Bestuursvergadering TV Meerburg. Concept verslag

Transcriptie

1 Bestuursvergadering TV Meerburg Maandag 12 november 2012, vanaf uur, in de bestuurskamer clubhuis. Voorzitter Bestuur Gasten Afwezig : Marcel van Dalen : Carolina de Wild, Cora de Fey, Oscar Meijrink : vertegenwoordiger Match, lid JC, leden TTC, : Geen Concept verslag 1. Opening De voorzitter heet iedereen van harte welkom en opent de vergadering om uur. 2. Verslag van de vorige keer d.d. Door het ontbreken van het verslag is meteen overgegaan naar de agenda. Binnen de agenda lagen voldoende zaken op tafel. In ieder geval waren de uitnodigingen verstuurd in verband met de toekomstige ontwikkeling van de Technische commissie nieuwe stijl. De opkomst was niet volledig en dat werd betreurd. Volgende keer zal er een bijeenkomst worden gehouden waar alle genodigden wel worden verwacht. 3. Actielijst d.d. De actielijst wordt doorgenomen en daar waar nodig aangepast. 4. Uitwisseling informatie bestuursleden / mededelingen Cora licht het digitale afhangbord toe en vertelt kort de voor en nadelen. Tevens is vast komen te staan dat het afhangbord niet 100% water dicht is maar dat is ter verantwoordelijkheid van de gebruiker. In de toelichting en op de website komt hier wel een opmerking over 5. Agendapunten 5.1 Voorbereiding ALV De voorzitter verzoekt om alle betrokkenen zich voor te bereiden op de Algemene ledenvergadering met de bijbehorende stukken. De voorlopige datum is vastgesteld op woensdag 13 februari Dit jaar zal nog geen gebruik worden gemaakt van de jaarplannen commissies. Wel worden deze samen met het verenigingsbeleidsplan voorgelegd aan de ALV. 5.2 Speerpunten volgend jaar Het speerpunt van het volgende jaar 2013 zal geheel in het teken komen van de JEUGD en bijbehorende commissie. Overige speerpunten liggen in het verlengde van het vereniging beleidsplan. 5.3 Onderzoek elektronisch kassasysteem Het bestuur is van mening dat er geen behoefte is aan een elektronisch kassasysteem. Wel kan in de toekomst deze keuze, indien dit noodzakelijk wordt geacht, heroverwogen worden. Bestuursvergadering TV Meerburg maandag 12 november

2 6. Terugkoppeling uit commissies Clubhuiscommissie De verbouwing van de keuken is met succes afgerond en is binnen de tijd en het budget gebleven. Inmiddels zijn alle partijen betaald. Na toetsing van de keuken zijn er diverse (kleine) zaken nog naar voren gekomen die de aankomende jaren onze aandacht verdienen. In het verslag van Bert van Es zijn de punten opgenomen en deze blijven onder de aandacht van het bestuur. Binnen de vereniging (voornamelijk ouderen) wordt continu geklaagd dat de clubhuiscommissie veel geld over de balk smijt. Ze zullen binnen de ALV hierover dan ook kritische vragen willen stellen. Binnen de ALV moeten wij goed voorbereid zijn dat onze keuzes en wijze waarop met de clubhuiscommissie wordt omgegaan met verenigingsgeld en of we wel of niet winstgevend zijn gebleken. Essentieel voor de vereniging aankomende jaren om op dezelfde voet verder te gaan. Leden zien wel de investeringen (zichtbare) maar niet de gevolgen en consequenties van het handelen clubhuiscommissie. Jeugdcommissie De jeugdcommissie heeft zijn zorgen geuit over het lage aantal jeugdspelers en het bijbehorende verloop. Ook activiteiten die de jeugdcommissie ondernemen kunnen vaak geen doorgang vinden door gebrek aan ondersteuning van de ouders of vrijwilligers. Het bestuur is dan ook van mening dat het jaar 2013 het jaar moet worden van de jeugd. Het bestuur heeft aan de jeugdcommissie kaders aangeboden om te beginnen met een jeugdbeleidsplan. Hierin hopen wij voldoende plannen in op te nemen om in 2013 ons volledig te kunnen richten op de jeugd met als belangrijkste factoren het werven van jeugdleden, het behouden van jeugdleden en het intrinsiek motiveren van jeugdleden en hun ouders om meer voor de vereniging te gaan ondernemen. Technische commissie Met de leden van de technische commissie zijn overleggen geweest om te komen tot een verandering van de oude TTC naar de nieuwe TC. In de nieuwe TC nemen alle afgevaardigden van de commissies plaats die op het gebied van Technisch Tennis en het organiseren van activiteiten hierom een rol kunnen gaan spelen. Op 17 december 2012 is de kick-off van deze commissie formeel waarin alle actoren van de commissies worden verwacht. Veel kleine groepen (subcommissies) zullen vanuit de TC activiteiten en toernooien kunnen gaan organiseren. Match zal ook tijdens deze overlegmomenten aanwezig zijn om een betere samenwerking met de overige actoren te bewerkstellingen. Ook Match is op de hoogte van onze doelstelling met de jeugd voor Sponsorcommissie Binnen de sponsorcommissie zijn behoudens de organisatie rondom de sponsoring etc. geen verdere meldingen te doen. Accommodatie commissie Accommodatie commissie is drukdoende met het onderhoud van het terrein. Zeker gelet op de herfst die zijn intrede heeft gedaan hebben deze leden het druk met het ruimen van de bladeren en het speelklaar houden van onze banen. PR en Communicatiecommissie De afgelopen periode is druk gewerkt aan de implementatie van ons digitale afhangbord. Zij hebben de ledenadministrateur ondersteund bij het realiseren van deze actie. Ook zijn ze hard aan het werk om de lay-out van de website aan te passen en de mailadressen rond te krijgen. De voorzitter geeft aan niet gelukkig te zijn met de huidige opzet van de website. Het programma dat ze gebruiken is bewerkelijk en er wordt gezocht naar een betere oplossing. Bestuursvergadering TV Meerburg maandag 12 november

3 Activiteitencommissie Binnen de activiteitencommissie zijn momenteel geen opmerkingen. Ledenadministrateur De ledenadministrateur heeft rondom het digitale afhangbord veel informatie aan de leden doorgegeven. Het is zaak deze informatie ook te ondersteunen naar de leden toe. Het lijkt nog ver weg, maar toch... De ALV zit er weer aan te komen. Omdat de contributie definitief wordt vastgesteld in de ALV kan ik de contributiebrieven pas versturen nadat de ALV heeft plaatsgevonden. Het was tot nu toe altijd gebruikelijk dat mensen dan 4 weken de tijd kregen om te betalen. Omdat we de pasjes voor 1 april uit willen reiken, ook nog wat tijd willen reserveren voor een herinnering en ik in maart een week op wintersport ben, wil ik even met jullie afstemmen hoe we dat gaan timen. Persoonlijk zou ik in ieder geval de betaaltermijn wat in willen korten en iedereen uiterlijk 3 of 10 maart willen laten betalen (3 maart als ik pas 9 maart op wintersport ga en 10 maart als ik 2 maart op wintersport ga). Twee vragen aan jullie: 1. Hoe staan jullie tegenover het inkorten van de betaaltermijn? Zijn er redenen om dat niet te doen? 2. Is het mogelijk om de ALV op 6 februari te houden? Of is dat een week te vroeg voor jullie? Als een vereniging een 'gewone' nieuwe pas aanvraagt dan kost deze pas op dit moment nog niks. Dat zou in de toekomst wel eens kunnen veranderen. Een nood pas (die wij dagelijks printen) kost voor de vereniging 2,50 euro. Is het zinvol in de toekomst administratiekosten te voldoen bij verlies van deze ledenpas (nood) en bij gewone ledenpas. Kunnen wij hierin iets betekenen om mee te denken. Vrijwilliger coördinator Nel Verboon heeft deze taak op zich genomen en zal zich vooral in de toekomst gaat richten op de volgende werkzaamheden binnen de vereniging. Taken en verantwoordelijkheden Adviseert het bestuur en de commissies over het vrijwilligersbeleid. Coördineert de introductie van nieuwe vrijwilligers en de begeleiding en deskundigheidsbevordering. Behartigt de belangen van de vrijwilligers: waardering, onkostenvergoeding, verzekering en dergelijke. Is verantwoordelijk voor het lief en leed binnen de vereniging, bijvoorbeeld een bloemetje bij ziekte, een verjaardagkaartje, etc. Stimuleert dat bij de taakinvulling zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de wensen, motieven en mogelijkheden van de vrijwilligers. Tevens wordt door haar verzocht of er financiële ruimte is om een buitenkraan vanuit het herentoilet te maken daar de leden en bezoekers steeds hun flesjes moeten vullen in de toch al kleine keuken ( de herenkleedkamer is de enige andere locatie waar men een flesje op de knieën kan vullen). Ik heb deze locatie buiten bedacht omdat we dan 2 vliegen in een klap vangen. De tuinmannen van onze vereniging hoeven dan namelijk niet meer met tientallen gieters te lopen om de bakken water te geven maar kunnen een slang aan sluiten op de waterkraan. 7. Ingekomen stukken en mededelingen De voorzitter verzoekt iedereen zich goed en zorgvuldig voor de bereiden op de ALV, de vermoedelijke data zal zijn 13 februari 2013 maar dit kan nog veranderen. De financiële situatie moet duidelijk, zorgvuldig en helder worden uitgewerkt Consequenties van de gemaakte keuzes dienen te worden uitgewerkt. Ook de situatie rondom de eventuele contributieverhoging moeten helder geformuleerd Bestuursvergadering TV Meerburg maandag 12 november

4 worden. De adviezen die Oscar heeft gegeven zullen ten grondslag moeten liggen aan de handelingen. Voornamelijk de argumenten. Stukken en inhoudelijke zaken zullen tijdig moeten worden aangeleverd. Ook zullen we rekening moeten houden met de planning over het informeren van de leden. Gelet op het feit dat wij meer structuur willen aanbrengen aan deze vereniging mogen de leden deze structuur ook van ons verwachten. Daarom vraag ik alle bestuursleden om zich als zodanig aan deze structuur te conformeren. De verslaglegging zal zorgvuldiger moeten evenals de vergaderingen. De lay-out van deze notulen moet richtinggevend zijn voor de toekomst. Een andere lay-out of opzet is dan ook niet meer gewenst. De website moet voor de vereniging dan ook representatief en inhoudelijk sterk zijn voor wat betreft de structuur en bedrijfsvoering binnen de vereniging. Dit maakt je een betrouwbare en zorgvuldige vereniging waar leden in een warm bad komen om te tennissen. Contract MATCH zal zo snel als mogelijk opnieuw moeten worden bezien. Voordat wij als bestuur hierin de keuze maken wil ik het overleg van 17 december met de TC afwachten. Mogelijk komen daar nog goede zaken in naar voren die wij kunnen meenemen. 8. Financiën In dit hoofdstuk wil ik graag een financieel overzicht hoe de vereniging er bij staat en welke uitgaven er in deze periode hebben plaatsgevonden. Het onvoldoende weten wat er plaatsvindt dat is lastig. Bedenk een opzet hoe wij dit zo in de notulen kunnen opnemen. Gelet op het feit dat onze notulen straks online staan is het zinvol ook de financiële component te delen met de leden. Zo zien ze in eerste lijn hoe met de gelden wordt omgegaan. 9. Agenda komende tijd Caroline wordt verzocht een helder overzicht te maken van de agenda aankomende tijd. Op dit moment zijn er veel overlegmomenten. Graag iedereen deze informatie aan haar opgeven. 10. Rondvraag en sluiting De voorzitter sluit de vergadering omstreeks uur en bedankt de gasten en de bestuursleden voor hun tijd en aanwezigheid. Bestuursvergadering TV Meerburg maandag 12 november

5 Agenda Bestuursvergadering TV Meerburg maandag 2012, vanaf uur, in de bestuurskamer clubhuis Voorzitter Bestuur : Marcel van Dalen : Carolina de Wild, Cora de Fey, Oscar Meijrink Gasten : Afwezig : Geen Agenda 1. Opening 2. Verslag van de vorige keer d.d. 3. Actielijst d.d. 4. Uitwisseling informatie bestuursleden / mededelingen 5. Agendapunten 6. Terugkoppeling uit commissies 7. Ingekomen stukken en mededelingen 8. Financiën 9. Agenda komende tijd 10. Rondvraag en sluiting Bestuursvergadering TV Meerburg maandag 12 november

6 Actielijst Nr. Datum Opgevoerd Onderwerp Bestuur Aktie door Streefdatum Status/opmerkingen 1. Juni 2012 Verhoging contributie voorstel Oscar 31 dec 2012 Lopende 2. Aug 2012 Hervorming TTC naar TC Marcel 31 dec 2012 Bijna afgerond 3. okt 2012 Voorbereiding ALV allen 2 e week januari 2013 Lopende 4. Jan 2012 Verenigingsbeleidsplan allen 4 e week 2013 Lopende in ontwikkeling Nr. Datum opgevoerd Onderwerp Commissies Aktie door Streefdatum Status/opmerkingen 1. Okt 2012 Jaarplannen commissies Vrz.com 4 e week 2013 Lopende 2. Okt 2012 Voorbereiding ALV Vrz.com 4 e week 2013 Lopende Nr. Datum opgevoerd Onderwerp Overige Aktie door Streefdatum Status/opmerkingen 1. Juli 2012 Schorsing Roedoe en Nap bestuur Mei 2013 Lopende 2. Okt 2012 Jeugdbeleidsplan JC 13 Feb 2013 Lopende 3. Okt 2012 Aanpassing website en adressen PC.Com 31 december 2012 Lopende 4. Bestuursvergadering TV Meerburg maandag 12 november