Nicoline van der Spek en Lisette Forrer (bij agendapunt 2 CTO) Els (EBSD Secretariaatsservice)

Transcriptie

1 Notulen overleg Raad van Bestuur en BCD-raad De Regenbooggroep d.d. 12 januari 2017 [vastgesteld d.d. 9 februari 2017] Locatie: De Droogbak Aanvang: uur Aanwezig: Namens de Raad van Bestuur: Namens de Centrale Bezoekersraad: Namens de Deelnemersraad: Gast: Adviseur: Verslag: Hans Wijnands Mourad, Ludwig en Glenn Bertus en Bertus Nicoline van der Spek en Lisette Forrer (bij agendapunt 2 CTO) Eric (Egodieet.nl) Els (EBSD Secretariaatsservice) 1. Opening en vaststellen agenda Mourad (voorzitter) opent de vergadering en heet de bestuurder welkom. Vandaag is Nicoline van der Spek tijdens de vergadering aanwezig. Lisette Forrer is uitgenodigd bij het agendapunt CliëntTevredenheidsOnderzoek (CTO). 2. CliëntTevredenheidsOnderzoek (CTO) De bestuurder geeft een korte toelichting. Ieder jaar vindt er een CTO plaats. Hier is de afgelopen jaren steeds met elkaar over gesproken en ook gezamenlijk gekeken naar de vragenlijsten. Ook de resultaten van het onderzoek worden altijd met elkaar besproken. Mochten er vragen moeten worden aangepast, dan is januari hiervoor de geschikte maand. Vorig jaar hebben de besprekingen niet tot aanpassing van de vragenlijsten geleid, maar voor dit jaar is gekozen voor een wat andere aanpak. De BCD-raad gaf eerder aan het best lastig te vinden om input te geven op de vragenlijst en had daarom gevraagd om het onderzoeksbureau uit te nodigen. Het CTO is vandaag geagendeerd om te kijken op welke manier input kan worden gegeven, of er behoefte is aan bijstelling of dat de Raad tevreden is met de huidige vragen, de procedure en de werkafspraken. Om die reden is Lisette Forrer uitgenodigd. Zij houdt zich namens DRG met het onderzoek bezig. Lisette licht toe, dat de vragenlijsten zo zijn gemaakt, dat er een aantal clusters is rondom bepaalde thema s. De vragenlijsten zijn voor de diverse onderdelen van DRG nèt iets verschillend, maar het zijn wel steeds dezelfde thema s die terugkomen. Als een bepaald onderwerp of thema in een vragenlijst wordt gemist, kan dit thema worden toegevoegd en zal het onderzoeksbureau hier de vragen voor formuleren. Het onderzoek is specifiek gericht op het meten van de tevredenheid binnen DRG. De BCD-raad geeft aan, de afgelopen jaren vaak het signaal te hebben gekregen, dat de vragen soms te algemeen waren en mensen zich hier niet in herkenden. Dit is op bepaalde onderdelen volgens Lisette al aangepast en wat meer gespecificeerd. Eerder was er ook wat kritiek over de wijze van het afnemen van het onderzoek door bijvoorbeeld medewerkers of vrijwilligers, waarbij de anonimiteit en veiligheid/privacy 1

2 niet altijd waren gegarandeerd. Ook het feit dat de antwoorden al worden aangegeven, kan er soms toe leiden dat mensen zich hier niet in herkennen en hun echte antwoord hier niet tussen staat. De BCD-raad geeft aan, dat er in de inloophuizen veel mensen zijn, die de Nederlandse taal niet voldoende machtig zijn. Hoe wordt hier mee omgegaan? Volgens Lisette is er inmiddels een flink aantal vertalingen van de vragenlijst voor de inloophuizen, echter geen Arabische vertaling omdat deze letters anders zijn en de gegevens daardoor niet goed kunnen worden ingevoerd in de computer. Een vertaling van de vragenlijst in het Arabisch zou nog mogelijk zijn, echter de verwerking is een probleem. De BCD-raad doet de suggestie de interviews persoonlijk te doen om dit probleem te tackelen. De anonimiteit en privacy zijn hierbij wel een groot knelpunt. Dit is eerder ook in de BCD-raad aan de orde geweest. Bovendien zouden er dan (veel) tolken ingehuurd moeten worden. Dit gaat volgens de bestuurder wat te ver en zal ook hoge kosten met zich meebrengen. De adviseur doet de suggestie hiervoor te informeren bij de Amsterdamse Vrijwilligerscentrale. De BCD-raad merkt op, dat er verschil zit tussen de wensen van mensen en wat DRG kan bieden. Het gebeurt regelmatig dat mensen zaken invullen die niet alleen betrekking hebben op DRG, omdat gevraagd wordt naar hun bevindingen over een langere periode. Het is echter lastig om dit in de vragenlijsten expliciet te maken. Lisette geeft aan, dat de vragenlijsten met name ook zijn aangepast op de vervolgstappen in de toekomst: wat hoopt men in de toekomst te bereiken en hebben de inmiddels genomen stappen hierbij geholpen? Het is de bedoeling om feedback te krijgen op wat DRG doet en wat wel en wat niet goed gaat. Daarom worden de uitkomsten ook met alle betrokkenen besproken en worden de verbeterpunten zo goed mogelijk aangepakt. De resultaten worden ook altijd gebruikt als input voor het meerjarenplan. De BCD-raad zegt voorstander te zijn van dit soort onderzoeken, maar vraagt zich af of dit wel het juiste instrument is om de tevredenheid te meten. Mensen verkeren soms in een afhankelijke positie en durven daardoor niet altijd hun echte mening te geven. Volgens de bestuurder heeft het CTO juist een toegevoegde waarde, omdat het om anonieme informatiegaring gaat, die tegelijkertijd een vorm van inspraak biedt. Lisette geeft kort een voorbeeld van wat er enkele jaren geleden in Amok plaats heeft gevonden. Dit had betrekking op veiligheidsaspecten die met name met de taalbarrière te maken hadden. Hier is actie op ondernomen en het jaar daarop bleek de tevredenheid over de veiligheid flink gestegen. Het was dus in de cijfers zichtbaar dat er echt iets met de uitkomsten van het onderzoek wordt gedaan. 2

3 De bestuurder schetst nog kort de route die wordt gevolgd: het meerjarenplan (met inspraak), de uitvoering van het CTO (met inspraak), de evaluatie CTO (met inspraak) en op basis daarvan het nieuwe meerjarenplan (met inspraak). De vraag die vandaag voorligt is, of er andere thema s of onderwerpen zijn waar meer aandacht aan besteed moet worden. De vragen die hierbij horen worden dan door het onderzoeksbureau geformuleerd. De BCD-raad zegt graag over een aantal jaren in beeld te zien gebracht wat er is gedaan en wat dit aan verbeteringen teweeg heeft gebracht. Volgens Lisette zijn deze gegevens wel bekend voor het afgelopen jaar, maar nog niet in kaart gebracht over meerdere jaren. Dit kan nu wel een keer gebeuren, omdat de uitkomsten nu over meerdere jaren bekend zijn. Een vraag die voor de BCD-raad van belang kan zijn is, of men de medezeggenschap weet te vinden en mensen zich voldoende vertegenwoordigd vinden door de raden. Deze vragen zijn volgens Lisette al wel opgenomen voor de medewerkers m.b.t. de ondernemingsraad en zouden in soortgelijke vorm ook kunnen worden opgenomen de andere lijsten voor de BR, DR en BCD-raad. Voor de medewerkers is zowel een gesloten als een open vraag opgenomen. De open vraag levert veel extra opmerkingen op, waar vervolgens dan wel actie op ondernomen moet worden. Lisette zal aan het onderzoeksbureau vragen om suggesties te doen voor onderwerpen waar de medezeggenschap in zou kunnen verbeteren en de mogelijke vragen zoveel mogelijk afstemmen op de vragen zoals deze voor de OR zijn geformuleerd. Voorbeelden: - Weet u dat er een cliëntenraad is binnen DRG? - Welke onderwerpen vindt u belangrijk om medezeggenschap over te hebben? - Ik voel mij voldoende vertegenwoordigd; - Ik ben tevreden over de wijze van inspraak. De BCD-raad pleit nog voor meer onderscheid tussen de functies van mensen, zodat duidelijk wordt over wie of wat mensen meer of minder tevreden zijn. De bestuurder is van mening, dat dit onderscheid niet zo duidelijk kan worden gemaakt, mede omdat het dan eigenlijk te persoonlijk getrokken wordt richting het functioneren van specifieke personen. Dat is niet de bedoeling en onwenselijk. Afgesproken wordt, de huidige vragenlijsten te handhaven, waarbij het thema inspraak wordt toegevoegd. De bijbehorende vragen volgen nog. Lisette Forrer verlaat de vergadering onder dankzegging voor haar toelichting en aanwezigheid. 3. Mededelingen De BCD-raad meldt, dat de verkiezingscommissie per heden is opgeheven. 3

4 4. Vaststellen verslag overleg Raad van Bestuur en BCD-raad d.d. 8 december Met een kleine tekstuele aanpassing wordt het verslag goedgekeurd en vastgesteld. N.a.v. blz. 1: gesprek wethouder: Dit is volgens de bestuurder goed verlopen. Hier is een aantal vervolggesprekken uit naar voren gekomen tussen de gemeente en de GGD. N.a.v. blz. 3: hoorzitting m.b.t. sluiting kaarsenmakerij/fietsenmakerij: Deze heeft plaatsgevonden en in principe is een gezamenlijke oplossing bedacht. Deze moet nog technisch worden uitgewerkt, maar de insteek is dat de verantwoordelijkheid voor de subsidie bij de centrale stad komt te liggen. Dit kan pas na 6 februari worden geregeld, omdat dan de voorlopige gunningen van de WMO-financiering bekend worden. N.a.v. blz. 3: schrappen drankjes ErOpUit: de bestuurder zegt hier nog geen antwoord op te hebben gekregen. Hij zal hier per op terugkomen. N.a.v. blz. 3: vrijwilligersvergoeding: De BCD-raad vraagt welke vrijwilligers precies een vergoeding krijgen waarvoor. Hier zijn volgens de bestuurder duidelijke afspraken over opgenomen in het vrijwilligersbeleid. Niet iedereen die vrijwilligerswerk doet krijgt ook een vergoeding. Er is maar een klein percentage dat hierom vraagt. Als er een vrijwilligersvergoeding wordt gegeven, zijn hier strikte regels aan verbonden. Deze staan in het vrijwilligersbeleid. Er is de mogelijkheid de werkelijk gemaakte kosten te declareren, of er geldt een vaste vergoeding. Er kan slechts van één keuze hierin sprake zijn. Volgens de bestuurder wordt niet actief melding gemaakt van een vrijwilligersvergoeding. Het is aan de vrijwilligers zelf om hierom te vragen. N.a.v. blz. 3: meerjarenplan: Dit zou worden opgestuurd, maar is nog niet ontvangen. De bestuurder zal hier alsnog omgaand voor zorgen. N.a.v. blz. 4: jaarverslag: De adviseur meldt zijn deel van het jaarverslag voor de BCDraad te hebben opgestuurd aan de voormalig ondersteuner van de Raad. Deze zal dit verder aanvullen. Na goedkeuring hiervan door de BCD-raad zal het verslag aan Thalia worden opgestuurd. Zij is verantwoordelijk voor het gehele jaarverslag DRG. N.a.v. blz. 5: de Raad in 2017: Tijdens het laatste agendaberaad is afgesproken, dat de BCD-raad tot 1 juli blijft bestaan en de werkzaamheden geleidelijk aan overdraagt richting Centrale Raad. Tot juli schuift de bestuurder ook nog voor overleg aan in de BCD-raad. De BR en DR starten langzaam op en hier schuift de bestuurder om en om aan, waarbij in ieder geval ook altijd de verantwoordelijk managers aanwezig zijn. In januari is de bestuurder voor overleg aanwezig in de DR en in februari in de BR. In maart uitsluitend in de BCD-raad, omdat dan in de afzonderlijke raden DB s worden gevormd. 4

5 N.a.v. blz. 5: werkgroep website: er zou gekeken worden of er 2 of 3 mensen in de werkgroep zitting konden nemen, waarvoor een oproep zou worden gedaan vanuit de raden. Hiervan zou in ieder geval één digibeet moeten zijn. N.a.v. blz. 5: backoffice: De BCD-raad vraagt wat hier precies mee wordt bedoeld. Hiermee worden volgens de bestuurder de diensten van DRG bedoeld, die niet direct in zicht zijn, maar wel essentieel zijn voor het functioneren van de organisatie (bijvoorbeeld de (financiële) administratie). N.a.v. blz. 6: situatie OndroBong: er zijn acht leden voor de locatieraad, maar de teamleider wilde alleen met het DB praten. Het DB wordt echter pas na drie maanden gekozen uit de huidig gekozen leden van de locatieraad. De eerdergenoemde knelpunten moeten nog met de teamleider worden besproken. Tot nu toe was de afspraak, dat als een locatieraad te weinig leden had, mensen zich nog op de vacatures in konden schrijven en dan drie maanden als aspirant-lid mee konden draaien tot hun daadwerkelijke benoeming. Er kunnen echter nooit meer dan acht leden in een raad zitting hebben. 5. Transitie naar nieuwe raden Op termijn zal het agendaberaad tussen de bestuurder en de raden ook met de afzonderlijke raden worden gehouden, afhankelijk van bij welke Raad de bestuurder die maand aanschuift. 6. Ondersteuning De BCD-raad wenst de ondersteuning te regelen tot op het laatste niveau, dus ook voor de locatieraden. Alle raden zullen zich de komende maanden gaan beraden over hun ondersteuning per 1 april. De huidige ondersteuners/adviseurs kunnen per die datum worden ontslagen of opnieuw worden ingehuurd. De ondersteuning voor de 8 locatieraden zal ca. 3 uur per maand per locatieraad vergen, dus 24 uur per maand in totaal. Waarschijnlijk zal dit een thema worden bij de locatieraden, omdat de locatiehoofden aan zullen geven dat hier geen geld voor is. Daarmee zal het besluit op bestuurlijk niveau moeten worden genomen. Om zaken goed op de rails te zetten, wordt ingeschat dat hier drie uur per locatie per maand voor nodig is. Na verloop van tijd zou dit voor sommige locaties weer afgebouwd kunnen worden. De bestuurder verzoekt de BCD-raad een voorstel, inclusief kostenplaatje, op papier te zetten en aan hem op te sturen. 7. Inloophuis Noord Op 10 december is gestart met het Huis van de Wijk in Noord. De afspraak is, dat DRG de coördinatie doet van één Huis van de Wijk. Het is de bedoeling dat de doelgroep inloophuizen toegang krijgt tot het Huis van de Wijk in Noord, maar dat bezoekers van buiten Noord naar het Huis van de Wijk gaan in hun eigen wijk. 5

6 Het idee is, dat een club van medewerkers wordt gevormd, die mobiel de inloophuizen runt. Hier wordt door de rest van de stad met belangstelling naar gekeken. Het zal enige tijd in beslag nemen voordat dit goed is geregeld. 8. Rookvrije ruimtes in inloophuizen De bestuurder zal de mogelijkheden bespreken en kijken of de voorzieningen hiervoor verbeterd kunnen worden. Hij zal hier de volgende vergadering op terug komen. 9. Status Time Being Het gebouw is tot 1 juli beschikbaar voor de doelgroep Onder de Pannen. 10. Rondvraag Er zijn geen vragen voor de rondvraag. 11. Sluiting De voorzitter bedankt iedereen voor de aanwezigheid en inbreng en praat nog kort na met Nicoline. Sluiting om uur. Voorlopige datum volgende overlegvergadering: donderdag 9 februari om 13.30, aansluitend aan de eigen vergadering op de Droogbak 6