PROJECT BASIS OP ORDE

Transcriptie

1 GOVERNANCE Missie visie Bepalen verwachtingen en ambities t.a.v. UW Samenwerking (A 2 ) Een kaderstellende opinie van het bestuur, die richtinggevend is, is beschikbaar voor de organisatie t.b.v. het missie-visie traject. Open gesprek in de organisatie Een door medewerkers, OR en bestuurders gedragen document is gereed, waaruit iedereen de ambitie en identiteit van de organisatie kan afleiden en waarin een ieder zich herkent. Bestuurscultuur Analyse cultuur- en werkwijze verschillen (A) Open gesprekken bestuur-directiemanagers n.a.v. analyse Afspraken bestuur-directiemanagers In kaart is gebracht waar verschillen in cultuur, werkwijze en rolopvatting op bestuursniveau van elkaar afwijken en waar voordelen gehaald kunnen worden uit de samenwerking Op basis van de verschillenanalyse in een open gesprek met elkaar tot afspraken komen zodat ook hierdoor duidelijkheid en rust in de organisatie ontstaat Afspraken zijn gemaakt en vastgelegd. Bestuurskrachtmeting Bestuurskrachtmeting De resultaten van de bestuurskrachtmeting voor zowel de gemeente Montfoort als voor de gemeente IJsselstein zijn gepresenteerd middels een onderzoeksrapport. Bestuurlijke sturingsstructuur Omvormen GR Mede afhankelijk van de resultaten van de bestuurskrachtmeting, het 1 Datum gereed kan nog verschuiven als gevolg van bijv. analyses, resultaten bestuurskrachtmeting, aanbevelingen accountant ed. 2 Aan de met A gemarkeerde onderwerpen ligt een AB-besluit ten grondslag op grond waarvan gestart kan worden met de werving van benodigde formatie, vooruitlopend op de raadsbesluiten. Betreft alleen de wervingsprocedure, fin verplichtingen worden niet aangegaan. 1

2 missie-visie traject en bestuurscultuurtraject, vindt advisering plaats met betrekking tot het al dan niet omvormen van de GR. Besluitvorming vindt plaats in beide gemeenteraden nadat het AB hierover besloten heeft. Opstellen toelichting GR Na AB-besluit in routing naar de beide gemeenteraden ten behoeve van besluitvorming. Opstellen directiestatuut Gereed Afspraken over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directie t.o.v. het bestuur en binnen de directie zijn vastgelegd. Opstellen directieplan Het centrale afsprakenkader waarin bestuur en directie vastleggen wat de opdracht voor 2017 is op hoofdlijnen gereed voor de start van het nieuwe jaar. Opstellen jaarplanning en teamplanningen Aanpassen mandaatverordeningen en -besluiten Onderdeel van het directieplan. Op hoofdlijnen gereed , definitief Voorstel gereed ten behoeve van het besluitvormend traject. Dit betreft een technische aanpassing vanwege de wijziging van de organisatiestructuur. DE MEDEWERKER CENTRAAL Aanpassing sturingsstructuur ambtelijke organisatie Inrichten organisatie conform organogram Heldere, herkenbare structuur. Werven regisseurs Services Sturing geven aan teams, bewaken productie en werklast, schakelpunt. Benoemen regisseurs Services Conform de afspraak met de OR worden de nieuwe en deels bestaande vacatures van regisseur Services opengesteld. Werven regisseurs Regie Sturing geven aan teams, bewaken productie en werklast, scharnierpunt. Voor de programma s Wonen & ruimte, Onderwijs, Sport & Cultuur en 2

3 Inkomen, Jeugd, WMO, Welzijn & Volksgezondheid is de werving afgerond. Werven regisseur Veiligheid Voorafgaand aan de werving vindt er een onderzoek naar de bezetting plaats binnen het team Veiligheid. Zodra dit onderzoek is afgerond wordt de werving gestart. Werven en benoemen regisseur Bestuur en Organisatie Inrichten (programma)teams (werk organiseren vanuit de inhoud) (A) Volledig operationeel en op niveau brengen teams Sturing geven aan teams, bewaken productie en werklast, scharnierpunt, per regisseur benoemd Herkenbaarheid, aanspreekbaarheid, balans capaciteit en ambities, verbinding beleid met (interne) uitvoering, faciliteren zelfstandige medewerkers Na de startfase van inrichting en neerzetten van teams, moet dit in de praktijk tot een goed werkend geheel uitgroeien waarin integraal wordt gewerkt. BASIS OP ORDE HR Verzuim Het verzuimbeleid is vernieuwd en inmiddels in routing gebracht op dit moment ligt het stuk ter instemming voor aan de OR. Daarnaast wordt sinds 2016 het bedrijfsmaatschappelijk werk actief aangeboden aan de medewerkers en is de adviseur verzuim & arbeid twee keer per maand op onze locatie aanwezig. 360 graden feedback 2015/2016 doorlopend De gesprekscyclus is doorlopend. In 2016 zijn alle medewerkers gesproken. Begin 2017 wordt een evaluatie opgesteld inzake de 360 graden feedback procedure (inclusief de tools). Gesprekscyclus Generatiepact In 2016 kunnen medewerkers gebruik maken van het generatiepact. 3

4 Begin volgend jaar zal er een evaluatie plaatsvinden inzake de effecten van het generatiepact. De evaluatie wordt in het eerste kwartaal van 2017 gehouden. Transparantie gereed Afgesproken en reeds in gang gezet om alle vacatures en tijdelijke werkzaamheden te publiceren op JoUWnet. gereed Inzicht in loonkosten Regulier zijn er afspraken met de financieel consulent en de HR adviseurs om de loonkosten en uitgaven van de inhuur te bespreken. In 2017 maken we de slag dat materiële budgetten die daarop betrekking hebben worden toegevoegd aan de HR budgetten. Begin 2018 verwachten wij een werkend en inzichtelijk systeem te hebben. Formatie en bezetting MTO HR Zodra het besluit inzake de nieuwe organisatie-structuur is genomen zal deze met de formatie en de huidige bezetting in het personeelssysteem worden verwerkt. Een managementinformatiesysteem wat actueel onderhouden wordt op het gebied van formatie en bezetting en dat voor iedere manager en/of regisseur te raadplegen is. Voor de zomer worden de voorbereidingen gestart voor het eerste, gerichte MTO. Dit MTO wordt direct na de zomer gehouden, waarna de resultaten beschikbaar komen begin november. Eind 2018 willen we een volledig MTO houden onder de medewerkers. De voorbereidingen starten in oktober, het MTO wordt afgenomen voor het eind van het jaar en de resultaten zijn begin 2019 beschikbaar. In het functieboek zijn de medewerkers van UW Samenwerking geplaatst, met uitzondering van de medewerkers die destijds geplaatst zijn in het proces Uitvoering. Dit traject start en zal het eerste kwartaal 2017 gereed zijn. Een actualisatie van het gehele functieboek. Concept in september gereed 4

5 voor besluitvormingstraject. Substitutietraject a) archief en informatiebeheer De afronding van de 1 e fase gericht op de advisering van het RHC en besluitvorming colleges. gereed Handboek vervanging. gereed gereed Documentair informatiebeleid gereed Audit Rodin en handboek vervanging Audit rapportages Doxis Adviestraject RHC Besluitvorming colleges. b) aanpalende opgaven vervanging De brede implementatie van het Handboek vervanging en het informatiebeleidsplan (realisatie in hoofdzaak in 2018). (A) Implementatieplan. Archieffunctie Hervatten migratie van Corsa en Decos, het opstellen en implementeren van de archiveringsprocedure en het daaraan toetsten van alle sinds de start van Mozard aangemaakte zaken. gereed Onafhankelijke audit archieffunctionaliteit Mozard. gereed gereed Steekproef kwaliteit documenten Mozard. gereed gereed Archiveringsprocedure. gereed Testen archiveringsprocedure. 5

6 Plan van aanpak toetsing en herstellen reeds aangemaakte zaken/documenten Herstelactie aangemaakte zaken/documenten Impactanalyse systeembelasting (o.a. tgv migratie Corsa, Decos) Stand van zaken systeemtechnische migratie en up date plan van aanpak incl aanpassing offerte Mozard Testfase migratie Corsa Productiefase migratie Corsa Testfase Decos Productiefase Decos Audit realisatie projectdoelstellingen en Decharge. Vereenvoudiging procesinrichting en opschoning Mozard De herinrichting van Mozard op basis van de landelijke zaaktypen catalogus, het compartimenteren van Mozard met behulp van autorisaties en het organiseren van eenduidige toepassing binnen de kaders en van het substitutie traject (realisatie in hoofdzaak in 2018). (A) Plan van aanpak en implementatieplan. Kwalitatieve upgrade (dig)produkten / formulieren Statusberichten Wanneer een webformulier online wordt geplaatst wordt het toegewezen aan een behandelaar die verantwoordelijk is voor het statusbericht. Dit is voor een groot deel van de webformulieren al gedaan, maar er moet nog op enkele onderwerpen beleid worden geformuleerd, alvorens dit kan worden afgerond. Monitoren statusberichten Gegevens monitort wekelijks de uitgaande statusberichten en rapporteert gereed 6

7 hierover aan regisseurs. Webformulieren Het grootste deel van de webformulieren staat inmiddels online. De formulieren met betrekking tot APV moeten nog worden afgerond en geplaatst. Kwaliteit correspondentie en administratie Een aantal medewerkers zal de kwaliteit van de correspondentie en administratie bewaken. Daarnaast wordt een schrijfcursus voor medewerkers georganiseerd. Huisvesting/hospitality Huisvestingsplan tijdelijk Een plan waarin is opgenomen hoe we gedurende de verbouwingsperiode gehuisvest zijn. Huisvestingsplan (A2) Uitvoering wordt gegeven aan het tijdelijk huisvestingsplan. Dienstverleningsconcepten: - In- en uitgaande stromen Ontmoeten, vergaderen en evenementen - Documentmanagement Huisvesting SLA s huurders Huisregels In het agressieprotocol staan huisregels vermeld. Indien een aanvulling nodig is (bijvoorbeeld vanwege verschillende huurders) wordt dit aangevuld. Overdracht naar lijnorganisatie Gedurende het proces zijn de juiste medewerkers betrokken geweest waardoor de overdracht naar de lijn als het ware vloeiend verloopt (voor het betreffende proces). Om de overige medewerkers geïnformeerd te houden worden informatiebijeenkomsten georganiseerd. 7

8 Afspraken ketenpartners Inventarisatie bestaande afspraken Overzicht van afspraken, mate van gedetailleerdheid en eventuele lacunes. Verder specificeren en preciseren van afspraken Gedetailleerde afsprakenset. Afsprakenkaarten gereed Afspraken op gestandaardiseerde wijze in Mozard opgeslagen. Financiële functie Inrichting financieel systeem Budgethouders zijn aangewezen, opgeleid en kennen hun rol. Financiën vastgoed (huren e.d.) (A) Er moeten verbeteringen worden doorgevoerd om de totaliteit van de ontvangsten vast te kunnen leggen De keuze voor en implementatie van een vastgoedbeheersysteem is eind 2017 afgerond. Verbeter managementinformatie Er is een eenduidig en goed systeem van managementinformatie. Verbeter positie financieel consulenten Team is op orde en medewerkers kunnen hun rol goed uitvoeren. Verbeter budgetbeheer Het budgetbeheer is op orde. Verbeter budgetverantwoordelijkheid Begeleiden implementatie interne controle Alle budgetverantwoordelijken zijn aangewezen en kennen hun rol en taak. Waar nodig worden ze opgeleid De implementatie van de interne controle is helemaal afgerond. Er is nu tijd voor kwaliteitsmanagement. Verbeteren inkoopprocessen Processen zijn verbeterd maar moeten nog wel als normale processen in de werkzaamheden worden verwerkt en alle medewerkers moeten geïnstrueerd. Versterk positie van financial Er is daadwerkelijk sprake van goede financial control. De 8

9 control concernadviseurs toetsen en adviseren. Werving fin. regisseur Medewerker is benoemd. Werving implementatie-manager Herman van Wiggen (de financieel implementatie-manager) start met zijn werkzaamheden. Meerjarenonderhoudsplannen Alle beheersplannen zijn geactualiseerd. Verbeteren begrotingsbeheer De systematiek van begroten, bewaken en rapporteren van de drie organisaties is verbeterd. Verbeteren van de processen en registraties op financieel gebied voor uitvoeringsonderleden Uitvoeringstaken die bij UW Samenwerking blijven, worden in werkprocessen en financiële rapportages verwerkt. 9