voor piket is er altijd een communicatieadviseur bereikbaar (Daniel Rouw, Saskia de Vries of Hans Dullaert) via het nummer STROOMSCHEMA Ongewoon voorval Binnen / Buiten kantooruren melding milieumeldpunt (piketdienst RUD Zeeland) piketdienst RUD ZEELAND meldt melding per mail aan webredacteuren RUD Zeeland (zodra melding is ontvangen) overleg webredacteur, Voorlichting Terneuzen, afdelingshoofd toezicht/handhaving RUD Zeeland en bevoegd gezag over noodzaak publicatie (uitsluitend binnen kantooruren) opstellen publicatie (piketambtenaar, webredacteur, communicatie-adviseur,afdelingshoofd toezicht/handhaving RUD Zeeland) plaatsing publicatie op website RUD Zeeland (webredacteur) (uitsluitend binnen kantooruren) 10

30 Kort verslag n.a.v. de vergadering algemeen bestuur (AB) RUD Zeeland d.d. 5 december 2016 in Terneuzen Aanwezig: de heer E. Damen (gemeente Kapelle), mevrouw D. van Damme-Fassaert (gemeente Hulst), de heer C. Dekker (gemeente Middelburg), de heer C. van Dis (gemeente Tholen), mevrouw J. Elliott (gemeente Vlissingen), mevrouw C. Miermans (gemeente Borsele) de heer F.O. van Hulle (gemeente Terneuzen), de heer B.J. de Reu (provincie Zeeland), de heer A.G. van der Maas (gemeente Noord-Beveland), de heer J. Melse (gemeente Veere), de heer P.P.M. Ploegaert (gemeente Sluis), de heer H.L.C. de Smet (waterschap Scheldestromen), de heer G.C.G.M. Rabelink (gemeente Schouwen-Duiveland), de heer I. Vogelaar (gemeente Reimerswaal), de heer A. van Leeuwen (directeur RUD Zeeland) en mevrouw M. Zandijk (directiesecretaresse) Afwezig: de heer L.J. Verhulst (gemeente Goes), 1. Opening De heer Van der Maas opent de vergadering en heet iedereen welkom. De heer Verhulst is met kennisgeving afwezig. 2. Mededelingen en ingekomen stukken a. Ingekomen brief toezichthouder Mevrouw Elliott vraagt of de RUD aandacht heeft voor de opmerkingen van de toezichthouder. De heer Van der Maas antwoordt dat met instemming van het AB een kleine reserve is gerealiseerd. Hij stelt dat het AB gezamenlijk verantwoordelijk is voor het weerstandsvermogen van de RUD. De heer Van Leeuwen voegt hieraan toe dat de RUD in 2016 niet te maken heeft gehad met tegenvallers die ten laste zijn gekomen van de algemene reserves. b. Aankondiging evaluatie wet VTH Het AB neemt deze aankondiging voor kennisgeving aan. 3. Vaststelling agenda Het AB stelt de agenda ongewijzigd vast. 4. Verslag en besluitenlijst van de vergadering algemeen bestuur van 31 oktober 2016 Het verslag, de actie- en besluitenlijst van het AB van 31 oktober 2016 stelt het AB ongewijzigd vast. Naar aanleiding van het verslag stelt mevrouw Elliott voor de nadeelgemeenten voortaan ingroeigemeenten te noemen en de voordeelgemeenten nadeelgemeenten. 1

31 De heer Van der Maas zegt haar toe deze suggestie in het DB te bespreken. De heer Ploegaert heeft in de vorige vergadering gezegd dat de gemeente Sluis niet instemt met de gevolgen van PxQ. In aanvulling hierop laat hij weten dat Sluis in het bijzonder tegen de Q is. De heer Van Leeuwen deelt mee dat alle openstaande acties zijn afgerond. De nummers 1 en 2 zijn geagendeerd voor deze vergadering. Actie nummer 3, beantwoording vragen Hulst, is per afgedaan. De heer De Reu vraagt of de deelnemers hun zienswijzen een week later mogen indienen. Hij verwacht niet dat de Staten instemmen met het op voorhand toesturen van de zienswijze. De heer Van der Maas antwoordt dat hij deze ruimte wil geven, maar dat betekent dan wel dat de vergaderstukken PxQ mogelijk ook later verstrekt worden. 5. Overzicht taken en pakketten Het AB stemt in met het voorstel overzicht taken en pakketten. 6. Witte vlekken De heer Van der Maas is tevreden met de uitkomsten van de gesprekken over de witte vlekken. De extra kosten leiden niet tot kostenverhoging voor de deelnemers. De heer Van Leeuwen voegt hieraan toe dat een dergelijke situatie zich ook had voorgedaan wanneer een andere deelnemer de Piofach gegund was geweest. Mevrouw Miermans spreekt haar complimenten uit voor de heldere uiteenzetting. De heer Vogelaar vraagt de RUD duidelijke afspraken te maken met Terneuzen inzake de implementatie PxQ. De heer Van der Maas deelt mee dat een uitwerking van deze kosten beschikbaar is. Na afloop van de vergadering is deze uitwerking uitgedeeld. 7. Overdracht BRZO / RIE 4 bedrijven De heer Dekker is van mening dat de kosten niet eerlijk worden verdeeld en daarom stemt hij niet in met het voorstel. De heer Rabelink deelt mee dat de gemeenteraad van Schouwen-Duiveland een zienswijze heeft ingediend. Ook zij zijn het niet eens met de financiële verrekening van de overdracht. De heer Vogelaar deelt mee dat Reimerswaal geen zienswijze indient met het oog op de invoering van PxQ. De heer Van der Maas concludeert dat het voorstel overdracht BRZO / RIE 4 bedrijven is vastgesteld door de meerderheid van het AB. De gemeenten Middelburg en Schouwen-Duiveland zijn niet akkoord met het voorstel. 8. Rondvraag De heer Van der Maas geeft een korte terugblik op de informatie avonden PxQ. De avond in Terneuzen werd druk bezocht. De raadsleden waren zeer geïnteresseerd en vele vragen zijn beantwoord. De avond is Goes was minder druk bezocht. Dit vindt hij erg jammer, omdat de regio zelf gevraagd had een aparte avond voor hen te organiseren. Tijdens die avond heeft hij de MT leden gevraagd te vertellen over de chaotische start bij de RUD. Deze informatie was voor veel raadsleden nieuw en tegelijkertijd ook zeer verhelderend. De heer Melse heeft van de gemeenteraad van Veere een positieve terugkoppeling ontvangen over de informatieavond. 2

32 De heer Vogelaar deelt mee dat Reimerswaal tot de conclusie is gekomen dat de gemeente beleidsmatig weinig kan doen voor bedrijven. Hij doelt op het naleefgedrag. Vergunninghouders die het goed doen, worden niet beloond. Hij wil dit de komende jaren stimuleren. Hij vraagt de RUD ruimte te bieden om binnen de marges zelfstandig te handelen voor wat betreft de niet basistaken. Hij wil niet tornen aan de kentallen van de basistaken De heer Van der Maas vindt het niet verstandig dat er nu naast de reeds gemaakte afspraken over PxQ andere paden bewandeld worden. Hij heeft het signaal van risicomanagement vaker gehoord, ook tijdens de info bijeenkomsten. Wat hem betreft wordt daar ook serieus naar gekeken, maar hij wil het proces PxQ niet verstoren. Als het gaat over de niet-basistaken met gelijkblijvend budget wil hij eerst de mening van het DB. De heer Van Leeuwen geeft aan dat de gemeente speelruimte heeft voor de niet basistaken. Hij wil het risicomanagement eerst bespreken in het DB. De heer Rabelink ziet een relatie met het ondernemersdossier zoals dat bij Schouwen- Duiveland wordt gehanteerd. Het is een goede manier om afspraken te maken over de naleving van de voorschriften. Mevrouw Miermans vraagt aandacht voor een Zeeuwsbrede aanpak inzake overlast houtkachels. De heer Van der Maas zegt dat de gemeente Noord-Beveland een onderzoek heeft laten uitvoeren. Het rapport van dit onderzoek stelt hij ter beschikking aan de AB leden. In het huis-aan-huisblad wordt aandacht gevraagd voor deze problematiek. Burgers worden gevraagd rekening te houden met de buren en de weersomstandigheden. De heer Ploegaert deelt mee dat de PxQ systematiek deze maand met de gemeenteraad besproken wordt. De heer Van der Maas geeft aan dat de directeur bereid is hem te ondersteunen. Op verzoek van de heer Van Dis wordt de voortgang van PxQ een vast agendapunt. Mevrouw Elliott werd door de provinciale rekenkamer erop geattendeerd dat de discussie tijdens de informatieve bijeenkomst PxQ met name over geld ging en niet over kwaliteit. Zij vraagt daar aandacht voor. De heer Van der Maas antwoordt dat in de presentatie is aangegeven dat de discussie voornamelijk over geld gaat, maar dat de kwaliteit (van de producten) voor de RUD en haar deelnemers even goed belangrijk is. De heer De Reu deelt mee dat het rapport van de rekenkamer in de commissie is besproken in aanwezigheid van de rekenkamer. Kort samengevat wil de rekenkamer naar één landelijk uitvoeringsbureau. Gedeputeerde Staten steunen deze aanbeveling echter niet. 9. Sluiting De heer Van der Maas bedankt de aanwezigen voor de constructieve inbreng en sluit om uur de vergadering. Vastgesteld d.d. 23 januari 2017 de voorzitter, de secretaris, A.G. van der Maas ing. A. van Leeuwen MPAt 3

33 1. 2. Onderwerp Benaming voordeel- en nadeelgemeenten bespreken in het DB. Risicomanagement bespreken in het DB voorzitter secretaris 3 Toezending rapport inzake overlast houtkachels toesturen aan AB leden voorzitter 4

34 Besluitenlijst algemeen bestuur 31 oktober Opening 2. Mededelingen en ingekomen stukken: a. Brief toezichthouder b. Aankondiging evaluatie wet VTH v.k.a. v.k.a. 3. Vaststelling agenda Ongewijzigd vastgesteld. 4. Verslag en besluitenlijst AB vergadering van 31 oktober 2016 Conform besloten. 5. Overzicht taken en pakketten Conform besloten. 6. Overdracht BRZO / RIE 4 bedrijven Gemeenten Middelburg en Schouwen-Duiveland niet akkoord met het voorstel. Het voorstel is met meerderheid van stemmen vastgesteld. 7. Rondvraag Sluiting -- Aldus vastgesteld d.d.13 februari 2017 de voorzitter, de secretaris, A.G. van der Maas ing. A. van Leeuwen MPA

35

36 Algemeen bestuur Datum: 13 februari 2017 Agendapunt: 5 Behandeld door: Leo Riemens Afdeling: staf Voorstel algemeen bestuur RUD-Zeeland Onderwerp Normenkader voor de accountantscontrole bij de RUD Zeeland Status Besluitvormend Voorstel Instemmen met het normenkader ten behoeve van de accountantscontrole van de jaarrekening Besluit AB Registratienummer: Paraaf Voorzitter Datum: Afgestemd met: Controller Bijlagen - 1. Aanleiding De accountant voert jaarlijks een accountantscontrole uit voor RUD Zeeland. Om de controle voor te bereiden en te ondersteunen worden in het Controleprotocol op hoofdlijnen een aantal zaken geregeld. De accountant geeft bij de jaarrekeningcontrole niet alleen een oordeel over het getrouwe beeld, maar beoordeelt tevens de rechtmatigheid van de jaarrekening. De RUD Zeeland moet kunnen laten zien dat ze rechtmatig met haar middelen omgaat. Het Controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de goedkeurings- en rapporteringstoleranties en het normenkader voor de controle van de jaarrekening. Het Controleprotocol omvat de vaststelling van de goedkeuringstoleranties en het normenkader. Het Controleprotocol RUD Zeeland is in 2014 voor onbepaalde tijd vastgesteld. Het normenkader dien jaarlijks opnieuw te worden vastgesteld. 2. Voorgeschiedenis - 3. Overwegingen en advies Voor de accountantscontrole op rechtmatigheid is het noodzakelijk te kunnen beschikken over een normenkader. Dit normenkader dient jaarlijks opnieuw te worden vastgesteld. Het normenkader omvat de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de RUD Zeeland en is limitatief gericht op: De naleving van wet- en regelgeving hogere overheden: Voorbeelden van deze zgn. externe wetgeving zijn: Pagina 1 van 3

37 Algemeen bestuur Datum: 13 februari 2017 Agendapunt: 5 Behandeld door: Leo Riemens Afdeling: staf - Algemene verbindende voorschriften van de EU, zoals de Europese Aanbestedingsrichtlijnen; - Wet- en regelgeving waarin nadere voorschriften zijn opgenomen inzake specifieke uitkeringen en subsidies vanuit de EU, het Rijk en andere subsidieverstrekkende instanties; - Fiscale en sociale wet- en regelgeving die door gemeenschappelijke regelingen moeten worden nageleefd; - Overige algemene wet- en regelgeving, zoals AWB (i.v.m. subsidiebepalingen) en Bezoldigingswetten en -besluiten. - Provinciewet; - Wetgeving en regelgeving die inrichtingsvereisten voorschrijven (voorbeeld BBV); - Specifieke wet- en regelgeving ten behoeve van de eigen taakuitvoering. De naleving interne regelgeving: De rechtmatigheid richt zich wat betreft de interne regelgeving op besluiten van het algemeen bestuur. Besluiten van het dagelijks bestuur vallen niet onder de rechtmatigheidscontrole met uitzondering van financiële beheershandelingen die een nadere uitwerking vormen van externe regelgeving of door het algemeen bestuur vastgestelde verordeningen. Besluiten van het dagelijks bestuur, betrekking hebbende op financiële beheershandelingen, kunnen verplicht zijn gesteld door hogere wet- en regelgeving of besluiten van het algemeen bestuur. Indien in deze wet- en regelgeving de verplichting tot het opstellen van een besluit door het dagelijks bestuur is opgenomen, zal de accountant alleen onderzoeken of dit besluit ook daadwerkelijk is vastgesteld door het dagelijks bestuur. Indien er ook eisen aan het besluit van het dagelijks bestuur zijn opgenomen zal de accountant controleren of het besluit van dagelijks bestuur die bepalingen bevat. Voorbeeld van deze zgn. interne regelgeving is: - De financiële verordening. Het normenkader ten behoeve van de accountantscontrole van de jaarrekening 2016: Naleving van wet en regelgeving hogere overheden: Bestuurlijke organisatie Wet gemeenschappelijke regelingen; Provinciewet; Algemene wet bestuursrecht. Financieel beheer Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten; Fiscale wetgeving; Wet financiering decentrale overheden; Besluit accountantscontrole decentrale overheden SISA-protocol. Europese aanbestedingsregels; Aanbestedingswet Pagina 2 van 3

38 Arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid Ambtenarenwet; Fiscale wetgeving; Sociale verzekeringswetten; Arbeidsomstandighedenwet; Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling Provincies (CAP). Overige regelingen Wet algemene bepalingen omgevingsrecht; Wet milieubeheer; Wet bodembescherming; Wet Bibob; Wet openbaarheid van bestuur. Naleving interne regelgeving: Algemeen bestuur Datum: 13 februari 2017 Agendapunt: 5 Behandeld door: Leo Riemens Afdeling: staf Regelingen en kaders van het algemeen bestuur Delegatiebesluit RUD Zeeland; Gemeenschappelijke Regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland; Financiële verordening RUD Zeeland 2015; Werktijdenregeling 2015; Delegatiebesluit Wob 2015 Sociaal Statuut IKAP; Klachtenverordening 2014 Dienstverleningshandvest 2016; Model-Dienstverleningsovereenkomst 2013; Informatieverordening 2015 Model-Mandaatbesluit RUD Zeeland 2013 Sociaal statuut RUD Zeeland; Producten- en Dienstencatalogus (PDC) Uitvoeringsregeling rechten en plichten bij ziekte en arbeidsongeschiktheid 2015; Advies: Instemmen met het normenkader ten behoeve van de accountantscontrole van de jaarrekening Consequenties Financiële consequenties: geen Organisatorische / personele consequenties: Het niet vaststellen van het normenkader betekent dat er niet voldaan wordt aan de wettelijke eisen m.b.t. rechtmatigheidscontrole. Juridische consequenties: geen Overige consequenties: geen 5. Communicatie Het besluit over het normenkader ten behoeve van de accountantscontrole van de jaarrekening 2016 aan de accountant kenbaar maken. Pagina 3 van 3

39 algemeen bestuur Datum: 13 februari 2017 Agendapunt: 6 Behandeld door: Ton Stapels Afdeling: Vergunningverlening voorstel algemeen bestuur Onderwerp Evaluatie project Omgevingswet 2016 Status Besluitvormend Openbaar Gevraagd besluit Ter vaststelling: 1. Evaluatie project Ow Position paper RUD Zeeland Omgevingswet en Bijlage 3. Tabel Consequenties Omgevingswet voor RUD Zeeland Ter kennisname: 1. Highlights Omgevingswet 2. Highlights AMvB s 3. Rapport impact-analyse Omgevingswet Besluit algemeen bestuur Registratienummer: Paraaf secretaris van het algemeen bestuur Datum, 13 februari 2017 Datum behandeling db + vermelden db besluit Bijlagen 23 januari 2017 Het DB besluit aan het AB van 13 februari 2017 het voorstel voor te leggen. Ter vaststelling: 1.Evaluatie project Ow Position paper RUD Zeeland Omgevingswet en Bijlage 3.Tabel Consequenties Omgevingswet voor RUD Zeeland Ter kennisname: 1. Highlights Omgevingswet 2. Highlights AMvB s 3. Rapport impact-analyse Omgevingswet 1. Document bestaande uit: a. Evaluatie project Ow 2016 b. Position paper RUD Zeeland Omgevingswet en Bijlage c. Tabel Consequenties Omgevingswet voor RUD Zeeland d. Highlights Omgevingswet e. Highlights AMvB s 2. Actieprogramma 2016 Evaluatie 3. Plan van Aanpak 2016 Actualisatie (juli) 4. Rapport impact-analyse Omgevingswet Pagina 1 van 4

40 algemeen bestuur Datum: 13 februari 2017 Agendapunt: 6 Behandeld door: Ton Stapels Afdeling: Vergunningverlening 1. Aanleiding Het MT heeft 15 februari 2016 besloten tot het instellen van de projectgroep Implementatie Omgevingswet c.a. en daarbij tevens het Plan van Aanpak en het Actieprogramma 2016 vastgesteld. Het Plan heeft per jaar een thema; 2016 stond in het teken van Bewustwording en Verkenning (2015) en Verdieping en Verbreding (2016). Onderdeel daarvan is de evaluatie over het afgelopen jaar. Dit voorstel beoogt daarin inzicht te geven. Daarnaast geeft de Omgevingswet, hoewel de inwerkingtreding pas medio 2019 wordt verwacht, aanleiding om na te denken over de positie van RUD Zeeland binnen het proces van implementatie in Zeeland. Dit geldt tevens voor de consequenties van de invoering van de Omgevingswet in RUD Zeeland. 2. Voorgeschiedenis Bij besluit van 12 juli 2016 heeft het MT het geactualiseerde Plan van Aanpak en Actieprogramma 2016 vastgesteld. Voorts heeft het MT op 7 november 2016 kennis genomen van de ontwikkelingen op het gebied van de Omgevingswet, zowel landelijk als voor RUD Zeeland. Daarbij is besloten om de besluitvorming in tweeën te knippen: 1. Evaluatie 2016, position paper Omgevingswet en tabel Consequenties Omgevingswet voor RUD Zeeland; 2. Plan van Aanpak en Actieprogramma 2017, inclusief wet VTH. Zoals hierboven aangegeven, is punt 1 onderwerp van dit voorstel. 3. Overwegingen en advies Bijgevoegd document bestaat uit 4 onderwerpen die hieronder kort worden beschreven: 1. Evaluatie 2016 De onderdelen Evaluatie 2016, Plan van Aanpak 2016 Actualisatie (juli) en het Actieprogramma 2016 Evaluatie (beide laatste via aparte bijlage) bieden inzicht in de uitvoering van de implementatie van de Omgevingswet in RUD Zeeland door de projectgroep. Bijna 75% van de geraamde acties zijn uitgevoerd of in gang gezet. De overige acties zullen worden opgenomen in het Actieprogramma Van belang is dat per 1 november 2016 het adviesbureau Deloitte de projectgroep ondersteuning heeft geboden bij het implementatieproces van de Omgevingswet in RUD Zeeland. Een belangrijk onderdeel van de opdracht was om voor het eind 2016 het opstellen van een impact-analyse, mede op grond van het huidige Plan van Aanpak en Actieprogramma. Het MT zal de uitkomsten van deze impact-analyse ter vaststelling worden aangeboden. Het is bedoeling dat de impact-analyse voeding geeft aan het Plan van Aanpak en Actieprogramma Position paper Omgevingswet De omgevingsdiensten, waaronder RUD Zeeland, zijn aangewezen voor de uitvoering van een belangrijk deel van het omgevingsrecht, namelijk de basistaken en vormen daarmee een partner om de kwaliteit van de leefomgeving mede te waarborgen. RUD Zeeland wil op basis van dit position paper, waarin positie en ambitie worden bepaald, het gesprek aangaan met de deelnemers om samen te verkennen waar wij samen kunnen optrekken. De paper constateert dat de Omgevingswet ons allemaal Pagina 2 van 4

41 algemeen bestuur Datum: 13 februari 2017 Agendapunt: 6 Behandeld door: Ton Stapels Afdeling: Vergunningverlening raakt (met name de samenwerking tussen RUD Zeeland en haar opdrachtgevers) en wil vanuit dit gezamenlijk belang de impact van de Omgevingswet nader verkennen en doet daarvoor een aantal voorstellen. 3. Tabel Consequenties Omgevingswet voor RUD Zeeland Intern is onderzocht, met de huidige kennis van zaken, welke gevolgen de Omgevingswet voor de onze organisatie zou kunnen hebben. Dit om zo goed mogelijk voorbereid te zijn op het moment dat deze wet in werking treedt (medio 2019). Waar van toepassing zal de tabel worden opgenomen in het Plan van Aanpak en Actieprogramma Highlights Omgevingswet en AMvB s Beide documenten geven beknopt en op hoofdlijnen de essentie weer van de Omgevingswet en vier bijbehorende AMvB s. Dit in het kader van efficiënte communicatie. Separaat toegevoegd: Rapport impact-analyse Omgevingswet In opdracht van RUD Zeeland heeft Deloitte een impact-analyse opgesteld van het Plan van Aanpak en Actieprogramma (structuur, processen, middelen), inclusief de voorgenomen uitbreiding reikwijdte van de projectgroep Omgevingswet (extern gericht, VTH, het te wijzigen Bor). Het doel is een kwaliteitsslag te maken in het implementatietraject binnen RUD Zeeland. Het volgende kan uit het Rapport worden afgeleid. Deloitte is positief over de bevindingen; op de eerste plaats is de constatering dat de ambities van RUD Zeeland (bijna) op het niveau van een stabiele situatie zijn. Dit zogenaamde netwerkniveau gaat uit van volledige samenwerking in de keten waarbij alle pijlers in balans zijn. Aangezien het verschil tussen de aangetoonde en stabiele situatie niet meer dan één niveau is, is het netwerkniveau voor RUD Zeeland haalbaar. Deloitte is van mening dat voor een jonge organisatie als de RUD dit een relatief hoge score is. Vaak wordt gezien dat vergelijkbare jonge organisaties op een lager (proces) niveau scoren. Op de tweede plaats formuleert de impact-analyse een zestal aanbevelingen om de komende jaren als RUD Zeeland beter voorbereid te kunnen zijn op de Omgevingswet: De basis is op orde, het is nu zaak om toegevoegde waarde van RUD Zeeland jegens de deelnemers te laten zien. Volg de ontwikkelingen bij de deelnemers vanwege het belang voor RUD Zeeland om geen onnodige verschillen in werkwijze van de opdrachtgevers te hebben. Maak gebruik van de beschikbare tijd voor implementatie van de Omgevingswet, rekening houdend met de verandercapaciteit van de organisatie. Monitoren van mijlpalen binnen RUD Zeeland (bijvoorbeeld de aanpassing van het zaaksysteem of de implementatie van het kwaliteitshandboek) om in te passen in het traject om klaar te zijn voor de Omgevingswet. Onderhoud actief het eigen Plan van Aanpak voor implementatie Omgevingswet. Blijf medewerkers actief infomeren, betrekken en mee laten denken over de Omgevingswet. Voor het overige wordt kortheidshalve verwezen naar de managementsamenvatting (blz. 3). Pagina 3 van 4

42 algemeen bestuur Datum: 13 februari 2017 Agendapunt: 6 Behandeld door: Ton Stapels Afdeling: Vergunningverlening ADVIES Ter vaststelling: 1. Evaluatie project Ow Position paper RUD Zeeland Omgevingswet en Bijlage 3. Tabel Consequenties Omgevingswet voor RUD Zeeland Ter kennisname: 1. Highlights Omgevingswet 2. Highlights AMvB s 3. Rapport impact-analyse Omgevingswet 4. Consequenties Financiële consequenties: Geen. De uitvoering van het Actieprogramma is binnen het toegekende budget gebleven. Dekking uit: Restant budget na toekenning: Van de is benut. In oktober 2016 is ca nieuw budget vrijgemaakt voor ondersteuning door adviesbureau Deloitte. Organisatorische / personele consequenties: Huidige projectgroep Ow in stand houden. Juridische consequenties: Voor 2016 geen. Eventuele gevolgen uit de tabel Consequenties worden meegenomen in het Plan van Aanpak en Actieprogramma Overige consequenties: Geen. 5. Planning Zoals hierboven in de Voorgeschiedenis is aangegeven, betreft onderhavig besluit het eerste deel (Evaluatie Project Ow 2016 en position paper Omgevingswet). Het tweede deel bevat, mede op grond van de impact-analyse door Deloitte, het vaststellen van het Plan van Aanpak en Actieprogramma 2017, inclusief de wet VTH (hoofdstuk 7 Wabo en het te wijzigen Bor (hoofdstuk 5), o.a. mbt basistakenpakket, kwaliteitscriteria en uitvoeren BRZO-taken). Een en ander zal naar verwachting ter vaststelling worden aangeboden aan het AB van 20 maart Communicatie Na besluitvorming hierover intern communiceren en de acties in de verschillende documenten m.b.t. externe communicatie uitwerken. Pagina 4 van 4

43 IMPLEMENTATIE OMGEVINGSWET RUD ZEELAND: EVALUATIE PROJECT OW 2016 Bijlage bij AB-voorstel d.d. 13 februari 2017 LEESWIJZER Deze bijlage bestaat uit de volgende documenten: a. Evaluatie project Ow 2016 (ter vaststelling) pagina 2 Het MT heeft 15 februari jl. besloten tot het instellen van de projectgroep Implementatie Omgevingswet c.a. en daarbij tevens het Plan van Aanpak en het Actieprogramma 2016 vastgesteld. Dit document betreft de evaluatie van de uitvoering van het Plan van Aanpak en het Actieprogramma 2016 door de projectgroep Ow. b. Position paper RUD Zeeland Omgevingswet (ter vaststelling) pagina 5 RUD Zeeland wil op basis van dit position paper, waarin positie en ambitie worden bepaald, het gesprek aangaan met de deelnemers om te verkennen waar wij kunnen samenwerken op de uitvoering van de Omgevingswet. c. Position paper RUD Zeeland Omgevingswet Bijlage (ter vaststelling) pagina 11 Deze bijlage bevat een tabel waarin de (mogelijke) rol van RUD Zeeland per instrument van de Omgevingswet in beeld is gebracht. d. Tabel Consequenties Omgevingswet voor RUD Zeeland (ter vaststelling) pagina 12 De tabel bevat, met de huidige kennis van zaken, de gevolgen die de Omgevingswet voor RUD Zeeland zouden kunnen hebben. Dit overzicht beoogt een eerste aanzet te zijn voor een (interne) discussie over de mogelijke effecten. e. Highlights Omgevingswet (ter kennisname) pagina 16 Op beknopte wijze geeft dit overzicht de belangrijkste kenmerken en uitgangspunten van de Omgevingswet weer. f. Highlights AMvB s (ter kennisname) pagina 19 Op beknopte wijze geeft dit overzicht de belangrijkste kenmerken van de vier AMvB s Omgevingswet weer: Omgevingsbesluit, Besluit kwaliteit leefomgeving, Besluit activiteiten leefomgeving, Besluit bouwwerken leefomgeving. N.B. Onderdeel van de besluitvorming vormen ook het Plan van Aanpak 2016 Actualisatie (juli) en Actieprogramma 2016 Evaluatie. Beide zijn aparte bijlagen bij het voorstel. Pagina1

44 A. EVALUATIE PROJECT OW 2016 Projectgroep Omgevingswet De evaluatie van het project Implementatie Omgevingswet binnen RUD Zeeland door de projectgroep Ow bestaat uit drie onderdelen: 1. Mijlpalen en opbrengst 2. Risico s 3. Actieprogramma 2016 I. Mijlpalen en opbrengst Het afgelopen jaar is de projectgroep maandelijks (behalve in de zomermaanden) bij elkaar geweest. Als mijlpalen en opbrengst kunnen worden genoemd: a. projectteam, plan van aanpak, actieprogramma; b. benoeming DB-lid Rabelink als portefeuillehouder Ow (DB-besluit d.d. 21 maart 2016); c. tussentijdse bijwerking van het Plan van Aanpak en Actieprogramma 2016 (MT-besluit d.d. 12 juni 2016 ; d. invoeren en beheren van WIKI als interne structurele informatiebron; e. deelname aan het Zeeuwse Samenwerkingsverband Omgevingswet; f. deelname aan de werkgroep Digitaal stelsel; g. inbreng leveren bij de consultatie vier AMvB s Omgevingswet; h. tabel Consequenties Omgevingswet; i. position paper Omgevingswet; j. Dag van de Omgevingswet d.d. 28 november 2016 (dagdeel intern RUD). Daarnaast is besloten tot externe inhuur voor projectondersteuning door Deloitte met ingang van 1 november tot in ieder geval eind Deloitte heeft het rapport Van intern op orde naar extern gewaardeerd; Impactanalyse huidige Omgevingswetacties RUD Zeeland opgeleverd. Onderdeel van de opdracht is een impactanalyse waarbij alle belangrijke organisatiedimensies zijn onderzocht. Deloitte oordeelt: Op dit moment scoort RUD Zeeland op alle pijlers op systeemniveau (één-na hoogste niveau). Voor een jonge organisatie als de RUD is dit een relatief hoge score. Vaak wordt gezien dat vergelijkbare jonge organisaties op een lager (proces) niveau scoren. Met betrekking tot het Plan van Aanpak, zijn de geplande acties (grotendeels) uitgevoerd en er zijn diverse documenten opgesteld. De inspanningen zijn in eerste instantie gericht op informatie-uitwisseling en het aanbrengen van structuur. De planning van inzet aantal uren ligt volledig op schema; tot 1 november jl. 737 uren organisatiebreed en ca. 500 uren van de projectgroep. Reeds toegekend budget is toereikend; van de is tot nu toe benut. Pagina2

45 II. Risico s In het Plan van Aanpak is een risicoparagraaf opgenomen. Voor 2016 kunnen de volgende risico s zich voordoen: 1. Onvoldoende bestuurlijk draagvlak. 2. Onvoldoende budget voor opleidingen. 3. Uitstel invoering Omgevingswet, met als gevolg afname betrokkenheid medewerkers, minder prioriteit, timing cursussen. 4. Onvoldoende capaciteit bij de medewerkers. 5. Onvoldoende prioriteit bij de organisatie. 6. Onvoldoende betrokken worden bij ontwikkelingen deelnemers (bv. verordening VTH). Met betrekking tot elk risico zijn maatregelen opgenomen in het Plan van Aanpak. Deze worden hieronder genoemd, inclusief de stand van zaken m.b.t. de uitvoering daarvan in Maatregelen Ad 1 Tijdige en periodieke communicatie (informeren, afstemmen, consulteren, besluiten). Instellen portefeuillehouder in DB. Actie: Wanneer noodzakelijk, zijn de medewerkers geïnformeerd over de voortgang van de implementatie (bijv. via het inloopcafé). Tevens heeft het DB van 21 maart jl. dhr. Rabelink tot portefeuillehouder Implementatie Omgevingswet c.a. benoemd. Vanaf 2017 zal nog sterker worden ingezet op communicatie, zowel in- als extern en ambtelijk en bestuurlijk (inclusief Staten/Raden); vormen en frequentie worden nader uitgewerkt. Inzetten op gezamenlijke communicatie vanuit de provinciale werkgroep Ow. Ad 2 De projectgroep verzoekt tijdig en voldoende onderbouwd aan MT om voldoende budget o.g.v. het Actieprogramma jaarlijks hiervoor vrij te maken. Actie: Bij besluit van 12 juli 2016 heeft het MT het bijgewerkte Plan van Aanpak en Actieprogramma 2016 vastgesteld. Daarbij is vastgesteld dat het reeds toegekende budget toereikend is. Ad 3 De projectgroep houdt het wetgevingstraject in de gaten en stuurt zo nodig het Actieprogramma bij. Extra aandacht verdient het opleidingsbudget (tijdig vrij maken). Actie: Bij besluit van 12 juli 2016 heeft het MT het bijgewerkte Plan van Aanpak en Actieprogramma 2016 vastgesteld. Daarbij is vastgesteld dat het reeds toegekende budget toereikend is. Ad 4 De eerste verantwoordelijkheid ligt bij het MT en de afdelingshoofden. Instrumenten zijn de plannings- en voortgangsgesprekken en het waar van toepassing uitdragen van de tijdsbesteding hieraan. Daarnaast is het de taak van de projectgroep om activiteiten tijdig en periodiek te agenderen bij de teamoverleggen. Pagina3

46 Actie: Het Actieprogramma bevat de voorgenomen acties, inclusief urenraming. Waar van toepassing zijn deze aan bod gekomen bij de plannings- en voortgangsgesprekken. Bij besluit van 12 juli 2016 heeft het MT het bijgewerkte Plan van Aanpak en Actieprogramma 2016 vastgesteld. Daarbij is vastgesteld dat de planning van inzet aantal uren volledig op schema ligt. Ad 5 Het Plan van aanpak en het Actieprogramma verkrijgen prioritering binnen de planning en control cyclus en andere relevante plannen en taken van de organisatie (o.a. PxQ). Actie: Hoewel niet met name genoemd, kunnen (grote afwijkingen van) het Plan van Aanpak en het Actieprogramma onderdeel uitmaken van de Bestuurlijke rapportage (2x per jaar) uit de nota Planning en control. Ad 6 Door zitting te nemen in de Provinciale werkgroep Ow met deelnemers, GGD en VRZ is het contact geregeld. Deelnemers hebben RUD verzocht om mee te helpen bij het beoordelen van de AMvB s en dat gaan we doen omdat we deze voor de Provincie al moeten doornemen. Actie: RUD Zeeland is inmiddels structureel ambtelijk vertegenwoordigd in het Zeeuwse Samenwerkingsverband (Zeeuwse afstemming implementatie Omgevingswet) en de Zeeuwse werkgroep Digitaal Stelsel. Daarnaast heeft RUD Zeeland op verzoek van de VZG en provincie Zeeland afgelopen zomer reacties opgesteld in het kader van de consultatie van de vier concept-amvb s. De RUD zal in 2017 belang van brede communicatie benadrukken en een pleidooi houden om bestuurlijke commitment te verwerven en voorstellen om dit Zeeuwse Samenwerkingsverband te voorzien van een Zeeuws-brede bestuurlijke aansturing. III. Actieprogramma 2016 In een aparte tabel is de evaluatie van het Actieprogramma 2016 opgenomen. Daarbij is gebruik gemaakt van de legenda uit de Bestuurlijke rapportage. Hieruit blijkt het volgende: Aantal % Acties in Groen (goed) Acties in Blauw (behoeft aandacht) 4 15 Acties in Rood (bijsturen noodzakelijk) 3 12 TOTAAL De acties in blauw en rood zullen worden opgenomen in het Actieprogramma Pagina4

47 B. POSITION PAPER RUD ZEELAND OMGEVINGSWET I. Inleiding De Omgevingswet komt eraan. Het is een belangrijke wijziging in de manier waarop in Nederland de fysieke leefomgeving (bouwen, ruimtelijke ordening, milieu, water, erfgoed, natuur en infrastructuur) qua procedures bestuurd en ingericht gaat worden. Zo dienen gemeenten en provincies alle relevante informatie m.b.t. de fysieke omgeving in één omgevingsvisie te vatten en integraal afwegingen te maken. De inwerkingtreding is in 2019 gepland. De omgevingsdiensten, waaronder RUD Zeeland, zijn aangewezen voor de uitvoering van de VTH 1 -basistaken en daarom een unieke overheidsbron van informatie met relevante gegevens over en van de inrichtingen, de milieubelasting van de activiteiten en de maatregelen die nodig zijn om de kwaliteit van de leefomgeving te waarborgen. Hierdoor kan RUD Zeeland voor de deelnemers in Zeeland van nog grotere waarde zijn. II. Integrale benadering De Omgevingswet bepaalt dat in het omgevingsplan integrale afwegingen worden gemaakt tussen onder andere veiligheid, gezondheid, economie en milieu aspecten. Het maken van afwegingen en beleidskeuzes is het exclusieve domein van het bevoegd gezag. Dit alles leidt tot keuzes omtrent de inrichting van het gebied (ruimtelijke ordening). Voor het maken van deze integrale afwegingen is juiste en voldoende informatie van belang. RUD Zeeland heeft die informatie voor zover het haar taken betreft. Data en gegevens zijn nuttig, het veredelen van gegevens tot relevante informatie is belangrijk(er). RUD Zeeland kan, in samenwerking met ketenpartners als GGD, Veiligheidsregio, Nationale Politie, Openbaar Ministerie etc., adviezen geven over bijvoorbeeld de maximale geluidsbelasting in een gebied of per inrichting, de routering van (gevaarlijke) stoffen, risico-contouren, (sanerings-) wensen m.b.t. bodem en ondergrond, verbetering luchtkwaliteit of milieubeschermende maatregelen, naleefrisico s etc. De deelnemers krijgen vrije ruimte m.b.t. lokale invulling van bepaalde milieunormen (geluid, geur, water). Vanuit het oogpunt van level-playing-field en efficiëntie voor de uitvoering is een goede afweging gewenst. RUD Zeeland kan ondersteunen bij het invulling geven aan de vrije ruimte die de Omgevingswet biedt. Bovendien voorkomt vroegtijdige betrokkenheid dat na vaststelling van de visies/plannen blijkt dat de beschikbare milieuruimte (toch) onvoldoende is of dat niet-geplande aanvullende maatregelen nodig zijn. Daarnaast kan tijdens de vaststellingsprocedures RUD Zeeland het bevoegd gezag ondersteunen bij het beantwoorden van zienswijzen en bezwaren. III. Aanleiding In 2015 is de Tweede Kamer akkoord gegaan met het wetsvoorstel Omgevingswet. Op 22 maart 2016 is de Eerste Kamer ook akkoord gegaan met het wetsvoorstel Omgevingswet. De hoofddoelen van de Omgevingswet zijn: Het bereiken en in stand houden van een veilige en gezonde fysieke leefomgeving en een goede omgevingskwaliteit; Het doelmatig beheren gebruiken en ontwikkelen van de fysieke leefomgeving ter vervulling van maatschappelijke functies. Pagina5 1 Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving

48 De wet kent 4 verbeterdoelen om bovenstaande hoofddoelen te bereiken: 1. het vergroten van de inzichtelijkheid, de voorspelbaarheid en het gebruiksgemak van het omgevingsrecht; 2. het bewerkstelligen van een samenhangende benadering van de fysieke leefomgeving in beleid, besluitvorming en regelgeving; 3. het vergroten van de bestuurlijke afwegingsruimte door een actieve en flexibele aanpak mogelijk te maken voor het bereiken van doelen voor de fysieke leefomgeving; 4. het versnellen en verbeteren van besluitvorming over projecten in de fysieke leefomgeving. De beoogde inwerkingtreding van het wetsvoorstel Omgevingswet is medio Samen met het wetsvoorstel Omgevingswet zullen dan ook de algemene maatregelen van bestuur onder de Omgevingswet (het Omgevingsbesluit, het Besluit kwaliteit leefomgeving, het Besluit activiteiten leefomgeving en het Besluit bouwwerken leefomgeving), de onder de Amvb s gesitueerde ministeriële regelingen en de Invoeringswet omgevingswet in werking treden. IV. Doel van dit paper RUD Zeeland wil op basis van dit position paper, waarin positie en ambitie worden bepaald, het gesprek aangaan met de deelnemers om samen te verkennen welke vragen er bij hen leven ten aanzien van de uitvoering van de Omgevingswet en waar RUD Zeeland de deelnemers mee van dienst kan zijn (in de voorbereiding en als de Wet is vastgesteld). RUD Zeeland constateert dat de Omgevingswet ons allemaal raakt (de samenwerking tussen de overheden en de samenwerking tussen RUD Zeeland en haar opdrachtgevers) en wil vanuit dit gezamenlijk belang de impact van de Omgevingswet nader verkennen. De Memorie van Toelichting bij het wetsvoorstel dat op 17 juni 2014 naar de Tweede Kamer is gestuurd zegt daar onder meer het volgende over: De regering beoogt ook de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving te verbeteren. Dat vereist regels die goed uitvoerbaar zijn en die aansluiten bij de belevingswereld en behoeften van de gebruikers, ook die aan overheidszijde. Dat vereist ook dat overheden voldoende zijn toegerust om hun uitvoeringstaken uit te voeren. Het bevoegd gezag en bestuursorganen die medebetrokken zijn bij de regulering van een activiteit zullen intensiever samenwerken. Werkzaamheden zullen verder op elkaar moeten worden afgestemd en de uitwisseling van gegevens tussen overheden zal nog belangrijker worden. Naar verwachting zullen de omgevingsdiensten hierin steeds meer een sleutelfunctie gaan vervullen. (pagina 24). Daarnaast stelt de in het voorjaar van 2014 uitgevoerde impactanalyse naar de Omgevingswet onder meer het volgende: De grootste impact van de Omgevingswet wordt verwacht in de aanpassing van de werkprocessen op het gebied van planvorming, vergunningverlening, toezicht en handhaving binnen en tussen organisaties. Het gaat met name om de werkprocessen tussen gemeenten, provincies, omgevingsdiensten en waterschappen. Op korte termijn worden geen organisatiewijzigingen verwacht om beter voor te sorteren op de implementatie van de Omgevingswet. Cultuurverandering wordt belangrijker gevonden dan structuurverandering. De intensievere samenwerking zal naar verwachting wel leiden tot diverse vormen van netwerkstructuren. De benodigde tijd en kosten voor een succesvolle implementatie van de Omgevingswet zijn op dit moment wel naar aard, maar nog niet of heel beperkt in omvang in te schatten. (uit: Impactanalyse Omgevingswet, impressie van de gevolgen voor rijk, provincies, omgevingsdiensten, waterschappen en bedrijfsleven, 14 februari 2014). Pagina6

49 Ten slotte geeft de VNG in haar Ledenbrief Financieel Akkoord d.d. 24 mei 2016 het volgende mee: 1. Voor een integrale aanpak en optimaal gebruik van de bestuurlijke afwegingsruimte is intensieve samenwerking in de regio (waaronder omgevingsdiensten) nodig. 2. Gemeenten zullen zelf aanpassingen in de samenwerking moeten afstemmen met omgevingsdiensten. 3. Het realiseren van de verbeterdoelen van de Ow is mede afhankelijk van de manier waarop gemeenten en o.a. omgevingsdiensten elkaar weten te vinden en hun activiteiten op elkaar kunnen afstemmen. 4. Verder kunnen de gemeenten met de andere overheden in de regio en de omgevingsdienst de ambitie voor de samenwerking in de regio bepalen en kijken hoe daaraan vorm wordt gegeven. Daarnaast vereist de Omgevingswet dat de omgevingsvisies en omgevingsplannen integrale documenten worden. Daar hoort ook het milieuaspect bij. Dit heeft gevolgen voor de rol die RUD Zeeland kan hebben in de processen naar het totstandkoming van deze producten. RUD Zeeland kan enerzijds sec adviseren over het milieuaspect en verder niet betrokken zijn bij het proces. Het andere uiterste is dat RUD Zeeland zeer actief betrokken is in deze processen wegens de aanwezige kennis en informatie. Er bestaat een keuze welke rol RUD Zeeland krijgt. V. Uitgangspunten Om bovenstaande doelstelling te realiseren wil RUD Zeeland, conform het Bedrijfsplan RUD Zeeland (zoals vastgesteld bij besluit AB d.d. 31 oktober 2016), de volgende uitgangspunten hanteren: RUD Zeeland wil in samenwerking met de deelnemers vroegtijdig starten met voorbereiding op de Omgevingswet; RUD Zeeland wil hiertoe op korte termijn een dialoog aangaan met de deelnemers om gezamenlijk te verkennen waar de Omgevingswet hen en ons raakt en waar de deelnemers kunnen samenwerken om zich goed voor te bereiden; RUD Zeeland doet dat vanuit haar rol als uitvoeringsorganisatie, waarbij zij beleidsvoorbereidende en uitvoerende taken uitvoert. Strategische beleidsvraagstukken, kaderstelling en regie liggen bij de opdrachtgever(s); RUD Zeeland wil met de deelnemers ook de gezamenlijke betrokkenheid bij processen op het snijvlak van milieu en ruimte (milieuplanologie) verkennen. VI. Voorstel voor te ondernemen acties RUD Zeeland wacht niet met het oppakken van de Omgevingswet tot de inwerkingtreding medio Zij ziet als logisch gevolg van de Omgevingswet meer integraliteit tussen de beleidsvelden ontstaan. Milieu, ruimtelijke ordening en bouwen zijn sterk met elkaar verbonden. De tijd tot 2019 is nodig om goed voor te bereiden op de wet. RUD Zeeland wil dit graag aanpakken door samen met de eigenaren de gewenste positie van RUD Zeeland te ontwikkelen. RUD Zeeland wenst ten zeerste dat dit resulteert in een breed gedragen plan dat ervoor zorgt samen tijdig klaar te zijn voor de Omgevingswet. Pagina7 2 RUD Zeeland zal daarnaast een relevante positie moeten innemen in het netwerk van actoren. Zoals omschreven bij de gevolgen van de Omgevingswet, wil RUD Zeeland graag een gesprekspartner zijn bij en van de bevoegde gezagen (Bedrijfsplan RUD Zeeland 2016, blz. 9).

50 In de bijlage is een aanzet opgenomen over welke onderwerpen en acties in zo n gezamenlijk plan kunnen worden opgenomen. Actie 1 RUD Zeeland wil op basis van het voorgaande in gezamenlijk overleg een impactanalyse naar de gevolgen van de Omgevingswet voor RUD Zeeland en de deelnemers uitvoeren. Daarbij kan per kerninstrument van de Omgevingswet nader verkend worden wat de gevolgen van de wet zijn voor de betrokken partijen. Consequenties Omgevingswet De Omgevingswet kent nieuwe instrumenten en nieuwe werkwijzen. Dat vraagt ander gedrag en andere competenties van medewerkers, zowel bij RUD Zeeland als de deelnemers. Het gaat dan bijvoorbeeld om competenties als samenwerking, (bestuurlijke) sensitiviteit en creativiteit. Actie 2 RUD Zeeland wil graag met de deelnemers verkennen welke competenties nodig zijn, waar we nu staan en wat er moet gebeuren om te borgen dat uiterlijk bij inwerkingtreding van de Omgevingswet deze competenties in voldoende mate ontwikkeld zijn bij de medewerkers. Naast kansen signaleert RUD Zeeland ook een aantal aandachtspunten. Dit betreft met name de ICTvoorzieningen die tijdig aangepast moeten zijn, de beschikbare middelen in de vorm van tijd, de wijze van aansturing en organisatie en de benodigde cultuurverandering. Deze cultuurverandering strekt zich uit tot de taakvelden beleid, regelgeving en uitvoering (VTH). In diverse stukken van bijvoorbeeld het ministerie en de VNG is het behalen van de doelstellingen van de Omgevingswet voor 80% afhankelijk gesteld van deze cultuuromslag en voor 20% van de nieuwe wetgeving. Zonder volledig te zijn gaat het bij de cultuuromslag om met name de volgende zaken Er is sprake van een omslag van nee, tenzij naar ja, mits; het principe van vertrouwen in de initiatiefnemer; het integrale werken; de bestuurlijke afwegingsruimte. Maar er is ook cultuurverandering nodig bij toezicht en handhaving: minder regels, meer maatwerk en meer lokale afweging maakt de beoordelings- en interpretatieruimte voor de toezichthouder steeds groter. Er bestaat een kans dat het vertrouwen zal omslaan naar minder naleving. Hier zal de aansturing en het gedrag van toezichthouders en opsporingsambtenaren op aangepast moeten worden. Een ander ingrijpend gevolg van de Omgevingswet is de introductie van een type omgevingsvergunning dat breder is dan de huidige Wabo-omgevingsvergunning. Er zal meer afstemming noodzakelijk zijn en vaker zal de reguliere in plaats van de uitgebreide procedure gelden. Actie 3 Om de Omgevingswet in de eigen organisatie zorgvuldig te implementeren en na inwerkingtreding goed te kunnen uitvoeren, gaat RUD Zeeland onderzoek doen naar met name de ICT- voorzieningen die tijdig aangepast moeten zijn, de beschikbare middelen in de vorm van tijd, de wijze van aansturing en organisatie en de benodigde cultuurverandering. RUD Zeeland constateert bovendien enkele verschuivingen. Zo treedt over de breedte van het omgevingsrecht een verschuiving op van vergunningverlening naar toezicht/handhaving vanwege de afname van het aantal vergunningplichtige en meldingsplichtige situaties. Vooralsnog is onduidelijk welke gevolgen dit heeft voor de hoeveelheid werk. Daarnaast leidt de verbreding van het bestemmingsplan tot een omgevingsplan er toe dat het Pagina8

51 belang van een gedegen milieu-inbreng in ruimtelijke plannen groter wordt. RUD Zeeland kan de hiervoor benodigde milieu planologische diensten leveren. Ten slotte zijn de volgende gevolgen van belang: Het is de verwachting dat provincie, gemeenten, RUD Zeeland, GGD en andere ketenpartners gezamenlijk optrekken om met initiatiefnemers af te stemmen en te beoordelen op welke wijze het initiatief binnen de omgevingsvisie en omgevingsplan ondersteund kan worden; Bevoegde gezagen krijgen vrije ruimte m.b.t. lokale invulling van bepaalde milieunormen. Vanuit het oogpunt van level-playing-field en efficiëntie voor de uitvoering is een goede afweging gewenst. Als immers gemeente A besluit om voor ondernemers hele ruime geluidsnormen toe te staan en gemeente B gaat hier veel strikter mee om, dan zullen ondernemingen zich bij voorkeur vestigen in gemeente A. Verschil tussen gemeenten in toegestane (geluid) normen zal er ook toe leiden dat de RUD Zeeland met veel verschillende beleidskaders te maken krijgt en dit zal kostenverhogend werken. RUD Zeeland kan ondersteunen bij het invulling geven aan de vrije ruimte die de Omgevingswet biedt. Actie 4 RUD Zeeland wil op grond van bovenstaande graag met de deelnemers verkennen hoe het level-playing-field invulling kan krijgen binnen Zeeland. Veranderopgaven en invoeringsstrategieën De Omgevingswet kent 4 verbeterdoelen (zie hierboven) die in essentie meer ruimte geven in het omgevingsrecht. Om die verbeterdoelen te bereiken, vraagt de wet van de deelnemers (en anderen) om anders te werken: meer integraal, meer gebiedsgericht, meer in samenwerking in de regio, meer in samenwerking met de samenleving. Dit is de veranderopgave. De eerste vraag in het kader van de implementatie is het bepalen van de ambitie met de Omgevingswet: in hoeverre wil de deelnemer gebruik maken van de ruimte die de wet biedt om anders te werken? Hoe groot is de veranderopgave die de wet met zich meebrengt in de manier van werken van de deelnemer? Het antwoord op dit soort vragen vormt de basis voor de keuze van het verandertype en daarmee ook voor de passende aanpak van omgevingsvisie en omgevingsplan: de invoeringsstrategie. De VNG heeft dit jaar vier mogelijke verandertypen en invoeringsstrategieën ontwikkeld: consoliderend; calculerend; onderscheidend; vernieuwend. Actie 5 De keuze van de deelnemers over het verandertype en bijbehorende invoeringsstrategie bepaalt mede de ambitie van RUD Zeeland. Daarom wil RUD Zeeland graag in 2017 met de deelnemers in gesprek over de richting die de deelnemers op willen en om tevens de positie van RUD Zeeland ten aanzien van de Omgevingswet nader te bepalen. De Omgevingswet en de relatie tussen de deelnemers RUD Zeeland heeft de ambitie om samen met de deelnemers de implementatie van de Omgevingswet te realiseren. Zij signaleert dat afhankelijk van de grootte en cultuur binnen een deelnemer alsmede lokale prioriteiten, verschillende behoeften aan samenwerking kunnen ontstaan. Dat vraagt om een goede balans tussen standaardiseren waar dat kan en maatwerk leveren waar dat nodig is. RUD Zeeland wil door de Pagina9

52 afgesproken kwaliteit te leveren en ook door anderszins afspraken na te komen werken aan het verder versterken van het gegroeide vertrouwen. Vanuit het landelijke programma Nu al Eenvoudig Beter kan nu al in de geest van de Omgevingswet worden gewerkt. Gemeente Borsele doet dit reeds in samenwerking met RUD Zeeland via de pilot omgevingsplan Buitengebied Borsele. Actie 6 RUD Zeeland gaat graag met de deelnemers in gesprek om samen pilots op te starten. Meerwaarde voor de deelnemers De Omgevingswet bepaalt dat in de omgevingsvisie/het omgevingsplan integrale afwegingen worden gemaakt tussen onder andere veiligheid, gezondheid, economie en milieuaspecten. Het maken van afwegingen en beleidskeuzes is het exclusieve domein van het bevoegd gezag. Dit alles leidt tot keuzes omtrent de inrichting van het gebied (ruimtelijke ordening). Voor het maken van deze integrale afwegingen is juiste en voldoende kennis en informatie van belang. RUD Zeeland beschikt over die kennis en informatie voor zover het de VTH taken van RUD Zeeland betreft. RUD Zeeland is ervan overtuigd dat samenwerking tussen RUD Zeeland en de deelnemers van meerwaarde is voor alle betrokken organisaties en vooral ook voor de burgers en bedrijven in Zeeland. RUD Zeeland wil daarbij partner zijn van haar opdrachtgevers om tot een succesvolle implementatie en uitvoering van de Omgevingswet te komen. Actie 7 RUD Zeeland wil aan de hand van dit position paper met de deelnemers het gesprek voeren over verdere samenwerking op het gebied van de Ow. BRONNEN: 1. Position paper De Omgevingswet en de Gelderse Omgevingsdiensten 24 augustus Projectplan implementatie Omgevingswet Gelderland juni VNG Ledenbrief Financieel Akkoord 24 mei VNG-presentatie Verandertypen en invoeringsstrategieën Omgevingswet, Schakeldag 21 juni Position paper Omgevingsdiensten Omgevingswet (concept) september Bedrijfsplan RUD Zeeland 2016 Pagina10

53 C. POSITION PAPER RUD ZEELAND OMGEVINGSWET; BIJLAGE In tabel hieronder is de rol van RUD Zeeland per instrument in beeld gebracht. Nr. Instrument Omgevingswet Rol van de partners (RUD Zeeland en de deelnemers) 1. Omgevingsvisie In de omgevingsvisie leggen de provincie en de gemeenten hun strategisch beleid vast. RUD Zeeland kan hieraan bijdragen leveren ten aanzien van de staat van het milieu en de kwaliteit van de ruimte. 2. Programma Bij het opstellen van een programma kunnen zowel de provincie of gemeente als RUD Zeeland een rol hebben. Hoe die rolverdeling is hangt af van de onderlinge afspraken. Met name bij programma s die gericht zijn op een milieuthema of fysieke omgevingsveiligheid kan in principe de voorbereiding van een programma geheel bij RUD Zeeland liggen, waarbij de deelnemer heldere kaders stelt. Afstemming tussen de provincie of gemeente en RUD Zeeland is voor een goede uitvoering van groot belang. 3. Omgevingsplan/ Omgevingsverordening Bij het opstellen en actueel houden van het omgevingsplan/de omgevingsverordening ziet RUD Zeeland geredeneerd vanuit de huidige taakverdeling een rol voor zowel de provincie/gemeente als voor RUD Zeeland. Van belang is dat RUD Zeeland tijdig haar milieuplanologische kennis (bodem, geluid, externe veiligheid e.d.) hier kan inbrengen. 4. Algemene regels Uitvoering van algemene rijksregels (de 4 AMvB s) kan in principe volledig door RUD Zeeland uitgevoerd worden. Gelet op de onder de Omgevingswet beoogde integraliteit is samenwerking en onderlinge afstemming van groot belang wanneer taken deels bij RUD Zeeland en deels bij de deelnemers liggen. 5. Omgevingsvergunning Behandeling van omgevingsvergunningen milieu kan in principe binnen de door de deelnemer gestelde kaders- volledig door RUD Zeeland uitgevoerd worden. Gelet op de onder de Omgevingswet beoogde integraliteit is samenwerking en onderlinge afstemming van groot belang wanneer taken deels bij RUD Zeeland en deels bij de deelnemers liggen. 6. Projectbesluit Het projectbesluit is een instrument voor de provincie. Of en zo ja welke rol RUD Zeeland hierin kan spelen moet RUD Zeeland samen met de provincie verder verkennen. 7. Toezicht en handhaving Toezicht en handhaving milieu van de Omgevingswet kan in principe volledig door RUD Zeeland uitgevoerd worden. Gelet op de onder de Omgevingswet beoogde integraliteit is samenwerking en onderlinge afstemming van groot belang indien taken deels bij RUD Zeeland en deels bij de deelnemers liggen. 8. Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) ICT is bij uitstek een onderdeel waar RUD Zeeland en de deelnemers samen kunnen werken. Gezamenlijk optrekken vergroot de uitwisselingsmogelijkheid van gegevens en het geeft de partijen ook een stevige positie richting leveranciers. Een onderdeel van de ICT voorzieningen is ook DSO (vroeger de Laan van de Leefomgeving). Hiermee kunnen bevoegde gebruikers alle beschikbare informatie ophalen: van vergunningsvereisten tot gegevens uit de basisregistraties. Veel van de informatie die in het DSO moet landen is nu al in beheer bij RUD Zeeland (dit betreft met name informatie over milieuthema s, zoals geluid, bodem, externe veiligheid en informatie over bedrijven). Pagina11

54 D. TABEL CONSEQUENTIES OMGEVINGSWET VOOR RUD ZEELAND Opvallende zaken Omgevingswet De meest in het oog springende zaken uit de Omgevingswet zijn de volgende: Integraliteit: gezondheid, bouwen, milieu, waterbeheer, ruimtelijke ordening, monumentenzorg en natuur Lokale milieunormen in omgevingsplannen Uitgangspunt bevoegd gezag: gemeenten Van nee, tenzij naar ja, mits Mogelijkheid invoering milieuleges Financiële zekerheid Activiteiten i.p.v. inrichting Verschuiving vergunningverlening naar toezicht/handhaving Opvallende zaken wet VTH De meest in het oog springende zaken uit de wet VTH (hoofdstuk 5 Wabo, hoofdstuk 7 Bor) zijn de volgende: Vaststelling basistakenpakket Basistaken naar omgevingsdiensten Vastleggen VTH-kwaliteitscriteria Vaststellen prov./gem. kwaliteitsverordeningen ( comply or explain ) Verplichte samenwerking bestuurs- en strafrecht BRZO-taken uitgevoerd door de BRZO-omgevingsdiensten Coördinatie van de samenwerking tussen partners door provincies Consequenties Omgevingswet en wet VTH De komst van de Omgevingswet zal zeker gevolgen hebben voor RUD Zeeland. Dit overzicht beoogt een eerste aanzet te zijn voor een interne discussie over de mogelijke gevolgen. Om zo te komen tot acties welke RUD Zeeland kan nemen om de omschakeling probleemloos uit te voeren en kansen te benutten welke positieve gevolgen hebben voor RUD Zeeland. Mogelijke Consequenties Omgevingswet en wet VTH 1. BEVOEGD GEZAG / OPDRACHTGEVER Nr. Omschrijving Actie 1.1 Uitgangspunt Ow is dat de gemeente bevoegd gezag is. Taken kunnen daarmee (deels) overgaan van provincie naar de gemeente. Uitgangspunt is dat er één bevoegd gezag is bij meerdere activiteiten. Is de gemeente bevoegd gezag van één van deze activiteiten dan is ze dat ook voor de meervoudige activiteit, tenzij in het Omgevingsbesluit Nagaan welke taken van bevoegd gezag veranderen. Wat zijn de gevolgen voor RUD van verandering bevoegd gezag (BG). Blijft RUD taken uitvoeren of voert BG (nieuwe) taken zelf uit? Pagina12

55 anders wordt bepaald. Dit kan tot gevolg hebben dat de provincie een adviesrecht (en evt. met instemming) heeft (deze bevoegd gezag constructie en adviesfunctie kan ook andersom). Voor RUD Zeeland een aandachtspunt als zij enerzijds namens een bevoegd gezag en anderzijds namens een andere opdrachtgever (als adviseur) werkzaamheden uitvoert (en daarmee ook bij andere bevoegd gezag constructies, zoals afspraken bij de flexibiliteitsregeling in artikel 5.16 Omgevingswet Hoe met twee petten verhaal omgaan binnen RUD. Financiële en personele consequenties in beeld brengen Consequenties voor DVO, PDC en PxQ in beeld brengen. 1.2 Communicatie met opdrachtgever over OW essentieel. Continue aandacht voor communicatie over OW en consequenties hiervan onder de aandacht blijven houden. Met als doel dat opdrachtgevers en opdrachtnemer gelijktijdig gereed te zijn om te werken met de OW in al haar facetten (vb communicatie, werkprocessen, PDC, PxQ enz). De overgang naar de OW dient soepel en werkbaar te verlopen. 2. ORGANISATIE Kwaliteitszorg 2.1 Van belang is om de wijzigingen/aanvullingen/verschuivingen in takenpakket en bevoegd gezag die van invloed zijn op het basistakenpakket, zoals deze zijn onder gebracht bij de Regionale uitvoeringsdiensten dan wel Omgevingsdiensten, in beeld te brengen. Dit is zowel voor het bevoegd gezag als opdrachtgever als voor RUD/Omgevingsdienst als opdrachtnemer van belang om tijdig te weten. Voor alle betrokkenen geldt immers dat zij hun processen tijdig moeten kunnen aanpassen 2.2 Invoering van nieuwe onderwerpen in regelgeving. Bijvoorbeeld activiteit (i.p.v. inrichting) en financiële zekerheid voor risicobedrijven (dit mede naar aanleiding van ervaringen zoals Thermphos). Scholing personeel? 2.3 Tijd reserveren in de jaarplanning bij alle medewerkers voor implementatie OW (2017/2018/2019). Loopt deels via Zeeuws Samenwerkingsoverleg. Beoordeling consequenties wijziging basistakenpakket en kwaliteitscriteria op moment dat wijziging Bor definitief bekend is (1 juli 2017). Verordening VTH per BG vroegtijdig in beeld hebben om consequenties te beoordelen en evt. voor vaststelling als RUD op te reageren. VNG/IPO Model verordening bestuderen en gevolgen voor RUD in beeld brengen. Verordening VTH per BG vergelijken met model verordening VTH. Werkprocessen RUD beoordelen op wijzigingen basistakenpakket (BTP) en kwaliteitscriteria (per BG). In beeld brengen consequenties PxQ. Nagaan wat nieuwe onderwerpen in OW zijn Aanpassen RUD documenten (PDC, DVO, PxQ, werkprocessen) Nagaan of scholing nodig is. projectgroep OW werkt dit punt verder uit actieprogramma. Afdelingshoofd als bespreekpunt bij jaargesprekken meenemen. 2.4 Kwaliteitshandboek op de wet aanpassen. Raakvlakken wet en handboek in beeld brengen en verwerken. Afdeling Staf. 2.5 Aanpassen Mandaatbesluiten In samenspraak met de deelnemers Mandaatbesluiten aan de Ow aanpassen. Pagina13

56 Aanpassen PDC en alles wat daar uit voort vloeit (systemen, monitoring, etc.) 3. ORGANISATIE Werkwijze/Competenties/Cultuur 3.1 Voor diverse besluiten wordt de procedure en daarmee de termijn verkort van de uniforme openbare voorbereidingsprocedure (half jaar) naar de reguliere procedure (8 weken). Dit kan consequenties voor de werkzaamheden/werkprocessen hebben. 3.2 De Omgevingswet vraagt een andere manier van denken. Voor vergunningverleners betekent de Ow: Van nee tenzij naar ja, mits en integraal werken. Dit heeft gevolgen voor zowel competenties/vaardigheden als de cultuur Voor toezichthouders betekent de Ow dat meer onduidelijkheid zal ontstaan door minder uniformiteit omdat het gelijke speelveld in regels deels wordt vervangen door lokale invulling op basis van (omgevingsplannen en analyses). Het is steeds aan de toezichthouders/opsporingsambtenaren om naleving van de lokale invulling te interpreteren op basis van handhaving beleid. Checken bij welke producten verkorting procedure speelt en consequenties hiervan in beeld brengen. Verwerken in PDC, PxQ, DVO en werkprocessen. Bewustmakingsproces van de Omgevingswet bij de medewerkers initiëren en aandacht aan besteden. Opdrachtgevers bewust maken van de consequenties van de OW voor RUD Zeeland in al haar facetten. 3.3 Ieder bevoegd gezag krijgt zelf meer mogelijkheden om beleid/normeringen voor haar eigen taken/grondgebied te maken op basis van integrale analyses/plannen. Voor RUD Zeeland kan dit leiden tot differentiatie in uitvoering van de werkzaamheden waar het wel dezelfde taak betreft. Als RUD diensten aanbieden aan BG bij opstellen beleid/normeringen (Omgevingsvisie, Omgevingsplan) op het gebied van milieu inclusief als organisatie gereed zijn om deze diensten tijdig te kunnen aanbieden. Als RUD nagaan hoe je de diensten wil/kan aanbieden (wijze van adviseren enz). Als RUD nadenken wat visie wordt bij advisering in dit kader. Als RUD kunnen inspelen op de gewenste differentiatie zowel vanuit de werkprocessen als de medewerkers. 3.4 De introductie van de omgevingsvisie en het omgevingsplan (formele combinatie van r.o. en milieunormen), zal (nog) meer samenwerking tussen de deelnemer (r.o.) en RUD Zeeland (milieu) vergen in een vroegtijdig stadium. Ook is veel meer samenwerking tussen gemeenten en met provincie/waterschappen nodig. Welke rol kan/moet RUD Zeeland daarin spelen? Kennis- en informatie instituut? Organiseren van het ontwikkelen van de benodigde competenties/vaardigheden, van onderlinge bewustwording (cultuur) en het maken van afspraken over de wijze van samenwerking tussen deelnemers en RUD Zeeland. Als organisatie tijdig hiervoor gereed zijn. Als actie meenemen in de dvo s. Nieuw product PDC? Via Zeeuws Samenwerkingsoverleg Ow oppakken. Pagina14

57 4. ORGANISATIE Fte s 4.1 De invoering van meer algemene regels geeft een verwachte verschuiving van werkzaamheden van vergunningverlening naar toezicht en handhaving. 4.2 Verschuiven bevoegd gezag plustaken (provincie naar gemeenten). Beoordelen of dit inderdaad het geval is op moment dat inhoud AMvB s definitief bekend is. Bezien wat gevolgen voor medewerkers zijn, zoals omscholing. Aanpassing bedrijfsplan etc. Komen taken terug naar RUD? Overleg met gemeentelijke deelnemers. Consequenties personeel en robuustheid RUD Zeeland. 4.3 Kwaliteitscriteria Checken gevolgen Ow in de organisatie wat dit betekent in relatie tot kwaliteitscriteria. 5. SCHOLING 5.1 Personeel moet worden getraind in de Omgevingswet en de toepassing hiervan in haar werkzaamheden (kennis en competenties). 5.2 Vanwege de verschuiving van werkzaamheden (zie 4.1) zal er t.o.v. de huidige situatie mogelijk meer en andere actie achteraf dan vooraf worden verwacht. Dit brengt de nodige veranderingen (onder meer andere competenties) met zich mee. 6. ICT 6.1 Nieuwe wetgeving heeft ongetwijfeld consequenties voor onze ICT systemen. 6.2 Intern: denk daarbij aan programma s als Squit. Extern: verbinding met opdrachtgevers; adviseurs, met de DCMR (Brzo OD) en met het Olo. 7. FINANCIEN 7.1 De voorbereiding op de Omgevingswet vergt binnen de RUD mensuren, training etc. Daar moet voor de komende jaren geld voor worden gereserveerd. 7.2 Er is sprake van dat de milieuleges terug komen. Hoe is nog niet duidelijk INHOUDELIJK 8.1 Checken reacties ihkv consultatie AMvB s Ow voor organisatie 8.1 Verdiepingsslag inhoud AMvB s Ow mbt mogelijke gevolgen takenpakket (zowel basis als plus). Opnemen in actieprogramma implementatie OW. Zie 4.1. Verder oppakken door ICT medewerkers en met opdrachtgevers. Onder het Zeeuwse Samenwerkingsoverleg hangt nu een aparte projectgroep. Verdere uitwerking intern(ook Inspectieview en DSO) Actieprogramma implementatie OW hierop actueel houden. Tijdig geld hiervoor beschikbaar hebben. Tzt. bezien wat AMvB s hierover regelen. In beeld brengen concrete cijfers vb naar soorten en aantallen vb op gebied wijziging bevoegd gezag en procedures. Pagina15

58 E. HIGHLIGHTS OMGEVINGSWET Het wetsvoorstel is op 17 juni 2014 naar de Tweede Kamer gestuurd en op 1 juli 2015 heeft de Tweede Kamer met ruime meerderheid ingestemd met de Omgevingswet. De Eerste Kamer stemde op 22 maart 2016 in met de Omgevingswet. Inwerkingtreding naar verwachting in de loop van De Omgevingswet in 60 woorden De Omgevingswet integreert 26 wetten op het gebied van de fysieke leefomgeving. Hieronder vallen onderwerpen als: bouwen, milieu, waterbeheer, ruimtelijke ordening, monumentenzorg en natuur. De oude wetten zijn veelal sectoraal opgebouwd. In samenhang gezien en toegepast sluiten deze wetten niet meer aan bij de behoefte van deze tijd. Met de Omgevingswet wil de overheid het wettelijk systeem eenvoudig beter maken. Volgens het voorstel zal het verbod om leges te heffen voor milieuvergunningen niet terugkeren. Huidig recht 26 wetten, 4700 artikelen 120 Algemene Maatregelen van Bestuur 120 Ministeriële Regelingen Omgevingswet 1 wet, 349 artikelen 4 Algemene Maatregelen van Bestuur circa 10 Ministeriële Regelingen Doel De Omgevingswet heeft als doel een gezonde fysieke leefomgeving in stand te houden en te bereiken en doelmatig beheer en gebruik van die fysieke leefomgeving om maatschappelijke functies te realiseren. Om dat te bereiken kent de Omgevingswet vier verbeterdoelen: het vergroten van de inzichtelijkheid, de voorspelbaarheid en het gebruiksgemak van het omgevingsrecht; het bewerkstelligen van een samenhangende benadering van de fysieke leefomgeving in beleid, besluitvorming en regelgeving; het vergroten van de bestuurlijke afwegingsruimte door een actieve en flexibele aanpak mogelijk te maken voor het bereiken van doelen voor de fysieke leefomgeving; het versnellen en verbeteren van besluitvorming over projecten in de fysieke leefomgeving. Uitgangspunten Het moet eenvoudiger, efficiënter en beter Projecten moeten in samenhang en per gebied worden aangepakt. Procedures mogen niet meer eindeloos duren, regelgeving moet voorspelbaar, betaalbaar en transparant zijn. Onderzoekslasten kunnen aanzienlijk worden verminderd. Zekerheid en dynamiek Bescherming van burgers blijft een belangrijk doel. Daarnaast moet het ook uitnodigen tot nieuwe initiatieven en ontwikkelingen en niet alles bij voorbaat dichttimmeren. Ruimte voor duurzame ontwikkeling Veel regels zijn verouderd en staan innovatieve ontwikkelingen, gericht op duurzaamheid, in de weg. Het nieuwe omgevingsrecht ondersteunt en stimuleert juist de transitie naar een duurzame samenleving. Pagina16

59 Ruimte voor regionale verschillen Wat goed is voor de ene regio, is lang niet altijd geschikt voor de andere. Het nieuwe omgevingsrecht is flexibel, waardoor provincies en gemeenten regionaal en lokaal maatwerk kunnen leveren. Actieve en kwalitatief goede uitvoering Het oude omgevingsrecht is gericht op het beschermen van deelbelangen en daardoor defensief. Het nieuwe omgevingsrecht is flexibel en biedt transparante en doelmatige procedures. Die prikkelen bestuurders tot actief gedrag dat is gebaseerd op vertrouwen en het dragen van verantwoordelijkheid. Van toelatingsplanologie naar uitnodigingsplanologie. Opvallende zaken Omgevingswet De meest in het oog springende zaken uit de Omgevingswet zijn de volgende: Integraliteit: gezondheid, bouwen, milieu, waterbeheer, r.o., monumentenzorg en natuur Lokale milieunormen in gemeentelijke omgevingsplannen Uitgangspunt bevoegd gezag: gemeenten Van nee, tenzij naar ja, mits Mogelijkheid invoering milieuleges Financiële zekerheid (bedoeld om niet verhaalbare financiële risico s af te dekken na een incident, bij bedrijfsbeëindiging of na een faillissement). Activiteiten i.p.v. inrichting Verschuiving vergunningverlening naar toezicht/handhaving Zes instrumenten vormen de kern van de Omgevingswet 1. Omgevingsvisie Een samenhangend, strategisch plan voor de leefomgeving. Dat plan richt zich op de fysieke leefomgeving als geheel. De Omgevingswet schrijft voor dat het rijk, de provincies en de gemeenten elk één omgevingsvisie voor hun gehele grondgebied vaststellen. 2. Programma Een programma bevat concrete maatregelen voor bescherming, beheer, gebruik en ontwikkeling van de leefomgeving. Met die maatregelen moeten omgevingswaarden of doelen voor de leefomgeving worden bereikt. 3. Decentrale regelgeving Eén van de uitgangspunten van de wet is dat decentrale overheden al hun regels over de leefomgeving bijeenbrengen in één gebiedsdekkende regeling. Voor de gemeenten is dit het omgevingsplan, voor de waterschappen de waterschapsverordening en voor de provincies de omgevingsverordening. De gemeenten kunnen in hun omgevingsplan per gebied omgevingswaarden vaststellen. 4. Algemene rijksregels voor activiteiten (vier AMvB s) Op sommige gebieden kan het nuttig zijn om nationale regels te stellen voor de bescherming van de leefomgeving. Daar werkt het rijk, als dat kan, met algemeen geldende regels. Dat voorkomt dat burgers en bedrijven steeds toestemming moeten vragen aan de overheid. Nadeel van algemene regels is dat ze soms niet goed passen bij specifieke situaties. Daarom bevat de wet een aantal instrumenten die de flexibiliteit van algemene regels vergroten. 5. Omgevingsvergunning De omgevingsvergunning toetst vooraf of dat een bepaald initiatief mag worden uitgevoerd. De toetsing is zo Pagina17

60 eenvoudig mogelijk en houdt, als dat nodig is, rekening met algemeen geldende regels. Door de vergunningverlening zo simpel mogelijk te houden, duren procedures ook niet onnodig lang. Initiatiefnemers kunnen via één aanvraag bij één loket snel duidelijkheid krijgen voor alle activiteiten die zij willen uitvoeren. 6. Projectbesluit Biedt een uniforme procedure voor besluitvorming over complexe projecten die voortvloeien uit de verantwoordelijkheid van rijk of provincies. van het projectbesluit is om dit soort procedures sneller en beter te laten verlopen dan in het verleden. Als een project bijvoorbeeld in strijd is met een omgevingsplan, bestaat de mogelijkheid om van het omgevingsplan af te wijken. In voorkomende gevallen kan het projectbesluit ook in de plaats komen van de omgevingsvergunning. Pagina18

61 F. HIGHLIGHTS AMVB S De openbare internetconsultatie voor de AMvB s is 1 juli 2016 gestart en heeft geduurd tot 16 september Op verzoek van de deelnemers heeft RUD Zeeland m.b.t. de vier AMvB s twee adviezen opgesteld: één voor de provincie en één voor de gemeenten. De respectievelijke adviezen zijn opgenomen in de reacties van IPO en VZG. De inwerkingtreding van de AMvB s zal gelijktijdig geschieden met die van de Omgevingswet, in de loop van De vier AMvB s Het huidige ingewikkelde, onderling verweven, stelsel van zo n 120 uiteenlopende en vaak sectoraal georiënteerde AMvB s wordt tot slechts vier stuks teruggebracht: 1. Omgevingsbesluit (algemene, procedurele regels voor overheid, burgers en bedrijven) 2. Besluit kwaliteit leefomgeving (materiële (=inhoudelijke) regels voor met name de overheid) 3. Besluit activiteiten leefomgeving (materiële regels voor burgers en bedrijven voor milieu) 4. Besluit bouwwerken leefomgeving (materiële regels voor burgers en bedrijven voor bouwen) Dit stelsel ziet er als volgt uit: Pagina19

62 Omgevingsbesluit Het Omgevingsbesluit heeft betrekking op alle algemene en procedurele regels. Het Omgevingsbesluit bevat de spelregels bij de nieuwe instrumenten uit de Omgevingswet die van belang zijn voor burgers, bedrijven en overheden. In (de consultatieversie van) het Omgevingsbesluit staat: welke activiteiten vergunningplichtig zijn; waaraan een vergunningaanvraag moet voldoen; welk gezag waarvoor bevoegd is (bijvoorbeeld gemeente of provincie); welke regels bestaan voor de milieueffectrapportage, de projectprocedure, de grondexploitatie en andere instrumenten in de Omgevingswet (deze komen later pas); welke verplichtingen overheden hebben rond digitalisering; hoe overheden toezicht en handhaving moeten regelen. Besluit kwaliteit leefomgeving (Bkl) Het Besluit kwaliteit leefomgeving geeft de inhoudelijke normen voor bestuurlijk handelen (zoals via het gemeentelijk omgevingsplan): omgevingswaarden van waterveiligheid, lucht- en waterkwaliteit en instructieregels voor bijvoorbeeld geluid, bodem, geur of externe veiligheid. Een voorbeeld hiervan is de ladder van duurzame verstedelijking. Het gaat dus om een instrument dat de overheden moet helpen in het goed voeren van omgevingsbeleid. Besluit activiteiten leefomgeving (Bal) Het Besluit activiteiten leefomgeving (Bal) richt zich op burgers, bedrijven en overheden bij hun feitelijk handelen. Het zijn algemene, rechtstreeks werkende regels op rijksniveau over activiteiten in de fysieke leefomgeving. Bij het Bal, voorheen het Activiteitenbesluit, gaat het om milieubelastende activiteiten. Hiermee zullen bedrijven vooral te maken krijgen. Voor milieuactiviteiten geldt als hoofdregel dat er geen vergunningplicht is, tenzij dit wegens Europese regelgeving noodzakelijk of anderszins doelmatig is. Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) Ook het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) richt zich op burgers, bedrijven en overheden bij hun feitelijk handelen. In het Bbl staan regels voor bouwactiviteiten en (asbest)slopen. Dit besluit, dat feitelijk de vervanger is van het Bouwbesluit, is daarom zowel voor bedrijven als burgers van belang. Pagina20

63 FASE 2016 VERDIEPING EN VERBREDING EVALUATIE NR. THEMA'S / DOELEN ACTIES DATUM GEREED STAND VAN ZAKEN WIE voert uit 1 Het Plan van Aanpak en het Actieprogramma 2016 zijn vastgesteld door het MT en de uitvoering is gestart. UREN (44 weken of 10 maanden op jaarbasis.) KOSTEN Geraamd Werkelijk Geraamd Werkelijk 1a Plan van Aanpak, Actieprogramma 2016 en het MT-voorstel opstellen. feb-16 Projectgroep 20 2 Implementatie goed organiseren 2a Vergaderingen projectgroep vier-wekelijks projectgroep uur/p/overleg Externe ondersteuning Externe ondersteuning (Deloitte) tbv impactanalyse en klankborden per 1 november , 2b 31-dec-16 projectgroep exclusief BTW RUD Zeeland is op de hoogte van de actuele 3 ontwikkelingen rondom de Omgevingswet 3a Via attenderingsberichten/nieuwsbrieven enz. en interne werkgroep provincie. doorlopend Renske maakt selectie voor pg Ow. Ineke zorgt voor terugkoppeling via Anton. Renske, werkgroep Ow 44 3b Omgevingsdienst.nl via Anton. doorlopend Ineke kent de stand van zaken Ineke 10 3c Inspraakprocedure vier AMvB's per 1 juli Reacties RUD Zeeland naar VZG en provincie Zeeland g d , Renske en medewerkers 80 4 Relevante informatiebijeenkomsten zijn bekend en zijn adequaat geregeld. Renske, Ton. 20 Externe inhuur (zie 2b). 4a VZG cursus Omgevingswet 14 januari jan-16 VZG cursus is gevolgd. Ton. Medewerkers RUD Zeeland ,00 4b VZG-cursus milieu (voor vergunningverleners) 1-mrt-16 VZG-cursus is gevolgd. Wijtze. Medewerkers RUD Zeeland ,00 4c Dag van de Omgevingswet 28-nov-16 Uitgevoerd 5 Beschikbare informatie over de Omgevingswet wordt bijgehouden (verzameld en beheerd). Met name voldoende geïnformeerd zijn over: 1. de inhoud van de wet; 2. de gevolgen van de wet voor de organisatie (ontwikkeling medewerkers en inrichting); 3. de gevolgen voor de deelnemers en overige samenwerkingspartners. 5a Bronnen inventariseren, bepalen op welke onderwerpen met name gezocht wordt voor medewerkers RUD Zeeland Wiki januari 2016 gereed. Zoeken naar onderwerpen januari 2016 gereed. Beheer: Niels en Ton (back-up) 10 5b Regelmatig de websites bezoeken, wetsvoorstel en wijzigingen daarop bestuderen. doorlopend Er is een groot aanbod aan websites. Selectie moet nog gemaakt worden In eerste instantie enkel leden projectgroep. Niels regelt schrijfrechten. 5c Overleg met samenwerkingspartners (VRZ ed). doorlopend Leden projectgroep 3 Samenwerkingsoverleg Ow: Renske en Niels olv provincie; Jos in wg digitaal stelsel. 5d Bijwonen overleg samenwerkingspartners. doorlopend Waarschijnlijk in deelnemersoverleg en andere reguliere overleggen Ineke 30 5e Wijze van informatieverwerking opzetten (dus na vinden. 23-jun Info bij Unit IT Niels 15 Coderen?). Metadata 6 RUD Zeeland (deelnemers, bestuur, MT, medewerkers) wordt gericht en tijdig geïnformeerd. 6a Zie hoofdstuk 11 Plan van Aanpak (Communicatie). 1x/kwartaal Uitvoering vanaf eerste kwartaal. PG en Hans Dullaert (Tzn) 10 6b Daadwerkelijk informeren (afhankelijk van wijze van informeren en doorlopend PG Afhankelijk van planning en communicatiepar 50 hoeveelheid informatie). Aanhaken bij Nieuwsbrief RUD Zeeland 7 Oriëntatie op mogelijke gevolgen voor de organisatie en werkwijzen is gereed (financiën, cultuur). 154 projectgroep/0,5/p/ week 7a Gevolgen inventariseren, werkwijze in beeld brengen en huidige organisatie in beeld brengen Tabel is opgesteld en wordt besproken in pg dd 23 juni Renske, Wijtze 40 8 Bepalen van de huidige competenties is afgerond. 8a 9 Oriëntatie op samenwerkingspartners is afgerond (samenwerkingscultuur, DVO's). Opstellen door Liberaux van stavaza compententies, Bekijken rapport van Hylke Jonker. Nog andere? Link met implementatie PxQ (subwg 'Cultuur') irt implementatie Ow Onderzoek van Hielke is er. Rest moet nog opgestart worden. Opdracht subwg 'cultuur' afwachten (eind juli). Libereaux heeft dashbord opgesteld waardoor competenties medewerkers RUD Zeeland getoetst kunnen worden. Ad heeft Libereaux geïnformeerd om Ow mee te nemen in EVP-traject. PG nog verdelen. 40 9a Inventariseren samenwerkingspartners en soort samenwerking (zie ook actie onder 3) Geadopteerd via Samenwerkingsoverleg Ow. Renske, Niels 10 9b Overdracht plustaken van provincie naar gemeenten, informatie 1-jun Meenemen in tabel Consquenties over wat (welke taken). Projectgroep 40 9c Moet nog worden gestart. Faciliteren/onderhandelen bevoegdheidesoverdracht/informeren. Deelnemers betrekken? PG nog verdelen Oriëntatie op digitale aspecten is afgerond (Inspectieview, OLO). 10a Deelname in Zeeuwsbrede werkgroep Digitaal Stelsel 31-dec-16 Aanmelding is gedaan. Jos 20 Inzet van medewerkers (4 bijeenkomsten voor pp voor 15 minuten). 11a V-medewerkers: inlezen, teamoverleggen Projectgroep b TH-medewerkers; inlezen, teamoverleggen Projectgroep min/p/kwartaal 12 Actualiseren Plan van Aanpak en Actieprogramma en vaststelling in MT 12a Inventariseren ontwikkelingen en zo nodig aanpassen. 1-jul-16 MT 12 juli vastgesteld min/p/kwartaal 13 Plan van Aanpak en Actieprogramma 2017 is gereed. 13a Opstellen op basis van het thema 2017 (Voorbereiding) MT januari 2017 Ineke, Ton 20 TOTAAL ,00 Groen = goed. Blauw = behoeft aandacht Rood = bijsturen noodzakelijk

64

65 Plan van Aanpak implementatie Omgevingswet RUD Zeeland (intern) ( juli 2016) 1 Aanleiding De algemene aanleiding voor dit project is het initiatief van het rijk tot invoering van de Omgevingswet in Met deze wet worden 26 wetten (waar onder de Wro en de Wabo) in één wet samengevoegd. Ook worden meer dan 100 AMvB s verdeeld over 4 AMvB s. De gevolgen voor de betrokken overheden, waar onder de omgevingsdiensten, kunnen groot en divers zijn. Naast inhoudelijke gevolgen zijn er naar verwachting ook consequenties voor de betrokken overheden te noemen op het gebied van onder meer organisatie, opleiding en cultuur. Tijdens de MT-special d.d. 30 oktober 2015 zijn de mogelijke gevolgen van de invoering van de Omgevingswet voor de organisatie RUD Zeeland mede aan de hand van een projectplan besproken. 2 Doelstelling Als organisatie gereed zijn voor het implementeren en het uitvoeren van de Omgevingswet binnen RUD Zeeland, uiterlijk een half jaar voor inwerkingtreding van de Omgevingswet c.a. (inclusief de vier AMvB s), waarbij vooraf afstemming plaatsvindt met de deelnemers vanuit hun doelstellingen. 3 Reikwijdte Conform de doelstelling richt dit project zich op RUD Zeeland als organisatie. In dat kader bestaan er raakvlakken met de projecten PxQ en evaluatie Bedrijfsplan. Hoewel elk project zijn eigen planning en proces kent, is wederzijdse communicatie en inhoudelijke afstemming nodig, ook in de periode na vaststelling van PxQ en het Bedrijfsplan. Daarnaast bestaan er raakvlakken tussen dit interne spoor en de samenwerking met de deelnemers en andere betrokken partijen (zoals OM/FP, I-SZW, Veiligheidsregio, de DCMR, etc.) die van invloed op elkaar kunnen zijn. Het is daarom belangrijk om relevante ontwikkelingen in dit kader goed te volgen en op elkaar af te stemmen. 4 Projectresultaat Dit plan is een groeidocument; de aanpak over de periode dat de doelstelling moet zijn behaald is immers voor de langere termijn nu niet te voorzien. Het plan zal elk half jaar worden bijgewerkt. Dit plan van aanpak beoogt het zo concreet mogelijk in beeld brengen van de wijze van organisatie en de geschatte tijdsbesteding en benodigde middelen om de doelstelling te halen.

66 5 Projectactiviteiten De projectactiviteiten zijn aan de hand van thema s jaarlijks verdeeld tot en met Voor het jaar 2016 zijn de werkzaamheden het meest concreet benoemd. Vanwege de huidige onbekendheid/onzekerheid over de concrete inhoud van de Omgevingswet en met name de vier AMvB s zullen de projectactiviteiten regelmatig geactualiseerd worden en minstens 1 keer per half jaar aan het MT ter vaststelling worden voorgelegd. De jaarlijkse projectactiviteiten, inclusief planning en stand van zaken, zijn terug te vinden in het Actieprogramma (zie bijlage). Per jaar kan de volgende karakteristiek onderscheiden worden: 2015 Bewustwording en Verkenning 2016 Verdieping en Verbreding 2017 Voorbereiding 2018 Voorbereiding 2019 Realisatie en Verankering 2020 Monitoring en Evaluatie 6 Kwaliteit Kwaliteit kan meerdere betekenissen hebben, afhankelijk van de jaarlijkse karakteristiek. Het motto voor RUD Zeeland is: Voor een schoon en veilig Zeeland. Tijdens het cultuurtraject van de RUD in 2014 zijn vier kernwaarden naar voren gekomen: respect, collegialiteit, klantvriendelijkheid en integriteit. De ambitie is om met deze kernwaarden rekening te houden en waar mogelijk toe te passen/te concretiseren in het kader van de implementatie en uitvoering van de Omgevingswet c.a. Belangrijk onderdeel van de implementatie is het vergroten van het kennisniveau van alle betrokken medewerkers tot een gelijke en goede basis om aan de doelstelling te voldoen. Voorts zien wij voor 2016 als kwaliteit om tijdens de verschillende fasen van de ontwikkeling van de Omgevingswet en de vier AMvB s input hiervoor te leveren. Tenslotte zien wij cultuuromslag in het kader van de Omgevingswet ook als een kwaliteitsaspect dat de komende jaren zal worden opgepakt. 7 Projectorganisatie 7.1 Inleiding Het MT fungeert als opdrachtgever aan de projectgroep en is daarmee stuurgroep voor dit project. De projectgroep legt in eerste instantie via de voorzitter verantwoording aan het MT af over de voortgang van de uitvoering.

67 7.2 Bestuurlijk (en deelnemers) Ook al is dit project in eerste instantie gericht op de interne organisatie, in het kader van het door de Omgevingswet gestimuleerde integrale samenwerken is afstemming met de deelnemers zeer gewenst. Omdat wij elkaar nodig hebben, is wederzijds draagvlak en begrip voor de samenwerkingspartner essentieel om de doelstelling te bereiken. Om die reden worden tenminste DB, AB en Deelnemersoverleg regelmatig betrokken bij de uitvoering van dit project, zowel informerend, consulterend als besluitvormend. Voor het DB en AB is het belangrijk om tijdig en goed geïnformeerd te zijn over de veranderingen die de Omgevingswet met zich meebrengt. Daarom is bij DB-besluit d.d. 21 maart jl. het DB-lid Rabelink (burgemeester Schouwen-Duiveland) als portefeuillehouder Omgevingswet Ow gekozen. Voorzitter van de projectgroep is Ineke Jansen (hoofd afdeling Vergunningverlening). Vaste projectgroepleden zijn (met tussen haakjes de functie): - Renske de Later (plustaken, lid provinciale werkgroep Omgevingswet en Samenwerkingsoverleg Ow), Niels Damman (vergunningverlening, lid Samenwerkingsoverleg Ow), Ton Stapels (secretaris); Jos Zanders (toezicht/handhaving, PxQ/ICT), Peter Wattel (toezicht/handhaving). Afhankelijk van de gewenste inbreng of uit te voeren actie kan iedere medewerker van RUD Zeeland in overleg met betrokken afdelingshoofd (tijdelijk) worden ingezet in dit project. 8 Planning en tijdsinzet Inhoudelijk De planning en tijdsinzet van de activiteiten zijn opgenomen in het Actieprogramma. Procesmatig Hiervoor geldt het planningsproces m.b.t. wetgeving als leidraad. In eerste instantie kunnen we de volgende mijlpalen onderscheiden. 15 februari 2016 vaststelling Plan van Aanpak en Actieprogramma 2016 door MT 1 juli 2016 start inspraakprocedure vier AMvB s Najaar 2016 vaststelling bijstelling Plan van aanpak + Actieprogramma 2016 door MT Najaar 2016 inspraak wijziging Bor Nov/dec 2016 internetconsultatie Invoeringswet 2017 invoering InspectieView 1 juli 2017 besluit noodzakelijke organisatie RUD Zeeland is genomen 1 januari 2019 voldoende kennisniveau medewerkers RUD Zeeland 1 januari 2019 half jaar voor inwerkingtreding Omgevingswet is RUD Zeeland als organisatie gereed 1 juli 2019 datum inwerkingtreding Omgevingswet (naar verwachting) Urenregistratie In TimeTell is een activiteit aangemaakt t.b.v. de werkzaamheden door de leden van de projectgroep ( Indirect productief).

68 Deze activiteit is ook bedoeld voor de medewerkers ter uitvoering van dit project. Opleidingen worden geboekt onder het budget Scholing en opleiding. Tot en met juni heeft de organisatie in totaal 470 uren aan de Omgevingswet besteed. De werkgroep heeft tot en met juni ca. 400 uren besteed. Dit wordt voor de 2 de helft van 2016 volgens planning hoger, want medewerkers zullen meer tijd gaan besteden om geïnformeerd te worden. 9 Financiën Het Actieprogramma bevat twee kostenposten: ureninzet en uitgaven. De ureninzet wordt bijgehouden via TimeTell en wordt geacht onder de werkzaamheden te vallen van de projectgroepleden. Dit geldt tevens voor de ureninzet voor de medewerkers van RUD Zeeland in het kader van communicatie e.d. (bijwonen, inlezen). De omvang van deze ureninzet is niet van dien aard dat hiervoor vervanging moet worden geregeld. De verwachte uitgaven bestaan vooralsnog vooral uit het volgen van cursussen e.d. Voor 2016 is 1.514,00 besteed uit het opleidingsbudget; restant is 1.486,00. Dit restant wordt o.a. ingezet voor een algemene informatiebijeenkomst voor de medewerkers. Tenslotte kunnen zich afhankelijk van de uitvoering eventueel andere kosten voordoen. Dit zal tijdig aan het MT worden aangegeven. 10 Risico's Voor 2016 kunnen de volgende risico s zich voordoen: 1. Onvoldoende bestuurlijk draagvlak. 2. Onvoldoende budget voor opleidingen. 3. Uitstel invoering Omgevingswet, met als gevolg afname betrokkenheid medewerkers, minder prioriteit, timing cursussen. 4. Onvoldoende capaciteit bij de medewerkers. 5. Onvoldoende prioriteit bij de organisatie. 6. Onvoldoende betrokken worden bij ontwikkelingen deelnemers (bv. verordening VTH). Maatregelen Ad 1 Tijdige en periodieke communicatie (informeren, afstemmen, consulteren, besluiten). Instellen portefeuillehouder in DB (is gebeurd, zie onder 7.2). Ad 2 De projectgroep verzoekt tijdig en voldoende onderbouwd aan MT om voldoende budget o.g.v. het Actieprogramma jaarlijks hiervoor vrij te maken.

69 Ad 3 De projectgroep houdt het wetgevingstraject in de gaten en stuurt zo nodig het Actieprogramma bij. Extra aandacht verdient het opleidingsbudget (tijdig vrij maken). Ad 4 De eerste verantwoordelijkheid ligt bij het MT en de afdelingshoofden. Instrumenten zijn de plannings- en voortgangsgesprekken en het waar van toepassing uitdragen van de tijdsbesteding hieraan. Daarnaast is het de taak van de projectgroep om activiteiten tijdig en periodiek te agenderen bij de teamoverleggen. Ad 5 Het Plan van aanpak en het Actieprogramma verkrijgen prioritering binnen de planning en control cyclus en andere relevante plannen en taken van de organisatie (o.a. PxQ). Ad 6 Door zitting te nemen in de Provinciale werkgroep Ow met deelnemers, GGD en VRZ is het contact geregeld. Deelnemers hebben RUD verzocht om mee te helpen bij het beoordelen van de AMvB s en dat gaan we doen omdat we deze voor de Provincie al moeten doornemen. 11 Communicatie Om draagvlak bij de uitvoering van deze opdracht te verkrijgen is communicatie essentieel. In het kader van Piofac ondersteunt gemeente Terneuzen ons hierbij. In het algemeen zijn de volgende doelgroepen zijn te onderscheiden: Interne organisatie (RUD Zeeland): medewerkers, TAH-overleg, OR, MT, DB. Externe organisatie (deelnemers): relatiebeheer, Deelnemersoverleg, AB. Externe partijen: Zeeuwse bedrijven, Zeeuwse burgers, andere omgevingsdiensten, OM, VRZ, DCMR, GGD, natuur- en milieuorganisaties, KvK, VNG en IPO. Voor 2016 richten we ons op de eigen organisatie: Ad 1 1. medewerkers, MT, TAH-overleg, DB; 2. deelnemers, AB. Doel: Infomeren: kennis maken, bewust worden van verandering, kennis uitbreiden en draagvlak creëren. Wat moeten ze weten: - dat de Omgevingswet eraan komt; - dat onder meer integraal samenwerken met vooral de deelnemers (r.o. en milieu) - dat het gevolgen heeft voor de organisatie en het werkproces;

70 - dat het voorts gevolgen heeft in de relatie met de deelnemers; - hoe ontwikkelingen Ow bij te houden zijn, hoe krijgen we onze benodigde kennis; - de voortgang en planning van het project. In te zetten middelen: - informatie op sharepoint; - poster bij de koffieautomaten; - bericht op intranet met periodieke voortgang ontwikkeling, terugkoppeling uit overleggen en bijeenkomsten; - Nieuwsbrief (idem); - Omgevingswet op agenda teamoverleggen; - Inloopcafe; - RUD academie met workshops, omgevingswetspel Antea (?); - Opleiding/cursussen. Inmiddels is bekend dat de informatie in Wiki nauwelijks wordt gelezen; er wordt geen tijd voor gevonden en genomen. 2 de helft van het jaar wordt er daarom een algemene voorlichting georganiseerd voor de medewerkers. Ad 2 Doel: informeren, afstemmen, consulteren, besluiten Wat moeten ze weten (deelnemers zijn opdrachtgever, financier, eigenaar en belangrijkste partner): - niet alleen op inhoud maar vooral op relatie; - ze moeten zich gezien en gehoord voelen; - positieve grondhouding; - vertrouwen wekken (geduld, een reputatie komt te voet en gaat te paard); - aansluiting zoeken bij verwachting van deelnemers; - ontwikkeling laten zien - duidelijk maken wie waar verantwoordelijk voor is, deelnemers en RUD; In te zetten middelen - agendering en presentatie in deelnemersoverleg, DB en AB; - individuele gesprekken tussen relatiebeheerders, MT leden en deelnemers. ================================================================================== Alle informatie over dit project is te vinden op Sharepoint in de map WIKI.

71 Van intern op orde naar extern gewaardeerd Impactanalyse huidige Omgevingswetacties RUD Zeeland Utrecht 23 december 2016

72 1e A4 Inhoudsopgave Managementsamenvatting 3 1. Inleiding Achtergrond Aanpak Uitgangspunten 5 2. Context Invoering Omgevingswet Andere ontwikkelingen 7 3. Resultaten OPS en duiding Strategie & Beleidsvorming Organisatie en Processen Besturing en Beheersing Informatietechnologie Mensen & Cultuur Verandervermogen Conclusies en aanbevelingen 19 Bijlage 1. Toelichting Omgevingswet PrioriteringsScan 21 Bijlage 2. Toelichting Verandervermogen 24

73 Managementsamenvatting Naar verwachting treedt medio 2019 de Omgevingswet in werking. RUD Zeeland heeft als doel tijdig gereed te zijn. Hiertoe is een projectgroep opgericht die is gestart met een Plan van Aanpak en een actieprogramma voor de jaren Om te beoordelen of RUD Zeeland met de juiste dingen bezig is, heeft ze Deloitte gevraagd om reflectie op haar activiteiten voor de implementatie. Onderdeel van de opdracht is een impactanalyse. Voor de impactanalyse is de Omgevingswet PrioriteringsScan (OPS) ingezet. De OPS onderzoekt alle belangrijke organisatiedimensies. De OPS is door vijftien medewerkers van RUD Zeeland ingevuld. Daarnaast zijn aan de hand van interviews de resultaten verder geduid, en zo nodig aangescherpt of afgezwakt. Op dit moment scoort RUD Zeeland op alle pijlers op systeemniveau. Voor een jonge organisatie als de RUD is dit een relatief hoge score. Vaak wordt gezien dat vergelijkbare jonge organisaties op een lager (proces) niveau scoren. De Omgevingswet gaat uit van volledige samenwerking in de keten (netwerkniveau). Bij een stabiele organisatie zijn alle pijlers in balans, wat betekent dat de ambitie een horizontale lijn op netwerkniveau moet zijn. De ambities van RUD Zeeland zijn dus (bijna) op niveau. Aangezien het verschil tussen huidige en gewenste situatie niet meer dan één niveau is, is dit haalbaar. Op basis van de analyse van de uitkomsten is een zestal aanbevelingen geformuleerd om de komende jaren als RUD Zeeland beter voorbereid te zijn op de Omgevingswet. De basis is op orde, het is nu zaak om toegevoegde waarde te laten zien. Dat de basis van de organisatie behoorlijk op orde is, is waardevol om vertrouwen op te bouwen bij de deelnemers en vervolgens gevraagd te worden mee te denken over de Omgevingswet. Hiervoor moet de toegevoegde waarde van RUD Zeeland duidelijk zijn. Gedacht kan worden aan beschikbaar maken van Zeeuws-brede analyses op milieuaspecten, in beeld brengen van mogelijkheden voor legesheffing of inbrengen van de kennis en ervaring met digitaal en zaakgericht werken. Volg de ontwikkelingen bij de deelnemers. Ongeacht de uitkomsten van hoe deelnemers RUD Zeeland straks betrekken bij de uitvoering de Omgevingswet, is het goed om actief te volgen welke keuzes de deelnemers maken. Voor RUD Zeeland is het namelijk van belang om geen onnodige verschillen in werkwijze van opdrachtgevers te hebben. Maak gebruik van de beschikbare tijd. De implementatie van de Omgevingswet kent een behoorlijke looptijd. Er is daardoor ruimte om de activiteiten voor de implementatie over de tijd verspreiden, rekening houdend met de verandercapaciteit van de organisatie. Monitoren van mijlpalen binnen RUD Zeeland. Er lopen momenteel binnen de organisatie verschillende trajecten, bijvoorbeeld de aanpassing van het zaaksysteem of de implementatie van het kwaliteitshandboek. Deze ontwikkelingen passen in het traject om klaar te zijn voor de Omgevingswet, maar dan dienen ze wel bereikt te worden. Onderhoud het eigen Plan van Aanpak voor implementatie Omgevingswet. Het huidige Plan van aanpak bevat alle relevante onderwerpen, maar is een groeidocument. Dat mag in deze fase, het is echter goed om dit wel actief bij te blijven houden. Ten aanzien van het actieprogramma geldt dat het overzichtelijker kan worden gepresenteerd. Blijf medewerkers actief infomeren. Voor draagvlak is het belangrijk de medewerkers te blijven betrekken, informeren en mee laten denken over de Omgevingswet. Tevens is aandacht voor bewustwording en het inslijten van veranderingen belangrijk voor de langere termijn. Om de continuïteit in de organisatie te waarborgen kan het wenselijk zijn een vast persoon in de organisatie hiervoor vrij te maken of aan te nemen. 3

74 1. Inleiding 1.1 Achtergrond RUD Zeeland kent een bewogen voorgeschiedenis. De oprichting van RUD Zeeland vergde veel bestuurlijke afstemming tussen provincie, gemeenten en waterschap. Uiteindelijk is op 1 januari 2014 RUD Zeeland opgericht en gevestigd in Terneuzen. Vanaf de start is de sfeer tussen de medewerkers, die zowel afkomstig zijn van de provincie als de Zeeuwse gemeenten, goed. Enkele deelnemers hanteren echter nog steeds vooral een opdrachtgever-opdrachtnemer relatie in plaats van dat zij zich ook zien als eigenaren van de RUD. Oftewel vooral een beoordeling op prijs in plaats van continuïteit. De implementatie van de Omgevingswet is mede hierdoor nog niet in eendrachtige gezamenlijkheid opgepakt. Zo is bijvoorbeeld nog niet bekend hoe Zeeuwse gemeenten gaan handelen ten aanzien van de taken die overgaan van de provincie naar de gemeenten en nu zijn ondergebracht bij RUD Zeeland. Een optie kan zijn dat men deze terughaalt. Het MT van RUD Zeeland is door deze achtergrond ook voorzichtig met initiatieven voor implementatie van de Omgevingswet. RUD Zeeland wil echter ook niet stil zitten en afwachten. In dat kader is RUD Zeeland gestart met twee projectgroepen. Een intern gerichte projectgroep op de eigen organisatie en een extern gerichte groep op RUD-deelnemers. Deze laatste projectgroep is na een Zeeuws-brede informatiesessie in het voorjaar opgeheven vanwege de start van het Zeeuwse Samenwerkingsverband Omgevingswet. In eerste instantie was RUD Zeeland hierbij niet betrokken, maar nu maakt de RUD hier ook structureel deel van uit. De interne projectgroep van RUD Zeeland is gestart met een Plan van Aanpak en een actieprogramma voor de jaren Het doel is om als RUD tijdig gereed te zijn voor de Omgevingswet c.a. Hiertoe is onder meer gestart met kennisdeling, zoals een Sharepoint-Wiki, nieuwsbrieven en een informatiedag voor alle medewerkers op 28 november 2016 (Dag van de Omgevingswet). RUD Zeeland heeft behoefte aan reflectie op haar activiteiten voor de implementatie. Het gaat hierbij om vragen als: Zijn we met de juiste dingen bezig? Doen we die dingen goed? Wat zouden we anders/beter kunnen doen? Het doel is een kwaliteitsslag te maken in het implementatietraject. Hiertoe heeft RUD Zeeland aan Deloitte om projectondersteuning gevraagd. Onderdeel hiervan is het opstellen van een impactanalyse van het Plan van aanpak en Actieprogramma (structuur, processen, middelen), inclusief de voorgenomen uitbreiding reikwijdte van de projectgroep Omgevingswet (extern gericht, VTH, het te wijzigen Bor). Het voorliggende rapport bevat de resultaten van de impactanalyse. In de volgende paragraaf wordt de aanpak beschreven en het hoofdstuk eindigt met de uitgangspunten voor het onderzoek. In het daaropvolgende hoofdstuk wordt de context geschetst van de omgeving en trajecten die relevant zijn voor het implementatietraject. Vervolgens worden de uitkomsten van de analyse beschreven en geduid en dit mondt uit in een hoofdstuk met conclusies en aanbevelingen. 1.2 Aanpak Voor de impactanalyse is de Omgevingswet PrioriteringsScan (OPS) ingezet. De OPS is gebaseerd op het Deloitte Business Maturity Model (BMM). Dit is een methodiek om de mate van ontwikkeling van een organisatie vast te stellen en is in samenwerking met de Universiteit Utrecht ontwikkeld en wetenschappelijk gevalideerd. De Omgevingswet PrioriteringsScan onderzoekt alle belangrijke dimensies van de organisatiepiramide. Verder neemt het de ontwikkeling van RUD Zeeland mee (het gewenst ontwikkelniveau en het vermogen tot veranderen). Voor een effectieve verandering in een organisatie, zoals de implementatie van de Omgevingswet, is het belangrijk dat de verschillende 4

75 organisatiedimensies in lijn zijn met elkaar. De kenmerken van de dimensies zijn hieronder kort beschreven. In Bijlage 1 is de OPS nader toegelicht. De OPS is uitgezet onder 15 medewerkers, verdeeld over MT, leden projectgroep en andere medewerkers. De uitkomsten van de scan zijn in interviews getoetst bij een selectie van de medewerkers. Op basis hiervan zijn de acties van RUD Zeeland voor de implementatie van de Omgevingswet nader geduid en biedt het handvatten voor voorstellen voor verbetering van het plan van aanpak en het actieprogramma. 1.3 Uitgangspunten Voor het onderzoek is een aantal uitgangspunten c.q. randvoorwaarden geformuleerd: Het onderzoek is een momentopname. De Omgevingswet met bijbehorende bijlagen liggen nog voor ter besluitvorming. De beoogde inwerkintreding is medio Vorm en inhoud van de Omgevingswet en vooral ook de interpretatie van doelstellingen (bijvoorbeeld meedenken met de initiatiefnemer) kunnen in de tussentijd nog wijzigen. Het onderzoek is eind 2016 uitgevoerd op basis van de op dat moment bekende gegevens. Het rapport is een advies. De suggesties en voorstellen in de voorliggende rapportage zijn louter adviserend. De onderzoekers voeren geen beheerstaken en nemen geen beslissingen voor de organisatie. Wat RUD Zeeland hiermee doet, is geheel een verantwoordelijkheid van RUD Zeeland. De analyse is gebaseerd op de ontvangen informatie. De basis voor de impactanalyse zijn de documenten die door RUD Zeeland zijn verstrekt. Dit betreft in het bijzonder het Plan van Aanpak implementatie Omgevingswet/VTH RUD Zeeland (11 november 2016) en het Actieprogramma 2016 en verder (11 november 2016). Uitgangspunt is dat dit een realistisch en volledig beeld geeft van de situatie. Er is geen kwaliteitstoets uitgevoerd. Met de Wet VTH zijn er vastgestelde kwaliteitscriteria. In hoeverre RUD Zeeland voldoet aan massa-, ervarings- en kenniscriteria conform de kwaliteitscriteria van de wet VTH valt buiten scope van de impactanalyse. 5

76 2. Context De impact van de Omgevingswet op RUD Zeeland wordt beïnvloed door externe factoren, zoals het wetgevingstraject en keuzes die deelnemers van RUD Zeeland de komende jaren gaan maken. De context waarmee de RUD te maken heeft, wordt hier geschetst aan de hand van het (landelijke) invoeringstraject en specifieke Zeeuwse ontwikkelingen. 2.1 Invoering Omgevingswet De Eerste Kamer heeft voorjaar 2016 het wetvoorstel voor de Omgevingswet goedgekeurd. Vervolgens zijn de uitvoeringsbesluiten in de zomer ter consultatie voorgelegd. Omdat in deze besluiten het normatieve en formele kader is opgenomen, kan de wet pas in werking treden na een zorgvuldige parlementaire behandeling. De minister verwacht op basis daarvan dat het eerst mogelijke moment van inwerkingtreding voorjaar 2019 is. De Omgevingswet moet er voor zorgen dat de regels voor de fysieke leefomgeving beter aansluiten op ons ruimtegebruik. Gemeenten krijgen meer lokale beleidsruimte om maatwerk te verrichten. De Omgevingswet heeft de volgende doelstellingen: Bundeling en vereenvoudiging van ruimtelijke regels met meer ruimte voor maatwerk met aanmerkelijk minder onderzoekslasten en snellere besluitvorming; Een betere samenhang tussen plannen voor ruimtelijke ordening, milieu en natuur; Duurzame ontwikkelingen; Aansluiting bij de regionale (ruimtelijke) verschillen. De wet beoogt ruimte te geven voor particuliere initiatieven voor bijvoorbeeld transformatie of inbreiding. Er komen meer algemene regels in plaats van vergunningen. In plaats van nee, tenzij komt ja, mits. De Omgevingswet moet meer gebruiksgemak geven, voorspelbaarder en inzichtelijker worden. Daartoe moet er één Omgevingsplan voor de hele gemeente gaan gelden en wordt een integrale benadering van de leefomgeving voorgestaan. Niet alleen de ruimtelijke en milieuaspecten maar ook bijvoorbeeld het doelmatige en duurzame beheer, gebruik, behoud en ontwikkeling van een veilige en gezonde leefomgeving ter vervulling van maatschappelijke functies worden in de nieuwe wet gereguleerd. In de wettelijke doelomschrijving van de wet staan onder meer het tegengaan van klimaatverandering, het bevorderen van toegankelijke openbare buitenruimte en bescherming van de gezondheid, maar ook het behoud van cultureel erfgoed. Het toetsingskader van de wet is dus aanmerkelijk verbreed (26 wetten gaat op in één wet). Dit vergt een integrale toetsing. Hoewel door het uitstel van de wet het verleidelijk lijkt nog achterover te leunen, heeft de wet een dermate grote impact op de organisatie en cultuur van betrokken organisaties (provincies, gemeenten, regionale uitvoeringsdiensten, waterschappen, veiligheidsregio s) dat niet langer kan worden gewacht om een begin te maken met de implementatie. De brede reikwijdte heeft bovendien tot gevolg dat niet alleen de beleidsmedewerkers uit het ruimtelijk domein de juridische, planologische en milieutechnische inhoudelijke wijzigingen dienen te bestuderen, maar dat ook medewerkers van GGD s en het sociale domein in het integrale veranderingsproces dienen te worden betrokken. De plan- en vergunningstoetsers moeten procesbegeleiders worden. Het ministerie van IenM gebruikt het uitstel ook om tijdig een nieuwe digitale omgeving te ontwerpen. Afscheid wordt genomen van het huidige Olo (Omgevingsloket Online). Dit wordt vervangen door het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Het is de ambitie om binnen dit systeem de aanvraag-, raadpleeg- en toetsmodule onder te brengen. Omdat veel verschillende data binnen een dergelijk systeem moeten worden gebracht, zal deze operatie complex en kostbaar zijn. De komst van de Omgevingswet heeft ook consequenties voor de regionale uitvoeringsdiensten. Landelijk is de verwachting dat het mogelijk tot een verschuiving in de werkzaamheden van RUD s en hun deelnemers zal leiden, waaronder bijvoorbeeld: Minder vergunningen, meer meldingen, complexiteit in het toezicht en handhaven door maatwerk, meer complexe vergunningen, meer afstemming met deelnemers voor een nog meer integrale afweging van alle aspecten binnen de fysieke leefomgeving en kortere bezwaar- en beroepstermijnen. Dit alles is wel geheel afhankelijk 6

77 van het takenpakket dat de RUD uitvoert voor haar deelnemers én de keuzes die de deelnemers gaan maken ten aanzien van de eigen afwegingsruimte. Dat de Omgevingswet impact heeft, heeft RUD Zeeland dan ook terecht ter harte genomen. 2.2 Andere ontwikkelingen Parallel aan de invoering van de Omgevingswet heeft RUD Zeeland met nog meer ontwikkelingen te maken die haar functioneren beïnvloeden. Het onderstaande overzicht is niet uitputtend. Wet VTH, Bor, BRZO-omgevingsdiensten en Wet kwaliteitsborging Op 14 april 2016 is de wet Verbetering vergunningverlening, toezicht en handhaving (Wet VTH) in werking getreden. Deze wijzigingswet geeft een nieuwe invulling aan hoofdstuk 5 van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo). De Wet VTH is de uitvoering van de package deal die het Rijk, IPO en de VNG in juni 2009 hebben gesloten. De Wet VTH heeft onder meer betrekking op: De bevestiging van het landelijk netwerk van regionale uitvoeringsdiensten / omgevingsdiensten; de RUD s krijgen daarmee een wettelijke grondslag Het verbeteren van de kwaliteit van de uitvoering van de VTH-taken Het verbeteren van de samenwerking en informatie-uitwisseling Met de inwerkingtreding van de Wet VTH wordt via het Besluit VTH ook het Bor (Besluit omgevingsrecht) gewijzigd waar het gaat om de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving op het gebied van het milieu (hoofdstuk 7 Wabo). De wijziging, inwerkingtreding naar verwachting op 1 juli 2017, heeft onder meer betrekking op: De bevestiging van het basistakenpakket van de omgevingsdiensten De aanwijzing van omgevingsdiensten voor basistaken die een bijzondere deskundigheid vereisen (uitvoering en handhaving binnen BRZO-bedrijven en bedrijven met RIE 4- installaties) Procescriteria voor uitvoerings- en handhavingsbeleid Het aanwijzen van bestuursorganen en instanties die bevoegd (en desgevraagd verplicht) zijn om gegevens (aan elkaar) beschikbaar te stellen De Wet VTH c.a. creëert dus een wettelijke basis voor de uitvoering van milieutaken door omgevingsdiensten en de impact voor RUD Zeeland is daarmee beperkt. Desondanks levert de Wet voor RUD Zeeland twee zorgpunten op: 1. Houden de deelnemers hun takenpakket bij RUD Zeeland of is de gewijzigde regelgeving een reden om taken terug te halen. 2. Hoe wordt omgegaan met de doormandatering door DCMR aan RUD Zeeland? Aangezien in de voorlopige AMvB VTH is gesteld dat de BRZO taken uitsluitend worden uitgevoerd door bij die maatregel aangewezen omgevingsdiensten. Beide uitkomsten zijn nog onzeker. Ten tijde van de interviews voor de impactanalyse is de inschatting dat de deelnemers hun takenpakket houden bij RUD Zeeland. Voor de BRZO-situatie zijn er mogelijk nog alternatieven. In ieder geval is door RUD Zeeland gesteld dat als dit zo strikt wordt gehandhaafd dit veel consequenties heeft (FTE impact en daarmee de kwetsbaarheid (wel niet voldoen aan kwaliteitscriteria)). In 2018 treedt naar verwachting de Wet kwaliteitsborging in werking. Deze wet heeft geen directe gevolgen voor RUD Zeeland, maar wél indirect. Met de Wet kwaliteitsborging komen namelijk mogelijk veel bouw gerelateerde taken bij gemeenten te vervallen. Hierdoor zal de wet bij deelnemers van RUD Zeeland onzekerheid opleveren. In het kader van de implementatie van de Omgevingswet is het goed hiervan bewust te zijn, enerzijds vanuit de rol als partner die begrip toont wat er speelt en anderzijds als organisatie na te denken over de vraag hoe te handelen als deelnemers overwegen bouw gerelateerde taken bij RUD Zeeland onder te brengen. 7

78 P x Q Op basis van oorspronkelijke afspraken met de deelnemers gaat RUD Zeeland vanaf 2018 over van lumpsum financiering naar PxQ, waarbij deelnemers betalen per product. De bedoeling is om in 2017 proef te draaien. In de afgelopen maanden is hiervoor een voorstel ontwikkeld samen met de deelnemers. De uitkomsten liggen begin december voor zienswijze bij de deelnemers. Het traject heeft grote financiële consequenties voor sommige deelnemers. Hierdoor is er spanning op het traject, omdat geopperd is door sommige deelnemers dat zij taken bij RUD willen terughalen. Het probleem zit bij de deelnemers die bij de start van RUD Zeeland niet-basistaken bij de RUD hebben ondergebracht. Deze niet-basistaken worden ook gewogen op basis van de Zeeuwse kwaliteit, waardoor de kosten hoger worden. Ten tijde van de impactanalyse Omgevingswet wordt bekeken wat mogelijke oplossingen zijn. De verwachting is dat indien niet-basistaken behouden blijven bij de invoering van PxQ, er een grote kans is dat deze ook behouden blijven bij de invoering van de Omgevingswet 1. PxQ biedt zowel kansen als uitdagingen met het oog op de Omgevingswet. Niet alleen in Zeeland, maar ook in andere regio s vragen deelnemers zich af wat de meerwaarde is van de regionale uitvoeringsdienst ten opzichte van een adviesbureau. Van een RUD wordt verwacht dat die goed kan onderbouwen hoe de uren (en dus kosten) zijn besteed. Dit zijn overheidsinstanties normaal niet gewend, maar PxQ sluit hier wel op aan. Een uitdaging is dat PxQ op gespannen voet staat met flexibiliteit. Het betekent vooral een zakelijke manier van werken, waardoor er niet altijd ruimte is voor flexibel meedenken. Vervallen van het begrip Inrichtingen Met de Omgevingswet wordt er voor gekozen om het begrip inrichting los te laten en in plaats daarvan het brede begrip milieubelastende activiteit te introduceren. Uitzondering zijn de Sevesoinrichtingen. Redenen voor de omzetting zijn onder meer dat diverse activiteiten buiten inrichtingen die nadelige gevolgen voor het milieu kunnen hebben al algemene rijksregels gelden. Daarnaast zou het beter aansluiten bij Europese richtlijnen, waardoor de implementatie wordt vergemakkelijkt. Bij PxQ is echter gewerkt met het begrip inrichtingen. Inmiddels is er een vertaaltabel opgesteld voor deze transitie. De vraag is of deze transitie niet tegenstrijdig is met de overgang naar de Omgevingswet in Vanuit informatiemanagement van RUD Zeeland is gesteld dat het technisch waarschijnlijk geen problemen oplevert, omdat bij iedere inrichting ook de activiteiten zijn opgenomen. Neemt niet weg dat mogelijk (beleids)stukken of andere documenten waarin nu verwezen wordt naar inrichtingen herschreven zullen moeten worden. 1 Bij het voorstel voor de uitvoering van de impactanalyse werd in eerste instantie gedacht aan het verkennen van een drietal scenario s voor de impact van de Omgevingswet c.a. Te weten: Continuering huidig takenpakket; Alleen het basistakenpakket blijft bij de RUD; RUD krijgt extra taken van de deelnemende organisaties. Een eventuele verschuiving in het takenpakket is meer gekoppeld aan de lopende ontwikkelingen beschreven in deze paragraaf, dan aan de komst van de Omgevingswet. Daarnaast is de omvang van het takenpakket niet gekoppeld aan de Omgevingswet. Iedere uitspraak over de impact van een verschuiving van takenpakket ten tijde van de implementatie van de Omgevingswet is koffiedik kijken. In alle gevallen geldt: minder taken, dan risico niet meer voldoen aan de kwaliteitscriteria; meer taken, dan risico dat RUD onvoldoende toegerust is en de inspanningen ten koste gaan van andere taken. 8

79 3. Resultaten OPS en duiding De Omgevingswet prioriteringsscan (OPS) is door vijftien medewerkers van RUD Zeeland ingevuld. De resultaten hiervan zijn opgedeeld in de vijf verschillende pijlers van de organisatiepiramide. Ook het verandervermogen van RUD Zeeland is bekeken. De resultaten hiervan zijn in grafieken uitgezet en er zijn voorbeelden gegeven van stellingen waarop respondenten de organisatie relatief hoog of laag hebben gescoord. Aan de hand van interviews zijn de resultaten verder geduid, en zo nodig aangescherpt of afgezwakt. Op die manier is over de uitkomsten intersubjectiviteit verkregen. Dit houdt in dat een gedeelde mening van de respondenten ontstaat en de uitkomsten een reëel beeld geven van de organisatie. Op de verschillende pijlers zal hieronder verder worden ingegaan. Huidig en gewenst ontwikkelniveau De bovenstaande figuur maakt inzichtelijk hoe RUD Zeeland scoort op de verschillende organisatiepijlers. Zowel het huidige als gewenste niveau zijn inzichtelijk gemaakt. Op dit moment scoort RUD Zeeland op alle pijlers op systeemniveau. Voor een jonge organisatie als de RUD is dit een relatief hoge score. Vaak wordt gezien dat vergelijkbare jonge organisaties nog op een lager (proces) niveau zitten. De Omgevingswet gaat uit van volledige samenwerking in de keten. Dat betekent dat RUD Zeeland zich uiteindelijk zou moeten ontwikkelen naar netwerkniveau. Bij een stabiele organisatie zijn alle pijlers in balans, wat betekent dat de ambitie een horizontale lijn op netwerk niveau moet zijn. De ambities van RUD zijn dus (bijna) op niveau. Het doel is de ambitie bij de pijlers die wat lager dan de andere pijlers scoren, hoger te leggen. Aangezien het verschil tussen de huidige en gewenste situaties niet meer dan één niveau is in alle pijlers, is dit ook een reële en haalbare ambitie. 9

80 3.1 Strategie & Beleidsvorming Resultaten Voor de pijler Strategie & Beleidsvorming zit RUD Zeeland in de huidige situatie op systeemniveau. De ambitie van RUD Zeeland zit op netwerkniveau. Dit is een goede ambitie en het doel is om dit niveau de komende jaren te bereiken in het kader van de Omgevingswet. Op de volgende thema's binnen de pijler scoort RUD Zeeland relatief laag: Het bestuur van de organisatie heeft een samenhangende visie op haar positie in de keten. Er zijn formele procedures vastgesteld die een gestructureerde wijze van strategie- en beleidsvorming garanderen. Binnen de organisatie is een duidelijk beeld van de impact van de Omgevingswet. Op de volgende thema s binnen de pijler scoort RUD Zeeland relatief hoog: De externe stakeholders (netwerk- en ketenpartners) van de organisatie zijn in beeld en dit beeld wordt regelmatig getoetst en zo nodig bijgesteld. De ambitie ten aanzien van de implementatie van de Omgevingswet is door de organisatie geformuleerd. Duiding RUD Zeeland is een uitvoeringsorganisatie. Toch is het belangrijk om een eigen visie en strategie te hebben. Waar wil de organisatie heen en hoe komen we daar. Dat is iets wat gezamenlijk met de deelnemers geformuleerd moet gaan worden. Ook de visie en strategie ten aanzien van de Omgevingswet zijn belangrijk. Het is voor regionale uitvoeringsdiensten nog niet goed in te schatten wat de precieze impact zal zijn aangezien ze afhankelijk zijn van provincie en gemeenten. Toch is het goed om zelf al na te denken wat RUD Zeeland wil, in plaats van af te wachten. Zo kan RUD Zeeland ook sturen hoe de invulling van de Omgevingswet eruit gaat zien. RUD Zeeland heeft een goed zicht op de deelnemers en ketenpartners en haar positie hierin. Regelmatig vinden verschillende overlegvormen op verschillende niveaus plaats tussen de RUD en deelnemers. Ook zijn binnen de RUD relatiebeheerders aangesteld voor alle deelnemers, met wie de relatie regelmatig wordt besproken en getoetst. Frequent worden er deelnemersrapportages uitgereikt aan de deelnemers waar zij inzicht krijgen in de RUD, inmiddels zijn ook doorlooptijden hierin verwerkt. Minder inzicht, en voornamelijk minder grip, is er op de positie van RUD Zeeland in de samenwerking bij de implementatie van de Omgevingswet. Aangezien nog veel onduidelijkheid is over de taken van RUD Zeeland in de toekomst met de komst van de Omgevingswet bestaat de wens vanuit de RUD om een grotere rol te spelen in deze samenwerking. Door te kunnen sturen in beslissingen over de Omgevingswet bij deelnemers kan RUD Zeeland haar rol en positie blijven waarborgen. Ook heeft RUD Zeeland veel kennis op milieugebied welke voor deelnemers interessant is. Op dit moment probeert de RUD een rol te krijgen bij de invulling van het bestemmingsplan plus bij haar deelnemers. De wens is om vroeg in dit proces betrokken te worden, en betrokken te blijven in het vervolg. Richting Omgevingswet Om als RUD Zeeland een actieve positie te hebben rondom de Omgevingswet is ze afhankelijk van de deelnemers. Een positie vooraan in het traject, zowel tijdens de invoering (meedenken over visie en plannen) als tijdens de realisatie, moet wel gegund worden door de deelnemers. Voor de gunning is inzicht in de toegevoegde waarde van de RUD nodig. Waarom zou een deelnemer de RUD betrekken? Een toegevoegde waarde kan zijn dat RUD Zeeland een goed en overkoepelend 10

81 Zeeuws beeld heeft van milieuaspecten. In de omgevingsplannen moeten over milieurisico s keuzes worden gemaakt en RUD Zeeland kan bijvoorbeeld keuzeopties leveren of er op wijzen hoe anderen het doen. Kennisdeling over hoe gemeenten buiten Zeeland ermee omgaan, te verkrijgen via andere RUD s, kan een ander voorbeeld zijn van toegevoegde waarde. Overwogen kan worden om deze kennis actief aan te bieden ter ondersteuning van de deelnemers. 3.2 Organisatie en Processen Resultaten Voor de pijler Organisatie en Processen zit RUD Zeeland in de huidige situatie op systeemniveau. De ambitie van de RUD zit op ook nog net op systeemniveau, maar scoort wel hoger dan de huidige situatie. Om op het gewenste niveau van de Omgevingswet te komen, zou het wenselijk zijn de ambitie wat hoger te leggen. Op de volgende thema's binnen de pijler scoort RUD Zeeland relatief laag: Informatie van bedrijven (in het kader van vergunningverlening of handhaving) wordt gebruikt als input voor procesverbetering. De primaire processen sluiten naadloos aan bij de processen van de bevoegde gezagen en ketenpartners (bijv. veiligheidsregio). De impact van wijzigingen - in aantallen aanvragen, andere overlegvormen - is direct herleidbaar in de processen van de organisatie. Op de volgende thema's binnen de pijler scoort RUD Zeeland relatief hoog: De organisatie werkt zaakgericht. De organisatie heeft klantparticipatie (met bevoegde gezagen, bedrijven, etc.) hoog in het vaandel staan. Duiding RUD Zeeland werkt zaakgericht met een digitaal zaakmanagement systeem vanaf de start in Veel standaardtaken zijn geautomatiseerd geregeld en werken goed. Geavanceerdere taken, plustaken, en enkele andere processen (o.a. het uitdraaien van rapporten) zijn nog niet geautomatiseerd. Hier is echter wel goed zicht op en er is een plan van aanpak voor opgesteld, gericht op realisatie in Bij de RUD is sprake van procesbewaking voor het borgen van kwaliteit en klanttevredenheid. Dit is geregeld door middel van evaluatiemomenten met deelnemers, verschillende overlegvormen en relatiemanagers. Wel wordt opgemerkt dat dit in de afgelopen twee jaar iets verminderd aan de orde is gekomen door alle drukte met andere taken en projecten. Het is dan ook belangrijk om hier alert op te blijven. RUD Zeeland werkt klantgericht, alles komt binnen vanuit de vraag. Klantgerichtheid staat ook hoog in het vaandel. De processen binnen de RUD sluiten steeds beter op elkaar aan. Hier is in 2016 een grote stap in gezet. De aansluiting van processen op de deelnemers en ketenpartners is een stuk minder. Er is zicht op de processen en aansluiting hiervan op deelnemers (op uitvoeringsniveau), echter wenst de RUD om al eerder in dit proces actief betrokken te worden. RUD Zeeland is bezig om zich te laten certificeren voor ISO Het kwaliteitshandboek is klaar. In de procesbeschrijvingen zijn de koppelvlakken met deelnemers en ketenpartners wel beschreven. Kwaliteitshandboek staat op SharePoint, maar dit is nog niet wijdverspreid onder de 11

82 medewerkers. Doelstelling is om begin 2017 aan de bewustwording te werken. Daarnaast zijn verschillende processen reeds Lean gemaakt en dit wordt gezien als een continu proces. De Omgevingswet brengt een andere organisatie van processen met zich mee. In plaats van vanuit inrichtingen en producten zal er dan vanuit activiteiten gewerkt gaan worden. Met de invoering van PxQ in 2017 brengt dit continue veranderingen met zich mee waarbij de RUD het lastig vindt nu al op de inrichting van de Omgevingswet te anticiperen. Het takenpakket van RUD Zeeland bestaat uit basistaken, niet-basistaken (welke voor sommige deelnemers wel en sommige deelnemers niet worden uitgevoerd) en plustaken. Enkele deelnemers hebben zelf ook kennis en expertise in huis voor deze onderwerpen en taken. Of deze taken bij de RUD blijven is nog niet duidelijk. Met de invoering van PxQ staat het takenpakket van de RUD al ter discussie. De verwachting is vooralsnog wel dat de taken die behouden blijven bij de invoering van PxQ, bij de invoering van de Omgevingswet niet opnieuw ter discussie worden gesteld. In zijn algemeenheid geldt ten aanzien van de takendiscussie dat RUD Zeeland nu al beschikt over een flexibele schil, waardoor individuele wijzigingen van deelnemers niet direct impact hebben op de vaste formatie. Richting Omgevingswet Gelet op de resultaten van de OPS en de duiding van de uitkomsten, heeft RUD Zeeland al een goede uitgangspositie voor wat betreft de inrichting van haar (werk)processen. Op korte termijn heeft RUD Zeeland onder meer te maken met het werken volgens PxQ. Mogelijk dat dit kritische reacties oplevert van deelnemers. De interne acties die zijn gericht op optimaal werken (Lean), kunnen bijdragen aan een efficiënte werkwijze. Deze gestarte verbeterprocessen en de bewustwording onder medewerkers hiervan, verdienen dan ook veel aandacht voor komende tijd. Door in 2017 intern te optimaliseren, kan in 2018 doorgepakt worden op de aansluiting met de ketenpartners. Wel is het belangrijk om de relaties met deelnemers regelmatig te blijven evalueren. Zo kunnen ook punten voor procesverbetering van buitenaf alvast adequaat worden meegenomen. 3.3 Besturing en Beheersing Resultaten Voor de pijler Besturing en Beheersing zit RUD Zeeland in de huidige situatie op systeemniveau. De ambitie van de RUD zit aan het begin van netwerkniveau. Om te voldoen aan het gewenste niveau van de Omgevingswet, is het wenselijk de ambitie hoger te leggen. Op de volgende thema's binnen de pijler scoort RUD Zeeland relatief laag: Prestatieafspraken tussen afdelingen worden periodiek geëvalueerd met alle betrokkenen. Operationele besturingsbeslissingen worden mede gebaseerd op accurate en directe productie-informatie van bevoegde gezagen en andere ketenpartners. Er is een duidelijk beeld van de ketenpartners in relatie tot de Omgevingswet. Binnen onze organisatie is de managementinformatie tijdig en volledig beschikbaar. Op de volgende thema's binnen de pijler scoort RUD Zeeland relatief hoog: Periodiek vindt overleg plaats met het bestuur en directie over de prestatie-indicatoren. Prestatiecontracten met bevoegde gezagen en andere ketenpartners worden periodiek geëvalueerd. 12

83 Duiding Intern overleg tussen managers en medewerkers vindt regelmatig plaats. Informatie vanuit het management wordt wekelijks met de medewerkers gedeeld over de mail. Prestatieafspraken worden zowel intern als extern vaak goed geëvalueerd. Gesteld wordt dat is de scheidslijn tussen vergunningverlening en toezicht & handhaving niet altijd even helder is. Op dit moment wordt eraan gewerkt om dit beter te stroomlijnen en duidelijkheid te krijgen door de procesbeschrijving aan te passen en vast te leggen. De ambitie van het management en medewerkers van RUD Zeeland is hoog. In de afgelopen twee jaar zijn al wel veel stappen gezet om op goed niveau te presteren. Ondanks dat deze veranderingen goed zijn doorgevoerd, is er behoefte aan continuïteit en overzicht in dit geheel. Omdat alle veranderingen, zowel op organisatorisch als ICT gebied door eigen medewerkers wordt opgepakt, bestaat het risico dat er minder tijd is voor de hoofdtaken. Hier komt de wens uit voort om extra capaciteit in vaste dienst te nemen, die overzicht en continuïteit kan bieden. Zo kan de kwaliteit van de dienstverlening behouden blijven en de organisatie zich tegelijkertijd verder ontwikkelen. De invoering van de Omgevingswet gaat niet bij alle deelnemers gelijk. Sommigen zijn proactief bezig en al goed op de hoogte van eventuele impact. Anderen kijken toe en liften mee op de omgeving. Vooralsnog is er geen duidelijk beeld waar welke deelnemers in dit proces staan. Vanuit de deelnemers lijkt de gedachte te bestaan dat de RUD zich hier niet al vooraf in kan mengen. Dit, aangezien het een uitvoeringsorganisatie is en afhankelijk is van de beslissingen van deelnemers. De deelnemers zien zich vooral als opdrachtgever en lijken zich minder bewust te zijn van de eigenaarsrol. RUD Zeeland wil zelf echter proactief aan de slag met de implementatie en niet afwachten wat de deelnemers doen. De vraag is dus in hoeverre en wanneer RUD mee aan tafel kan ten aanzien van de implementatie. Echter is de huidige samenwerking tussen deelnemers nog niet heel ver, vooralsnog lijkt iedereen een eigen plan in een eigen stadium te hebben. Hier moet meer inzicht in komen. Richting Omgevingswet Ook voor de pijler Besturing en Beheersing geldt dat RUD Zeeland in de huidige situatie al een goede uitgangspositie heeft richting Omgevingswet. Kijkend naar andere jonge organisaties is de huidige positie sterk. Wanneer de ambities voor verbetering van de managementinformatie worden bereikt en dit wordt gebruikt voor sturing, dan is groei naar netwerk-niveau haalbaar. Het delen van informatie en het voorgaan in veranderingen door het management naar de overige medewerkers is hierin belangrijk. Hoewel dit al aan de orde is, is het aan te bevelen dit te continueren in het gehele traject richting Omgevingswet. Voor wat betreft het inzicht in de hoe deelnemers gaan acteren op de Omgevingswet, kunnen naast participatie in het Samenwerkingsoverleg nog extra stappen worden gezet. Aanbevolen wordt na te gaan wat de behoeften zijn van de deelnemers en te beoordelen of RUD Zeeland hier toegevoegde waarde kan bieden. Dit moet echter geen doel op zich worden. De basis op orde houden is namelijk belangrijk voor het groeien van vertrouwen bij deelnemers. De Omgevingswet biedt de mogelijkheid om leges te heffen voor vergunningen voor milieuactiviteiten. Dit is in de eerste plaats een afweging voor de deelnemers. Een mogelijkheid kan wel zijn dat door het heffen van leges op milieuactiviteiten, deelnemers (kostentechnisch) gemakkelijker in staat kunnen zijn deze taken aan RUD Zeeland uit te besteden. RUD Zeeland kan toegevoegde waarde bieden door hier proactief onderzoek naar te doen en dit bij deelnemers onder de aandacht te brengen. 13

84 3.4 Informatietechnologie Resultaten Voor de pijler Informatietechnologie zit RUD Zeeland in de huidige situatie op systeemniveau. De ambitie van de RUD zit net op netwerkniveau. Om te voldoen aan het gewenste niveau van de Omgevingswet, is het wenselijk de ambitie wat hoger te leggen. Op de volgende thema's binnen de pijler scoort RUD Zeeland relatief laag: De IT-strategie is helder geformuleerd, voorzien van duidelijke prioriteiten en in samenhang met de organisatiestrategie opgesteld. De ICT van de organisatie sluit goed aan op externe systemen en is daar in de toekomst ook goed toe in staat (bijv. aansluiting op digitaal stelsel Omgevingswet). Er is een snelle informatie-uitwisseling tussen de ketenpartners. De (basis)registraties van de organisatie zijn van goede kwaliteit. Op de volgende thema's binnen de pijler scoort RUD Zeeland relatief hoog: Bij de ontwikkeling van een nieuw informatiesysteem spelen gebruikers een grote rol. De organisatie beschikt over systemen die zaakgericht werken ondersteunen. Duiding RUD Zeeland heeft momenteel een tijdelijk informatiemanager om de ICT op orde te krijgen. De informatiemanager houdt zich bezig met de afstemming en aansluiting van de verschillende systemen op elkaar. Er is een informatiestrategie opgesteld en deze ligt ter goedkeuring bij het bestuur. Aangezien de rol nu tijdelijk bemenst is, bestaat de wens hier een vaste informatiemanager voor aan te stellen. Dit zodat de ontwikkeling en kennis geborgd wordt en blijft. De uitvoering en invulling van ICT veranderingen, ICT onderhoud en andere ICT taken worden nu vooral gedaan door de medewerkers van de RUD zelf naast de hoofdtaken. Dit gaat vooralsnog prima, maar het is wel een extra belasting voor de medewerkers. Het zaakgericht werken gaat goed binnen RUD Zeeland. Verschillende systemen zijn gelinkt en voor de standaardtaken werkt dit goed. Voor plustaken en minder eenvoudige processen werkt dit nog niet optimaal. Basisregistraties worden deels uitgevoerd, maar nog niet alle gewenste uitkomsten zijn hierin verwerkt. Ook verschilt de kennis en kunde van werken met de verschillende systemen per medewerkers. Als een systeem werkt maar de kwaliteit van de input niet, is de vraag of de slechte output aan het systeem ligt. De wens is om hier beter beeld op te krijgen. Hiernaast werkt het ontsluiten van informatie en genereren van rapporten nog niet zoals gewenst. De ICT voorziening loopt via Terneuzen. Zij sluiten contracten af en stellen systemen ter beschikking. Eventuele wensen of veranderingen moeten vaak ook met hen worden teruggekoppeld. Op dit moment wordt gewerkt met Squit. Een nieuwe versie (20/20) staat gepland voor 2017, echter moet dit nog wel met de gemeente Terneuzen worden kortgesloten. De informatie-uitwisseling is nog niet volledig geautomatiseerd. Deelnemers kunnen informatie bij RUD Zeeland bekijken, opvragen en volgen in het klantenportaal. Echter is dit niet altijd even gebruiksvriendelijk voor deelnemers doordat netwerken hierin niet samenhangen. Hierdoor wordt er weinig gebruik van gemaakt vanuit de deelnemers wat voor kritiek zorgt. Hierop ingrijpen is lastig vanwege de mogelijkheden met de huidige software die beschikbaar is via de gemeente Terneuzen. Verwachting is dat indien wordt overgegaan op een nieuwe versie van Squit (20/20), dit probleem verholpen is. 14

85 Inzicht in informatiesystemen van deelnemers verloopt voor de medewerkers van RUD Zeeland nog niet geautomatiseerd. RUD Zeeland kan niet zelf in systemen van deelnemers kijken, opvragen van informatie gaat via de of telefoon. Vooralsnog werkt dit prima, echter is wel de wens dat dit in de toekomst ook geautomatiseerd mogelijk is en er een betere aansluiting is op de verschillende systemen van deelnemers. De digitale transitieslag die zal volgen op de implementatie van de Omgevingswet is nog niet uitgebreid aan de orde geweest. De details van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) zijn nog niet geheel bekend en invoering hiervan zal pas na 2019 starten. De verwachting is dat aangezien RUD Zeeland met Squit werkt, een veelgebruikt ICT systeem, de transitieslag uitvoerbaar zal zijn. Voor de Omgevingswet wordt ervan uitgegaan dat overheden een aantal digitale toepassingen op orde hebben. Dit betreft e-authenticatie en autorisatie (eherkenning); Berichtenverkeer (box MijnOverheid) DigiMelding en DigiKoppeling. Gesteld is dat RUD Zeeland in 2017 op alle vier is aangesloten. Richting Omgevingswet Kijkend naar bovenstaande bevindingen, kan gesteld worden dat RUD Zeeland in de loop van 2017 de basis op orde heeft voor de Omgevingswet. Het feit dat de RUD gebruikt maakt van een systeem dat breed wordt gebruikt, maakt aanpassingen richting Omgevingswet beter behapbaar (de leverancier heeft een belang). Wel is belangrijk dat alle stappen in het traject van veranderingen in de informatietechnologie gerealiseerd worden. De huidige (externe) informatiemanager heeft een goed overzicht van de te zetten stappen om dit gereed te krijgen, echter bestaat het risico dat dit overzicht verloren gaat. Om dit te voorkomen is het belangrijk dat er een intern persoon (bestaande of nieuw aan te nemen werknemer) verantwoordelijk wordt voor de ICT-strategie. Daarnaast is het belangrijk dat de opgestelde ICT strategie vastgesteld wordt en opgepakt wordt in een actieplan. Dit actieplan dint regelmatig gecontroleerd en bijgesteld worden. Tevens is het goed om dit ICT-actieplan regelmatig af te stemmen met het actieplan voor de implementatie van de Omgevingswet. Zo voorkom je dat zaken dubbel worden gedaan of langs elkaar heen lopen. Eén van de grote uitdagingen van de Omgevingswet is het digitale spoor. Voor de geambieerde informatiehuizen moeten de gegevens goed op orde zijn. Het traject PxQ levert voor RUD Zeeland in zoverre een kans, dat hiervoor data ook goed ontsloten moeten zijn. Daarnaast is snelle informatie-uitwisseling van belang. De ervaring leert dat er gemeenten in Nederland zijn die hier moeite mee hebben. Gelet op haar positie in de keten (werkend voor alle deelnemers) en de grote stappen die intern gezet zijn op ICT gebied, zijn de ICT-ontwikkelingen en DSO voor RUD Zeeland mogelijk een kans om toegevoegde waarde te bieden in de samenwerking met deelnemers. 15

86 3.5 Mensen & Cultuur Resultaten Voor de pijler Mensen & Cultuur zit RUD Zeeland in de huidige situatie op systeemniveau. De ambitie van de RUD zit op netwerkniveau. Op veel thema s wordt al goed gescoord, Er bestaat maar een klein verschil tussen de huidige en gewenste situatie. Ook al is niet de gehele organisatie bevraagd, het gemiddelde van de bevraagde medewerkers, scoort relatief hoog. Op de volgende thema's binnen de pijler scoort RUD Zeeland relatief laag: Proces- en procedurekennis zijn wijdverbreid in de organisatie en worden actief gebruikt door de medewerkers. Op de volgende thema's binnen de pijler scoort RUD Zeeland relatief hoog: Medewerkers worden actief in hun carrière begeleid middels periodieke beoordelings- en ontwikkelingsgesprekken. Medewerkers krijgen regelmatig trainingen over de actuele ontwikkelingen in het domein. Duiding De cultuur binnen RUD Zeeland wordt als goed ervaren. De collegialiteit en bereidheid tot hulp aan elkaar en de organisatie is groot. De moeizame start heeft geholpen in het versterken van een band. De sfeer is laagdrempelig en open. Ook is er de mogelijkheid tot het geven van feedback in alle richtingen. Het managementteam is goed benaderbaar en staat open voor ideeën of opmerkingen over de inrichting van de organisatie. Wekelijks wordt er een managementupdate gegeven over de mail voor alle medewerkers. Met PxQ worden gegevens inzichtelijk per medewerker (snelheid, productie, tijd, boetes etc.). Dit kan door medewerkers als vervelend worden ervaren. Het vergt goede communicatie om de medewerkers mee te krijgen op een goede manier. Daarnaast bestaat het risico dat door de invoering van PxQ de kwaliteit van het geleverde werk onder druk komt te staan, omdat de financiën leidend worden. De Omgevingswet leeft nog niet even veel bij alle medewerkers. Met de Dag van de Omgevingswet, waarbij aan alle medewerkers meer informatie is verstrekt over de gevolgen van de Omgevingswet, is een goede aanzet geweest voor kennisdeling. Voor veel medewerkers heeft PxQ nu prioriteit, de Omgevingswet voelt als een lange termijnproject waardoor er nog geen druk op zit. De omslag in cultuur bij de Omgevingswet, van nee tenzij naar ja mits, verdient nadere invulling vanuit het landelijk programma. De cultuur bij RUD Zeeland is nooit zwart-wit geweest. Voor vergunningverlening is het een uitdaging hoe de wensen van zowel burgers als bedrijven te combineren zijn en hoe dit zonder strikte regels uit te voeren is. Voor toezicht en handhaving is er altijd al een basis van vertrouwen geweest, maar regels moeten er zijn om handhaving uit te kunnen voeren. De invulling hiervan zal nog uitgebreider bekeken moeten worden, maar zal ook landelijk opgepakt gaan worden. Richting Omgevingswet In vergelijking met andere uitvoeringsorganisaties scoort RUD Zeeland goed op Mensen & Cultuur. Wanneer in 2017 daadwerkelijk de processen en veranderingen hierin breder gecommuniceerd zullen worden (zie ook pijler Organisatie en Processen), dan is het Omgevingswet-niveau haalbaar. Met communicatie over deze processen wordt ook bedoeld: bewustwording en tijd nemen om deze veranderingen te laten inslijten in de organisatie, alvorens verder te gaan met nieuwe veranderingen. Aandachtspunt is de interpretatie van het motto van nee tenzij naar ja mits. In de praktijk is het nu al niet altijd nee tenzij. Door veel overheidsorganisaties wordt al veel meegedacht. Er blijven grenzen, verder dan die grenzen kan niet worden meegewerkt. Er zal altijd een afweging blijven, 16

87 tussen burger en bedrijf. In het geval van een initiatief van een bedrijf zijn veel bewoners geneigd om nee te zeggen (NIMBY-principe), maar politiek zal de wens van het bedrijf soms wel worden gewaardeerd. De belangrijkste cultuurverandering is dat de overheid vanaf het begin er voor de klant/initiatiefnemer is. Vaak komt de overheid pas in beeld bij de vergunningaanvraag. Voor de initiatiefnemer is de overheid dan een hobbel. Idee van de Omgevingswet is dat de overheid in het algemeen, dus ook alle medewerkers van RUD, meer een samenwerkingspartner is. Dat betekent meedenken met de initiatiefnemer en niet alleen de regels volgen, zowel voor vergunningverlening als toezicht & handhaving. Belangrijkste vraag is dan, wat wil het bevoegd gezag: risico s mijden of regels loslaten. In het geval van milieuaspecten zal het naar verwachting vanuit het perspectief van bestuurders eerder risicomijdend (milieubeschermend) zijn. \ 3.6 Verandervermogen Het verandervermogen van RUD Zeeland is in de grafiek uiteengezet in acht succesfactoren. Elke succesfactor afzonderlijk levert een bijdrage aan de verandering. In de grafiek is te zien op welke van de succesfactoren voor verandering RUD Zeeland hoog en laag scoort. Een toelichting op deze succesfactoren staat in Bijlage 2. Op de volgende specifieke stellingen scoort de RUD relatief laag: Er is voor elk project een helder proces voor het identificeren, vastleggen en oplossen van problemen en risico's. Op de volgende specifieke stellingen scoort de RUD relatief hoog: Toelichting Eigen inbreng bij organisatieveranderingen wordt gewaardeerd en gebruikt, ook als diegene niet direct betrokken is. Het gedrag en de houding van de medewerkers van de organisatie zijn eerder meewerkend dan tegenwerkend met betrekking tot organisatieveranderingen. RUD Zeeland scoort gemiddeld gezien relatief laag op de succesfactoren Procesbegeleiding, Communicatie en Prestatiemanagement. Dit betekent dat de integrale aanpak van veranderingen aandacht verdient. Om een veranderproces mogelijk te maken is het goed om een gezamenlijke ondersteunende structuur en systemen te creëren. Het is aan te raden een duidelijke hoofdlijn te houden in alle (kleine) veranderingen. Wel is het goed om dit stapsgewijs aan te pakken en kleine veranderingen ook te meten, delen, waarderen en vieren. De stappen in het actieplan van dit verandertraject moeten gemonitord worden om te volgen of geplande doelen ook daadwerkelijk worden gehaald. Door dit te meten kan het ook beter gedeeld worden. Ook de communicatie naar medewerkers over deze (gestructureerde en integrale) aanpak van veranderingen verdient aandacht. Zo weet iedereen waar RUD Zeeland staat en wordt het gevoel van vooruitgang en succes gedeeld. RUD Zeeland scoort relatief hoog op de succesfactoren Effectiviteit betrokkenen en Leiderschap. Dit betekent dat er een goed overzicht is en goed gebruik wordt gemaakt van kennis en kunde in huis. Ook het samenspel van management en medewerkers op inhoudelijk niveau wordt goed gewaardeerd binnen RUD Zeeland. In zijn algemeenheid is het vermogen tot veranderen van RUD Zeeland groot. De RUD ondergaat sinds de start een continue veranderslag. Dit is nodig om de organisatie verder te helpen. 17

88 Medewerkers werken hier proactief in mee. Wel is soms behoefte om de aangepakte veranderingen verder te laten inslijten alvorens verder te gaan met nieuwe projecten. Voor alle projecten geldt dat goede communicatie essentieel is, zodat iedereen de grote lijn blijft zien en niet alleen verandering na verandering. Ook zijn alle verander- en verbeterprojecten extra taken voor medewerkers. Dit is een extra belasting, waarbij het risico bestaat dat hoofdtaken eronder lijden. Dit is beter bij te houden en in te zien door te meten en monitoren waar RUD staat in het actieplan. Indien blijkt dat medewerkers, hoofdtaken of taken ten aanzien van de implementatie van de Omgevingswet eronder lijden moet actie worden ondernomen. Het meest wenselijk hiervoor is extra mankracht. Indien dit niet mogelijk is zal het actieprogramma van de Omgevingswet moeten worden aangepast. De gezondheid en productiviteit van medewerkers, en de kwaliteit van de geleverde diensten is het belangrijkst. 18

89 4. Conclusies en aanbevelingen De basis is op orde, het is nu zaak om toegevoegde waarde te laten zien Uit de Omgevingswet PrioriteringsScan (OPS) blijkt dat RUD Zeeland een goed huidig niveau heeft. De basis van de organisatie is gelet op de komst van de Omgevingswet behoorlijk op orde. Een goede basis die op orde is, is van belang voor het vertrouwen van de deelnemers. Als RUD Zeeland het goed doet, dan is er weinig reden voor inhoudelijke klachten van deelnemers. Om in het kader van de Omgevingswet een positie aan tafel gegund te worden door deelnemers, moet voor de deelnemers de toegevoegde waarde voor deelname duidelijk zijn. Aanbevolen wordt om na te gaan waar RUD Zeeland waarde kan toevoegen en waar de deelnemer dat ook wil/kan zien. Door dit als RUD zelf helder voor ogen te hebben, kan dit ook beter en met overtuiging worden uitgedragen. Een toegevoegde waarde kan zijn dat RUD Zeeland een goed en overkoepelend Zeeuws beeld heeft van milieuaspecten. In de omgevingsplannen moeten over milieurisico s keuzes worden gemaakt en RUD Zeeland kan bijvoorbeeld keuzeopties leveren of er op wijzen hoe anderen het doen. Kennisdeling over hoe gemeenten buiten Zeeland ermee omgaan, te verkrijgen via andere RUD s, kan een ander voorbeeld zijn van toegevoegde waarde. Verder kan gedacht worden aan het in beeld brengen van de mogelijkheden van legesheffing voor milieuactiviteiten of het inbrengen van de kennis en ervaring met digitaal en zaakgericht werken. Volg de ontwikkelingen bij de deelnemers Ongeacht de uitkomsten van hoe deelnemers RUD Zeeland straks betrekken bij de uitvoering de Omgevingswet, is het goed om actief te volgen welke keuzes de deelnemers maken. Voor RUD Zeeland is het namelijk van belang om waar mogelijk uniformiteit in de werkwijze van opdrachtgevers te hebben. Hier kan de RUD proactief een rol spelen door met deelnemers in overleg te gaan. Bij een uniforme werkwijze zal de RUD efficiënter (en dus goedkoper) werken. Niet alle processen zijn geheel uniform te maken, zeker niet met de verschillende opdrachtgevers. Echter hoe meer uniform er gewerkt kan worden, hoe lager de kosten worden. Indien er toch maatwerk moet worden verricht om de kwaliteit te waarborgen, kan hier een hoger prijskaartje aan hangen. Zo kan RUD Zeeland eventueel ook inzichtelijk maken voor deelnemers waar de kosten uit bestaan. Maak gebruik van de beschikbare tijd RUD Zeeland is in ontwikkeling. De organisatie kent een groot vermogen tot veranderen. Een risico is echter dat te veel wordt gevraagd van medewerkers. De implementatie van de Omgevingswet kent een behoorlijke looptijd (medio 2019). Er is daardoor ruimte om de verschillende activiteiten voor de Omgevingswet over de tijd verspreiden en de tijd te gebruiken. De eerste focus is en blijft de huidige situatie intern op orde houden. Blijf parallel daaraan nagaan welk rol RUD Zeeland kan en mag spelen in de samenwerking met de ketenpartners en probeer hiertoe een kennisvoorsprong ten aanzien van de Omgevingswet te verkrijgen en te behouden. De uitkomsten van de eisen en wensen van deelnemers hebben vervolgens hun weerslag op alle dimensies in de organisatie (processen, besturing mensen, etc.). Indien de positie in de keten beter in beeld is en de invulling van de Omgevingswet nog verder verduidelijkt is, is er nog voldoende tijd om interne veranderingen in het kader van de Omgevingswet te gaan implementeren. Monitoren van mijlpalen binnen RUD Zeeland Tijdens de impactanalyse zijn verschillende onderdelen genoemd die binnen RUD Zeeland verbeterd of gerealiseerd zijn of worden op korte termijn (tot medio 2017). Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de aanpassing van het zaaksysteem of de implementatie van het kwaliteitshandboek. Deze ontwikkelingen passen in het traject om klaar te zijn voor de Omgevingswet, maar dan dienen ze wel bereikt te worden. Een van de uitgangspunten van de impactanalyse is, dat bevindingen zijn gebaseerd op ontvangen informatie, dit is verder niet gecontroleerd. Aanbevolen wordt te monitoren in hoeverre doelstellingen daadwerkelijk worden gehaald. 19

90 Onderhoud het eigen Plan van Aanpak voor implementatie Omgevingswet Het huidige Plan van aanpak bevat alle relevante onderwerpen, maar het is duidelijk een groeidocument. Dat mag in deze fase van de implementatie van de Omgevingswet. Het is echter goed om dit wel actief bij te houden. Een beschrijving van de huidige fase van RUD Zeeland (bijvoorbeeld zoals die uit de OPS komt), kan hier ook in worden opgenomen. Ten aanzien van het actieprogramma bij het plan van aanpak geldt dat deze overzichtelijker kan worden gepresenteerd. Een aanzet voor (alternatieve) uitwerking van het actieprogramma is separaat bij de definitieve rapportage opgeleverd. Blijf medewerkers actief infomeren RUD Zeeland scoort goed op het vermogen tot veranderen. Een aandachtspunt daarbij is de communicatie. In het actieprogramma voor de implementatie van de Omgevingswet wordt hieraan aandacht besteed, maar het belang van informeren over ontwikkelingen kan niet te veel worden benadrukt. Het is ook goed te zien dat dit een specifiek punt is in het plan van aanpak. Als de cultuur en sfeer onder de medewerkers blijft zoals die is, kan RUD Zeeland veel aan. Om dit te behouden is het belangrijk de medewerkers te blijven betrekken, informeren en mee laten denken. Tevens is aandacht voor bewustwording en het inslijten van veranderingen belangrijk voor de langer termijn. Om de continuïteit in de organisatie te waarborgen kan het wenselijk zijn een vast persoon in de organisatie hiervoor vrij te maken of aan te nemen. 20

91 Bijlage 1. Toelichting Omgevingswet PrioriteringsScan De Omgevingswet PrioriteringsScan is een methodiek om de prioritering van acties vast te stellen die komen kijken bij de implementatie van de Omgevingswet. Dit kan worden gedaan door de mate van ontwikkeling in de organisatie te bekijken. De Omgevingswet PrioriteringsScan verdeelt organisaties in vijf pijlers, waarbij iedere pijler vier ontwikkelniveaus kent. Een organisatie met de pijlers op hetzelfde ontwikkelniveau is efficiënter en presteert dus beter dan organisaties waar de pijlers in onbalans zijn. Door het inzichtelijk maken van het huidig en geambieerd ontwikkelniveau, stelt de scan de organisatie in staat te groeien naar een hoger ontwikkelniveau. Belangrijk is wel dat de uitkomsten van de OPS een indicatie geven. Het betekent dus niet altijd dat het onderwerp van een bepaalde stelling in de organisatie ook daadwerkelijk ver onder niveau scoort. Om dit te duiden zijn de interviews toegevoegd aan de analyse. Gezamenlijk geeft dit een bruikbaar beeld in waar de organisatie staat. De pijlers van het model De implementatie van de Omgevingswet in een organisatie zoals RUD Zeeland berust op vijf pijlers, die elk een aspect van de organisatiestructuur vormen: Strategie- & Beleidsvorming - Inrichting van het strategie- en beleidsvormingsproces. Op lagere niveaus is strategievorming een weinig gestructureerd proces, hogere niveaus omvatten een nauwe samenwerking met deelnemers en andere ketenpartners. Organisatie & Processen - De organisatie van het werk door het management. Hoe hoger het niveau, hoe meer het accent op de processen wordt gelegd. Invloed van stakeholders op het procesontwerp neemt toe naar mate het ontwikkelniveau stijgt. Besturing & Beheersing - Sturing op en beheersing van zowel financiële als niet financiële doelen. Besturing en beheersing heeft op de lagere niveaus een sterke (financiële) inputoriëntatie. Op hogere niveaus is sprake van zowel financiële als nietfinanciële targets waarop wordt gestuurd. Informatietechnologie - Inrichting van IT-beleid en IT-management. Op lage niveaus weinig structuur, hogere niveaus impliceren een afstemming van IT met organisatiedoelen en strategie. Mensen & Cultuur - De waarde van de medewerker voor de organisatie. Op de lage niveaus worden medewerkers als uitwisselbare productie-eenheden beschouwd, op het hoogste niveau is een medewerker kapitaal voor de organisatie. 21

92 De ontwikkelniveaus Zoals op de vorige pagina weergegeven in de afbeelding kent de Omgevingswet PrioriteringsScan vier niveaus, die elk bijdragen aan de mate van integratie en efficiëntie. Idealiter functioneert een organisatie vanaf het moment dat de Omgevingswet is geïmplementeerd op het niveau Netwerk. Niveau 4: Netwerk Alle ketenpartners zijn betrokken, goed in beeld en er is overeenstemming over de gezamenlijke strategie en samenwerking Er is frequente samenwerking op strategievorming, informatie-uitwisseling en besturing met deze ketenpartners Systemen, processen en procedures zijn zowel intern als extern op elkaar afgestemd en inzichtelijk Gezamenlijke klanten worden indien mogelijk gezamenlijk benaderd Niveau 3: Systeem Beleid en Strategie zijn vastgelegd en worden periodiek geëvalueerd Uniforme processen, procedures en systemen. Deze staan centraal in de organisatie Er bestaat een IT strategie, hierin staan de gebruikers van de systemen centraal. Informatie-uitwisseling en nauwe samenwerking tussen verschillende organisatieeenheden Gezamenlijk geformuleerde strategie en organisatiedoelstellingen zijn de basis voor samenwerking Niveau 2: Proces Professionaliseren van de organisatie: per afdeling of team worden procesafspraken gemaakt en vastgelegd Binnen de 'eilandorganisatie' werkt elke afdeling met eigen systemen en procedures Samenwerking binnen een afdeling is gestructureerd, samenwerking tussen afdelingen is op ad hoc basis Niveau 1: Pionier Initiële visie en doelstellingen als belangrijkste leidraad Structuur staat centraal, niet de processen Informele samenwerking, mogelijk door beperkte organisatieomvang Er is weinig samenhang tussen verschillende afdelingen in de organisatie 22