Proceskwaliteit majeure Projecten

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Proceskwaliteit majeure Projecten BIJLAGENBOEK

2 Juli 2015 Rekenkamercommissie gemeente Best Drs. J.J.M. van den Heuvel, voorzitter Drs. M.A. Koster RA, lid J.M. van Berlo (secretaris) Postbus 50, 5680 AB Best, Telefoon: / , ~ 2 ~

3 Inhoudsopgave Pag. Bijlage 1: Onderzoeksplan Proceskwaliteit majeure projecten 5 Bijlage 2: Gedetailleerd beeld onderzoeksvragen 11 Bijlage 3: Lijst van geïnterviewde personen 34 ~ 3 ~

4 ~ 4 ~

5 Bijlage 1 Onderzoeksplan proces- kwaliteit majeure projecten gemeente Best ~ 5 ~

6 1. Aanleiding In het onderzoeksprogramma 2013/2014 van de Rekenkamercommissie (RKC) is opgenomen een onderzoek naar de proceskwaliteit van majeure projecten. Tijdens de inventarisatie, die heeft plaatsgevonden in het najaar van 2013, zijn meerdere daaraan gerelateerde onderwerpen als onderzoeksitem aangedragen. In het onderzoeksprogramma hebben wij al aangegeven dat wij deze aangedragen onderwerpen willen bundelen in een onderzoek naar de proceskwaliteit. Niet de bereikte effecten en/of doelen staan daarbij centraal, maar de vraag of het proces op een adequate wijze is verlopen. Daarbij zal ook onderzocht worden in hoeverre ieders rol en verantwoordelijkheid in dergelijke processen tot zijn recht is gekomen. Bij majeure projecten gaat het om belangrijke processen, grote belangen en vaak ook grote risico s. Dit heeft in de keuze van de RKC voor dit onderwerp een belangrijke rol gespeeld. 2. Doelstelling. De doelstelling van het onderzoek is: Het verschaffen van inzicht aan de raad in de wijze van voorbereiding, sturing en beheersing, toezicht en verantwoording van grote projecten, teneinde zijn kaderstellende en controlerende rol te versterken Dit betekent dus dat het volledige proces vanaf de eerste voorbereiding tot en met de eindverantwoording wordt onderzocht. Afhankelijk van de keuze van de projecten voor de nadere casestudie, kan er voor gekozen worden om een deeltraject te onderzoeken. Dit kan bv. gebeuren als een proces te lang loopt of te groot van omvang is, nog niet volledig is afgerond maar wel kan worden opgedeeld in afgeronde deelprocessen met daaraan gekoppelde deelproducten. 3. Onderzoeksvragen Om te komen tot het bedoelde inzicht en de hieruit af te leiden aanbevelingen voor toekomstige projecten, is de volgende centrale onderzoeksvraag geformuleerd: Op welke wijze initieert, stuurt en beheerst de gemeente Best haar grote projecten en hoe wordt toezicht gehouden en verantwoording afgelegd. Deze centrale onderzoeksvraag hebben wij vervolgens verfijnd in een aantal hoofdvragen, die weer zijn onderverdeeld in een aantal deelvragen. ~ 6 ~

7 a. Hoe is de voorbereiding en de start geregeld? - Is de aanleiding en de urgentie goed benoemd? - Is er sprake van een heldere vraagstelling? - Hoe is deze vraagstelling geoperationaliseerd in deelvragen en deelproblemen? - Is het beoogde resultaat c.q. de beoogde doelen geformuleerd? - Is de raad tijdig bij de voorbereiding betrokken? - Is het project voorafgegaan door een startnotitie of een bestuursopdracht? - Is er een plan van aanpak opgesteld? - Is de aanpak en de werkwijze anderszins helder in een beleidsdocument vastgelegd? - Is er conform de vastgelegde aanpak gehandeld? b. Hoe zijn de rollen en verantwoordelijkheden geregeld en op welke wijze is daaraan inhoud gegeven? - Is vastgelegd welke partners bij het proces zijn betrokken, zowel intern als extern? - Zijn de rollen van raad, college/ambtelijke organisatie en externe partners duidelijk vastgelegd? - Zijn de verantwoordelijkheden van die betrokken partners benoemd? - Op welke wijze is de interactie tussen de betrokken partners geregeld? - Is ook conform de beoogde rolverdeling gewerkt? c. Zijn de randvoorwaarden helder in kaart gebracht? - Maatschappelijk? - Beleidsmatig? - Juridisch? - Financieel? d. Is er sprake van een planning en een fasering? - Is er een tijdpad uitgezet? - Is er sprake van een fasering van het proces c.q. de geplande activiteiten? - Heeft een benoeming van tussenproducten/tussenresultaten plaatsgevonden? e. Hoe is de controle, evaluatie en verantwoording geregeld? ~ 7 ~

8 - Zijn de onzekerheden in het proces en de daaraan verbonden risico s in beeld gebracht? - Is de controle op het proces vooraf vastgelegd? - Heeft de controle conform deze vastlegging plaatsgevonden - Is er rekening gehouden met de mogelijk veranderende omstandigheden? - Zijn de (tussentijdse) evaluatiemomenten vastgelegd en hebben deze conform plaatsgevonden? - Zijn de tussentijdse evaluatiemomenten gekoppeld aan de tussenproducten/-resultaten? - Is er een eindverantwoording afgesproken en heeft deze ook plaatsgevonden? f. Hoe is de informatie, communicatie en interactie vastgelegd? - Is er een communicatieplan/-paragraaf opgenomen? - Is er sprake van participatie van burgers, bedrijven en externe organisaties,? - Is de interactie met betrekking tot de informatie en communicatie tussen interne en externe partners en burgers en bedrijven vastgelegd? - Is conform deze vastlegging gehandeld? 4. Normering. Met betrekking tot de hiervoor geformuleerde groepen van onderzoeksvragen, worden de volgende normen gehanteerd: t.a.v. de voorbereiding: - De met het project beoogde doelen en/of resultaten zijn vooraf benoemd en beschreven; - De raad heeft het college een heldere opdracht meegegeven (bv. in de vorm van een startnotitie of bestuursopdracht) - De werkwijze en aanpak is vooraf vastgesteld (bv. in de vorm van een projectorganisatie, plan van aanpak e.d.) - Er wordt conform deze beschrijvingen gehandeld. t.a.v. de rollen en verantwoordelijkheden: - De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen de gemeentelijke en de externe partners zijn expliciet gemaakt en vastgelegd; - Er wordt conform deze beschrijvingen gehandeld. - De verwachte bijdragen/betrokkenheid van externe partners/doelgroepen zijn gedefinieerd; ~ 8 ~

9 t.a.v. de randvoorwaarden: - De randvoorwaarden zijn duidelijk in beeld gebracht t.a.v. planning en fasering - Er is sprake van een heldere planning en fasering. - Indien nodig is een onderverdeling is gemaakt in tussenproducten en resultaten; t.a.v. controle, evaluatie en verantwoording: - Er heeft een risicoanalyse plaatsgevonden m.b.t. de onzekerheden en risico s binnen het project; - Er zijn afspraken gemaakt over de wijze van rapporteren over voortgang en afwijkingen alsmede de frequentie daarvan; - Er zijn afspraken vastgelegd over de evaluatiemomenten en de wijze waarop de eindverantwoording plaats vindt; - Er wordt conform deze afspraken gehandeld. t.a.v. communicatie en informatie: - Er is vastgelegd wanneer en op welke wijze burgers, bedrijven en externe organisaties kunnen participeren bij majeure projecten; - Er is ten aanzien van de onderzochte projecten een communicatieplan vastgesteld dan wel een communicatieparagraaf opgenomen in het besluitvormingsdocument; - Er wordt conform deze beschrijvingen gehandeld. 5. Aanpak en planning van het onderzoek In het onderzoek wordt gebruik gemaakt van verschillende methoden zoals documenten- analyse, interviews en groepsgesprekken. Het onderzoek wordt uitgevoerd door de Rekenkamercommissie. Daarbij wordt de volgende fasering voorzien: 1. Toelichting Onderzoeksplan in de Raadsbijeenkomst van 20 oktober In deze raadsbijeenkomst zal de opzet van het onderzoek worden toegelicht en de gelegenheid geboden voor een reactie hierop. Tevens zal daarbij aan de raad worden gevraagd om aan te geven, welke majeure projecten hij opportuun acht voor een nadere casestudie en waarom. Daarbij zal een spreiding over de verschillende beleidsvelden van de gemeente in acht worden genomen. 2. Inventarisatie en documentenanalyse (november/december/januari). In deze fase worden de relevante documenten geïnventariseerd en geanalyseerd, met het oog op de onderzoeksvragen. Verdieping van de vergaarde informatie vindt plaats door gesprekken/interviews met betrokkenen uit de ambtelijke organisatie en het bestuur. Daarbij kan worden gedacht aan de projectleiders, de verantwoordelijke leidinggevenden alsmede aan de verantwoordelijke ~ 9 ~

10 portefeuillehouders. Overwogen wordt om in deze fase de beleving van de raad over zijn betrokkenheid bij die majeure projecten na te gaan. De vorm waarin dit zal gebeuren wordt later bepaald. Daarbij kan o.a. gedacht worden aan een enquête, interviews of een workshop. 3. Rapportage (maart/april 2015) In deze fase wordt de concept rapportage opgesteld op basis van de inhoud uit de fases 1 en 2. De bevindingen worden op hun correctheid getoetst door middel van een wederhoorprocedure met het college. Vervolgens wordt het rapport aangevuld met conclusies en aanbevelingen en aan de raad aangeboden. 4. Formele behandelingsprocedure (mei/juni 2015) Na het doorlopen van de hiervoor genoemde procedure kan de definitieve rapportage worden behandeld in een raadsbijeenkomst in mei of juni 2015 Tenslotte wordt erop gewezen dat bij de sondering naar onderzoeksonderwerpen in Veldhoven het thema majeure projecten daar eveneens door meerdere fracties is opgevoerd. Parallel aan het onderzoek in Best zal een vergelijkbaar onderzoek in Veldhoven worden uitgevoerd door de Veldhovense Rekenkamercommissie. ~ 10 ~

11 Bijlage 2 Totaaloverzicht bevindingen op onderzoeksvragen gekozen projecten gemeente Best. Algemeen. Onderstaande bevindingen zijn gebaseerd op een (beperkt) aantal verstrekte documenten. Als belangrijkste document zijn de verschillende projectplannen gehanteerd. Wat opvalt is, dat de projectplannen vaak vooraf gaan aan de eerste (formele) betrokkenheid van de raad. Een kadernotitie (zo die er al is) of andere beleidsdocumenten zijn veelal pas aan de orde na de projectplannen. Of er meer informeel met de raad overlegd is of dat deze daarbij eerder de kans heeft gehad om zijn inbreng te leveren, is aan de hand van de documentstudie niet na te gaan. Dit zou wellicht in de interviews aan de orde kunnen komen. Aan de kleuren in onderstaande tabel dienen de volgende betekenissen te worden toegekend. Onderzoeksvraag wordt met Nee beantwoord Onderzoeksvraag wordt met Ja beantwoord Antwoord is ten dele Ja/Nee TRANSITIES SOCIAAL DOMEIN. a. Overkoepelende onderwerpen. Naast de specifieke projecten, die in het kader van dit onderzoek nader geanalyseerd worden, is ook vastgesteld, dat er enkele overkoepelende projecten hebben plaatsgevonden. Dit betreft met name de projecten Integrale toegang en toewijzing in het sociaal domein en Eigen kracht alsmede het Communicatieplan. Het project Integrale toegang en toewijzing in het sociaal domein gaat uit van de één loketgedachte en heeft als doel om het sociaal domein effectiever en efficiënter te organiseren voor de inwoners. Bij het project Eigen kracht gaat het om een bewustwordingsproces bij de burgers en de professionals, dat de overheid een stap terug zet en dat men zelf weer (meer) verantwoordelijk wordt voor het regelen van zaken op het gebied van zorg en welzijn. Het Communicatieplan is in het kader van dit onderzoek het meest relevant, aangezien in de verschillende projectplannen naar dit overkoepelende communicatieplan wordt verwezen en daarmee onderdeel uitmaakt van de proceskwaliteit van die verschillende projecten. Om die reden worden de bevindingen ten aanzien van dit Communicatieplan hier afzonderlijke opgenomen. ~ 11 ~

12 Communicatieplan: Algemeen: Het communicatieplan dateert van december 2013 en is vastgesteld door de Stuurgroep. In het plan wordt gewag gemaakt van het feit, dat veel projecten nog in de voorbereidings- of beleidsvormingsfase zitten. Het plan biedt daarom ruimte voor voortschrijdend inzicht en ervaring. Het kan worden aangevuld zodra meer bekend is over de vormgeving en uitvoering van de verschillende transities. De stuurgroep heeft in oktober 2013 de communicatie- en participatie-uitgangspunten vastgesteld. Deze zijn: - Transparant - Realistisch en - Sensitief. Het communicatieplan omvat alle projecten binnen het sociaal domein. Naast de drie projecten, die in het kader van dit onderzoek worden geanalyseerd en de hiervoor al genoemde Integrale toegang en toewijzing in het sociaal domein en Eigen Kracht kunnen worden genoemd de projecten Passend Onderwijs, Cliëntparticipatie en burgerparticipatie, Overlap dagbesteding en beschut werken, Tegenprestatie naar vermogen en Informatievoorziening binnen het sociaal domein. Voor elk van deze projecten worden aandachtspunten voor communicatie benoemd. Doelgroepen: Voor wat betreft de doelgroepen wordt onderscheid gemaakt in interne en externe doelgroepen. Bij de interne doelgroepen worden de volgende groepen onderscheiden: - Medewerkers die direct te maken hebben met de gevolgen van de 3 transities - MT/Directie - College - Gemeenteraad - Alle overige medewerkers. Bij de externe doelgroepen wordt onderscheid gemaakt in: - Professionals van uitvoerende organisaties - Maatschappelijke partners en intermediairs - Adviesraden - Cliëntenorganisaties - Cliënten. ~ 12 ~

13 Daarbij wordt onderkend dat elke transities zijn eigen cliënten heeft maar dat er wel een zekere overlap kan bestaan. Belangen, standpunten en participatieniveaus en communicatiedoelen. Per doelgroep (zowel extern als intern) is in het communicatieplan het participatieniveau van de betreffende doelgroep. (medebeslissen, advies, informeren, coproduceren) aangegeven. Naast de hiervoor al genoemde doelgroepen wordt ook nog aandacht besteed aan ouders/familie/ver-zorgers/mantelzorgers, vrijwilligersorganisaties en verenigingen, alsmede aan de inwoners van Best. Per groep zijn de belangen en standpunten geformuleerd. Tevens zijn voor de communicatiedoelen geformuleerd. Daarbij wordt de volgende vierdeling gehanteerd: - Algemeen - Professionals - Cliënten - Inwoners Communicatiemiddelen: In het communicatieplan is een helder overzicht opgenomen van de in te zetten communicatiemiddelen. Dit overzicht heeft de volgende indeling: Middel Doelgroep Doel Frequentie/Timing Daarbij wordt onderscheid gemaakt in de interne communicatiemiddelen en de externe communicatiemiddelen. Onder de interne middelen vallen o.a. Intranet, Beppie, Informatiebijeenkomsten en presentaties. Bij de externe middelen moet gedacht worden aan website, twitter, persberichten, rubriek in Groeiend Best e.d. Zowel bij de interne als bij de externe communicatiemiddelen wordt nog een onderscheid gemaakt in Beleidsvorming en Implementatie enerzijds en de Invoering anderzijds. Per in te zetten communicatiemiddel wordt aangegeven voor welke doelgroep dit wordt ingezet, wat het communicatiedoel daarvan is en met welke frequentie of op welke tijdstippen de communicatie plaats vindt. Een en ander is/wordt ook vastgelegd in een communicatiekalender die maandelijks in de projectgroep wordt geactualiseerd. ~ 13 ~

14 b. Specifieke onderwerpen: Jeugdzorg: Onderzoeksvragen Transities sociaal domein Jeugdzorg Motivering keuze a. Voorbereiding en start 1 Wordt er een onderscheid gemaakt in de behandeling van majeure projecten en andere projecten? In het voetboek Projectmatig werken is een matrix voor projectbeoordeling, waarmee via een puntenwaardering kan worden bepaald of een project als microproject, project of als majeur project wordt aangemerkt. Bij dit specifieke project is die puntenwaardering niet aangegeven. Evenmin is aangegeven, dat het hier om een majeur project gaat. 2 Is de aanleiding en de urgentie goed benoemd? Ja. Het betreft hier een overheveling van rijkstaken naar de gemeenten en een integratie daarvan met de bestaande taken van de gemeente. Er is dus geen sprake van een vrije keuze van de gemeente. 3 Is er sprake van een heldere vraagstelling? Ja, zie ook de aantekening bij A-2 4 Is deze vraagstelling geoperationaliseerd in deelvragen en deelproblemen? De vraagstelling als zodanig is niet opgedeeld in subvragen. Wel zijn er subdoelen en subresultaten benoemd. Zie D-2 en D-3 5 Is het beoogde resultaat c.q. de beoogde doelen Het doel van het project is helder in het Projectplan verwoord. geformuleerd? 6 Is de raad tijdig bij de voorbereiding betrokken? Het projectplan is van mei In september is dit gevolgd door een door de raad vastgestelde kadernotitie Zorg voor de Jeugd. Uit andere onderzoeken is bekend, dat er ook een regionale nota 21 voor de Jeugd is geweest. In hoeverre die aan de orde is geweest in de raad van Best moet nog worden nagegaan 7 Is het project voorafgegaan door een startnotitie of een bestuursopdracht? Nee, niet vooraf. Zie echter ook A-6 8 Is er een plan van aanpak opgesteld? Ja in de vorm van een Projectplan, vastgesteld door het college op 1 mei Is de aanpak en de werkwijze anderszins helder in een N.v.t. Zie A-8 beleidsdocument vastgelegd? 10 Is er conform de vastgelegde aanpak gehandeld? Gedeeltelijk. Als gevolg van gewijzigde omstandigheden een wat andere koers gevaren. projectplan is daarop niet aangepast. ~ 14 ~

15 b. Rollen en verantwoordelijkheden 1 Is vastgelegd welke partners bij het proces zijn betrokken, zowel intern als extern? 2 Zijn de rollen van raad, college/ambtelijke organisatie en externe partners duidelijk vastgelegd? 3 Zijn de verantwoordelijkheden van die betrokken partners benoemd? 4 Op welke wijze is de interactie tussen de betrokken partners geregeld? In de projectstructuur is geregeld, dat er een klankbordgroep wordt ingesteld met ook een externe vertegenwoordiging. In het projectplan zelf wordt summier gewag gemaakt van het feit, dat tijdens het proces externe partners bij de diverse werkgroepen kunnen worden ingeschakeld. Alleen voor de werkgroep Versterken eigen kracht is aangegeven welke externe partners daarin zitting hebben. In een bijlage bij het projectplan, staan de instanties die in enige vorm bij Jeugdzorg zijn betrokken, wel expliciet vermeld. Welke rollen de externe partners, de raad, college en ambtelijke organisatie specifiek vervullen en welke verantwoordelijkheden zij in het proces hebben is niet expliciet opgenomen in het projectplan. Tijdens het interview is aangegeven, dat in de klankbordgroepen e werkgroepen wel aparte afspraken zijn gemaakt over rollen en verantwoordelijkheden van de betrokken partners, zowel interne als externe. Voor de klankbordgroep, de stuurgroep, de projectgroep en de in te stellen werkgroep is een duidelijke taakomschrijving meegegeven. Daarbij wordt echter geen onderscheid gemaakt in de rollen en verantwoordelijkheden van de externe en de interne partners, de taakomschrijving geldt door de groep als geheel. De interactie is niet specifiek geregeld. Wel wordt melding gemaakt van een op te stellen communicatieplan, dat zich in ieder geval moet richten op lokale professionals, cliënten gespecialiseerde zorgaanbieders en de inwoners van Best. Een communicatieplan is in december 2013 vastgesteld. Dit had betrekking op het totaal van de 3 decentralisaties. 5 Is ook conform de beoogde rolverdeling gewerkt? Tijdens het interview is niet helder geworden of ook conform dat communicatieplan is gehandeld. c. Randvoorwaarden 1 Maatschappelijk Er wordt in het projectplan niet specifiek ingegaan op de maatschappelijke,beleidsmatige en 2 Beleidsmatig juridische randvoorwaarden. Alleen is aangegeven, dat er voldoende draagvlak moet zijn en 3 Juridisch dat er voldoende ambtelijke capaciteit moet worden vrijgemaakt. Onder het kopje Aanleiding is wel gewezen op de juridische consequenties. De beleidsmatige uitgangspunten zijn opgenomen in de Nota Maatschappelijke Participatie en Ondersteuning. Het projectplan is daar weer een uitwerking van. 4 Financieel De financiële kaders zijn wel duidelijk in het projectplan aangegeven, zowel in financiële middelen als in in te zetten ambtelijke uren. d. Planning en fasering 1 Is er een tijdpad uitgezet? Ja, er is een vrij gedetailleerd tijdpad opgenomen in het projectplan 2 Is er sprake van een fasering van het proces c.q. de geplande activiteiten? Ja. De inzit van ambtelijke medewerkers bij de verschillende activiteiten is heel gedetailleerd vermeld. 3 Heeft een benoeming van De subdoelen/subresultaten zijn duidelijk aangegeven. tussenproducten/tussenresultaten plaatsgevonden? 4 Is conform deze planning gehandeld Men heeft niet geheel volgens planning kunnen handelen, doordat de wetgeving en de nodige ~ 15 ~

16 inhoudelijke gegevens veel later kwamen dan was voorzien. e. Controle, evaluatie en verantwoording 1 Zijn de onzekerheden in het proces en de daaraan verbonden risico s in beeld gebracht Er is een risicoparagraaf in het projectplan opgenomen, waarin de risico s zijn benoemd en waarin acties zijn benoemd om deze risico s het hoofd te bieden. 2 Is de controle op het proces vooraf vastgelegd? Er ligt geen controle vast op het project. Wel heeft er zeer frequent informatie aan de raad plaatsgevonden, met daaraan gekoppeld informatiebijeenkomsten. Dit was echter puur informatief, er vond geen discussie plaats en/of bijstelling. 3 Heeft de controle conform deze vastlegging plaatsgevonden? 4 Is er rekening gehouden met de mogelijk veranderende omstandigheden? 5 Zijn de (tussentijdse) evaluatiemomenten vastgelegd en hebben deze conform plaatsgevonden? N.v.t. Niet van toepassing gelet op E-2 Nee, in het projectplan is geen rekening gehouden met veranderende omstandigheden. Daarover is wel gecommuniceerd met de raad maar ook daar alleen in informatieve zin. Er zijn geen tussentijdse evaluatiemomenten vastgelegd. Wel is op 29 augustus 2013 via een memo aan het Presidium een afspraak gemaakt over de consultatie van de raad bij beleidsnota s in het sociaal domein. De raad is middels een twaalftal Raadsinformatiebrieven op de hoogte gehouden van de vordering en ontwikkelingen van het project. 6 Zijn de tussentijdse evaluatiemomenten gekoppeld aan de N.v.t. Omdat geen tussentijdse evaluatiemomenten zijn vastgelegd, is deze vraag n.v.t. tussenproducten/-resultaten 7 Is er een eindverantwoording afgesproken en heeft deze ook plaatsgevonden? Nee, die is niet vastgelegd en voor zover bekend ook nog niet gehouden f. Informatie, communicatie, interactie 1 Is er een communicatieplan/-paragraaf opgenomen? Er is een zeer beknopte communicatieparagraaf opgenomen, waarin aangegeven wordt dat een communicatieplan moet worden opgesteld, dat zich in ieder geval moet richten op lokale professionals, cliënten gespecialiseerde zorgaanbieders en de inwoners van Best. Dit communicatieplan is in december 2013 vastgesteld. 2 Is er sprake van participatie van burgers, bedrijven en externe organisaties,? Er is zeker sprake van deelname van externe partijen en burgers,hun rollen en verantwoordelijkheden zijn echter slechts summier vermeld. 3 Is de interactie met betrekking tot de informatie en communicatie tussen interne en externe partners en burgers en bedrijven vastgelegd? Ja, in het communicatieplan 4 Is conform deze vastlegging gehandeld? Daarover kon ook in het interview geen uitsluitsel worden gegeven. ~ 16 ~

17 Tijdlijn. ~ 17 ~ 1 mei augustus 2012 Collegebesluit vaststellen projectplan zorg voor de jeugd Collegebesluit Kadernotitie Zorg voor Jeugd 10 september 2012 Raadsbesluit vaststelling Kadernota Zorg voor Jeugd 20 maart 2013 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr. 1 3 mei 2013 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr juni 2013 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr augustus 2013 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr. 4 6 september 2013 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr oktober 2013 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr. 6 9 januari 2014 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr februari 2014 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr maart 2014 Raadsbesluit Beleidsplan Jeugd mei 2014 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr augustus 2014 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr september 2014 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr oktober 2014 Collegebesluit gunning 2eLijns specialistische Jeugdz.2015 en Jeugdzorgverblijf en Verblijf Jeugd AWBZ en ZVW november 2014 Raadsbesluit Verordening Jeugdhulp Best november november 2014 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr. 12 Nadere regels Jeugdhulp 2014

18 AWBZ/WMO Onderzoeksvragen WMO /AW BZ Motivering Keuze a. Voorbereiding en start 1 Wordt er een onderscheid gemaakt in de behandeling van majeure projecten en andere projecten? In het voetboek Projectmatig werken is een matrix voor projectbeoordeling, waarmee via een puntenwaardering kan worden bepaald of een project als microproject, project of als majeur project wordt aangemerkt. Bij dit specifieke project is die puntenwaardering niet aangegeven. Evenmin is aangegeven, dat het hier om een majeur project gaat. 2 Is de aanleiding en de urgentie goed benoemd? Ja. Het betreft hier een overheveling van rijkstaken naar de gemeenten en een integratie daarvan met de bestaande taken van de gemeente. Er is dus geen sprake van een vrije keuze van de gemeente. 3 Is er sprake van een heldere vraagstelling? Ja, zie ook de aantekening bij A-2 4 Is deze vraagstelling geoperationaliseerd in deelvragen en deelproblemen? De vraagstelling als zodanig is niet opgedeeld in subvragen. Wel zijn er subdoelen en subresultaten benoemd. Zie D-2 en D-3 5 Is het beoogde resultaat c.q. de beoogde doelen Het beoogde doel alsmede de te bereiken resultaten zijn in het projectplan vastgelegd geformuleerd? 6 Is de raad tijdig bij de voorbereiding betrokken? Het projectplan borduurt voort op het projectplan Begeleiding in de Wmo van 30 september De daarin geplande kadernota is in de eerste helft van 2012 vastgesteld. Opvolgend is de wetgeving gewijzigd in die zin, dat ook de persoonlijke verzorging een taak voor de gemeente werd. Er zijn geen documenten ontvangen waaruit blijkt dat de raad in die tussenliggende tijd formeel bij het proces betrokken is geweest. 7 Is het project voorafgegaan door een startnotitie of een bestuursopdracht? Nee. Zie ook de aantekening bij A-6.Daarin zijn de randvoorwaarden voor de verdere uitwerking aangegeven. Gezien de beperkte keuzevrijheden zou dat, zo werd in het interview aangegeven, weinig verschil hebben gemaakt. 8 Is er een plan van aanpak opgesteld? Ja, in de vorm van een Projectplan. 9 Is de aanpak en de werkwijze anderszins helder in een N.v.t., zie A-8 beleidsdocument vastgelegd? 10 Is er conform de vastgelegde aanpak gehandeld? Waar men zelf invloed had, is conform gehandeld. Door vertraging in de regelgeving op onderdelen niet mogelijk. b. Rollen en verantwoordelijkheden 1 Is vastgelegd welke partners bij het proces zijn betrokken, zowel intern als extern? Ja, in een bijlage bij het Projectplan is een overzicht opgenomen van de aanbieders van zorg in natura. Dit zijn de partners die mogelijk een rol gaan spelen bij de uitvoering van de nieuwe regelgeving. In het eveneens bij het projectplan gevoegde stappenplan, is bij de ~ 18 ~

19 verschillende onderdelen wel opgenomen, dat daar externe partners bij betrokken zijn. 2 Zijn de rollen van raad, college/ambtelijke organisatie en externe partners duidelijk vastgelegd? 3 Zijn de verantwoordelijkheden van die betrokken partners benoemd? Er is niets opgenomen over de taken en verantwoordelijkheden van de raad, college/organisatie en externe partners. Er is alleen globaal opgenomen wat de taken zijn van de stuurgroep en de projectgroep. Tijdens het interview werd aangegeven, dat de vele aanbieders overal bij betrokken zijn geweest, met name bij het inkoopproces. De cliënten wat meer informeel. Vanwege de onzekerheden in het proces, waren die rollen en verantwoordelijkheden vooraf moeilijk aan te geven. 4 Op welke wijze is de interactie tussen de betrokken partners geregeld? Stuurgroep 1x per 2 weken, voor het overige niets opgenomen 5 Is ook conform de beoogde rolverdeling gewerkt? Omdat die vooraf slechts summier was aangegeven, kan dat niet worden vastgesteld. c. Randvoorwaarden 1 Maatschappelijk Er wordt in het projectplan niet specifiek ingegaan op de maatschappelijke,beleidsmatige en 2 Beleidsmatig juridische randvoorwaarden. In eerdere Kadernota s en Beleidsnota s zijn wel enkele 3 Juridisch randvoorwaarden terug te vinden. Het benoemen van deze randvoorwaarden zat niet in het destijds gehanteerde format. 4 Financieel De financiële kaders zijn wel in het projectplan aangegeven. Er is een krediet beschikbaar van ,= voor het invoeringstraject. Daarnaast wordt melding gemaakt van de voorgenomen kortingen van 15% op de persoonlijke zorg en van 40% op de huishoudelijke hulp voor de uitvoeringsbudgetten. d. Planning en fasering 1 Is er een tijdpad uitgezet? Er is een globaal tijdpad in de bijlage bij het projectplan opgenomen. 2 Is er sprake van een fasering van het proces c.q. de geplande activiteiten? Daarin is sprake van een fasering in de geplande activiteiten. 3 Heeft een benoeming van Tussenproducten/tussenresultaten zijn in het Projectplan benoemd. tussenproducten/tussenresultaten plaatsgevonden? 4 Is conform deze planning gehandeld Zie aantekeningen bij A-10. e. Controle, evaluatie en verantwoording 1 Zijn de onzekerheden in het proces en de daaraan verbonden risico s in beeld gebracht Er is in het projectplan een risicoparagraaf opgenomen, waarin een globaal inzicht wordt verstrekt van de aan dit project verbonden risico s alsmede enkele maatregelen om die risico s te beperken. 2 Is de controle op het proces vooraf vastgelegd? Nee, deze is nergens vastgelegd. Wel zijn de op te leveren resultaten opgenomen. 3 Heeft de controle conform deze vastlegging plaatsgevonden? 4 Is er rekening gehouden met de mogelijk veranderende omstandigheden? N.v.t. Zie E-2. Nee, er is geen rekening gehouden met veranderende omstandigheden. Wel is als risico benoemd dat de definitieve wetstekst te ver af zou gaan wijken van de concepttekst. Via de raadsinformatiebrieven hebben wel updates plaatsgevonden in informatieve zin. 5 Zijn de (tussentijdse) evaluatiemomenten vastgelegd en Er zijn geen tussentijdse evaluatiemomenten vastgelegd. Wel is via een memo aan het ~ 19 ~

20 hebben deze conform plaatsgevonden? 6 Zijn de tussentijdse evaluatiemomenten gekoppeld aan de tussenproducten/-resultaten 7 Is er een eindverantwoording afgesproken en heeft deze ook plaatsgevonden? Presidium een afspraak gemaakt over de betrokkenheid van de raad bij de wijzigingen in het sociaal domein. De raad is middels een twaalftal Raadsinformatiebrieven op de hoogte gehouden van de vordering en ontwikkelingen van het project. N.v.t. Die koppeling heeft niet plaatsgevonden omdat geen tussentijdse evaluatiemomenten zijn benoemd in het projectplan Nee, die is niet vastgelegd. Men is overigens momenteel wel bezig met een soort van eindverantwoording teneinde na te gaan wat er is afgerond en wat er nog op de rol staat. f. Informatie, communicatie, interactie 1 Is er een communicatieplan/-paragraaf opgenomen? Er is een zeer beknopte communicatieparagraaf opgenomen, waarin aangegeven wordt dat een communicatieplan moet worden opgesteld, dat zich in ieder geval moet richten op lokale professionals, cliënten gespecialiseerde zorgaanbieders en de inwoners van Best. Dit communicatieplan is in december 2013 vastgesteld. 2 Is er sprake van participatie van burgers, bedrijven en externe organisaties,? Er is zeker sprake van deelname van externe partijen en burgers,hun rollen en verantwoordelijkheden zijn echter slechts summier vermeld. 3 Is de interactie met betrekking tot de informatie en communicatie tussen interne en externe partners en burgers en bedrijven vastgelegd? Ja, in het communicatieplan 4 Is conform deze vastlegging gehandeld? Omdat dit niet vooraf is vastgelegd, kan dit niet worden vastgesteld. ~ 20 ~

21 Tijdlijn. ~ 21 ~????? maart 2013 Projectplan nieuwe WMO Nieuwsbrief Sociaal Domein nr. 1 3 mei 2013 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr. 2 13juni 2013 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr augustus 2013 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr. 4 6 september 2013 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr oktober 2013 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr. 6 9 januari 2014 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr februari 2014 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr maart 2014 Raadsbesluit vaststelling Nota Van AWBZ naar WMO 11 maart 2014 Collegebesluit vaststelling Startdocument Inkoop Maatwerkvoorzieningen functie begeleiding WMO 22 april 2014 Collegebesluit Basisovereenkomst Bestuurlijke aanbesteding WMO 1 mei 2014 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr augustus 2014 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr september 2014 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr oktober 2014 Collegebesluit inkoopstrategie begeleiding nieuwe cliënten WMO november 2014 Raadsbesluit verordening maatschappelijke ondersteuning november december 2014 Nieuwsbrief Sociaal Domein nr. 12 Collegebesluit nadere regels maatschappelijke ondersteuning 2015

22 Participatie: Onderzoeksvragen Participat ie Motivering Keuze a. Voorbereiding en start 1 Wordt er een onderscheid gemaakt in de behandeling van majeure projecten en andere projecten? In het voetboek Projectmatig werken is een matrix voor projectbeoordeling, waarmee via een puntenwaardering kan worden bepaald of een project als microproject, project of als majeur project wordt aangemerkt. Bij dit specifieke project is die puntenwaardering niet aangegeven. Evenmin is aangegeven, dat het hier om een majeur project gaat. 2 Is de aanleiding en de urgentie goed benoemd? Ja. Het betreft hier een overheveling van rijkstaken naar de gemeenten. Er is dus geen sprake van een vrije keuze van de gemeente. 3 Is er sprake van een heldere vraagstelling? Ja, zie ook de aantekening bij A-2 4 Is deze vraagstelling geoperationaliseerd in deelvragen en deelproblemen? 5 Is het beoogde resultaat c.q. de beoogde doelen geformuleerd? De vraagstelling als zodanig is niet opgedeeld in subvragen. Wel zijn er subdoelen en subresultaten benoemd. Zie D-2 en D-3 Er is in het Projectplan een uitgewerkte doelstelling opgenomen en is het beoogde resultaat in meer algemene bewoordingen weergegeven. 6 Is de raad tijdig bij de voorbereiding betrokken? Voorafgaande aan dit proces is er een nota Maatschappelijke Ondersteuning en Participatie en een nota Werk en Inkomen vastgesteld. Vervolgens verscheen de Participatiewet die heeft geleid tot het Projectplan Participeren naar vermogen. Voor zover valt na te gaan is de raad bij de voorbereiding daarvan formeel niet betrokken geweest. 7 Is het project voorafgegaan door een startnotitie of een bestuursopdracht? Nee. Wel is eerder een Beleidsvisie Maatschappelijke Participatie vastgesteld, die als startpunt kan worden beschouwd. 8 Is er een plan van aanpak opgesteld? Ja, in de vorm van een Projectplan, dat door het college is vastgesteld op 5 maart Is de aanpak en de werkwijze anderszins helder in een beleidsdocument vastgelegd? N.v.t. Zie A-8 10 Is er conform de vastgelegde aanpak gehandeld? Moet nog worden nagegaan (bij interviews?) b. Rollen en verantwoordelijkheden 1 Is vastgelegd welke partners bij het proces zijn betrokken, zowel intern als extern? 2 Zijn de rollen van raad, college/ambtelijke organisatie en externe partners duidelijk vastgelegd? Deels, alleen de intern betrokken medewerkers zijn vastgelegd Nee. Rol van de raad, college/organisatie en externe partners zijn niet in het projectplan vastgelegd. ~ 22 ~

23 3 Zijn de verantwoordelijkheden van die betrokken partners benoemd? De projectorganisatie bestaat uit een stuurgroep, een projectgroep en een viertal themagroepen. Van deze groepen zijn de taken alsmede de overlegfrequenties in een bijlage bij het projectplan vastgelegd. Er ligt niet vast welke verantwoordelijkheden de verschillende partners daarin hebben. Met name in de themagroepen hebben externe partners volledig geparticipeerd. Welke dat waren en wat hun rollen en bevoegdheden waren is echter nietvooraf vastgelegd. 4 Op welke wijze is de interactie tussen de betrokken Zie aantekening bij B-3 partners geregeld? 5 Is ook conform de beoogde rolverdeling gewerkt? In het interview werd aangegeven, dat stuurgroep, projectgroep en themawerkgroepen conform het plan hebben gehandeld. c. Randvoorwaarden 1 Maatschappelijk Als randvoorwaarden zijn benoemd de aandacht die nodig is voor de betrokkenheid van zowel 2 Beleidsmatig de eigen organisatie als de externe partners. Men poogt dit te bereiken door tijdige 3 Juridisch informatievoorziening en het inplannen van de benodigde adviesaanvragen. Voor het overige liggen de randvoorwaarden niet vast in het projectplan maar wel deels in de vidienota en de wetgeving. 4 Financieel Ten aanzien van de financiële kaders is alleen aangegeven, dat de benodigde uren van de medewerkers zijn opgenomen in de werkplannen van de betrokken afdelingen. In de Beleidsnota Best@Work: Participeren naar vermogen heeft wel een nadere uitwerking van de financiële kaders plaatsgevonden. d. Planning en fasering 1 Is er een tijdpad uitgezet? Ja, in een bijlage bij het projectplan is een uitgewerkt tijdpad opgenomen 2 Is er sprake van een fasering van het proces c.q. de geplande activiteiten? 3 Heeft een benoeming van tussenproducten/tussenresultaten plaatsgevonden? Ja er is sprake van een fasering in de geplande activiteiten. Er zijn de volgende thema s benoemd: a. Doelgroepen, b. Dienstverlening c. Werkgevers d. Organisatie 4 Is conform deze planning gehandeld Voor het grootste deel heeft men volgens de planning kunnen werken. Door accentverschuivingen als gevolg van sociaal akkoord en de collegewisseling hebben wel wat verschuivingen aangebracht, maar de planning niet ernstig verstoord. e. Controle, evaluatie en verantwoording 1 Zijn de onzekerheden in het proces en de daaraan In een risicoparagraaf van het projectplan zijn de risico s van dit project in kaart gebracht verbonden risico s in beeld gebracht 2 Is de controle op het proces vooraf vastgelegd? Nee, deze is nergens vastgelegd. Wel heeft de afdeling Interne Controle wel meegekeken en gelet op de risico s, controle en verantwoording 3 Heeft de controle conform deze vastlegging plaatsgevonden? 4 Is er rekening gehouden met de mogelijk veranderende omstandigheden? Gezien E-2 n.v.t. Nee, er is geen rekening gehouden met veranderende omstandigheden. Wel is als risico benoemd dat de definitieve wetstekst te ver af zou gaan wijken van de concepttekst. 5 Zijn de (tussentijdse) evaluatiemomenten vastgelegd en Er zijn geen tussentijdse evaluatiemomenten vastgelegd. Wel is via een memo aan het ~ 23 ~

24 hebben deze conform plaatsgevonden? 6 Zijn de tussentijdse evaluatiemomenten gekoppeld aan de tussenproducten/-resultaten 7 Is er een eindverantwoording afgesproken en heeft deze ook plaatsgevonden? presidium met de raad een afspraak gemaakt hoe deze bij de ontwikkelingen binnen het sociaal domein wordt betrokken. De raad is middels een twaalftal Raadsinformatiebrieven op de hoogte gehouden van de vordering en ontwikkelingen van het project. N.v.t. Die koppeling heeft niet plaatsgevonden omdat de evaluatiemomenten niet vooraf zijn benoemd. Nee, die is niet vastgelegd. Wel heeft er binnen het programma een evaluatie plaatsgevonden, waarbij vastgesteld is wat men nog moet doen en welke structuur daarbij past. f. Informatie, communicatie, interactie 1 Is er een communicatieplan/-paragraaf opgenomen? In de communicatieparagraaf wordt aangegeven, dat de overlegmomenten van de stuurproject en werkgroepen in bijlage 1 bij het projectplan zijn opgenomen en dat de informatiebijeenkomsten in het planningoverzicht staan vermeld. Er blijkt 1 interne bijeenkomst en 1 raadsbijeenkomst te zijn gepland. Uit andere projecten is echter gebleken dat er een communicatieplan zou (moeten) zijn voor het gehele sociale domein. Dit communicatieplan is december 2013 vastgesteld. 2 Is er sprake van participatie van burgers, bedrijven en externe organisaties,? 3 Is de interactie met betrekking tot de informatie en communicatie tussen interne en externe partners en burgers en bedrijven vastgelegd? Er zijn bij dit project externe partijen betrokken zoals maatschappelijke organisatie, werkgevers en burgers. In het projectplan worden deze niet specifiek genoemd, wel in algemene zin in de beleidsnota Best@work etc en het communicatieplan In het stappenplan bij het projectplan zijn meer in algemene zin enkele interactiemomenten genoemd met werkgevers, SW-bedrijven e.d. Aan het communicatieplan is een communicatiekalender gekoppeld, waarin de specifieke communicatieactiviteiten worden opgenomen. 4 Is conform deze vastlegging gehandeld? De communicatiekalender heeft een dynamisch karakter. Van maand tot maand wordt deze gevoed en bijgesteld. ~ 24 ~

25 Tijdlijn. ~ 25 ~ 5 maart maart 2013 Collegebesluit vaststellen projectplan Participeren naar vermogen Nieuwsbrief sociaal domein nr. 1 3 mei 2013 Nieuwsbrief sociaal domein nr juni 2013 Nieuwsbrief sociaal domein nr augustus 2013 Nieuwsbrief sociaal domein nr. 4 6 september 2013 Nieuwsbrief sociaal domein nr oktober 2013 Nieuwsbrief sociaal domein nr. 6 9 januari 2014 Nieuwsbrief sociaal domein nr februari 2014 Nieuwsbrief sociaal domein nr. 8 1 mei 2014 Nieuwsbrief sociaal domein nr augustus 2014 Nieuwsbrief sociaal domein nr augustus 2014 Collegebesluit vaststelling Beleidsnota Best@work: Participeren naar vermogen 24 september 2014 Nieuwsbrief sociaal domein nr. 11?? september 2014 Raadsbesluit vaststelling Beleidsnota Best@work: Participeren naar vermogen 10 november 2014 Nieuwsbrief sociaal domein nr. 12

26 BESTEMMINGSPLAN BUITENGEBIED. Met betrekking tot het bestemmingsplan buitengebied wordt opgemerkt, dat er eerst een intern Plan van Aanpak is opgesteld. Dit is nooit formeel vastgesteld, maar heeft de status van concept. Opvolgend is door Arcadis, het bureau dat de opdracht heeft gekregen om het bestemmingsplan en alles wat daar bij hoort (visie-mer e.d.) te ontwikkelen, een uitgebreider plan van aanpak opgesteld. Deze beide hebben als basis voor onderstaande bevindingen gediend. Onderzoeksvragen Best.plan Buitenge bied Motivering Keuze a. Voorbereiding en start 1 Wordt er een onderscheid gemaakt in de behandeling van majeure projecten en andere projecten? In het voetboek Projectmatig werken is een matrix voor projectbeoordeling, waarmee via een puntenwaardering kan worden bepaald of een project als microproject, project of als majeur project wordt aangemerkt. Bij dit specifieke project is die puntenwaardering niet aangegeven. Evenmin is aangegeven, dat het hier om een majeur project gaat. 2 Is de aanleiding en de urgentie goed benoemd? Aanleiding en urgentie zijn goed benoemd. Betreft de wettelijke verplichting om bestemmingsplannen tijdig te herzien en de wens om de verschillende bestemmingsplannen te integreren tot één plan voor het buitengebied. 3 Is er sprake van een heldere vraagstelling? Ja, de vraagstelling is goed verwoord. 4 Is deze vraagstelling geoperationaliseerd in deelvragen en deelproblemen? Nee, de vraagstelling als zodanig is niet geoperationaliseerd in deelvragen en/of deelproblemen. Wel is er wat betreft de producten en prestaties sprake van deelproducten en acties, zie D-3 5 Is het beoogde resultaat c.q. de beoogde doelen geformuleerd? Ja. In de vorm van een structuurvisie, MER-rapportage en Bestemmingsplan Buitengebied. 6 Is de raad tijdig bij de voorbereiding betrokken? Via raadsinformatiebrieven is de raad geïnformeerd. Vervolgens is op 24 juni 2014 gestart met een toelichtende raadsbijeenkomst. Dit is ver na de opdracht aan Arcadis en het opzetten van de plannen van aanpak. 7 Is het project voorafgegaan door een startnotitie of een bestuursopdracht? Nee, in de stukken is daarvan niets terug te vinden. Wel is een opiniërende notitie besproken in de bijeenkomst van 24 juni De aandachtspunten die daaruit voortvloeien zijn in een verslag opgenomen en dienen als aandachtspunten bij de verdere uitwerking 8 Is er een plan van aanpak opgesteld? Ja, zoals in de inleiding is aangegeven is er een concept plan van aanpak opgesteld door de eigen organisatie en vervolgens een Plan van Aanpak door Arcadis. Omdat het nieuwe college meer werk wil maken van de participatie, wordt een geheel nieuw plan van aanpak uitgewerkt 9 Is de aanpak en de werkwijze anderszins helder in een beleidsdocument vastgelegd? N.V.T. Zie A-8 ~ 26 ~

27 10 Is er conform de vastgelegde aanpak gehandeld? Niet qua tijd b. Rollen en verantwoordelijkheden 1 Is vastgelegd welke partners bij het proces zijn betrokken, zowel intern als extern? 2 Zijn de rollen van raad, college/ambtelijke organisatie en externe partners duidelijk vastgelegd? Met name in het concept plan van aanpak zijn de intern betrokkenen goed in kaart gebracht. Externe partners worden daarin niet echt genoemd. In dit concept plan van aanpak is voor wat betreft de intern betrokkenen helder aangegeven wat de verantwoordelijkheden en acties zijn. Ook de rol van de raad en het college worden daarin uitdrukkelijk genoemd. Omdat geen externe partners zijn benoemd, wordt niet ingegaan op hun verantwoordelijkheden 3 Zijn de verantwoordelijkheden van die betrokken partners benoemd? 4 Op welke wijze is de interactie tussen de betrokken partners geregeld? Zie B-2 Er is wel sprake van een zekere overlegstructuur, verder niets specifieks geregeld over de onderlinge interactie. 5 Is ook conform de beoogde rolverdeling gewerkt? In de herijking van het projectplan komt dit veel nadrukkelijker aan de orde c. Randvoorwaarden 1 Maatschappelijk Ten aanzien van maatschappelijke, beleidsmatige en juridische randvoorwaarden is niet 2 Beleidsmatig specifieks opgenomen. Uiteraard gelden daarvoor wel de normale wettelijke verplichtingen op 3 Juridisch grond van de wet ruimtelijke ordening e.d.. Ten aanzien van de financiële randvoorwaarden 4 Financieel is alleen het kredietbedrag opgenomen dat beschikbaar is ( ,=) en de opmerking dat als dit bedrag niet toereikend is een aanvullend krediet zal worden gevraagd. In het plan van aanpak van Arcadis zijn wel enkele randvoorwaarden opgenomen, maar deze hebben betrekking op de relatie opdrachtgever-opdrachtnemer. d. Planning en fasering 1 Is er een tijdpad uitgezet? Er is een gedetailleerd tijdpad opgenomen in het plan van aanpak van Arcadis 2 Is er sprake van een fasering van het proces c.q. de geplande activiteiten? Daarbij is een fasering in het proces opgenomen en zijn de drie hoofdproducten, te weten de structuurvisie, het bestemmingsplan en de MER-rapportages voor beide documenten benoemd. 3 Heeft een benoeming van Zie D-2 tussenproducten/tussenresultaten plaatsgevonden? 4 Is conform deze planning gehandeld Bij dergelijke langlopende projecten loopt de planning vrijwel altijd uit, mede als gevolg van allerlei mogelijke procedure, raads- en collegewisseling en wijzigingen in rijks- en provinciaal beleid. e. Controle, evaluatie en verantwoording 1 Zijn de onzekerheden in het proces en de daaraan verbonden risico s in beeld gebracht 2 Is de controle op het proces vooraf vastgelegd? 3 Heeft de controle conform deze vastlegging plaatsgevonden? N.v.t. Er wordt in het concept plan van aanpak heel summier ingegaan op de mogelijke risico s van het proces. Verder is er voor wat betreft de controle op het proces, tussentijdse evaluatiemomenten en een eindverantwoording niets opgenomen. Wel vinden min of meer regelmatig voortgangsrapportages plaats aan de raad via de reguliere planning- en controlcyclus. Meestal wordt volstaan met enkele zinnen. ~ 27 ~

28 4 Is er rekening gehouden met de mogelijk veranderende omstandigheden? 5 Zijn de (tussentijdse) evaluatiemomenten vastgelegd en hebben deze conform plaatsgevonden? 6 Zijn de tussentijdse evaluatiemomenten gekoppeld aan de tussenproducten/-resultaten 7 Is er een eindverantwoording afgesproken en heeft deze ook plaatsgevonden? f. Informatie, communicatie, interactie 1 Is er een communicatieplan/-paragraaf opgenomen? Er is in het concept plan van aanpak een korte communicatieparagraaf opgenomen. Daarin staat aangegeven dat de externe communicatie zal plaatsvinden conform de wettelijke voorschriften 2 Is er sprake van participatie van burgers, bedrijven en externe organisaties,? Er is niet echt iets vastgelegd over een participatie van burgers, bedrijven en instellingen. Wel zijn er belanghebbenden, die de wettelijke mogelijkheden hebben om zienswijzen in te dienen. Daarnaast wordt er in de raadsinformatiebrieven wel gerept over participatie en ligt er een notitie met aantekeningen over participatie (najaar 2014) Hoewel niet in de planning opgenomen heeft wel bewonersparticipatie plaatsgevonden in de vorm van klankbordbijeenkomsten, bewonersavonden, keukentafelgesprekken met veehouders en raadssessies. 3 Is de interactie met betrekking tot de informatie en communicatie tussen interne en externe partners en burgers en bedrijven vastgelegd? Hierover is niets specifieks geregeld. Aangenomen moet worden dat ook hier de wettelijke regels worden gehanteerd. Zie ook de aantekeningen bij F-2 4 Is conform deze vastlegging gehandeld? Gelet op het voorgaande is deze vraag niet van toepassing. ~ 28 ~

29 Tijdlijn. ~ 29 ~ 2 augustus augustus 2011 Collegebesluit actualiseren alle bp s buitengebied, vaststellen plangebied en E-zine E-zine info raad over collegebesluit 2 augustus 2011?? augustus 2012 Plan van Aapak BP Buitengebied 5 maart 2012 Raadsinformatiebrief planning diverse bestemmingsplannen w.o., BP Buitengebied 6 november 2012 Collegebesluit instemming inkoopstrategie en mandaat poho goedkeuring stukken 7 november 2012 Raadsinformatiebrief over aanbesteding 8 november 2012 Selectieleidraad Structuurvisie en BP Buitengebied. 22 januari 2013 Collegebesluit selectie aanbesteding 11 april 2013 Plan van aanpak BP Buitengebied (van Arcadis) 7 mei 2013 Collegebesluit principebesluit gunning 8 januari 2014 Collegebesluit Notitie Reikwijdte en Detailniveau Structuurvisie en BP Buitengebied 26februar 2014 Raadsinformatiebrief over traject, producten en planning 27 mei 2014 Collegebesluit Opiniërende notitie ruimtelijke ontwikkelingen Buitengebied 27 mei 2014 Collegebesluit Nota van beantwoording zienswijzen notitie reikwijdte en detailniveau etc. 24 juni 2014 Raadsinformatieavond (opiniërend) over structuurvisie, MER-rapportage en BP Buitengebied 15 oktober 2014 Raadsinformatiebrief stand van zaken en planning Najaar 2014 Notitie Participatietraject BP Buitengebied 11 december december januari 2015 Collegevoorstel kennisname input participatietraject structuurvisie en doorgeleiding stukken raad Raadsinformatiebrief Raadsavond met informatie over particip[atietraject