Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds Besluit tot invoering van het beleidskader Resultaat- en Ontwikkelcyclus

Transcriptie

1 STAATSCOURANT Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds Nr januari 2017 Besluit tot invoering van het beleidskader Resultaat- en Ontwikkelcyclus De korpschef van politie Gelet op de artikelen 71, lid 1 en 72 van het Besluit algemene rechtspositie politie (Barp); De instemming van de Centrale Ondernemingsraad (COR) van 21 oktober 2016; De overeenstemming in het CGOP op 3 november Besluit: Dat met ingang van 3 november 2016 het beleidskader Resultaat- en Ontwikkelcyclus is vastgesteld; Dat het beleidskader Resultaat- en Ontwikkelcyclus in 2017 wordt ingevoerd in ieder onderdeel; Dat sprake is van een overgangsperiode tot 1 januari 2018 en dat vanaf 1 januari 2018 voor wat betreft de gesprekken waarin de wederzijdse verwachtingen en voortgang worden afgestemd over werk-, benodigde ontwikkeling en/of functioneren, wordt gewerkt conform het beleidskader Resultaat- en Ontwikkelcyclus; Dat met ingang van 1 januari 2018 alle regionale en/of korpsregelingen op het gebied van functioneringsgesprekken, jaargesprekken, e.d. (HR-gesprekken) met medewerkers komen te vervallen. Citeertitel Dit besluit kan worden aangehaald als Besluit invoering beleidskader Resultaat- en Ontwikkelcyclus. Aldus vastgesteld te Den Haag, 15 december 2016 E.S.M. Akerboom korpschef 1 Staatscourant 2017 nr januari 2017

2 BELEIDSKADER RESULTAAT- EN ONTWIKKELCYCLUS Als vakmens gezien en uitgedaagd worden. Daar gaat het om! Inhoudsopgave blz. 1. Inleiding 2 2. Uitgangspunten 3 3. Visie op Resultaat- en Ontwikkelcyclus 3 4. Kern van het beleidskader 4 5. Spelregels voor de Resultaat- en Ontwikkelcyclus 6 6. Ondersteunende instrumenten 7 Bijlage: Leidraad gesprekken Beleidskader Resultaat- en Ontwikkelcyclus 9 3 november Politie, all rights reserved. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, op geautomatiseerde wijze opgeslagen of openbaar gemaakt in enige vorm of op enigerlei wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Politie. 1. Inleiding Na de vorming van de nationale politie is een eenduidig beleidskader geformuleerd, dat richting geeft aan het doel, de betekenis en de invulling van de gesprekken die gaan over de resultaten en de ontwikkeling van de mensen, teams en organisatie. Voor het korps worden voornoemde gesprekken ingebed in de Resultaat- en Ontwikkelcyclus. Het accent ligt daarbij op de kwaliteit van voortdurende gesprekken. Die gesprekken gaan over resultaat en ontwikkeling, voortgang, functioneren en het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP), alsmede het voortdurend leren. De bijdrage van medewerkers aan de doelstellingen van de organisatie staat daarbij centraal. Het beleidskader Resultaat- en Ontwikkelcyclus biedt een kader waarbinnen leidinggevende/ medewerker met organisatorische coördinatie/medewerker met zaakscoördinatie en medewerkers door het voeren van gesprekken en het maken van afspraken, samen bijdragen aan het realiseren van de teamopgave en de ontwikkeling van de medewerker. Het beleidskader betreffen door de korpschef vastgestelde regels zoals bedoeld in artikel 71 lid 1 en 72 Barp 1. Het beleidskader hanteert in aansluiting op de handleiding LFNP een viertal gesprekken: 1. Resultaatgesprek 2. Voortgangsgesprek 3. Functioneringsgesprek 4. Ontwikkelgesprek over het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) De gesprekken 1 t/m 3 zijn ter uitvoering van artikel 71 lid 1 en gesprek 4 is ter uitvoering van artikel 72 Barp. De naam Resultaat- en Ontwikkelcyclus is een letterlijke weergave van de bedoeling: een voortdurende cyclus van werken aan resultaten en ontwikkeling, door gesprekken en het maken en vastleggen van afspraken. De Resultaat- en Ontwikkelcyclus omvat de in het LFNP genoemde resultaat-, voortgangs- en functioneringsgesprek en het Ontwikkelgesprek over het POP. Het beoordelen wordt in een afzonderlijk beleidskader of regeling vastgelegd. Het beleidskader is ook van toepassing op de aspiranten in het politieonderwijs tijdens de periode van werkend leren in het korps. Tijdens het onderwijsdeel op de Politieacademie wordt het daarvoor geëigend instrumentarium van de Politieacademie gebruikt. 1 Artikel 71 lid 1spreekt over een gesprek over de vervulling van de functie in de afgelopen en komende periode en de voortgang van een persoonlijk ontwikkelingsplan. Artikel 72 spreekt over een gesprek over een persoonlijk ontwikkelingsplan. 2 Staatscourant 2017 nr januari 2017

3 2. Uitgangspunten Voor het beleidskader Resultaat- en Ontwikkelcyclus zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: 1. De politieorganisatie gaat uit van (startbekwame of vakbekwame) professionele medewerkers en gelijkwaardige verhoudingen. 2. Het voortdurende gesprek tussen leidinggevende/medewerker met organisatorische coördinatie/ medewerker met zaakscoördinatie en medewerkers vormt het hart en de ziel van hoe we met elkaar omgaan binnen de politie. 3. De artikelen 71 lid 1 en 72 van het Besluit Algemene Rechtspositie Politie zijn het rechtspositionele kader. 4. Er is congruentie met (de functiebeschrijvingen in) het instrument Landelijk Functiegebouw Nederlandse Politie (LFNP). 5. Er is congruentie met ander (toekomstig) HRM-beleid en -instrumentarium. 3. Visie op Resultaat- en Ontwikkelcyclus Dit beleidskader Resultaat- en Ontwikkelcyclus is opgesteld binnen de context van de Strategische beleidsagenda HRM. Het is tot stand gekomen aansluitend op het Scherp Sturingsconcept, de Beroepscode, het integriteitsbeleid, de werkgeversvisie, het leiderschap vanuit LFNP en het ontwerpplan Nationale Politie. In het ontwerpplan Nationale Politie staat dat de politie wil komen tot een andere cultuur door een aantal dominante cultuurinterventies te doen: Vergroting van de professionele ruimte van politiemedewerkers. Van verantwoordingscultuur naar georganiseerd vertrouwen. Van beheersmatig management naar operationeel leiderschap. Bedrijfsvoering en Operatiën aan elkaar verbonden. Het beleidskader Resultaat- en Ontwikkelcyclus beoogt een bijdrage te leveren aan een andere cultuur. Verder zijn de onderstaande principes van het korps (bron: Ontwerpplan en Realisatieplan Nationale Politie) richtinggevend geweest voor de ontwikkeling van dit beleidskader, de procesbeschrijving en het instrumentarium van de Resultaat- en Ontwikkelcyclus: Vertrouwen Het korps vertrouwt op haar professionals. Het belangrijkste kapitaal van de politie bestaat uit mensen, de professionals die dagelijks de taken van de politie uitvoeren, daaraan leidinggeven of deze ondersteunen. Een belangrijk element is de overgang van een verantwoordingscultuur naar georganiseerd vertrouwen. Waardengedreven De bedoeling van het HRM-beleid en -instrumentarium is dat het de kernwaarden van het korps ondersteunt en versterkt. Van alle medewerkers wordt verwacht dat ze gedrag laten zien dat aansluit bij de vier kernwaarden integer, betrouwbaar, moedig, verbindend. Door daar goede afspraken over te maken, wordt sturing en ontwikkeling daarop benadrukt. Professionele ruimte Het korps stuurt op resultaten en geeft vanuit vertrouwen ruimte voor eigen verantwoordelijkheid en ontwikkeling. Belangrijk uitgangspunt is dat de twee gespreksdeelnemers, ieder vanuit de eigen rol en verantwoordelijkheid, te allen tijde verantwoordelijk zijn voor het houden van de gesprekken, als ook voor de kwaliteit van de gesprekken en de afspraken die daaruit voortkomen. De ontwikkeling van de medewerker is enerzijds gericht op ontwikkeling in de huidige functie en anderzijds op loopbaanontwikkeling. Medewerkers (en dus ook leidinggevenden) geven en vragen feedback op hun bijdrage aan de organisatie en hun ontwikkeling. Deze feedback kan worden meegenomen bij het vastleggen van afspraken en bij de voortgang ten aanzien van eerder gemaakte afspraken. Medewerkerparticipatie Het korps streeft naar een gelijkwaardige arbeidsrelatie, actief wederkerig, open en eerlijk, en oprecht betrokken over en weer. De resultaat- en ontwikkelcyclus is eveneens een middel voor medewerkersparticipatie. Het is de verantwoordelijkheid van vooral leidinggevenden en medewerkers met organisatorische coördinatie om gesprekken te voeren met medewerkers. De leidinggevende stimuleert en initieert dat gesprekken plaatsvinden. De medewerker kan ook zelf de regie nemen door 3 Staatscourant 2017 nr januari 2017

4 gesprekken in te laten plannen, deze voor te bereiden en de afspraken vast te leggen in de module Youforce Performance Management. Reflectie en feedback, in relatie tot gemaakte afspraken, vindt in de gesprekken tussen medewerker en leidinggevende wederkerig plaats. Teambenadering Het optimaal gebruik maken van de kracht van het team draagt bij aan het verhogen van de politieresultaten. Vanuit de gesprekken tussen leidinggevende en medewerker ontstaat zicht op het (eigen) functioneren en het individuele (groei)potentieel. Ook ontstaat ten behoeve van de ontwikkeling van het team zicht op het functioneren van het team, de teamsamenstelling en potentieel. Netwerkgericht De blik naar buiten draagt bij aan de positionering van de politie als netwerkpartner. De medewerker kan ervoor kiezen input voor de gesprekken te verkrijgen door feedback te vragen over zijn/haar bijdrage aan de organisatie. De feedback kan gevraagd worden aan collega s en andere mensen uit het netwerk waarin de medewerker (en dus ook de leidinggevende) werkt. Hierbij kan de medewerker gebruik maken van het instrument 360 graden-feedback. 4. Kern van het beleidskader De Resultaat- en Ontwikkelcyclus is het geheel van gesprekken over resultaat en ontwikkeling, voortgang, functioneren en het POP, dat erop gericht is een bijdrage te leveren aan de politieopdracht. Het levert een bijdrage om het korps in staat te stellen om op zowel korte als lange termijn te beschikken over voor de taakstelling gekwalificeerd, weerbaar en gemotiveerd, veilig en gezond personeel in de juiste aantallen. In het beleidskader Resultaat- en Ontwikkelcyclus staan enerzijds de (sturings)gesprekken tussen leidinggevende/medewerker met organisatorische coördinatie/medewerker met zaakscoördinatie en medewerkers centraal, anderzijds de wijze waarop ze met elkaar in gesprek zijn. Doel en effect De Resultaat- en Ontwikkelcyclus beoogt Dat alle medewerkers zich gezien, aangesproken en gestimuleerd voelen als vakmens en van daaruit hun bijdrage leveren aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Dit realiseren leidinggevende/medewerker met organisatorische coördinatie/medewerker met zaakscoördinatie en medewerkers door het voeren van voortdurende gesprekken over het werk, de werkomstandigheden en persoonlijke ontwikkeling, waarbij feedback gevoeld wordt als uitnodiging, van waaruit concrete resultaat- en ontwikkelafspraken worden gemaakt en vastgelegd, waarop de gespreksdeelnemers aanspreekbaar zijn. Met als effect: (Politie-)prestaties worden geleverd, blijven op peil en worden verbeterd door voortdurend leren en ontwikkelen in een dialoog en feedbackcultuur : een cultuur waarin het gewoon is dat het goede gesprek wordt aangegaan en er over en weer feedback wordt gegeven 2. Vanuit de Resultaat- en Ontwikkelcyclus ontstaat documentatie over onder andere het functioneren, de ambitie en de talenten van een medewerker, mede ten behoeve van ander HRM-beleid en -instrumenten, zoals teamscan 3, GRID-model 4, loopbaanbeleid en mobiliteit, PD/MD 5, beoordelen en belonen. De Resultaat- en Ontwikkelcyclus bestaat uit: 1. Resultaatgesprek In het gesprek over resultaat worden individuele werkafspraken gemaakt: Resultaatafspraken: bespreken van en afspraken maken over activiteiten en resultaten, zodat in 2 Politieprofessionals moeten (aldus de Werkgeversvisie, pag. 46 en 47) meer van hun eigen talenten uitgaan, zelf meer sturing geven aan hun bijdrage en samenwerken met anderen om dat te doen wat het meest oplevert. 3 Een teamscan is een instrument om een goed overzicht te krijgen van de competenties, talenten en kwaliteiten die in het team aanwezig zijn. 4 GRID is een instrument waarmee de kwaliteit en ontwikkeling van medewerkers visueel in beeld kan worden gebracht. 5 Professional Development/Management Development 4 Staatscourant 2017 nr januari 2017

5 relatie tot de organisatiedoelstellingen de betrokken medewerker weet wat de politieorganisatie van hem verwacht en de politieorganisatie weet wat de medewerker van de organisatie verwacht. Ontwikkelafspraken: bespreken van en afspraken maken over de competenties en kennis en vaardigheden in relatie tot de gemaakte werkafspraken. Als dit een aanvulling is op of wijziging betekent van het POP onder 4, dan wordt dit afgestemd met de leidinggevende, tenzij de leidinggevende zelf dit resultaatgesprek voert. Het is de leidinggevende die het ontwikkelgesprek voert (zie onder 4). Persoonlijke omstandigheden van de medewerker voor zover die van belang zijn voor de resultaten en ontwikkeling Gemaakte resultaat- en ontwikkelafspraken (ook tussentijdse) worden vastgelegd. Zowel de leidinggevende als de medewerker met organisatorische coördinatie kan hierover het gesprek met de medewerker voeren. De afspraken worden, in overeenstemming met de medewerker, door de medewerker medeondertekend en vastgelegd. De leidinggevende stelt de afspraken vast. De medewerker kan bij ondertekening zijn of haar opmerkingen aangeven, die ongewijzigd worden opgenomen 6. De medewerker heeft de beschikking over een afschrift. Als er een nieuwe medewerker in het team komt, wordt er zo spoedig mogelijk een 1e kennismakingsgesprek met de medewerker gevoerd. Aansluitend of kort daarna, wordt het 1 e resultaatgesprek met de medewerker gehouden. 2. Voortgangsgesprek Het gesprek over de voortgang van de resultaat- en ontwikkelafspraken wordt gevoerd, zodat een tussentijdse bijsturing kan plaatsvinden. De voortgang kan voortdurend aan de orde komen. Voortgangsafspraken worden alleen vastgelegd als het nodig is. De leidinggevende of de medewerker met organisatorische coördinatie of de medewerker met zaakscoördinatie voert hierover het gesprek met de medewerker. 3. Functioneringsgesprek (evaluatie in functioneringsgesprek) Dit gesprek betreft de minimaal een keer per jaar te houden evaluatie van de resultaat- en ontwikkelafspraken zoals bedoeld onder 1. De leidinggevende of medewerker met organisatorische coördinatie en medewerker zijn in gesprek over de vervulling van de functie in de afgelopen en komende periode (vooruitblikken op te maken resultaat- en ontwikkelafspraken komende periode), de voortgang van het POP als bedoeld onder 4 en de kernwaarden waaronder in ieder geval de kernwaarde integer. Als dit een aanvulling is op of wijziging betekent van het POP onder 4, dan wordt dit afgestemd met de leidinggevende, tenzij de leidinggevende zelf dit functioneringsgesprek voert. Het is de leidinggevende die het ontwikkelgesprek voert (zie onder 4). In de context van voortdurende gesprekken zal er minstens één keer per jaar door de medewerker en leidinggevende of medewerker met organisatorische coördinatie uitvoerig de ruimte worden genomen voor een functioneringsgesprek waarin uitgebreid wordt stilgestaan bij de bijdrage van de medewerker, het niveau van vakbekwaamheid, de werkomstandigheden, de arbeidsvoorwaarden en de ontwikkeling. Dit gesprek moet zodanig worden gevoerd dat het beide gespreksdeelnemers inspireert en maakt dat ze elkaar leren kennen en de leidinggevende oog krijgt voor de kwaliteiten van de medewerker. De afspraken worden, in overeenstemming met de medewerker, door de medewerker medeondertekend en vastgelegd. De leidinggevende stelt de afspraken vast. De medewerker kan bij ondertekening zijn of haar opmerkingen aangeven, die ongewijzigd worden opgenomen 7. De medewerker heeft de beschikking over een afschrift. 4. Ontwikkelgesprek over het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) Eenmaal maal per jaar of minstens eenmaal per 3 jaar besteden de leidinggevende en medewerker specifiek aandacht aan het POP.In dit gesprek gaat het over de persoonlijke ontwikkeling en de ontwikkeling in de loopbaan van de medewerker. De kernvraag is dan wat de medewerker in de nabije toekomst wil bereiken in zijn of haar loopbaan en hoe hij of zij dat gaat doen. Ook komt aan de orde of daartoe faciliteiten nodig zijn en welke faciliteiten de werkgever ter beschikking zal stellen. Het POP wordt vastgesteld, door de medewerker medeondertekend en formeel bekrachtigd door de leidinggevende. De medewerker heeft de beschikking over een afschrift. Toelichting De leidinggevende/medewerker met organisatorische coördinatie/medewerker met zaakscoördinatie en medewerkers zijn voortdurend in gesprek. De gesprekken zijn geen louter doel op zich, maar een middel dat eraan bijdraagt dat medewerkers gekwalificeerd, weerbaar en gemotiveerd, veilig en 6 De medewerker ondertekent als hij of zij het hiermee eens is. Als hij of zij het er niet mee eens is, wordt verwacht dat hierover nader met elkaar in gesprek wordt gegaan. Als geen overeenstemming wordt bereikt, dan kan hij of zij opmerken dat ondertekend wordt voor gezien en niet voor akkoord. 7 Zie voetnoot 6. 5 Staatscourant 2017 nr januari 2017

6 gezond hun werk kunnen doen. Het gaat niet om het afvinken van een opgelegde verplichting, maar om mede door voortdurende gesprekken gemotiveerd en uitgedaagd te worden om te vonken. Beide gespreksdeelnemers (vanuit de eigen verantwoordelijkheid en rol) zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van het gesprek en datgene wat met de uitkomst van het gesprek wordt gedaan. De wijze van samenwerking hierin is aan de leiding en de (individuele) medewerkers zelf. Van zowel de medewerker als de leiding wordt een actieve rol verwacht. De spelregels in hoofdstuk 5 geven richting aan het proces van de Resultaat- en Ontwikkelcyclus. Daarnaast wordt ondersteuning aangeboden, zoals HR-advies (HR-adviseurs) en de module Youforce Performance Management. De gesprekken worden gevoerd door de leidinggevende of medewerker met organisatorische coördinatie met uitzondering van het gesprek over het POP. Dat gesprek wordt gevoerd tussen leidinggevende en medewerker. De gespreksdeelnemers zorgen ervoor dat de afspraken worden vastgelegd. De medewerker kan de afspraken in concept maken en daarna afstemmen. De leidinggevende stelt de afspraken vast. De medewerker met zaakscoördinatie voert voortgangsgesprekken met betrekking tot de uitoefening van de functie. Voor het vastleggen van de werkafspraken (resultaat- en ontwikkelafspraken) en afspraken ten behoeve van het POP, wordt de module Youforce Performance Management gebruikt. Ten aanzien van ontwikkelafspraken neemt de leidinggevende beslissingen met budgettaire consequenties. Door de gesprekken in de Resultaat en Ontwikkelcyclus leren leidinggevende en medewerker elkaar kennen en ontstaat zicht op de kwaliteiten, talenten en/of ambities van mensen. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om mensen in te zetten op hun kwaliteiten, talenten en/of ambities. Overzicht van de gesprekken Barp LFNP Beleidskader Resultaat- en Ontwikkelcyclus Wie voert gesprek? Artikel 71 lid 1: een maal per jaar wordt een gesprek gehouden over de vervulling van zijn functie in de afgelopen en komende periode en de voortgang van een persoonlijk ontwikkelingsplan als bedoeld in artikel 72. Artikel 72 Met de medewerker wordt ten minste eenmaal per drie jaar een gesprek gehouden over een persoonlijk ontwikkelingsplan. Resultaatgesprek Resultaatgesprek 1 Leidinggevende of medewerker met organisatorische coördinatie Voortgangsgesprek Voortgangsgesprek Leidinggevende of medewerker met organisatorische coördinatie of medewerker met zaakscoördinatie Functioneringsgesprek Functioneringsgesprek 2 Leidinggevende of medewerker met organisatorische coördinatie Ontwikkelgesprek Ontwikkelgesprek over het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) Leidinggevende 1 Als het gesprek leidt tot een aanvulling op of wijziging van het Ontwikkelingsplan, dan wordt dit afgestemd met de leidinggevende. 2 Zie voetnoot Spelregels voor de Resultaat en Ontwikkelcyclus Om voldoende duidelijke kaders te hebben waarbinnen de Resultaat- en Ontwikkelcyclus (voortdurende gesprekken en vastleggen van afspraken) plaatsvinden, zijn een aantal afgeleide spelregels ontwikkeld. Spelregels Resultaat- en ontwikkelcyclus 1. Er vinden voortdurend gesprekken plaats tussen leidinggevende/medewerker met organisatorische coördinatie/medewerker met zaakscoördinatie en medewerkers over resultaat, ontwikkeling, 6 Staatscourant 2017 nr januari 2017

7 voortgang en functioneren. De gemaakte afspraken worden vastgelegd. Voortgangsafspraken alleen als het nodig is. 2. De leidinggevende voert de gesprekken over het POP. De medewerker met organisatorische coördinatie voert gesprekken over resultaat, voortgang en functioneren. De medewerker met zaakscoördinatie voert alleen gesprekken over voortgang in relatie tot de gemaakte werkafspraken. 3. De leidinggevende heeft de verantwoordelijkheid voor het voeren van de gesprekken. Van medewerkers wordt een actieve houding verwacht. Zij kunnen het initiatief nemen tot een gesprek. 4. De gespreksdeelnemers zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van het gesprek, de gemaakte afspraken en het nakomen ervan. 5. Minstens eenmaal per jaar wordt gesproken over integriteitsaspecten in relatie tot het functioneren van de medewerker en het onderdeel waar hij werkt (zie ook artikel 47 lid 4b van de Politiewet en artikel 71 lid 1 van het Besluit algemene rechtspositie politie). Afspraken hierover worden vastgelegd. 6. De gemaakte afspraken uit het gesprek worden in goede onderlinge samenwerking vastgelegd. Zowel de leidinggevende als medewerker ondertekenen (digitaal) de vastgestelde afspraken uit het gesprek over resultaat, voortgang (vastleggen van voortgangsafspraken is optioneel), functioneren en het POP in Youforce Performance Management. 7. Als er ondanks (wederzijdse) inspanningen niet gekomen wordt tot het houden van een gesprek, tot gemeenschappelijke afspraken of tot nakomen van afspraken, kan een beroep gedaan worden op de naast hogere leidinggevende. 8. De medewerker kan ervoor kiezen om informatie uit zijn/haar 360 graden feedback of andere feedback /informatie in de gesprekken in te brengen. 9. De medewerker met organisatorische coördinatie kan de leidinggevende informeren ten behoeve van het maken van ontwikkelafspraken. De medewerker met zaakscoördinatie kan de leidinggevende informeren ten behoeve van resultaat- en ontwikkelafspraken en functioneren. Deze informatie wordt schriftelijk (in een document) of in het ondersteunende digitale systeem aangeleverd. Ook andere collega s kunnen informatie voor de voornoemde gesprekken geven. De leidinggevende draagt zorg en is verantwoordelijk voor een voor de medewerker transparant gebruik van deze informatie. 10. Indien de leidinggevende afspraken langdurig niet kan bekrachtigen (bijvoorbeeld door ziekteverzuim) wordt een vervanger aangewezen. 11. Vanuit de Resultaat- en Ontwikkelcyclus ontstaat documentatie over onder andere het functioneren, de ambitie en de talenten van een medewerker, mede ten behoeve van ander HRM-beleid en -instrumenten, zoals teamscan, GRID-model, loopbaanbeleid en mobiliteit, PD/MD, beoordelen en belonen. 6. Ondersteunende instrumenten Instrumenten dienen faciliterend te zijn en te voldoen aan de criteria: toegankelijk, transparant, simpel en zinnig, uitnodigend, vindbaar, gebruiksvriendelijk en zowel thuis als op werkplek te gebruiken. De volgende instrumenten zijn beschikbaar, ingericht en vormgegeven volgens bovenstaande criteria. Youforce Performance Management (YPM) Dit is het basisinstrument dat de Resultaat- en Ontwikkelcyclus ondersteunt. Hierin worden de gemaakte afspraken vastgelegd. Het LFNP met opleidings- en competentieprofielen vormt de basis. Voorbereiden en vastleggen van individuele werkafspraken (resultaat- en ontwikkelafspraken) in relatie tot de functie. Voorbereiden en vastleggen van voortgangsafspraken (optioneel). Voorbereiden en vastleggen van de evaluatie van de werkafspraken (resultaat- en ontwikkelafspraken) in functioneringsgesprek. Voorbereiding en vastleggen van ontwikkelafspraken in het kader van het POP. Deze afspraken zijn gericht op persoonlijke ontwikkeling en ontwikkeling in de loopbaan. Ter ondersteuning van de voortdurende gesprekken en voor het vastleggen van de afspraken zijn in Performance Management de LFNP-functiebeschrijving, het competentieprofiel en het opleidingsprofiel van de functie van de medewerker beschikbaar. Van de competenties en de kernwaarden zijn ook de bijbehorende gedragskenmerken opgenomen. De digitale omgeving Youforce Performance Management vervangt de gespreksformats. De vastgestelde POP-leidraad en het vastgestelde POP-formulier worden door medewerkers gebruikt bij het opstellen van het POP en ter voorbereiding van het ontwikkelgesprek over het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP). De vastgestelde verslaglegging wordt opgenomen in het personeelsdossier (PD-online). 7 Staatscourant 2017 nr januari 2017

8 De module Youforce Performance Management biedt medewerkers ook de mogelijkheid het eigen portfolio te bewaren en bij te houden. De medewerker is daarvoor zelf verantwoordelijk. Landelijk intranet Op intranet wordt relevante informatie over de Resultaat- en Ontwikkelcyclus opgenomen, waaronder de vastgestelde leidraad POP en het vastgestelde POP-formulier. 360 graden feedback Ter voorbereiding op de gesprekken en om een goed inzicht te krijgen in de daadwerkelijke effecten van het eigen gedrag op de buitenwereld en directe omgeving, is het instrument 360 graden feedback beschikbaar. Bij 360 graden feedback kiest de medewerker of leidinggevende een aantal personen rondom zichzelf (collega s, burgers, samenwerkingspartners, etc.) en vraagt hen om feedback te geven op de gedragskenmerken behorend bij de aangegeven competenties. Tevens kan een zelfscan uitgevoerd worden. De 360 graden feedback kan behulpzaam zijn bij het concreet en goed gefundeerd voeren van gesprekken, het maken en volgen van ontwikkelafspraken. Ook kunnen (regio)burgemeesters en (hoofd)officieren van justitie (bestuur en openbaar ministerie) de gelegenheid krijgen input te leveren. 8 Staatscourant 2017 nr januari 2017

9 BIJLAGE: LEIDRAAD GESPREKKEN BELEIDSKADER RESULTAAT- EN ONTWIKKELCYCLUS In deze bijlage worden de verschillende soorten gesprekken uit het Beleidskader Resultaat- en Ontwikkelcyclus kort toegelicht als houvast voor de gespreksvoorbereiding, gespreksvoering en het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken. Het is van belang om te weten dat de Resultaat- en Ontwikkelcyclus beoogt Dat alle medewerkers zich gezien, aangesproken en gestimuleerd voelen als vakmens en van daaruit hun bijdrage leveren aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. en dat leidinggevenden/medewerkers met organisatorische coördinatie/medewerkers met zaakscoördinatie en medewerkers dit realiseren door het voeren van voortdurende gesprekken over het werk, de werkomstandigheden en persoonlijke ontwikkeling, waarbij feedback gevoeld wordt als uitnodiging, van waaruit concrete resultaat- en ontwikkelafspraken worden gemaakt en vastgelegd, waarop de gespreksdeelnemers aanspreekbaar zijn. De gespreksdeelnemers zijn samen verantwoordelijk voor de kwaliteit van het gesprek, de te bespreken onderwerpen, de gemaakte afspraken en het nakomen daarvan. Toelichting op de verschillende gesprekken Resultaatgesprek Waar gaat het gesprek over? In het resultaatgesprek zijn de leidinggevende of de medewerker met organisatorische coördinatie en medewerker in gesprek over de bijdrage van de medewerker aan de (team)doelstellingen en over wat hij of zij daarvoor nodig heeft. Het is de bedoeling dat in het gesprek de wederzijdse verwachtingen duidelijk worden. De afspraken moeten passen binnen de context van het teamplan en de huidige LFNP-functie van de medewerker. Als er een nieuwe medewerker in een team komt, wordt er zo spoedig mogelijk een 1 e resultaatgesprek met de medewerker gevoerd. Welke onderwerpen komen aan de orde? Werkafspraken over activiteiten en resultaten voor de komende periode (resultaatafspraken) Ontwikkeling van competenties, kennis en vaardigheden in relatie tot de gemaakte werkafspraken (ontwikkelafspraken). Niet alle competenties hoeven aan de orde te komen. Persoonlijke omstandigheden van de medewerker voor zover die van belang zijn voor de resultaten en ontwikkeling. Voortgangsgesprek In het voortgangsgesprek zijn de leidinggevende of de medewerker met organisatorische coördinatie en medewerker in gesprek over de voortgang van de afspraken uit het resultaatgesprek. Het doel is dat indien nodig tijdig bijgestuurd kan worden. Het vastleggen van de voortgang wordt alleen gedaan als het nodig of gewenst is. Functioneringsgesprek Waar gaat het gesprek over? In het functioneringsgesprek neemt de leidinggevende of de medewerker met organisatorische coördinatie en de medewerker in de context van voortdurende gesprekken uitvoerig de ruimte om in gesprek te zijn over de wijze waarop de medewerker zijn of haar functie heeft uitgevoerd. Het gesprek gaat ook over de komende periode en de afspraken die daarover worden gemaakt. Het is zowel een evaluatie van de gemaakte resultaat- en ontwikkelafspraken als een vooruitblik op te maken resultaaten ontwikkelafspraken. Welke onderwerpen komen aan de orde? De vervulling van de functie in de afgelopen periode (terugblikken op de gemaakte resultaat- en ontwikkelafspraken) De vervulling van de functie in komende periode (vooruitblikken op te maken resultaat- en ontwikkelafspraken) Het niveau van vakbekwaamheid 9 Staatscourant 2017 nr januari 2017

10 De voortgang van het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) De kernwaarden waaronder in ieder geval eenmaal per jaar de kernwaarde integer. Werkomstandigheden Persoonlijke omstandigheden van de medewerker voor zover die van belang zijn voor de resultaaten ontwikkelafspraken. Ontwikkelgesprek over persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) Waar gaat het gesprek over? In het Ontwikkelgesprek zijn de leidinggevende en de medewerker in gesprek over de ontwikkeling van de persoonlijke kwaliteiten/talenten van de medewerker en over loopbaangerichte ontwikkeling. Het POP-gesprek heeft een persoonlijk en ontdekkend karakter. Het is een oriëntatie op toekomstmogelijkheden. Welke onderwerpen komen aan de orde? Terugblik op de eerdere Ontwikkelafpraken Wat wil de medewerker in de huidige functie bereiken (ambitie in de huidige functie) Wensen en mogelijkheden in het kader van loopbaan en mobiliteit (ambitie, kwaliteiten/talenten toekomstige functie). Dit hoeft niet perse binnen de politie te zijn. Ontwikkelafspraken om dit te faciliteren Bovenstaande ambitie, wensen, mogelijkheden en ontwikkelafspraken vormen samen het POP. 10 Staatscourant 2017 nr januari 2017