Verslag van de Raad van Bestuur van 9 maart 2018

Transcriptie

1 Verslag van de Raad van Bestuur van 9 maart 2018 Aanwezig Verontsc huldigd Volmacht aan VRANCKEN Mathieu, BB Voorzitter APPELTANS Philippe, VBT Bestuurders COOLS Romain, VEGEBE VERHEYEN Liesbet, Bemefa DEPRAETERE Guy, ABS FICHEFET Gisèle, SYNAGRA FRANC Jean, CEFI LAMMERANT Guido, ABS MAERTENS Jean, Synagra MASURE Alain, FWA MOYART Martine, CBB VAN BOSCH Johan, Agro-Service DEMUYNCK Ronald, SUBEL VAN KEERBERGHEN Georges, BB VAN PUYMBROUCK Jean-Pierre, FWA WALLAYS Antoon, Belgapom Herman CLAEYS, Boerenbond Waarnemers DE VINCK Yves, Vegebe VERHULST, Bart, OVOCOM VAN DER SYPT Veerle, FTB DE BRUECKER Katrien Secretariaat DE WINTER Tom WOLF Brigitta Vegaplan Raad van bestuur van Page 1 of 13

2 1ste deel: Specifiek Vegaplan 1. Algemeenheden Wegens de afwezigheid van Voorzitter en Ondervoorzitter, wordt de Raad van Bestuur zoals in de Statuten vastgelegd voorgezeten door de oudste aanwezige bestuurder G. DE- PRAETERE. De voorzitter verwelkomt Gisèle FICHEFET en Herman CLAEYS in het bestuur van Vegaplan. G. FICHEFET is in oktober 2017 overgestapt naar Synagra en zal J. MAERTENS in de Raad van Bestuur van Vegaplan vervangen. Herman CLAEYS is adviseur Internationaal beleid & voedselveiligheid bij Boerenbond. Hij zal het mandaat van G. VAN KEERBERGHEN overnemen. 1.1 Goedkeuring van de dagorde JP VAN PUYMBROUCK wenst een mededeling te doen in verband met crisissteun voor Waalse landbouwers. Met dit bijkomend onderwerp onder het punt diversen, wordt de dagorde goedgekeurd. 1.2 Goedkeuring van het verslag van de RVB van Correctie op pagina 3, punt 2.2 Ontwerp budget 2018, laatste zin: De huidige databank (ontwikkeld door Sinpro) is in 2017, en niet pas in 2018 volledig afgeschreven. De boekhouding had dit in voorbereiding van de vorige Raad van Bestuur op verkeerdelijk gecommuniceerd. Het verslag wordt met deze correctie goedgekeurd. 2. Administratief beheer 2.1 Invulling mandaten Het mandaat van enkele bestuurders dient op de Algemene Vergadering van 2018 hernieuwd te worden: - Guido LAMMERANT - Antoon WALLAYS - Jean FRANC - Mathieu VRANCKEN G. FICHEFET neemt het mandaat over van J. MAERTENS en H. CLAEYS dat van G. VAN KEERBERGHEN. OVPG stelt voor Steven DE CUYPER als bestuurder en ondervoorzitter van Vegaplan te benoemen. Steven DE CUYPER is directeur grondstoffen bij Agristo en beschikt over ervaring met Vegaplan. Hij zal Antoon WALLAYS opvolgen. Vegaplan Raad van bestuur van Page 2 of 13

3 3. Financieel beheer 3.1 Situatie op [Cf. Document in het dossier] Voor het boekjaar 2017 bedragen de lasten ,58 en de inkomsten ,00. Het voorlopige resultaat bedraagt ,42. De MRBB-audit van de jaarrekening vindt pas eind april plaats. Er kunnen dus nog kleine wijzigingen plaatsvinden. Het uitzonderlijk positief resultaat is te wijten aan de facturatie van het gebruiksrecht voor de Vegaplan Standaard Loonwerk. Reeds tijdens de vorige RvB had het secretariaat uitgelegd dat de bijdragen voor de Loonwerk Standaard niet correct gefactureerd werden. In oktober 2017 heeft Sinpro de oorzaak van het technisch probleem eindelijk gevonden en er werd in dezelfde maand tot 7 keer zoveel gefactureerd dan gemiddeld over andere maanden. Deze uitzonderlijke inkomsten worden op 2017 geboekt en niet zoals gewoonlijk gespreid over , omdat dit de toekomstige resultaten zou vervalsen. Eén OCI heeft de factuur van oktober 2017 nog niet betaald. In overleg met het beheerscomité is een aangetekend schrijven gestuurd aan de betrokken OCI, met het voorstel om het openstaande bedrag in schijven te betalen. Er is nog geen antwoord gekomen. Opmerkingen uitgaven: De afschrijving van de huidige databank (post 40600) werd te laag budgetteerd ( in plaats van ). Daarmee is de in 2015/2016 door Sinpro ontwikkelde databank volledig afgeschreven. Twee posten onder uitgaven zijn gecrediteerd: - Post afschrijvingen met ,63 is de som van de doorrekeningen aan Belbeef ( 5.185,38) en Codiplan ( ,25) voor het totaal van alle afschrijvingen in 2017 (hardware, software, meubilair, inrichting T&T). - Post kwaliteitszorg met 500 betreft 2 boetes van 250 aan OCI s in verband met overtreding van de overnameprocedure. Opmerkingen inkomsten: Onder post intercompany facturatie ontbreekt nog de doorrekening van aan Codiplan voor de prestatie van R. GILLE in het 4 de kwartaal. Er was eerder overeen gekomen dat Vegaplan par jaar aan Codiplan factureert voor het gezamenlijke secretariaat. De bankintresten bedragen 376,98 (post 75001). 3.2 Ontwerp Budget 2018 De bedragen werden grotendeels overgenomen van het budget van Opmerkingen uitgaven De ontwikkeling van de nieuwe databank (Imengine) is in 2018 voorzien. Deze investering bedraagt voor Vegaplan , waarvan de helft als voorschot in 2018 dient betaald te Vegaplan Raad van bestuur van Page 3 of 13

4 worden, en de andere helft na de definitieve oplevering. De nieuwe databank wordt vanaf 2019 in gebruik genomen en afgeschreven over een periode van 5 jaar. De investering verschijnt bijgevolg niet in het budget van Onder post diverse honoraria zijn voorzien voor mogelijke benchmarkkosten en juridische ondersteuning bij het dossier aansprakelijkheid. Inkomsten Van de schakel handel & verwerking is met een status quo van de aansluitingen te rekenen. Bedragen van actuals worden overgenomen. Wegens de maatregelen genomen door de afnemers om dwingender de Vegaplan certificatie te eisen van hun leveranciers, is rekening gehouden met een groei van het aantal aansluitingen van landbouwers in Voor loonwerkers stelt het secretariaat een groei van 2,5% voor en voor landbouwers 2%. Besluit: De bestuurders opteren om zowel voor landbouwers als voor loonwerkers een groei van 2% op de actuals in het budget te voorzien. To Do: Het budget wordt aangepast. 4. Sectorgidsen 4.1 G-040: Indiening bij het FAVV (modules A, B en D) Mits afronden van de overige open punten tijdens de volgende Technische Werkgroep op 27 maart, kan de G-040 plantaardig normaal gezien in de loop van april ingediend worden bij het FAVV. Dit punt wordt samen met punt 4.1 behandeld. 5. Markttoegang Vegaplan Standaard 5.1 Technische WG van verslag [Cf. Documenten in het dossier] IPM De Vlaamse overheid heeft tijdens een vergadering in januari met auditoren aangekondigd dat voortaan de 1 meter teeltvrije zone langs bepaalde waterlopen gecontroleerd moet worden in het kader van een IPM-audit. Er is veel verwarring hieromtrent, omdat noch de IPMchecklist van het Vlaams Gewest, noch de Vegaplan checklist aangepast zijn. Ofschoon het wetgeving betreft, is het moeilijk de OCI s te vragen iets te controleren dat niet in de norm is opgenomen. Ook bestaat er onduidelijkheid over de correctieve maatregelen die er desgevallend te nemen zijn. Het blijkt wel dat de OCI s de spuitvrije bufferzone onvoldoende gecontroleerd hebben. Deze verplichting is sinds 2014 opgenomen in IPM(VL)/Vegaplan Standaard. De inhoud van IPM wordt bepaald door de Gewesten. Er blijkt hieromtrent nog geen sectoroverleg plaatsgevonden te hebben tussen de landbouworganisaties en de Vlaamse overheid. Vegaplan Raad van bestuur van Page 4 of 13

5 Het secretariaat vraagt daarom de landbouworganisaties zo snel mogelijk duidelijkheid te brengen qua timing (vanaf wanneer komt de teeltvrije zone in IPM?), wat is de waardering (eis van niveau 1 of 2?); wat is de correctieve maatregel in geval van NC. Een aanpassing van de checklist zonder de Standaard te wijzigen is principieel mogelijk, maar vraagt bijkomend werk (aanpassing van de e-checklist en validatie van de checklist van elke OCI). Het zou wenselijk zijn mochten de wijzigingen in IPM op hetzelfde moment in voege kunnen treden als versie 3 van de G-040/Vegaplan Standaard. Het secretariaat mikt op een goedkeuring van een aangepaste versie van de G-040 in de tweede helft van 2018, zodat met een voorafgaandelijke publicatie van 3 maanden versie 3 begin 2019 in voege kan treden. Bijkoop Zoals tijdens de vorige vergadering aangekondigd, heeft het secretariaat een nota voorbereid omtrent de problematiek van aankoop en doorverkoop van producten bij een landbouwbedrijf. De nota is bijgevoegd aan het dossier van de vergadering. Hierin zijn drie vragen aan de Raad van Bestuur geformuleerd: Betreffende de aankoop van primaire plantaardige producten voor directe verkoop op de hoeve 1. Kan onder bepaalde voorwaarde bijkoop van kleine hoeveelheden in het kader van hoeveverkoop onder het toepassingsgebied van de G-040 vallen? (G040-eis 3.8.1) 2. Desgevallend, zouden deze bijgekochte kleine hoeveelheden voor hoeveverkoop van een Vegaplan gecertificeerd bedrijf afkomstig moeten zijn? (Vegaplan-eis 3.8.2) Betreffende bijkoop in de context van de uitwisselbaarheid 3. Zou in geval van bijkoop van grotere hoeveelheden, al dan niet voor hoeveverkoop, de Vegaplan Standaard de voorwaarde stellen dat de bijgekochte producten Vegaplan gecertificeerd moeten zijn? (Vegaplan) Vraag 1 en 2 worden gezamenlijk behandeld. Doel van het voorstel is landbouwers de mogelijkheid te bieden bij een beperkt aanbod van eigen producten, het productgamma op eenvoudige manier uit te breiden. Aangehaalde voorbeelden tonen aan dat het voorstel niet op een bevredigende manier aan de vraag beantwoordt. De voorwaarde van het FAVV, namelijk dat enkel producten van één van de drie productgroepen bijgekocht mogen worden, maar combinaties van producten uit verschillende groepen niet toegestaan zijn, is niet realistisch. In zijn geheel zou deze regeling weinig toegevoegde waarde opleveren voor de landbouwer. De uitleg van de regels en de controle ervan zou vrij ingewikkeld zijn, en zelfs tot misverstanden kunnen leiden. De bestuurders beslissen voorstellen 1 en 2 niet te weerhouden. Voor wat vraag 3 betreft, zijn enkele bestuurders van mening dat door in Vegaplan te eisen dat bijgekochte producten Vegaplan gecertificeerd of gelijkwaardig moeten zijn, dit impli- Vegaplan Raad van bestuur van Page 5 of 13

6 ceert dat het Vegaplancertificaat deze producten en de handelsactiviteit mee zou afdekken. De Vegaplan Standaard is echter een productiestandaard en dekt geen handelsactiviteit af. Het voorstel wordt eveneens niet aanvaard. Het is niet de bedoeling handelsactiviteiten in de scope van de Vegaplan Standaard op te nemen. In de Standaard zal vermeld worden, dat deze enkel voor de producten die op het bedrijf geproduceerd worden, van toepassing is, en dat bijgekochte producten niet onder de scope van de Vegaplan Standaard vallen. Voor aardappelen is dit reeds in de Standaard vermeld. Achtergrond van het voorstel was de geloofwaardigheid van het certificaat en de integriteit van het systeem te waarborgen. Een andere mogelijkheid zou kunnen zijn de benadering van QS verder te onderzoeken en in geval van bijkoop in de Standaard maatregelen op te nemen voor de scheiding van gecertificeerde en niet-gecertificeerde producten. Alle bedrijfsactiviteiten moeten geregistreerd zijn bij het FAVV. De bestuurders beslissen deze piste niet verder te bekijken. De voorzitter benadrukt dat landbouwers toch soms precies genoodzaakt worden, als handelaar op te treden om de gecontracteerde hoeveelheid aardappelen te kunnen aanleveren. Om dit te voorkomen, zou in een dergelijke situatie geregeld kunnen worden, dat niet de landbouwer de aankoop doet, maar de aankoop door de verwerker gebeurt voor rekening van de landbouwer. Dit is echter geen materie van Vegaplan, maar dient in de toekomstige Brancheorganisatie voor Aardappelen besproken te worden. 5.2 Vegaplan Standaard Sierteelt De gids G-043 Handel van Sierteelt werd in februari ingediend bij het FAVV en is intussen in finale fase van goedkeuring. Bijgevolg kan binnenkort de Vegaplan Standaard Sierteelt verder afgewerkt worden. Katrien DE BRUECKER organiseert in de komende weken een werkgroep met alle betrokkene partijen. Het secretariaat wijst erop dat de Vegaplan Standaard Sierteelt en het beheer van de bijhorende G-043 in artikel 7 van de Statuten opgenomen zou moeten worden. Verder is het aangewezen om in het huishoudelijk reglement een bijkomende werkgroep voor de sierteeltsector op te nemen. Actie: Het secretariaat werkt ter voorbereiding van de Algemene Vergadering aan de aanpassing van de statutaire documenten. 5.3 E-perceelsfiche: Stand van zaken De E-perceelsfiche is eind februari live geschakeld en via nieuwsbrief en persbericht gecommuniceerd. Er zijn dagelijks aanvragen van landbouwers die hun login-gegevens opvragen. De resonantie is tot nu toe positief. Er moet vlug begonnen worden met de voorbereidingen van versie 2 die ingebed zal zijn in de databank van Imengine. Actie: Het secretariaat stuurt een testlogin aan alle bestuurders Vegaplan Raad van bestuur van Page 6 of 13

7 6. Communicatie (pro memorie) 7. Uitwisselbaarheid/internationale erkenning 7.1 GFSI-benchmark: vervolg en discussie alternatieven Het verkenningsgesprek met GLOBALG.A.P. heeft op de Fruit Logistica plaatsgevonden. Brigitta WOLF werd begeleid door Philippe APPELTANS die het gesprek gefaciliteerd heeft. Aanwezig waren Guy CALLEBAUT, voorzitter van GLOBALG.A.P. en de CEO Kristian MÖLLER. GLOBALG.A.P staat open om de gesprekken weer op te nemen. Voorstel is om een rondetafel te organiseren met alle betrokken partijen. 7.2 Residuwerkgroep: [Cf. Documenten in het dossier] De werkgroep heeft verder gewerkt aan de integratie van nieuwe deelnemers bij de sectoroverkoepelende residubewaking. Intussen is duidelijk dat het QS-bemonsteringsplan toegepast kan worden, als alternatief op het VBT-bemonsteringsplan. Er dient nog bepaald te worden wie de jaarlijks te bemonsteren landbouwbedrijven uitkiest (QS, Vegaplan, afnemer?). Bij industriegroenten worden de stalen traditioneel op het verwerkt product genomen, en niet op het inkomend product. Zou QS deze werkwijze voor staalname op producenteniveau aanvaarden? Deze vragen worden meegenomen naar het volgende overleg van 19 maart A-Net : verslag [Cf. Documenten in het dossier] Tijdens de vergadering van A-Net op de Fruit Logistica hebben de standaardbeheerders over actuele onderwerpen in hun organisatie bericht. Een overzicht van de besproken onderwerpen is terug te vinden in het dossier van de vergadering. De volgende vergadering wordt georganiseerd door QS en vindt in oktober plaats in Bonn. 8. Diversen De FWA bericht dat de Waalse overheid toegestemd heeft om een éénmalige crisissteun toe te kennen aan Waalse graanproducenten van in totaal 1 miljoen. De steun is gekoppeld aan de Vegaplancertificatie, zoals dit eerder werd gedaan in 2016 bij melkveebedrijven met een IKM-certificaat. To Do: Het Vegaplansecretariaat stelt een nominatieve lijst van de gecertificeerde Waalse landbouwers aan het Département de l'agriculture van de SPW ter beschikking. Vegaplan Raad van bestuur van Page 7 of 13

8 2 de deel: Gezamenlijk met Codiplan 0. Backoffice 0.1 Huurcontract T&T openbreken? Het huidige huurcontract werd afgesloten in november 2016, aan 175/m². Er werd initieel ook een 6-9 en een 9 jaar vast contract voorgesteld aan lagere huurprijzen (cfr dossier RvB van ), maar de RvB van Codiplan en Vegaplan oordeelden dat een contract de beste en veiligste optie was. Ondertussen stellen we vast dat allerlei initiatieven genomen worden in de onmiddellijke omgeving van Tour & Taxis, die een opwaardering van de buurt tot gevolg zullen hebben. Er wordt daarom gevreesd dat na het verstrijken van de eerste periode van 3 jaar, de eigenaar een hoger huurtarief zal voorstellen. Op vraag van het beheerscomité van Vegaplan en Codiplan werd bij de eigenaar gepolst naar de mogelijkheid om het contract open te breken naar een 9 jaar vast-contract. Dat is ondertussen gebeurd, en de eigenaar heeft hier positief op geantwoord, met een bevriezing van de huidige huurprijs tot het volgende huurcontract tot gevolg. Dit zou via een addendum aan het huidige contract kunnen gebeuren. Na discussie wordt geoordeeld dat het in functie van de continuïteit van de vzw's best is het contract inderdaad open te breken. Voorwaarde hiervoor is dat ook de Raad van Bestuur van Belbeef hiermee akkoord gaat, gezien zij ook voor 30% participeren in alle gemeenschappelijke kosten, waaronder ook de huurlast. Er wordt zelfs geopperd dat het misschien best zou zijn een nieuw contract af te sluiten, met een nieuwe startdatum en een looptijd van 9 jaar, zodat we tot 2027 verzekerd zouden zijn van de huidige huurprijs. To do: Voorstel voorleggen op de RvB van Belbeef van (TDW) Mits akkoord van RvB van Belbeef, onderhandelingen starten met eigenaar (BW en TDW): o Mogelijkheid bekijken nieuw te starten contract van 9 jaar o Compensaties proberen bekomen (lagere huurprijs, andere voordelen, ) 1. Administratief beheer 1.1 Aansluitingen: stand van zaken landbouwers/afnemers Cf. document in dossier T. De Winter licht de aantallen toe. Er wordt op gewezen dat we vastgesteld hebben dat de exporten van de databank, waarop wij ons sinds jaren baseren om de evolutie van het aantal gecertificeerden en gecertificeerde activiteiten te berekenen, sedert enige tijd fouten vertonen. Zo hebben we geconstateerd dat niet alle nieuw gecertificeerden in de export opgenomen zijn, zodat er een systematische onderschatting was van de aantallen. Om die reden Vegaplan Raad van bestuur van Page 8 of 13

9 zijn in het overzicht de cijfers van , die tijdens de vorige RvB gepresenteerd werden, tussen haakjes geplaatst. Sinpro heeft ondertussen de fout gevonden en aangepakt, waardoor de cijfers van wel overeenstemmen met de realiteit. Normaliter voorzien we ook steeds grafieken om de evolutie van het aantal gecertificeerden per lastenboek lineair in de tijd voor te stellen, maar deze moeten nu herzien worden. Dat zal gebeuren tegen de volgende RvB. Positief is wel dat door deze correctie, er weer voor alle systemen een bescheiden (0,3% voor G040 dierlijk) tot grote (3,1% voor de Vegaplanstandaard en 5,0% voor de Vegaplanstandaard loonwerk) groei vast te stellen is voor alle systemen, in vergelijking met de cijfers van maart Wat de verdeling en de afdekkingsgraad per provincie betreft, is er zowel voor het dierlijke als het plantaardige voor alle quasi provincies een hogere afdekkingsgraad waar te nemen. We baseren ons hierbij op de cijfers van de FOD Economie van 2015 en dringen sinds geruime tijd aan om de cijfers van 2016 te kennen, maar hebben die tot op heden nog niet ontvangen. Gezien het dalend aantal landbouwers, zal de afdekkingsgraad verder stijgen wanneer we over de cijfers van 2016 beschikken. 2. Databank 2.1 Imengine: contract en start ontwikkeling nieuwe databank Het contract met Imengine (inclusief onderhoudscontract) wordt op ondertekend door de voorzitters van Vegaplan en Codiplan. Het betreft een contract voor een totaal bedrag van , waarvan zal gedragen worden door Codiplan en (inclusief teeltfiche) door Vegaplan. In dit contract is expliciet de uiterste opleveringsdatum van opgenomen. 50% van het bedrag wordt betaald bij de start van de werken, 50% na de definitieve oplevering. De afschrijving zal gebeuren vanaf de effectieve ingebruikname, dus vanaf 2019, voor een periode van 5 jaar. Dit betekent een jaarlijkse afschrijvingskost van voor Codiplan en voor Vegaplan. Vanaf 2019 dient eveneens rekening gehouden te worden met een onderhoudskost van 20% van de ontwikkelingskost, t.b.v voor Codiplan en voor Vegaplan, samen dus per jaar. (Ter vergelijking, Sinpro rekent een onderhoudskost aan van ). Om geen kostbare tijd te verliezen, hebben al 2 overlegmomenten met Imengine plaatsgevonden, waarbij Vegaplan en Codiplan de gewenste functionaliteiten hebben overgebracht aan Imengine. Deze analyse is ook door ons zelf opgemaakt, zodat er nadien geen discussie kan zijn of dit al dan niet van bij de start van het project besproken is geweest. Er zal bij de volgende raden van bestuur verslag uitgebracht worden van de evolutie van de ontwikkeling van de databank. Vegaplan Raad van bestuur van Page 9 of 13

10 NVR: Het contract met Imengine werd op 9 maart getekend. 2.2 Sinpro onderhoud Ondertussen hebben we begin 2018 de factuur voor het jaarlijks onderhoud van Sinpro ontvangen, t.b.v We konden hierdoor niet anders dan Sinpro op de hoogte te brengen van de stopzetting van onze samenwerking per , en hebben aangegeven dat we het onderhoud niet per jaar maar per kwartaal wensten aangerekend te krijgen. Vreemd genoeg reageerde Sinpro zeer verbaasd op deze mededeling tot stopzetting. Ze hebben aangedrongen om nog een kans te krijgen voor de verderzetting van de samenwerking, via een overleg met de voorzitters. Dat is hen tot op heden niet toegestaan en zal hen ook niet toegestaan worden. Het is voor de Back Office een moeilijke oefening om hen nog aan het werk te houden om de broodnodige aanpassingen aan de databank te blijven voorzien. Er wordt gepoogd in de best mogelijke verstandhouding te blijven verder werken. Ondertussen is ook de eerste schijf van de onderhoudskost van gefactureerd en betaald. 3. OCI 3.1 Kantooraudit Carah: De kantooraudit is algemeen goed verlopen. Er waren wel enkele vaststellingen bij de opslag van monsters voor Codiplan PLUS Rund (geen temperatuuropvolging). MG DECOSTER bericht dat een OCI geklaagd heeft over de kantooraudits van Codiplan/Vegaplan. Volgens de OCI, zijn de kantooraudits overbodig, extra werk en bieden geen toegevoegde waarde. Er lijkt echter dat deze OCI nog niet aan bod is gekomen bij de kantooraudits van Codiplan/Vegaplan. Het secretariaat legt uit dat het integriteitsprogramma van essentieel belang is en niet verminderd zou mogen worden. Tijdens een kantooraudit komt aan de hand van praktische voorbeelden het gehele proces aan bod, beginnend met de overeenkomst met de klant, de planning van de audit, andere informatie en communicatie naar de klant toe, de checklist die gebruikt wordt tijdens de audit, de certificatiebeslissing, het auditrapport, de ingave in de databank, etc. De Raad van Bestuur had eerder beslist in een eerste stap bij alle OCI s een kantooraudit uit te voeren en pas later met witness-audits te beginnen. Er zijn ondertussen bij 4 van de 10 OCI's kantooraudits uitgevoerd. Een witness-audit is een goed instrument om op het terrein inzicht te krijgen over de audits, maar vraagt uiteraard ook mankracht, voorbereiding en opvolging van het secretariaat. To Do: Het secretariaat van Vegaplan gaat na hoe bij Ovocom (en misschien andere kwaliteitssystemen) witness-audits georganiseerd worden. 4. Opleidingen informatievergaderingen 4.1 Informatievergaderingen: stand van zaken Vegaplan Raad van bestuur van Page 10 of 13

11 Cf. document in dossier Een overzicht is zoals gewoonlijk in het dossier van de vergadering terug te vinden. De lijst wordt bij elke vergadering verder aangevuld. Katrien DE BRUECKER heeft reeds een opleiding gegeven voor Codiplan/Vegaplan en verdere zijn al ingepland. 5. Communicatie 5.1 Persmoment Vegaplan 2018: voorstel In 2018 voorziet Vegaplan de publicatie van een rapport voedselveiligheid. Het rapport is onderbouwd door een statistische analyse van alle checklijsten van de afgelopen 3 jaar voor de controlepunten m.b.t. voedselveiligheid. Deze oefening kadert in het communicatieplan zoals eerder vastgelegd met de Communicatie Werkgroep, met een duurzaamheidsrapport in 2017 (voorgesteld tijdens het seminarie in 2017), een rapport over voedselveiligheid in 2018 en in 2019 een rapport over het internationale luik van Vegaplan (de uitwisselbaarheid). Het rapport zou in een persmoment op 7 juni voorgesteld kunnen worden, in aansluiting op de Algemene Vergaderingen. Idee is het persmoment op een gecertificeerd landbouwbedrijf te organiseren, met eerst een presentatie van het rapport, vervolgens een toespraak van een vertegenwoordiger van het FAVV, en tot slot een korte praktische rondleiding op het bedrijf met focus op enkele belangrijke punten van de Standaard. JP VAN PUYMBROUCK is bereid om het persmoment op zijn bedrijf te laten doorgaan. Raad van Bestuur en Algemene Vergadering zouden bijgevolg die dag bij de FWA in Gembloux doorgaan. Geïnteresseerde bestuurders en leden van de Algemene Vergadering kunnen het persmoment bijwonen. Het erf is ca. 7 km gelegen van de FWA. Actie: Programma verder uitwerken in overleg met Communicatie Werkgroep en contact opnemen met het FAVV. 5.2 Nieuwsbrief Winter 2018 Verdeling Cf. document in dossier De nieuwsbrief werd verstuurd aan bestemmelingen, waarvan 42% effectief doorgeklikt hebben naar één of meerdere artikels. Bestemmelingen zijn alle contacten in de databank waarvan wij over een -adres beschikken (landbouwers, loonwerkers, afnemers, auditoren), de landbouwpers, leden en andere diverse contacten en partners van Codiplan/Vegaplan. Artikels kunnen uiteraard door de landbouwpers overgenomen worden. 5.3 Seminarie Codiplan/Vegaplan 2019: voorstel In de eerste helft van 2019 zou een gemeenschappelijk seminarie Codiplan-Vegaplan georganiseerd kunnen worden. Meerdere onderwerpen kunnen aan bod komen: - Nieuwe Codiplan Standaard Dierwelzijn Vegaplan Raad van bestuur van Page 11 of 13

12 - Nieuwe Vegaplan Standaard Sierteelt - Nieuwe versie van de Vegaplan Standaard/G-040 Actie: Voorstel wordt verder uitgewerkt 6. Varia Er zijn geen varia. De volgende vergadering vindt plaats op 7 Juni bij de FWA in Gembloux. Brussel, 7 juni 2018 Mathieu VRANCKEN Voorzitter De in het kader van de Raad van Bestuur ingediende documenten zijn strikt voorbehouden voor de Bestuurders en de waarnemers. De documenten en informatie mogen niet buiten deze specifieke context worden verspreid. Vegaplan Raad van bestuur van Page 12 of 13

13 Bijlage 1: Overzicht van de acties Ve 1.2 Ve 4.1 Ve 5.2 Actie Aansprakelijkheid van beheerder: opties voor uitvoering van risicoanalyse G-040 (modules A, B, D) bij het FAVV indienen Sierteelt: Werkgroep oprichten en statuten wijzigen Verantwoordelijk Timing T. De Winter & B. Wolf B. Wolf K. De Bruecker B. Wolf K. De Bruecker Eerst helft 2018 April Ve 5.1 Nieuwe versie Vegaplan Standaard: de besprekingen binnen de technische werkgroep voortzetten B. Wolf K. De Bruecker VeCo 3.1 Informeren bij Ovocom in verband met witness-audits B. Wolf VeCo 5.1 Persmoment Vegaplan B. Wolf VeCo 5.3 Seminarie Codiplan-Vegaplan verder uitwerken T. De Winter & B. Wolf 2018 Vegaplan Raad van bestuur van Page 13 of 13